Filldocuments надстройка для заполнения документов word и excel по шаблонам
В этом разделе сайта описан процесс настройки программы заполнения документов и рассылки почты под различные задачи.
Выбирая интересующие пункты меню в столбце слева, вы можете найти интересующую вас информацию.
Разделы справки:
Комментарии
Подскажите как запустить макрос на MS Exele Mac
Игорь, добрый день! Уточните, пожалуйста, по Unisender, через него теперь нельзя отправлять, используя ваш скрипт? Или можно, но есть какие-то ограничения?
Вывод на печать только по некоторым шаблонам, - возможен (это описано в справке про коды полей)
Вывод в один файл, - только для шаблонов формата эксель (для word такого нет)
Здравствуйте.
Возможна ли настройка сохранения не в отдельные файлы, в один общий?
Возможна ли настройка "автоматического вывода на печать" только на определенные шаблоны, а не на все сразу??
Добрый день, у меня Эксель не активирован, не открывается ничего. Это от того, что он не активирован?
Здравствуйте, Александр.
1. Если отправляете через Юнисендер, там время зависит от объема вложений.
Если не использовать Юнисендер, тормозов быть не должно.
2. по Unisender поддержки нет (функционал этот не поддерживается более, оставлен только в целях совместимости)
Отправляйте через Outlook, и проблем не будет
Здравствуйте. два вопроса
1) в последнее время скрипт стал очень медленно работать, одно письмо с формированием pdf из word и вкладыванием в письмо занимает 3-5 минут. это норм?
2)без вложения письма отправляются очень быстро, unisender принимает только 50 писем в минуту. подскажите каким образом сделать паузу? чтобы отправлять максимум 50 писем в минуту
Алексей, напишите мне в Скайп, решим проблему.
здравствуйте, с некоторых пор (может обновления системы или самого офиса - у меня лицензия) перестали подставляться данные в файлы *.xls (происходит зависаний excel и ничего не формируется), ранее проблем не возникало. *.doc обрабатываются без проблем
Надстройка FillDocuments обновлена до версии 3.3.6
Можно ли распечатать сразу несколько копий документов. Для договоров было бы очень неплохо
Шаблон - это обычный файл эксель или Ворд. Моя программа не имеет никакого отношения к процессу вставки каких-либо данных в ваш файл шаблона (можете вставлять что угодно)
Добрый день, есть ли ограничение по количеству или содержанию (формату) для вставки в шаблон. Столкнулся с проблемой, что буфер обмена не может вставить объект (таблицу. Пишет, что не поддерживаемый буфером обмена формат. А там для вставки табличка в три строки. Подскажите, пожалуйста.
Здравствуйте, Павел.
Возможно, перемудрили с настройками программы, - сбросьте их (для этого есть кнопка снизу на форме настроек), и попробуйте снова
Добрый день!
При создании документов выдает ошибку:
Создание документов для строки 2 таблицы Excel
========================================
Создание документа 1 из 2
Шаблон: . \Справка.xlsx
Сохранение созданного файла: . \Справка
Результат: ОШИБКА
========================================
Создание документа 2 из 2
Шаблон: . \Счёт.xls
Сохранение созданного файла: . \Счёт
Результат: ОШИБКА
========================================
Результаты работы программы:
Использовано шаблонов: 2
Обработано записей в таблице Excel: 1
Создано файлов: 0
Не удалось создать файлов: 2
Программу использую в тестовом режиме
Елена, не могу ответить, - ваш вопрос не понятен
Добрый день! Подскажите пожалуйста. Есть проблема: из файла - "Документы" хочу перенести текст в шаблон, так чтобы текст был с подчеркиванием каждой строки.Как это сделать?
Владимир, да, возможна.
Здравствуйте, возможна ли отправка каждой строки таблицы как отдельного письма по шаблону на один единственный адрес электронной почты? Очень нужно для работы с сервисом Контур.Закупки.
Нет, макросы в Office могут использовать только одно ядро процессора.
Есть ли возможность использовать все ядра процессора при генерации word файлов?
Мария, ответил вам на почту.
Уважаемый Игорь!
Помогите пожалуйста (ранее написала - но на сайте не вижу свой комментарий)
Купила лицензию на 2 компьютера
На 1м все отлично работает, на 2м не хочет
1) Не формирует письма. При выделении формирует только письмо первое в файле
2) Функции вставляются через окно формул. Так я не могу смешать формулы и сделать ФамилияИО(дательный)
3) В инициалах ошибки при использовании формулу Фамилия ИО (Только одна буква высвечиввается например)
Уважаемый Игорь! Добрый день!
Помогите пожалуйста!
Ссылка на докупку активаций есть в личном кабинете, и в уведомлении с сайта о покупке программы.
Ну или просто можно нажать кнопку Купить на странице программы, и выбрать опцию Приобрести дополнительные активации
Здравствуйте
По ссылке https://excelvba.ru/programmes/FillDocuments указано, что "Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер."
Нужно приобрести лицензию на дополнительный компьютер
Покупали на 2 компьютера лицензию
1 комп = в ремонте
2-й компьютер = личный ноутбук специалиста, который уже с нами не работает
Как докупить 3-й компьютер лицензию?
Обновите программу до последней версии, — только что залил обновление, решающее эту проблему.
Добрый день!
После работы в тестовом режиме, сбилась функция копирования адреса заголовка по двойному клику. Вставляется символ, вместо адреса ячейки. Прошу подсказать, как решить проблемку?
FillDocuments - надстройка, которая предназначена для формирования (подготовки) документов по шаблонам, с заполнением созданных файлов данными из текущей книги Excel, с возможностью отправки писем. В качестве шаблонов могут выступать следующие типы файлов:
- шаблоны и документы Word (DOC, DOCX, DOCM, DOT, DOTX, DOTM);
- шаблоны и книги Excel (XLS, XLSX, XLSM, XLSB, XLT, XLTX, XLTM);
- текстовые документы (TXT, DAT, XML и т.д.).
В качестве исходных данных для заполнения, используется открытый в Excel файл (с таблицей, содержащей строку заголовка). Есть возможность формирования писем по шаблону, и рассылки почты по адресам из таблицы Excel. Рассылка выполняется средствами почтового клиента TheBAT.
- в режиме Multirow, теперь можно размножать строки текста внутри таблиц (когда надо размножить абзац внутри ячейки, а не саму строку таблицы). Для этого, в название закладки добавляем слово Inline, например: Multirow_Inline_1
FillDocuments - надстройка, которая предназначена для формирования (подготовки) документов по.
EMailFinder - программа для тематического сбора базы e-mail адресов и e-mail рассылки. Поиск по.
AutomaticMail - инструмент для работы с почтой в пакетном режиме. Эта программа очень удобна для массовой рассылки, при этом каждое письмо получится уникальным.
Advanced Direct Remailer (ADR) - многофункциональный почтовый ремайлер, позволяющий доставлять.
ЮС: SMS Рассылка - удобный инструмент мобильного маркетинга, дающий возможность пользователю управлять массовой СМС рассылкой со своего рабочего места.
СпецСофт-Рассылка СМС - бесплатная программа, которая предназначена для информирования.
Отзывы о программе FillDocuments
Отзывов о программе FillDocuments 3.2.3 (от 15.11.2018) пока нет, можете добавить.
Возможности программы
Программа представляет собой расширение функционала в Excel. После установки на ленте меню появится отдельная вкладка для автоматизации заполнения документов. Почему Excel? Все просто - это самый привычный формат для пользователя по ведению реестра и заполнению различных форм. Не нужно обучаться новому функционалу и осваивать сложные программы, все необходимое уже есть. Вы продолжаете как обычно заполнять форму Excel но плюс к этому получаете возможность автоматически генерировать документы. Вот так выглядит лента меню в программе:
Пример создания форм заполнения
Создавайте простые формы для заполнения прямо в Excel. Просто укажите программе какие ячейки (поля) вы хотите вставлять в отчеты. Вы также можете создавать сложные формы для заполнения документов с различными условиями. Например, договоры, где различные формулировки должны вставляться при определенных условиях. Подробнее про создание форм в Excel.
Вставка функций
Часто при заполнении мы указываем числа прописью или склоняем фамилии или должности по падежам. Теперь вы сможете вставить функцию в Excel и она автоматически сделает это за вас. Вам потребуется один раз указать ФИО, а программа сама просклоняет ее и подготовит к вставке в документ. Аналогично с должностями или другими фразами. Программа склоняет фразы по всем падежам русского языка.
Необходимо вставить сумму, количество или дни прописью - тоже не проблема в программе имеются функции для записи прописью любых данных.
Заполнение шаблона
После того, как форма для заполнения документа готова необходимо создать шаблон документа. В шаблоне нужно расставить так называемые метки, в которые программа будет вставлять данные. Например, , , и так далее. Для простоты мы подготовили примеры готовых документов. Вы можете создавать свои метки в любых количествах. В этой статье можно посмотреть процесс создания шаблона документа.
После того как шаблон готов, данные в него вставляются из формы Excel всего одной кнопкой.
Заполнение нескольких документов
Как правило, единовременно необходимо заполнить сразу несколько документов. Например договор и счет на аванс, акт выполненных работ и счет-фактуру и так далее. В программе предусмотрена возможность заполнения сразу нескольких документов.
Создание и ведение реестра документов
Помимо заполнения документов в программе можно вести реестр создаваемых документов. Данные будут автоматически переноситься в реестр и вы сможете к ним вернуться спустя время. Вы сможете повторно создавать документы или исправлять в них данные нажав пару кнопок.
Реестр документов можно настраивать по своему усмотрению добавляя в него формулы или дополнительные данные, а можно и наоборот хранить в нем только выжимку информации.
В дальнейшем у нас в панах добавить функционал документооборота с возможностью создавать напоминания и визуальным отслеживанием статусов.
Автоматизация заполнения и вывода файлов по шаблонам рутинных документов это одна из та областей в отрасли строительства по которой традиционно софт, кроме бухгалтерского, находится на уровне вылизанных поделок, на мой скромный взгляд. Поэтому, развивая тему, приглашаю обсудить те проблемы и возможности, с которыми пришлось столкнуться в процессе реализации на базе MS Excel.
Со времени предыдущей статьи прошло уже пол года. За это время при помощи этой заготовки была разработана текстовая часть Исполнительной документации и сдана Заказчику. По итогам работы и отзывам редких участников в файл были внесены следующие правки, о которых я бы хотел поговорить и это 3 большие темы:
- Эстетика и юзабилити
- Оптимизация кода + нововведения
- Структура и связи
1. Эстетика и юзабилити
— Таблицы это в первую очередь таблицы, безликие ячейки с подписанными колонками и строками. Однако очень часто мы сталкиваемся с ситуацией, когда необходимы дополнительные пояснения к значению, которое будет находится в ячейке, или требуется дополнительно активизировать внимание пользователя на важности вводимого значения. Особенно важно, если у Вас, как в моем случае, строки в колонке очень длинной таблицы содержат разноплановую информацию, например: даты, виды работ, материалы, подписанты и многие др. В таких случаях у нас есть 2 инструмента для решения задачи:
Есть и минусы такого решения, в частности всплывающие подсказки могут раздражать, но в ситуации, когда на объекте 15" мониторы на ноутбуках с разрешением 1366×768 это разумный компромисс, что бы рабочая область была как можно больше.
Если внимательно проанализировать данные, то окажется что в таблице будут ячейки 3х типов:
- ячейки в которые непосредственно необходимо вводить новую текстовую информацию;
- ячейки, значение которых может принимать значение из ограниченного диапазона, введенного заранее, например: ФИО и должность подписантов;
- ячейки в которых прописаны формулы, например есть часть данных которая будет повторяться из акта в акт и такую информацию достаточно ввести один раз, например: наименование объекта, участок, организация и т.п.; либо формулы призванные реализовать технические возможности, например: переноса строки, подтягивание объемов работ, регалий по ФИО и т.п.
Здесь первая процедура постоянно будет защищать лист при помощи пароля 111, вторая будет блокировать функционал вырезать-вставить. Надо ли говорить, что это все работает только при включенных макросах, но с другой стороны без них и файл на 100% функционировать не будет.
Для случаев же п.2 разумно завести лист где столбцы будут содержать меняющиеся значения, прописать в них ссылки на диапазоны, присвоить им имена, т.е. на вкладке «Формулы» -> «Диспетчер имен» каждому диапазону присвоить имена и через вкладку «Данные» -> пункт меню «Проверка данных» -> вкладка «Параметры» -> условие проверки — «Список» реализовать выпадающее меню.
И, конечно, не забывайте ставить условия форматирования цветом, например для случаев, когда заполнены все необходимые строки в столбце через «Условное форматирование», например формула условного форматирования закрашивает ячейку, если следующие ячейки под ней содержат текст: =И(ДЛСТР(E5)>0; ДЛСТР(E6)>0)
2. Оптимизация кода + нововведения
Начать придется издалека, а именно вернуться к вопросу о реализации механизма заполнения шаблона. Если Вы решите заполнить шаблон в формате Excel и в формате Word, то это будут совершенно 2 разных механизма. В основе своей в файл Excel пишутся значения в конкретные ячейки файла или диапазоны ячеек и имеют привязку вида (у, х) (не спрашивайте почему у них строка идет впереди столбца при адресации — не знаю), например: Worksheet.Cells(y, x) = k. Отсюда же и первая мысль, что заполнять Excel-шаблон можно либо явным образом, т.е. непосредственно весь макрос будет содержать что откуда берется и куда закладывается, но что если придется вносить изменения в таблицы данных или выйдет новая форма шаблона? Отсюда вторая идея реализации, код которой описан в первой статье — это парсинг некоторых символов, которыми сперва заполняется массив, а так же в свою очередь содержит файл шаблона в нужных местах. Затем в каждой строке шаблона ищется совпадение с элементами массива поочередно, если совпадение есть, то порядковый номер массива привязан к строке таблицы откуда берутся данные, а столбец берется с листа в котором мы указываем какие именно акты мы хотим вывести. Итого несколько вложенных циклов, что накладывает ограничения на форматирование шаблона Excel, чем проще — тем лучше, потому что чем больше ячеек парсить — тем дольше будет происходить заполнение шаблона данными.
По многочисленным просьбам мною была интегрирована возможность вывода в шаблон формата Word, и здесь на самом деле есть 2 способа вывода текста:
когда мы так же считываем массив управляющих кодов, вручную прописываем их в шаблоне через «Вставка» -> «Закладки» и дальше просто прогоняем макросом присваивая закладке данные из соответствующей ей ячейке в файле Excel.
Здесь вынесена в отдельную процедуру обращение к закладке и arrСсылкиДанных(i) — это массив который содержит управляющие символы. Издержки метода, если Вам потребуется сослаться на значение Закладки в другом месте, например дату нужно использовать в заголовке и напротив фамилии каждого подписанта, то необходимо использовать в шаблоне Меню «Вставка» -> пункт меню «Перекрестная ссылка» -> Тип ссылки: «Закладка», Вставить ссылку на: «Текст закладки» и снять галочку «Вставить как гиперссылку». Что бы это отобрадзилось корректно не забудте обновить в конце макроса перед выводом поля Wd.Fields.Update
2. Если рисовать таблицы средствами Word, то к ним можно обращаться с адресацией в ячейкуЗдесь нужно обратить внимание, что у каждой таблицы в Word есть свой внутренний номер, методом нехитрого перебора Вы найдете нужный, а дальше принцип тот же, что и в Excel.
Между выводами в файлы форматов Word и Excel есть огромная пропасть, которая заключается в следующем:
Шаблон Excel требует перед использованием настроить отображение под конкретный принтер, т.к. фактическая область печати разнится от модели к модели. Так же перенос строки текста возможен, но только в пределах ячейки/объединенных ячеек. В последнем случае не будте автораздвигания строки, в случае переноса текста. Т.е. Вам вручную придется заранее определит границы области, которые будут содержать текст, который в свою очередь в них еще должен убраться. Зато Вы точно задали границы печати и выводимого текста и уверены, что не съедет информация (но не содержание) с одного листа на другой.
Шаблон Word при настройке автоматически переносит текст на последующую строку, если он не убрался по ширине ячейки/строки, однако этим самым он вызывает непрогнозируемый сдвиг текста по вертикали. Учитывая тот факт, что по требованиям к Исполнительной документации в строительстве ЗАПРЕЩЕНО один акт печатать на 2х и более листах, то это в свою очередь так же рождает проблемы.
Вторым большим нововведением стал отказ от реализации переноса текстовых строк с макроса VBA и заменой на функцию Excel, благодаря чему ускорилась работа с файлом.
Для первой строки:
<=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИ($F$20<>"-"; ЕСЛИ(ДЛСТР('Данные для проекта'!$C$3)<106;'Данные для проекта'!$C$3; ПСТР('Данные для проекта'!$C$3;1;105-ПОИСКПОЗ(" *"; ПРАВСИМВ(ПСТР('Данные для проекта'!$C$3;1;105); СТРОКА($1:$10));))));"-")>
<=ЕСЛИОШИБКА(ЕСЛИ($F$20<>"-"; ПСТР('Данные для проекта'!$C$3; СУММ(ДЛСТР(F$1:F1))+1;105-ПОИСКПОЗ(" *"; ПРАВСИМВ(ПСТР('Данные для проекта'!$C$3; СУММ(ДЛСТР(F$1:F1))+1;105); СТРОКА($1:$10));)));"-")>
Здесь используется принцип массивов, т.е. вводится такой текст по Ctrl + Shift + Enter, а не обычному Enter. Сами формулы располагаются в ячейках F1 и F2. 'Данные для проекта'!$C$3 — ссылка на наименования объекта, длина текста которого более 105 символов. Перенос организуется в случае превышения длины текста в 105 символов.
Еще одним нововведением стал общий реестр, а так же контроль списания материалов по актам АОСР, но здесь ничего нового, просто парсинг соответствующих строк в свяске ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ, которые расписаны во многих мануалах.
3. Структура и связи
Но мой пост так бы и остался рядовым постом с очередной игрой в изобретание велосипеда инструментами, которые рассчитаны на совершенно другое, если бы ни одно НО(!) Месячно-суточный график.
Идея о том, что можно именно на него много чего повесить, например заполнение Общего журнала работ в части Раздела 3 — наименование работ по датам, очередность и необходимость Актов освидетельствования скрытых работ и не только — завладела моими мыслями. Обычно в Excel закрашивают даты, в зависимости от диапазонов дат — начало и конец, но не на стройке. На стройке в календарном графике пишут объемы, а в зависимости от того с какой даты напротив наименования работ стоят объемы и по которую — получаются диапазоны дат отчетных периодов. На скриншоте серым помечены объемы попадающие в систематизированные отчетные периоды (1мес). Таким образом получается, что если:
Читайте также: