В течение какого времени государственному служащему можно звонить сослуживцу на домашний телефон

Обновлено: 10.01.2025

Настоящая Памятка не является источником права и направлена на применение государственными гражданскими служащими ФССП России общепринятых норм этики и морали в профессиональной деятельности.

1. Должностным лицам ФССП России, осуществляющим личный прием граждан и представителей организаций, предлагается использовать в процессе общения с заявителями следующие рекомендации:

1.1. в начале разговора поприветствовать заявителя и инициативно предложить ему свою помощь (например: «Здравствуйте, чем я могу Вам помочь?»), после чего попросить заявителя представиться и в дальнейшем обращаться к нему на «Вы»;

1.2. в процессе беседы проявлять вежливость, внимательность, тактичность;

1.3 уточняющие вопросы задавать в корректной форме;

1.4. давать объяснения в понятной форме, исключающей возможность их ошибочного понимания;

1.5. в случае возникновения недопонимания со стороны заявителя спокойно повторить и разъяснить смысл сказанного;

1.6. по возможности не заставлять заявителя ждать;

1.7. относиться почтительно к людям преклонного возраста, ветеранам, женщинам с маленькими детьми, людям с ограниченными возможностями по здоровью, оказывая им необходимую помощь;

1.8. не вести «параллельных» разговоров с окружающими людьми и длительных телефонных переговоров. При возникновении необходимости извиниться перед заявителем и завершить разговор (телефонные переговоры) с максимально возможной оперативностью;

1.9. не отвлекать коллег от общения с заявителями, обратившимися к ним на личный прием.

2. При общении с заявителями должностным лицам, осуществляющим личный прием, рекомендуется избегать:

2.1. любого вида высказываний и действий дискриминационного характера по признакам пола, возраста, расы, национальности, языка, гражданства, социального, имущественного или семейного положения, политических или религиозных предпочтений;

2.2. оставления заявителя без внимания;

2.3. ведения разговоров про подарки, готовность быть благодарным со стороны заявителя (особенно в случаях, когда под благодарностью понимается материальное вознаграждение или оказание услуги в ответ на действия или бездействие самого должностного лица);

2.4. принятия пищи, курения в служебных помещениях, бесед на отвлеченные темы с коллегами и другими посетителями, иных проявлений не служебного общения.

3. В случае конфликтного поведения заявителя должностному лицу, осуществляющему личный прием, рекомендуется принять все возможные меры к устранению предпосылок к возникновению конфликта.

4. В случае проявления агрессии со стороны заявителя (грубые и нецензурные высказывания в адрес должностного лица, осуществляющего личный прием, иных должностных лиц ФССП России; категорическое неучастие в диалоге; иные неадекватные действия, не связанные с прямой угрозой жизни и здоровью окружающих) целесообразно пригласить для разъяснения и устранения конфликтной ситуации непосредственного начальника или, в его отсутствие, уполномоченное лицо, ответственное за организацию личного приема (для аппарата управления – начальника уполномоченного подразделения, ответственного за организацию личного приема, или его заместителя).

Отказ целесообразно выполнять в корректной форме (например: «Простите, но я не смогу продолжить работу с Вами. Надеюсь, что Ваш вопрос сможет разрешить старший судебный пристав, к которому я провожу Вас прямо сейчас»).

5. При исполнении служебных обязанностей должностные лица, осуществляющие личный прием, носят форменную одежду в соответствии с Правилами ношения форменной одежды судебными приставами и иными должностными лицами Федеральной службы судебных приставов, утвержденными приказом ФССП России от 30.05.2011 № 255.

6. Информация о работнике, осуществляющем личный прием, размещается на личной информационной табличке (бейдже) и (или) на рабочем месте, а также на табличке, установленной на дверях (у дверей) рабочего кабинета, в котором осуществляется личный прием.

7. В кабинете, в котором осуществляется личный прием граждан, и в прилегающих к нему помещениях необходимо поддерживать чистоту и порядок.

8. Помещения, прилегающие к кабинетам (фойе, коридоры, рекреации, приемные) оборудуются стульями (скамейками, банкетками) и столами для удобства ожидания приема и оформления документов. На столах размещаются письменные приборы для заполнения и оформления документов.

Не следует оставлять на столах использованные бланки и предметы, не имеющие отношение к обслуживанию лиц, обратившихся для личного приема.

В помещении, в котором осуществляется личный прием, и прилегающих к нему помещениях информация, не относящаяся к деятельности ФССП России, не размещается.

9. Ответ на телефонный звонок рекомендуется начинать с приветствия, предоставления информации о наименовании подразделения ФССП России, в которое позвонил заявитель, и представления работника ФССП России, принявшего телефонный звонок, с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности (например: «Здравствуйте! Гагаринский отдел судебных приставов Управления ФССП России по Москве. Судебный пристав-исполнитель Иванов Петр Сергеевич. Чем могу помочь?»).

10. Разъяснения заявителю даются в вежливой корректной форме максимально информативно.

11. Во время разговора рекомендуется избегать «параллельных» разговоров с окружающими и, по возможности, не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

12. При невозможности самостоятельно ответить на поставленные заявителем вопросы следует извиниться и проинформировать его о переадресации (переводе) звонка на другое должностное лицо, компетентное в вопросе.

В случае переадресации (перевода) звонка на другое должностное лицо, прежде, чем начнется информирование, целесообразно объяснить специалисту, которому предстоит продолжить разговор с заявителем, суть вопроса и назвать фамилию, имя и отчество обратившегося.

13. В случае необходимости отказа клиенту в удовлетворении его запроса по тем или иным причинам, предлагается использовать вежливую корректную форму.

14. В конце телефонного разговора рекомендуется подвести итоги и повторить меры, которые нужно предпринять, чтобы решить возникшую проблему.

15. При подготовке письменного ответа на обращение (далее – письмо) работнику ФССП России, помимо требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, рекомендуется:

15.1. помнить о том, что письмо не должно быть объемным (оптимальный объем – 1-2 страницы формата А4; размер шрифта – 14);

15.2. текст письма должен быть четким, логичным и понятным для восприятия, для чего использовать простые слова и предложения; избегать непонятных словосочетаний и придаточных предложений; не использовать сложной профессиональной лексики;

15.3. избегать слов, не имеющих юридически зафиксированного значения либо имеющих несколько толкований;

15.4. делать ссылку в ответном письме заявителю на последнее письмо;

15.5. придерживаться единого делового стиля письма;

15.6. представлять ответ заявителю по существу поставленных им вопросов.

16. Особенно внимательно предлагается подходить к подготовке письма, в котором содержится отказ. Ошибочно начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения.

Примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения, может выглядеть следующим образом:

повторение просьбы заявителя;

изложение причин отказа, почему просьба заявителя не может быть удовлетворена или его предложение не может быть принято;

констатация отказа заявителю или отклонения его предложения.

17. При предоставлении информации следует помнить о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной и иной), если эти сведения стали известны в связи с исполнением должностных обязанностей.

Время создания/изменения документа: 09 августа 2018 16:15 / 09 августа 2018 16:19

Современную государственную и муниципальную службу невозможно представить без телефона. Он значительно сокращает время на решение текущих вопросов, экономит затраты на поездки в другой город. Учитывая это, возникает необходимость разработки и внедрения общих правил телефонного этикета.

На основе изученного материала можно предложить государственным и муниципальным служащим следующие рекомендации по ведению деловых телефонных разговоров.

1. Старайтесь заранее с помощью определенных тренировок установить оптимальные для себя тон, тембр, темп, интонацию и дикцию.
2. Трубку следует снимать после первого или второго звонка. Большее число звонков может создать у звонящего впечатление, что организация не очень заинтересована в контактах и что в коллективе царит атмосфера равнодушия.
3. Сняв трубку, необходимо поприветствовать звонившего в любой форме ("Здравствуйте!", "Добрый день (вечер)!"), затем назвать свою фамилию и должность.
4. Если звонящий спрашивает сотрудника, которого в данный момент нет в помещении, принято проинформировать об этом спрашивающего, а не бросать трубку.
5. Если звонок раздался в обеденное время, следует сказать об этом звонящему. Некоторые организации рекомендуют своим сотрудникам давать исчерпывающие ответы по телефону в период обеденного перерыва в случаях, когда позвонившим является пожилой человек. Подобное поведение служащих соответствует принципам вежливости и гуманности.
6. Если вы разговариваете по телефону и возникла необходимость взять трубку другого звонящего телефона, нужно извиниться перед тем, с кем в настоящее время ведется разговор, снять трубку, представиться и, извинившись, спросить, может ли звонящий подождать, пока вы закончите разговор по первому телефону. Получив согласие на ожидание, следует вернуться к своему первому собеседнику, завершить разговор, а затем обратиться к ожидающему абоненту.

А как следует поступить государственному служащему в том случае, если согласия на ожидание получено не было, а перепоручить разговор некому? В подобной ситуации необходимо попросить абонента перезвонить позже, причем обязательно согласовать при этом время звонка.

7. Служебный этикет рекомендует в деловых телефонных разговорах чаще употреблять фразу: "Чем я могу вам помочь (быть полезен)?" Если разговор по каким-либо причинам затягивается, имеет смысл спросить (и, может быть, не один раз): "Есть ли у вас время продолжать разговор?" В случае, когда служащий понимает, что телефонный разговор слишком затянулся, а намеки на его окончание не подействовали, можно сказать следующую фразу: "Извините, я, к сожалению, не имею возможности продолжить разговор, не могли бы мы с вами договориться о том, когда мы сможем вернуться к данному вопросу?"
8. Специалисты-психологи рекомендуют чаще употреблять сослагательное наклонение, так как это смягчает общий тон разговора.

Сравните: "Могу я вам быть чем-либо полезен?" или "Не могу ли я вам быть чем-либо полезен?", "Вы можете перезвонить позже?" или "Не могли бы вы перезвонить позже?", "Вы не можете немного подождать?" или "Не могли бы вы немного подождать?".

9. Когда в служебном помещении, в котором размещены несколько сотрудников, находится один телефонный аппарат, часто возникает вопрос, кто первым должен отвечать на звонок? Существует несколько вариантов. В случае если среди служащих есть старший по должности, то он определяет кандидатуру сотрудника, отвечающего на звонки. Если же все работающие в помещении служащие равны по своему должностному статусу, телефонную трубку первым снимает то, кто находится ближе всех к аппарату.
10. Следует помнить, что звонить сослуживцу на домашний телефон следует только в случае крайней необходимости. Согласно общепринятым правилам этикета домой можно звонить с 9.00 до 22.00 часов. В начале разговора следует сказать: "Извините за домашний звонок". Недопустимо при этом выражение: "Я извиняюсь за звонок", потому что это может быть воспринято собеседником как извинение самого себя.
11. Если вас в ходе разговора разъединили, то перезванивает тот, кто позвонил первым.
12. Принципиально важным считается правильно закончить телефонный разговор. Во-первых, его завершает тот, кто первым позвонил, однако если подчиненный позвонил начальнику, то первым разговор прекращает начальник. Во-вторых, для того чтобы тактично показать, что разговор подошел к концу, можно воспользоваться такими фразами: "Мы как будто обсудили все вопросы?", "Полагаю, у нас был полезный разговор?", "Итак, думаю, можно подвести итоги?" и т.д.

Одной из обязанностей государственных служащих является отправка и прием телефонограмм. Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и (или) записываемый получателем. Она оформляется на специально разработанных в организациях бланках или на листе бумаги формата А5.

При передаче телефонограмм следует придерживаться следующих правил:

– передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;
– текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;
– после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем организации;
– во избежание ошибок при передаче телефонограммы следует четко произносить даты, время, место, фамилии, указания, подлежащие исполнению, и т.д.;
– после передачи текста в телефонограмму вносят должность, фамилию и инициалы лица, ее принявшего, а также время передачи;
– если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается их список с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

– название организации и помер ее телефона;
– текст телефонограммы;
– должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
– дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма обычно оформляется в двух экземплярах: один передастся руководителю, а второй хранится в секретариате или фиксируется в соответствующем журнале и используется в случае потери первого экземпляра.

Огромное значение в последнее время приобрел мобильный телефон, обладающий рядом преимуществ перед стационарным. Интересно, что первый в мире разговор по сотовому телефону состоялся 3 апреля 1973 г., когда вице-президент американской телекоммуникационной компании Motorola Мартин Купер, тестировавший прототип сотовой системы, набрал помер своего коллеги из конкурирующей фирмы Bell Laboratories.

При пользовании мобильным телефоном в государственном учреждении служащему надо учесть следующие правила: следует настроить громкость и тембр звонка таким образом, чтобы они не мешали окружающим; во время служебных совещаний, деловых переговоров, общения с посетителем надо выключить звонок, а еще лучше отключить телефон совсем; если все же звонок застал вас за разговором, то надо извиниться, по возможности отойти в сторону, а сам разговор свести к минимуму.

Таким образом, знание государственным и муниципальным служащим основных правил телефонного этикета будет способствовать экономии его рабочего времени, установлению доверительных отношений со своими сослуживцами и представителями общества.

Телефон является удобным и оперативным средством связи, без которого невозможно представить современную жизнь. По телефону обмениваются личной и служебной информацией, договариваются о встречах, устанавливают и развивают деловые контакты. Человечество пользуется телефоном уже более века: в 1876 г. был создан первый, еще несовершенный, но уже получивший признание телефонный аппарат.

Телефонный разговор обеспечивает двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. В короткий срок телефон соединит вас с коллегой из соседнего отдела, с абонентом по ту сторону океана. Но, как показывает практика, к разговору по телефону, особенно деловому, надо готовиться. Для государственного служащего, делового человека необходимо научиться дорожить своим временем (и временем собеседника). Плохая подготовка, неумение лаконично и грамотно излагать свои мысли отнимает от 20 до 30 % рабочего времени современного государственного служащего. Кроме того, культура телефонного общения — это средство формирования у партнеров вашего имиджа и имиджа учреждения, в котором вы служите.

Рассмотрим некоторые рекомендации, разработанные специалистами.

1. Рядом с телефоном полезно держать ручку, блокнот и календарь.

2. После звонка быстро снимите трубку. Не «срывайте» трубку во время звонка: в электроцепях резко возрастает сила тока, что может привести к повреждению. Этикетом предусмотрено снятие трубки до четвертого звонка телефона, так как воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе. Не следует снимать телефонную трубку «не глядя», не отрываясь от дел, так как она может коснуться контактного рычага и соединение будет прервано.

3. Трубка снята. Возникает вопрос: какое первое слово произнести, чтобы контакт был установлен? Жестких рамок здесь нет. Как правило, человек отвечает: «Алло», «Слушаю», «Да». Считается, что первые два варианта предпочтительнее, так как «да» звучит сухо и нелогично, что может затруднить налаживание психологического контакта. Нередко встречаются ответы: «Я вас слушаю», звучащий несколько манерно, и архаичный вариант «У телефона» или «На проводе». Все перечисленные ответы уместны в домашней обстановке. В деловом общении предпочтительнее использовать информативные ответы (кто снял трубку и в каком учреждении), при этом не следует называть себя и предприятие скороговоркой.

4. Что делать, если во время вашей беседы с клиентом раздается телефонный звонок? Правила телефонного этикета и вежливости предписывают поступать следующим образом: извинитесь перед клиентом, снимите телефонную трубку и, сославшись на занятость, попросите перезвонить. Возможен и другой вариант: запишите номер телефона звонившего и перезвоните ему, как только будете свободны.

5. Как пригласить к телефону коллегу? «Одну минуту» («сейчас»). Иван Петрович — вас!» После этого трубка передается или аккуратно, без стука кладется на стол. Не рекомендуется приглашать криком или демонстрировать свои прохладные отношения с коллегой: после отзыва «грохнуть» трубкой об стол и холодным тоном произнести: «Иванова!»

При вызове по телефону отсутствующего в данное время сотрудника не следует ограничиваться ответом: «Его нет» и швырять трубку на рычаг. Следует сказать: «Его сейчас нет. Будет тогда-то. Может быть, ему что-нибудь передать?» Если вас об этом попросят, зафиксируйте просьбу и положите записку на стол коллеге. Очень неудачно звучат ответы: «Его нет, не знаю где он. Может, оставите номер вашего телефона». Более того, не стоит вдаваться в подробности: «Алла Викторовна еще не пришла с обеда», «Наверное, в буфете (курилке)» и т.п.

6. Деловой телефонный разговор должен быть кратким. Например, в японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты.

Заканчивает разговор тот, кто позвонил, поэтому не рекомендуется принявшему звонок проявлять нетерпение и стремиться к «свертыванию» разговора. Но что делать, если собеседник не в меру болтлив, .отвлекается от темы разговора, заостряет внимание на деталях? Существует множество приемов, чтобы прекратить разговор с многословным собеседником, не обидев его и при этом соблюсти вежливость и деликатность. Обычно используют фразы: «Очень приятно с вами разговаривать, но сейчас я должна уйти», «Как бы хотелось поговорить с вами еще, но у меня очень срочные дела», «Очень рад был вас слушать, но мне надо на деловую встречу» и т. п.

7. Важно, чтобы служебный телефонный разговор велся в спокойном, вежливом тоне. Во время разговора необходимо создать атмосферу взаимного уважения, чему способствует улыбка. Собеседник ее не видит, но чувствует. Голос, тембр, интонации и тон могут очень многое сказать о вас. По данным психологов, интонация и тон разговора несут до 40 % информации. Говоря по телефону, мы можем вызвать доверие у собеседника или, наоборот, неприязнь.

Рекомендуется говорить ровно, сдерживать свои эмоции и не прерывать речь собеседника. Если ваш собеседник высказывается в резкой форме, склонен к спорам, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же, не возражайте прямо.

8. Никогда не говорите по телефону с набитым ртом. Недопустимо во время телефонного разговора жевать, пить и параллельно разговаривать с сотрудниками.

9. Телефон усугубляет недостатки речи, поэтому рекомендуется следить за произношением чисел, имен собственных и фамилий. В разговоре лучше не употреблять специфические, профессиональные термины, которые могут быть непонятны собеседнику. Не допускается жаргон и такие выражения, как «идет», «лады», «добро», «пока» и т.п.

10. Поскольку телефонные собеседники не видят друг друга, то они должны подтверждать свое внимание (в случае длительного разговора одного) репликами: «Да, да», «Понимаю». Если в телефонном разговоре возникает неожиданная пауза, то можно уточнить: «Как вы меня слышите?», «Вы не согласны?» и т.п. В случае ухудшения слышимости вполне разумно перезвонить одному из собеседников. Если же телефонная связь обрывается, то перезванивает инициатор разговора.

Завершать разговор следует вовремя, чтобы избежать пресыщения общением, которое выражается в беспричинном недовольстве и обидчивости партнеров, а иногда и в раздражительности. В конце разговора надо поблагодарить за звонок или полученную информацию (новость). «До свидания, спасибо за звонок», «Приятно было поговорить с вами» и т.п.

Что делать в первую очередь, с чего начать и как себя вести, если звонить придется вам?

1. Определите цель телефонного разговора (может, он не важен и не нужен). Ненужные разговоры нарушают рабочий ритм и мешают работать тем, кто находится рядом. Если вы определили цель и тактику ведения телефонного разговора, то составьте план беседы, набросайте перечень вопросов, которые хотели бы решить, так как это позволит не упустить из вида главного и сделает разговор логичным и лаконичным. Как показывает анализ телефонных разговоров, до 40 % занимают повторения слов и фраз.

2. Номер набран. Первой фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Вначале, согласно этикету телефонного разговора, желательно назвать себя и поздороваться, например: «Иванова Мария Сергеевна. Здравствуйте (добрый день)». Прежде чем попросить к телефону того, кто вам необходим, дождитесь ответа «Здравствуйте» на другом конце провода, а затем скажите: «Будьте добры, позовите Петра Петровича». Недопустимы фразы «Это кто?», «Куда я попала?» и т. п. Если на ваш звонок абонент не отвечает, помните, что на 5-й сигнал вешают трубку и вызов повторяют позже.

3. Звонок по домашнему телефону сослуживцу для служебного разговора может быть оправдан только серьезной причиной. Звонки на квартиру после 22 часов и до 8 часов (в выходные дни до 10 часов) считаются нарушением правил этикета.

4. Нарушением этикета считается невыполнение обещания перезвонить. Если обещал, надо позвонить обязательно, иначе создадите себе репутацию несерьезного человека.

В соответствии с действующим законодательством (ст. 2 Трудового кодекса РФ) одним из основных принципов правового регулирования трудовых отношений является право Работника на отдых, включая ограничение рабочего времени, предоставление ежедневного отдыха, выходных и нерабочих праздничных дней, оплачиваемого ежегодного отпуска. В связи с этим, если вы пропишите в трудовом договоре обязанность Работника в течение 24-х часов в сутки быть на телефонной связи, то в данном случае нарушается право Работника на отдых.

Таким образом, данное условие в трудовом договоре является ущемляющим право Работника на отдых, соответственно, может быть признано недействительным (ничтожным). Поэтому, если сотрудник не ответил на звонок, который поступил от Работодателя на его служебный номер даже в рабочее время, а уж тем более во внерабочее время, это никак не может являться поводом для увольнения, так как вы не можете обязать своего сотрудника оставаться на служебной связи в нерабочее время.

Следует отметить, если специфика работы (например, секретарь, помощник руководителя) предполагает отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовать проведение телефонных переговоров руководителя и т.п., и данные обязанности зафиксированы в должностной инструкции сотрудника, то в этом случае неоднократное неисполнение в рабочее время работником без уважительных причин трудовых обязанностей может повлечь его увольнение (п. 5 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ).

Действующее законодательство также предусматривает ненормированный рабочий день — это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами, установленной для них продолжительности рабочего времени.

В этом случае перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом («Правилами внутреннего трудового распорядка»), принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Трудовое законодательство не раскрывает понятия эпизодического привлечения работников к выполнению их трудовых обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Однако из Письма Роструда от 07.06.2008 N 1316-6-1 следует сделать вывод, что привлечение работников к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (в том числе и при наличии ненормированного рабочего дня) не должно носить систематического характера, а происходить время от времени (эпизодически) и в определенных случаях. Поэтому если специфика работы сотрудника связана с обязанностью отвечать на телефонные звонки, то при заключении с работником трудового договора должна оговариваться производственная необходимость работы в режиме ненормированного рабочего дня и все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня должны быть оформлены «Правилами внутреннего трудового распорядка» с учетом всех предписаний, установленных действующим трудовым законодательством.

Читайте также: