Как напечатать в эксель чтобы на несколько страницах
Если вы часто печатаете свои данные / работу в Excel, я уверен, что вы столкнулись с проблемой, когда печатается несколько страниц вместо одной. Иногда бывает так неприятно, что новая страница печатается только для того, чтобы уместить несколько дополнительных строк данных (что также приводит к потере бумаги).
Есть несколько простых методов, которые вы можете использовать, чтобы убедиться, что ваши данные Excel напечатаны на одной странице (или на меньшем количестве страниц, если вы печатаете большой отчет).
В этом руководстве по Excel я поделюсь некоторыми методами, которые вы можете использовать для печати листа Excel на одной странице . Вы можете использовать комбинацию этих методов, чтобы получить лучший результат.
Проверить, сколько страниц будет напечатано (предварительный просмотр)
Прежде чем приступить к оптимизации настроек для печати работы Excel на одном листе, лучше всего проверить текущее состояние с помощью предварительного просмотра.
Не волнуйтесь! Для этого не нужно ничего печатать. Вы можете просто проверить, как будет выглядеть напечатанная работа и сколько листов будет напечатано.
Это позволяет вам понять, что вы можете изменить, чтобы убедиться, что вы используете минимальное количество бумаги, сохраняя при этом красивый и разборчивый печатный отчет.
Ниже приведены шаги по использованию предварительного просмотра, чтобы увидеть, как будет выглядеть окончательное задание на печать:
- Перейдите на вкладку Файл.
- Щелкните параметр печати
Или вы можете использовать сочетание клавиш Control + P (Command + P при использовании Mac)
Это откроет страницу предварительного просмотра печати, где вы сможете увидеть, сколько страниц будет напечатано и что будет напечатано на каждой странице.
Вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода к следующей / предыдущей странице в режиме предварительного просмотра.
Способы размещения и печати листа Excel на одной странице
Теперь давайте посмотрим, какие методы вы можете использовать, чтобы уместить все данные в листе на одной странице, а затем распечатать отчет на одной странице (или меньшем количестве страниц).
Отрегулируйте ширину столбца (или высоту строки)
Во многих случаях вам не нужно, чтобы ваши столбцы были слишком широкими. А поскольку это прямой фактор, определяющий, сколько данных печатается на одной странице, вы можете сэкономить много бумаги, просто уменьшив ширину столбца.
Но тогда как узнать, достаточно вы сделали или нет? Как узнать, насколько нужно уменьшить ширину столбца, чтобы все уместилось на одной странице?
Чтобы упростить эту задачу, вы можете использовать представление макета страницы в Excel, которое показывает в реальном времени, сколько данных будет напечатано на каждой странице вашего отчета.
Ниже приведены инструкции по переходу в режим макета страницы и последующему уменьшению ширины столбца:
Чтобы вернуться к обычному виду (и выйти из режима макета страницы), щелкните вкладку «Просмотр», а затем нажмите «Обычный».
Изменить масштаб (уместить все строки / столбцы на одной странице)
В Excel есть встроенная опция, позволяющая масштабировать лист таким образом, чтобы на одной странице поместилось больше строк / столбцов.
Когда вы это делаете, он просто масштабирует все, чтобы уместить все столбцы или строки на одной странице.
Предположим, у вас есть лист, на котором столбцы переходят на следующий лист при печати.
Ниже приведены шаги по уменьшению масштаба листа во время печати:
Приведенные выше шаги позволят масштабировать лист по размеру страницы (в зависимости от того, какие параметры вы выбрали). Вы также сможете увидеть, как будут выглядеть данные в окне предварительного просмотра листа справа.
Параметр «Уместить лист на одной странице» подходит, когда у вас есть только несколько строк / столбцов, которые перекрывают друг друга. Если их много, использование этой опции может сделать печатаемые данные слишком маленькими для чтения.
Это не влияет на данные рабочего листа. Он масштабирует данные только для печати.
Скрыть или удалить строки / столбцы
Чтобы скрыть строку / столбец, просто выберите их, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Скрыть».
Опять же, лучше сначала перейти в режим макета страницы, а затем сделать это. Это гарантирует, что вы можете видеть, сколько строк / столбцов вам нужно скрыть, чтобы уместить все данные на одной странице в Excel.
А вот шаги, чтобы показать строки / столбцы в Excel.
Изменить ориентацию страницы
Если у вас больше столбцов и строк, имеет смысл изменить ориентацию страницы во время печати.
В Excel есть две ориентации;
Если у вас больше столбцов, чем строк (как показано ниже), вы можете изменить ориентацию страницы на Альбомную, чтобы ваши данные уместились и были напечатаны на одной странице.
Ниже приведены шаги по изменению ориентации страницы в Excel:
Теперь вы можете перейти в режим предварительного просмотра и посмотреть, как будет выглядеть ваш распечатанный отчет.
Сочетание клавиш для открытия диалогового окна Параметры страницы ALT + P + S + P (нажмите эти клавиши последовательно)
Кроме того, вы также можете изменить ориентацию в окне предварительного просмотра, выбрав Альбомную ориентацию в раскрывающемся списке настроек.
Изменить поля страницы
Иногда у вас просто один или два дополнительных столбца, которые печатаются на новой странице (или несколько дополнительных строк, которые переносятся на следующую страницу).
Небольшая корректировка полей страницы может помочь вам уместить все на одной странице.
У вас есть возможность уменьшить это пустое пространство (поле страницы) и разместить больше данных на одной странице.
Ниже приведены шаги по уменьшению поля страницы в Excel:
Вышеупомянутые шаги уменьшат поле страницы, и вы можете увидеть некоторые дополнительные строки / столбцы, сжатые на той же странице.
Если вы хотите еще больше уменьшить поле страницы, нажмите на ленте опцию «Поля», а затем нажмите «Пользовательские поля». Откроется диалоговое окно «Параметры страницы», в котором вы можете дополнительно настроить поля.
Уменьшить размер шрифта
Это может позволить вам изменить размер нескольких столбцов так, чтобы они умещались на одной странице при печати.
Распечатать только выбранные данные (или установить область печати)
Иногда у вас может быть большой набор данных, но вы не можете распечатать его полностью. Возможно, вы хотите распечатать только выбранные данные.
Если это разовая задача, когда вы хотите быстро распечатать выбранные данные на листе, вы можете сделать это, используя следующий шаг:
Вышеупомянутые шаги будут печатать только выбранный набор данных.
Обратите внимание, что если вы выбрали набор данных, который не может поместиться в один лист при печати, он будет напечатан на нескольких листах. Однако вы можете изменить масштаб на «По размеру листа на одной странице», чтобы распечатать выделенный фрагмент на одной странице.
Вышеупомянутый метод хорош, когда вам нужно время от времени печатать выбранные данные.
Но вам нужно распечатать один и тот же выбор с нескольких листов, лучше установить область печати. После установки Excel будет рассматривать эту область печати как часть, предназначенную для печати, и игнорировать другие данные на листе.
Ниже приведены шаги по настройке области печати в Excel:
Теперь, когда вы пытаетесь распечатать рабочий лист, будет напечатана только область печати (и только она будет отображаться в предварительном просмотре).
Добавить разрывы страниц
Если у вас большой набор данных. очевидно, что его нельзя уместить на одной странице, и для печати всех этих данных потребуется несколько страниц.
Вы можете добавить разрывы страниц в Excel, чтобы сообщить Excel, где прекратить печать на текущей странице, а остальное перенести на следующую страницу.
Ниже приведены шаги по добавлению разрывов страниц в Excel:
Обратите внимание: если вы установили область печати, она будет иметь приоритет над разрывами страниц.
Итак, это различные методы, которые вы можете использовать для размещения данных на одной странице и печати электронной таблицы Excel на одной странице. В случаях, когда у вас много данных, может не иметь смысла печатать их на одной странице, но вы все равно можете использовать вышеуказанные методы, чтобы минимизировать использование бумаги и уместить те же данные на меньшее количество страниц.
В Excel можно ввести одинаковые данные на несколько таблиц без повторного ввода и копирования и вставки текста на каждый из них. Например, вы хотите поместить один и тот же текст заголовка на все книги. Один из способов сделать это — ввести текст на одном из них, а затем скопировать и ввести его на другие. Если у вас несколько таблиц, это может быть очень утомительным.
Для этого проще всего использовать клавишу CTRL для группировки. При группировке листов операции, выполняемые на одном листе, автоматически будут выполняться на других листах.
Запустите Excel. Появится новая пустая книга.
Вы можете создать сколько угодно рабочих таблиц.
Нажмите и удерживайте клавишу CTRL, а затем выберите Лист1, Лист2и так далее, пока не завершите выбор всех листов.
При этом группы будут временно группться. В заголовке вы увидите имя книги и слово [Группа].
Щелкните ячейку A1 на листе Лист1 и введите:
Эти данные будут отображаться на каждом листе.
СОВЕТ. Чтобы одновременно врезать данные на несколько листов, сначала в одном из них в документ, а затем выберите диапазон, содержащий данные, которые вы хотите в нее врезать, и воспользуйтесь функцией Заливка >на разных листах.Значения будут заполнены на всех выбранных листах.
Щелкните Лист2 и обратите внимание, что текст, который вы только что ввести на листе Лист1, также отображается в ячейке A1 листа 2 и на всех остальных листах.
Совет: Чтобы разгруппировать книги, просто дважды щелкните любой из них.
Запустите Excel. Появится новая пустая книга.
В нижней части экрана щелкните вкладку Вставка таблицы.
Вы можете создать сколько угодно рабочих таблиц.
Нажмите и удерживайте клавишу CTRL, а затем выберите Лист1, Лист2и так далее, пока не завершите выбор всех листов.
При этом группы будут временно группться. В заголовке вы увидите имя книги и слово [Группа].
Щелкните ячейку A1 на листе Лист1 и введите:
Эти данные будут отображаться на каждом листе.
Щелкните Лист2 и обратите внимание, что текст, который вы только что ввести на листе Лист1, также отображается в ячейке A1 листа 2 и на всех остальных листах.
Совет: Чтобы разгруппировать книги, просто дважды щелкните любой из них.
Иногда при распечатке документов Excel возникают ситуации, при которых не все элементы таблицы помещаются в границах распечатанной страницы. К примеру, если данные не умещаются по ширине, они будут распечатаны на другом листе, что значительно затруднит дальнейшее соотнесение данных, относящихся к одной строчке. Однако, столкнувшись с подобной проблемой, не стоит отчаиваться, поскольку существуют способы их решения. Давайте рассмотрим несколько методов, которые позволяют распечатывать таблицу таким образом, чтобы она могла уместиться на одном стандартном листе.
Распечатка таблицы на одном листе
Первым делом необходимо оценить целесообразность размещения табличных данных на одном листе. Также нужно учесть, что некоторые способы, описываемые в этой статье, подразумевают изменение масштаба табличных данных с целью их размещения на одном стандартном листе. Однако, в случае, когда таблица слишком большая и очевидно, что она никак не помещается в необходимых рамках, попытки ее уместить на одной странице приведут к уменьшению данных до такой степени, что они станут трудно читаемым или и вовсе не пригодным для чтения. Вероятно, в таких случаях наилучшим вариантом будет распечатка информации на страницах более крупного формата, либо же просто печать на стандартных листах и дальнейшая их склейка вместе.
В общем, решение касательно того, стоит ли предпринимать попытки размещения данных на одном листе или нет, зависит от каждого конкретного случая и размеров таблицы. А сейчас мы разберем различные методы решения данного вопроса.
Изменение ориентации страницы
Используя данный способ, пользователь может не изменять масштаб данных. По этой причине метод подходит только для таблиц, структура которых состоит из небольшого количества строк, либо если распределение информации по вертикали не столь важно, как при горизонтали, так как основной упор делается на нормальном отображение и распечатке именно данных по ширине страницы.
- Первое, что мы должно понять – это вмещаются ли все данные на одном стандартном листе или нет. Переходим в режим просмотра “Разметка страницы”. Попасть сюда можно двумя способами:
- с помощью пиктограммы, расположенной внизу с правой стороны строки состояния программы.
- через вкладку «Вид». В разделе режимов просмотра книги кликаем по кнопке “Разметка страницы”.
- После перехода в режим разметки документ отобразится в таком же виде, как и при распечатке. Он поможет понять, помещается ли таблица в рамках одного листа или нет. Что касается таблицы, рассматриваемой в нашем примере, она разделена на две отдельные страницы по горизонтали, что не совсем хорошо.
- В этой ситуации переходим во вкладку “Разметка страницы”. Здесь в разделе “Параметры страницы” нажимаем на кнопку “Ориентация” и в выпадающем списке нажимаем на вариант “Альбомная”.
Помимо рассмотренного выше метода, существуют и другие способы изменения ориентации страниц:
- Первый реализуется через параметры печати:
- кликаем по меню “Файл”.
- в вертикальном списке с левой стороны окна находим раздел, отвечающий за настройки печати. Здесь же показываются предварительный просмотр документа, его ориентация и прочие параметры.
- нажимаем по текущей ориентации и выпадающем списке нажимаем по той опции, которая нам нужна. В данном случае – это альбомная ориентация. Смотрим в область предварительного просмотра документа и убеждаемся том, что благодаря внесенным изменениям нам удалось разместить таблицу в пределах одного стандартного листа.
- Также стоит отметить способ изменения ориентации с использованием окна параметров страницы:
- оставаясь в том же окне (Файл – Печать), в настройках внизу щелкаем по «Параметрам страницы». Есть еще несколько вариантов, которые позволяют открыть эти параметры, но они подробно рассмотрены дальше.
Благодаря этим нехитрым действиям нам удалось решить проблему с размещением таблицы на одной странице.
Настройка границ столбцов и строк
В некоторых случаях таблица не умещается в пределах одного листа из-за нерационального использования места. Например, когда некоторые столбцы остаются пустыми или их ширина/длина намного больше, чем того требует содержимое в них. Это ведет к увеличению размеров таблицы по ширине и длине, а это в свою очередь приводит к тому, что документ не умещается на одном листе. В подобных случаях обычно прибегают к уменьшению размеров ячеек.
Для начала давайте посмотрим, как меняется ширина столбцов:
- Ставим курсор с правой стороны от уменьшаемого столбца на координатной панели. Он должен буть установлен прямо по границе соседних столбцов. Если все сделано правильно, то вид курсора сменится на крестик с разнонаправленными стрелками. Затем, зажав левую кнопку мыши, передвигаем границу влево. Сдвигать ее следует таким образом, чтобы не перекрыть данные наиболее заполненной ячейки.
- Данную процедуру выполняем и для всех оставшихся столбцов. Благодаря этим действиям таблица поместилась на одной странице, потому что нам удалось сделать ее более компактной.
Примечание: Вместо ручного сдвига границы столбца/строки можно, наведя курсор на нее, просто дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, и Эксель автоматически подберет минимально возможную ширину исходя из самой заполненной ячейки.
При необходимости данный метод можно применять и к строкам.
Единственным его недостатком является то, что он не эффективен в случаях, когда таблица изначально заполнялось с учетом компактного расположения данных. При этом вполне может быть, что и оптимизированный вариант не поместится на одной странице. В таких случаях подойдут варианты, описанные ниже.
Параметры печати
Повлиять на расположение данных можно с помощью корректировки параметров печати. Сразу стоит отметить, что этот вариант предусматривает работу с размером самих данных.
- Заходим в меню Файл, затем кликаем по пункту “Печать”.
- Переводим взгляд на центральную область окна, в которой представлены настройки масштабирования. Кликаем по текущему варианту и выбираем опцию, которая нам нужна – “Вписать лист на одну страницу”.
- Данное действие преобразовало таблицу, вписав ее в рамки одного листа, в чем мы можем убедиться, взглянув на область предварительного просмотра документа справа.
Стоит отметить что, если пользователю не столь важен размер данных на листе, то с помощью параметра изменения масштаба можно разместить на одной странице любую таблицу, лишь бы данные в ней оставались читаемыми.
Здесь же помимо варианта “Вписать лист на одну страницу”, есть еще и другие опции:
- вписать все столбцы на одну страницы
- вписать все строки на одну страницу
- настройка параметров масштабирования
Установка параметров страницы
Есть также возможность уместить таблицу на 1-ой странице, установив необходимые параметры страницы.
Примечание: Если требуется вписать в границы одного листа только данные по ширине при отсутствии ограничений касающихся высоты, в параметрах страницы также ставим отметку напротив значения «разместить не более чем на:». Но теперь в первом поле (отвечающем за ширину) указываем цифру 1, а во втором (отвечающем за высоту) оставляем пустое значение.
Заключение
Excel дает вам множество вариантов, когда вы пытаетесь распечатать свою работу. Вы можете распечатать весь рабочий лист, определенную область на листе, распечатать несколько листов или все листы за один раз.
В этом уроке я покажу вам, как вы можете распечатать несколько листов в Excel за один раз. Это могут быть некоторые выбранные листы или все листы в книге.
И если вы хотите распечатать определенную область на нескольких / всех листах, вы также можете сделать это с помощью небольшого количества магии VBA.
Печатайте все листы за один раз
В Excel есть встроенная функция, которая позволяет указать печать всех листов за один раз.
Ниже приведены шаги для печати всех листов в книге:
Вышеупомянутые шаги распечатают все листы в книге. Если у вас установлена область печати на некоторых листах, будет напечатана только эта область печати.
Вы также можете увидеть, что будет напечатано, в окне предварительного просмотра справа. Вы также можете изменить номера страниц и посмотреть, что будет напечатано на каждой странице.
А что, если вы хотите напечатать только отдельные листы, а не всю книгу.
Печать нескольких листов (выбранных) за один раз
Этого снова довольно легко добиться. Все, что вам нужно сделать, это выбрать те конкретные листы, которые вы хотите распечатать, а затем распечатать их!
Ниже приведены шаги для печати некоторых конкретных листов в книге в Excel:
- Выберите все листы, которые хотите распечатать. Для этого, удерживая клавишу Control, выбирайте листы один за другим. В этом примере я выбираю листы 1, 4 и 5.
- Перейдите на вкладку Файл.
- Нажмите на опцию печати
- На странице «Печать» щелкните раскрывающееся меню «Параметры печати».
- Нажмите «Печать активных листов» (в большинстве случаев это уже вариант по умолчанию, но если это не так, вы можете выбрать его из раскрывающегося списка)
- Нажмите на Печать
Когда вы выбираете несколько листов, все они действуют как активные листы при печати.
Вы также можете увидеть, что будет напечатано, в окне предварительного просмотра справа. Вы также можете изменить номера страниц и посмотреть, что будет напечатано на каждой странице.
Печать нескольких листов с определенной областью печати
Этот немного сложнее двух предыдущих. Предположим, у вас есть книга с несколькими листами, и вы хотите напечатать определенную область с каждого листа. Возможно, на каждом листе есть сводные данные, и вы хотите распечатать только эти данные, а не весь рабочий лист.
Это можно сделать, установив область печати на всех листах и затем распечатав их (как показано в двух вышеупомянутых методах).
Теперь, когда дело доходит до настройки области печати:
- Это нужно делать вручную для каждого листа (особенно, если область печати на каждом листе разная).
- Или вы можете использовать простой код VBA, чтобы установить одну и ту же область печати на всех листах за один раз.
После того, как вы установили область печати, вы можете использовать любой из вышеперечисленных методов для печати листов.
Итак, позвольте мне быстро показать вам, как настроить область печати вручную и с помощью VBA.
Настройка области печати вручную
Ниже приведены шаги для этого:
Это установит область печати для выбранных ячеек, и при печати этого листа будет напечатана только область печати.
Делать это нужно вручную для каждого листа. Поэтому, если вы хотите распечатать определенные области на Sheet1, Sheet4 и Sheet5, вам придется делать это для каждого листа отдельно.
Настройка области печати с помощью VBA
Если у вас много листов, настройка области печати вручную может занять много времени. В этом случае вы также можете использовать VBA, чтобы быстро установить область печати на одном листе, а затем запустить код, чтобы реплицировать его на все другие листы.
Примечание. Этот метод хорошо работает, когда у вас есть тот же диапазон ячеек, который вы хотите использовать при настройке области печати.
Ниже приведен код макроса VBA, который сделает это:
Приведенный выше код использует область печати с активных листов, переходит ко всем листам в книге и устанавливает одну и ту же область печати на каждом из этих листов.
Он использует цикл для просмотра каждого листа, а затем устанавливает ту же область на каждом листе, что и область печати. Если вы хотите, чтобы это было разным для каждого листа, я считаю, что делать это вручную будет быстрее.
После того, как у вас есть этот набор, вы можете распечатать все листы (или некоторые выбранные листы), и будет напечатана только область печати. Вы можете поместить этот код макроса VBA в обычный модуль и запустить его оттуда.
Итак, это несколько сценариев, в которых вы можете распечатать несколько листов в Excel за один раз.
Читайте также: