1с отчеты о внедрении
На момент написания прошлой статьи я была студенткой колледжа, сейчас я студентка вуза. На момент написания статьи я работала официанткой, сейчас я руковожу внедрениями 1С в организации, которая занимается внедрением и сопровождением 1С в государственных учреждениях. Но я пришла не хвастаться, мне хочется поделиться своим опытом с тобой, дорогой читатель. Я каждый день ищу что-то в сети, и найди я свой сегодняшний пост 2,5 года назад, когда я начинала работать с 1С, моя жизнь была бы куда проще. Но, с другой стороны, тогда бы я не получила этот драгоценный опыт, ведь как известно, из того, что мы запоминаем в течении дня, большая часть – наш личный опыт, и лишь небольшая – это то, что мы прочитали, тем более где-то в сети. Но я искренне надеюсь, что ты прочитаешь и тебе это поможет, может немножко, но ты все-таки задумаешься, с чего начинать работу над внедрением. Поехали.
Чем же я поделюсь? Своими выводами, исходя из нескольких внедрений. Не важно, что вы внедряете, с кем вы это делаете, в какой организации – эти выводы подходят под любой процесс.
Вывод 1. Всегда определять зоны ответственности клиента, его сотрудников и свои. При чем свои и клиента документально.
Вывод 2. Стараться определить человека ответственного со стороны клиента за внедрение. Именно этот сотрудник будет вашей правой рукой при возникновении конфликтных ситуаций вас с сотрудниками и между сотрудниками. При отсутствии такого человека предупреждать клиента о рисках.
Вывод 3. Предварительно максимально изучить особенности организации.
Вывод 4. Знать и изучать предметную область. Когда мы говорим о вузах: понимать какие отчеты и зачем сдаются, с какими едиными системами нужен будет обмен, знать бизнес-процессы. Тоже и с бухгалтерией – в тебе видят профессионала, ты должен ориентироваться в законодательстве.
«Сантехнику платишь не за битье по трубам, а за понимание, где именно нужно бить» — автор неизвестен, нагуглить не смогла.
Пример. Во всех вузах есть: обмен с ФИС ГИА и приема, мониторинг и отчет «ВПО-1», но только в медицинском есть обмен с федеральными регистрами. И очень ценно, когда вы заранее в курсе и можете предложить свои услуги для решения этой проблемы.
Вывод 5. Задавать вопросы клиенту. Всегда. Да, вы внедренец, да, вы все знаете, но вы тут не работаете. Стесняться того, что не знаете всю систему клиента, весь порядок взаимодействия – бесполезная трата времени. Куда быстрее спросить, если это касается специфики их работы.
Конечно, я могу написать намного больше выводов. И не только о том, как начинать, но и о том, как действовать в процессе, как решать конфликтные ситуации и как их избегать, как находить качественных сотрудников и как прощаться с теми, кто не работает на 200%. И о многом другом. Мне лишь нужно знать, что для тебя это важно. Напиши об этом в комментарии.
Сегодня мы подробно расскажем о методике, которую ежедневно применяем при внедрении программных продукт 1С. В качестве примера возьмем ПП "1С:ERP Управление предприятием".
КАСКАДНАЯ МОДЕЛЬ ВЕДЕНИЯ ПРОЕКТА
При внедрении 1С специалисты компании используют каскадную модель ведения проекта, которая включает в себя следующие этапы:
- Предпроектное обследование. Формулировка первоначальной информации о проекте, целей автоматизации, выбор программного продукта, разработка плана проекта.
- Моделирование основных процессов. Разработка модели работы в системе, выявление необходимых доработок, формирование контрольного примера и отчета по результатам моделирования.
- Формирование технического проекта, разработка. Доработка по техническому проекту (кодирование), тестирование, сдача/приемка работ на контрольном примере.
- Разработка сценария формирования начальных данных. Определение регламента, ответственных и сроков сверки данных, подготовка данных для переноса, предварительный перенос данных.
- Первоначальная настройка программного продукта 1С. Настройка параметров учета, настройка пользователей и прав, первоначальная настройка информационной базы.
- Разработка инструкций и обучение пользователей. Подготовка пользователей для дальнейшей работы в системе, может включать в себя прохождение курсов, индивидуальное обучение, разработка инструкций.
- Опытная эксплуатация проекта. Подготовка к опытной эксплуатации, тестирование, исправление выявленных недочетов, подготовка к промышленной эксплуатации.
- Окончательный перенос данных. Утверждение даты перехода, подготовка и окончательный перенос данных к дате перехода.
- Промышленная эксплуатация проекта. Начало работы в новой системе, поддержка работы пользователей.
Рассмотрим каждый этап подробнее.
ЭТАП 1. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ
- изучение базовых бизнес-процессов заказчика, формализация бизнес-процессов, описание "как есть" и "как будет", выяснение основных проблем, которые заказчик хотел бы решить с помощью системы автоматизации;
- выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика;
- сбор требований к документообороту;
- виды и формы отчетности;
- уточнение бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных;
- выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта.
Возможные варианты проведения:
- заказчику предлагается заполнить анкеты в электронном виде;
- анкеты предназначены для уточнения основных бизнес-процессов и параметров ведения учета, выявления потребностей;
- анкеты разделены по блокам учета, могут заполняться несколькими ответственными лицами одновременно;
- на основании предоставленной информации формируются предложения по методам реализации проекта, а также дальнейшим этапам внедрения.
2) Сбор требований
- включает в себя первый этап - Анкетирование;
- со стороны заказчика и исполнителя формируется рабочая группа проекта;
- в ходе обсуждения в рамках рабочей группы проекта выявляются потребности и пожелания заказчика;
- производится анализ текущего состояния информационных баз, оборудования, серверов, сетевого оборудования («как есть»);
- анализируются входные данные и потоки информации, а также требуемые выходные данные и формы;
- формируются предложения по методам реализации проекта;
- фиксируются рамки проекта, планируются этапы внедрения;
- производится укрупненная оценка бюджета проекта.
3) Отчет о предпроектном обследовании
Включает в себя Этап 1.1. Анкетирование, а также Этап 1.2. Сбор требований.
Основным результатом этапа является итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный исполнителем.
Основные составляющие отчета:
- краткое описание существующих бизнес-процессов заказчика;
- перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;
- оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ, предоставляемых системой;
- уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;
- краткое описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;
- оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;
- описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки, оценка времени и стоимости подобной доработки;
- перечень оборудования для реализации проекта автоматизации;
- предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта, задание необходимого для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта;
- план-график, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними.
ЭТАП 2. МОДЕЛИРОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ПРОЦЕССОВ
Основные составляющие этапа:
- помогает наглядно проанализировать текущие бизнес-процессы в информационной базе;
- описывает логическую взаимосвязь всех элементов в рамках предприятия;
- позволяет максимально задействовать типовые возможности выбранной конфигурации;
- позволяет принять решение о необходимости доработок системы, сформулировать постановку задачи на доработку;
- содержит реальный сквозной пример процессов предприятия по выбранным блокам;
- выполняется построение модели в выбранной типовой конфигурации (без доработок);
- моделирование бизнес-процессов производится в отдельной информационной базе «с нуля» на основании реальных данных, предоставленных заказчиком.
Что требуется от заказчика для выполнения этапа:
- выбрать интересующие блоки типовой конфигурации для построения модели;
- предоставить входные данные для выполнения первоначальных настроек и формирования сквозного примера;
- сформулировать основные бизнес-процессы, которые будут применяться на предприятии.
В результате моделирования заказчик получает:
- информационную базу, в которой выполнено моделирование основных бизнес-процессов;
- отчет по моделированию, содержащий описание возможностей типовой конфигурации по моделируемым блокам;
- реестр задач на доработку по результатам моделирования с оценкой плановой трудоемкости для перехода на следующий этап проекта.
ЭТАП 3. ФОРМИРОВАНИЕ ТЕХНИЧЕСКОГО ПРОЕКТА, РАЗРАБОТКА
Составляющие этапа :
- выполняется уточнение деталей;
- при необходимости формируется технический проект;
- описываются технические задания на доработку;
- выполняется разработка (программирование, настройка) в соответствии с реестром задач;
- разработка выполняется в тестовых базах;
- возможен вариант организации групповой разработки несколькими специалистами одновременно;
- изменения вносятся в информационную базу и сдаются заказчику на проверку.
ЭТАП 4. РАЗРАБОТКА СЦЕНАРИЯ ФОРМИРОВАНИЯ НАЧАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Составляющие этапа:
- выполняется анализ существующей системы учета, данных;
- определяется набор данных, который планируется переносить в новую информационную базу (справочники, регистры сведений, документы и т.д.);
- разрабатывается сценарий переноса данных, методика переноса;
- при необходимости выполняется разработка обработок/правил конвертации для переноса данных;
- выполняется тестовый перенос данных в систему.
ЭТАП 5. ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ НАСТРОЙКА ПП 1С
Составляющие этапа:
- развертывание информационных баз на серверах заказчика;
- установка и настройка СУБД при клиент-серверном варианте работы 1С;
- активация лицензий;
- установка функциональных опций информационных баз и параметров учета;
- первоначальное заполнение нормативно-справочной информации, загрузка классификаторов;
- формирование организационной структуры предприятия в системе, создание пользователей;
- настройка профилей прав доступа пользователей.
ЭТАП 6. РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИЙ И ОБУЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Возможные форматы обучения пользователей:
- прохождение курсов в центре сертифицированного обучения 1С по выбранной конфигурации/блоку учета;
- индивидуальное обучение в группах по блокам учета;
- обучение ключевых пользователей системы (для дальнейшей передачи знаний остальным сотрудникам);
- создание пользовательских инструкций и регламентов.
ЭТАП 7. ОПЫТНАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ ПРОЕКТА
- подготовка к опытной эксплуатации системы;
- начало самостоятельной работы пользователей в тестовой базе;
- тестирование функционала системы;
- доработка и развитие функционала/исправление выявленных недочетов;
- проведение нагрузочного тестирования системы;
- подготовка к промышленной эксплуатации.
ЭТАП 8. ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ПЕРЕНОС ДАННЫХ
- утверждение даты перехода на новую систему;
- подготовка данных для переноса;
- окончательный перенос данных к дате перехода;
- обработка данных после перехода.
ЭТАП 9. ПРОМЫШЛЕННАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ ПРОЕКТА
- утверждение даты перехода на новую систему;
- подготовка данных для переноса;
- окончательный перенос данных к дате перехода;
- обработка данных после перехода.
КАК ОФОРМИТЬ ЗАЯВКУ
Внедрение системы "1С:Предприятие" требует присутствия специалистов на каждом этапе - от сбора информации до ввода в эксплуатацию.
Если вы уже понимаете, что в вашей компании требуется внедрение современной программы, которая будет учитывать все нюансы вашего бизнеса, обратитесь в ООО "Проектные решения".
Корпоративные заемщики кредитных организаций обязаны регулярно отчитываться перед своими кредиторами. Это позволяет банкам отслеживать финансовое положение клиентов и снижать риски по обслуживанию кредитов.
В составе пакета отчетности заемщика банки требуют предоставлять:
бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации;
справки и расшифровки по счетам бухгалтерского учета;
сканы договоров и другие документы;
прочие справки и документы.
организация взяла кредиты в нескольких банках одновременно;
организация входит в группу компаний, и банк требует отчетность также и по другим компаниям группы.
Начиная с версии 3.0.82 в «1С:Бухгалтерии 8» для заемщиков появилась новая возможность – сервис 1С:ФинОтчетность, который:
упрощает подготовку отчетности в кредитные организации и другие компании (например, в лизинговые, факторинговые и др.);
обеспечивает онлайн-передачу данных в зашифрованном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью;
позволяет передавать отчетность по группе компаний;
включает в себя разработанные ранее отчеты для ПАО Сбербанк.
На текущий момент к сервису подключен ряд банков, среди которых и ПАО Сбербанк (со своими комплектами отчетов, которые ранее были доступны в сервисе Отчеты для банков).
Планируется расширение списка партнеров сервиса.
Доступ к сервису 1С:ФинОтчетность и создание пакета отчетов
Доступ к сервису 1С:ФинОтчетность осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Банк и касса - Финансы (рис. 1).
Рис. 1. Доступ к сервису 1С:ФинОтчетность
В простом интерфейсе сервис доступен из раздела Деньги.
По кнопке Создать открывается стартовая форма Новый пакет 1С:ФинОтчетности (рис. 2), где следует указать:
организацию, по которой составляется отчетность. Если отчетность составляется по группе компаний, то следует указать основную компанию группы, а дочерние компании можно добавить на следующем шаге;
получателя отчетности (выбирается из списка банков, подключенных к сервису 1С:ФинОтчетность);
период составления отчетности;
наименование пакета отчетности. Каждый получатель отчетности может зарегистрировать в сервисе несколько вариантов комплекта отчетов, которые ему необходимы в разных ситуациях. В этом случае при создании нового пакета отчетности следует выбрать требуемый вариант комплекта отчетности. Например, для ПАО Банк «ФК Открытие» доступны 4 варианта комплекта отчетности. А для ПАО Сбербанк - свой комплект отчетов, который знаком пользователям по сервису Отчеты для банков.
Рис. 2. Создание комплекта отчетности заемщика
После заполнения стартовой формы Новый пакет 1С:ФинОтчетности по кнопке Создать выполняется переход непосредственно в форму пакета отчетов.
Новый пакет отчетов создается для основной компании группы, которая была указана на предыдущем шаге. По кнопке Добавить компанию можно включить в пакет другие компании группы (рис. 3):
из справочника Организации, если учет их деятельности ведется в текущей базе «1С:Бухгалтерии 8»;
из справочника Контрагенты, если учет их деятельности ведется в другой программе. В этом случае не будет доступно автоматическое заполнение отчетов по данным учета. Отчетность таких компаний необходимо подготовить в соответствующих программах и приложить к общему пакету отчетности в виде внешних файлов.
Рис. 3. Включение в отчет других компаний группы
Если разные компании группы ведут учет в разных базах «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, то каждая компания может подготовить отчетность в своей базе. Затем с помощью кнопок Выгрузить/Загрузить, расположенных в командной строке формы пакета отчетов, подготовленную отчетность можно передать в общий пакет по всем компаниям группы.
Особенности заполнения пакета отчетов в сервисе 1С:ФинОтчетность
Перечень отчетов, входящих в пакет, формируется в сервисе автоматически и зависит:
от периода представления;
получателя и выбранного варианта отчетности;
вида компании (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель);
используемой системы налогообложения.
Требования банка к конкретному отчету можно просмотреть, перейдя по ссылке Описание.
При необходимости можно вручную добавить отчет в перечень с помощью кнопки Добавить отчет.
Способы заполнения отчетов зависят от их вида:
регламентированные отчеты (бухгалтерская отчетность и налоговые декларации);
отчеты, формируемые по данным учета;
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Способ заполнения регламентированного отчета выбирается из списка значений, который открывается по ссылке Выбрать (рис. 4):
Из 1С-Отчетности. При выборе данного способа открывается доступ к списку регламентированных отчетов, ранее созданных в едином рабочем месте 1С-Отчетность;
Файл с диска. – в этом случае открывается стандартный диалог выбора файла с диска;
Данные отсутствуют - устанавливается специальный признак, что у компании отсутствует указанная отчетность.
Как правило, банкам требуется передать годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации с отметками ФНС о приеме. Если в текущей базе подключен сервис 1С-Отчетность, то эта информация будет передаваться автоматически (рис. 4).
Рис. 4. Подбор регламентированного отчета из «1С-Отчетности»
Если отчетность представляется в ФНС с помощью сторонних сервисов, то отчеты с отметкой о приеме ФНС придется выгрузить из этих сервисов и приложить к пакету отчетности как внешние файлы.
Промежуточная бухгалтерская отчетность представляется без отметки ФНС.
Отчеты, формируемые по данным учета
Рис. 5. Заполнение расшифровки по счетам бухучета
При интерактивном открытии отчета, формируемого по данным учета из сервиса 1С:ФинОтчетности, в командной строке дополнительно отображается кнопка Выгрузить (рис. 6), при нажатии на которую отчет сохраняется в файл и присоединяется к пакету отчетности в формате MS Excel.
Рис. 6. Выгрузка расшифровки по счетам бухучета в файл
Для одновременного автоматического заполнения всех отчетов, включенных в комплект отчетности, предназначена кнопка Заполнить, расположенная на верхней командной панели формы пакета отчетности (рис. 7).
Рис. 7. Автоматическое заполнение всех отчетов
Отчеты, заполненные по данным учета и присоединенные к пакету отчетности заемщика, открываются для просмотра по ссылке Открыть. Если требуется заменить отчет (например, из-за внесенных изменений в данные учета), то сначала следует удалить присоединенный отчет, нажав на пиктограмму с «крестиком», а затем заново заполнить и выгрузить отчет.
Дополнительные документы
Банки могут запрашивать также справки из ФНС и других банков, скан-копии договоров и приказов, учредительные и другие документы. Прочие справки и документы можно выбрать из присоединенных файлов к справочникам и документам текущей базы либо вложить как внешние файлы.
Способ выбора дополнительного документа выбирается из списка значений, который открывается по ссылке Выбрать (рис. 8):
Файл с диска. - в этом случае открывается стандартный диалог выбора файла с диска;
Присоединенный файл - открывается окно выбора файлов, присоединенных в текущей базе. После выбора одного или нескольких присоединенных файлов по кнопке Выбрать файлы включаются в пакет отчетности;
Данные отсутствуют - устанавливается специальный признак, что у компании отсутствует указанный документ.
Рис. 8. Включение в пакет отчетности дополнительных документов
Подписание и отправка пакета отчетов в сервисе 1С:ФинОтчетность
Подготовленный пакет отчетов необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. По кнопке Подписать все можно подписать все отчеты и документы, входящие в пакет. Чтобы подписать конкретный отчет, следует перейти по ссылке Подписать (рис. 9).
Для подписания можно использовать любой имеющийся у пользователя сертификат:
1С-Отчетность;
Рис. 9. Подписание пакет отчетности
В случае, когда компании группы ведут учет в отдельных базах, они могут подготовить и подписать пакеты отчетности каждая в своей базе, затем выгрузить их в zip-архивы и загрузить в общий пакет отчетности в базе основной компании группы.
Если по требованиям банка отчеты по всем компаниям группы необходимо заверить подписью основной компании группы, то в командной строке формы пакета отчетов появится кнопка Подписать, воспользовавшись которой уполномоченный представитель основной компании сможет подписать отчеты по всем компаниям.
Получив пакет отчетности, банк направляет соответствующее уведомление в организацию, и состояние принимает значение Доставлено. После того как сотрудники банка проанализируют отчетность, от банка приходит протокол. И если у банка нет вопросов, то состояние пакета отчетности принимает значение Сдано. По одноименной ссылке можно открыть и просмотреть протокол приема.
Если же у банка есть замечания к отчетности, то состояние принимает значение Отклонено (рис. 10).
Рис. 10. Статусы отправленной в банк отчетности
Отчетность в Сбербанк
В целом работа с отчетностью для Сбербанка не изменилась. Если выбрать ПАО Сбербанк в качестве получателя в форме списка 1С:ФинОтчетности, то станут доступны специальные команды для отчетности в Сбербанк (рис. 11):
Настройка отправки сведений (по одноименной кнопке или через меню Еще - Настройка отправки сведений). С помощью данной настройки можно отметить организации, по которым в Сбербанк будут отправляться сведения об операциях по всем банковским счетам, учитываемых на бухгалтерских счетах 51, 52 и 55, а также ОСВ по счетам за истекший квартал;
Журнал передачи (через меню Еще - Журнал передачи). При выполнении данной команды открывается список ранее отправленных пакетов отчетов в соответствии с выбранными настройками.
Рис. 11. Специальные команды для отчетности в Сбербанк
По отчетности заемщика в Сбербанк предлагаем подборку материалов, в том числе статьи и видеоматериалы:
Сервис 1С:ФинОтчетность поддерживается во всех вариантах поставки «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, а также в облачном сервисе 1С:Фреш.
Подготовка к внедрению ![1С CRM]()
Проведение консультационного семинара
Этапы внедрения
Первый этап: предпроектное обследование
Второй этап: проектирование
Третий этап: разработка
Четвертый этап: внедрение
Пятый этап: аудит проекта
Заказать звонок 1C CRM
Эксперта
Способы внедрения CRM-системы
Ниже приведены основные рекомендации, как правильно организовать процесс внедрения «1С:CRM» в вашей компании. В своих рекомендациях мы исходим из того, что у компании нет желания делать это долго, хочется получить быстрый результат, а также постараться избежать трудностей, которые могут возникнуть в процессе внедрения.
Приведена поэтапная технология выполнения работ по внедрению CRM-системы. Описаны цели, результаты и возможные способы реализации каждого этапа работ. Поэтапное выполнение работ позволит за короткий срок получить желаемый результат от 1С CRM — внедрения и использования программы.
Внедрение программы «1С:CRM» может происходить следующими способами:
Внедрение с фиксированным сроком и стоимостью работ – «Экспресс-внедрение».
- Для малого бизнеса ИЛИ как пилотный этап крупного проекта
- Принятие компанией типовых бизнес-процессов и методик «1С:CRM»
Внедрение без изменения функционала (минимум программирования) – «Типовое внедрение».
- Для малого и среднего бизнеса
- Незначительное изменение бизнес-процессов и большой набор внедряемых модулей «1С:CRM»
- Для среднего и крупного бизнеса
- Высокая степень регламентирования бизнес-процессов и значительная степень изменения бизнес-процессов и методик «1С:CRM»
Внедрение отдельно CTI-технологий.
- Компаний с работающей CRM-системой
- Быстрое внедрение и результат
Внесение изменений
При внедрении «1С:CRM» для решения большинства базовых задач компании достаточно типовых возможностей по настройке программы в режиме пользователя без изменения (программирования) типовой конфигурации «1С:CRM». При необходимости для решения индивидуальных специфических потребностей компании можно вносить изменения в типовую конфигурацию (кроме базовых версий). Внесение изменений (программирование) должен выполнять квалифицированный специалист, сертифицированный по системе «1С:Предприятие 8». Если изменения небольшие, то такие работы могут выполняться по согласованным заданиям (перечням работ). Если изменений много, то такие работы лучше выполнять по проектной технологии (с составлением подробного технического задания).
Этапы внедрения
- Первый этап: предпроектное обследование
- Второй этап: проектирование
- Третий этап: разработка, разработка эксплуатационной документации
- Четвертый этап: внедрение 1C CRM, перенос данных, перенос накопленных данных,обучение пользователей, опытная эксплуатация.
- Пятый этап: аудит проекта
Далее рассмотрим, как подготовиться к внедрению CRM-системы.
Подготовка к внедрению
Подготовка к процессу внедрения до формального запуска проекта имеет огромное значение. Чтобы определиться, как внедрять CRM-систему, привлекать ли внешних консультантов, потребуется ли изменение (доработка) программы или нет, необходимо выполнить ряд подготовительных действий.
В первую очередь следует понять, какие конкретные проблемы и задачи в компании должна решить CRM-система:
- сформулировать желаемые цели и результаты внедрения;
- определить полномочного ответственного руководителя проекта и ключевых заказчиков со стороны вашей компании (проектную команду);
- определить желаемый бюджет и сроки проекта;
- ознакомиться с возможностями программы «1C:CRM» и сопоставить их с потребностями компании;
- определиться со способом внедрения и уточнить бюджет и сроки проекта.
Для успешного внедрения CRM-системы необходимо выявить текущие проблемы компании, четко определить цели и задачи проекта внедрения. В дальнейшем именно на основании этих данных и будут определяться варианты использования CRM-системы. Если у инициатора проекта нет четкого видения, какие задачи могут быть решены в ходе внедрения, проект будет лишен смысла. Необходимо в ходе проекта регулярно задавать себе вопрос: «Зачем мы все это делаем?».
Одним из факторов успеха внедрения 1C CRM является формирование команды проекта внедрения, состоящей из сотрудников вашей компании, обладающих знаниями своего участка бизнеса и организационной структуры компании. Все участники данной команды должны быть заинтересованы в успехе проекта.
В состав команды внедрения компании должны входить: руководитель компании, руководители отделов, в которых внедряется программа, ведущие специалисты в предметной области (ведущие специалисты отделов). Между участниками команды внедрения необходимо распределить роли, которые они будут исполнять в проекте: руководитель проекта, спонсор проекта со стороны руководства, консультанты проекта, специалист по поддержке системы, системный администратор. При этом один и тот же участник может выполнять несколько ролей, или же одна роль может быть распределена между несколькими участниками.
Немаловажную роль играет бюджет проекта и сроки внедрения. Необходимо понимать, что нельзя, имея финансовые ограничения, достичь максимального результата за рекордно короткие сроки. Поэтому необходимо найти компромисс между несколькими интересами в проекте и выбрать две приоритетные задачи проекта из трех: функциональность системы 1C CRM, сроки внедрения, бюджет проекта .
Проведение консультационного семинара
Для проведения «Консультационного семинара» вы можете обратиться в вашем регионе к специалистам компаний-партнеров фирмы «1С», которые имеют опыт внедрения программы «1С:CRM».
Цель проведения семинара:
- получить представление о том, как можно организовать работу с клиентами и сделать ее более эффективной, используя CRM-систему;
- узнать, как можно решать повседневные задачи, затрачивая при этом меньше времени и сил, а также как увеличить прозрачность процессов, протекающих в отделе продаж, маркетинга и сервисного обслуживания;
- выявить проблемы в сфере работы с клиентами, определить, что в компании нужно изменить и как в этом поможет 1С СРМ — внедрение и дальнейшее использование программы;
- сформировать в компании общее понимание необходимости CRM-проекта, его целей и задач;
- понять, как можно использовать функционал «1С:CRM» и что необходимо доработать в программе под специфику компании.
Формат проведения семинара – открытая дискуссия, во время которой консультант демонстрирует функционал «1С:CRM», рассказывает о возможностях программы, отвечает на интересующие вопросы, предлагает возможные пути решения ваших задач, активно делится опытом реализованных проектов внедрения.
Рекомендуемый состав участников консультационного семинара: руководители компании, руководители отделов продаж, маркетинга, сервисного обслуживания и других подразделений по работе с клиентами. Таким образом, в семинаре принимают участие все те, кто будет участвовать во внедрении – проектная команда заказчика.
В результате проведения консультационного семинара ваши сотрудники лучше понимают возможности CRM-технологий и то, чем CRM может помочь в их работе; в компании формируется общий взгляд на цели внедрения CRM-системы. Вы получаете представления о возможностях применения типового функционала «1С:CRM» для решения текущих задач компании, а также о том, какие модули программы требуют настройки и доработки. Таким образом, вы можете более осознанно подойти к решению о том, для каких целей вам может быть полезна CRM-система и какой способ ее внедрения является оптимальным.
Этапы внедрения
Типовой проект внедрения CRM-системы с настройкой (программированием) под специфику компании и привлечением внешних консультантов включает следующие этапы:
- Предпроектное обследование, создание «Отчета о предпроекте»;
- Проектирование, создание «Технического задания»;
- Разработка:
- встраивание «1С:CRM» в действующую учетную систему (при необходимости),
- перенос данных из унаследованных систем автоматизации (при необходимости),
- определение методологии работы с CRM-системой, настройка аналитических справочников, свойств и характеристик,
- программирование (при необходимости),
- разработка эксплуатационной документации (инструкции пользователей),
- тестирование.
- перенос накопленных данных,
- обучение пользователей,
- опытная эксплуатация,
- сдача в промышленную эксплуатацию,
- аудит проекта.
Далее рассмотрим этапы внедрения CRM-системы в самом полном варианте с настройкой (программированием) под специфику компании и с привлечением внешних консультантов.
Внедрение программы «1С:CRM» могут выполнять специалисты компаний-партнеров фирмы «1С», которые имеют опыт внедрения программы «1С:CRM».
Первый этап: предпроектное обследование
Первый этап необходим для оценки потребностей компании и возможностей удовлетворить эти потребности при внедрении CRM-системы.
Цель этапа: детально проанализировать текущее состояние бизнеса в области управления взаимоотношениями с клиентами, выявить проблемные участки и понять желаемое состояние бизнеса.
Этап предполагает серию интервью, проводимых членами проектной команды с руководителями и сотрудниками различных департаментов компании-заказчика.
На этапе предпроектного обследования выясняются следующие вопросы:
- Организационная структура компании.
- Продукты (услуги) компании.
- Существующие классификации и характеристики клиентов.
- Портреты клиентов.
- Каналы сбыта продукции.
- Источники привлечения и стимулирования продаж либо маркетинговая смесь (инструменты маркетинга).
- Основные бизнес-процессы отделов (департаментов).
- Используемые аналитические инструменты, отчеты.
В ходе предпроектного обследования на каждом из этапов выявляются проблемные ситуации. Формируется список целей и задач, описывающих желаемую ситуацию. Цели внедрения необходимы для оценки результатов проекта внедрения CRM-системы по его завершению и на этапе аудита проекта.
Результатом предпроектного обследования является отчет, который описывает, что необходимо реализовать в системе – «Что нужно сделать?». На этом этапе не нужно пытаться построить детальный дизайн системы и детально прописывать способы реализации. Это необходимо делать на следующем этапе – при подготовке «Технического задания», которое отвечает на вопрос «Как нужно делать то, что описано в отчете о предпроекте?».
На данном этапе происходит оценка трудозатрат по проекту и появляется представление о том, что может быть реализовано и какими средствами.
На основе информации, собранной в рамках первого этапа, создается план-график проекта. В дальнейшем план будет уточняться по мере продвижения от одного этапа проекта к следующему.
Итоги первого этапа
Результатом выполнения первого этапа работ являются:
- «Отчет о предпроектном обследовании»: этот отчет описывает, что необходимо сделать.
- Понимание текущих проблем в области CRM и возможные пути решения этих проблем.
- Понимание дальнейшего плана действий, бюджета и ожидаемых результатов проекта.
Второй этап: проектирование
В рамках второго этапа проводится проектирование внедряемой CRM-системы. Цель этого этапа – описать способы реализации требований к программе, описанных в «Отчете о предпроектном обследовании». В результате выполнения этапа подготавливается «Техническое задание», которое отвечает на вопрос «Как нужно делать то, что описано в отчете о предпроекте».
При реализации требований, описанных в «Техническом задании», могут быть использованы типовые механизмы программы «1C:CRM», а также при необходимости могут быть разработаны дополнительные модули для автоматизации индивидуальных задач компании.
«Техническое задание» содержит способ реализации требований к программе; описание требуемых настроек и изменений в программе; примеры экранных форм интерфейсов документов и отчетов; печатные формы отчетов или иной материал, который описывает, как будут реализованы требования к программе, описанные в «Отчете о предпроектном обследовании». Для проверки результатов работы программы рекомендуем подготовить тестовые примеры (подробное описание сквозной типовой задачи).
Каждое изменение типовой функциональности «1С:CRM» должно сопровождаться оценкой необходимых ресурсов времени и стоимости реализации новой функциональности.
Итоги второго этапа
Результатом этапа проектирования является «Техническое задание», который включает в себя способы реализации требований компании-заказчика к внедряемой CRM-системе, описанных в «Отчете о предпроектном обследовании». «Техническое задание» должен быть понятен как постановщику задания, так и программисту, и не должен содержать неоднозначностей.
Третий этап: разработка
Цели данного этапа – разработка, настройка и тестирование программы согласно «Техническому заданию». Параллельно с настройкой программы готовится документация по эксплуатации системы (инструкции пользователей). По мере готовности модулей системы консультанты должны проводить согласование и утверждение разработанных модулей с заказчиком.
Третий этап состоит из следующих подэтапов:
- встраивание «1С:CRM» в действующую учетную систему (при необходимости),
- определение методологии работы с CRM-системой, настройка аналитических справочников, свойств и характеристик,
- программирование (при необходимости),
- разработка эксплуатационной документации (инструкций пользователей),
- тестирование.
Встраивание «1С:CRM»
«1С:CRM» может быть встроена в существующую систему управленческого учета на базе продуктов «1С:Управление торговлей», «1С:Управление производственным предприятием» или их отраслевых версий.
Если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» или «1С:Бухгалтерию 7.7», то «1C:CRM» (или базовая версия) устанавливается без объединения с учетной системой, как отдельная программа. Между «1C:CRM» и «1С:Бухгалтерией» существует механизм обмена информацией: синхронизация справочников «Контрагенты», «Номенклатура», документов «Счет».
Программирование
На данном этапе программист «1С:Предприятия» выполняет разработку нового функционала и реализует необходимые изменения в конфигурации «1C:CRM». Работы выполняются в соответствии со способами реализации, изложенными в «Техническом задании».
Настройка
Цель этапа – подготовить систему для работы пользователей. На данном этапе настраиваются основные параметры учета, заполняются справочники (создается необходимая аналитика), проводится настройка интерфейсов, определяются роли (наборы прав доступа для групп пользователей), регистрируются пользователи системы, назначаются интерфейсы и права доступа для пользователей.
Значения данных для настройки должны быть описаны в «Отчете о предпроекте» и «Техническом задании».
Разработка эксплуатационной документации
Цель данного этапа – разработать для всех категорий пользователей понятные инструкции по работе с CRM-системой.
Результатом этапа должны быть понятные и удобные инструкции по работе с системой для сотрудников вашей компании. Инструкции должны учитывать особенности организации работы компании и уровень компьютерной грамотности сотрудников.
Тестирование
Цель этапа – проверить работоспособность всех реализованных модулей и блоков CRM-системы. Примеры задач для тестирования описываются и согласовываются на этапе проектирования.
Выполненные настройки должны соответствовать требованиям «Технического задания». В ходе выполнения тестирования выявляется список несоответствий и согласовывается порядок их устранения.
Тестирование проходит на сквозных примерах, подготовленных заранее ответственным сотрудником заказчика, или как тестовый запуск системы в эксплуатацию.
Итоги третьего этапа
Результатом данного этапа является готовая CRM-система, адаптированная для использования под специфику вашей компании, и подготовленная эксплуатационная документация.
Четвертый этап: внедрение
Цель данного этапа – подготовка системы для передачи в эксплуатацию.
Данный этап состоит из следующих подэтапов:
- перенос накопленных данных,
- обучение пользователей,
- ввод в опытную эксплуатацию.
Перенос данных
При необходимости возможно перенести данные из унаследованных систем автоматизации в созданную CRM-систему.
Перенос накопленных данных
Информация о клиентах из различных электронных источников (унаследованных систем автоматизации, электронных таблиц и т. д.) переносится в CRM-систему.
Обучение пользователей
Необходимо научить сотрудников компании-заказчика работать с CRM-системой. Обучение проводится командой внедрения или отдельным специалистом-тренером. Желательно проводить обучение в группах не более 7–10 человек. Если есть такая возможность, обучение лучше проводить отдельно для сотрудников отдела продаж, отдела сервисной службы, отдела маркетинга и группы руководителей, так как перед этими группами сотрудников стоят различные задачи. Необходимо подготовить план обучения и заранее ознакомить с ним сотрудников.
Опытная эксплуатация
Начало работы с CRM-системой всех сотрудников компании. Для этого CRM-система развертывается на сервере и на рабочих местах пользователей, проводятся мероприятия по обеспечению безопасности информационной базы, устанавливаются пароли пользователей на вход в систему. Эти работы должны выполняться совместно со службой технической поддержки компании.
Необходимо организовать оперативную «обратную связь» по эксплуатации системы. Руководитель проекта должен оперативно получать предложения по улучшению работы системы.
В результате этапа опытной эксплуатации сотрудники компании должны научиться уверенно, работать с CRM-системой, и должна быть выполнена дополнительная настройка системы в соответствии с одобренными поступившими пожеланиями.
Итоги четвертого этапа
После выполнения данного этапа пользователи должны уметь выполнять свои повседневные функциональные обязанности с помощью CRM-системы.
Пятый этап: аудит проекта
Внедрение CRM-системы – это непрерывный, развивающийся процесс. Для успешного достижения поставленных целей необходимо контролировать
этот процесс и выполнять корректирующие действия. Для этого необходимо регулярно проводить аудит (анализ) работы сотрудников с системой. При помощи этого аудита можно проконтролировать, как выполняются созданные регламенты по работе с CRM-системой.По результатам аудита формируются рекомендации по корректирующим действиям, необходимым для улучшения работы системы и достижения целей внедрения.
Читайте также: