Как настроить панель быстрого доступа в word
С течением времени моя коллекция «Команды на Панели быстрого доступа» росла, и назрел вопрос основательной чистки.
Во-первых, хотелось бы, чтобы команды были расставлены в логической последовательности, а во-вторых, наверняка, на Панели быстрого доступа оказались команды, которые нужны крайне редко.
По окончании урока вы сможете:
- Отсортировать команды на Панели быстрого доступа
- Удалить команды с Панели быстрого доступа
- Сделать экспорт Панели быстрого доступа
- Сделать импорт Панели быстрого доступа
1. Сортировка команд
2. Удаление команды с Панели быстрого доступа
Второй способ непосредственно на самой Панели быстрого доступа:
3. Импорт Панели быстрого доступа
Из моего опыта могу сказать, что бывают документы, построенные целиком на таблицах, либо на списках. Видов документов очень много. Если делать Панель быстрого доступа, удовлетворяющую все виды работ с документами, но наша Панелечка превратиться в ПАНЕЛИЩУ, и пользоваться ею будет невозможно. Кроме этого, я работаю ещё и на ноутбуке и хотелось бы, чтобы мои панели быстрого доступа совпадали. Выход есть!
По умолчанию файл настроек сохраняется в папке C:\Users\ваше_имя\Documents. Вы можете сохранить файл настроек, где угодно (главное, не забудьте где), отослать по почте, записать на флешку. Вы можете присвоить файлу своё имя. Например, файл настроек для документов с таблицами назовите «Таблица», а файл настроек для работы с рисунками назовите «Иллюстрации». Можете просто пронумеровать файлы. Но мне вполне хватает одной Панели быстрого доступа.
Мало того, когда мне переустанавливают систему, то сохраняю все файлы настроек (а их у меня немало, так как в каждой программе я делаю свои установки и настройки) на сервере. Затем, получив компьютер со свеженьким программным обеспечением, я возвращаю файлы настроек на место и импортирую их в программы.
4. Импорт Панели быстрого доступа
Небольшое пояснение: при попытке вставить файл настроек в статью программа Wordprerss выдала диагностику « Извините, этот тип файла недопустим по соображениям безопасности». Тогда я архивировала файл. И этот архив программа Wordprerss «проглотила» (хотя я знаю: обманывать нехорошо). Извлечь файл из архива вы можете программами WinRar и 7-Zip. А по почте файл настроек отправляется спокойно.
На следующих занятиях я объясню почему у меня две команды Создать.
Теперь вы сможете:
- Отсортировать команды на Панели быстрого доступа
- Удалить команды с Панели быстрого доступа
- Сделать экспорт Панели быстрого доступа
- Сделать импорт Панели быстрого доступа
Ваш файл настроек никуда не делся. Захотите – можете вернуть его обратно. Но я настоятельно рекомендую оставить мою панель быстрого доступа, так как на этой панели есть команды, которые нужны вам будут всегда, во всяком случае первые 13. На следующих уроках я буду обращаться именно к этой панели
Настройте панель быстрого доступа с помощью клавиатуры. Вы узнаете, как добавлять кнопки на панель быстрого доступа, чтобы быстро переходить к любым функциям и командам в любом приложенииOffice без использования мыши. Вы также узнаете, как получить доступ к панели инструментов, изменить порядок кнопок, удалить кнопку и многое другое.
В этом разделе
Что такое панель быстрого доступа?
Панель быстрого доступа — это набор ярлыков для часто используемых функций, параметров, команд и групп параметров. По умолчанию панель инструментов скрыта под лентой в Office приложениях, но вы можете отобразить ее и переместить, чтобы она отображалась над лентой.
Показать или скрыть панель быстрого доступа
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Нажмите shift+Z+R, чтобы развернуть меню Параметры отображения ленты.
Сделайте одно из следующих
Если панель быстрого доступа скрыта, нажмите S, чтобы выбрать показать панель быстрого доступа.
Панель быстрого доступа появится в левом верхнем углу приложения над лентой.
Если отображается панель быстрого доступа, нажмите H, чтобы скрыть ее.
Использование кнопок на панели быстрого доступа
Чтобы получить доступ к кнопкам на панели быстрого доступа и использовать их при редактировании документа в любом приложении Office, нажмите клавишу ALT, а затем нажмите номер подсказки, связанный с этой функцией.
Если вы используете средство чтения с экрана, а над лентой находится панель быстрого доступа, нажмите клавишу ALT. Вы услышите "Лента, вкладка", а затем — выбранную вкладку, например "Вкладка «Главная»". Затем нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы переместить фокус средства чтения с экрана на панель быстрого доступа. Для перемещения по панели инструментов используйте клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО.
Если вы используете средство чтения с экрана, а панель быстрого доступа находится под лентой, нажмите клавишу ALT. Вы услышите "Лента, вкладка", а затем — выбранную вкладку, например "Вкладка «Главная»". Затем нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не услышите "Панель быстрого доступа", а затем первый элемент на панели инструментов. Для перемещения по панели инструментов используйте клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО.
Добавление кнопок на панель быстрого доступа
Вы можете быстро добавить кнопки для функций, которые уже есть на ленте, на панель быстрого доступа. Если на ленте нет нужной функции, ее можно найти в списке функций, который доступен в параметрах приложения.
Добавление кнопок для функций на ленте
В любом Office нажмите клавишу ALT. Фокус переместится на ленту.
Перейдите на вкладку, а затем перейдите к функции, параметру, команде или группе параметров, которые вы хотите добавить на панель быстрого доступа. Инструкции по использованию ленты: Использование клавиатуры для работы с лентой.
Когда вы дойдут до нужной функции, нажмите shift+F10, чтобы открыть контекстное меню.
Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, нажмите клавишу A.
Добавление кнопок для функций, которых нет на ленте
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа.
Нажимаем клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не дойдете до кнопки Настроить панель быстрого доступа. Чтобы развернуть меню, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ.
Нажмите M. Откроется вкладка Панель быстрого доступа в параметрах приложения.
Один раз нажмите клавишу TAB, чтобы переместить фокус на список Популярные команды.
Чтобы развернуть список, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ.
С помощью клавиши СТРЕЛКА ВНИЗ перейдите к группе команд или вкладке с функцией, которую вы хотите добавить, и нажмите клавишу ВВОД, чтобы выбрать группу или вкладку.
Совет: Вкладки перечислены в том порядке, в который они отображаются на ленте.
Чтобы перейти к списку функций в выбранной группе или вкладке, нажмите клавишу TAB один раз.
Используйте клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ для прокрутки функций в списке.
Когда найдете функцию, которая вы хотите добавить, нажмите ALT+A. Эта функция будет добавлена в список элементов на панели инструментов.
Чтобы добавить другие функции из той же группы или на вкладке, нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не дойдете до нужной функции, а затем нажмите клавиши ALT+A.
После добавления функций на панель инструментов нажмите ввод, чтобы применить изменения.
Удаление кнопки с панели быстрого доступа
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа.
Нажимайте клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не дойдете до кнопки, которая вы хотите удалить.
Нажмите клавиши SHIFT+F10, чтобы открыть контекстное меню.
Чтобы удалить кнопку с панели инструментов, нажмите клавишу R.
Изменение порядка кнопок на панели быстрого доступа
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа.
Нажмите клавиши SHIFT+F10, чтобы открыть контекстное меню.
Чтобы открыть вкладку Панель быстрого доступа в параметрах приложения, нажмите C.
Нажимая клавишу TAB, переберем список функций, доступных на панели быстрого доступа.
Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, вы не дойдете до кнопки, которая вы хотите переместить.
Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до вверх или Кнопка Вниз в зависимости от того, куда вы хотите переместить кнопку.
Чтобы переместить кнопку функции, несколько раз нажмите клавишу ВВОД, пока она не переместится в нужное место.
Чтобы применить изменения, нажимите клавишу TAB, пока не дойдете до кнопки ОК, а затем нажмите клавишу ВВОД.
Группировка кнопок на панели быстрого доступа
Чтобы сохранить порядок кнопок на панели быстрого доступа, можно добавить в группу их с помощью разных кнопок.
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа.
Нажмите клавиши SHIFT+F10, чтобы открыть контекстное меню.
Чтобы открыть вкладку Панель быстрого доступа в параметрах приложения, нажмите C.
Нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до <параметра>в списке Популярные команды, а затем нажмите клавиши ALT+A. Он будет добавлен в список кнопок на панели быстрого доступа.
Если вам нужно изменить положение разных элементов, нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до области со списком кнопок, а затем нажимая клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не дойдете до этого. Затем нажимая клавишу TAB, пока не дойдете до вверх или Кнопка Вниз в зависимости от того, куда вы хотите переместить элемент. Несколько раз нажмите ввод, пока не переместится в нужное место.
Чтобы применить изменения, нажимите клавишу TAB, пока не дойдете до кнопки ОК, а затем нажмите клавишу ВВОД.
Перемещение панели быстрого доступа
Панель быстрого доступа можно разместить над лентой (расположением по умолчанию) или под лентой.
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Выполните одно из следующих действий:
Если панель инструментов находится над лентой, один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа, а затем нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не дойдете до кнопки Настроить панель быстрого доступа. Чтобы развернуть меню, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ.
Если панель инструментов находится под лентой, несколько раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не достигнете первого элемента на панели быстрого доступа, а затем нажимая клавишу СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не дойдете до кнопки Настроить панель быстрого доступа. Чтобы развернуть меню, нажмите клавиши ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ.
Чтобы переместить панель инструментов, нажмите S.
Восстановление настроек по умолчанию для панели быстрого доступа
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа.
Нажмите клавиши SHIFT+F10, чтобы открыть контекстное меню.
Чтобы открыть вкладку Панель быстрого доступа в параметрах приложения, нажмите C.
Нажмите клавиши ALT+E, с помощью клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ выберите параметр Сброс только панели быстрого доступа и нажмите клавишу ВВОД. Если вам будет предложено подтвердить сброс панели инструментов, нажмите ввод.
Экспорт настроенной панели быстрого доступа
Если вы хотите использовать ту же панель быстрого доступа, макет ленты и кнопки на любом компьютере, вы можете экспортировать настройки ленты и панели быстрого доступа в файл. Сохраните файл в облачном расположении и импортировать его на другой компьютер.
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа.
Нажмите клавиши SHIFT+F10, чтобы открыть контекстное меню.
Чтобы открыть вкладку Панель быстрого доступа в параметрах приложения, нажмите C.
Нажмите клавиши ALT+P, с помощью клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ выберите параметр Экспортировать все настройки и нажмите клавишу ВВОД.
Откроется диалоговое окно Сохранение файла. Чтобы изменить имя файла по умолчанию, введите новое имя. Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл экспорта, и нажмите ALT+S, чтобы сохранить его.
Импорт настроенной панели быстрого доступа
Если вы хотите, чтобы Microsoft Office на любой рабочей станции, вы можете импортировать файлы настроек, чтобы заменить текущий макет ленты и панели быстрого доступа.
В любом Office нажмите клавишу ALT.
Один раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ, чтобы перейти на панель быстрого доступа.
Нажмите клавиши SHIFT+F10, чтобы открыть контекстное меню.
Чтобы открыть вкладку Панель быстрого доступа в параметрах приложения, нажмите C.
Нажмите клавиши ALT+P, с помощью клавиш СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ выберите параметр Импорт файла настроек и нажмите клавишу ВВОД.
Откроется диалоговое окно Открытие файла. Перейдите к файлу настроек, который вы хотите импортировать, и нажмите ALT+O, чтобы импортировать настройки. Если вам будет предложено подтвердить импорт, нажмите ввод.
На этом уроки вы научитесь правильно делать такую операцию, как настройка Word. Разработчики заложили в эту программу массу возможностей. Для правильной работы необходимо посмотреть возможности программы и отметить те параметры, которые помогут вам быстро и качественно работать с документами.
Операция «Настройка Word» делается один раз. Строго говоря, настроить Word следует с первой минуты работы в этой замечательной программе. Но я хотела, чтобы вы сделали эту операцию с пониманием своих действий. Поэтому мы добрались к настройке только к 17 уроку. Тем не менее некоторые вещи вам придётся принять на веру. Но это не значит, что я не расскажу в следующих уроках об этих вещах.
По окончании урока вы сможете:
1. Переход на вкладку Файл![Настройка Word]()
2. Выбор команды Параметры![Настройка Word]()
3. Работа с закладкой Экран
3.1. Выбор команды Обновлять поля перед печатью
3.2. Выбор команд Обновлять связи перед печатью
Если вы уже собирали ОГЛАВЛЕНИЕ в своём документе, то наверняка сталкивались с таким явлением: необходимость обновить ОГЛАВЛЕНИЕ перед печатью документа. Но вот ситуация: вы забыли это сделать и документ пошёл на принтер с новыми добавленными главами, а ОГЛАВЛЕНИЕ осталось прежним. То есть ОГЛАВЛЕНИЕ не соответствует действительности.
В окне Параметры на закладке Экран отметьте галочкой «Обновлять поля перед печатью» и «Обновлять связанные данные перед печатью» (я выделила эти поля красной рамочкой ).
Даже если Вы забудете обновить ОГЛАВЛЕНИЕ, в любом случае перед печатью ВЫ увидите на экране запрос на обновление ОГЛАВЛЕНИЯ.
4. Работа с закладкой Правописание
Перейдите на закладку Правописание.
Щелчок ЛМ по клавише Параметры автозамены открывает диалоговое окно Автозамена. С ним «общаться» будем ниже.
Отметьте галочками следующие пункты:
- Русский: требовать точного использования ё
Включается проверка буквы «ё», достаточно корректная, но не различает слово «ее» от «её», хотя подчёркивает, как ошибку. Но, используя мою любимую команду Замена, мы легко заменим по всему документу «ее» на «её». - Проверять орфографию в процессе набора текста
- Отмечать ошибки грамматики в процессе набора текста Сложные слова
- Во время проверки орфографии также проверять грамматику Имейте в виду, что в этом случае слова с ошибками в вашем документе буду подчёркнуты красной волнистой линией , а грамматические и пунктуационные ошибки – синей волнистой линией . Если вас это будет раздражать, то снимите эти галочки, но в этом случае не забудьте включать время от времени проверку орфографии.
4.1. Работа с диалоговым окном «Автозамена»Откройте диалоговое окно Автозамена, щёлкнув по клавише Параметры автозамены ЛМ. Очень интересное окно. В окне 5 закладок. С закладками «Автозамена», «Автозамена математическими символами» и «Действия» я познакомлю на одном из следующих уроков. Например, вы научитесь, как сделать, чтобы при нажатии одной клавиши появлялся нужный вам текст.
А вот закладки «Автоформат при вводе» и «Автоформат» очень важны для профессиональной работы с документом.
На уроке 15 Лишние стили текста я говорила о причинах появления большого количества стилей текста в области задач Стили. И одна из причин – это автоматическое определение нового стиля на базе встроенного стиля. Вот с этой бедой мы сейчас поборемся.
Откройте закладку «Автоформат при вводе».
4.4. Отмена автоформата при редактировании текстаСнимите все галочки, в области, отмеченной красной рамкой. В этом случае при редактировании текста Встроенные стили не будут автоматически попадать в область задач Стили.
5. Работа с закладкой Дополнительно
5.1. Автоматическое создание нового полотна при рисовании
Переходим к вкладке Дополнительно. Вкладка очень длинная и снабжена полосой прокрутки. Сразу же поставьте галочку на опции «Автоматически создавать полотно при вставке автофигур»:
Для чего это нужно?
Начиная работу с автофигурами, лучше всего начинать с создания полотна. Объект Полотно, это некоторый контейнер (я называю его «заплаткой») в документе. На нём вы сможете размещать большое количество фигур, менять их размер, форму и упорядочивать и так далее.
Этот контейнер имеет:
- границы, которые вы можете менять при необходимости
- независимые средства редактирования
- функции группировки объектов, находящихся в полотне
- функции обтекания текстом (это важно!)
По умолчанию фигуры создаются без полотна. Чтобы создать новое полотно, используется вкладка Вставка, на которой в группе команд Иллюстрации есть кнопка Фигуры. Если здесь выбрать команду Новое полотно, то полотно будет создано в документе, и Word автоматически переключится на вкладку Средства рисования.
Но, если мы поставили галочку на опции «Автоматически создавать полотно при вставке автофигур», то полотно создаётся автоматически, как только мы прикоснёмся к любой автофигуре:Это очень удобно, если вам приходится много рисовать.
Мы посвятим несколько уроков возможностям рисования в Word’е.
Прокручиваем закладку Дополнительно вниз.
5.1. Вырезание, копирование, вставка
Посмотрите, как выглядит часть под названием «Вырезание, копирование и вставка» до нашего вмешательства:
Для чего это нужно?
На уроке 16 Буфер обмена мы убедились, что режим «Сохранить только текст» преобразует автоматическую нумерацию в текст, от которого потом придётся избавляться. А если мы снимаем галочку, то можем копировать сколь угодно сложный список – при вставке ни нумерация, ни маркеры сохраняться не будут:
Настроив таким образом работу буфера обмена, в дальнейшем мы сэкономим кучу времени сил, избавим себя от появления лишних стилей в документах. Смело копируйте текст из любой программы и безбоязненно вставляйте в новый документ – работа буфера обмена вас приятно удивит. Теперь не надо раскрывать кнопку выпадающего меню Буфера обмена и искать кнопки специальной вставки – просто нажимайте большую кнопку:
5.2. Обновление полей, содержащих записанные исправления
Полезная функция при рецензировании.
Для чего это нужно?
- При открытии файла формата, отличного от *.docx или *.doc , содержимое файла корректно конвертируется в читабельный текст.
Если вы откроете такой файл, то появится окно:Вам остаётся только выбрать, из какого формата будет преобразовываться файл. - При повторном открытии документа все связи будут автоматически обновляться.
5.4. Расположение файлов
По умолчанию Word предлагает сохранить ваши документы в папке C:\Users\klimenkoe\Documents. Разумеется вместо «klimenkoe» будет стоять ваше имя. Но ведь удобно, чтобы документы сохранялись в соответствующих папках. Я, например, работаю со съёмного диска. И каждый раз при сохранении документа мне приходится разыскивать место хранения рабочих файлов. В окне Параметры Word щёлкните ЛМ по клавише Расположение файлов:
Появится окно:Щёлкните ЛМ по клавише Изменить:Перейдите в то место, в котором будут сохраняться ваши документы:Говорим ОК:Ещё раз ОК.
Для чего это нужно?
Теперь при сохранении документа вы нажимаете Обзор:и вам сразу предлагается заказанное вами место сохранения. В моём случае это:Так как мне приходится работать в разных проектах, то по мере необходимости я меняю место расположения файлов.
6. Заканчиваем операцию под кодовым названием «Настройка Word»
Итак, мы внесли все необходимые изменения в окне Параметры Word. Теперь смело щёлкаем по кнопке ОК – теперь эти функции Word’а будут постоянны:
Настройка Word делается один раз. В идеале в организации программа Word на всех компьютерах должна быть настроена таким образом.
Теперь вы сможете:
Урок получился длинным и, полагаю, достаточно тяжёлым. Но, если вы хотите увеличить производительность труда, совершенно необходимо освоить операцию «Настройка Word». Не хотелось бы вас пугать, но я ещё не всё рассказала о настройках параметров Word.
Время от времени мы будем обращаться к окну настройки, а сейчас самое время отдохнуть. Заслужили!
Посмотрите на Word и восхититесь его богатым инструментарием. А ведь на практике нам чаще всего бывают нужны всего 10÷12 команд. И эти команды Word’а находятся на разных лентах, в разных диалоговых окнах. А ещё есть такая штука, как Панель быстрого доступа.
С лентами всё более-менее понятно. Переключаемся между лентами, выбираем нужную команду, при помощи кнопки группы команд вызываем диалоговое окно:
По окончании урока вы сможете:
- Настроить Панель быстрого доступа с использованием ленты
- Настроить Панель быстрого доступа с использованием окна Параметры Word
Панель быстрого доступа находится в левом верхнем углу рабочего окна Word. Мало кто обращает внимание на несколько кнопочек, притулившихся в углу. А между тем хорошо настроенная Панель увеличивает производительность труда в разы:
Для начала нажмём кнопку выпадающего меню и познакомимся с этим самым меню:
Я отметила следующие команды:
И получила такую Панель быстрого доступа:
Добавлять команды на Панель быстрого доступа можно двумя способами.
1. Настроить Панель быстрого доступа с использованием ленты
Как видите команда Символы всего за два действия появилась на Панели быстрого доступа:
Рассмотрим случай посложнее.
Мы часто работаем с таблицами. Но ленты Работа с таблицами нет. В таком случае в свободном месте документа создайте любую самую простую таблицу:
Для этого пройдите путь: лента Вставка → группа команд Таблицы → число строк и столбцов:
Как только вы создадите таблиц, то активизируются сразу две ленты – Конструктор и Макет. Выбираете нужную команду, щелчок ПМ и из контекстного меню щёлкаем по команде «Добавить на Панель быстрого доступа»:
Согласитесь, если мы с обеих лент выберем нужные нам команды, то сэкономим кучу времени и сил.
2. Настроить Панель быстрого доступа с использованием окна Параметры Word (ну, очень большие возможности!)
- Выбираем команду в левом списке
- Щёлкаем ЛМ во клавише Добавить
- Выбранная команда появляется в правом списке, то есть на Панели быстрого доступа
- Активируется кнопка сортировки команд на Панели быстрого доступа
Но всё дело в деталях.
Делюсь своим личным опытом. После продолжительной работы, я определила для себя, какие команды применяю чаще всего. Так вот, мои любимые команды со списком «Часто используемые команды» ничего общего не имеют. Я выбираю команды из списка «Все команды»:
Посмотрели на этот ужас? Всё не так страшно. Выбираем строчку «Все команды». В результате в левом списке будут расположены все команды по алфавиту. Мне очень часто бывает нужна команда «Абзац- не отрывать от следующего»:
Я разыскала эту команду (а по алфавиту это легко сделать) и добавила на Панель быстрого доступа.
Вот так постепенно я собрала коллекцию команд, которыми пользуюсь наиболее часто.
Читайте также: