Как прикрепить к письму приложение
Вы можете прикреплять к письмам документы, фотографии и другие файлы. Большие файлы, например видео, можно отправлять в виде ссылки на Google Диск.
Как прикрепить файл к письму
- Откройте Gmail на компьютере.
- Нажмите Написать.
- Внизу окна нажмите на значок скрепки .
- Выберите файлы.
- Нажмите Открыть.
Как удалить прикрепленный файл
Прикрепленный к письму файл можно удалить. Нажмите на значок крестика справа от файла.
Совет. Если вы пользуетесь Gmail в учебном заведении или организации, узнайте у администратора, доступен ли вам конфиденциальный режим.
- Откройте Gmail на компьютере.
- Нажмите Написать.
- Нажмите на значок скрепки .
- Выберите файлы.
- В правом нижнем углу нажмите на значок "Включить конфиденциальный режим" .
Совет. Если вы уже включили конфиденциальный режим для письма, внизу окна нажмите Изменить. - Настройте ограничения. Они будут действовать и для письма, и для прикрепленных файлов.
- Если выбрать Без SMS, пользователи Gmail смогут сразу открыть письмо. Пользователи сторонних сервисов (не Gmail) получат код доступа по электронной почте.
- Если выбрать Код доступа из SMS, код будет отправляться получателям в SMS. Введите номера телефонов получателей (не свой личный номер).
- Нажмите Сохранить.
Устранение неполадок
Ограничение на размер файлов
Если размер файла больше 25 МБ, Gmail автоматически прикрепляет его в виде ссылки на Google Диск. Подробнее об отправке файлов с Диска…
Не удается прикрепить файл (веб-версия)
- Убедитесь, что используете поддерживаемый браузер.
- Попробуйте прикрепить файл в другом браузере.
- Если ваш браузер использует прокси-сервер, попробуйте его отключить.
Файлы недоступны
Обратитесь к поставщику услуг или администратору.
Файл заблокирован в целях безопасности
Чтобы предотвратить распространение вирусов, в Gmail запрещено передавать письма с исполняемыми файлами, например файлы EXE.
Часто возникает необходимость прикрепить файл к электронному письму. Например, нужно прикрепить скриншот, резюме, отчет, презентацию, таблицу или иной файл. Что такое «прикрепить файл к письму»? Это значит, что
- сначала Вы создаете файл или находите готовый файл на своем компьютере,
- потом пишете в своей почте электронное письмо, в котором, в частности, указываете на наличие в письме прикрепленного файла
- и, наконец, прикрепляете к письму заранее подготовленный файл.
Какие файлы можно прикрепить к почте
Все варианты создания файлов, которые потом можно прикрепить к своему письму, я не берусь перечислить. Перечислим основные варианты, как можно создать файл с помощью разных программ и редакторов:
Сколько файлов можно прикрепить к письму
К письму можно прикрепить один файл, либо несколько файлов. Когда к одному письму прикрепляют сразу много файлов, то это не всегда удобно для получателя такого письма.
Как из нескольких файлов получить один файл, чтобы потом прикрепить этот файл к письму?
Можно создать новую папку, объединить несколько файлов в одной папке. Затем эту папку с файлами заархивировать. В итоге получится один файл с архивом, в котором находится несколько файлов. Потом можно прикрепить этот файл с архивом к почте.
Как прикрепить файл к письму: общая схема
Сначала Вы пишете электронное письмо. В тексте письма можно упомянуть о том, что к этому письму есть прикрепленный файл с краткой информацией о содержании файла, например, так: «Для наглядности прилагаю к письму файл со скриншотом» или «В прикрепленном файле посмотрите скриншот с изображением проблемы на моем ПК».
Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса
О том, как создать почту на Яндексе, тем самым завести себе аккаунт на Яндексе и иметь возможность пользоваться всеми сервисами Яндекса, я писала в ЭТОЙ статье.
Итак, у нас есть почтовый ящик на Яндексе. Чтобы прикрепить файл к письму в Яндекс.Почте, начинаем с подготовки письма:
3) Затем щелкаем по кнопке «Прикрепить файл». Она имеет вид скрепки (цифра 1 на рис. 1):
Рис. 1 (Кликните для увеличения). В Яндекс.Почте прикрепляем файл к письму и отправляем тестовое письмо самому себе.
Прикрепляем файл с компьютера к письму в Яндекс.Почте
Рис. 2 (кликните для увеличения). Ищем на своем компьютере файл для отправки почтой
Собственно, на этом прикрепление файла (или нескольких файлов) к письму закончено (рис. 3):
Чтобы удалить только один файл, подведите к нему мышку. Тогда в правом верхнем углу появится крестик. Достаточно кликнуть по этому крестику и файл будет удален из письма. Но при этом файл останется на компьютере.
Удаленные файлы будут автоматически откреплены от письма, но они останутся на своем месте на компьютере.
Можно прикрепить несколько файлов из разных папок к одному и тому же письму. Опять кликаем по кнопке «Прикрепить файл», находим файл, кликаем по «Открыть».
Если файлы небольшого размера, то прикреплять к одному письму можно много файлов. На рис. 3 прикреплено два файла:
Иногда удобнее создать новую папку, все файлы для прикрепления к письму положить в эту папку, папку заархивировать и потом файл с архивом прикрепить к письму так же, как прикрепляется обычный файл.
Теперь при желании можно посмотреть на свое письмо с прикрепленным файлом в папке «Отправленные».
После того, как поля заполнены и текст письма написан:
- Кликаем по кнопке «Прикрепить файл» (2 на рис. 4).
- После этого открывается окно «Выгрузка файла» (такое же, как на рис. 2 выше для Яндекса) или окно с похожим по смыслу названием «Открытие».
- Находим файл на своем компьютере или несколько файлов, которые нужно прикрепить к письму.
- Кликаем левой кнопкой мыши один раз по имени файла, чтобы выделить его. Либо выделяем несколько файлов, если они находятся в одной папке.
- Щелкаем по кнопке «Открыть».
Здесь черный крестик напротив прикрепленного файла (1 на рис. 5) предназначен для открепления файла от письма, то есть, для удаления файла из письма (но НЕ из компьютера).
Как прикрепить к письму Майл ру файл, находящийся в Загрузках
Как определить, что к письму прикреплен файл
Рис. 6 (Кликните для увеличения). В письме Яндекс.Почты есть прикрепленные файлы.
Если нажать на скрепку, то прикрепленные к письму файлы можно скачать на свой компьютер. Также можно открыть письмо и после этого при необходимости скачать прикрепленные файлы.
Можно кликнуть по значку скрепки (в красной рамке на рис. 7).
Тогда Вы увидите в выпадающем окне список прикрепленных файлов (рис. 7). Заодно можно подумать, стоит ли открывать эти файлы. Если отправитель подозрительный, то прикрепленные файлы НЕ стоит открывать.
Если Вы удаляете письмо из своей почты, то одновременно с письмом удаляются и прикрепленные к нему файлы.
Упражнение «Как прикрепить файл к письму»
Напишите три письма самому себе (на свой почтовый ящик):
- С одним прикрепленным файлом.
- Затем с несколькими прикрепленными файлами.
- Создайте архив из нескольких файлов.
Пошлите все три письма со своего почтового ящика на собственный ящик. Проверьте в своей почте, как открываются прикрепленные файлы в каждом из трех писем.
Конечно, все зависит от значимости вопросов, для решения которых необходимо вести переписку и обмениваться документами-приложениями.
Например, никто не мешает нам по оперативным вопросам вести переписку исключительно в электронной форме. Но при отправке документов-приложений в электронной форме вызывает вопрос необходимость создания письма в бумажной форме. Ведь сопроводительное письмо к основному пересылаемому документу выполняет функцию его охраны и защищает от подмены документа-приложения, поэтому данные документы пересылаются, регистрируются и хранятся в делах вместе, как полный комплект. Ситуация неправильная – организация сама себе сознательно создает так называемые «гибридные» дела, управлять которыми по сроку действия и сроку хранения сложно.
К тому же электронные копии и электронные оригиналы документов требуют удостоверения электронной подписью того или иного вида. Простой обмен файлами не имеет смысла, т.к. неудостоверенные файлы представляют собой обычные «картинки».
Сформулируем ответ на заданный вопрос в общем виде: и первая, и вторая ситуации похожи. Рекомендуем в обоих случаях в сопроводительном письме в реквизите «адресат» вместо почтового адреса оформить адрес электронной почты получателя. В тексте специально оговорите способ отправки – «в электронной форме» (в каком формате направляется приложение, видно будет из расширения файла: в Примере 2 это скан-копия, а в Примере 3 – вордовский файл). Сопроводительное письмо еще надо зарегистрировать.
Для идентификации приложения необходимо оформить на его 1-м листе в верхнем правом углу отметку о приложении по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.19):
Если приложение изначально изготавливалось на бумаге, то оно сканируется. В любом случае устанавливается имя и формат файла, его объем, чтобы эти сведения можно было вписать в сопроводительное письмо:
Пример 2. Фрагмент текста сопроводительного письма и отметка о приложении
Направляем форму отчетности об информатизации деятельности и сопроводительное письмо к ней – файлы:
1) письмо_19.12.jpg, 0,1 Кб и
2) форма_6. jpg, 90 Кб
Направляем Положение о корпоративном планировании и бюджетировании на 2019 год и сопроводительное письмо к нему; файлы:
- письмо_01.11.jpg, 0,1 Кб;
- Пол_КП_2019.docx, 1 Мб.
Чтобы в работе с документами не возникали подобные вопросы у исполнителей, их необходимо разъяснить в своем ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Кстати, можете обратить внимание на п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Он предписывает определенный состав сведений фиксировать в сопроводительном письме о пересылаемых электронных копиях, если они направляются на физически обособленных носителях. О пересылке по информационно-телекоммуникационной сети там сказано гораздо меньше (см. фрагмент далее).
Выше в Примерах 1–5 мы показали состав сведений при направлении электронной копии по электронной почте. Если при этом письмо и приложение созданы в СЭД, то на копии каждого из этих документов должна быть системно визуализирована отметка об удостоверении копии (Пример 6). Как видите, она делается без привычных нам слов «Верно» или «Копия верна». Если в СЭД существует электронный оригинал, то направляемый по электронной почте файл считается его электронной копией.
Пункт 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются. с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Данные, которые пересылают по интернету, называются вложениями или прикрепленными файлами (аттачментами).
Как добавить файл к письму
Технология пересылки файлов по почте следующая:
При быстром интернете пересылка занимает несколько секунд.
Пример
1 . Сначала нужно зайти в ящик. Для этого открыть сайт, на котором он находится, ввести логин и пароль.
Подробнее об этом читайте в уроке Моя электронная почта.
2 . Затем нажать на кнопку для составления письма. Вот как она выглядит в разных сервисах:
| Яндекс.Почта | Mail.ru | Gmail.com |
 |  |  |
3 . Далее заполнить форму:
4 . Для загрузки файла щелкнуть на специальную кнопку. Обычно она находится вверху или внизу - над или под частью для ввода текста.
| Яндекс.Почта | Mail.ru | Gmail.com |
 |  |  |
Появляется небольшое окошко для выбора данных с компьютера. Через него нужно выбрать объект для пересылки.
Допустим, мне необходимо выбрать документ, который находится в Локальном диске D в папке «Договоры». Значит, в окошке перехожу в Локальный диск D.
Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них нужный и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мыши.
Окошко исчезает, а мой документ появляется на странице.
в Яндекс.Почте:
Если файл большого размера (от 1 МБ), он будет какое-то время закачиваться. В случае с объемными данными (от 35 МБ) загрузка будет происходить сразу на облако.
Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом сервис показывает, что внутри есть аттачмент.
Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.
Как переслать несколько файлов
В одно письмо можно добавить несколько объектов любого типа. Это могут быть фото, документы, музыка и даже видео.
А что делать, если объектов много, например, двадцать?! Можно ли добавить папку целиком, а не каждый из них по отдельности?!
Покажу, как это сделать прямо в окошке, через которое мы добавляем файл для отправки.
Кликаем правой кнопкой мыши по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.
Затем выбираем только что созданный архив - щелкаем по нему два раза левой кнопкой мыши.
Подробнее об архивации можно узнать из этого урока.
Нюансы
1 . Если нужно переслать более трех файлов в одном письме, лучше их заархивировать.
Например, я хочу выслать десять фотографий. Чтобы не добавлять каждую по отдельности, лучше положить их в новую папку на компьютере, заархивировать ее и при отправке письма добавить этот архив.
В итоге отправится один объект, а не десять. Получателю будет проще его скачать и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждый снимок отдельно.
2 . Перед пересылкой фото следует сжимать - уменьшать размер.
Сделать это можно в любой программе для редактирования изображений. Например, в стандартной Paint (есть в Пуске). Подробнее об этом читайте в уроке Сжатие фото.
Читайте также: