Добавить в адресную книгу в outlook

Обновлено: 06.01.2025

В комплект Microsoft Office по умолчанию входит программа Outlook, предназначенная для работы с несколькими электронными почтами одновременно, создания календарей и заметок, а также ведения адресной книги. Функционал адресной книги позволяет добавлять, удалять, импортировать, группировать и редактировать находящиеся в ней контакты.

Экспорт и импорт контактов

Если вы уже пользовались адресной книгой в Outlook и имеете в ней контакты, то вы можете выгрузить их в отдельный файл, чтобы перенести на другой носитель и не потерять в случае поломки компьютера. Если же у вас имеется список контактов в одном из поддерживаемых программой форматов, то можно быстро добавить их в Outlook при помощи «Импорта контактов». Учтите, что одни и те же задачи в разных версиях приложения выполняются немного по-разному, поэтому инструкции для Outlook 2007, 2010, 2013 и 2016 представлены в отдельном порядке.

Экспорт контактов

Экспорт контактов — выделение уже добавленных в программу контактов в отдельный файл с дальнейшей возможностью переноса и редактирования этого файла.

Outlook 2013, 2016

Outlook 2010

Outlook 2007

В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».

Импорт контактов

Если у вас есть список контактов в отдельном файле, электронной почте или программе, то вы сможете быстро перенести их в Outlook. Этим же способом можно импортировать из электронной почты адреса и письма.

Outlook 2013, 2016

Outlook 2010

Outlook 2007

В панели быстрого доступа разверните меню «Файл».

Видео: экспорт и импорт контактов в Outlook

Где расположена адресная книга Outlook

Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:

C:Пользователиназвание_учетной_записиAppDataLocalMicrosoftOutlook;
C:Пользователиназвание_учетной_записиRoamingLocalMicrosoftOutlook;
C:Usersимя_пользователяDocumentsФайлы Outlook;
C:Пользователиназвание_учетной_записиМои документыФайлы Outlook;
C:Documents and Settingsназвание_учетной_записиLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook;
C:Documents and Settings.

Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.

Создание адресной книги

Если вы располагаете большим количеством контактов, то лучший способ их упорядочить для быстрого и удобного поиска — создать адресную книгу. Создавая адресные книги, вы можете группировать контакты по папкам.

Outlook 2010, 2013, 2016

Перейдите к разделу «Люди», в котором хранятся все контакты.

Outlook 2007

В панели быстрого доступа программы разверните меню «Сервис».

Добавление контактов

Добавление контактов — основная функция Outlook, поэтому она не особо изменилась в различных версиях программы. Контакт можно добавить вручную или импортировать его из электронной почты или файла.

Добавление контактов из почты осуществляется при помощи импорта, который был подробно описан выше. В процессе необходимо определить, откуда контакты будут импортированы. Выберите вариант «Импорт параметров учётной записи почты интернета» или «Импорт адресов и почты интернета».

Microsoft

Создание группы контактов

Создание группы контактов поможет вам их упорядочить и рассортировать по определённым критериям.

Outlook 2010, 2013, 2016

Outlook 2007

Разверните меню «Файл» и выберите раздел «Создать список рассылок».

Удаление контактов

Если вы обнаружили, что в вашем списке имеется лишний контакт, то вы можете его удалить, выполнив следующие действия:

Outlook — удобная программа для людей, работающих с большим количеством контактов. Пользуясь ей, вы можете детально настроить список имеющихся контактов, упорядочить их, добавить новые и удалить лишние. В любой момент вы можете выгрузить в отдельный файл всю информацию из Outlook, чтобы в будущем иметь возможность загрузить её обратно или на другой компьютер.

Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange Server, в адресную книгу будет включен Глобальный список адресов (GAL). Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех пользователей, имеющих учетную запись на сервере Exchange Server. Он настраивается в Exchange автоматически.

Представлением по умолчанию обычно является глобальная адресная книга.

На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.

В поле Адресная книга выберите нужную адресную книгу.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

В диалоговом окне Настройка учетных записей на вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

Примечание: Появится список существующих адресных книг.

Вам будет предложено выбрать один из двух типов адресных книг:

Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

В поле Имя сервера введите имя сервера, предоставленное поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

Если указанный сервер защищен паролем, установите флажок Требуется вход на сервер и введите имя пользователя и пароль.

В поле Отображаемое имя введите имя адресной книги LDAP, которое будет отображаться в списке Адресная книга диалогового окна Адресная книга.

В группе Сведения о подключении введите номер порта, предоставленный поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

Откройте вкладку Поиск и внесите в параметры сервера необходимые изменения.

Если поле База поиска в разделе Параметры поиска не заполнено, введите различающиеся имена, предоставленные администратором.

Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

Добавление дополнительной адресной книги

Щелкните Дополнительные адресные книги и нажмите кнопку Далее.

Выберите необходимую адресную книгу и нажмите кнопку Далее.

Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить Outlook.

Примечание: Если вы используете Outlook 2016 или Outlook 2013, дополнительные сведения см. в статье Создание адресной книги.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, а затем нажмите кнопку Удалить.

Чтобы просмотреть другие адресные книги, необходимо выбрать их в списке адресных книг Outlook.

Хотя в Microsoft Office Outlook 2007 теперь невозможно создавать личные адресные книги, вы можете импортировать старые личные адресные книги и преобразовать их. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты Outlook, которые могут отображаться в адресной книге Outlook. Для контактов Outlook поддерживаются дополнительные возможности и настройки, недоступные для личных адресных книг. Например, вы можете добавлять личные профили для контактов, которые включают дни рождения, номера телефонов, годовщины и адреса веб-сайтов.

Поддерживаются следующие типы адресных книг:

Глобальный список адресов.
Для отображения этой адресной книги необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех сотрудников организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Адресную книгу создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Она также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списки рассылки, конференц-залов и оборудования. Подмножества глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе значения в разделе Все списки адресов в списке Адресная книга. Вы можете скачать глобальный список адресов для использования в автономном режиме.

Примечание: Если вы используете Microsoft Office Outlook 2007 с учетной записью Exchange в режиме кэширования, автономная адресная книга по умолчанию загружается и обновляется каждые 24 часа.

Адресная книга Outlook.
Для использования этой адресной книги не требуется учетную запись Exchange. Адресная книга Outlook создается автоматически и содержит записи из стандартной папки Контакты, в которых есть адреса электронной почты или номера факса. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Адресная книга. Если для Outlook используется учетная запись Exchange в режиме кэширования, адресная книга Outlook также доступна автономно.

Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.

Служба каталогов Интернета (LDAP).
Служба каталогов Интернета используется для поиска электронных адресов, которых нет в локальной адресной книге или корпоративном каталоге, таком как глобальный список адресов. Каталог LDAP подключается к LDAP-серверу через Интернет.

Сторонние адресные книги.
Сторонние адресные книги можно добавить в Outlook с помощью средства настройки их поставщика. Outlook выводит сторонние адресные книги в списке Дополнительные типы адресных книг.

В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

Вам будет предложено выбрать один из двух типов адресных книг. Чтобы добавить адресную книгу нужного типа, выполните одно из следующих действий:

Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

Добавление дополнительной адресной книги

Щелкните Дополнительные адресные книги и нажмите кнопку Далее.

Выберите необходимую адресную книгу и нажмите кнопку Далее.

Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить Outlook.

Примечание: Если вы хотите добавить имена или адреса в адресную книгу, см. статью Добавление пользователей в адресную книгу. Сведения о том, как изменить адресную книгу, см. в статье Изменение записей адресной книги.

В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, которую вы хотите удалить.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

При отправке электронного письма вам может потребоваться найти и выбрать адрес электронной почты в определенной группе контактов, например из коллег, родственников или членов клуба. Чтобы упростить поиски, вы можете создать личную адресную книгу с именами из папок контактов Outlook.

Для этого создайте папку в разделе Контакты, а затем преобразуйте ее в адресную книгу.

Откройте вкладку Люди в нижней части окна Outlook.

На вкладке Главная в разделе Мои контакты щелкните правой кнопкой мыши папку Контакты и выберите команду Создать папку.

В диалоговом окне Новая папка введите название каталога, выберите необходимое расположение и нажмите кнопку ОК. Вероятно, лучше всего поместить новую папку в каталог Контакты.

Чтобы убедиться, что созданная папка доступна в качестве адресной книги, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства в контекстном меню.

Откройте вкладку Адресная книга Outlook и убедитесь, что установлен флажок Показать эту папку как адресную книгу.

Убедитесь, что новая папка с контактами добавлена в качестве адресной книги. Для этого на вкладке Главная нажмите кнопку Адресная книга.

В диалоговом окне Адресная книга проверьте, отображается ли новая адресная книга в списке Адресная книга.

Добавление контактов в адресную книгу

После создания личной адресной книги или группы контактов вы можете добавить в нее контакты.

Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange Server, список адресной книги будет включать Глобальный список адресов (GAL). Gal содержит имена и адреса электронной почты всех, у кого есть учетная запись с этой учетной записью Exchange Server и настраивается автоматически Exchange.

Представлением по умолчанию обычно является глобальная адресная книга.

На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.

В поле Адресная книга выберите нужную адресную книгу.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

В диалоговом окне Настройка учетных записей на вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

Примечание: Появится список существующих адресных книг.

Вам будет предложено выбрать один из двух типов адресных книг:

Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

Откройте вкладку Поиск и внесите в параметры сервера необходимые изменения.

Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

Добавление дополнительной адресной книги

Щелкните Дополнительные адресные книги и нажмите кнопку Далее.

Выберите необходимую адресную книгу и нажмите кнопку Далее.

Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить Outlook.

Примечание: Дополнительные Outlook 2016 и Outlook 2013см. в этой статьи.

На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, а затем нажмите кнопку Удалить.

Чтобы просмотреть другие адресные книги, необходимо выбрать их в списке адресных книг Outlook.

Дополнительные сведения

Хотя в Microsoft Office Outlook 2007 больше нельзя создавать и использовать личные адресные книги, вы можете импортировать старые личные адресные книги и преобразовать их. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в Outlook контакты, которые могут отображаться в Outlook книге. Outlook Контакты обеспечивают гибкость и настройки, недоступные в личной адресной книге. Например, добавьте личные профили для каждого контакта, включая дни рождения, номера телефонов, годовщины и адреса веб-сайтов.

Поддерживаются следующие типы адресных книг:

Глобальный список адресов
Чтобы отобразить эту адресную книгу, необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех людей в организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Адресную книгу создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Он также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списков рассылки, конференц-залов и оборудования. Подмногаи глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе записи в списке Все списки адресов в списке Адресная книга. Вы можете скачать глобальный список адресов для использования в автономном режиме.

Outlook адресной книге
Для использования этой адресной книги не требуется учетная запись Exchange. Адресная Outlook создается автоматически и содержит контакты из папки "Контакты" по умолчанию, которые содержат адреса электронной почты или номера факса. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Адресная книга. При Outlook учетной записи Exchange в режиме кэшации Exchange адресная книга Outlook также доступна в автономном режиме.

Службы каталогов Интернета (LDAP)
Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которые не находятся в локальной адресной книге или корпоративном каталоге, например в глобальном списке адресов. Каталог LDAP подключается к LDAP-серверу через Интернет.

Сторонние адресные книги
Вы можете добавлять сторонние адресные книги Outlook с помощью программы установки сторонних поставщиков. Outlook сторонние адресные книги отображаются в списке Дополнительные типы адресных книг.

В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

Добавление дополнительной адресной книги

Щелкните Дополнительные адресные книги и нажмите кнопку Далее.

Выберите необходимую адресную книгу и нажмите кнопку Далее.

Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить Outlook.

В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, которую вы хотите удалить.

Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

Как перенести адреса из Outlook

Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».

Нажмите «Импорт и экспорт» в разделе «Открыть и экспортировать»

Выберите «Экспорт в файл», нажмите «Далее»

Выберите папку для хранения контактов

Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

Функция переноса данных доступна в Outlook

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

Кликните на «Параметры» в раскрывшемся списке

Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

Нажмите «Дополнительно» в окне параметров

Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

Выбираем файл, который нужно создать, нажимаем «Далее»

Выбираем нужную папку, куда требуется сохранить информацию, нажимаем «Далее»

В Outlook 2010, как и в других версиях этой же программы, есть функция переноса контактов

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».

Импорт и экспорт в Outlook 2007 осуществляется при помощи одноимённой функции

Нажмите пункт «Экспорт в файл», затем «Далее»

Выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», «Далее»

Выбираем нужную папку для хранения, нажимаем «Далее»

Ожидаем завершения процесса перемещения

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».

Импортируйте из другой программы или файла

Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.

«заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
«разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;
«не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.

Из списка «Заменять дубликаты», «Разрешить дубликаты» и «Не импортировать дубликаты» выберите требуемое действие

Перенесённые данные можно будет открыть в разделе «Контакты» Outlook

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».

В списке действий выбираем «Импорт из другой программы или файла»

Нажимаем «Импорт адресов и почты интернета»

Выбираем пункт, содержащий слово Outlook

Ждём завершения сохранения

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.

Выбираем программу, из которой нужно импортировать контакты

Оставляем выбор по умолчанию, если хотим создать дубликаты данных

Отмечаем папку, в которой хранятся данные

Выбираем, куда импортировать контакты

Видео: инструкция по переносу контактов

Где в Outlook расположилась адресная книга

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings.

Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Создание адресной книги в Outlook

Чтобы создать группу контактов, откройте пункт «Люди» в меню программы. На главной закладке в закладке «Мои Контакты» кликните файл «Контакты». Нажмите «Создать папку».

В поле «Мои контакты» кликните на «Контакты», чтобы добавить группу

Поставьте галочку рядом со строкой «Показать эту папку как адресную книгу»

После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

Как добавить контакты в Outlook

Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

Заполните и сохраните информацию о контакте в открывшемся окне

Добавление контакта с нуля

Откройте вкладку «Главная» программы Outlook, выберите «Новый контакт».

Выберите «Создать контакт» на вкладке «Главная»

Видео: инструкция по добавлению контактов

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

Создание списка рассылки в Outlook 2013

В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов».

В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов»

Добавьте участников и сохраните группу

Создание списка рассылки в Outlook 2010

В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

Создать группу в Outlook 2010 можно через «Контакты» в левом нижнем углу окна

Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

Создание списка рассылки в Outlook 2007

В Outlook 2007 выполните путь «Файл» — «Создать» — «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

Выберите адресную книгу через «Файл» — «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L

Удаление контактов в Outlook

Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.

Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.

В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.

Важность ваших контактов из Microsoft Outlook

Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.

Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.

Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book (в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home. В диалоговом окне Address Book: Contacts появится основная информация о контакте:

Информация о контакте в окне Address Book: Contacts.

Ваша адресная книга по умолчанию - Contacts – [Your Email Address], но можно создавать и дополнительные адресные книги.

Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:

Детальная информация в карточке контакта MS Outlook.

Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:

Место работы
Адрес веб-страниц
IM адреса
Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
Адреса (до трёх физических адресов на контакт)

Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes для дополнительной информации.

Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:

Полезные советы для работы с Email

Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:

1. Занесение нового контакта в MS Outlook

Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:

из адресной книги
из электронной почты

Разберём каждый из них.

Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги

Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.

Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Нажмите New Entry для добавления нового контакта в свою адресную книгу.

Выбор опции New Entry. Диалоговое окно New Entry:

Добавление контакта или новой группы контактов из диалогового окна New Entry.

Выберите параметр New Contact и нажмите OK. Вы увидите пустую карточку Contact Card:

В карточке можно хранить разнообразную информацию о каждом контакте в адресной книге Outlook.

Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.

Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:

Вы можете хранить несколько адресов для каждого контакта.

Заполнив поля, выберите Save & New сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete, вернитесь в Address Book:Contacts.

Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email

Вы можете сохранить контактную информацию из писем, полученных в Outlook.

По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:

Командой Add to Outlook Contacts добавляется новый контакт из электронной почты.

Выберите Add to Outlook Contacts. Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.

Заполнив, нажмите Save & Close или Save & New, чтобы сохранить контакт в адресной книге.

Шаг 3. Как добавить изображение

Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:

Можно добавить изображение в MS Outlook.

Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK. Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:

Вы можете добавить фотографию или рисунок в карточку контакта MS Outlook.

Шаг 4. Как удалить контакт

Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.

К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts. Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Выберите имя контакта в адресной книге и нажмите Delete.

Выберите Delete. Система запросит подтверждения:

После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.

3. Создание группы контактов

(Примечание: Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook.)

Рассмотрим эту возможность внимательнее.

Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook

Откройте окно People. Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options:

Выбор опции People в меню Navigation.

Во всплывающем меню выберите People. Окно People содержит весь список ваших контактов:

Вы увидите полный список контактов Outlook в окне People.

Нажмите New Contact Group в Ribbon. Появится пустое окно Contact Group:

Окно Contact Group для создания группы контактов.

Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.

Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook

В открытом окне Contact Group нажмите значок Add Member на ленте. Появится всплывающее меню:

Выбор участников группы Outlook из контактов Outlook, адресной книги или электронной почты.

Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.

При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book, отобразится окно Select Members: Contacts. Вы можете выбрать имя контакта.

Для примера возьмём вариант New E-mail Contact. Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member:

Окно Add New Member для добавления контакта в группу Outlook.

Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts. Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.

После ввода информации нажмите OK. Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.

По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group.

Шаг 3. Как использовать контактную группу

Шаг 4. Как переименовать группу

Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.

Для этого откройте выпадающее окно Navigation и выберите People:

Опция People в меню Navigation для доступа к окну Contacts.

Появится окно Contacts:

Имя группы контактов в верхней части окна Contacts.

Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group:

Вы можете переименовать существующую группу контактов.

Запишите новое имя в поле Name. Закончив, кликните по иконке Update Now. Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close.

Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook

Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.

Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group . Вы можете указать новые адреса или удалить ненужные. Откройте Contact Group window:

Изменение адресов в группе контактов

Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте. Можно добавить участника из списка контактов Outlook, адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon.

Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member в Ribbon. Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)

После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close слева в Ribbon.

Шаг 6. Как удалить контактную группу

Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.

Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts. Имена групп отображаются в верхней части списка.

Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon. Ваша контактная группа удалена.

В Outlook можно сэкономить время, когда нужно поделиться контактной информацией с другими пользователями MS Outlook, через Microsoft OneNote. В Outlook вы можете обмениваться контактами в OneNote с другими пользователями Outlook.

OneNote - приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:

Откройте окно Contacts. Выберите адрес и кликните по иконке OneNote в Ribbon. Появится диалог Select Location в OneNote:

Вы можете поделиться контактной информацией Outlook в Microsoft OneNote.

Разверните опцию My Notebook и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK. Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:

Контактная информация Microsoft Outlook внесена в OneNote.

Примечание. Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.

Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.

Откройте окно Contacts. Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.

Нажмите Forward Contact на ленте, чтобы открыть всплывающее меню:

Вы можете пересылать адрес из Outlook или информацию о группе кому угодно.

Примечание. Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.

Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose с уже прикрепленным элементом контакта:

Информация о контактной группе Outlook прилагается к электронной почте.

Практика использования ваших контактных групп

После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:

Организуйте свою электронную почту с Inbox Management

Содержите свой почтовый ящик MS Outlook в порядке, следуя методам управления электронной почтой. Узнайте о них reduce your email inbox clutter with our free eBook:

Заключение

Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.

Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.

Многим людям надоело перебирать электронные письма для добавления новых контактов в свою папку контактов Outlook. Фактически, Outlook предоставляет пользователям простой способ создать новый контакт из открытого письма. Вам просто нужно открыть электронное письмо, содержащее новый контакт, который вы хотите сохранить, а затем выполнить следующие шаги:

Добавление новых контактов из электронной почты в адресную книгу Outlook

1. Открыв электронное письмо, наведите курсор на адрес электронной почты и щелкните его правой кнопкой мыши. Вы увидите окно опций. Затем выберите Добавить в Outlook Контакты.

2. Когда вы нажмете «Добавить в контакты Outlook», появится всплывающее диалоговое окно с контактной информацией. Заполните пустую колонку контактной информацией. Затем нажмите Сохранить и закрыть кнопка. Теперь контакт полностью сохранился.

Легко добавлять новые контакты из нескольких писем в адресную книгу Outlook с помощью Kutools for Outlook

Заметки:

1. Вы можете развернуть электронные письма в Добавьте результат поле, чтобы проверить результат добавления контактов. Адреса электронной почты с красной меткой и зачеркиванием указывают на то, что эти адреса электронной почты не удалось добавить в папку контактов, поскольку они уже существуют в этой папке контактов.

2. Если адреса электронной почты уже существуют в папке контактов, их не удастся добавить в папку контактов.

Читайте также: