1с бесшовная интеграция как работает
Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»:
- «1С:Управление торговлей 8»;
- «1С:Бухгалтерия 8»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
- «1С:Управление холдингом 8»;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1С:ERP Управление предприятием».
Бесшовная интеграция с решениями «1С:Предприятия 8»
«1С:Документооборот 8», как часть системы программ «1С:Предприятие 8», предоставляет девять механизмов интеграции:
- загрузка файлов;
- готовые правила обмена;
- готовые планы обмена;
- БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом);
- СВД (Система Внешнего Документооборота);
- ЭДО;
- универсальный обмен данными в формате XML.
С помощью этих технологий и инструментов можно решать самые разные интеграционные задачи:
- ручная загрузка и выгрузка любых данных;
- автоматическая синхронизация любых данных;
- построение территориально распределенных систем;
- бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборотом 8» и многое другое.
Возможности бесшовной интеграции «1С:Документооборота 8» позволяют из интерфейса другой конфигурации:
- работать с данными «1С:Документооборота 8»;
- ставить и исполнять задачи;
- направлять документы на согласование по любым маршрутам;
- вести переписку по документам;
- вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
- использовать «1С:Документооборот 8» в качестве файлового хранилища;
- использовать «1С:Документооборот 8» как архив документов;
- учитывать трудозатраты сотрудников.
Одним из примеров бесшовной интеграции является возможность регистрации первичных документов бухгалтерского учета в «1С:Документообороте 8». Программа учтет подразделение, принявшее документ, и место хранения бумажного документа. Бухгалтер может оперативно проводить документы по скан-копиям, не опасаясь потери бумажных документов. Проверить соответствие проводок первичным документам можно предельно быстро всего за пару кликов мышью.
Автоматическая синхронизация данных
В «1С:Документообороте 8» предусмотрены механизмы для ручной и автоматической синхронизации данных с другими типовыми конфигурациями: правила обмена и планы обмена. Обычно эти механизмы используются для таких задач, как:
1С: ERP Управление предприятием 2 («1C: ERP») — это инновационное и эффективное решение от компании «1С» для создания комплексной информационной системы управления любым предприятием.
Настройка бесшовной интеграции расширит спектр возможностей обеих систем.
Процессы 1С: ДО и 1С: ERP часто тесно переплетены между собой и являются логично связанной цепочкой одного комплексного бизнес-процесса. 1С: ERP содержит большой перечень документов по направлениям и простые задачи в виде заданий. 1С: ДО, в свою очередь, позволяет настроить неограниченное количество видов документов и сложные маршруты обработки документов. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между ними.
Бесшовная интеграция позволяет работать с данными системы «1С: Документооборот» из интерфейса 1С: ERP, а также пользоваться такими возможностями программы, как запуск бизнес-процессов, отправка писем, просмотр связей и переписки по документу и т.п. Она избавит от постоянных переходов из программы в программу: в карточках документов 1С: ERP появятся гиперссылки, по которым можно открыть связанные с ними документы «1С: Документооборот».
«1С: Документооборот» обеспечивает простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С: Предприятие». И самое важное – настройки интеграции уже готовы и в «1С: Предприятии», и в типовых решениях. Список типовых решений и ограничения представлены в Таблице 1.
«1С: Документооборот», редакция ПРОФ
«ERP Управление предприятием 2», редакция 2
«Управление торговлей 8», редакция 11
«Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 2.0
«Бухгалтерия предприятия 8», редакция 3.0 КОРП
«Бухгалтерия предприятия 8», редакция 3.0 ПРОФ
«Управление холдингом», все редакции
«Управление производственным предприятием», редакция 1.3
«Зарплата и управление персоналом», редакция 3.0
«Комплексная автоматизация», редакция 2.1
Для более ранних решений интеграция с 1С: Документооборот возможна, но для этого в конфигурацию необходимо будет самостоятельно внедрить модуль интеграции.
Разберемся какие действия нужно сделать для того, чтобы использовать максимум возможностей бесшовной интеграции при работе с документами.
В данной статье не рассматривается настройка объектов в системе 1С: Документооборот, принимаем за факт, что система уже настроена в части интегрируемых объектов.
Для настройки бесшовной интеграции между 1С: Документооборот КОРП и 1С:ERP необходимо:
- Опубликовать базу 1С: Документооборот
- Настроить синхронизацию данных
- Настроить интеграцию
- Определить перечень интегрируемых объектов и настроить правила интеграции
Рассмотрим по пунктам.
Публикация базы
Интеграция 1С: ДО реализована через веб–сервисы, поэтому необходимо опубликовать базу 1С: ДО на веб-сервере. Для публикации подойдет любой веб-сервер.
Для возможности работы с системой через веб-интерфейс или мобильное приложение публикация базы также необходима.
После публикации проверяем работу системы через браузер и переходим к следующему пункту.
Рисунок 1 "Запуск системы через веб-браузер"
Настройка синхронизации данных
Для использования бесшовной интеграции рекомендуется настроить синхронизацию нормативно-справочной информации между базами, чтобы избежать дублирования элементов справочников и прочих непредвиденных ситуаций при миграции элементов из одной базы в другую.
В комплект поставки «1С: Документооборот» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С: Предприятие 8». Используя эти правила, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. Также есть возможность разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач.
В «1С: Документооборот» синхронизация данных настраивается в разделе «Настройка и администрирование».
Рисунок 2 "Настройка синхронизации данных в 1С: ДО"
В системе есть помощник настройки, где пошагово описаны все необходимые действия.
Рисунок 3 "Помощник настройки синхронизации данных"
Есть несколько вариантов подключения к другой программе:
- Прямое подключение к программе на одном компьютере или в локальной сети;
- Прямое подключение к программе через интернет;
- Другие каналы связи (сетевой каталог, FTP, электронная почта).
После настройки синхронизации данных в 1С: ДО необходимо сделать аналогичные действия в 1С: ERP в разделе «НСИ и администрирование» - «Синхронизация данных». В системе также есть помощник настройки.
Рисунок 4 "Настройка синхронизации данных в 1С:ERP"
Синхронизация данных выполняется отдельным регламентным заданием, расписание настраивается.
Рисунок 5 "Настройка расписания синхронизации данных"
После синхронизации данных необходимо настроить параметры интеграции, определить перечень интегрируемых объектов и настроить правила интеграции.
Настройка интеграции
Настройка параметров интеграции доступна на стороне учетной системы 1С: ERP. В разделе «НСИ и администрирование» - «Настройка интеграции 1С: Документооборот».
Есть несколько вариантов использования возможностей бесшовной интеграции, можно использовать их частично или в комплексе все сразу. Внизу каждой настройки есть подробное описание возможности использования. Можно использовать бесшовную интеграцию только как возможность работать с задачами 1С: ДО из интерфейса учетной системы или только как файловое хранилище.
Рисунок 6 "Настройка интеграции"
Комплексное использование всех возможностей позволяет связывать документы между собой, смотреть историю их согласования, связанные с ними документы, запускать бизнес-процессы 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP и другое.
Для возможной связки документов необходимо определить перечень интегрируемых документов и правила интеграции.
Определение объектов и настройка правил интеграции
Каждый программный продукт 1С, который поддерживает бесшовную интеграцию, имеет свой перечень доступных интегрируемых объектов с 1С: Документооборот. 1С: ERP имеет самый обширный перечень объектов, который включает в себя почти все направления деятельности.
Перечень доступных интегрируемых объектов в 1С: ERP можно увидеть в разделе «НСИ и администрирование» - «Настройка интеграции 1С: Документооборот» - «Объекты, интегрируемые с 1С: Документооборотом».
Если для объекта настроено правило интеграции, слева будет установлена зеленая галочка, а внизу указана ссылка на правило.
Со стороны 1С: Документооборот доступны следующие интегрируемые объекты:
На момент настройки правил интеграции работа с объектом должна быть возможна в каждой базе.
Например, для настройки правил интеграции договора аренды необходимо, чтобы в системе 1С: Документооборот был настроен вид внутреннего документа «Договор аренды» со всеми необходимыми атрибутами: состав реквизитов, шаблон документа, нумератор, папка хранения в системе, шаблон бизнес-процесса, права доступа. В системе 1С: ERP также требуется произвести все настройки для работы с договором.
Только после того, как в каждой системе можно полноценно работать с объектом, можно создать новое правило интеграции.
Правила интеграции настраиваются на стороне 1С: ERP в разделе «НСИ и администрирование» - «Настройка интеграции 1С: Документооборот» - «Правила интеграции»
Рисунок 7 "Правила интеграции"
При настройке правила интеграции сначала указывается соответствие объектов баз. Для одного объекта может быть настроено несколько правил интеграции. В этом случае, при создании документа на основании текущего, будет открываться форма выбора объектов, доступных по настроенным правилам. Если связь по правилам единичная, то документ будет создаваться автоматически по единственному возможному правилу.
Рисунок 8 "Правило интеграции"
Когда соответствие объектов установлено, необходимо сопоставить реквизиты данных объектов и выбрать способ их заполнения. Настройка осуществляется на двух вкладках: «Передача в 1С: Документооборот» и «Получение из 1С: Документооборота». Слева всегда указан состав доступных реквизитов системы, где будет создаваться документ.
При создании правила часть соответствий реквизитов устанавливаются автоматически. Если выбран шаблон документа, реквизиты, заполненные в шаблоне на стороне 1С: ДО, также автоматически будут сопоставлены. Для того, чтобы скорректировать или настроить способ заполнения, необходимо открыть нужный реквизит двойным щелчком мыши.
Есть 4 способа заполнения реквизита. Из реквизита конфигурации – прямое сопоставление реквизитов, из указанного значения – фиксированное значение реквизита, из выражения на встроенном языке – произвольная комбинация. Здесь же указывается необходимость обновления, в случае внесения изменений в другой системе.
Рисунок 9 "Способы заполнения реквизита"
В некоторых объектах есть возможность автоматического добавления печатных форм в момент передачи объекта в 1С: ДО. Можно выбрать формат добавления формы.
Рисунок 10 "Добавление печатных форм при передаче в 1С: ДО"
После того, как правила интеграции настроены, можно использовать бесшовную интеграцию в работе.
Возможности бесшовной интеграции 1СДокументооборот – 1С:ERP на примере договора аренды.
Когда бесшовная интеграция настроена, при входе в программу 1С:ERP необходимо авторизоваться в системе 1С:ДО, ввести свой логин и пароль. Пользователи системы создаются в каждой базе и имеют свои права доступа. Рекомендуется, чтобы наименования пользователей были идентичны.
После авторизации, на начальной странице в системе 1С: ERP появится список задач 1С: ДО с типовыми возможностями работы с задачей: перенаправление, возможность задать вопрос, принять к исполнению или поставить подзадачу.
Рисунок 11 "Начальная страница 1С:ERP"
Если договор первоначально был создан в системе 1С: Документооборот, то на определенном этапе, например, когда приложена скан-копия подписанного с двух сторон договора, поступает задача «Создать договор в 1С: ERP». При открытии карточки задачи, справа вложен договор, необходимо открыть его карточку.
Если настроено правило интеграции, в карточке договора есть ссылка «Создать договор», при нажатии которой, в соответствии с правилами, автоматически формируется карточка договора в системе 1С: ERP. Реквизиты, соответствия которых были указаны в правиле, заполняются автоматически. При необходимости можно дозаполнить карточку.
Рисунок 12 "Создание карточки договора в 1С:ERP"
После записи договора в 1С: ERP карточки договора двух систем связываются между собой, позволяя пользователю видеть всю историю обработки договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP на вкладке «Документооборот».
На вкладке доступна информация:
- Выполненные и текущие задачи по документу;
- Визы согласующих лиц;
- Связанные документы;
- История переписки (ссылки на входящие и исходящие документы);
- Трудозатраты.
Рисунок 13 "Связанные карточки договоров"
Рисунок 14 Вкладка "Визы согласующих лиц"
Рисунок 15 Вкладка "Связанные документы"
Рисунок 16 Вкладка "История переписки"
Если документ первоначально создается в 1С: ERP, создание договора в 1С: ДО и запуск бизнес-процесса осуществляется сразу, в момент создания, на вкладке «Документооборот».
Рисунок 17 "Создание договора в 1С: ДО из интерфейса 1С: ERP”
Карточка договора создается автоматически по настроенным правилам, документы двух систем связываются между собой. Далее на основании документа можно запустить бизнес-процесс по шаблону.
Рисунок 18 "Запуск бизнес-процесса"
Выполнение задач бизнес-процесса осуществляется на стороне 1С: ДО, но сами задачи также могут выполняться исполнителями из интерфейса 1С: ERP - из списка задач на начальной странице. Статус документа приходит автоматически с регламентным заданием, при условии, что настроено сопоставление данного реквизита в правиле интеграции.
Вся дальнейшая история документа: связь с дополнительными соглашениями, актами, счетами и прочими документами будет доступна из интерфейса 1С: ERP, в карточке договора. Любой документ можно открыть, посмотреть его историю.
Бесшовная интеграция позволяет пользователям сократить время работы с документами, работать в одном интерфейсе и иметь перед глазами логически связанную цепочку документов и бизнес-процессов.
Механизм интеграции простой в настройке и использовании, успешно применяется во многих компаниях.
1С:Документооборот (далее 1С:ДО) – современная система для эффективного управления бизнес-процессами компании и автоматизации документооборота.
1С:ERP Управление предприятием 2 (далее 1C:ERP) — комплексная информационная система управления предприятием.
Процессы 1С: ДО и 1С: ERP часто тесно переплетены между собой и являются логично связанной цепочкой одного комплексного бизнес-процесса. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между ними. 1С:ERP содержит перечень документов по направлениям и простые задачи в виде заданий. 1С:ДО, в свою очередь, позволяет настроить неограниченное количество видов документов и сложные маршруты их обработки. Бесшовная интеграция упрощает работу пользователей с документами и процессами.
Функционал бесшовной интеграции может использоваться полностью, либо частично.
Доступные возможности:
- Создание процессов и выполнение задач 1С: Документооборот в интерфейсе 1С: ERP; просмотр истории выполнения процессов и задач;
- Использование 1С: Документооборот в качестве внешнего файлового хранилища;
- Присвоение статуса «Согласован» документам в 1С: ERP по результатам выполнения бизнес-процесса согласования в 1С: Документооборот;
- Просмотр и добавление связей между документами 1С: Документооборот;
- Работа с ежедневными отчетами по учету рабочего времени с привязкой к документам и бизнес-процессам, возможность добавления фактических трудозатрат в ежедневные отчеты;
- Просмотр, создание и отправка писем через встроенную почту 1С: Документооборот.
Рассмотрим преимущества использования бесшовной интеграции в рамках автоматизации договорной деятельности.
Легкость использования - работа в одном интерфейсе
Что происходит в режиме многозадачности, когда в колоссально короткий промежуток времени вам нужно решить ряд вопросов, но при этом они раскиданы по нескольким интерфейсам? Нервы и время в пустую? Как оптимизировать свою работу? Как работать меньше, но эффективней?
Давайте разберемся на примере, когда в организации установлены две системы 1С:ERP и 1С:Документооборот.
Представим себя на месте бухгалтера или финансиста. Основной системой для их работы является 1С:ERP. Для согласования договора потребуется открыть еще одну систему (в нашем случае 1С:Документооборот) и полностью переключиться от своей задачи, используя при этом совершенно другой интерфейс. Данный бизнес-процесс можно упростить - настроить бесшовную интеграцию!
Что мы получаем в итоге?
При входе в программу 1С:ERP пользователь вводит логин и пароль от системы 1С:ДО. После авторизации, на начальной странице в 1С:ERP отображается список задач 1С:ДО. Сотрудник, не выходя из интерфейса 1С:ERP, имеет возможность принять к исполнению задачу, делегировать её, задать уточняющий вопрос или поставить подчиненную задачу.
Из всего этого следует:
ü согласующим не требуется открывать сторонние системы для выполнения задач;
ü бухгалтер и финансист используют интерфейс основной системы, с которой они ежедневно работают и которая покрывает 90% их должностных обязанностей;
ü пользователи экономят время и снижается вероятность ошибки;
ü сотрудникам для работы достаточно освоить функционал одной системы.
Прозрачность и наглядность бизнес-процессов с помощью связи карточек договоров двух систем
Когда менеджеры работают в одной программе, а бухгалтер и финансовый директор в другой, часто происходит ситуация, когда они не видят историю действий друг друга. С одной стороны - менеджер должен быть в курсе пришла ли оплата по договору, подготовлены ли закрывающие документы, с другой стороны - бухгалтеру необходимо знать, что договор согласован и на основании его можно проводить финансовые операции.
Что является решением задачи? Связь карточек договоров двух систем. Это позволяет видеть бухгалтеру и финансисту в ERP всю иерархию бизнес-процессов, историю переписки, трудозатраты и связи с другими документами. А менеджеры в ДО видят счета на оплату, подготовленные закрывающие документы, а также всю необходимую информацию по договору.
В результате, связь карточек договоров двух систем позволяет сделать прозрачным весь процесс работы с договором, имея доступ ко всей необходимой информации в одной системе. При этом у сотрудников нет необходимости отвлекать друг друга от работы.
Комплексный бизнес-процесс и контроль возврата оригиналов, как инструмент упрощения работы с договорами
Одна из главных проблем в договорной деятельности – это возврат оригиналов. Чтобы избежать работ по неподписанному договору, в Документообороте настраивается комплексный бизнес-процесс обработки договора.
Комплексный процесс состоит из этапов. И к примеру, этап создания договора в ERP идет после добавления подписанной скан-копии в карточку договора в Документообороте или после получения оригинала. Процесс выстроен так, что каждый последующий этап невозможен без выполнения предыдущего. Это позволяет выстроить чёткую последовательность подписания и исполнения действий по договору.
Документооборот также позволяет контролировать возврат переданных оригиналов контрагенту с помощью журнала передачи.
Четко построенный бизнес-процесс по работе с договорами, а также контроль возврата оригиналов позволяет избежать правовых и финансовых рисков компании.
Бесшовная интеграция делает прозрачным процесс работы с договорами и сопроводительными документами с идеи заключения и до исполнения или расторжения договора.
Интеграция позволяет пользователям сэкономить время работы с документами, работать в одном интерфейсе и иметь перед глазами логически связанную цепочку документов и бизнес-процессов со всей необходимой информацией.
Механизм интеграции простой в настройке и использовании, успешно применяется в сотнях компаний.
Гарантируем бесшовную интеграцию 1С:Документооборот без ошибок. Условия гарантии на услуги прописываем в договоре!
Преимущества интеграции с 1С:Документооборот
Бесшовная интеграция 1С:Документооборот – это возможность работы с полным функционалом программы из других учетных систем 1С. При этом сотрудники компании могут работать с внешними и внутренними документами без запуска и переключения на 1С:ДО.
Встроенная интеграция доступна для большинства типовых систем 1С, что делает ее простой и доступной для компаний любого уровня и масштаба. При этом преимущества единой среды управления документооборотом очевидны:
- автоматизация повторяющихся процессов работы с документами, на которые сотрудники тратят до 50% времени;
- ролевая маршрутизация документов, сокращение сроков их подготовки, постановка и контроль выполнения задач;
- оперативный поиск первичных документов, исключение потерь и контроль возврата документов контрагентами;
- готовые настройки по обмену с 720 документами и 120 справочниками для типовой 1С:ДО;
- доступ к современной ECM-системе пользователей 1С, построение взаимодействия с удаленными подразделениями.
Готовая интеграция
с 13 типовыми решениями 1С
Минимум затрат
на бесшовную интеграцию
Доступ к 1С:ДО
из других учетных систем
Экономия времени
на двойном вводе данных
Возможности интеграции с 1С:Документооборот
Возможности 1С:Документооборот
- Автоматизация полного цикла работы с договорными, входящими/исходящими документами, документационное сопровождение проектной деятельности.
- Управление согласованием, рассмотрением, исполнением документов, запуск процессов по наступлению событий.
- Анализ трудозатрат и времени работы сотрудников, ежедневные отчеты, настройка учета отсутствий и т.д.
Что обеспечивает бесшовная интеграция?
- Обмен актуальными документами с другими системами 1С, настройка связей между ними;
- Повышение исполнительской дисциплины сотрудников, учет реальных трудозатрат на задачи;
- Обработка, хранение любых файлов и документов;
- Сокращение цикла обработки и передачи документов;
- Снижение риска потерь документов и неисполнения договорных обязательств.
Интеграция с ключевыми программами 1С
- 1С:Бухгалтерия предприятия (версия КОРП, ред. 3.0);
- 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 2.5 и 3.0);
- 1С:Управление торговлей (ред. 10 и 11);
- 1С:Управление небольшой фирмой;
- 1С:Комплексная автоматизация (ред. 1.0 и 2.0);
- 1С:ERP Управление предприятием, 1С:УПП (ред. 1.3);
- 1С:Управление холдингом и т.д.
Закажите консультацию по внедрению 1С:Управление торговлей
Стоимость услуг по настройке бесшовной интеграции с
1С:Документооборот
| Функция | Типовая | Индивидуальная |
|---|---|---|
| Для кого | Для малого и среднего бизнеса | Для среднего и крупного бизнеса |
| Степень кастомизации 1С | Типовые | Доработанные |
| Механизмы типовой интеграции | ||
| Разработка методологии учета и стандартов обмена документами | — | |
| Разработка индивидуальной интеграции | — | |
| Результат интеграции | Система готова к эксплуатации | Полностью отвечает потребностям заказчика, включая нетиповые запросы |
| Срок реализации | 1 день | По согласованию с клиентом |
| от 10 400 руб. | от 20 800 руб. | |
| Заказать | Заказать |
Этапы настройки интеграции с 1С:Документооборот
Анализ обработки документов, выявление ключевых проблем и формулировка целей интеграции.
Разработка методологии учета бумажных версий документов в интегрируемых программах 1С.
Настройка интеграции, маршрутизация и организация места хранения документации в системах 1С.
Тестирование интеграции 1С:Документооборот, мониторинг полного сценария обработки документов.
Запуск в эксплуатацию, обучение и поддержка пользователей по вопросам интеграции.
Наши преимущества
Гарантия на услуги
Предоставляем гарантию на бесшовную интеграцию с 1С:ДО, фиксируем условия в договоре
Опыт интеграции
Опыт интеграций с 2003 года. Знаем тонкости и быстрые пути решения задач
Проверенная команда
Сильная команда специалистов по 1С:ДО, сертифицированная фирмой 1С
Прозрачные тарифы
Еще до начала работ предоставляем реальную стоимость, не завышаем цены в процессе интеграции
Стоимость владения
Используем готовые инструменты интеграции, за которые не нужно переплачивать
Контроль выполнения
Каждому клиенту доступен удобный сервис для мониторинга статуса выполнения его задачи
Читайте также: