Как изменить снилс в 1с
При смене фамилии подлежат обязательной замене или переоформлению следующие документы.
Паспорт гражданина РФ
Согласно пункту 12 "Положения о паспорте гражданина Российской Федерации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.
В соответствии с пунктом 15 того же положения, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.
Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 "Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц", утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.
Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит "Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации", поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.
Страховое пенсионное свидетельство
При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола, новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.
Для этого в течение двух недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение месяца соответствующий орган Пенсионного фонда РФ выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.
Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель.
Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.
Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства, имея при себе паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, и старое страховое свидетельство и затем там же получить новое.
Трудовая книжка
В соответствии с пунктом 26 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Таким образом, трудовая книжка при смене фамилии не заменяется на новую.
В существующую трудовую книжку работодателем вносятся соответствующие изменения.
Страховой медицинский полис
Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования.
Водительское удостоверение
Согласно статье 28 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 01.12.2007) "О безопасности дорожного движения" основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами.
Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять.
Заграничный паспорт
Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако, если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит предоставлять общегражданский паспорт для оформлении визы будет невозможно.
Документы, подлежащие замене или переоформлению в связи со сменой фамилии
При смене фамилии подлежат обязательной замене или переоформлению следующие документы.
Паспорт гражданина РФ
Согласно пункту 12 "Положения о паспорте гражданина Российской Федерации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.
В соответствии с пунктом 15 того же положения, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.
Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 "Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц", утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.
Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит "Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации", поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.
Страховое пенсионное свидетельство
При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола, новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.
Для этого в течение двух недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение месяца соответствующий орган Пенсионного фонда РФ выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.
Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФ, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель.
Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.
Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства, имея при себе паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность, и старое страховое свидетельство и затем там же получить новое.
Трудовая книжка
В соответствии с пунктом 26 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Таким образом, трудовая книжка при смене фамилии не заменяется на новую.
В существующую трудовую книжку работодателем вносятся соответствующие изменения.
Страховой медицинский полис
Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется Договором обязательного медицинского страхования.
Водительское удостоверение
Согласно статье 28 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ (ред. от 01.12.2007) "О безопасности дорожного движения" основаниями прекращения действия права на управление транспортными средствами являются: истечение установленного срока действия водительского удостоверения; ухудшение здоровья водителя, препятствующее безопасному управлению транспортными средствами, подтвержденное медицинским заключением; лишение права на управление транспортными средствами.
Таким образом, при смене фамилии замена водительского удостоверения не обязательна, достаточно иметь при себе свидетельство о браке. Однако, исходя из практики, удобнее все же водительские права поменять.
Заграничный паспорт
Законодательством не регламентируются сроки замены заграничного паспорта при смене фамилии, его можно использовать до тех пор, пока не произведена замена паспорта гражданина РФ. Однако, если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в страну, которая просит предоставлять общегражданский паспорт для оформлении визы будет невозможно.
Изменение данных при смене фамилии в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом"
При изменении работником фамилии, он должен предоставить работодателю информацию об изменившихся данных. В таком случае в информационную базу должны быть внесены следующие сведения:
- новая фамилия;
- новые паспортные данные.
Эти данные необходимы для корректного ведения кадрового и бухгалтерского учета, формирования отчетности. Также в информационную базу могут быть внесены сведения о новом страховом полисе, новых водительских правах, новом заграничном паспорте, но такие сведения носят информативный характер.
Также в информационной системе должен быть сформирован документ персонифицированного учета "Заявление об обмене страхового свидетельства", с помощью которого формируются данные в электронном и бумажном виде для передачи в пенсионный фонд.
Для наглядности рассмотрим процедуру ввода новой информации о работнике на примере.
Пример
Иванова Мария Алексеевна, дата рождения - 12.05.1973, паспорт 40 00 № 112233 выдан 33 о/м Московского района Санкт-Петербурга 25.07.2001 вышла замуж 07.12.2007 и взяла фамилию мужа - Сергеева. После смены фамилии поменяла паспорт, новые паспортные данные: 40 09 № 445566 выдан 33 о/м Московского района Санкт-Петербурга 15.01.2008.
Ввод сведений о новой фамилии
Для того, чтобы не только внести в информационную базу данные о новой фамилии работника, но и сохранить сведения о старой фамилии, а также корректно отразить момент смены фамилии, необходимо действовать следующим образом.
В карточке физического лица (элементе справочника "Физические лица") в поле "Имя" изменить данные в соответствии с новой фамилией работника (старая см. рис. 1, новая - рис. 2). Это наименование справочника - информация, которая будет использоваться для выбора и подбора физического лица в документах и других формах.
Затем необходимо ввести данные о том, с какого момента изменилась фамилия. Для этого нужно по кнопке "Подробнее" в верхней части карточки физического лица открыть форму ввода данных о фамилии, имени и отчестве. При этом в открывшейся форме отобразится существующая информация, то есть "старая" фамилия, а в качестве даты действия сведений будет указано начало прошлого века (в случае, если сведения о фамилии, имени, отчестве работника ни разу не изменялись) или дата прошлой смены данных.
В этой форме необходимо указать новую фамилию работника и дату, с которой новая фамилия вступает в действие.
После записи данных в форме, а также сохранения элемента справочника "Физические лица", по кнопке "История" в форме ввода данных о фамилии, имени, отчестве работника можно будет открыть для просмотра форму списка регистра сведений "Фамилия, имя, отчество физического лица", в которой отражена вся история изменения сведений (см. рис. 3).
Вышеприведенных действий достаточно, чтобы при последующем формировании отчетов измененная фамилия работника отображалась корректно, то есть, в нашем примере, при формировании расчетного листка за ноябрь 2007 года в шапке отчета будет указана фамилия "Иванова", а в расчетном листке за декабрь 2007 года - "Сергеева".
Ввод сведений о новых паспортных данных
Для ввода и хранения сведений об изменившихся паспортных данных используется похожий механизм. В форме элемента справочника "Физические лица" есть поле, в котором необходимо указать данные об удостоверении личности (поле "Удостоверение") - см. рис. 4.
Для ввода или изменения данных необходимо нажать на кнопку в правой части поля, при этом откроется форма ввод данных об удостоверении личности, в которой отобразятся актуальные на момент редактирования данные.
Для изменения паспортных данных необходимо ввести измененные сведения, а также дату, с которой эти данные вступают в силу.
После сохранения данных формы ввода сведений об удостоверении личности, а также элемента справочника "Физические лица" сохраняются измененные паспортные данные работника. Увидеть историю изменения паспортных данных можно в регистре сведений "Паспортные данные физических лиц" - см. рис. 5.
Данные о новом заграничном паспорте, водительском удостоверении, страховом полисе могут быть внесены в информационную базу в качестве свойств физического лица. На корректность работы системы отсутствие таких данных не повлияет.
Оформление заявления об обмене страхового свидетельства
Для передачи измененных анкетных данных работника в Пенсионный фонд, работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1, а также сформировать файл для передачи данных в электронном виде (см. рис. 6).
Для заполнения документа необходимо подобрать на закладке "Работники" список работников, для которых формируются заявления и указать дату последнего получения каждым работником страхового свидетельства. В нашем случае это единственный работник.
Если работник получал страховое пенсионное свидетельство или уже производил его замену на том же предприятии, на котором работает сейчас, и соответствующие документы персонифицированного учета оформлялись в той же информационной системе, программа хранит данные, указанные в страховом пенсионном свидетельстве работника. В таком случае с помощью кнопки "Заполнить" на командной панели закладки "Работники" автоматически заполняются данные на других закладках (см. рис. 7).
После того как документ полностью заполнен, его нужно провести. При проведении документа производятся проверки соответствия данных документа стандартам и классификаторам ПФР. После проведения с помощью кнопок "Печать" и "Получить файл на диск" формируются печатные формы и файл для передачи в Пенсионный фонд.
Таким образом, при смене фамилии необходимо произвести замену некоторых обязательных документов. При этом работодатель принимает участие во внесении изменений в трудовую книжку, замене страхового полиса и замене страхового пенсионного свидетельства.
- Общие требования
- Как оформить заявление
- Как внести изменения в страховое свидетельство в 1С
- Анкета застрахованного лица
- Заявление об обмене или выдачу дубликата СНИЛС
- Отмена СНИЛС в 2021 году
- Личная информация по сотрудникам
Все нюансы работы, связанные с пенсионным фондом, очень важно принимать во внимание. Малейший промах ведет к таким неприятностям, как незачет страхового стажа, неправильная уплата взносов, что приводит к штрафным санкциям и прочим. В данной статье рассмотрим, как внести изменения в страховое свидетельство в 1С и как при этом действовать бухгалтеру.
Общие требования
Вы наверняка в курсе, что буква закона требует всем застрахованным лицам присваивать в органах ПФР индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером. Такой счет присваивается его владельцу раз и навсегда на протяжении жизни. Рассмотрим в таблице главные требования к человеку относительно его данных в пенсионном.
Что делать тем, кто нигде не работает? Таким людям придется побегать и самостоятельно заниматься вопросом получения нового документа.
Как оформить заявление
Далее мы поговорим с Вами о самой процедуре и с чего, собственно говоря, стоит стартовать работодателю. Уполномоченное лицо формирует заявление и опись отправляемых бумаг в фонд согласно принятых форм. Вся анкетная информация направляется в электронном формате. Вопрос, как внести изменения в страховое свидетельство в 1С, мы рассмотрим далее. Как массово, так и одному лицу, Вы вправе собирать бумаги посредством подбора нужных людей в перечне работников. Здесь же Вы прописываете даты получения ими свидетельств. Имейте ввиду, что все действия в данном функционале хранятся и если Вы уже единожды делали такую процедуру по одному и тому же подчиненному, повторяться не придется. Вам стоит лишь прибегнуть к команде автозаполнения в поле работников и информация с прошлого раза появится в форме.
Вы убедились, что все заполнили и теперь приступайте к проведению документа. Машина производит своеобразную проверку внесенных данных по прописанным алгоритмам. По завершению ее Вы вправе распечатать форму или получить файл на диск, который уже можно отправлять в пенсионный. Сотрудники кадров обязаны производить соответствующие записи в трудовые подчиненных, непосредственно меняют документ и страховой полис.
Как внести изменения в страховое свидетельство в 1С
Анкета застрахованного лица
Занесите все паспортные данные своих людей в справочник физлиц, что необходимо для сохранения и распечатки файла и описи к нему. Когда Вы провели форму, изменить ее уже нельзя.
Заявление об обмене или выдачу дубликата СНИЛС
Машина позволяет Вам оформить не только выдачу нового СНИЛСа при смене сведений по человеку, но и выдать ему дубликат бумаги, если она потеряна. Зайдите в кадры и найдите команду заявление об обмене, дубликате страхсвидетельства. Тоже самое Вы вправе сделать в кадровом меню в разделе документов персонифицированного учета ПФР. Вы начинаете с того, что указываете какой вид заявительного обращения к Вам поступил и в ручном формате добавляете людей в поле работников. Команда автозаполнения даст возможность машине самой прописать сведения указанные в свидетельстве в одноименной форме по тем людям, что внесены в машину.
Запомните, что число получения бумаги записывается только тогда, когда бумага получается через Вашу компанию. В противной ситуации Вам стоит пропустить эту графу.
Поле данных, указанных в свидетельстве, в заявлении на обмен вносятся автоматом и они могут быть исправлены в ручном режиме.
Тут же стоит прописать все изменившиеся данные в поле под таким же названием. Важно заносить только новые сведения, а все, что осталось по-прежнему будет пустым.
При оформлении опции по выдаче дубликата в поле работников Вы должны уделить особое внимание отметке о предоставлении сведений. Тут возможны два варианта развития событий:
- Будут представлены сведения при отсутствии ранее такового.
- Представлялись ранее в ПФР по конкретному человеку от имени компании.
Ячейка данных, указанных в свидетельстве, как и ранее прописывается автоматом машиной с применением функционала автозаполнения. Но Вы всегда можете отменить это действие и самостоятельно все прописать. Сведения, что не подлежали перемене, не меняются и, соответственно, не заполняются. Вы вправе вывести на печать форму и опись к ней, а также воспользоваться сохранением файла в том виде, в котором он отправится в пенсионный. С этой целью все также потребуется наличие паспортных данных работников в справочнике физлиц.
Отмена СНИЛС в 2021 году
Отметим, что свидетельства СНИЛС, выданные ранее, сохраняет свое действие, как и индивидуальный страховой номер застрахованного лица.
Личная информация по сотрудникам
- Сумму страхвзносов по штатному расписанию;
- Общий страховой стаж.
Машина имеет раздел отчетности по персонифицированному учету, что формируется автоматом. Вы сначала начисляете заработок и взносы с налогами на него с общего ФОТа и это будет основой для дальнейшей отчетности.
ПО содержит команды в кадрах под названием подготовка данных ПФР. Вы прописываете лишь Вашу компанию, что актуально для многокомпонентного ведения учета, период и перечень форм. В авторежиме машина занесет все личные данные о людях командой сформировать сведения. Вы вправе делать сами пачки бумаг, но по регламенту машина выдает одну в поле комплектов документов с описью на нее. Следующий раздел посвящен составу описей, в котором прописывают все пачки, что включены в ее состав. Вы сами можете занести пачки и указать категорию застрахованных лиц. По регламенту машина присваивает такую, как наем\работник, но Вы вправе ее поменять на Ваше усмотрение.
Далее поговорим о составе пачки, куда добавлены подчиненные формы. Когда навести курсор и выбрать конкретного человека, машина отобразить его личную информацию. Машина тянет ее из соответствующих разделов и если Вы с чем-то не согласны, здесь можно все скорректировать.
Машина выдаст Вам все, что Вы у нее запросите для органов ПФР автоматом при отсутствии у подчиненного отдельных периодов таких, как отпуска по уходу за ребенком и больничные. В противном случае от Вас будет необходим ручной труд. Факт выплаты больничных уже говорит о том, что информация по человеку подается в отдельной не общей форме. Суммы всех выплат машина подтянет сама, но вот стаж работы и сроки Вы уже прописываете самостоятельно. Срок болезни Вы заносите в поле исчисления стажа человека и указываете в нем врнетруд. Все прочие особые периоды и условия труда исправляются и дорабатываются Вами таким же образом.
Напечатать сведения, описи и перечень всех застрахованных Вы вправе по кнопке печати и сохранить информацию потребуется в том, формате, в котором она уйдет в пенсионный файлом на диске. Машина всегда совершает автопроверку файлов. При проведении форм машина создает описи и сведения про страховой стаж. Вся информация хранится в кадрах в документах персонифицированного учета ПФР. В любой момент Вы сможете отсюда напечатать информацию или же хранить ее как электронный файл.
Контроль ведения учета по подчиненным в разрезе их общего стажа труда, начисленных страхвзносов и перечисление их в казну определенно в зоне ответственности работодателей. Поэтому очень важно внимательно следить за сменой личной информации своего штата людей и запрашивать у них бумаги, подтверждающие смену фамилии, адреса и всего прочего, что имеет место в интересах пенсионного законодательства. Вмените в функциональные обязанности Ваших кадровиков заниматься эти вопросом по сбору пакета бумаг и отправке его в органы ПФР. Обработав пакет, они же должны и выдавать его на руки подчиненным. Таким образом, люди полностью освобождены от процесса переоформления свидетельств и выдачи их дубликатов.
Если в отношении сотрудника, который трудоустраивается впервые, ранее не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодатель должен предоставить в территориальный орган ПФР сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального учета (ст. 65 ТК РФ). По какой форме подавать сведения, учитывая отмену карточек СНИЛС? Что делать, если работник не может заверить анкету из-за нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине? Как зарегистрировать в системе персучета «дистанционного» работника? Ответы на эти и другие вопросы содержатся в письме ПФР России от 28.06.19 № 09-19/13246.
По какой форме подать заявку
Полученные ранее зеленые свидетельства сохраняют свое действие, обмену не подлежат и по-прежнему подтверждают регистрацию в системе персонифицированного учета. Таким образом, если у работника есть старая карточка СНИЛС, он может продолжать предъявлять ее при приеме на работу.
Страховое свидетельство СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета, работодатель может запросить у соискателя только в тех случаях, когда сотрудник уже работал в другой организации. Если лицо поступает на работу впервые, и на него не был открыт индивидуальный лицевой счет, то работодатель должен зарегистрировать его в системе персонифицированного учета. Для этого страхователь представляет в территориальный орган ПФР соответствующие сведения по формам, утв. постановлением Правления ПФР от 11.01.17 № 2п (в том числе анкету застрахованного лица №АДВ-1).
Если работник не может подписать анкету, это может сделать работодатель
Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью работника. Однако, если сотрудник не может поставить свою подпись по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, то работодатель страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет документ самостоятельно.
Как выдать работнику документ, подтверждающий регистрацию в системе персучета?
Территориальный орган ПФР в течение пяти рабочих дней со дня получения анкеты открывает лицевой счет застрахованного лица и оформляет документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, после чего передает его страхователю. В свою очередь работодатель выдает этот документ работнику.
То есть в случае подачи физлицом заявления через работодателя, информирование, а также выдача ему документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, осуществляется через этого работодателя.
Как открыть лицевой счет на «дистанционного» работника
Согласно статье 312.2 ТК РФ, если с лицом, впервые поступающим на работу, заключается трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами, то данное лицо получает документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета самостоятельно. Означает ли это, что работодатель не обязан предоставлять в фонд сведения, необходимые для регистрации «дистанционного» работника?
Отвечая на этот вопрос, авторы письма напоминают положения пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. В этом пункте сказано, что индивидуальный лицевой счет открывается, в том числе, на основании заявления лица, поданного им лично, через работодателя или через МФЦ.
Учитывая изложенное, при заключении работником трудового договора впервые на бумажном носителе, либо путем обмена электронными документами, «по выбору работника» открытие индивидуального лицевого счета может быть осуществлено, как самостоятельно, так и через его работодателя, пояснили в Пенсионном фонде.
Подготовка заявления об обмене страхового свидетельства (формы АДВ-2) для передачи в органы ПФР производится в программе с помощью документа Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2).
1. Раздел Отчетность, справки - Документы перс. учета.
2. Кнопка Создать. Выберите документ Пачка документов АДВ-2.
4. В поле Дата укажите дату создания заявления (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).
5. Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.
6. В табличной части документа укажите сотрудника (сотрудников) по которому необходимо создать заявление об обмене страхового свидетельства с помощью кнопки Подбор сотрудников. Поле Дата получения свидетельства заполняется автоматически датой, которая указана в поле Дата. Менять дату имеет смысл только в том случае, если в информационной базе существует несколько ранее проведенных документов персонифицированного учета с анкетными данными сотрудника (Анкета застрахованного лица (АДВ-1), Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)), для автоматического заполнения документа.
8. Для подготовки заявления нужно отметить флагом в разделе Включить в изменившиеся данные, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. Если была указана дата получения свидетельства в табличной части документа, то флаги будут установлены автоматически напротив изменившихся сведений. В этом случае программа будет определять изменившиеся данные сотрудника, используя сведения из актуального на дату получения свидетельства документа с его анкетными данными с действующими на дату заполнения анкеты сведениями в программе. Если дата получения свидетельства в табличной части документа указана не была, то необходимо вручную отметить флагом, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. В нашем примере изменилась фамилия сотрудницы, в связи с замужеством. Поэтому установите флаг Фамилия. В разделе СНИЛС, Ф.И.О., указанные в действующем страховом свидетельстве в поле Фамилия укажите фамилию до замужества (фамилию, указанную в действующем страховом свидетельстве).
9. Если в документе удостоверяющим личность отсутствует отчество или место рождения, но оно указано в действующем страховом свидетельстве, то установите флаг Отменить отчество или Отменить место рождения.
10. Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица) для заполнения полей печатной формы описи передаваемых сведений по форме АДВ-6-1.
11. В поле Исполнитель выберите лицо из справочника Физические лица для заполнения одноименного поля печатной формы описи передаваемых сведений по форме АДВ-6-1.
13. 13. Для формирования печатной формы анкеты застрахованного лица АДВ-2 и описи документов АДВ-6-1 нажмите на кнопку Печать - Все формы. Есть возможность формировать печатные формы по отдельности (кнопка Печать - АДВ-2 или Печать - АДВ-6-1).
14. 14. С помощью кнопки Выгрузить производится выгрузка файла-пачки АДВ-2 в указанный каталог на магнитный носитель для передачи в территориальный орган ПФР в электронном виде. Нажав на кнопку Открыть файл, можно просмотреть содержимое файла-пачки. Имена файлам программа присваивает автоматически.
16. 16. После принятия пачки ПФР установите флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и вновь запишите документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно. Но при необходимости отредактировать документ можно, сняв указанный выше флаг.
Порядок формирования и представления в ПФР форм АДВ-1 и АДВ-2
При приеме на работу или заключении договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, физическое лицо обязано представить страхователю (работодателю) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Документ может быть представлен на бумажном носителе или в форме электронного документа и (или) посредством информационной системы "Личный кабинет застрахованного лица" .
Процедура регистрации застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования установлена в разделе II Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н.
Правильность указанных в анкете сведений заверяется личной подписью застрахованного лица (его представителя). Представление анкеты застрахованного лица может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
С 23.01.2021 действует новая форма АДВ-1 (постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2020 № 846п). В форму добавлены строки для ИНН (указывается при наличии) и номера актовой записи при рождении (если в качестве документа, удостоверяющего личность, указано свидетельство о рождении).
Застрахованное лицо может представить заявление об изменении анкетных данных или установлении неточности или ошибочности сведений, содержащихся на индивидуальном лицевом счете, через страхователя (работодателя) (пп. 16-17 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.2020 № 211н).
Представление заявления может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
отсутствие в системе индивидуального (персонифицированного) учета индивидуального лицевого счета со страховым номером, указанным в заявлении об изменении анкетных данных;
С 23.01.2021 действует новая форма АДВ-2 (постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2020 № 846п). Так же, как и в АДВ-1, в форму АДВ-2 добавлены строки для ИНН (указывается при наличии) и номера актовой записи при рождении (если в качестве документа, удостоверяющего личность, указано свидетельство о рождении).
Подготовка АДВ-1 в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)
Пример 1
Для автоматического заполнения формы АДВ-1 необходимо, чтобы в программе были введены следующие данные сотрудника - фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, ИНН, место рождения, паспортные данные, сведения о гражданстве, адрес постоянного места жительства (адрес регистрации, заполняется на основании документа, удостоверяющего личность), адрес места проживания фактический (указывается в случае отличия от адреса по регистрации, а также при отсутствии адреса регистрации), телефон (домашний и/или рабочий, по которому можно связаться с застрахованным лицом). Эти данные могут быть введены или в справочник Сотрудники (раздел Кадры - Сотрудники), или в справочник Физические лица (раздел Кадры - Физические лица).
По кнопке Создать следует выбрать документ Пачка документов АДВ-1.
В поле Дата указывается дата заполнения анкеты (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).
Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.
По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1. Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица). В поле Исполнитель следует выбрать лицо из справочника Физические лица и нажать кнопку Записать.
После принятия пачки ПФР необходимо установить флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и вновь записать документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно. Но при необходимости отредактировать документ можно, сняв указанный выше флаг.
После получения сотрудником Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, содержащего сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета, его номер следует ввести в справочник Сотрудники или в справочник Физические лица.
Подготовка АДВ-2 в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)
Рассмотрим пример подготовки заявления об изменении анкетных данных (форма АДВ-2) в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3.0.
Пример 2
Сотрудница компании Л.С. Веснушкина в связи с замужеством сменила фамилию на Вершинину. Необходимо подготовить заявление об изменении анкетных данных, содержащихся в индивидуальном лицевом счете, по форме АДВ-2 для передачи в органы ПФР.Подготовка заявления по форме АДВ-2 для передачи в органы ПФР производится в программе с помощью документа Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2): раздел Отчетность, справки - Документы персучета. По кнопке Создать нужно выбрать документ Пачка документов АДВ-2.
В поле Дата указывается дата создания заявления (по умолчанию указывается текущая рабочая дата).
Поле Номер пачки автоматически заполняется очередным свободным номером пачки по данным регистра сведений Нумератор пачек ПФР при записи документа. При необходимости номер пачки можно изменить.
В табличной части документа указывается сотрудник (сотрудники), по которому необходимо создать заявление с помощью кнопки Подбор сотрудников. Поле Дата получения свидетельства заполняется автоматически датой, которая указана в поле Дата. Менять дату имеет смысл только в том случае, если в информационной базе существует несколько ранее проведенных документов персонифицированного учета с анкетными данными сотрудника (Анкета застрахованного лица (АДВ-1), Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-3)), для автоматического заполнения документа.
Ниже табличной части расположены поля, в которых приводятся сведения о сотруднике. В разделе СНИЛС, Ф.И.О., указанные в действующем страховом свидетельстве указываются СНИЛС, Ф. И. О. сотрудника, которые указаны в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Для подготовки заявления нужно отметить флагом в разделе Включить в изменившиеся данные, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. Если была указана дата получения свидетельства или Уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета в табличной части документа, то флаги будут установлены автоматически напротив изменившихся сведений. В этом случае программа будет определять изменившиеся данные сотрудника, используя сведения из актуального на дату получения свидетельства или Уведомления документа с его анкетными данными с действующими на дату заполнения анкеты сведениями в программе. Если дата получения свидетельства или Уведомления в табличной части документа указана не была, то необходимо вручную отметить флажком, какие изменившиеся данные необходимо включить в заявление. В нашем Примере 2 изменилась фамилия сотрудницы в связи с замужеством. Поэтому следует установить флаг Фамилия. В разделе СНИЛС, Ф.И.О., указанные в действующем страховом свидетельстве в поле Фамилия укажите фамилию до замужества (фамилию, указанную в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении).
Если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует отчество или место рождения, но оно указано в действующем страховом свидетельстве или Уведомлении, то установите флаг Отменить отчество или Отменить место рождения.
По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме АДВ-6-1.
Поля Руководитель, Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка - Организации - закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица).
В поле Исполнитель следует выбрать лицо из справочника Физические лица для заполнения одноименного поля печатной формы описи передаваемых сведений по форме АДВ-6-1, и затем нажать на кнопку Записать.
Для формирования печатной формы заявления АДВ-2 и описи документов АДВ-6-1 нужно нажать на кнопку Печать - Все формы. По кнопке Печать - АДВ-2 или Печать - АДВ-6-1 можно сформировать печатные формы по отдельности.
После принятия пачки ПФР нужно установить флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и вновь записать документ. Отредактировать документ после этого станет невозможно. Но при необходимости отредактировать документ можно, сняв указанный выше флаг.
Читайте также: