1с отчет об обследовании

Обновлено: 08.01.2025

На этапе обследования уточняется оценка целесообразности, определяются наилучшие пути реализации, более детально определяются сроки и бюджет проекта автоматизации учета в компании заказчика.
Основные цели создания АС (Автоматизированной системы):
• Повышение эффективности системы управления бизнес-процессами компании;
• Повышение управляемости, маневренности и конкурентоспособности компании;
• Повышение качества и оперативности учета фактических и планируемых затрат;
• Получение управленческой отчетности в различных разрезах.

Содержание работы

1. ВВЕДЕНИЕ 3
1.2. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА 3
1.3. СОКРАЩЕНИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 3
2. РЕЗЮМЕ ОТЧЕТА 3
2.2. ЦЕЛЬ ОБСЛЕДОВАНИЯ 3
2.3. ЦЕЛИ И БИЗНЕС ТРЕБОВАНИЯ ПРОЕКТА (СО СТОРОНЫ СПОНСОРА ПРОЕКТА) 3
2.4. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И БИЗНЕС ТРЕБОВАНИЯ, ВЫДВИНУТЫЕ СОТРУДНИКАМИ КОМПАНИИ 3
2.5. НАИБОЛЕЕ ЗНАЧИМЫЕ ПРОБЛЕМЫ И РИСКИ, КОТОРЫЕ МОГУТ ПОВЛИЯТЬ НА ПРОЕКТ 4
3. ФОРМАТ ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ 4
3.2. ЦЕЛЬ ОБСЛЕДОВАНИЯ 4
3.3. МЕТОДЫ И ГРАНИЦЫ ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ 4
4. ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ 5
4.2. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 5
4.2.1. Направления и виды деятельности 5
4.2.2. Территориальная структура 5
4.2.3. Организационная структура 5
4.2.4. Внешнее окружение 7
4.3. ОСНОВНЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ 7
4.3.1. Этапы лизинговой сделки 7
4.3.2. Документооборот в лизинговой сделке 8
4.4. СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ 9
4.4.1. Отдел Управления лизинговыми операциями 9
4.4.2. Отдел Менеджеров 10
4.4.3. Отдел Аналитиков 10
4.4.4. Отдел Бухгалтерии 11
4.5. СУЩЕСТВУЮЩАЯ ИТ - ИНФРАСТРУКТУРА 11
4.5.1. Сведения о существующей системе автоматизации 11
4.5.2. Сведения об оборудовании и ПО 11
5. ГРАНИЦЫ И РАМКИ 14
5.2. ПУТИ И МЕТОДЫ ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ 14
5.3. РЕЗУЛЬТАТЫ ЭКПРЕСС-ОБСЛЕДОВАНИЯ 15
5.4. НАИБОЛЕЕ ЗНАЧИМЫЕ ПРОБЛЕМЫ И РИСКИ, КОТОРЫЕ МОГУТ ПОВЛИЯТЬ НА ПРОЕКТ 16

Файлы: 1 файл

Лизинговая компания.docx

Отчет об экспресс-обследовании

(проект автоматизации на базе ПП «Хомнет лизинг»)

1.2. Назначение документа 3

1.3. Сокращения и определения 3

2. Резюме отчета 3

2.2. Цель обследования 3

2.3. Цели и бизнес требования проекта (со стороны Спонсора проекта) 3

2.4. Основные цели и бизнес требования, выдвинутые сотрудниками компании 3

2.5. Наиболее значимые проблемы и риски, которые могут повлиять на проект 4

3. Формат проведения обследования 4

3.2. Цель обследования 4

3.3. Методы и границы проведения обследования 4

4. Описание объекта автоматизации 5

4.2. Общие сведения 5

4.2.1. Направления и виды деятельности 5

4.2.2. Территориальная структура 5

4.2.3. Организационная структура 5

4.2.4. Внешнее окружение 7

4.3. Основные бизнес-процессы 7

4.3.1. Этапы лизинговой сделки 7

4.3.2. Документооборот в лизинговой сделке 8

4.4. Структурные подразделения 9

4.4.1. Отдел Управления лизинговыми операциями 9

4.4.2. Отдел Менеджеров 10

4.4.3. Отдел Аналитиков 10

4.4.4. Отдел Бухгалтерии 11

4.5. Существующая ИТ - инфраструктура 11

4.5.1. Сведения о существующей системе автоматизации 11

4.5.2. Сведения об оборудовании и ПО 11

5. Границы и рамки 14

5.2. Пути и методы проекта автоматизации 14

5.3. Результаты экпресс-обследования 15

5.4. Наиболее значимые проблемы и риски, которые могут повлиять на проект 16

Введение

Назначение документа

Данный документ предназначен для согласования с заказчиком данных полученных исполнителем на этапе экспресс-обследования, основными целями которого являются:

Получить общее видение бизнес-процессов, процедур и информации, необходимых для достижения бизнес-целей проекта;
Утвердить единую с Заказчиком точку зрения на цели, задачи и приоритеты проекта;
Четко определить функциональные и структурные границы проекта;
Разработать план дальнейших действий.

Сокращения и определения

Автоматизированная система – комплекс программных средств на базе платформы 1С: Предприятие 8, реализующий информационную технологию выполнения установленных функций.

Основное средство – предмет лизинга, который в рамках лизинговой сделки учитывается на балансе лизингодателя или лизингополучателя.

Система управления базами данных

Технология быстрого результата – одна из технологий проектного внедрения в автоматизации 1С

Программное решение «Хомнет: Бухгалтерия лизинговой компании, 4.0», разработанное компанией «Хомнет Лизинг» на базе «1С: Бухгалтерия 8», редакции 2.0.

Комплексное программное решение «Хомнет Лизинг 8», разработанное компанией «Хомнет Лизинг»

Жизненный цикл проекта

Резюме отчета

Цель обследования

Цели и бизнес требования проекта (со стороны Спонсора проекта)

Основные цели создания АС (Автоматизированной системы):

Повышение эффективности системы управления бизнес-процессами компании;
Повышение управляемости, маневренности и конкурентоспособности компании;
Повышение качества и оперативности учета фактических и планируемых затрат;
Получение управленческой отчетности в различных разрезах.

Основные цели и бизнес требования, выдвинутые сотрудниками компании

Отдел управления лизинговыми операциями:

Повышение актуальности и качества управленческой информации, возможности ее оперативного использования;
Систематизация и оптимизация документооборота, обработка больших объемов информации;
Контроль состояния взаиморасчетов предприятия;
Создание единой технологии управления ресурсами;
Возможность изменения структуры предприятия, реструктуризации бизнес-процессов.

Автоматизация расчетов, автоматизация формирования графиков лизинговых платежей;
Создание форм и шаблонов документов (договора, акты и т.д.) и настройка связи этих форм с базой данных для возможности авто-заполнения.

Проектирование пользовательского интерфейса, создание форм и шаблонов документов (комментарии, примечания, напоминания и т.д.);
Автоматизация оперативного обмена данными с другими сотрудниками по вопросам взаимодействия.

Максимально автоматизировать учет ОС, операции с бухгалтерскими проводками и автоматизация начисления лизинговых платежей;
Сокращение расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом лизинговых операций;
Настройка интерфейса и разграничение прав доступа для пользователей, реализация возможности загрузки в программу графиков из MS Excel.

Наиболее значимые проблемы и риски, которые могут повлиять на проект

Риск несоблюдения сроков проекта по причине того, что проект не разбит на управляемые блоки, не выделены контрольные точки, не установлена очередность внедрения программных модулей.
Не достаточно высокая степень вовлеченности высшего руководства компании заказчика на всех этапах жизненного цикла проекта;
Риск сопротивления персонала заказчика изменениям;
Неверная оценка при закупке оборудования с учетом планируемой нагрузки с точки зрения количества поддерживаемых пользователей с учетом роста численности компании и интенсивности их работы;
Недостаточная компетенция Исполнителя в данной предметной области и опыт работы с внедряемым отраслевым решением;
Фактор расстояния. Удаленное местонахождение Разработчика программного продукта от места проекта внедрения (Заказчика и Внедренца).

Формат проведения обследования

Цель обследования

Выявление основных, первичных требований и пожеланий по автоматизации существующих на данный момент бизнес-процессов в компании Заказчика;
Формирование представления Исполнителя о структуре взаимодействия и схемах документооборота, функционирующих в настоящее время в компании Заказчика;
Определить наилучшие пути для внедрения программного продукта под существующие бизнес-процессы и схемы взаимодействия в компании Заказчика.

Методы и границы проведения обследования

В качестве метода проведения обследования был выбран метод интервьюирования ключевых сотрудников Заказчика (1-2 встречи по 1-2 часа), с представителями основных, нижеперечисленных подразделений (отделов):

Отдел Управления лизинговыми операциями;
Отдел Менеджеров;
Отдел Аналитиков;
Отдел Бухгалтерии.

Описание объекта автоматизации

Общие сведения

ООО «Лизинговая компания» – универсальный лизингодатель, который ориентируется на работу с крупными, средними предприятиями и организациями и является надёжным партнёром и проводником в сфере лизинговых взаимоотношений. При реализации своей финансовой деятельности, компания сотрудничает с «ДВбанком», одним из ведущих банков ДВ региона.

Направления и виды деятельности

Основным направлением деятельности компании заказчика является предоставление услуг лизинга. На сегодняшний день компания оказывает услуги по различным программам лизингового финансирования, которые позволяют ее партнерам в полной мере использовать преимущества лизинга для приобретения без привлечения собственного финансового ресурса:

Оборудования;
Спецтехники;
Транспортных средств (автомобилей);
Недвижимости;
Другого имущества.

Территориальная структура

Компания «Лизинговая компания» имеет регионально-разделенную структуру. Головной офис находится в г. Владивостоке, а также имеется филиал в г. Хабаровске, взаимодействующий с Банком «Хаббанк». В настоящее время общая численность компании, включая сотрудников филиала, составляет около 25 человек.

Организационная структура

Под организационной структурой понимается совокупность взаимодействия функциональных подразделений внутри компании для наиболее эффективного и качественного достижения организацией своих целей. Исходя из существующей организационной структуры компании, по ходу реализации лизинговых проектов, осуществляется взаимодействие между подразделениями (отделами) в разрезе выполнения определенных функций и задач (работа с клиентами, аналитика, бухгалтерия, управление и анализ). Такая схема построения организационной структуры наиболее приближена к так называемой Линейно-штабной организационной структуре, для которой характерно формирование иерархии служб по каждой подсистеме. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Такой вид организационной структуры является развитием линейной и призван ликвидировать ее важнейший недостаток, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования. Линейно - штабная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы), которые не обладают правами принятия решений и руководства какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего, функций стратегического планирования и анализа.

Главная Ваша задача - понять с чем Вам придется иметь дело и примерно прикинуть вклад данного проекта в свою карму и связанные с его реализацией затраты своего времени. Также неплохо было бы заранее озаботится тем, чтобы мысленно представить в своем портфолио логотип данной компании. Надо же будет, о чем-то рассказывать своим внукам и желательно с картинками.

Перед поездкой к клиенту

Вы должны заранее подготовить необходимый инструментарий для проведения обследования:

фотоаппарат (но надо обязательно спросить разрешение у руководства клиента на фотографирование)
диктофон (я использую Ipad с программой «АудиоБлокнот»)
бумага формата А4
жесткая подложка для бумаги (чтобы можно было при ходьбе делать записи)
карандаш (возможно Вам придется писать на стене)
ручка
визитки (обязательно. Не будьте лохом, у Вас же сто пятьсот спецов. Соответствуйте уровню своей компании, которая имеет высокий рейтинг)
деловой стиль одежды (костюм - если Вы пацан, строгая одежда - если Вы прекрасная девушка). Для незамужних девушек рекомендация - не так быстро, проект же только начался. У Вас еще будет возможность показать свои таланты.

- духи, туалетную воду и прочие запахи лучше не использовать - достаточно просто принять душ перед походом к клиенту (возможно вы будете разговаривать с сотрудницами клиента и если у них очень чувствительные носики, то лучше не подставляться)

сладости (небольшие коробки конфет в знак начала сотрудничества - для рядовых сотрудников отделов)

Первый контакт - с руководством

Итак, первым делом Вы встречаетесь с самым главным человеком на предприятии. Еще раз объясняете цель своего присутствия: «нам необходимо понять, как работает Ваша компания изнутри. Для этого мы будем рады возможности провести небольшие интервью с ключевыми сотрудниками Вашего предприятия. Это не займет у них много времени. Интервью с одним сотрудником длится примерно 20-60 минут. Это даст первичное понимание деятельности Вашей компании. Также просим Вас организовать экскурсию по производству».

Отлично, первый этап пройден. Вы составили список ключевых сотрудников и график встреч с ними. Под ключевыми сотрудниками понимаются руководители отделов (департаментов), которые так или иначе будут иметь отношение к Вашему проекту. На данном этапе Вы еще не знаете, кто из них будет заинтересованным лицом, а кто нет, кто будет Вам помогать, а кто будет мешать. Это Вы узнаете позже.

Моя рекомендация такая - на первичное интервью идти самим. Не надо вместо себя посылать консультантов или, не дай бог, стажеров. Первый этап - самый важный. Консультантов Вы будете привлекать позже. Иначе может произойти ситуация при которой консультант настолько увлечется проблемами одного подразделения, что упустит важные моменты. Или его загрузят настолько, что он просто подаст заявление Вам на стол.

Интервью с руководителем отдела

Не пугайтесь, даже если этот человек настолько известен, что Вы читаете о нем в газете. Главная Ваша задача - это слушать. Ни в коем случае не доказывать, не грузить терминами 1С, не приводить в пример ранее выполненные проекты. Желательно вообще дистанцироваться от платформы 1С. Вы изучаете процесс. Обязательно спросите его разрешение о ведении аудозаписи. По ходу разговора делайте пометки на листе бумаги. Сам процесс интервью проходит в три этапа:

введение (вы объясняете, зачем Вы на предприятии, в чем Ваша цель, определяете длительность интервью. Делаете подстройку под собеседника. Начните с позы, Ваша поза должна зеркалить собеседника. Если есть возможность, постарайтесь чтобы Вас не разделял стол. Идеальный вариант - кресла под небольшим углом друг другу.) Занимает 5-7 минут.
рассказ о сути работы отдела (просите, чтобы Вам рассказали в свободной форме о сути работы отдела и выполняемых функциях. Вы слушаете и молчите. Делаете пометки. Это займет примерно 5-10 минут. Зависит от говорливости Вашего собеседника)
Вопросы (Ваша главная проблема в том, что Вы можете не знать терминологии данной отрасли и специфики ее работы. Ничего страшного. Затем Вы и приехали, чтобы понять. Скорее всего, Вас начнут проверять насколько Вы эксперт и в теме ли особенностей бизнеса в данной отрасли - тонкий момент, не пытайтесь говорить ихними терминами, если Вы их еще не знаете. И тем более не пытайтесь грузить своими терминами - регистры, объекты, ТЗ, ХЗ, РП, PMI, Agile и прочие слова. Чем более простой язык - тем лучше. Не используйте в своей речи слова другого языка. Не умничайте. Если Вы услышали незнакомый термин или что-то Вас в словах собеседника насторожило - не стесняйтесь, спрашивайте. Пусть объяснит. Пытайтесь различать «красивую картинку» и «реальную картинку». Дело в том, что при разговоре с Вами, Вам будут рассказывать как все замечательно и хорошо. По крайней мере, это звучит хорошо. Это не Ваш хлеб. Если бы на предприятии было бы все хорошо, то Вы бы сейчас тут не сидели. Нет предприятий без проблем, есть недообследованные. Когда проведете несколько интервью на данном предприятии, Вы сможете увидеть ряд несоответствий в «показаниях» руководителей отделов. Вот это уже Ваш хлеб. Вам необходимо фокусировать свое внимание на жалобах собеседника. На неудобствах для него. На конфликтах интересов его с другими руководителями отделов. Это все, т.н. симптомы проблемы. Их берем на карандаш. Ниже пример таких симптомов и вывод после их анализа)

И вот вы аккуратно проводите все интервью и постепенно Вы начинаете понимать. Главная ошибка - это фокусировка на отдельных, знакомых Вам по предыдущим проектам, проблемам. Ваша цель - выявить симптомы проблем. Дальнейший анализ, даст Вам понимание.

Сколько нужно времени на интервью с ключевыми сотрудниками? Давайте считать. Предположим, что на одно интервью Вы затрачиваете 1 час. Это время на перемещение между отделами, на подготовку, на рукопожатие и знакомство. Таким образом за рабочий день Вы сможете провести 5-6 интервью. Вам же надо еще и обедать и отдыхать от потока новой информации. Таким образом, для предприятия с количеством подразделений от 10 до 15, Вам понадобится на этапе полевого обследования 2 дня. Плюс еще 3-5 дней на анализ и оформление. Это при наличии опыта, при его отсутствии - вводите коэффициент = 3.

Анализ собранной информации

Какую информацию Вы должны собрать на этапе полевого обследования? Предлагаю следующие разрезы анализа:

Характеристика объекта обследования (не надо переписывать с сайта клиента раздел «о компании». Клиент это и так знает, а ценности Вам это не добавляет.)
Анализ организационной структуры (если документ «организационная структура» имеется - отлично, если нет - Вам надо будет его самим составить)
Анализ производственного процесса (очень грубо, только первый уровень этапов, надо понять цепочку от заказа до готовой продукции, без детализации - на это Вы запланируете время позже)
Анализ информационной структуры (надо понять, что у клиента есть из ИТ-примочек)
Анализ действующей информационной системы (с помощью чего и как они ведут учет своей деятельности в ERP-системе, постараться выявить «зоопарк» систем)
Анализ симптомов проблем в разрезе подразделений (это самый важный раздел - его Вы формируете на основе своих наблюдений, анализа интервью, анализа косвенный факторов)
Анализ психологического климата (смотрим, что у сотрудников на столах стоит, какие картинки повешены на стенах, какие приказы висят на досках объявлений - пример такого приказа ниже. Как люди общаются с Вами, на что жалуются)

данный список не полный - Вы можете дополнять его другими видами анализа. Но учтите, это увеличивает трудоемкость обследования.

Формулировка целей проекта

После проведенного анализа, у Вас на руках ряд выводов или заключений. На данном этапе надо попытаться для каждого вывода сформулировать цель по методике SMART. Каждая цель должна получить свой код. В результате Вы получите примерно такую таблицу:

Цели сформулированы, но их очень много. Что с ними делать? Правильно, необходимо прогнать их через фильтры для определения приоритета каждой. На фото ниже показана методика оценки целей проекта по двум факторам (срочность, важность).

Но Вы можете дополнительно прогнать и по другим методикам. Мне, например, очень нравится методика при которой каждая цель сравнивается с другими целями и если при сравнении двух целей она кажется Вам приоритетней, то она получает один балл. Далее подсчитываете сколько баллов получила каждая цель и выводите приоритет. Опять таки, контролируем свое время и трудоемкость - не увлекаемся процессом исследования.

Теперь строим целевую модель проекта. Строки - это приоритет, колонки - логические этапы. Разносите цели в построенную матрицу. Получаете примерно такой результат:

Технико-коммерческое предложение

Вы сделали свою работу. Дальше пытаетесь сделать 3 концепции автоматизации, фактически, Вы определяете границы будущего проекта, путем включения в него целей из целевой модели.

Дальше со своей стороны как эксперта, вы рекомендуете для дальнейшей проработки некую концепцию. Описываете ограничения проекта, которые Вы накладываете помимо целевой модели. Делаете план-график (грубый), расписываете ресурсы и накладные расходы. Заранее ставите клиента в известность о требованиях к функционированию будущей системы. Описываете как Вы будете выполнять проект и какие документы Вы будете готовить. Определяете требования к заказчику. Делаете итоговое заключение.

Содержание работы

Файлы: 1 файл

Лизинговая компания.docx

Внешнее окружение

В качестве внешнего окружения, с которым взаимодействует Лизинговая компания по роду своей деятельности, может рассматриваться ряд сторон:

Клиент – Лизингополучатель, участник лизинговой сделки с другой стороны, который непосредственно желает получить предмет лизинга в аренду у Лизинговой компании с возможностью его дальнейшего приобретения в собственность. Также участниками сделки являются Компания-поставщик, продукцию которого выкупает лизингодатель, и Страховая компания, услугами которой обязательно пользуются при составлении договора.

Схема предоставления услуги лизинга предполагает, что лизингодателем осуществляется выкуп у поставщика за собственные средства необходимого оборудования или иного имущества. После этого оно передается клиенту на условиях аренды и с фиксированной платой за оказание услуги. Впоследствии предусматривается возможность перехода имущества в собственность лизингополучателя.

Также к внешнему окружению лизинговой сделки могут быть отнесены Юридические и Банковские надзоры, осуществляющие проверку платежеспособности потенциальных клиентов.

Основные бизнес-процессы

На основании проведенного экспресс-обследования в ООО «Лизинговая компания», следует, что основополагающим бизнес-процессом при реализации стратегии по предоставлению услуг лизинга, является лизинговая сделка (лизинговый проект), разделенный в рамках своего жизненного цикла на несколько этапов.

Этапы лизинговой сделки

Подготовка и обоснование;
Юридическое оформление;
Исполнение.

На первом этапе оформляются следующие документы:

Заявка, полученная компанией от будущего лизингополучателя на покупку оборудования;
Заключение о платежеспособности лизингополучателя и эффективности лизингового процесса;
Заявка, направленная поставщику оборудования;
Заявка, направленная лизинговой компанией банку о предоставлении ссуды на проведение лизинговой сделки.

На втором этапе оформляются следующие документы:

Кредитный договор, заключенный лизинговой компанией с банком о предоставлении ссуды на проведение лизинговой сделки;
Договор о купле - продаже объекта лизинга;
Акт о приемке-сдаче объекта лизинга в эксплуатацию;
Лизинговый договор;
Договор на техническое обслуживание передаваемого в лизинг имущества, если обслуживание будет осуществлять лизингодатель;
Договор на страхование объекта лизинга.

На третьем этапе осуществляется эксплуатация поставленного имущества.

В договоре может быть специальный раздел, где перечислены права и обязанности сторон. Основной обязанностью лизингополучателя является своевременная выплата лизинговых платежей с указанием общей суммы. Эту сумму должен будет выплатить лизингополучатель, при этом устанавливается порядок, сроки, способ, форма периодических лизинговых платежей. Обычно в договоре приводится подробный график выплаты лизинговых платежей с конкретными суммами и датами выплат.

Документооборот в лизинговой сделке

Применимо к рассмотренным выше этапам, документооборот компании в лизинговых сделках выглядит следующим образом:

Рис 4. Документооборот компании Лизинговая компания в Лизинговой сделке

Структурные подразделения

Отдел Управления лизинговыми операциями

Основные функции Отдела Управления лизинговыми операциями:

Стратегическое планирование и управление, анализ и реинжениринг бизнес-процессов организации с целью повышения эффективности ее деятельности;
Контроль и координация работы других отделов на всех этапах лизинговой сделки, оптимизация схем взаимодействия между отделами;
Формирование различных отчетов для высшего руководства компании на всех этапах реализации лизинговых проектов;
Выработка ключевых показателей эффективности для сотрудников в рамках занимаемых должностей и выполняемых задач. Мотивация сотрудников;
Привлечение и взаимодействие с внешними консультантами и экспертами по вопросам автоматизации и оптимизации бизнес-процессов компании.

Основные потребности подразделения в автоматизации:

В данном случае основные потребности к системе автоматизации рассматриваются для данного отдела как необходимые для высшего руководства компании в целом, так как Отдел управления лизинговыми операциями решает задачи стратегического характера, оперативного управления и руководства.

Повышение актуальности управленческой информации, возможности ее оперативного использования;
Повышение качества управленческой информации, то есть ее достоверности и аналитичности;
Систематизация и оптимизация документооборота;
Обработка больших объемов информации;
Создание единой технологии управления ресурсами;
Контроль состояния взаиморасчетов предприятия;
Повышение уровня квалификации персонала, обеспечение постоянного качества работы, сокращение многократной обработки информации;
Повышение качества аналитической работы, переход от рутинного механического счета к анализу;
Возможность изменения структуры предприятия, реструктуризации бизнес-процессов.

Отдел Менеджеров

Основные функции Отдела Менеджеров:

Подготовка для клиента коммерческого предложения – расчета и графика лизинговых платежей;
Выбор страхового тарифа, заключение договора о страховании объекта лизинга;
Согласование с клиентом всех условий договора лизинга и контроль за сбором пакета документов от клиента;
Сбор пакета документов от поставщика;
Подготовка договора лизинга, договора купли-продажи, договора о техническом обслуживании, договора поручительства (в случае необходимости).
Контроль графиков лизинговых платежей при сопровождении лизинговой сделки;
Составление Актов приема-передачи предмета лизинга между сторонами по завершению расчетов по платежам;
Взаимодействие с другими отделами при выполнении своих функций.

Основные потребности подразделения в автоматизации:

Автоматизация формирования графиков по договорам лизинга, автоматизация проведения расчетов, проведения перерасчетов (Калькуляторы);
Создание форм и шаблонов документов, необходимых для работы (договора, акты и т.д.) и настройка связи этих форм с базой данных для возможности авто-заполнения;
Создание механизма автоматического появления напоминаний по платежам согласно графиков.

Отдел Аналитиков

Основные функции Отдела Аналитиков:

Подготовка документов от клиента для отправки на проверку в юридический и банковский надзоры;
Формирование заключений о платежеспособности потенциального клиента;
Участие в кредитных советах Банка с целью утверждения лизинговых сделок;
Взаимодействие с другими отделами компании.

Основные потребности подразделения в автоматизации:

Проектирование интерфейса для работы, создание форм документов (предусмотреть возможность написания различных комментариев, примечаний, проставления отметок о принятии документов к исполнению, о наличии полного перечня документов, о статусе готовности заключения аналитика и т.д.);
Автоматизация оперативного обмена данными с менеджером и другими сотрудниками по вопросам взаимодействия (наличия документов от клиента, выявления и обмена по перечню замечаний и т.д.).

Отдел Бухгалтерии

Основные функции Отдела Бухгалтерии:

Принятие к учету и ведение учета основных средств (предметов лизинга);
Начисление лизинговых платежей согласно графику и разнесение платежей;
Выставление счетов на оплату, выписка и обмен другими бухгалтерскими документами;
Начисление заработной платы сотрудникам компании;
Взаимодействие с другими отделами в рамках сопровождения лизинговой сделки.

Основные потребности подразделения в автоматизации:

Максимально автоматизировать учет ОС, принятие к учету ОС и автоматизировать операции с бухгалтерскими проводками;
Сокращение расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом лизинговых операций;
Автоматизировать начисление лизинговых платежей;
Реализация возможности загрузки в программу графиков из ПО MS Excel;
Настройка интерфейса и разграничение прав доступа для пользователей.

Существующая ИТ - инфраструктура

Сведения о существующей системе автоматизации

В настоящее время для расчетов различных вариантов лизинговых платежей и начислений, перерасчетов по графикам, а также взаимодействия между различными отделами в рамках обмена информацией и получения отчетности для управленческого учета в компании заказчика используется ПП (Программный продукт) Microsoft Excel.

Ведение бухгалтерского и налогового учета осуществляется в ПП 1С: Предприятие 8. Бухгалтерия 2.0. Обмен различными данными с бухгалтерией осуществляется посредством передачи в отдел бухгалтерии различных файлов созданных в ПП Microsoft Excel.

Принимая во внимание факт последующего развития компании, а следовательно и увеличения оборотов, все более актуальными и значимыми для организации стали вопросы потребности в более высоком уровне автоматизации, и как следствие, назрел вопрос по приобретению специализированного ПП на базе 1С: Предприятие 8.

Сведения об оборудовании и ПО

Серверное оборудование и ПО

В данный момент информационная база компании «Лизинговая компания» 1С: Предприятие 8, Бухгалтерия 2.0. располагается на общем сервере банка «ДВбанк». С учетом важности оценки планируемой нагрузки на оборудование с точки зрения количества поддерживаемых пользователей с учетом роста численности компании и интенсивности их работы, специалистами компании 1С подготовлены рекомендации по подбору оборудования для автоматизированной системы компании «Лизинговая компания».

Рис 4. Общая схема компьютерной архитектуры системы 1С Предприятия

Сервер 1С: Предприятие 8 и Сервер СУБД

Использование сервера 1С: Предприятия позволяет сосредоточить на нем выполнение наиболее объемных операций обработки данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов (расчетов), программа, работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку данных, а вся промежуточная обработка будет выполняться на сервере. При этом физически сервер 1С: Предприятия и Сервер баз данных могут располагаться на одном компьютере (сервере). Это позволяет администратору при необходимости распределять нагрузку между серверами. Другим важным аспектом использования 3-х уровневой архитектуры является удобство администрирования и упорядочивание доступа пользователей к информационной базе. В этом варианте пользователь не должен знать о физическом расположении конфигурации или базы данных. Весь доступ осуществляется через сервер 1С: Предприятия. При обращении к той или иной информационной базе пользователь должен указать только имя сервера и имя информационной базы, а система запрашивает соответственно имя и пароль пользователя.

Содержание работы

Файлы: 1 файл

Лизинговая компания.docx

Обмен данными между Сервером СУБД и Сервером 1С предприятия интенсивен, поэтому при таком расположении снижение скорости обмена данными будет минимальным. Вычислительной мощности современных серверных процессоров достаточно для удовлетворения потребностей обеих этих систем. Рекомендуется процессор Xeon E5-2620 и выше.

Другой наиболее важной характеристикой для Сервера СУБД и Сервера 1С Предприятия является объём оперативной памяти. В данном случае необходимо не менее 8 Гб ОП (оперативной памяти).

В качестве программного обеспечения для сервера СУБД и сервера 1С Предприятия рекомендуется Microsoft Server 2008 r2 Standard и Microsoft SQL Server 2008 r2 Standard.

Компонента необходимая для использования 1С: Предприятие 8 в варианте клиент-сервер:

Для использования программных продуктов системы 1С: Предприятие 8 в варианте клиент-сервер необходимо приобрести дополнительную лицензию на использование сервера 1С: Предприятия независимо от количества приобретенных лицензий на дополнительные рабочие места. Лицензия на сервер 1С: Предприятия 8 не увеличивает общее количество рабочих мест.

Для работы с 64-разрядным сервером 1С: Предприятия 8 используется 32-разрядное клиентское приложение 1С:Предприятия 8. В то же время серверы 1С: Предприятия 8 (32-х и 64-разрядные варианты) поддерживают работу как 32-разрядными, так и с 64-разрядными СУБД.

Сервер терминалов предназначен для подключения удалённых сеансов и запуска клиентских экземпляров программ 1С: Предприятие. Данный сервер физически рекомендуется вынести на отдельный сервер по следующим основным причинам:

Каждый сеанс пользователя, работающего в 1С занимает 150-250 Мб оперативной памяти, а для 20 одновременно работающих пользователей необходимо около 8 Гб ОП сервера. Также для выполнения кода 1С, при выполнении перерасчетов важна вычислительная мощность сервера. Для долгосрочной перспективы рекомендуется приобрести сервер с аналогичными характеристиками как для сервера СУБД и сервера 1С предприятия.

В качестве ПО для Сервера терминалов рекомендуется Microsoft Server 2008 r2 Standard с терминальными лицензиями для необходимого количества пользователей.

В качестве ПП для реализации требований автоматизации управленческого учета компанией Заказчика было принято решение использовать Комплексное решение «Хомнет Лизинг 8», разработанное компанией «Хомнет Лизинг» — ведущего российского разработчика информационных систем для автоматизации лизингового бизнеса. Данное решение разработано на платформе «1С: Предприятие 8» и предназначено для автоматизации планирования, учета, анализа лизинговой деятельности и управления бизнес-процессами лизингодателей.

Для автоматизации бухгалтерского учета компанией Лизинговая компания было выбрано решение «Хомнет: Бухгалтерия лизинговой компании, 4.0», разработанное на базе «1С: Бухгалтерия 8», редакции 2.0.

Совместное использование двух этих конфигураций позволяет получить возможность по максимальной реализации функциональных потребностей в автоматизации бухгалтерского и управленческого учёта лизинговой компании, таких как:

Оформление заявок на лизинг;
Подготовка и согласование предварительных расчётов (загрузка графиков платежей и начислений из файлов MS Excel);
Учёт поступления договоров лизинга;
Учёт предметов лизинга: баланс лизингодателя и лизингополучателя;
Ведение взаиморасчётов с лизингополучателями;
Учёт дополнительного обеспечения;
Учёт займов и кредитов полученных;
Учёт залогов ОС;
Подготовка регламентированной отчётности.

Примечание: При настройке обменов справочниками и документами между базами БЛК и ХЛ8 предпочтительно использование клиент-серверного варианта установки 1С: Предприятие 8 потому, что именно по настройке данного варианта установки компания «Хомнет Лизинг» предоставляет инструкции и правила обменов. Так как изначально это не являлось категоричным требованием со стороны разработчика, то Исполнителем первоначально рассматривался файловый вариант установки.

Границы и рамки

Пути и методы проекта автоматизации

Технология автоматизации ТБР

При реализации проекта по адаптации программных продуктов ХЛ 8 и БЛК в компании «Лизинговая компания» будет использоваться подход к автоматизации, получивший название «Технология Быстрого Результата» (ТБР). Этот подход позволяет весь большой этап от исходного состояния компании к автоматизированному объекту разбить на простые, понятные для обеих сторон шаги, каждый из которых приводит к очередному улучшающему нововведению в работе. Каждый шаг в силу своего размера легко контролируем, что делает управляемым и предсказуемым весь проект в целом. Существенным в ТБР является то, что она ориентирована на внедрение типовых решений и требует очень сильного вовлечения заказчика в проект.

ТБР - это технология внедрения программных продуктов на базе 1С: Предприятие, направленная на получения быстрых, регулярных (ежемесячных) и качественных результатов, имеющих ценность для заказчика, предполагающая снижение финансовых рисков, регулярное закрытие выполненных работ и обеспечивающая исполнителю получение регулярного (ежемесячного) финансирования на выполнение работ.

Читайте также: