Каким образом фиксируется отсутствие приложения к поступившему документу
Законодательство РФ разрешает использовать электронные документы в качестве доказательств. Но на практике далеко не все электронные документы и не в каждом случае принимаются судами. Допустимость и достоверность таких доказательств — первое, что вызывает сомнения. Рассмотрим, какими нормативными требованиями нужно руководствоваться и как на практике суды оценивают электронные документы.
Юридическую силу любому документу придаёт его соответствие определённым требованиям. Они установлены законами и другими нормативно-правовыми актами, могут различаться в зависимости от вида и назначения документа. Как правило, речь идёт о требованиях к форме и содержанию. Обязательное условие — подпись уполномоченного лица или лиц. Иногда требуется печать — как дополнительное подтверждение составления, издания, согласования документа конкретным органом власти, организацией или физическим лицом.
Юридическая сила документа в электронном виде — более сложная категория. Такие документы должны соответствовать как общим требованиям, предъявляемым к любым юридически значимым документам, так и специальным. При этом важно различать электронные документы и электронные образы. К этим категориям процессуальное законодательство относится неравнозначно:
- электронные документы в оригинале приравниваются к бумажным документам в оригинале;
- электронные копии (образы) документов приравниваются к бумажным копиям документов.
Документ как доказательство в судебном процессе
Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП) считает документы:
- письменными доказательствами, если в документе есть информация, имеющая значение для дела;
- вещественными доказательствами, если документ, как предмет с определенными признаками, способен быть средством установления обстоятельств, имеющих значение для дела.
В большинстве случаев документ — письменное доказательство. Но если, например, представлен подложный документ, таким доказательством он быть не может, а вот вещественным — да.
В качестве письменных доказательств суды принимают любые бумажные и электронные документы, выполненные любым способом. Но только при условии, что можно установить достоверность документа.
О достоверности говорят:
- наличие всех обязательных реквизитов;
- соответствие юридически значимого документа всем предъявляемым к нему требованиям;
- действительность документа по срокам;
- точность и полнота информации;
- отсутствие признаков подделки;
- подписание документа уполномоченным лицом;
- действительность и достоверность подписи;
- отсутствие сомнений или наличие подтверждений того, что документ исходит от конкретного лица.
Разные документы по-разному оцениваются на предмет достоверности. Оценка зависит от вида документа, его формы, способа получения и представления. Важный фактор — оспаривается или не оспаривается достоверность документа. В сложных, спорных случаях может проводиться экспертиза как документа в целом, так и отдельных его элементов.
Таким образом, для суда не столь важно, о какой форме документа идёт речь, электронной или бумажной. Важно, чтобы документ был подлинным (достоверным) и имел отношение к делу.
Проблемы могут возникнуть с представлением документов. На этот счёт установлены общие и специальные требования.
Обязательно представляются оригиналы документов, если:
- конкретные обстоятельства дела в соответствии с законом должны подтверждаться только оригиналами документов;
- дело, по мнению суда, нельзя разрешить без подлинных документов;
- представленные копии документа отличаются по содержанию;
- суд потребовал представить подлинники документов взамен представленных электронных копий.
В остальных случаях разрешается представлять электронные или бумажные копии документов. Подлинность копий обеспечивается их заверением в установленном законом порядке, как правило, нотариальном. Правда, если суд посчитает нужным запросить оригиналы, придется либо их представить, либо заявить о невозможности сделать это, обосновав причины.
Специальные требования к представлению документов в электронной форме
Порядок подачи в суды документов в электронной форме, в том числе электронных документов, установлен:
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 252 «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».
Требования к электронным документам, изначально созданным в таком виде без предварительного создания бумажного носителя:
- Формат файла должен соответствовать формату электронного документа на момент его подписания. Допустимые форматы: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX или ODT, а для документов с графикой — PDF, JPEG (JPG), PNG или TIFF.
- Один документ — один файл размером не более 30 Мб. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
- Запрещается использовать средства защиты от копирования и печати.
- Представляемый электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего электронный документ. Используется отсоединённая электронная подпись (в отдельном файле).
Требования к электронным образам документов (сканам):
- Сканирование осуществляется в масштабе 1:1.
- Основная цветовая гамма — чёрно-белая или серая. Цветные изображения допускаются, если это имеет значение для дела и для точной цветопередачи оригинала.
- Качество должно обеспечивать возможность корректного прочтения документа, сохранение всех его реквизитов, графической подписи, печатей и штампов.
- Формат файла — PDF с возможностью копирования текста. Размер — не более 30 Мб.
- Один документ — один файл. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
- Электронный образ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью или иным способом, если это допускает процессуальное законодательство.
Указанные требования касаются только случаев, когда документы представляются вместе с обращением в суд (заявление, ходатайство, жалобы и т.д.) и направляются через личный кабинет сервиса «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие».
Представление электронных документов и электронных образов в качестве доказательств непосредственно в процессе проходит по другим правилам:
- Электронный документ распечатывается и заверяется в том же порядке, в котором он был подписан электронной подписью. Как вариант, возможно его заверение нотариусом. Суд может принять документ и в том случае, если бумажная версия будет заверена графической или простой электронной подписью лица, подписавшего электронный документ.
- Электронный образ (скан) документа заверяется в нотариальном порядке. Хотя такого процессуального требования нет, это повышает уровень доверия к документу.
Практика применения разных видов электронных доказательств
Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.
Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:
- договоры и дополнительные соглашения;
- учётные и платёжные документы;
- переписка сторон через интернет с использованием электронной почты или мессенджеров;
- сканы, распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры, с помощью факсимильной связи.
Процессуальное законодательство не содержит специальных правил оценки электронных доказательств. Нет в законах и самого понятия «электронное доказательство». В связи с этим суды оценивают электронные документы и образы на своё усмотрение в рамках правил оценки доказательств в целом и письменных в отдельности.
Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.
В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.
Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.
Электронная подпись не гарантирует на 100% достоверность документа. По крайней мере, всегда может быть поднят вопрос о её действительности и правомерности использования. Однако её наличие, особенно УКЭП, приравнивает документ к бумажному аналогу и устраняет большую часть рисков.
Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.
Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла
Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).
Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:
1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].
2. Правила делопроизводства[2].
3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).
Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.
На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:
Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.
Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.
Порядок первичной обработки входящего документа
В нормативных актах для наименования первой стадии работы с входящим документом используется термин «прием и первичная обработка документа», при этом проверка отправлений предусмотрена именно в рамках первичной обработки. Алгоритм проверки, предусмотренный Правилами делопроизводства, включает несколько этапов. В Таблице 1 мы представили действия получателя, нормативно предписанные ему на каждом этапе, и наш практико-ориентированный комментарий.
Иногда проверка начинается уже «в процессе» получения документа – например, в момент его доставки курьером. При наличии некоторых нарушений получатель может отказать в приеме отправления.
Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).
Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.
Кому именно следует выдать документ, обычно указано на конверте (например, ООО «Лазурь», Иванову И.И.). Зная особенности бизнес-процессов организации, адресата можно определить по виду и содержанию документа (например, оригинал договора нужно передать куратору договора, счет на оплату – в финансовый отдел и т.д.).
Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.
[1] Здесь и далее – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2021.
58. Прием и первичная обработка поступающих в Министерство документов осуществляются в группе документационного обеспечения. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в группе документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.
Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержавшие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.).
59. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, Интернет-почта и проекты входящих и исходящих документов от адресатов, включенных в СЭДО.
60. Служебные документы, которые поступили, минуя группу документационного обеспечения, должны быть сданы для регистрации в тот же день.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Читайте также: