Стандартные файлы электронных таблиц calc имеют расширение
Таблицы. На протяжении веков они используются для представления однотипных данных в целях ведения учета, подсчета сумм, и анализа данных. Долгое время таблицы были неизменным инструментом в бухгалтерском учете и статистики. И, лишь в конце 20 века, они обрели совсем другое качество. Электронные таблицы стали симбиозом технологий прошлого и настоящего. Удобная организация данных и способы вычисления совместились с вычислительными способностями компьютеров. Что позволило быстро производить вычисления и анализ огромных объемов данных. А также решило проблему хранения и передачи данных.
Электронные таблицы строит рассматривать не как сущность, а как прикладную программу, также называемую табличный процессор. Такая программа позволяет вести учет данных в таблицах, производить различные их вычисления и преобразования. Табличные процессоры используются повсеместно, также, как и таблицы когда-то. Главное преимущество таких программ в том, что они не требую специфических знаний в учете, достаточно немного изучить программу, чтобы использовать ее базовый функционал, которого достаточно большинству пользователей. Пожалуй, нет ни одного пользователя ПК, который бы не слышал слово Excel. Именно благодаря этому, мы все открываем табличный редактор, когда нужно «подбить» смету на ремонт в квартире, или просто написать список гостей на вашу свадьбу.
В настоящий момент существует достаточно много однотипных табличных процессоров. Но, пожалуй, самые известные из них – Microsoft Excel и OpenOffice Calc. Цель этой статьи рассмотреть форматы файлов этих табличных процессоров и понять, какой из них стоит использовать в той или иной ситуации.
Формат XLS
Вплоть до 2007года Microsoft Excel использовал свой проприетарный формат формат данных с расширением XLS.
Помимо таблиц с данными и формул, файл xls может хранить в себе векторные и растровые рисунки, диаграммы и макросы(скрипты).
Файл xls на самом деле представляет собой двоичный формат BIFF. До появления xlsx в 2007, это был основной формат хранения документов Excel. И, естественно это был закрытый формат. Поэтому, Excel достаточно долго не имел конкурентов.
Если копнуть чуть глубже, то основой формата BIFF послужил разработанный в 1985 году формат Interchange File Format(IFF). Файл этого формата представляет собой контейнер, который содержит документ, метаданные, мультимедиа данные, графику.
Формат ODS
Как уже говорилось, Microsoft Excel долго был монополистом в сфере обработки электронных таблиц и во многом благодаря закрытому формату данных. Но, в начале двухтысячных группа компаний решила создать свой собственный стандарт для электронных документов, который бы позволил полностью отказаться от Microsoft Office. В 2006 году формат ODF получил стандарт ISO/IEC 26300. Этот формат представляет собой целое семейство форматов для разных продуктов:
Odt – для текстового процессора, ods – для табличного процессора, odp – для электронных презентаций и другие.
В контексте этой статьи нас интересует формат ODS, но он построен по общей концепции одинаково с остальными из группы форматов ODF. Суть формата в том, что используется контейнер – ZIP архив, который содержит внутри XML – сам документ, файлы с мета-данными, графические и мультимедиа файлы. Таким образом, мы имеем вроде бы один файл, но со всем необходимым «контентом» документа внутри. Вы с легкостью можете открыть файл ods в архиваторе, если измените расширение на zip. И внутри увидите все файлы, описанные выше.
Главное преимущество этого формата заключалось в том, что он стал открытым и имел официальный стандарт. Использование XML для формирования основного документа сделало создание и понимание этого формата просты им понятным. Благодаря этому, поддержка этого формата быстро появилась в большинстве табличных процессоров. И хотя, первый стандарт имел некоторые нарекания и скепсис со стороны пользователей, ODF достаточно быстро завоевал популярность не только среди любителей опенсорса, но и среди многих коммерческих и некоммерческих организаций, которые захотели отказаться от дорогого решения Microsoft.
Формат XLSX
Однако, такое положение дел не устраивало Microsoft, и на волне общего бума развития опенсорс приложений, компания выпускает свой открытый формат – xlsx. И хотя название отличается от предыдущего формата лишь одной буквой, по сути это совсем другой формат. По своей структуре он похож на ODS. Это тоже ZIP-контейнер с XML файлом внутри. Также, помимо XML, внутри файлы с графикой, мультимедиа, скриптами.
Этот формат появился на год позже ODF, в 2007год. И, начиная с версии Excel 2007, он стал официальным форматом по умолчанию. Поддержка старого xls, конечно сохранилась, ведь за многие годы его существования накопилось огромное количество документов, преобразовать которые в новый формат не так-то просто. По инерции пользователи продолжали работать со старым форматом ввиду наличия старых версий MS Office на предприятиях достаточно долго. Многим пользователям MS Office было непонятно для чего появился новый формат. А появился он по двум причинам: это и политика компании, которая начала вливаться на рынок программного обеспечения с открытым исходным кодом, и стремление сохранить клиентов, которые заинтересовались бесплатными продуктами OpenOffice. Но и практическую пользу новый формат тоже привнес. Файлы с расширением xlsx имеют значительно меньший размер по сравнению с xls. Программисты наконец-то смогли разбирать документы Excel в своих программах.
Сравнение
Итак, мы выяснили, что форматы ODF и XLSX имеют схожую архитектуру, благодаря использованию ZIP-контейнера их размер значительно меньше устаревшего формата xls, они оба имеют открытый стандарт. Кроме того, новые форматы более устойчивы к повреждениям по сравнению с устаревшим бинарным. Без части файлов внутри контейнера, документ сохранит работоспособность.
Очевидно, что выбирать какой лучше использовать нужно между ними двумя. С одной стороны, малоизвестный продукт OpenOffice, которые многие восприняли как «китайскую» подделку под MS Office. С другой стороны – давно известный и суперпопулярный табличный процессор MS Excel. Очевидно, что наработанная за многие годы клиентская база Microsoft отдает предпочтение формату xlsx. Поэтому и популярность этого формата гораздо больше ODS.
OpenOffice стремится отстоять свой формат и поддерживает xlsx только на чтение. Однако, имеет широкие возможности по чтению и сохранению документов в устаревший формат xls, который тоже стал открытым после появления xlsx, правда для некоммерческого использования.
Такая ситуация не со всеми opensource табличными процессорами. К примеру, LibreOffice Calc (который создан на основе OpenOffice) поддерживает xlsx полноценно. Но, как бы не старались производители поддерживать чужие форматы, всегда останутся проблемы. Поддержка макросов в форматах Microsoft все еще остатется проблемым местом.
Microsoft Excel тоже имеет поддержку формата конкурентов ODS. Но и тут не все гладко. Часто форматирование отличается от оригинала.
Таким образом, все стараются обеспечить поддержку форматов конкурентов, но получается это не идеально. Поэтому нельзя сказать используйте бесплатное ПО для работы с документами Excel. Ровно, как нельзя рекомендовать использовать MS Excel в качестве универсального решения для работы с любыми форматами. Вам придется определять область применения табличного процессора. Для компаний, которые долго работали с MS Office переход на опенсорс продукты может оказаться болезненным. Многие старые документы будут отображаться с ошибками, да и макросы будут работать частично.
Тем не менее многие крупные компании уже перешли на OpenOffice и пережили озвученные выше неприятности. Проблем с нативными форматами в бесплатных офисных пакетах нет, поэтому свою нишу эти продукты займут.
Для России в последнее время актуальна проблема с названием «импортозамещение». Замещать импортный платный софт довольно трудно, ввиду отсутствия достойных решений для замены. Но в ситуации с офисными продуктами это не так. Бесплатные офисные пакеты вполне могут конкурировать с MS Office, остаётся лишь проблема совместимости, о которой мы говорили выше.
Генерация отчетов в XLSX и ODS
Зачастую, отчетность представляется в табличном формате. И если вы используете генератор отчетов, то наверняка преобразуете эти отчеты в электронные таблицы и удобства редактирования. Поэтому, в рамках этой статьи, было бы интересно посмотреть, как будет выглядеть один и тот же отчет, экспортированный в формат xlsx и ods, при просмотре в табличных процессорах MS Excel и OO Calc (OpenOffice).
Выполним его экспорт в формат Excel 2007 (xlsx):
А если просмотреть этот же файл в OpenOffice Calc, картина вас не обрадует:
Зато OO Calc хорошо отобразит отчет в формате ODS:
Но если открыть ods в Excel.
Теперь вы убедились своими глазами, как на самом деле поддерживаются документы сторонних форматов. Такая совместимость нам не нужна!
Из этого можно сделать выводы, что по большому счету какой именно формат использовать разницы нет, главное, чтобы он использовался в нативном табличном процессоре, иначе огорчения и расстройства будут вашими постоянными спутниками.
Менеджер сценариев: Позволяет вам выполнять 'что если' вычисления и видеть результат изменений, сделанных в любом параметре расчета. Например, когда вы выполняете расчет выплаты по кредиту, вы можете изменить срок кредитования и увидеть результаты вычислений для суммы погашения или процентной ставки.
Динамические диаграммы: Как видно из названия, эти диаграммы обновляются автоматически при изменении данных в электронной таблице.
Отрытие и сохранение файлов Microsoft: Calc позволяет использовать ранее созданные электронные таблицы в формате Microsoft и сохранять вашу работу в Microsoft Excel или множество других форматов. Это делает возможным легкий обмен данными с людьми, использующими Microsoft или похожие приложения.
Выполнение основных задач электронных таблиц
Аналогично любым другим электронным таблицам, Calc используется для обработки числовой информации или текста в табличной форме. В основном они используются для создания таблиц из числовых данных. Они так же дают вам возможность упорядочивать и манипулировать данными, применять арифметические, математические и статистические функции к наборам данных и представлять их в форме диаграмм или графиков. Следующие секции описывают шаги по выполнению некоторых основных задач электронных таблиц в Calc.
Процедура 4.6. Форматирование таблиц и ячеек
Для форматирования таблиц и ячеек в электронной таблице Calc:
Рисунок 4.24. Запуск Calc
 |
Некотрые из основных компонентов главного окна Calc описаны ниже:
Рисунок 4.25. Окно Calc
 |
Поле Имя (The Name box) содержит номер столбца и строки текущей или активной ячейки, названные "Область листа" (the cell reference).
Активная ячейка (The active cell) показывает выбранную используемую в данный момент ячейку.
Мастер функций (The Function wizard) открывает диалог Мастера функций (Function Wizard).
Кнопка Сумма (The Sum button) позволяет вам рассчитывать сумму чисел в ячейках, находящихся выше текущей.
Нажатие на кнопку Функция (the Function button) вставляет знак равно как в текущую ячейку, так и в Строку ввода (the input line), подготавливаясь к вводу формулы.
Вкладки листов (The sheet tabs) в нижней части листа показывает число рабочих листов, присутствующих в текущем документею. По умолчанию новая электронная таблица содержит три рабочих листа.
После ввода в электронную таблицу необходимых данных, вы можете применять к ним различные стили форматирования, выбирая их из широкого спектра опций, доступных в Calc. Чтобы применить желаемое форматирование к выбранному интервалу ячеек в меню Формат (Format) , выберите Ячейки (Cells) . Откроется диалог Формат ячеек (Format Cells) .
Рисунок 4.26. Форматирование ячеек
 |
Вы можете пользоваться различными настрйками, доступными на вкладках Шрифт (Font), Эффекты шрифта (Font Effects) и Выравнивание (Alignment) , чтобы задавать различные атрибуты форматирования для выбранного текста. Аналогично, для того, чтобы указать атрибуты форматирования для чисел, вы можете выбрать что-либо из списка предустановленных стилей, доступных на вкладке Числа (Numbers) , либо задать новый, основываясь на ваших предпочтениях.
Диалог Формат ячеек (Format Cells) так же предоставляет возможность добавить к вашей электронной таблице изящные (smart) рамки и подходящий (vibrant) фон. Так же он позволяет вам выбрать из цветового спектра фоновые цвета для других ваших спокойных и скучных электронных таблиц.
Задайте требования к эффектам оформления и нажмите OK , чтобы применить их.
Рисунок 4.27. Задание атрибутов форматирования
 |
После того, как вы задали атрибуты форматирования для выделенного интервала ячеек, у вас может получиться что-то похожее на это.
Рисунок 4.28. Отформатированная электронная таблица
 |
Calc даёт вам другую полезную возможность, названную Автоформат (Autoformat) , позволяющую вам создавать привлекательный и профессиональный дизайн таблиц, не проходя через трудоемкий процесс выбора групп ячеек и присваивания им различного форматирования. Автоформат (Autoformat) помогает вам быстро применять предустановленное форматирование к всему листу или к выбранному интервалу ячеек. Чтобы применить Автоформат (Autoformat) к листу или выделенному интервалу ячеек, в меню (Формат) Format , выберите (Автоформат) Autoformat .
Рисунок 4.29. Использование Автоформата (Autoformat)
 |
После этого будет открыт диалог Автоформат (AutoFormat). Чтобы задать предустановленный формат выделенным ячейкам, выберите один из них из списка Формат (Format) , а затем нажмите OK , чтобы применить выбранный формат к выделению.
Рисунок 4.30. Выбор формата
 |
Формат, выбранный вами, немедленно применяется к выделению, а вы получаете привлекательную и целиком отформатированную таблицу, затратив очень мало усилий.
Рисунок 4.31. Отформатированная таблица
 |
Ввод значений и формул. Формула - это функция электронной таблицы, рассчитываемая для значений аргументов, введённых в ячейки. Все формулы начинаются со знака равно и могут состоять из чисел, текста и, в некоторых случаях, других данных, таких как детали форматирования. Формула может также содержать арифметические операторы, логические операторы или вызовы функций.
Таблица 4.1. Формулы Calc
Формула
Описание
=SUM(A1:A11)
Вычисляет сумму ячеек A1:A11
=EFFECTIVE(5%;12)
Вычисляет эффективный процент для 5% номинальной годовой ставки с двенадцатью выплатами в год
=B1*B2
Отображает результат умножения ячеек B1 и B2
=C4-SUM(C10:C14)
Рассчитывает значение вычитания из C4 суммы ячеек от C10 до C14
Самый быстрый способ ввести формулу - это набрать ее или в ячейке, в которой вы хотите отобразить результат, или в Строке ввода (Input Line) на Панели формул (Formula bar). Так же вы можете воспользоваться Мастером функций (Function wizard), который поможет вам создать формулу в интерактивном режиме..
Процедура 4.7. Для ввода формулы с использованием Мастера функций (Function wizard):
В вашей электронной таблице выберите ячейку, в которую вы хотите вставить формулу. Чтобы позволить Мастеру функци (Function wizard) провести через создание и применение формулы, нажмите на Панели формул (Formula bar) кнопку Мастер функций (Function Wizard) . Это откроет диалог Мастера функций (Function Wizard) .
Рисунок 4.32. Запуск Мастера функций (Function Wizard)
 |
Вы можете видеть весь спектр функций, перечисленных в списке Функция (Functions) . Так же вы можете выбрать одну категорию из выпадающего списка Категория (Category), чтобы отобразить функции, входящие в эту категорию. Найдите желаемую функцию в списке Функция (Functions) , и нажмите на ней для выбора. Вы заметите, что диалог Мастера функций (Function Wizard) показывает вам некоторую информацию о выбранной функции, чтобы вести вас в процессе выбора. После выбора функции нажмите Далее (Next) для продолжения ввода формулы.
Рисунок 4.33. Выбор функции
 |
Теперь вам нужно указать числа, к которым вы хотите применить формулу. Для выбора необходимо вернуться обратно к рабочему листу.
Рисунок 4.34. Уменьшение диалога Мастера функций
 |
Диалог Мастера функций (Function Wizard) уменьшается, чтобы вы могли видеть рабочий лист. Для выделения интервала ячеек нажмите клавишу SHIFT и воспользуйтесь мышью, чтобы выбрать ячейки, содержащие желаемые числа.
После выбора ячеек, вы можете вернуться к Мастеру функций нажатием кнопки Увеличить (Maximize) .
Рисунок 4.35. Выбор интервала ячеек
 |
Координаты ячейки для выбранного интервала автоматически появляются в поле номер 1 , а применяемая формула, дополненная аргументами, отображается в поле Формула (Formula) в нижней части диалогового окна. Для завершения ввода формулы нажмите OK .
Рисунок 4.36. Применение формулы
 |
Результат появляется в ячейке, в которую вы добавляли формулу.
Рисунок 4.37. Конечный результат
 |
Вставка диаграмм. Вы можете представлять данные в виде диаграмм или графиков, чтобы визуально сравнивать наборы данных и видеть тренды. Calc предлагает вам набор средств для представления данных из электронных таблиц в графическом виде.
Процедура 4.8. Чтобы вставить диаграмму в вашу электронную таблицу:
Откройте электронную таблицу, содержащую данные и заголовки строк и столбцов, а затем выберите данные, которые будут показаны на диаграмме. Затем в меню Вставка (Insert) нажмите Диаграмма (Chart) . Появится диалог Мастер диаграмм (Chart Wizard) .
Рисунок 4.38. Запуск Мастера диаграмм
 |
Сообщите слушателям об альтернативном способе вставки диаграммы с использованием знака Диаграмма (Insert Chart) с панели инструментов Стандартная.
На первой странице Мастера диаграмм (Chart wizard) , вы можете выбрать тип диаграммы и увидеть предварительное изображение диаграммы. Calc позволяет вам выбирать из широкого спектра двухмерных и трехмерных диаграмм. Вы можете решить продолжать следовать инструкциям Мастера диаграмм, нажав Далее (Next) , или нажать Готово (Finish) для вставки диаграммы в ваш документ.
Рисунок 4.39. Выбор типа диаграммы
 |
Диаграмма вставляется в вашу электронную таблицу на указанное место. Теперь вы можете перемещать и масштабировать диаграмму и продолжать её редактирование до соответствия вашим требованиям.
Рисунок 4.40. Вставленная диаграмма
 |
Процедура 4.9. Чтобы экспортировать вашу электронную таблицу как PDF:
В меню Файл (File) нажмите Экспорт в PDF (Export as PDF) . Появится диалог Экспорт (Export) .
Рисунок 4.41. Экспорт электронной таблицы в PDF
 |
Четыре вкладки в этом диалоговом окне позволяют вам задать такие опции, как набор страниц, включаемых в PDF, тип сжатия, который будет использоваться, и уровень безопасности, устанавливаемый для файла. После указания этих параметров нажмите Экспорт (Export) для продолжения.
Рисунок 4.42. Указание опций PDF
 |
Введите имя файла для вашей электронной таблицы и выберите каталог, в котором вы хотите ее сохранить. Нажмите Сохранить (Save) для экспорта электронной таблицы в виде файла PDF.
В OpenOffice. org принят формат файлов OpenDocument Format (ODF, сокращенное от OASIS Open Document Format for Office Application — открытый формат документов для офисных приложений ). Это открытый формат файлов для хранения и обмена редактируемыми офисными документами, в том числе текстовыми документами (такими как заметки, отчеты и книги), электронными таблицами, рисунками, базами данных, презентациями.
Стандарт совместно и публично разработан различными организациями, доступен для всех и может быть использован без ограничений. OpenDocument представляет собой альтернативу частным закрытым форматам, (включая Word ( .doc ), Excel ( .xls ) и PowerPoint ( .ppt ) – форматы, используемые в Microsoft Office), а также формату Microsoft Office Open XML .
Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML -формате. Каждый документ ODF представляет собой архив zip , поэтому, чтобы проникнуть внутрь этого документа, достаточно переименовать расширение документа на zip и открыть этот архив любым zip - архиватором . После этого можно увидеть, как минимум , пять xml -файлов и несколько папок.
В xml -файлах, кроме непосредственного содержания документа, имеются так называемые метаданные . Это дополнительная информация , которая позволяет задать тексту определенные параметры. Например, тип и размер шрифта , положение на странице, параметры печати или вывода на экран монитора.
Помимо OpenOffice. org , OpenDocument Format поддерживается многими приложениями разных разработчиков: Zoho Writer, Google Docs, Ajax Write , IBM Workplace и др. С ODF-файлами можно работать в приложениях Microsoft Office 2010.
ODF принят в качестве международного стандарта. 1 мая 2006 года принят стандарт ISO/ IEC 26300 " Information technology -- Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0".
Многие страны (Италия, Швеция, Бразилия, Хорватия и др.) используют данный формат в качестве государственного стандарта. Еще большее количество стран, международных организаций и компаний активно применяют формат OpenDocument.
В Российской Федерации с 01.06.2011 вводится в действие ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. "Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0".
В OpenOffice. org 3.3 используются следующие форматы файлов:
Для работы с файлами в OpenOffice. org Calc используют кнопки панели инструментов Стандартная ( рис. 2.1) и команды меню Файл ( рис. 2.2).
увеличить изображение
Рис. 2.1. Кнопки панели инструментов Стандартная для работы с файлами
Кроме того, для работы с файлами используют окно быстрого запуска OpenOffice. org ( рис. 2.3). Обычно эта функция устанавливается по умолчанию при инсталляции OpenOffice. org .
В большинстве операционных систем при работе с файлами можно использовать либо файловые диалоговые окна операционной системы, либо диалоговые окна OpenOffice. org .
Внешний вид окон для открытия, сохранения, вставки и др. примерно одинаков и различается только деталями. Некоторые из окон показаны на рис. 2.5.
Для перемещения по папкам компьютера используют кнопки На уровень выше (1 на рис. 2.6) и Домой (3 на рис. 2.6).
Однократный щелчок по кнопке На уровень выше (1 на рис. 2.6) позволяет перейти в вышерасположенную папку. Для быстрого перехода на несколько уровней вверх следует нажать и удерживать эту кнопку. При этом отобразится список всех вышерасположенных папок ( рис. 2.7), в котором можно выбрать нужный уровень.
Рис. 2.7. Переход в другую папку на несколько уровней вверх
Кнопка Домой (3 на рис. 2.6) позволяет перейти к папке, установленной по умолчанию для сохранения документов.
Для быстрого перемещения по папкам можно использовать поле Имя файла (см. рис. 2.6) и функцию автозаполнения, которая активизируется в текстовых полях и списках. Например, можно ввести в D:\И и функция автозаполнения выведет первый файл или папку на диске D:\, название которого начинается на букву " И ".
Файлы в окне папок отображены в виде таблицы. Щелкая заголовки столбцов, папки и файлы можно сортировать, при этом папки в любом случае отображаются в верхней части окна.
При желании можно воспользоваться подстановочными знаками в поле Имя файла, чтобы отфильтровать отображаемый список файлов. Знак " * " (звездочка) заменяет любое число любых символов, а знак " ?" (знак вопроса) заменяет один любой символ.
Например, чтобы включить в список все файлы OpenOffice. org Calc, следует ввести подстановочный знак " * " (звездочка) с расширением файла электронной таблицы ( *.ods ) и нажать кнопку Открыть. Или, например, если в поле Имя файла указать " ?а*.xls ", то будут отображены только файлы Microsoft Excel , в которых вторым символом является буква "а".
Файл Excel можно сохранить в другом формате, щелкнув файл > Сохранить как. Форматы файлов, доступные в диалоговом окне Сохранить как, зависят от типа активного листа (листа, листа диаграммы или другого типа листа).
Примечание: Когда вы сохраняете файл в другом формате, часть форматирования, данных и функций может быть потеряна.
Чтобы открыть файл, созданный в другом формате (в более ранней версии Excel или в другой программе), выберите файл > Открыть. Если открыть книгу Excel 97–2003, она автоматически откроется в режиме совместимости. Чтобы воспользоваться новыми возможностями Excel 2010, сохраните книгу в формате Excel 2010 файла. Однако вы также можете продолжать работать в режиме совместимости, при этом исходный формат файла сохраняется для обратной совместимости.
Форматы файлов Excel
Стандартный формат файлов Excel 2010 и Excel 2007, основанный на языке XML. В этом формате нельзя сохранять код макросов Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) и листы макросов Microsoft Office Excel 4.0 (XLM).
Книга Macro-Enabled Excel (код)
Формат файлов файлов на основе XML и с поддержкой макроса для Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel 2007. В этом формате можно сохранять код макросов VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM).
Двоичная книга Excel
Формат двоичных файлов (BIFF12) для Excel 2010 и Excel 2007.
Формат файлов по умолчанию для шаблонов Excel для Excel 2010 и Excel 2007. Не позволяет сохранять код макросов VBA, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Формат файлов с поддержкой макроса для шаблонов Excel Excel 2010 и Excel 2007. В этом формате можно сохранять код макросов VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM).
Книга Excel 97—2003
Формат двоичных файлов Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8).
Шаблон Excel 97- Excel 2003
Формат двоичных файлов Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8) для хранения шаблонов Excel.
Книга Microsoft Excel 5.0/95
Формат двоичных файлов Excel 5.0/95 (BIFF5).
Таблица XML 2003
Формат файлов XML-таблиц 2003 (XMLSS).
Данные XML Data
Формат данных XML.
Надстройка Microsoft Excel
Формат файлов надстроек Excel 2010 и Excel 2007 на основе XML с поддержкой макросов. Надстройка — это программа, обеспечивающая возможность выполнения дополнительного кода. Позволяет использовать проекты VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM).
Надстройка Excel 97—2003
Надстройка Excel 97-2003, дополнительная программа, предназначенная для выполнения дополнительного кода. Поддерживает использование проектов VBA.
Формат файла Excel 4.0, в котором сохраняются только обычные листы, листы диаграмм и макросов. Книгу в этом формате можно открыть в Excel 2010, но сохранить файл Excel в этом формате нельзя.
Works 6.0-9.0 spreadsheet
Таблица, сохраненная в Microsoft Works 6.0–9.0.
Примечание: Этот формат поддерживается только Excel Starter формате.
Форматы текстовых файлов
Форматированный текст (разделители — пробелы)
Формат для Lotus, с разделителями — пробелами. Сохраняет только активный лист
Текст (разделители — знаки табуляции)
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, — для использования в другой операционной системе Microsoft Windows — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, — для использования в операционной системе Макинтош — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, — для использования в операционной системе MS-DOS — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Текст в кодировке Unicode
Сохраняет книгу в виде текста в кодировке Unicode, стандартной кодировке символов, разработанном Unicode Consortium.
CSV (разделители — запятые)
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, — для использования в другой операционной системе Windows — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, — для использования в операционной системе Макинтош — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, — для использования в операционной системе MS-DOS — и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Формат обмена данными. Сохраняет только активный лист.
Формат Symbolic Link. Сохраняется только активный лист.
Примечание: Если вы сохраните книгу в любом текстовом формате, будут потеряны все элементы форматирования.
Другие форматы файлов
dBase III и IV. Файлы этого формата можно открывать в Microsoft Excel, но сохранять файлы Microsoft Excel в формате dBase нельзя.
Portable Document Format (PDF). Этот формат файла сохраняет форматирование документов и позволяет делиться файлами. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Данные в файле нельзя легко изменить. Формат PDF также полезен для документов, которые будут воспроизводиться с помощью промышленной печати.
Примечание: Этот формат не поддерживается в Excel 2007.
Спецификация XML-бумаги (XPS). Этот формат файла сохраняет форматирование документов и позволяет делиться файлами. При просмотре или печати XPS-файла сохраняется именно тот формат, который вы хотите использовать, и данные в нем нельзя легко изменить.
Примечание: Этот формат не поддерживается в Excel 2007.
Форматы файлов, которые используют буфер обмена
Данные из буфера обмена Microsoft Office можно вкрепить в Excel с помощью команды Специальная вклейка(вкладкаГлавная, группа Буфер обмена, кнопка Вклеить), если данные буфера обмена Office имеет один из следующих форматов:
Идентификаторы типа буфера обмена
Рисунки в формате Windows Metafile (WMF) или Windows Enhanced Metafile (EMF).
Примечание. Если вы скопируете метафайл Windows (WMF) из другой программы, Microsoft Excel вставит рисунок в виде расширенного метафайла (EMF).
Рисунки, сохраненные в растровом формате (BMP).
Форматы файлов Microsoft Excel
Форматы двоичных файлов для Excel 5.0/95 (BIFF5), Excel 97–2003 (BIFF8) и Excel 2010 (BIFF12).
Формат Symbolic Link.
Формат обмена данными.
Текст (разделители — знаки табуляции)
Текстовый формат со знаками табуляции в качестве разделителей.
CSV (разделители — запятые)
Формат с разделителями-запятыми
Форматированный текст (разделители — пробелы)
RTF. Только из Excel.
GIF, JPG, DOC, XLS или BMP
GIF, JPG, DOC, XLS или BMP
OwnerLink, ObjectLink, Ссылка, Рисунок или другой формат.
Формат рисованного объекта Office или Picture (EMF)
Отображаемый текст, текст OEM
Веб-страница в одном файле
Веб-страница в одном файле (MHT или MHTML). Этот формат файла объединяет встроенные рисунки, приложения, связанные документы и другие вспомогательные элементы, на которые есть ссылки в документе.
Примечание: Этот формат не поддерживается в Excel 2007.
Примечание: Если вы скопируете текст из другой программы, Microsoft Excel вставит этот текст в формате HTML независимо от формата исходного текста.
Форматы файлов, не поддерживаемые в Excel
Следующие форматы файлов больше не поддерживаются в Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel Starter и Excel 2007. Открывать и сохранять файлы в этих форматах нельзя.
Идентификаторы типа буфера обмена
Форматы файлов Excel 2.0, 3.0 и 2.x
WK1, FMT, WK2, WK3, FM3, WK4
.WK1, .WK2, .WK3, .WK4, .WKS
Форматы файлов Lotus 1-2-3 (все версии)
Формат файлов Microsoft Works (все версии)
Формат файла DBASE II
Формат файла Quattro Pro для MS-DOS
Quattro Pro 5.0 и 7.0 для Windows.
Форматы файлов, не поддерживаемые в Excel Starter
Кроме того, следующие форматы файлов больше не поддерживаются в Excel Starter. Открывать и сохранять файлы в этих форматах нельзя.
Надстройка Excel 97—2003
Надстройка Microsoft Excel
Имя источника данных
База данных Access MDE
Подключение к данным Office
Файл ссылки на данные
Открытие и просмотр файлов в неподдерживаемых форматах
Если нужный формат файла не поддерживается в Excel, попробуйте сделать следующее:
Найщите в Интернете компанию, которая создает конвертеры файлов для форматов файлов, которые не поддерживаются в Excel.
Сохраните файл в формате, который поддерживает другая программа, а затем экспортировать его из этой программы в формат, поддерживаемый Excel.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.
OOo 2.0 использует международный стандарт — формат файлов OpenDocument XML как формат файла по умолчанию. OpenDocument предполагает, что документ, созданный в одной программе, можно будет прочитать в другой без конвертирования — таким, каким он был. Этот формат файла также используется в StarOffice, IBM Workspace и KOffice и должен использоваться другими программами. OOo 2.0 может также читать и сохранять файлы в форматах, поддерживавшихся ранее OOo 1.x включая форматы Microsoft Office. OpenOffice.org без проблем импортирует файлы Microsoft Office. Однако Microsoft Office не может (точнее, не хочет) импортировать файлы формата OpenDocument. Неудивительно, что в большинстве случаев даже "закоренелые" пользователи OpenOffice сохраняют свои документы в формате Microsoft Office.
Текстовые файлы
Файлы электронных таблиц
Собственные форматы OpenDocument — .ods и .ots. Кроме них, Calc 2.0 может работать с форматами, используемыми OpenOffice 1.x (.sxc, .stc), и сторонними форматами электронных таблиц. Вот их список:
— Microsoft Excel 2003 XML (.xml);
— Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls, .xlw, и .xlt);
— Microsoft Excel 4.x–5.0/95 (.xls, .xlw, и .xlt);
— Pocket Excel (pxl);
— dBase (.dbf);
— HTM- и HTML-файлы включая запросы к веб-страницам;
— Rich Text Format (.rtf);
— Quattro Pro 6.0 (.wb2);
— Lotus 1-2-3 (.wk1 и .wk4);
— Text CSV (.csv и .txt);
— StarCalc (.sdc и .vor);
— SYLK (.slk);
— Data Interchange Format (.def).
Файлы презентаций
OpenDocument 2.0 использует форматы .odp, .odg, и .otp, но кроме них Impress 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxi, .sti), и форматы презентаций, сделанных в:
— Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt, .pps, и .pot);
— StarDraw и StarImpress (.sda, .sdd, .sdp и .vor);
— CGM — Computer Graphics Metafile (.cgm).
Графические файлы
В дополнение к собственным форматам OpenDocument (.odg и .otg) Draw 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxd .std), и следующие графические форматы: BMP, JPEG, JPG, PCX, PSD, TIF, TIFF, XPM, RAS, SDD, DXF, WMF, PNG, PGM, SVM, TGA, SGF, GIF, XBM, SGV, VOR, PPM, SDA, MET, PCT, PLT, PCD, PBM, EMF, EPS. Как видим, сложно представить себе ситуацию, когда бы пользователь столкнулся с форматом графики, с которым не способен работать OpenOffice.
Файлы формул
Операции с файлами
Защита паролем
В диалоге "Сохранить как" установите флажок "Сохранить с паролем" и нажмите "Сохранить". Вы получите подсказку о сохранении с паролем. Только имейте в виду, что пароли должны содержать как минимум пять символов. Пока не введены пять символов, кнопка OK остается неактивной.
Экспорт файлов
1. Экспорт в XHTML:
В пакете OpenOffice.org присутствует возможность экспорта файлов в формат XHTML. Для этого пользователь должен выбрать "Файл --> Экспорт". В диалоге "Экспорт" выбрать XHTML в списке "Формат файла".
2. Экспорт в PDF:
Тут все сложнее. Экспорт непосредственно в PDF может осуществлять любое из приложений OpenOffice. Простейший способ — использовать кнопку на панели инструментов или выбрав "Файл > Экспорт в PDF". В этом случае пользователя попросят ввести имя PDF-файла, после чего откроется диалог "Параметры PDF". Однако в этом случае пользователь не сможет выбрать диапазон страниц, параметры сжатия изображений или другие параметры экспорта. Настроить все это можно, отдельно настроив "Параметры PDF".
— "Изображения":
"Сжатие без потерь": В этом случае изображения сохраняются без потери качества. Однако есть одна особенность: когда используется с фотографиями, имеет тенденцию делать большие файлы. Словом, рекомендуется для изображений других типов.
"JPEG компрессия": Тут уже учитываются различные степени качества. К примеру, установка 90% хорошо работает с фотографиями (небольшой размер файла, незаметные потери).
— "Общие":
"Структурированный PDF": Эта функция включает специальные теги в соответствующие теги PDF. В некоторых случаях может значительно увеличить размеры файла. Некоторые экспортируемые теги — оглавление, гиперссылки и управление.
"Экспортировать комментарии": Обеспечивает экспорт примечаний документов Writer и Calc как примечаний PDF.
"Эффекты смены страниц": Данная опция включает эффекты перехода между слайдами Impress как соответствующие эффекты PDF.
"Сохранять формы в формате": Задает формат передачи форм внутри PDF-файла. Есть только одна общая установка, допустимая для целого PDF- документа: PDF (посылает целый документ), FDF (посылает содержимое элементов управления), HTML и XML. Чаще всего рекомендуется выбирать формат PDF.
Денис Лавникевич
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 32 за 2007 год в рубрике soft
Читайте также: