C помощью чего ведется кайросовое планирование в ms outlook
Кайрос — это благоприятный момент для выполнения задачи. Например:
| Задача: | Кайрос: |
| Подписать заявление на отпуск | Когда приедет директор |
| Заказать новую дебетовую карту | Когда следующий раз зайду в банк |
| Купить сметаны и молока | Когда буду ехать домой |
| Спросить у Светы телефон ее визажиста | Когда снова встречу Свету |
Подобные задачи нельзя привязать к конкретному времени. Их можно выполнить лишь тогда, когда для этого возникли подходящие условия.
Термин заимствован из древнегреческой мифологии. Дело в том, что у греков было сразу два бога времени — Хронос и Кайрос. Хронос олицетворял собой обычное время, которое отмеряют часами. А вот Кайрос олицетворял тот благоприятный момент, когда требовалось действовать. Он всегда появлялся неожиданно и лишь немногие были готовы им воспользоваться.
Вот самые распространенные виды кайросов:
- Места: когда буду в супермаркете (в банке, на заправке, в бухгалтерии).
- Люди: когда встречу начальника (друга, конкретного коллегу, родственников).
- Внутренние обстоятельства: когда будет вдохновение (прилив сил, хорошее настроение).
- Внешние обстоятельства: если дадут премию, если будет хорошая погода.
Или в виде схемы:
Кайросы играют важную роль в современном . Они позволяют успешно работать с теми задачами, которые зависят от случайности и «не вписываются» в парадигму обычного календарного планирования.
Планирование кайросов
Для планирования кайросов в органайзере создают отдельные категории задач: «начальство», «банк», «по дороге домой», «хорошее настроение» Сюда записывают те дела, которые нужно выполнить в соответствующий момент. Например:
Планирование кайросов в органайзере
Если органайзер бумажный, под кайросы можно выделить несколько отдельных страниц.
Теперь при приближении или наступлении благоприятного момента вам достаточно будет заглянуть в нужный раздел. Например, если вы чувствуете прилив вдохновения, то просто заглядываете в категорию «Вдохновение» и выполняете записанные в нее задачи.
Вот еще несколько полезных приемов:
1. Если кайрос ожидается в определенное время, удобно создать задачу с напоминанием:
- Пятница: Заглянуть в категорию «Банк».
- 17–00: Заглянуть в категорию «По дороге домой».
- Воскресенье: Заглянуть в категорию «Хорошая погода»
2. Если вы боитесь пропустить важный кайрос, укажите его прямо в формулировке задачи, а саму задачу добавьте в список дел на сегодня. При желании можно выделить эту задачу цветом.
3. Очень «древний», но эффективный способ не забыть о кайросах — это стикеры над рабочим местом. Например:
4. Для удобно использовать в смартфонах. Для их настройки в iOS можно, например, воспользоваться стандартным приложением «Напоминания», а для Android — приложениями Google Keep или Geo reminder.
Кайросы и контексты
В качестве синонима слова «кайрос» в часто используют слово «контекст». Однако, строго говоря, это не совсем одно и то же.
Контекст — это обстоятельства, в которых выполняется та или иная задачи. Например, для задачи «проверить почту» контекстами будут «интернет» и «компьютер», а для задачи «побриться» — «ванная комната» и «утро».
Кайрос — это не все обстоятельства вообще, а лишь благоприятные. То есть такие, на которые мы или не можем повлиять (хорошая погода, настроение начальства), или которых удобнее просто дождаться (визит в банк, встреча с коллегой).
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
Создание задачи
Для планирования задач необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Задачи (рис. 33.1).
Рис. 33.1. Окно Microsoft Outlook, область "Задачи"
Название (тему) задачи можно ввести непосредственно в списке задач (там, где написано Щелчок добавит элемент ), но лучше нажать кнопку Создать панели инструментов и ввести название задачи, а также настроить ее параметры в специальном окне задачи (рис. 33.2).
Во вкладке Задача в поле Тема следует ввести название задачи, которое потом будет отображаться в списке задач.
В полях Срок и Дата начала необходимо ввести или выбрать дату планового окончания задачи и дату начала работ соответственно.
В поле Состояние можно выбрать состояние выполнения задачи ( Не началась, Выполняется, Отложена и т.д.). В счетчике Готово можно указать процент готовности задачи на момент начала ее выполнения.
В основном поле окна задачи можно ввести с клавиатуры дополнительный поясняющий текст. Этот текст не будет отображаться непосредственно в списке задач. Туда же можно добавить файлы, которые могут понадобиться при выполнении задачи. Для добавления файла к задаче нажмите кнопку Добавить файл панели инструментов или выполните команду Вставка/Файл. В окне Вставка файла (рис. 33.3) перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните мышью по значку вставляемого файла.
По окончании настройки параметров задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов (рис. 33.4).
Рис. 33.4. Окно настройки параметров задачи. Настройка закончена
После сохранения задача будет отображена в списке задач (рис. 33.5). Для просмотра и редактирования задачи следует дважды по ней щелкнуть мышью.
Обновление задачи
Для просмотра и обновления задачи следует дважды по ней щелкнуть мышью в списке задач Microsoft Outlook (см. рис. 33.5). В результате будет открыто окно задачи (рис. 33.6), в котором можно внести изменения во все необходимые поля. По окончании обновления задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов.
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
Создание задачи
Для планирования задач необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Задачи (рис. 33.1).
Рис. 33.1. Окно Microsoft Outlook, область "Задачи"
Название (тему) задачи можно ввести непосредственно в списке задач (там, где написано Щелчок добавит элемент ), но лучше нажать кнопку Создать панели инструментов и ввести название задачи, а также настроить ее параметры в специальном окне задачи (рис. 33.2).
Во вкладке Задача в поле Тема следует ввести название задачи, которое потом будет отображаться в списке задач.
В полях Срок и Дата начала необходимо ввести или выбрать дату планового окончания задачи и дату начала работ соответственно.
В поле Состояние можно выбрать состояние выполнения задачи ( Не началась, Выполняется, Отложена и т.д.). В счетчике Готово можно указать процент готовности задачи на момент начала ее выполнения.
В основном поле окна задачи можно ввести с клавиатуры дополнительный поясняющий текст. Этот текст не будет отображаться непосредственно в списке задач. Туда же можно добавить файлы, которые могут понадобиться при выполнении задачи. Для добавления файла к задаче нажмите кнопку Добавить файл панели инструментов или выполните команду Вставка/Файл. В окне Вставка файла (рис. 33.3) перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните мышью по значку вставляемого файла.
По окончании настройки параметров задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов (рис. 33.4).
Рис. 33.4. Окно настройки параметров задачи. Настройка закончена
После сохранения задача будет отображена в списке задач (рис. 33.5). Для просмотра и редактирования задачи следует дважды по ней щелкнуть мышью.
Обновление задачи
Для просмотра и обновления задачи следует дважды по ней щелкнуть мышью в списке задач Microsoft Outlook (см. рис. 33.5). В результате будет открыто окно задачи (рис. 33.6), в котором можно внести изменения во все необходимые поля. По окончании обновления задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов.
Заметки - это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. При работе заметки остаются открытыми и отображаются на экране. Это особенно удобно, если в заметках хранятся сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст, которые можно вставить в другие элементы или документы.
Для работы с заметками необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Заметки (рис. 33.21).
Рис. 33.21. Окно Microsoft Outlook, область "Заметки"
Для создания заметки следует щелкнуть правой кнопкой мыши в области заметок и выбрать команду Создать заметку (рис. 33.22). Можно также нажать кнопку Создать панели инструментов.
В появившееся окно заметки следует ввести текст (рис. 33.23), после чего нажать кнопку Закрыть.
Заметка останется в области заметок (рис. 33.24).
Работа с заметками
Для редактирования достаточно дважды щелкнуть мышью по заметке. Заметка откроется в отдельном окне, в котором можно произвести необходимые изменения. По окончании редактирования нажмите кнопку Закрыть.
Для удобства работы можно изменять цвет заметки. Для этого щелкните по заметке правой кнопкой мыши выберите один из цветов (рис. 33.25).
Можно также изменить вид представления заметок. С использованием кнопок панели инструментов можно установить большие (см. рис. 33.24) или мелкие значки заметок. Кроме того, пользуясь областью переходов, можно изменить текущее представление заметок. Например, вместо значков отобразить список заметок (рис. 33.26).
Для удаления заметки достаточно выделить ее и нажать клавишу клавиатуры Delete.
Читайте также: