Охарактеризуйте приложения к гсдоу какие из этих приложений не потеряли своей актуальности

Обновлено: 07.01.2025

ГСДОУ была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления».

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Система управления заданиями

Система управления заданиями Командный интерпретатор может поддерживать управление заданиями. Для Bourne shell (/bin/sh), который мы рассматриваем, систему управления заданиями включает парный ему интерпретатор /bin/jsh. В остальном этот интерпретатор имеет те же возможности.В

7.2.2.1. Корневая файловая система и система инициализации

7.2.2.1. Корневая файловая система и система инициализации Итак, вы выбрали загрузку Linux. Загрузчик GRUB загрузит ядро, а затем передаст ему параметры и управление. Подробновесь процесс загрузки ядра рассматриваться здесь не будет. Вам достаточно знать следующее: ядру при

Группа обеспечения качества ПО

Группа обеспечения качества ПО Представляет собой коллектив сотрудников (руководителей и технических специалистов), которые несут ответственность за планирование и проведение проектных мероприятий по обеспечению качества, поддерживающих соответствие этапам и

Центр обеспечения безопасности

Центр обеспечения безопасности Это большая программа, которая координирует действия всех защитных приложений на компьютере. Если одно из них работает как-то не так, Центр обеспечения безопасности сразу вам сообщит. Если системы безопасности настроены так, что враг

8.1. Панель управления нужна для управления

8.1. Панель управления нужна для управления В любом сложном устройстве всегда есть пульт – набор кнопок, рычажков, сенсорных датчиков, штурвалов… словом, приспособлений, с помощью которых можно этим сложным устройством управлять.Есть такой «пульт» и в Vista. Он называется

Глава 8 Современная система управления проектами Microsoft Project 2007

Глава 8 Современная система управления проектами Microsoft Project 2007 В состав пакета Microsoft Office 2007 включено мощное средство управления проектами – программа Microsoft Project 2007. С ее помощью вы можете вести учет, анализ, управлять самыми разными проектами – как относительно небольшими

12.4. Система управления базами данных Microsoft Access

12.4. Система управления базами данных Microsoft Access ВведениеMicrosoft Access обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу

Панель управления и транспортная система

Панель управления и транспортная система Панель управления — это часть АРМ Разработчика АВАР/4, но в этом разделе мы обсудим тесно связанную с ней транспортную систему. Панель управления предоставляет инструменты для программирования на АВАР.Так как панель управления

Панель управления нужна для управления

Панель управления нужна для управления В любом сложном устройстве всегда есть пульт – набор кнопок, рычажков, сенсорных датчиков, штурвалов… словом, приспособлений, с помощью которых можно этим сложным устройством управлять.Есть такой «пульт» и в Vista. Он называется

Access 2007 как реляционная система управления базами данных

Access 2007 как реляционная система управления базами данных Access 2007 является настольной системой управления базами данных (СУБД), которая сочетает широкие возможности с простотой использования и дружественным интерфейсом.Access является СУБД реляционного типа, то есть все

Центр обеспечения безопасности

Центр обеспечения безопасности Центр обеспечения безопасности Windows служит для контроля и настройки основных компонентов безопасности системы – брандмауэра, автоматического обновления, защиты от вирусов и вредоносных программ, параметров безопасности Internet Explorer и

Глобальная система управления народным хозяйством

Глобальная система управления народным хозяйством В январе 1959 года А. И. Китов посылает в ЦК КПСС новаторский документ (известный как «Первое письмо А. И. Китова Н. С. Хрущёву») (подробнее об этом см. [5.17]), содержащий кардинальные предложения о направлениях полномасштабного

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах государственного управления на предприятиях. ГСДОУ – это межотраслевой документ, разработанный в Росархивом в 1990году. Нельзя забывать, что за последние годы в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфердеятельности и форм собственности.

Основные цели ГСДОУ:

1. В упорядочении документооборота организации;

2. Сокращение кол-ва и повышение качества документов;

3. Создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации;

4. Совершенствование аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждения, организации, включая документы создаваемые средствами вычислительной техники. Основные разделы ГСДОУ представлены на рис.1.

Рис.1. Разделы ГСДОУ

Раздел “Документирование управленческой деятельности”состоит из четырех частей: Состав управленческих документов, Унификация и стандартизация управленческих документов, Оформление управленческих документов, Составление текстов управленческих документов.

При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и к их текстам.

ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи вычислительной техники.

Раздел “Организация работы с документами” охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия, учреждения. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях традиционной и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она должна включать регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы.

Так как информационно-поисковые массивы могут быть реализованы в бумажном варианте(картотеки) и электронном, то в ГСДОУ выдвигается требование их совместимости. Для достижения такой совместимости на предприятии разрабатываются классификаторы, например, номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений, классификатор видов документов и др.

В разделе также рассматриваются технологии регистрации документов, индексации, оперативного хранения, составления номенклатуры дел, формирования дел, технологии контроля исполнения документов, передачи в ведомственный архив.

В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами”содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами (этот раздел требует большой доработки).

В разделе “Организация службы ДОУ” заложен подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

ГСДОУ определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия, это могут быть: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя.

В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел содержит ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Функции служб делопроизводства приведены в приложении к ГСДОУ: «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления».

В ГСДОУ имеется целый ряд приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления:

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
Перечень типовых сроков исполнения документов;
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ;
Формы номенклатур дел;
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и др.

Многие положения ГСДОУ требуют пересмотра. Однако, целый ряд правил и рекомендаций по организации ДОУ могут оказать помощь делопроизводителям учреждений, предприятий, особенно, для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях <*>.

<*> В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются "организациями".

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

1.2. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

1.3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:

общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам;

отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

республиканские - Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

1.4. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

1.5. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов <*>.

<*> При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.

1.6. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии <*>.

<*> Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок работы с секретными документами и документами "ДСП" устанавливаются специальными инструкциями.

1.7. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств <*>.

<*> Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986).

1.8. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

1.9. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления.

1.10. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, указанные в п. 1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм собственности.

Основная цель ГСДОУ — сокращение количества и повышение качества документов, упорядочение документооборота с применением прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

На предприятиях документационное обеспечение управления осуществляется специальной службой. Эта служба подчиняется непосредственно руководителю организации. Но данное служебное подразделение существует не на всех предприятиях, и в небольших организациях эта служба, в большинстве случаев, отсутствует.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

Так, к технологическим функциям можно отнести:

• осуществление первоначальной обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов;

• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ можно выделить:

• организацию своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов;
• прохождение и исполнение документов в установленный срок;
• организацию хранения документов в структурных подразделениях;
• организацию работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организацию рабочих мест работников службы делопроизводства, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников службы делопроизводства;
• организацию делопроизводства по обращениям граждан;
• участие совместно с соответствующими структурными подразделениями организации в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других нормативных документов, составляющих и закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Общие требования, предъявляемые к документам и службам документационного обеспечения, являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, а также повышения их качества на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Единые требования ко всем системам документации создаются и внедряются путем издания государственных, отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли, а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

Основные цели ГСДОУ:

• упорядочение документооборота организации;
• сокращение количества и повышение качества документов;
• создание благоприятных условий для внедрения и применения современных технологий сбора, обработки и анализа информации;
• совершенствование аппарата управления.

Основные положения ГСДОУ:

• документирование управленческой деятельности;
• организации работ с документацией;
• механизация и автоматизация работ с документами;
• организация службы ДОУ.

Раздел документирования управленческой деятельности содержит:

• положения, определяющие состав управленческих документов;
• основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации;
• оформление реквизитов управленческих документов;
• общие требования к составлению документов.

Раздел организации работы с документами устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;
• построения информационно-поисковой системы по документам учреждения;
• контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практике предприятий путем разработки и издания стандартов и инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам; унификации состава и формы управленческих документов.

Разделы дополняются двенадцатью приложениями. Часть из них:

перечень межотраслевых унифицированных систем документации;
перечень государственных стандартов;
перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;
примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения;
перечень типовых сроков исполнения документов – устарели и уже не соответствуют требованиям современных нормативных актов.

правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;
форма номенклатуры дел структурного подразделения;
форма номенклатуры дел организации;
типовые задачи, функции и права службы документации в организации – взяты за основу и с некоторыми изменениями, продиктованными зачастую внедрением новых компьютерных технологий, с успехом используются в настоящее время.

Форма обложки дел постоянного и долговременного хранения осталась прежней.

Несмотря на изменения, происшедшие к настоящему времени в нормативно-правовой базе, несмотря на внедрение в делопроизводство компьютерных технологий, ГСДОУ до сих пор не утратила своей значимости в принципиальных положениях и используется в практической деятельности организаций. Вместе с тем, следует учитывать, что действующими являются те положения, которые не противоречат требованиям современных государственных нормативных актов.

В соответствии с ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» (2007) «участники работ по стандартизации, а также национальные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, правила их разработки и применения, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, своды правил образуют национальную систему стандартизации». Обратимся к стандартам. В приведённом определении обозначены национальные стандарты, однако необходимо отметить, что в состав фонда документов национальной системы стандартизации входят межгосударственные, государственные и национальные стандарты, отраслевые стандарты. К числу стандартов, определяющих отдельные направления ДОУ, кроме названных выше, относятся, например:

ГОСТ 9327-60. «Бумага. Потребительские форматы»;
ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;
ГОСТ Р 51511-2001. «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» и др.

Остановимся подробнее на следующих:

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела, принят и введён в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. Дата введения - 1 июля 2003 г. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Устанавливает состав реквизитов документов; требования к их оформлению; требования к бланкам документов; включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Состоит из четырёх разделов:

область применения;
состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов;
требования к бланкам документов.

Разделы дополняются двумя приложениями: в приложении А помещены схемы расположения реквизитов документов, в приложении Б – образцы бланков документов.

Несмотря на провозглашённый законом «О техническом регулировании» принцип добровольного применения стандартов, в отношении оформления документов организациям следует ориентироваться на рассматриваемый ГОСТ Р 6.30-2003. Этот документ аккумулирует огромный опыт отечественного документоведения. Его внедрение способствует унификации документов, которая, в соответствии с ГСДОУ, «проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники» (в настоящее время – компьютерных технологий).

Однако необходимо иметь в виду, что в связи с появлением Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства от 15 июня 2009 г. № 477, федеральные органы исполнительной власти при оформлении документов обязаны руководствоваться Р.III, п.5 Правил гласит: «документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210+297 мм) или А5 (148+210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление». Из стандарта в Правила включен состав реквизитов, необходимых для оформления документов именно федерального органа исполнительной власти, однако в ряде случаев требования Правил расходятся с ГОСТ Р 6.30-2003 (нет «отметки о поступлении документа», нет «идентификатора электронной копии документа», появилась «отметка о конфиденциальности», вместо одного реквизита «подпись», появилось два: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица»). К сожалению, изменены названия некоторых реквизитов. Но, в общем и целом, прописывая состав реквизитов, разработчики постарались сохранить преемственность Правил и стандарта.

Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», как уже отмечалось выше, идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General». Он регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Управление документами в организациях провозглашается основной функцией менеджмента.

Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе её деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях. Стандарт предназначен для руководителей (менеджеров) организаций; специалистов в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудников (персонала) организаций; физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

Состоит из следующих разделов:

область применения (обозначены предмет регулирования, сфера распространения, рекомендательный характер применения);
нормативные ссылки (перечислены использованные международные стандарты);
термины и определения (всего - 19; термины приведены с англоязычными эквивалентами; ряд терминов: конвертация, метаданные, миграция и др. являются новыми для отечественного делопроизводства);
преимущества управления документами (см. раздел 1 данных методич. указаний);
нормативная среда (см. раздел 1 данных методич. указаний);
политика управления документами и ответственность (прописана необходимость документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами; распределять и отражать в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации ответственность за работу с конкретными документами между всеми сотрудниками. Особого внимания заслуживают положения об ответственности всех сотрудников организации за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность и об обязанности архивных органов принимать участие в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами);
требования к управлению документами (перечислены составляющие комплексной программы управления документами; изложены общие требования к документам, в том числе к электронным: «Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчётности. Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности»; определены характеристики, которыми должны обладать подлинные документы, а именно: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования);
проектирование и внедрение системы управления документами (обозначены мероприятия, входящие в стратегию внедрения системы управления документами в организации: проектирование системы управления, документирование процессов функционирования системы управления документами, подготовка сотрудников, конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы, установление стандартов, проверка соответствия им и их соблюдения, определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов; определены характеристики систем управления документами: надёжность, целостность, соответствие, комплексность, системность; прописаны требования к проектированию, внедрению систем управления документами, и прекращению их применения, а также методология этой работы);
процессы управления документами и контроль (рассмотрены требования, которые должны предъявляться к экспертизе документированной информации: анализ нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчётности, оценка степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему; прописан процесс принятия решений об определении сроков хранения документов; определены цели управления хранением документов и включения документов в систему управления документами; перечислены методы, обеспечивающие включение документов в систему управления документами: классификация и индексирование, расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), регистрация, системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности; определены цели, требования, методы, действия, необходимые для проведения работ по классификации, хранению и обращению с документами, организации доступа к ним, контролю документооборота, отбору и передаче документов на последующее хранение и уничтожение, документированию процессов управления документами: «Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть чётко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение…Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует чётко документировать и хранить»);
мониторинг и аудит (обоснована необходимость проведения мониторинга и аудита, в том числе сторонними организациями, для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов);
обучение (для организаций, стремящихся соблюдать требования стандарта, обозначена необходимость подготовки и принятия долгосрочных программ обучения всех сотрудников. В разработке учебных программ могут участвовать сторонние организации).

Основные разделы дополняют предметный указатель и справочное приложение А, содержащее сведения о соответствии национальных стандартов РФ ссылочным международным стандартам. Как и другие национальные стандарты, он носит рекомендательный характер, однако является обязательным для организаций, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества.

Следующую группу нормативных документов по ДОУ составляют общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» «Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее - общероссийские классификаторы) – нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с её классификацией (классами, группами, видами и другим) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией» (ст.15).

В настоящее время в стране действует более тридцати общероссийских классификаторов. Для определения состава и оформления организационно-распорядительных документов, в том числе кадровой документации, а также кадровой первичной учётной документации (личная карточка формы Т-2, Т-2ГС, учётная карточка научного, научно-педагогического работника формы Т-4) организациями используются следующие классификаторы:

ОК 011-93 - Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
ОК 007-93 - Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
ОК 009-2003 - Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
ОК 016-94 - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
ОК 018 - Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН);
ОК 019-95 - Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО).

Особое место среди классификаторов занимает ОКУД, в состав которого входят унифицированные системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве.

Читайте также: