1с документооборот согласование авансовых отчетов

Обновлено: 07.01.2025

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

Юрист направляет проект ответственным работникам;
Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
Новая редакция повторно отправляется на согласование;
Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии.

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

Администраторы;
Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

группы задач по проекту, автору, типу;
персональные, делегированные, ролевые задачи;
сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

сотрудник создает документ-заявку;
согласует заявку руководитель данного сотрудника;
руководитель ИТ-службы согласует документ;
исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 100 000 тенге, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

спискам документов;
затраченному времени;
статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника.

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

число циклов;
количество просроченных задач;
время просрочки;
средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ». Закажите бесплатную консультацию!

При этом у сотрудника на руках может быть несколько документов, подтверждающих один расход, или же разные типы расходов учтены в одном подтверждающем документе. Важно также просчитать все лимиты на расходы и учесть требования политики компании в отношении командировок, если сотрудник отчитывается за расходы, понесенные в командировке.

Как обычно происходит оформление авансового отчета и формирование отчетности в компании:

В среднем, процесс оформления и согласования авансового отчета может занять от двух дней до одной недели, что может сказаться на закрытии отчетного периода и отчетности в целом.

Описанный процесс можно оптимизировать, в том числе с помощью интеллектуальных решений, сразу на нескольких на этапах:

отправка документов на служебный электронный ящик;
использование служебного чат-бота;
занесение через сканер.

Занесенные документы попадают в информационную систему, и интеллектуальные сервисы, или просто искусственный интеллект (ИИ), получают доступ к ним.

Занесение данных из оправдательных документов в систему. На этом этапе все выполнение работ берет на себя инструмент ИИ:

идентифицирует сотрудника (по рабочему электронному адресу или номеру телефона) и формирует авансовый отчет для него;
классифицирует занесенные документы (авиа- или ж/д билет, кассовый чек, посадочный талон, билет аэроэкспресса, счет-фактуру из гостиницы и т.д.);
извлекает необходимые данные из документов (например, номер документа, сумму расходов, маршрут);
автоматически заполняет авансовый отчет, используя извлеченные данные. Также автоматически происходит расчет общей суммы расходов, остатка и перерасчета.

Выгрузка информации в учетную систему в автоматическом режиме. На данном этапе использование искусственного интеллекта облегчает формирование пакета структурированных данных.

Формирование проводок. Благодаря автоматизированной выгрузке структурированных данных из информационной системы в учетную, можно настроить автоматическое закрытие расходов, списание затрат на правильные счета и формирование проводок. Бухгалтер выполняет проверку и запускает операции. При постоянном обучении интеллектуальный сервис может самостоятельно выполнять списания без участия специалиста.

Как может выглядеть процесс с использованием инструментов ИИ уже сейчас:

Использование интеллектуальных инструментов способно значительно упростить процесс, сократить трудозатраты и минимизировать риски по срокам и некорректным формулировкам.

документы классифицируются правильно в 98% случаев;
корректность извлечения реквизитов из документов - более 92%.

Текущее стремительное развитие технологий, заинтересованность со стороны надзорных органов, обновление законодательных актов дают нам возможность помечтать о том, что в обозримом будущем мы сможем избавиться от большинства рутинных операций, а также от большей части неактуальных документов, того же самого авансового отчета.

Автор статьи и эксперт в области: Гузель Рахимова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

Группа компаний «СКАД тех» — эксперт в разработке и внедрении комплексных решений в сфере автоматизации технологических процессов.

«СКАД тех» — надежный производитель и интегратор передовых систем автоматизированного управления для нефтегазового сектора, горно-металлургической промышленности, энергетики, транспорта и инфраструктуры. Объединив профессиональные знания и компетенции, используя инновационные технологии, мы помогаем нашим клиентам решать их производственные задачи.

Создавая решения, компания применяет современные аппаратные и программные комплексы мировых лидеров в сфере автоматизации технологических процессов (Siemens, Schneider Electric, B&R, ABB), а также ведущих российских производителей (PROSOFT).

На собственных производственных мощностях выпускается десятки типов высококачественной продукции для систем автоматизации.

«СКАД тех» — лидер в разработке российского ПО для построения многоуровневых территориально-распределенных систем сбора данных и управления, прикладного ПО для управления трубопроводным транспортом.

Группа компаний «СКАД тех» имеет более 17 лет опыта работы в автомобильной промышленности и промышленной автоматизации, занимает прочную позицию на нефтяном и газовом рынке и является многолетним надежным партнером как для российских, так и для зарубежных компаний.

В мае 2019 года компания 1С:Апрель Софт приступила к реализации проекта по учету командировок в рамках интеграции «1C:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот 8 КОРП».

1C:Апрель Софт — фирма-франчайзи 1С, с 1995 года занимается внедрением систем учета и управления предприятием. Компания имеет статус 1C:Центр компетенции по ERP-решениям и входит в топ-20 по всей России.

Основные направления деятельности компании:

Продажа продуктов «1С:Предприятие 8» и отраслевых решений (для производственных, торговых, строительных, сельскохозяйственных, автотранспортных предприятий, бюджетных, образовательных учреждений, розничной торговли, автосалонов); их внедрение и сопровождение — консультации, обследование, диагностика бизнес-процессов, разработка системы под специфику предприятия, внедрение «под ключ», регулярное информационное, технологическое и методическое сопровождение программного комплекса.
Консалтинг в области управления, бухгалтерского учета и налогообложения.
Автоматизация производственных предприятий с помощью 1С:ERP и отраслевых решений на его основе по проектной технологии.
Разработка собственных отраслевых решений на платформе 1С:Предприятие 8 (для производственных и транспортных компаний, бюджетных учреждений и др.).
Проведение специализированных семинаров и тренингов для руководителей и различных специалистов.
Обучение пользователей в Центре сертифицированного обучения «1С» и на собственных семинарах-практикумах.

Основной продукт «1C:ERP Управление предприятием 2», используемый на предприятии, является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии, которое позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Появляется возможность:

планировать деятельность и прогнозировать развитие, налаживать выгодные связи и анализировать результаты сотрудничества с контрагентами;
мгновенно получать доступ к отчетам;
контролировать работу подразделений;
управлять активами и ресурсами;
сократить расходы и минимизировать убытки;
увеличить доходы.

Главные цели и задачи, поставленные перед проектной командой:

1) Ведение НСИ (нормативно-справочной информации).

ведение в системе списка гостиниц;
ведение в системе списка квартир;
ведение в системе списка лимитов по суммам бронирования гостиниц для сотрудников («грейды»);
ведение в системе списка видов документов для учета командировок;
ведение в системе списка нумераторов для учета командировок.

2) Планирование доступности и бронирование квартир.

возможность ведения графика доступности квартир для проживания командируемых.

3) Контроль лимитов денежных средств.

возможность ведения лимитов расходования денежных средств в разрезе подразделений и направлений деятельности для учета командировок;
контроль установленных лимитов.

4) Согласование и подписание служебной записки на командировку (далее СЗ на командировку)

формирование СЗ на командировку, заполнение формы СЗ на командировку;
выбор места проживания с учетом приоритета квартир (в первую очередь проверяется доступность квартир, во вторую — гостиниц);
согласование СЗ на командировку;
возможность корректировки СЗ на командировку;
регистрацию СЗ на командировку;
возможность прикрепления файлов к СЗ на командировку;
формирование задач исполнителям по работе с СЗ на командировку;
ввод документов по командировке в систему;
создание последовательной цепочки документов по командировке с наследованием данных, указанных в СЗ на командировку;
контроль лимитов на бронирование гостиниц;
детализацию расходов на командировки по статьям расходов, статьям ДДС и направлениям деятельности;
возможность создания СЗ на командировку за сотрудника другими уполномоченными лицами;
возможность отражения дополнительных компенсационных выплат на основании первичной СЗ на командировку, их согласования и выплату.

5) Подписание приказа на командировку.

автоматическое формирование приказа на командировку на основании СЗ на командировку;
формирование задач исполнителям по работе с приказом на командировку.

6) Покупка билетов и бронирование гостиницы.

возможность определения ответственного за бронирование;
возможность указать номер и дату рейса;
возможность указать гостиницу (квартиру);
формирование задач исполнителям по покупке билетов и бронированию гостиницы.

7) Выплата командировочных.

автоматическое формирование заявки на расходование ДС на основании СЗ на командировку;
автоматическое формирование заявки на расходование ДС на выплату дополнительной компенсации;
формирование задач исполнителям по выплате командировочных.

8) Подписание авансового отчета (далее АО).

автоматическое заполнение АО на основании СЗ на командировку;
отражение результатов подписания АО;
формирование задач исполнителям по утверждению АО;
возможность корректировки АО.

9) Начисление разницы.

автоматическое создание заявки на расходование денежных средств (далее РДС) на основании АО в случаях, когда у командируемого выявлен перерасход ДС;

10) Работа с заявлением на удержание

автоматическое создание заявления на удержание на основании АО в случаях, когда у командируемого выявлен остаток ДС;
возможность прикрепления файлов к заявлению на удержание;
формирование задач исполнителям по работе с заявлением на удержание.

Основное требование — исключение повторного ввода информации в учетных системах «1C:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот 8. КОРП».

Главные этапы проекта:

Этап 1. Проектирование.

Этап 2. Реализация системы (Кодировка).

Этап 3. Кодировка.

Этап 4. Подготовка к ОЭ (Консультации по настройке синхронизации данных между системами).

Этап 5. Опытно-промышленная эксплуатация.

В ходе проекта специалистами компании 1С:Апрель Софт было сделано:

Создание модели отражения операций в 1С:ERP Управление предприятием.
Определение правил ведения НСИ.
Обучение пользователей.
Опытная эксплуатация.
Консультации по отражению операций в системе.
Перевод системы в промышленную эксплуатацию.

Все поставленные задачи были успешно выполнены.

Главным результатом проекта является:

Получено решение, позволяющее автоматически создавать объекты учета в 1С:ERP по результатам выполнения бизнес-процесса Согласование СЗ в ДО.
Сокращение трудозатрат сотрудников предприятия на оформление документов по командировкам.
Экономический эффект, полученный за счет контроля командировочных расходов в разрезе ключевой аналитики учета Проект.

По результатам проекта внедрения в промышленную эксплуатацию система по учету командировок была введена с 28.10.2019. Автоматизировано 15 рабочих мест в «1C:ERP Управление предприятием» и 50 рабочих мест в «1С:Документооборот 8. КОРП»

Группа компаний «СКАД тех» высоко оценивает работу специалистов фирмы-франчайзи 1С:Апрель Софт и надеемся на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество!

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

В этой статье мы рассмотрим вопросы настройки процессов согласования (в том числе сложные процессы согласования) в решении для построения системы электронного документооборота «1С:Документооборот».

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.

При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.

Процесс согласования в 1С:Документооборот

Процесс, реализованный в программе, можно использовать как самостоятельный процесс для согласования договоров перед их подписанием, а также заявок на оплату или закупку ТМЦ перед их оплатой (в отдельных случаях ежедневной «рутины» может быть даже настроено автоматическое согласование), так и в качестве элемента комплексного процесса для сложной многошаговой обработки документов.

Для того чтобы настроить шаблон любого процесса, в том числе и согласования, необходимо перейти в раздел «Управление процессами» и выбрать пункт меню «Шаблоны процессов».

После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.

Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.

Попробуем создать новый шаблон процесса на примере согласования документа «Заявка на расходование средств», а также построить маршрут согласования заявки в 1С.

Находясь в разделе «Согласование», нажимаем кнопку «Создать». Открывается окно создание нового процесса согласования.

Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.

На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:

Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.

Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.

Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.

Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.

Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.

При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:

Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.

Еще один «умный» механизм подбора участников процесса – ролевая адресация:

Роли исполнителей также настраиваются в разделе «Управления процессами».

Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.

Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.

Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.

На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.

Предметы могут быть различными по типу:

Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.

Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:

В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:

Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:

На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.

На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.

Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.

Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.

Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.

Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.

Профессиональные специалисты нашей компании готовы всегда помочь вам во внедрении системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8»!

Читайте также: