Excel сохранение в текстовый файл
Вы можете сохранить файл в папку на жестком диске, в сетевой папке, в облаке, на DVD-диске, на рабочем столе или на флэш-накопителе. Хотя необходимо определить место назначения, если оно отличается от папки по умолчанию, процесс сохранения не зависит от того, какое назначение вы выбрали. По умолчаниюOffice программы сохранения файлов в рабочую папку по умолчанию.
Кроме того, можно сохранить файл в другом формате, например RTF, CSV или PDF.
Сохранение файла в OneDrive или SharePoint позволяет получить к нему доступ с любого устройства и включает такие функции, как автосохранения и история версий, которые помогают предотвратить потерю данных при неожиданном закрытии файла.
Чтобы сохранить файл:
Нажмите клавиши CTRL+S или выберите "Сохранить >файл".
Совет: Вы также можете выбрать "Сохранить панели быстрого доступа".
Если файл сохраняется впервые, обязательно нужно ввести для него имя.
Совет: Сохраните файл в облачном расположении, например в OneDrive или SharePoint, чтобы иметь доступ к нему отовсюду, сотрудничать с другими людьми в режиме реального времени и получать доступ к истории версий.
По умолчанию, если вы уже вписали в свою папку, файлы сохраняются в OneDrive. Если вы хотите сохранить текущий файл в другом месте, щелкните ссылку "Расположение", чтобы увидеть другие расположения, которые использовались недавно. Если нужного расположения нет, вы можете открыть полное окно "Сохранить как", выбрав "Дополнительные параметры сохранения".
Совет: Если вы сохраните файл в OneDrive или SharePoint,автосохранения будут включены по умолчанию, поэтому вам не нужно помнить о том, что сохранять файлы по мере их сохранения.
Если вы хотите изменить стандартное расположение для сохранения этих папок на одну из недавно использованных папок, щелкните правой кнопкой мыши папку, которая будет использоваться по умолчанию, и выберите "Использовать как расположение по умолчанию".
Если вы хотите сохранить папку, которая не была использована последними, выберите пункт "Другие расположения". Если вы еще не получили это обновление, приложения Office по-прежнему будут использовать меню "Файл" для сохранения.
Вы также можете нажать F12 или выбрать > "Сохранить как", чтобы открыть меню "Файл".
Если вы привыкли использовать сочетания клавиш при закрытии документа, например ALT+F4, вы можете быстро выбрать "Не сохранять" с помощью сочетания клавиш для этой кнопки (ALT+N).
Сохранение копии как нового файла ("Сохранить как")
Совет: Если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего, но хотите сохранить изменения только в нем, перед внесением каких-либо изменений лучше сохранить копию. Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии. Вы также можете щелкнуть исходный файл правой кнопкой мыши и выбрать "Открыть копию".
Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе.
Расположение
Сайты — [название вашей компании]
Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365
OneDrive — [название вашей компании]
OneDrive для бизнеса
OneDrive — личное
OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт
Этот компьютер
Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти
Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.
Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.
Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.
Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.
Сохранение файла в другом формате
Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word в файле RTF, а книгу Excel — в виде CSV-файла Comma-Separated.
Важно: Если файл Office сохраняется не в формате Open XML (например, в формате Open XML). DOCX, . XLSX или . PPTX) некоторые подключенные и современные функции, такие как автоскрытие или проверка доступности, не будут работать с этим файлом.
Откройте вкладку Файл.
Выберите расположение файла, например OneDrive или "Этот компьютер", в котором нужно сохранить файл.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат RTF, Word 97–2003 (DOC), веб-страницу (HTM или HTML) или запятую (CSV-формат).
Дополнительные сведения о том, как сохранять файлы в форматах PDF или XPS, см. в документе "Сохранение" или "Преобразование в формат PDF" или "XPS".
Архивные файлы и их восстановление
То, как вы будете восстанавливать и восстанавливать файлы, зависит от того, где и когда вы их сохранили. Чтобы узнать больше о функции, в том числе о том, какие версии Office ее поддерживают, выберите ее имя в таблице ниже.
Сохранено в OneDrive
Возможности
Автосохранения автоматически сохраняет файл при его OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.
С помощью истории версий можно просматривать и восстанавливать предыдущие версии файлов, сохраненных в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365.
На компьютере с Windows можно архивировать папки "Рабочий стол", "Документы" и "Изображения OneDrive резервное копирование папок компьютера. См. также: сохранение файлов в OneDrive по умолчанию в Windows 10.
Вы можете восстановить все OneDrive до предыдущей версии, если OneDrive, перезаписаны, повреждены или заражены вредоносными программами.
Вы можете восстановить файлы и папки, удаленные из OneDrive.
Сохранено на устройстве
Если автоскрытие включено и файл неожиданно закрывается, восстановление документов откроется при следующем открытии приложения Office. Вы также можете восстановить более ранную версию файла Office.
Важно: Даже если включено автосохранения, файл следует часто сохранять во время работы, чтобы избежать потери данных из-за неожиданного сбоя питания или другой проблемы.
Сохранение копии как нового файла ("Сохранить как")
Совет: если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего, но сохранить изменения только в новом, перед их внесением рекомендуем использовать команду "Сохранить как". Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии.
Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3.
Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.
Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.
Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.
Выбор другого расположения для сохранения файла
Сохраняя файл или его копию, как описано выше, можно выбрать другое расположение.
Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.
Расположение
Сайты — [название вашей компании]
Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365
OneDrive — [название вашей компании]
OneDrive для бизнеса
OneDrive — личное
OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт
Этот компьютер
Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти
Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.
Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.
Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
Сохранение файла в другом или старом формате
Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word 2016 в формате RTF, а книгу Excel — в формате CSV.
Откройте вкладку Файл.
Выберите расположение файла, например OneDrive или "Этот компьютер", в котором нужно сохранить файл.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат RTF, Word 97–2003 (DOC), веб-страницу (HTM или HTML) или запятую (CSV-формат).
Примечание: Дополнительные сведения о том, как сохранять файлы в форматах PDF или XPS, см. в документе "Сохранение" или "Преобразование в формат PDF" или "XPS".
Сохраните копию файла или выберите другое расположение в Office 2013.
Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.
Расположение
Сайты — [название вашей компании]
Библиотеки документов SharePoint Server 2013 или предыдущих версий
OneDrive — [название вашей компании]
OneDrive для работы и учебы
OneDrive — личное
OneDrive для пользователей через вашу учетную запись Microsoft
Другие места в Интернете
Другие веб-сайты, на которых у вас есть доступ к хранилищу файлов.
Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.
Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
При использовании диалогового окна Сохранение документа можно также сохранить файл в новом расположении с помощью области навигации.
В адресной строке выберите или укажите путь к папке.
Для быстрого просмотра часто используемых папок используйте область навигации.
Кроме того, с помощью диалогового окна Сохранение документа можно переименовать файл или изменить его расположение, выбрав другую папку.
Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word в файле RTF, а книгу Excel — в виде CSV-файла Comma-Separated.
Откройте вкладку Файл.
Выберите расположение файла, например OneDrive или "Этот компьютер", в котором нужно сохранить файл.
В поле Имя файла введите новое имя файла.
В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат "Текст в формате RTF", "Веб-страница" или "CSV (разделители-запятые) (*.csv)".
Примечание: Дополнительные сведения о том, как сохранять файлы в форматах PDF или XPS, см. в документе "Сохранение" или "Преобразование в формат PDF" или "XPS".
Если вы работаете с Office 2010, вы можете сохранять файлы в форматах предыдущих версий Office, выбирая версию в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа. Например, документ Word 2010 (DOCX) можно сохранить в формате 97–2003 (DOC).
Office 2010 по-прежнему использует форматы файлов, основанные на XML, например DOCX, XLSX и PPTX, которые впервые появились в 2007 Office (выпуск). Поэтому файлы, созданные в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, можно открывать в программах 2007 Office (выпуск) без потери функциональности или установки специальных надстроек. Дополнительные сведения см. в статье Форматы Open XML и расширения имен файлов.
Дополнительные сведения о совместимости файлов различных версий см. в статье Проверка совместимости.
Сведения о сохранении Microsoft Access 2010 файлов в формате ACCDB в более старом формате MDB см. в статье Преобразование базы данных .accdb в более ранний формат.
В некоторых случаях вам может потребоваться сохранить книгу в другом формате файла, например текстовом (TXT) или формате с разделителями-запятыми (CSV). Имейте в виду, что при сохранении книги в другом формате может быть утрачена часть форматирования, данных и возможностей.
Внимание: При сохранении книги в любом текстовом формате теряются все элементы форматирования.
Откройте книгу, которую вы хотите сохранить.
На вкладке Файл выберите команду Сохранить как.
Выберите расположение, где нужно сохранить книгу.
В диалоговом окне Сохранение документа перейдите в нужное расположение.
Щелкните стрелку в поле Тип файла и выберите нужный формат файла (TXT или CSV).
Примечание: Список доступных форматов файлов зависит от типа активного листа в книге (лист, лист диаграммы или другой).
Примите имя, предложенное в поле Имя файла, или введите новое имя книги.
Доступные форматы текстовых файлов
Форматированный текст (разделители — пробелы)
Формат для Lotus, с разделителями — пробелами. Сохраняет только активный лист
Текст (разделители — знаки табуляции)
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, — для использования в другой операционной системе Microsoft Windows — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, — для использования в операционной системе Макинтош — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, — для использования в операционной системе MS-DOS — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Текст в кодировке Unicode
Сохраняет книгу в виде текста в кодировке Unicode, стандартной кодировке символов, разработанном Unicode Consortium.
CSV (разделители — запятые)
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, — для использования в другой операционной системе Windows — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, — для использования в операционной системе Макинтош — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, — для использования в операционной системе MS-DOS — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Про сборку листов из нескольких книг в одну текущую я уже писал здесь. Теперь разберем решение обратной задачи: есть одна книга Excel, которую нужно "разобрать", т.е. сохранить каждый лист как отдельный файл для дальнейшего использования.
Примеров подобного из реальной жизни можно привести массу. Например, файл-отчет с листами-филиалами нужно разделить на отдельные книги по листам, чтобы передать затем данные в каждый филиал и т.д.
Если делать эту процедуру вручную, то придется для каждого листа выполнить немаленькую цепочку действий (выбрать лист, правой кнопкой по ярлычку листа, выбрать Копировать, указать отдельный предварительно созданный пустой файл и т.д.) Гораздо проще использовать короткий макрос, автоматизирующий эти действия.
Способ 1. Простое разделение
Нажмите сочетание Alt+F11 или выберите в меню Сервис - Макрос - Редактор Visual Basic (Tools - Macro - Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда текст этого макроса:
Если теперь выйти из редактора Visual Basic и вернуться в Excel, а затем запустить наш макрос (Alt+F8), то все листы из текущей книги будут разбиты по отдельным новым созданным книгам.
Способ 2. Разделение с сохранением
При необходимости, можно созданные книги сразу же сохранять под именами листов. Для этого макрос придется немного изменить, добавив команду сохранения в цикл:
Этот макрос сохраняет новые книги-листы в ту же папку, где лежал исходный файл. При необходимости сохранения в другое место, замените wb.Path на свой путь в кавычках, например "D:\Отчеты\2012" и т.п.
Если нужно сохранять файлы не в стандартном формате книги Excel (xlsx), а в других (xls, xlsm, xlsb, txt и т.д.), то кроме очевидного изменения расширения на нужное, потребуется добавить еще и уточнение формата файла - параметр FileFormat:
Для основных типов файлов значения параметра FileFormat следующие:
- XLSX = 51
- XLSM = 52
- XLSB = 50
- XLS = 56
- TXT = 42
Способ 3. Сохранение в новые книги только выделенных листов
Если вы хотите раскидать по файлам не все листы в вашей книге, а только некоторые, то макрос придется немного изменить. Выделите нужные вам листы в книге, удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl или Shift и запустите приведенный ниже макрос:
Создавать новое окно и копировать через него, а не напрямую, приходится потому, что Excel не умеет копировать группу листов, если среди них есть листы с умными таблицами. Копирование через новое окно позволяет такую проблему обойти.
Способ 4. Сохранение только выделенных листов в новый файл
Во всех описанных выше способах каждый лист сохранялся в свой отдельный файл. Если же вы хотите сохранить в отдельный новый файл сразу группу выделенных предварительно листов, то нам потребуется слегка видоизменить наш макрос:
Способ 5. Сохранение листов как отдельных PDF-файлов
- для этого используется уже другой метод (ExportAsFixedFormat а не Copy)
- листы выводятся в PDF с параметрами печати, настроенными на вкладке Разметка страницы (Page Layout)
- книга должна быть сохранена на момент экспорта
Нужный нам код будет выглядеть следующим образом:
Способ 6. Готовый макрос из надстройки PLEX
Если лень или нет времени внедрять все вышеописанное, то можно воспользоваться готовым макросом из моей надстройки PLEX:
Про сборку листов из нескольких книг в одну текущую я уже писал здесь. Теперь разберем решение обратной задачи: есть одна книга Excel, которую нужно "разобрать", т.е. сохранить каждый лист как отдельный файл для дальнейшего использования.
Примеров подобного из реальной жизни можно привести массу. Например, файл-отчет с листами-филиалами нужно разделить на отдельные книги по листам, чтобы передать затем данные в каждый филиал и т.д.
Если делать эту процедуру вручную, то придется для каждого листа выполнить немаленькую цепочку действий (выбрать лист, правой кнопкой по ярлычку листа, выбрать Копировать, указать отдельный предварительно созданный пустой файл и т.д.) Гораздо проще использовать короткий макрос, автоматизирующий эти действия.
Способ 1. Простое разделение
Нажмите сочетание Alt+F11 или выберите в меню Сервис - Макрос - Редактор Visual Basic (Tools - Macro - Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда текст этого макроса:
Если теперь выйти из редактора Visual Basic и вернуться в Excel, а затем запустить наш макрос (Alt+F8), то все листы из текущей книги будут разбиты по отдельным новым созданным книгам.
Способ 2. Разделение с сохранением
При необходимости, можно созданные книги сразу же сохранять под именами листов. Для этого макрос придется немного изменить, добавив команду сохранения в цикл:
Этот макрос сохраняет новые книги-листы в ту же папку, где лежал исходный файл. При необходимости сохранения в другое место, замените wb.Path на свой путь в кавычках, например "D:\Отчеты\2012" и т.п.
Если нужно сохранять файлы не в стандартном формате книги Excel (xlsx), а в других (xls, xlsm, xlsb, txt и т.д.), то кроме очевидного изменения расширения на нужное, потребуется добавить еще и уточнение формата файла - параметр FileFormat:
Для основных типов файлов значения параметра FileFormat следующие:
- XLSX = 51
- XLSM = 52
- XLSB = 50
- XLS = 56
- TXT = 42
Способ 3. Сохранение в новые книги только выделенных листов
Если вы хотите раскидать по файлам не все листы в вашей книге, а только некоторые, то макрос придется немного изменить. Выделите нужные вам листы в книге, удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl или Shift и запустите приведенный ниже макрос:
Создавать новое окно и копировать через него, а не напрямую, приходится потому, что Excel не умеет копировать группу листов, если среди них есть листы с умными таблицами. Копирование через новое окно позволяет такую проблему обойти.
Способ 4. Сохранение только выделенных листов в новый файл
Во всех описанных выше способах каждый лист сохранялся в свой отдельный файл. Если же вы хотите сохранить в отдельный новый файл сразу группу выделенных предварительно листов, то нам потребуется слегка видоизменить наш макрос:
Способ 5. Сохранение листов как отдельных PDF-файлов
- для этого используется уже другой метод (ExportAsFixedFormat а не Copy)
- листы выводятся в PDF с параметрами печати, настроенными на вкладке Разметка страницы (Page Layout)
- книга должна быть сохранена на момент экспорта
Нужный нам код будет выглядеть следующим образом:
Способ 6. Готовый макрос из надстройки PLEX
Если лень или нет времени внедрять все вышеописанное, то можно воспользоваться готовым макросом из моей надстройки PLEX:
Читайте также: