Автоматическая очистка папки в outlook
Прежде чем мы перейдем к методам очистки данных почтового ящика из Outlook. Давайте кратко рассмотрим некоторые тактики управления размером почтового ящика Outlook.
Некоторые методы, позволяющие контролировать размер почтового ящика
Вот возможные способы сохранить ваш почтовый ящик компактным:
Очистите папку «Удаленные». Не забывайте регулярно очищать папку «Удаленные».
Храните вложения вне почтового ящика. Попробуйте сохранять вложения в OneDrive или в папках на вашем компьютере, поскольку вложения занимают много места.
Как очистить память в почтовом ящике Outlook?
1: Метод очистки частичного кэширования почтового ящика.
2: Полная очистка памяти в Microsoft Outlook.
Быстрые шаги по очистке частичной памяти в Outlook
1: Откройте Outlook.
2: Нажмите на опцию File.
3: Затем нажмите на «Инструменты», кроме «Настройки почтового ящика».
4: В раскрывающемся списке выберите Очистка почтового ящика.
Откроется новое окно для очистки почтового ящика. В этом окне доступны различные способы очистки почтового ящика Outlook. Давайте кратко рассмотрим каждый из вариантов.
1: Вы можете просмотреть общий размер папок почтового ящика Outlook.
2: Найдите те предметы, которые старше определенной даты или больше определенного размера.
3: Используйте опцию AutoArchive для архивации элементов.
4: У него есть возможность просмотреть размер вашей папки «Удаленные» и очистить папку «Удаленные».
5. Просмотрите размер папки конфликтов и удалите эту папку.
Как полностью очистить память в Microsoft Outlook?
Иногда проблема все еще не решается очисткой частичной памяти. В этом случае вам необходимо очистить все ваши старые данные, включая профили пользователей и файлы PST.
Шаг 1. Получите профиль
Прежде всего, найдите профиль, из которого вы хотите удалить данные.
1: Откройте Outlook.
2: Кликните вкладку «Файл».
3: Нажмите «Настройки учетной записи» >> выберите «Настройки учетной записи».
4: В диалоговом окне «Параметры учетной записи» выберите категорию «Файлы данных».
5: Теперь вы получите список всех файлов данных Outlook PST.
6: Выберите один и нажмите на опцию «Открыть папку».
7: Теперь, когда вы находитесь в местоположении PST-файла, сверните это окно.
Шаг 2. Откройте окно настройки почты.
1: Закройте приложение Outlook.
3: На Панели управления найдите и выберите опцию Почта.
Шаг 3. Получите все профили и удалите все профили.
Перейдя в окно настройки почты, выполните следующие действия, чтобы удалить все профили Outlook:
1: Нажмите на опцию Показать профили.
2: Откроется окно со всеми связанными профилями с выбранным профилем Outlook.
3: Выберите один и нажмите кнопку «Удалить», чтобы удалить профиль.
4: Повторяйте процесс, пока не будут удалены все профили.
Случайно потеряли важные данные при очистке памяти в Outlook? Без вопросов!
Если вы случайно удалили несколько важных писем из своей системы, то вот идеальное решение для вас. Мы предлагаем это программное обеспечение для восстановления PST, которое помогает восстановить удаленные данные. Утилита имеет возможность восстанавливать все электронные письма, вложения, контакты, календари, заметки, задачи и т. д.
Заключительные слова
В этом блоге мы обсудили, как очистить память в Outlook. Мы упомянули оба подхода к очистке частичной или полной памяти в Microsoft Outlook. Однако иногда при выполнении вышеуказанных шагов нетехнические пользователи удаляют свои важные данные файла PST. Поэтому мы предложили решение этой проблемы.
При удалении электронных писем, задач, элементов календаря или заметок в Outlook они перемещаются в папку «Удаленные». Эта папка не очищается, пока вы не сделаете это вручную — по крайней мере, по умолчанию. Если вы хотите, вы можете иметь Outlook очищать эту папку автоматически при выходе из программы.
ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете заметить жирный номер или число в скобках в папке «Удаленные». По умолчанию Outlook отображает количество непрочитанных элементов в папке «Удаленные» (жирный шрифт), но вы можете выбрать отображение общего количества элементов в папке (число в скобках).
Чтобы включить функцию автоматической очистки папки «Удаленные», нажмите вкладку «Файл».
На экране за кулисами нажмите «Параметры» в списке параметров слева.
Нажмите «Дополнительно» в списке элементов в левой части диалогового окна «Параметры Outlook».
В разделе «Запуск и выход из Outlook» установите флажок «Очистить папки удаленных элементов при выходе из Outlook», чтобы установить флажок.
Нажмите «ОК», чтобы принять изменения и закрыть диалоговое окно «Параметры Outlook».
При выходе из Outlook открывается диалоговое окно подтверждения, чтобы убедиться, что вы хотите удалить элементы. Если вы решили, что не хотите удалять элементы, нажмите «Нет». В противном случае нажмите «Да».
Это также работает с папками корзины в любых учетных записях Gmail, которые вы могли добавить в Outlook в качестве учетных записей IMAP.
Очистка почтовых ящиков в Outlook — это набор инструментов, предназначенных для удаления мусора из вашего почтового ящика. Вы можете использовать его для проверки размера вашего почтового ящика, автоматической очистки элементов по размеру и дате, а также для выполнения некоторых других функций. Давайте пройдемся по ним и посмотрим.
Во-первых, вам нужно открыть инструмент. Перейдите в Файл> Инструменты и нажмите Очистка почтового ящика.
Доступны некоторые инструменты, и мы начнем с рассмотрения количества данных в вашем почтовом ящике.
Проверьте размер вашего почтового ящика
Откроется окно «Размер папки», в котором показан размер каждой папки. По умолчанию он открывается на вкладке Локальные данные. Локальные данные — это данные, которые хранятся на вашем компьютере в ваших файлах .pst и .ost.
Столбцы показывают имя папки, размер и общий размер (это размер, включая любые подпапки). Лучшая часть этого представления заключается в том, что он показывает папки, которые вы обычно не рассматриваете, например календарь. Если у вас есть несколько лет встреч и приглашений на встречи, вы можете легко получить в календаре приличный кусок килобайта, который вы можете очистить, удалив старые события.
Если вы хотите увидеть размер папок на почтовом сервере , перейдите на вкладку «Данные сервера». При первом открытии этой вкладки заполнение данных может занять некоторое время. Это связано с тем, что Outlook связывается с сервером Exchange, запрашивает данные о ваших файлах (которые рассчитываются на лету), а затем загружает и отображает результаты.
Например, на моей вкладке «Локальные данные» общий размер папки «Архив» составляет 116805 КБ, но на вкладке «Данные сервера» общий размер составляет 363399 КБ — разница в 246594 КБ (265 МБ). Это много почты не видно в локальных данных. В чем дело?
По умолчанию Outlook хранит только определенное количество почты на локальном клиенте, чтобы ваша почта не занимала слишком много места. На компьютерах с жестким диском объемом более 64 ГБ (а это большинство из них в настоящее время) Outlook будет хранить на компьютере только электронные письма с прошлого года. Старые письма хранятся на почтовом сервере, и вы можете получить к ним доступ. Вы можете скачать старые письма и изменить это значение по умолчанию, если хотите. Помните, что вы можете изменить значение по умолчанию, чтобы оно загружало меньше почты, поэтому, если вы боретесь за нехватку места, вы можете изменить значение по умолчанию с 1 года до 6 месяцев (или меньше).
Теперь, когда вы знаете, сколько данных содержат ваши папки, вы можете определить, какие из них вы хотите очистить.
Поиск старой или большой почты
Если у вас есть почта во множестве разных папок, вы можете искать по всему почтовому ящику старые или большие письма.
Это очень полезно, если вы хотите найти письма с большими вложениями, которые можно либо удалить, либо перенести из Outlook на жесткий диск или в облачную службу. Например, если вы хотите найти все письма размером более 5 МБ, вы можете изменить поле «Найти элементы больше чем» на 5000 КБ, а затем нажать кнопку «Найти».
Стандартная панель поиска Outlook возвращается со списком писем размером не менее 5 МБ.
Эти результаты возвращают только электронные письма, но вы можете изменить поле «Взгляд» на любой конкретный тип файла, если вы хотите использовать более широкую сеть.
Из результатов поиска вы можете открыть каждое из электронных писем и удалить их или удалить вложения. Не забудьте сохранить вложения перед их удалением или удалением, если вам нужно их сохранить.
Начинаем автоархив
Вы можете установить параметры автоархивации для каждой отдельной папки в Outlook, о чем мы уже говорили, в рамках более широкого взгляда на бесперебойную работу Outlook. Если вы установили правила автоархивации, вы можете отключить их при очистке почтового ящика, нажав кнопку «Автоархивирование».
Этот процесс просматривает все папки в Outlook и применяет любые настроенные вами правила автоматического архивирования. Если вы не настроили ничего, вы можете быть обеспокоены случайным нажатием этой кнопки, но не беспокойтесь — правило автоархивации по умолчанию — ничего не делать.
Просмотр и очистка удаленных элементов
Если вы хотите «мягко удалить» свою почту, переместив ее в папку «Удаленные», и вы редко очищаете ее, эта опция для вас.
Нажмите «Просмотр размера удаленных элементов», чтобы увидеть, сколько места занимают ваши удаленные элементы, затем сделайте глубокий вдох и нажмите «Очистить».
Это удалит все элементы из папки «Удаленные». Если вас это пугает, то во что бы то ни стало нужно сначала переместить какие-либо важные письма в ваш архив, но вам действительно следует регулярно очищать удаленные элементы и не использовать их в качестве архива.
Просмотр и удаление конфликтных писем
Если там есть какие-либо электронные письма, закройте окно «Размер папки», а затем нажмите кнопку «Удалить» в окне очистки почтового ящика.
Это инструмент очистки почтовых ящиков. Это не особенно броско, но это эффективно и полезно.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010; и Outlook для Office 365.
Почему Outlook поддерживает папку удаленных элементов?
Навсегда удалить письмо в Outlook Beyond Recovery
Чтобы окончательно удалить папку, перейдите на панель Папки и выберите папку.
Нажмите Shift + Del . Или перейдите на вкладку Главная , нажмите и удерживайте Shift и выберите Удалить .
Выберите Да .
Отключите диалоговое окно подтверждения для постоянного удаления в Outlook
Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Параметры .
В диалоговом окне Параметры Outlook выберите Дополнительно .
В разделе Другое снимите флажок Запрос подтверждения перед окончательным удалением элементов .
Выберите ОК .
Очистите папку удаленных элементов в Outlook
Если вы хотите навсегда удалить все электронные письма, которые были отправлены в папку «Удаленные» в Outlook, используйте мышь или меню Outlook.
Очистите папку удаленных элементов мышью
Нажмите правой кнопкой мыши папку Удаленные элементы для учетной записи или PST-файла, который вы хотите очистить.
Выберите Пустую папку .
Откроется диалоговое окно с предупреждением о том, что все содержимое папки «Удаленные» будет удалено без возможности восстановления.
Выберите Да .
Очистите папку удаленных элементов из меню Outlook
Выберите папку Удаленные элементы .
Перейдите на вкладку Папка .
В группе Очистить выберите Пустую папку .
Очистите папку удаленных элементов при закрытии Outlook
Чтобы удалить все элементы из папки «Удаленные» при закрытии Outlook:
Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Функции .
В диалоговом окне Параметры Outlook выберите Дополнительно .
В разделе Запуск и выход из Outlook установите флажок Пустые удаленные элементы при выходе из Outlook .
Читайте также: