Как называется прямоугольная часть электронной таблицы в excel

Обновлено: 07.01.2025

9. Табличный процессор Excel

9.1. Основные понятия

Табличным процессором или электронной таблицей называется прикладная программа, предназначенная для хранения данных различных типов в табличной форме и их обработки. Табличные процессоры обеспечивают работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формулой.

Все распространенные табличные процессоры позволяют:

работать с трехмерными таблицами, каждая из которых представляет собой поименованную совокупность двумерных таблиц;
строить диаграммы по данным из различных таблиц;
автоматически заполнять табличные ячейки числовыми или иными последовательностями (дни недели, месяцы, годы и т. д.), в том числе и заданными пользователями;
работать с внешними базами данных;
использовать большое число встроенных функций, позволяющих при проектировании таблиц выполнять финансовые, математические, статистические и другие расчеты;
решать нелинейные уравнения и оптимизационные задачи итерационными методами;
применять разнообразные средства управления атрибутами текста (шрифт, высота букв, начертание, направление, цвет, выравнивание и т.д.);
предварительно просматривать документ перед печатью;
вычислять значения элементов таблиц по заданным формулам;
анализировать получаемые результаты;
использовать языки программирования для реализации нестандартных функций;
создавать простые схемы с помощью встроенного графического редактора;
использовать систему работы с картами, позволяющую проводить региональный анализ экономических, демографических и прочих данных и представлять их в удобном для восприятия виде;
защищать все или часть данных от неквалифицированного пользователя или несанкционированного доступа.

Табличные процессоры можно использовать в следующих областях:

бухгалтерский и банковский учет;
планирование и распределение ресурсов;
проектно-сметные работы;
инженерно-технические расчеты;
обработка больших массивов информации;
исследование динамических процессов.

В состав операционной системы Windows входит табличный процессор Excel. Документ, создаваемый Excel. называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа отображается только текущий рабочий лист, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое располагается на ярлычке листа в нижней части экрана. С помощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами, входящими в одну рабочую книгу.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов. Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 65 536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение ячейки образуется из номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена. Обозначение ячейки является её адресом. Адреса ячеек используются при записи формул.

Одна из ячеек является активной и выделяется рамкой. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью мыши или курсорных клавиш клавиатуры.

На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном . Диапазон образуется на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А3:С12. Диапазон можно выделить протягиванием указателя мыши по его диагонали.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, а также оставаться пустой. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется в текущую ячейку или в строку формул, расположенную в верхней части окна программы под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, появляется возможность редактирования её содержимого. Вводимые данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Ввод завершается нажатием клавиши Enter.

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Изменить формат отображения данных можно командой Формат / Ячейки.

Массивы цифровой информации представлены базами данных и электронными таблицами (ЭТ). Для работы с последними созданы специальные приложения. Рассмотрим назначение и основные возможности табличного процессора Excel, как в нём обозначаются столбцы, ячейки и строки электронной таблицы. Расскажем основные составляющие ЭТ.

Табличный процессор Excel: что это за инструмент

Образование.
Ведение финансового (бухгалтерского, банковского) учёта.
Планирование и управление ресурсами.
Составление смет, финансовых отчётов, планов.
Наблюдение за динамическими показателями процессов.
Визуализация числовой информации для анализа, поиска закономерностей.
Инженерное и техническое дело.
Архитектурные расчёты.
Решение экономических, статистических, социальных задач.

Применяется программа в десятках других областей, решает широкий круг задач:

Проведение расчётов над массивами числовой информации, их автоматизация, упрощение.
Подбор оптимальных условий для решения задач.
Обработка итогов работы, экспериментов, интерпретация полученных сведений.
Подготовка информации для формирования баз данных.
Визуализация данных – построение диаграмм на основании содержимого ячеек.
Формирование отчётов.
Создание баз данных с возможностью выборки записей.
Экспорт таблиц в другие форматы, вывод на печать, подготовка к публикации.

В Excel встроена платформа для работы с макросами – миниатюрными внутренними инструментами для автоматизации регулярно повторяемых однообразных операций.

Составляющие электронной таблицы: строка, столбец, ячейка, их обозначение

ЭТ хранятся в файлах преимущественно форматов xlsx и xls, называются рабочими книгами. Состоят из листов, представленных вкладками. Они имеют собственные названия, отображающиеся на ярлыке листа внизу справа. Переименовываются через контекстное меню (правый клик).

Листы могут добавляться в книгу, удаляться из неё, перемещаться. Представлены матрицей со столбцами и строками – таблицей. Первые расположены по вертикали, вторые – горизонтально. На пересечении образуется мельчайший элемент электронной таблицы – ячейка или клетка, имеющая собственный адрес – это ведущая на неё ссылка.

Состоит из номеров строки и столбца, которые её породили, является минимальным элементом ЭТ, используемым для хранения информации. Адрес клетки применяется для обращения к её содержимому, записи формул, определяющих взаимосвязи между числами в ячейке.

Формула задаёт алгоритмы обработки информации в клетке. Для её добавления кликните по ячейке, в адресной строке введите знак равенства, выберите оператор – название совершаемой над входящими данными операции – алгоритм их обработки. Затем – выберите целевую клетку, значение которой будет преобразовываться и заноситься в текущую. Ячейку с формулой называют зависимой.

В Excel различают логические, тригонометрические, математические, текстовые формулы. Поддерживаются инженерные, аналитические, статистические функции, алгоритмы обработки времени, даты.

В качестве содержимого клетки может выступать:

строчная информация – текст;
числовая – цифры в различном формате: денежный, время, процентный;
графическая – картинки, диаграммы, мультимедийные файлы.

Столбцы электронной таблицы обычно обозначаются цифрами от единицы до миллиона, строки – буквами английского алфавита: сначала одной (A-Z), затем двумя (AA-ZZ), потом – тремя и т. д.

К ЭТ применимы понятия блока и диапазона ячеек. Блок – объект, над которым проводят операции в Excel. Им может быть ячейка, строка, столбец, их диапазон. Обозначается как адрес начальной и конечной клеток, например:

B7 – ячейка;
B2:B9 – фрагмент столбца B со второй до десятой строки;
C4:D12 – прямоугольная область.

К блокам относится и свободная область – несколько ячеек, расположенных, в том числе не последовательно. При выделении объектов для образования блока его строки обозначаются:

R1: R – row;
C1: C – column;
цифра – число выделенных строк и столбцов соответственно.

Структура окна Excel

Электронная таблица каждого листа способна вместить свыше миллиона строк и 16 484 столбцов. Для работы с ними следует знать названия основных элементов интерфейса программы. Верхняя часть окна – заголовок приложения, слева расположена панель быстрого доступа. Ниже следует главное меню в виде ленты с вкладками (с Excel 2007) – через него вызывается большинство функций программы.

Под ним расположена форма с адресом текущей ячейки или выделенного блока. После ввода адреса клетки вручную и нажатия Enter активной станет указанная ячейка. Номер её строки и столбца подсвечиваются иным цветом, который зависит от темы оформления Excel и операционной системы. Они нанесены слева и сверху соответственно.

Внизу расположены вкладки с названиями листов для переключения между ними. Правее – строка прокрутки по вертикали и горизонтали для просмотра содержимого, которое не помещается на дисплей. Внизу размещены вкладки – листы и настраиваемая строка состояния. На неё можно добавить кнопки – ссылки на быстрый вызов функций или отобразить полезную информацию.

Справа на строке состояния размещены кнопки для переключения вида документа и инструмент для управления масштабом содержимого окна.

Для автоматизации обработки данных, представленных в табличной форме, используются специальные программы, называемые электронными таблицами или табличными процессорами .

Мы познакомимся с табличным процессором Microsoft Excel .

Окно табличного процессора Excel содержит стандартную строку заголовка, строку меню и панели инструментов. В основном мы будем использовать панели инструментов Стандартная и Форматирование.

Документ в Excel называется рабочей книгой , которая в свою очередь делится на рабочие листы . Между рабочими листами можно переключаться внизу окна.

Основная часть окна табличного процессора — рабочий лист . Рабочий лист состоит из $256$ столбцов и $65 536$ строк. Столбцы именуются латинскими буквами (одно- и двухбуквенными именами) в алфавитном порядке в направлении слева направо. Строки нумеруются сверху вниз, начиная с $1$.

Имя ячейки составляется из буквенного обозначения столбца и номера строки.

На рисунке выделена ячейка А1 . Она имеет такое имя, потому что находится в столбце А и первой строке.

Диапазон — идущие подряд ячейки в строке или прямоугольнике.

Диапазон задаётся следующим образом: D4:D15, F6:F18, B2:K10 . Указывается начальная и конечная ячейки диапазона, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов.

Табличный курсор — элемент таблицы, который показывает на текущую или активную ячейку.

Активная ячейка — это ячейка электронной таблицы, которая используется в данный момент или готова к вводу или редактированию содержащихся в ней данных.

Текст используется для оформления таблиц, числами задаются количественные характеристики, с помощью формул производят математические вычисления.

Формулы являются своеобразными инструкциями, определяющими порядок вычислительных действий. Они могут содержать имена ячеек, числа, знаки операций и обращения к функциям.

Арифметические операции «сложение», «вычитание», «умножение» и «деление» обозначаются соответственно символами «+», «-», «*» и «/».

При решении задач мы будем использовать функции суммирования (СУММ), вычисления среднего арифметического значения (СРЗНАЧ), нахождения максимума (МАКС) и минимума (МИН).

При вычислении по формуле используется порядок операций, принятый в математике.

Изменение содержимого любой ячейки приводит к автоматическому пересчёту значений всех ячеек таблицы, в которых есть ссылки на данную.

Электронные таблицы не только автоматизируют расчёты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.

Меняя значения исходных данных, можно проследить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее подходящий.

Документ в EXCEL называется рабочей книгой, которая состоит совокупности листов. Каждый лист имеет название, которое отображается на ярлычке листов в левой нижней части экрана. Листы можно удалять, переименовывать, перемещать и т.д.

Столбцы обозначаются обычно латинскими буквами А, В, С. АВ, АС. а строки обозначаются цифрами 1, 2, 3.

Максимальное количество строк и столбцов в EXCEL зависит от ее конкретной реализации. Например, в Excel макcимальный размер таблицы составляет 256 столбцов и 65536 строк.

В процессе работы с EXCEL на экране видна не вся таблица, а только ее часть.

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, определяемый именем столбца и номером строки. Формат адреса ячейки имеет следующий вид: "столбец" "строка".

Например: ячейка, находящаяся на пересечении столбца с именем С и строки с номером 15, имеет адрес С15.

Ячейка, на которой в данный момент установлен курсор, называется текущей или активной.

Диапазон ячеек – это группа данных, расположенных в соседних ячейка, например на рисунке выделен диапазон ячеек А2: I 8. Между адресами ставится двоеточие.

Относительная и абсолютная адресация.

В Excel можно указать положение ячейки с помощью относительной или абсолютной адресации. При относительной адресации Excel не интерпретирует адреса ячеек, введенные в формулу, как ссылку на их постоянное расположение. Вместо этого она интерпретирует адреса ячеек как указание на их расположение относительно ячейки, в которой находится формула.

Например: ячейка А1 заполнена числом 50, ячейка А2 - 100, в ячейке А3 находится формула - =А1+А2. При создании формулы Excel интерпретирует ее таким образом: "подняться на две ячейки, взять оттуда значение, подняться на одну ячейку, взять оттуда значение, сложить их". После копирования такой формулы в другую ячейку, относительные ссылки будут указывать на другие ячейки так, чтобы сохранить прежние отношения в соответствии с новым местоположением.

В некоторых формулах необходимо сохранять ссылку на точно указанную ячейку, иными словами, ссылка на ячейку не должна зависеть от расположения формулы на листе. В таких случаях следует применять абсолютную ссылку (адресацию). Чтобы заменить относительную ссылку абсолютной, необходимо поставить символ $ и перед именем столбца и перед номером строки. Это делается с помощью клавиши F4.

Можно ссылаться на ячейки или диапазоны ячеек, находящиеся на других листах. Для этого необходимо перед адресом ячейки ввести имя листа и восклицательный знак (Лист4!А1). Такие ссылки называются трехмерными.

Принцип относительной адресации ячеек заключается в автоматическом изменении адресов ячеек при копировании и перемещении формул.

Принцип абсолютной адресации ячеек заключается в неизменности адресов ячеек при копировании и перемещении формул.

В ячейки заносятся данные в виде числа, текста или формулы. Обычно сами формулы на экране не видны. Вместо формул в соответствующих ячейках выводится результат вычисления по этим формулам. При каждом изменении исходных данных формулы автоматически пересчитываются.

Все данные, которые вводятся в ячейки EXCEL, подразделяются на три типа: число, текст, формула.

Число — это последовательность символов, начинающаяся с цифры или знака "+" / "-". Числа имеют несколько форматов записи: общий, числовой, экспоненциальный, денежный, процентный и др.

Например: общий — 3,14; экспоненциальный — 5,1Е-3; процентный — 98%.

Текст — это любая последовательность символов, которая начинается с буквы или любого другого символа, которому предшествуют кавычки. Таким образом, кавычки (") — признак текстовых данных.

Например: "Фамилия . ; "12 предметов . .

Формула — последовательность символов, начинающаяся со знака " justify"> Знаки арифметических действий (+ сложение, - вычитание, * умножение, / деление, ^ возведение в степень);

Постоянные величины (числа);

Адреса ячеек (A1, D5 и др.);

Стандартные функции (SQRT,CYMM и др.).

Например: =А1+А2*А3+А4*А5; =МИН(А1:А5).

Последовательность операций при вводе данных:

Выделить ячейку, в которую нужно ввести данные, то есть установить на эт у ячейку курсор.

Ввести данные (текст, число, формулу).

Нажать клавишу Enter (или клавиши "стрелка вверх" и "стрелка вниз").

После ввода формулы в соответствующей ячейке таблицы выводится результат вычисления по этой формуле. Для просмотра формулы в текущей ячейке используется строка редактирования (строка формул) в верхней части экрана.

Примечание: при вводе в формулу адреса ячейки удобно использовать мышь — вместо ввода адреса ячейки следует поместить указатель мышки на соответствующую ячейку и щелкнуть мышкой. Следует помнить, что в этом случае ввод формулы завершается только нажатием на клавишу Enter.

При вводе числа в ячейку его выравнивание осуществляется по правой границе столбца (по умолчанию).

При вводе текста в ячейку его выравнивание осуществляется по левой границе столбца (по умолчанию).

Если в тексте или в формуле символов больше, чем ширина столбца, то "лишние" символы располагаются в соседних ячейках, если эти ячейки свободны. Если соседние ячейки заняты, то на экран выводится число символов, равное ширине столбца, остальные будут не видны на экране, но появятся, если увеличить ширину столбца.

EXCEL имеют набор стандартных функций, включающий математические, логические, статистические, финансовые, текстовые и другие функции.

Формат записи функции: "имя функции" ("аргумент").

= СУММ(В3:С8), что эквивалентно формуле =В3+В4+В5+В6+В7+В8+С3+С4+…+С8;

Перечень функций можно найти в Мастере функций (см. кнопку на панели инструментов Стандартная).

Автоматизация ввода

В Excel для копирования содержимого ячеек или группы ячеек можно использовать традиционные возможности: Ctrl C , Ctrl V , Правка/копировать, Правка/вставить, контекстное меню и т.д.

Но для быстрого заполнения ячеек можно использовать маркер заполнения (квадратик, находящийся в левом нижнем углу ячейки или выделенного фрагмента).

После выделения ячейки надо установить указатель на маркере заполнения и затем, нажав левую кнопку мыши, перетащить его в любом направлении. Содержимое этой ячейки копируется в выделенный диапазон.

Если выделить диапазон А1:А2 и перетащить маркер заполнения вниз, то будет создан ряд с шагом, равным интервалу между двумя выделенными значениями, как показано в столбце А на рисунке внизу. Если же выделить ячейки С1:С2 и держать нажатой клавишу Ctrl при перетаскивании маркера заполнения вниз, то выделенные ячейки будут скопированы с повторением исходного диапазона.

Если при создании ряда вы перетаскиваете маркер заполнения вниз или вправо, то значения возрастают. Однако, при перетаскивании маркера вверх и влево создается ряд с убывающими значениями. Если выделено текстовое значение, то при перетаскивании маркера заполнения текст копируется в новые ячейки. Но если выделение содержит и текст и число, срабатывает автозаполнение Excel, которое изменяет числовой компонент и просто копирует текстовый компонент. Таким способом можно расширить ряд дат, а также создать такой ряд, как, например "Квартал 1", "Квартал 2"…

На рисунке ниже столбцы А и В содержат значения с разными интервалами, а столбцы C-J показывают, как работает автозаполнение, даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

Использование правой кнопки мыши при перетаскивании маркера заполнения

Если использовать правую кнопку мыши для заполнения диапазона, то при отпускании кнопки появляется контекстное меню.

Команды из этого контекстного меню можно использовать для изменения способа заполнения диапазонов или рядов.

Команда "Копировать ячейки" - просто копирует выделенные исходные ячейки в конечный диапазон, повторяя при необходимости значения ячеек из исходного диапазона.

При выборе команды "Заполнить", последовательность выделенных чисел расширится, как если бы мы перетаскивали маркер заполнения при нажатой левой кнопке мыши.

Если выбрать команду "Заполнить форматы", копируются только форматы исходных ячеек, содержимое ячеек не изменяется.

Если выбрать команду "Заполнить значения", копируется содержимое исходных ячеек, но форматы исходных и конечных ячеек остаются прежними.

Если исходные ячейки содержат даты, то в этом контекстном меню становятся доступными команды "Заполнить по дням", "Заполнить по рабочим дням", "Заполнить по месяцам", "Заполнить по годам", позволяющие заполнять ряд, в котором изменяется только соответствующий компонент даты.

Автозаполнение формул осуществляется аналогично вышесказанному, либо при перетаскивании левой кнопки мыши, либо при выборе в контекстном меню Заполнить только значения.

ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.

При создании диаграммы можно использовать Мастер диаграмм, который осуществляет поэтапное руководство процессом построения диаграммы. Сначала необходимо выделить данные, которые будут отображены на диаграмме (это необязательная операция, но она позволит сэкономить время при работе с Мастером). В выделяемые данные следует включать как числовые данные, так и их подписи. Excel автоматически распознает подписи и использует их при построении диаграммы.

Диаграммы в Excel включают много объектов, каждый из которых можно выделять и изменять отдельно:

Фон - площадь, на которой размещается диаграмма;

Категория - совокупность значений данных на оси категорий;

Ось категорий - ось (обычно ось Х), по которой расположены категории;

Ряд данных - совокупность взаимосвязанных значений данных;

Ось значений - ось (обычно ось Y), определяющая значения данных;

Маркер данных - образ, который представляет отдельное значение данного. Тип этого образа зависит от типа диаграммы;

Значение данного - отдельное данное (иначе - пункт);

Заголовок диаграммы - название диаграммы;

Легенда диаграммы - руководство, в котором представлен цвет, оформление и образ маркера для каждого ряда данных;

Область построения - прямоугольная область, ограниченная двумя осями.

Создать диаграмму можно следующими способами:

Выполнить команду Вставка/Диаграмма;

Нажать кнопку Мастер диаграмм на Стандартной панели инструментов;

Кроме того, диаграмму можно построить на рабочем листе или на отдельном листе. Если диаграммы строятся на отдельном листе, то в рабочую книгу добавляются листы с названием Диаграмма1, Диаграмма 2 и т.д. Эти листы можно переименовывать.

Построение с помощью Мастера диаграмм состоит из следующих шагов:

На первом шаге указывается интервал данных, по которым строится диаграмма;

На втором шаге выбирается тип диаграммы;

На третьем шаге выбирается диапазон данных и рядов диаграммы;

На четвертом шаге указываются опции, определяющие оформление рядов данных. Параметры окна этого шага зависят от типа выбранной диаграммы.

На пятом шаге выбирается опция для легенды, вводятся заголовки осей и заголовок диаграммы.

Для того, чтобы внести изменения в какой-либо элемент диаграммы, сначала необходимо сообщить Excel, какую часть диаграммы вы собираетесь изменять. Для этого, сначала двойным щелчком в области диаграммы активизируется вся диаграмма, затем, надо выделить изменяемый элемент (один щелчок левой кнопкой мыши). Теперь можно приступать к изменениям.

Первым средством для выполнения операций редактирования диаграмм является панель инструментов Диаграммы. На этой панели инструментов имеются следующие кнопки:

Формат выделенного объекта. Открывает диалоговое окно для форматирования выделенного объекта. Вид этого окна зависит от того, какой объект был выделен.

Тип диаграммы. Позволяет изменить тип диаграммы.

Легенда. Отображает или убирает легенду с диаграммы.

По строкам и По столбцам. Изменяет расположение данных по осям координат.

Второй способ, позволяющий изменить тот или иной элемент диаграммы, вызвать контекстное меню выделенного объекта нажатием правой клавиши мыши.

Читайте также: