Заявление о получении квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи
Многие уже слышали, что с 1 июля ФНС начала бесплатно выдавать электронные подписи, а с 2022 года ЭЦП будут выдавать только налоговики и несколько прошедших аккредитацию Удостоверяющих центров. Мы успешно получили в ФНС подпись для индивидуального предпринимателя и готовы поделиться своим опытом.
В общем виде процедура получения подписи состоит из четырёх этапов:
- Подготовка к получению ЭЦП.
- Подача заявления на выпуск подписи.
- Получение подписи в ФНС.
- Настройка компьютера для работы с ЭЦП.
Мы в рамках статьи постараемся рассказать о каждом этапе.
Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП
Электронную подпись, которую выдаёт налоговая, нельзя назвать на 100% бесплатной. Дело в том, что хоть за сам выпуск ничего платить не придётся, но подпись нужно записать на USB-ключ, а он, как раз, стоит денег. Готовьтесь отдать за него в районе 1 500 рублей.
Причём абы какой ключ не подойдёт. Это должен быть токен, к которому приложен сертификат подлинности ФСТЭК.
Перед покупкой обязательно изучите описание «флешки» и отзывы. Многие магазины сейчас прямо в описании пишут подходит конкретный токен для ФНС или нет.
Но есть и другой взгляд на ситуацию с сертификатами. Например, в Архангельской области ходит слух, что налоговики могут записать ключ на токен без сертификата. В том числе и здесь, на Клерке обсуждалась возможность получения подписи без сертификата на токен. В нашем телеграм-чате тоже писали, что некоторые инспекции могу закрыть глаза на отсутствие сертификата.
В общем, чтобы точно быть уверенным в успехе, лучше, конечно, купить токен с сертификатом. Возможно, непонятки с этими сертификатами вызваны тем, что налоговая занимается выдачей ключей всего несколько месяцев. В таком случае до конца года все, кто «косячил» получат по шапке и с 1 января правила станут общими для всех. Поживём — увидим.
Помимо токена для записи ЭЦП, вам нужен паспорт и СНИЛС. Убедитесь, что они у вас есть и можете идти дальше.
Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи
Подача заявления осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС. Не важно как кто вы планируете получить подпись — как ИП или как директор ООО, заявление подаётся через ваш личный кабинет физического лица. Если вы не помните пароль от своего личного кабинета или вообще не уверены, что когда-то его регистрировали — воспользуйтесь входом через госуслуги. А если вы и на госуслугах не регистрировались, то самое время это сделать.
В личном кабинете нажмите кнопку «Жизненные ситуации» и найдите в самом низу кнопку «Получить квалифицированную электронную подпись».
Далее вам нужно выбрать в качестве кого вы получаете подпись: как индивидуальный предприниматель или представитель организации.
Здесь же будет кнопка «Данные налогоплательщика». Нажмите на нее и внимательно проверьте все сведения о себе. Если у налоговой будет некорректная информация о каком-то вашем документе, то вам откажут в выдаче подписи. Мы с этим столкнулись.
В ответе будет сказано, что заявление одобрено и теперь вы можете прийти в любую налоговую для записи ЭЦП на флешку. Но это не совсем так.
Возможно, с 2022 года, действительно, можно будет получать подпись в абсолютно любой инспекции, но на данный момент выдачей ЭЦП занимается только несколько ФНС в каждом регионе. Например, в Петербурге это только 15-я налоговая. На сайте налоговой можно скачать экселевскую табличку с полным списком инспекций, в которые можно обращаться за ЭЦП. После успешной записи через личный кабинет, вам нужно идти в одну из них.
Этап 3. Получение подписи в ФНС
Наверное, не стоило выделять этот пункт в отдельный раздел статьи, т. к. сказать что-то умнее, чем «идите в выбранную налоговую и делайте то, что говорит инспектор» сложно. Но стоит как минимум проговорить что с собой взять.
- Паспорт. Куда же без него.
- USB-токен. Не зря же мы его покупали.
- Сертификат на токен. Мы помним, что не все налоговые его требуют, но лучше перебдеть, чем недобдеть.
- СНИЛС. Без него ключ не выдадут
Ну и чтобы этот параграф не был совсем смехотворно мал, несколько слов о продлении ключа. Он действует 15 месяцев. За 2 недели до окончания его можно будет продлить в личном кабинете. Причем повторно ехать в ФНС для этого не потребуется, всё можно будет сделать со своего компьютера (по крайней мере так нас заверил инспектор, который выдавал подпись).
Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП
Если вы до сих пор не работали с электронными подписями, то необходимо настроить компьютер.
Оговоримся сразу, если у вас в штате есть специально обученные люди, то лучше доверить настройку им. Это не значит, что у вас ничего не получится, просто вы сэкономите себе нервы, т. к. процедура настройки рабочего места для работы с ЭЦП — это для неподготовленного человека тот ещё стресс.
Для примера мы будем рассматривать подключение по ЭЦП к личному кабинету ИП. К личному кабинету ООО подключение происходит примерно так же.
Пара слов про криптопровайдер
Для тех, кто уже работал с подписями, и у кого настроен компьютер, будет полезно знать, что на данный момент налоговая выдаёт подписи для Крипто Про. В интернете есть информация о том, что они планируют наладить работу и с VipNet, но пока работа идёт исключительно с Крипто Про. А это значит, что если ваш компьютер настроен для работы с VipNet, воспользоваться ключом от ФНС так просто вы не сможете, т. к. два этих криптопровайдера между собой не дружат.
Выбор браузера
Личный кабинет довольно привередлив к браузерам. У нас получилось всё настроить через Яндекс браузер. Можете воспользоваться им.
Установка криптопровайдера
Для того, чтобы вы могли работать со своей подписью на интернет-ресурсах, необходимо установить криптопровайдер и плагин для браузера. Это можно сделать по ссылке.
Установка личного сертификата
Настройка браузера
Зайдите в настройки Яндекс браузера, перейдите в раздел Системные и поставьте галочку рядом с пунктом Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ.
Добавление сервисов ФНС в список надежных сайтов
Откройте Панель управления компьютером. Выберите пункт Свойства браузера. В открывшемся окне перейдите в раздел Безопасность. Нажмите на значок Безопасные узлы, затем на кнопку Сайты. Добавьте в список два сайта:
Подключение к личному кабинету
Перейдите в личный кабинет, найдите кнопку Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету и выполните проверку. Если все хорошо, то сервис запросит у вас разрешение на доступ к ключу, соглашаемся.
Если что-то пошло не так
Если подключиться к сервису не удалось, то мастер проверки скажет на каком этапе произошла ошибка и что можно попытаться предпринять. Очень часто ошибки возникают из-за работы антивируса, можно попробовать его временно отключить.
Если ничего не помогает — лучше обратится к экспертам.
Где можно использовать подпись от ФНС
Помимо доступа к личному кабинету, подпись можно использовать для работы в сторонних сервисах, например, в программе СБИС. Нам подтвердили в техподдержке, что в СБИС-е можно работать с подписью от ФНС.
Сами налоговики пишут про подпись так:
- Через операторов электронного документооборота;
- Через сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме».
Кстати, многие думают, что личный кабинет для ИП и ООО — это бесполезная штука, в которой можно только долги по налогам смотреть. Это немного не так. Через личный кабинет можно направлять обращения в ФНС, подавать Уведомление о переходе/смене УСН и даже вносить изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Правда, для того, чтобы вносить изменения придется освоить специальную программу, но оно того стоит.
В порядке заключения
В этой статье мы постарались поделиться всем нашим опытом по работе с электронными подписями от налоговой. Т.к. мы всё-таки бухгалтерия, возможно, в технической части были допущены какие-то неточности, поэтому если более сведущие люди нас в комментариях поправят — мы с удовольствием внесём исправления.
Краткая инструкция о порядке подачи заявки на получение усиленной квалифицированной электронной подписи в ФНС России.
Как подать заявление на изготовление квалифицированного сертификата в ФНС России?
Заявление на получение квалифицированного сертификата в ФНС России может подать только уполномоченное лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица или предпринимателя.
Проще говоря, заявление должен подать руководитель организации или сам индивидуальный предприниматель лично.
В настоящее время такое заявление подается через личный кабинет налогоплательщика Физического лица (руководителя или индивидуального предпринимателя).
Доступ в личный кабинет возможен различными способами:
- по вашему ИНН и паролю;
- по электронной подписи, выданной на физическое лицо;
- через сайт Госуслуг.
Порядок получения пароля для входа в личный кабинет физического лица описан в пункте "Как получить доступ к сервису".
Из представленных вариантов входа мы считаем наилучшим - вход через Госуслуги (потребуется подтвержденная учетная запись!).
Используя любой из способов входим в личный кабинет физического лица.
Если у Вас возникли сложности с входом в личный кабинет - можете обратиться в нашу платную техническую поддержку за помощью.
Подача заявления на получение электронной подписи
После успешного входа в личный кабинет необходимо перейти в раздел "Жизненные ситуации".
В предложенном списке жизненных ситуаций ищем кнопку с надписью "Получить квалифицированную электронную подпись" и нажимаем ее.
У нас открывается электронная форма Заявления на получение квалифицированного сертификата. В форме будет предложено выбрать организацию или предпринимателя, для которых Вы хотите получить электронную подпись. Если Вы не нашли в списке вашей организации или предпринимателя - обратитесь в ФНС для решения проблемы. После выбора нажимаем кнопку "Далее".
Обращаем ваше внимание! Заявление формируется на основании данных личного кабинета налогоплательщика физического лица ! Если в личном кабинете недостоверная информация, то заявление будет содержать ошибки! Перед подачей заявления обязательно проверьте свои данные !
Согласно Регламенту рассмотрение заявления будет происходить 5 дней. На практике это занимает несколько минут.
Указанный срок в 5 дней заложен на возможные технические сбои при проверке данных из Заявления. Сведения из Заявления в автоматическом режиме проверяются в базах данных МВД, ПФР и ФНС. В случае успешного прохождения проверок Вы получите положительный ответ.
Получение ответа налогового органа
Как видно на примере проверка заявления заняла всего одну минуту и получен ответ от налогового органа.
Запись на получение квалифицированного сертификата
Выберете ближайшую или более удобную для вас налоговую инспекцию и оформите запись .
Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .
Еще сравнительно недавно электронные документы без «живой» подписи и печати не имели никакой юридической силы. Но поскольку в какой-то момент компьютерные файлы практически полностью вытеснили обычные бумажные документы, то закономерно возник вопрос: как придать этим файлам законность и юридическую значимость? Таким образом, появилась специальная цифровая подпись, благодаря которой документы, созданные в электронном режиме можно, не распечатывая, посылать в любую инстанцию и там они будут приняты к рассмотрению наравне с реальными бумажными документами.
Заявление на получение ЭЦП
Для чего нужна электронная цифровая подпись
Высокую степень популярности ЭЦП имеет у тех организаций, которые обладают множеством структурных подразделений, филиалов и представительств, широко раскиданных в географическом плане, или же осуществляют свою деятельность с контрагентами из разных регионов РФ.
Кроме того, электронная подпись дает возможность:
- участвовать в торгах, требующих наличия цифровой подписи у сторон;
- подавать отчетность во внебюджетные фонды и налоговую службу;
- доставлять документы, заверенные уполномоченным лицом в любую точку мира за считанные секунды;
- гарантировать подлинность документов;
- обеспечивать секретность, конфиденциальность и неприкосновенность сведений, изложенных в виртуальном документе.
Важно! При использовании электронной цифровой подписи в коммерческих взаимоотношениях, необходимо заключить с партнерами по бизнесу дополнительные договоры, в который следует четко прописать область и схему применения цифровой подписи.
Благодаря такому широкому спектру преимуществ, электронная подпись довольно активно набирает популярность, и постепенно становиться обыденностью для многих представителей бизнес-сообщества.
Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Особенности электронной цифровой подписи
ВАЖНО! Образец доверенности на право получения электронной подписи в удостоверяющем центре от КонсультантПлюс доступен по ссылке
По своей сути, цифровая подпись – это аналог «живого» автографа физического лица. Как и настоящая подпись, она служит для удостоверения подлинности документов и обладает некоторыми признаками:
- является уникальной и неповторимой;
- принадлежит определенному человеку;
- имеет защиту от копирования и подделки.
Цифровая подпись с технической точки зрения
Если посмотреть на электронную подпись с технического ракурса, то обнаружится, что по сути это особенная последовательность символов, зашифрованных в документе. Причем подпись может находиться как внутри электронного файла, так и идти отдельным приложением.
По закону существует три вида цифровой подписи:
- Простая. В данном случае она служит вполне очевидной и банальной цели: доказательству того, что документ написан и передан каким-то определенным человеком;
- Усиленная неквалифицированная. Помимо подтверждения авторства, говорит о том, что в уже написанный документ никаких правок и изменений внесено не было;
- Усиленная квалифицированная. Это наиболее сложный вид подписи, который выдается в специальных Удостоверяющих центрах, имеющих разрешение Министерства коммуникаций и связи РФ. Находятся эти центры почти во всех крупных городах страны и их список можно легко найти на официальном сайте Минкомсвязи. Можно сказать, что именно эта подпись имеет официальное происхождение и только она пригодна для удостоверения документов, пересылаемых в государственные органы, такие как ИФНС и различные внебюджетные фонды.
К сведению. При оформлении электронной цифровой подписи в аккредитованном Удостоверяющем центре, пользователь получает два вида ключа: закрытый и открытый. Открытый ключ владелец должен передать всем организациям и физическим лицам, с которыми будет вестись обмен цифровыми документами, а его аналог отдается на хранение в Удостоверяющий центр (таким образом, обеспечивается сохранность ключа и недоступность его для злоумышленников). Закрытый ключ остается на руках у собственника и служит для подтверждения документов и заверения их отправки адресатам.
Последний третий вид подписи как раз и является наиболее верным с точки зрения юридической практики. Усиленная квалифицированная цифровая подпись полностью заменяет рукописный аналог и даже печать организации. Именно ее требуется ставить при отправлении документальных отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд и прочие государственные структуры. Однако и ценность других видов электронной подписи умалять не стоит – они вполне пригодны для того, чтобы заверять различные хозяйственные операции, если это предусмотрено внутренним регламентом организации.
Важно! Любая, даже самая простая цифровая электронная подпись, практически не поддается подделке. Для осуществления подделки пришлось бы производить огромное количество громоздких вычислений, которые даже при нынешних компьютерных скоростях заняли бы немало времени. Именно поэтому, несмотря на то, что производители предлагают ее страховку, делать это совсем нецелесообразно.
Целесообразность получения ЭЦП
Прежде чем начать хлопоты по оформлению заявки на ЭЦП, стоит отдать себе отчет, действительно ли ее получение необходимо. Плюсы владения ЭЦП очевидны. Но как выглядит другая сторона медали?
- Экономическая эффективность. ЭЦП в арсенале физического или юридического лица налагают на него определенные финансовые обязательства. Деньги понадобятся как на получение подписи (единоразово), так и на оплату ежегодного сертификата. Кроме того, следует учесть возможные дополнительные траты на саму программу для работы с электронными подписями.
- Профит ЭЦП для простого гражданина. Практика применения ЭЦП физическими лицами говорит о том, что этот сервис нужен только тем, кто регулярно обращается в ФНС, Росреестр и МФЦ, при этом стремясь сократить личные визиты. Возможно, для рядового россиянина, чьи территориальные представительства этих органов функционируют без выматывающих очередей, получение ЭЦП не несет большого смысла.
- ЭЦП для бизнесменов. На начальном этапе ведения бизнеса можно обойтись и без электронной цифровой подписи. Но если в подчинении руководителя есть даже небольшой персонал, организация планирует принимать участие в аукционах, тендерах, сдавать отчетность в электронном виде, то ЭЦП сильно облегчит жизнь. Затраты на электронную подпись для бизнесменов несколко дороже, но они окупаются за счет значительной экономии времени и сил и возможности участия в выгодных корпоративных торгах.
Документы для получения электронной цифровой подписи
Для того, чтобы организация могла получить цифровую подпись в Удостоверяющем центре, потребуется собрать определенный пакет документов. Это:
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
- выписку из ЕГРЮЛ (давностью не более 30 дней);
- свидетельство о постановке на налоговый учет;
- заявление на имя руководителя Удостоверяющего центра;
- если цифровая подпись присваивается директору компании – то приказ о назначении руководителя (гендиректора);
- в случае если цифровая подпись выдается другому уполномоченному лицу организации – нужна доверенность с перечислением всех функций, которые возложены на данное лицо;
- паспорт сотрудника, который будет пользоваться электронной подписью.
Все документы должны иметь нотариально заверенные копии. Обычно на рассмотрение заявки уходит несколько дней.
Внимание! Полный перечень документов для получения электронной цифровой подписи по каждому отдельному случаю необходимо уточнять в Удостоверяющем центре.
Порядок получения цифровой подписи
Как и при любом другом взаимодействии с официальными государственными структурами, здесь есть свой отработанный алгоритм действий. В данном случае он состоит из пяти шагов.
- Подача заявления вместе со всем необходимым пакетом документов. Сделать это можно через интернет в онлайн-режиме;
- Получение квитанции для оплаты и ее оплата;
- После проверки документов и регистрации электронной цифровой подписи нужно получить цифровой носитель с открытым и закрытым ключами;
- Получение сертификата в электронном и бумажном видах;
- Установка на компьютере специальной программы и отладка ее работы.
Надо отметить, что получение электронной цифровой подписи – услуга не бесплатная. Стоимость ее разнится от 4 до 20 тыс. руб. и зависит она от вида подписи, местонахождения заказчика, а также сфер, в которых она в дальнейшем будет применяться.
Таким образом, электронная цифровая подпись, полученная в специальном аккредитованном Удостоверяющем центре, имеет официальное значение и законную подтверждающую силу. Причем, в отличии от обычной росписи человека, эта подпись заменяет еще и печать организации, к тому же ее совершенно невозможно подделать. Многие коммерческие компании уже сейчас по достоинству оценили все плюсы использования электронной подписи во внутреннем и внешнем документообороте и можно с уверенность говорить о том, что количество таких предприятий с течением времени будет только расти.
Сроки изготовления ЭЦП
Главные временные затраты для изготовления ЭЦП приходятся на следующие этапы:
- сбор документов для подачи в Удостоверяющем центре;
- оформление заявки (лично или через сайт);
- получение счета (после рассмотрения заявки) и оплата услуги;
- непосредственное изготовление электронной цифровой подписи.
После рассмотрения всех необходимых документов и свидетельства об оплате Удостоверяющий центр приступает к изготовлению подписи, которое занимает всего около 1-2 часов. При некоторой оперативности ЭЦП можно получить даже в день подачи заявки. Существенно жкономт время клиентов возможность подать заявку онлайн с предоставлением отсканированных копий нужной документации. При таком способе подачи нужно будет предоставить оригиналы для сверки при вручении изготовленной ЭЦП.
Возможность проверки ЭЦП
Чтобы проверить подлинность любой электронной подписи на полученном документе, предусмотрены специальные утилиты. Их можно инсталлировать на свой компьютер, что целесообразно при регулярном применении, или применять онлайн. При оформлении ЭЦП в Удостоверяющем центре поинтересуйтесь возможностью получить такую программу (скорее всего, вам ее предложат в рамках оказания услуг).
Для проверки ЭЦП она копируется из документа и помещается в программу. Некоторые проверочные программы имеют возможность исследовать ЭЦП не по одной, а обрабатывать большие массивы документации, что очень удобно и значительно экономит время.
Заявление заполняется от имени Головной организации, в лице Руководителя, имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица на основании Устава, или в лице ческого лица исполняющего обязанности руководителя, действующего на основании Генеральной доверенности. Владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи от имени юридического лица может выступать:
- руководитель организации;
- лицо, исполняющее обязанности руководителя;
- сотрудник организации.
В заявлении необходимо указать:
- полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
- должность руководителя организации или лица, исполняющего обязанности руководителя;
- фамилию, имя и отчество руководителя организации или лица, исполняющего обязанности руководителя;
- документ, на основании которого действует руководитель.
Таблица заполняется данными по организации и физическому лицу – владельцу сертификата:
- Фамилия – укажите фамилию владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;
- Имя, Отчество – укажите имя и отчество владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;
- Должность – укажите должность владельца сертификата ключа проверки электронной подписи в соответствии с данными Приказа о назначении;
- СНИЛС – укажите страховой номер индивидуального лицевого счета владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;
- Сокращенное наименование организации – укажите краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами или на основании данных выписки из ЕГРЮЛ;
- ИНН – укажите идентификационный номер налогоплательщика в соответствии с данными Свидетельства о постановке на учет организации в налоговом органе;
- КПП – укажите код причины постановки на учет в соответствии с данными Свидетельства о постановке на учет организации в налоговом органе. В случае если заявление заполняется для обособленного подразделения, филиала или представительства, укажите КПП подразделения в соответствии с данными Уведомления о постановке на учет в налоговом органе;
- ОГРН – укажите основной государственный регистрационный номер в соответствии с данными Свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
- Подразделение организации – заполняется только для обособленных подразделений, филиалов или представительств. В поле укажите краткое наименование подразделения, филиала или представительства в соответствии с учредительными документами либо на основании данных Уведомления о постановке на учет в налоговом органе;
- Населенный пункт – укажите наименование населенного пункта, в котором расположена организация;
- Название улицы, номер дома, корпуса, строения, помещения – укажите часть адреса места нахождения, включающую наименование улицы, номер дома, а также корпуса, строения, квартиры, помещения (при наличии);
- Область – укажите наименование региона, в котором расположена организация;
- Страна – укажите страну, в которой находится организация;
- Адрес электронной почты – укажите адрес электронной почты владельца сертификата ключа проверки электронной подписи. В дальнейшем регистрация на электронных торговых площадках будет происходить с этого электронного адреса.
- Идентификатор запрос на сертификат – данное поле заполняется автоматически и только в случае автоматизированного формирования бланка Заявления на изготовление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи в информационной системе УЦ.
Для подтверждения согласия на обработку персональных данных укажите паспортные данные владельца сертификата.
Заявление должно быть подписано владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи и руководителем организации и заверено печатью организации.
В случае если владелец сертификата и руководитель организации одно лицо, необходимо поставить подпись дважды.
Все подписи и печать организации должны быть синим цветом, не факсимиле. Если у организации нет печати, допускается ее отсутствие на документе.
В Приложении к заявлению на изготовление сертификата ключа проверки электронной подписи укажите контактный телефон и выбор программного продукта. Выбор можно обозначить отметкой «Да» / «✓» / «✗» / «+».
В дополнение к выбранному программному продукту при необходимости можно указать выбор дополнительного (-ых) расширения (-ий). Выбор можно обозначить отметками «Да» / «✓» / «✗» / «+».
Далее выберите технологию изготовления электронной подписи, соответствующую средству криптографической защиты информации (СКЗИ), которое Вы планируете использовать для работы с электронной подписью.
Приложение должно быть подписано руководителем организации и заверено печатью организации.
После обращения в обслуживающую организацию доверенное лицо удостоверяющего центра произведет идентификацию лица, обратившегося за получением электронной подписи, проверит указанные в Заявлении данные, оставит запись об этом в нижней части Приложения и заверит бланк собственной подписью. Подпись сотрудника обслуживающей организации должна быть синим цветом, не факсимиле.
Читайте также: