Рейтинг провайдеров электронного документооборота

Обновлено: 15.01.2025

Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.

Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?

В настоящей статье поговорим о том, почему СЭД необходима вашему бизнесу, и к каким вариантам, на мой взгляд, стоит приглядеться.

СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:

Офисные документы, договора, отчеты;

Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.

Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:

Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.

Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.

Помогает правильно организовать рабочее время;

Простота в использовании;

Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.

Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.

Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.

Позволяет оптимизировать рабочий процесс;

Покупается только через официального дилера;

Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.

Программу можно купить от 14000 рублей.

Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.

Удобна в использовании;

В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;

Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.

Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):

При покупке на 1 месяц – 150 рублей;

При покупке на полгода – 135 рублей;

Покупка на два года – 100 рублей.

Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.

Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.

Оптимизирует рабочий процесс;

Сохраняет в архиве все нужные документы;

Производит контроль над работой офисных сотрудников.

Из минусов - мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.

Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.

Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.

Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;

Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Слабый функционал, тяжело осваивать систему.

Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.

Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты. Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.

Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;

Сохранение документов в архиве.

Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.

Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.

Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации. Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.

Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.

Программу сложно установить, иногда виснет система.

Купить программу можно от 5500 рублей.

Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений. Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.

Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;

Минусом является то, что периодически виснет система.

Купить программу можно за 35000 рублей.

Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.

К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.

Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.

Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.

Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.

Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно снизить нагрузку на бизнес, значительно сократив расходы времени и денег на обмен документами. Рынок предлагает не только выбор программных решений ЭДО, но также и операторов.

Оператор ЭДО – это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения ЭДО с использованием УКЭП (п. 1.2 приказа ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота»).

Взаимодействие с оператором ЭДО начинается с того, что он подключается к ПО, которое ваша компания использует для ведения документооборота и отчетности. В российских реалиях 99% компаний нуждаются в интеграции с 1С

Забегая вперед отметим, что вы можете без выбора оператора воспользоваться встроенной в 1С технологией WA:ЭДО, которая обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами непосредственно из учетной системы, без использования других программ через одного или нескольких операторов электронного документооборота.

Далее мы рассмотрим критерии, по которым следует выбирать провайдера электронного документооборота, а также рейтинг лучших провайдеров ЭДО.

В каких ситуациях приходится выбирать оператора ЭДО?

Прибегнуть к услугам оператора ЭДО компании придется, если стороны обмена документами не нашли технического решения для прямого обмена, а также для обмена счетами-фактурами. Обмен этим типом документов в электронном виде по закону должен проходить через оператора, который предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

• Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
• Следит за форматами и регламентами, гарантируя соблюдение законодательства РФ;
• Уведомляет ФНС о новом участнике обмена (это необходимо при обмене счетами-фактурами);
• Гарантирует доставку ЭД контрагенту по заданному маршруту;
• Проверяет ЭП на действительность в момент подписания;
• Реализует обмен приглашениями.

Основные критерии выбора

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;
• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;
• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;
• Распечатывать ЭД со штампом оператора;
• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;
• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;
• Аннулировать или отзывать ЭД;
• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей.

Отметим, что каждая из перечисленных функций критически важна в работе с ЭДО, поэтому их можно считать обязательными. Дополнительными при этом могут быть:

• Внутрикорпоративное согласование;
• Автоподбор контрагентов для рассылки приглашений;
• Допканал для связи с налоговой и т.д.

Услуги ЭДО в РФ предлагают более 30 операторов, что делает выбор конкретного провайдера достаточно трудоемким. Проанализировав информацию в сети, официальные сайты и отзывы пользователей за 2019-2020, мы сократили список до 7 компаний:

1. Контур.Диадок;
2. Taxcom;
3. СБИС;
4. Synerdocs;
5. Астрал;
6. Сфера Курьер;
7. E-COM.

Далее сравним их по 6 наиболее значимым критериям, которые позволяют всесторонне оценить оператора и определить, насколько он отвечает потребностям и целям бизнеса. Также отметим, что все компании аккредитованы ФНС.

Безопасность

Большая часть документов любой компании содержит сведения, являющиеся коммерческой тайной. Перехват такой информации может принести убытки или ущерб деловой репутации. Соответственно, оператор ЭДО должен предоставлять гарантии того, что ваши бумаги не станут достоянием третьих лиц или общественности. Для этого операторами используются различные механизмы защиты:

Учитывая эту информацию, с точки зрения безопасности первое место уверенно занимает Сфера Курьер. Хотя это важный критерий, но не единственный, поэтому продолжим.

Возможность интеграции

Под интеграцией понимается возможность провайдера ЭДО подключится к ПО, которое ваша компания использует для ведения документооборота и отчетности. Как уже отмечалось, большинство российских компаний нуждаются в интеграции с 1С. Все провайдеры из списка поддерживают такую возможность, но качество услуг и цены отличаются.

1. Контур.Диадок. Интеграция с 1С обойдется в 11800 рублей в год. Есть возможность заказать настройку. При типовых конфигурациях цена – 2300 рублей, при авторских – от 10000 рублей.
2. Taxcom. Предлагает клиентам интегрированный модуль, который доступен при подписке на 1С:ИТС. Стоимость от 17000 до 55000 рублей в год в зависимости от объема ЭДО. Перечень всех опций доступен на официальном сайте.
3. СБИС. Интеграция происходит автоматически при выборе тарифа от 6000 рублей в год. Дополнительная настройка или внесение изменений оплачиваются по индивидуальному договору.
4. Synerdocs. Автоматическая интеграция при выборе тарифа от 6300 рублей в год. Стандартные протоколы внедряются бесплатно, при использовании нестандартных конфигураций 1С взимается дополнительная плата.
5. Астрал. Минимальный тариф – 3000 рублей в год. Фактическая стоимость рассчитывается в зависимости от объема документооборота.
6. Сфера Курьер. Интеграция обойдется в 6000 рублей в год. Также предоставляются услуги доработки существующих моделей и ведение 1С. Стоимость рассчитывается индивидуально.
7. E-COM. Стоимость интеграции и обслуживания на 1 год составляет 12500 рублей. Чтобы узнать детали, необходимо заказать обратный звонок на официальном сайте.

Анализируя данную информацию, учитывайте, что не стоит смотреть на самую низкую цену. Если вам понадобятся дополнительные услуги, их стоимость может сделать контракт в разы дороже, чем рассчитывали. Исходя из этого, первое место следует отдать Taxcom, поскольку оператор четко прописал тарификацию.

Исходя из дополнительных возможностей интеграции особый интерес представляет СБИС. Для современных компаний и бизнеса, нацеленного на онлайн, этот провайдер станет оптимальным партнером. По критерию цена-качество, его уверенно можно разместить на 2 месте.

Удобство интерфейса

Все представленные провайдеры предлагают достаточно удобный, интуитивно понятный интерфейс с возможностью отслеживания и скачивания документов. Основные отличия касаются графического оформления, поэтому в данном случае нет особых различий, какую именно компанию выбрать.

Но отметим, что сквозная синхронизация – напрямую из учетной системы 1С без дополнительного подключения стороннего программного обеспечения, позволяет работать с электронными документами напрямую из учетной системы в привычном интерфейсе. Можно автоматически загружать и выгружать данные, исключить ручной ввод информации, сократить затраты на доработку 1С. Это можно сделать с помощью технологии WA:ЭДО, которая позволяет вывести электронный документооборот между организациями на новый уровень.

Роуминг

В случае с ЭДО под роумингом подразумевается возможность обмена информацией и поддержание связи между различными операторами электронного документооборота, которая не требует дополнительных оплат связи – только настройку возможности обмена.

На официальных страницах всех рассматриваемых провайдеров указана поддержка роуминга, поскольку обязательным условием для аккредитации оператора в Минкомсвязи (для возможности обмена счетами-фактурами) является предоставление возможности роумингового обмена (то есть подписанного соглашения) со всеми аккредитованными операторами ЭДО либо присоединения к любому из существующих ХАБов.

Существует несколько систем (ХАБов ЭДО), которые пользуются спросом у компаний. Один из самых крупных и распространенных на отечественной платформе ХАБов – 1С-ЭДО, который включает в себя ряд операторов.

Если вернуться к операторам, отзывы клиентов свидетельствуют, что лучше всего данная опция реализована у СБИС и Synerdocs. Но учитывая, что этот критерий особенно важен для крупных компаний, работающих с десятками или сотнями партнеров, которые, в свою очередь, могут пользоваться услугами совершенно разных операторов, лучше попытаться роуминга вообще избежать. Наша технология WA:ЭДО позволяет избежать трудозатратной процедуры настройки роуминга.

Рис.2 Возможная схема реализации ЭДО у вас в компании

Техподдержка

Критерий имеет особое значение для бизнеса, работающего в режиме нон-стоп. При работе с техникой возможны разные сбои, ошибки или другие проблемы. Скорость их устранения прямо влияет на финансовые результаты компании. ТП операторов работают в следующем графике:

1. Контур.Диадок – 24/7.
2. Taxcom – 24/7.
3. СБИС – 24/7.
4. Synerdocs – с 07:00 до 20:00 по будням.
5. Астрал – 24/7.
6. Сфера Курьер – с 08:00 до 20:00 ежедневно.
7. E-COM – 24/7.

Соответственно, по данному параметру только операторы Synerdocs и Сфера Курьер показывают посредственные результаты.

Стоимость

Рассмотрев основные критерии выбора оператора ЭДО, перейдем к сравнению тарифных планов:

Учитывая среднюю цену документа, все операторы ЭДО работают примерно в одном ценовом режиме. Но лучшее предложение у Taxcom. Технология WA:ЭДО, являясь агрегатором различных операторов ЭДО, позволяет отправлять исходящие документы через оператора, предлагающего самую выгодную цену.

Так какой электронный документооборот выбрать?

Каждый бизнес имеет свои особенности и специфику. Здраво оцените потребности и объем исходящей корреспонденции, после чего решайте, какой оператор электронного документооборота отвечает вашим целям. Лучший провайдер – не самый дешевый, а тот, который поможет вашему бизнесу вырасти и выйти на новый уровень дохода.

По нашему мнению, интереснее всего выглядит предложение и уровень сервиса 1С-ЭДО. Почему следует выбрать ЭДО, встроенное в решения 1С:

• Не требует установки;
• Сервис уже встроен в конфигурацию «1С:Предприятие»
• Исключает ошибки
• Счета-фактуры и документы реализации создаются автоматически – новые документы в базе 1С формируются на основе входящих электронных УПД;
• Экономит время;
• Встроенная возможность рассылки приглашений контрагентам прямо из 1С и прием их приглашений;
• Автоматизированное обновление.

С этим мнением согласно и большинство ведущих компаний в России, которые выбрали этого провайдера в качестве оператора ЭДО.

Однако если вам не хватает типового функционала 1С-ЭДО, предлагаем рассмотреть авторскую разработку компании WiseAdvice - WA:ЭДО. К преимуществам технологии можно отнести:

• Быстрый поиск – электронный документ (ЭД) найти так же просто, как и документ учетной системы (в ПП 1С архив ЭД является частью информационной базы);
• Нет необходимости дублировать настройки прав доступа;
• Не нужно переключаться в специальную программу – следовательно, появляется дополнительное повышение производительности труда бухгалтеров, менеджеров;
• Функции подготовки и подписания документов могут быть разделены: проведение документа ИБ, утверждение и подписание ЭД могут выполняться одним или несколькими разными сотрудниками;
• Реализован интерфейс «Процессин» для работы с ЭДО;
• Можно легко понять, какие действия с ЭД нужно сделать как со стороны продавца, так и со стороны покупателя. Для списка электронных документов существуют быстрые отборы по: контрагентам, датам, суммам сделок, видам документов, ответственным и пр.

Важно отметить, что технология WA:ЭДО позволяет избежать ручной настройки роуминга с различными операторами, поддерживает разных операторов в едином сервисе, обладает развитым API, готовыми интеграционными модулями к большинству информационных систем. Реализована поддержка различных маршрутов согласования документов, автоподписи документов. Работать с документами можно как в 1С, так и в электронной почте. Через WA:ЭДО можно обмениваться любыми документами.

При наведении на ячейку в ней показывается количество начисленных баллов.

Место	Название компании	Сумма баллов	Функционал (наличие модулей)	Форматы поставки	Тестовый период	Соместимость с другими СЭД	Макс. кол-во уровней доступа к документам	Макс. кол-во юрлиц на 1 аккаунте	Маркетплейс модулей и шаблонов	Техподдержка	Документация	Стоимость
1	ELMA	557	Полный функционал 210 балл.	Облако, On-prem , Коробка 50 балл.	от 2 недель до 2 месяцев 34 балл.	Диадок, 1C, интеграция по API 40 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	16 18 балл.	SaaS: Бесплатно On-prem: Бесплатно только базовая 42 балл.	Бесплатно, на сайте 50 балл.	Средние цены 93 балл.
2	Тензор	551	Нет low-code 180 балл.	Облако 15 балл.	от 1 месяца до полугода 49 балл.	Роуминговое соединение с популярными СЭД 40 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	215 40 балл.	Базовая бесплатно. Далее платные тарифы 40 балл.	Бесплатно, на сайте 50 балл.	Очень низкие цены 117 балл.
3	Directum**	515	Нет low-code 180 балл.	Облако, On-prem , Коробка 50 балл.	Не ограничен в рамках демо-стенда 10 балл.	Диадок, Synerdocs, интеграция по API 40 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	46 33 балл.	Базовая бесплатно. Далее платные тарифы 40 балл.	Бесплатно, на сайте 50 балл.	Средние цены 92 балл.
4	Тезис	495	Полный функционал 210 балл.	Облако, On-prem , Коробка 50 балл.	14 дней 20 балл.	Диадок, Сбис, интеграция по API 40 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	10 15 балл.	3 платных тарифа 20 балл.	Бесплатно для клиентов 30 балл.	Средние цены 90 балл.
5	LanDocs (Ланит)	494	Полный функционал 210 балл.	Облако, On-prem , Коробка 50 балл.	14 дней 20 балл.	Диадок, Такском, Сбис, интеграция по API 40 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	16 18 балл.	Платная 20 балл.	Бесплатно, PDF 20 балл.	Средние цены 96 балл.
6	Docsvision	493	Полный функционал 210 балл.	Коробка 20 балл.	от 2 недель до 2 месяцев 34 балл.	Диадок, интеграция по API 30 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	27 24 балл.	4 платных тарифа 20 балл.	Бесплатно всем по запросу 45 балл.	Средние цены 90 балл.
7	1С:Документооборот	482	Полный функционал 210 балл.	Облако, Коробка 35 балл.	30 дней в 1С:ГРМ. Демоверсия без ограничений 25 балл.	Такском. На рынке есть модули интеграции с Диадок, Сбис. Интеграция по API 20 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	100 40 балл.	3 месяца бесплатно, далее 3 платных тарифа 25 балл.	Бесплатно для клиентов. Платно всем желающим на 1С:ИТС 10 балл.	Средние цены 97 балл.
8	Электронные офисные системы	469	Полный функционал 210 балл.	Коробка 20 балл.	14 дней 20 балл.	Диадок, Таском 20 балл.	12 10 балл.	неогр. 10 балл.	27 24 балл.	4 платных тарифа 20 балл.	Бесплатно, PDF 40 балл.	Средние цены 95 балл.
9	Lexema	467	Полный функционал 210 балл.	Облако, On-prem , Коробка 50 балл.	Нет 0 балл.	Диадок 10 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	0 0 балл.	Базовая бесплатно. Далее платные тарифы 40 балл.	Бесплатно для клиентов 30 балл.	Низкие цены 107 балл.
10	K2	458	Нет распознавания 180 балл.	Облако, On-prem , Коробка 50 балл.	60 дней 41 балл.	Интеграция по API 20 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	25 23 балл.	Платная 20 балл.	Бесплатно, на англ.яз. 40 балл.	Высокие цены 64 балл.
11	Terralink	454	Полный функционал 210 балл.	Облако, Коробка 35 балл.	Нет 0 балл.	Множество проектов + протокол CMIS 40 балл.	9 + Access control lists 10 балл.	неогр. 10 балл.	Opentext Developer 15 балл.	Платная в зависимости от SLA 20 балл.	Бесплатно, на англ.яз. 40 балл.	Высокие цены 74 балл.
12	Tessa	441	Нет low-code 180 балл.	Коробка 20 балл.	Нет 0 балл.	Интеграция по API 20 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	10 15 балл.	Первый год бесплатно 40 балл.	Бесплатно, на сайте 50 балл.	Средние цены 96 балл.
13	Edisoft	440	Нет low-code 180 балл.	On-prem , Коробка 35 балл.	Нет 0 балл.	Диадок, Корус, Э-ком, Эдисофт; Роуминг-соединение 40 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	0 0 балл.	Базовая бесплатно. Далее платные тарифы 40 балл.	Бесплатно, кратко на сайте 40 балл.	Средние цены 85 балл.
14	Интертраст	431	Полный функционал 210 балл.	Коробка 20 балл.	Нет 0 балл.	Интеграция по API 20 балл.	неогр. 10 балл.	неогр. 10 балл.	10 15 балл.	Платная в зависимости от SLA 20 балл.	Бесплатно, PDF 40 балл.	Средние цены 86 балл.
15	Галактика	402	Нет распознавания 180 балл.	Коробка 20 балл.	30 дней 31 балл.	Интеграция по API 20 балл.	неогр. 10 балл.	1 юрлицо 2 балл.	0 0 балл.	Первый год бесплатно 40 балл.	Бесплатно для клиентов 30 балл.	Высокие цены 69 балл.
16	Riverdoc	347	Нет распознавания, аналитики и low-code 120 балл.	Облако, On-prem , Коробка 50 балл.	от 30 до 60 дней 37 балл.	Нет 0 балл.	неогр. ролей 5 10 балл.	неогр. 10 балл.	0 0 балл.	Платная 20 балл.	Нет 0 балл.	Низкие цены 100 балл.

Примечания

* - поставщик не предоставил цены. Начислено минимальное количество баллов среди участников рейтинга.

** - компания Directum подтвердила право на 3 место после официальной публикации рейтинга.

Положения

Ключевые положения

В рейтинге принята балльная система. Каждой системе электронного документооборота начислено определенное количество баллов по каждому из критериев. Чем выше итоговая сумма баллов, тем выше место в рейтинге.

Критерии, которые учитывались при составлении рейтинга

• Функционал систем ЭДО
• Форматы поставки
• Длительность и ограничения тестовой версии (бесплатного периода)
• Совместимость с системами обмена документами
• Количество уровней доступа к документам
• Количество юридических лиц на одном аккаунте
• Наличие маркетплейса и число модулей и шаблонов на нем
• Параметры техподдержки
• Наличие и доступ к документации
• Стоимость системы

Ниже приведены основные положения и правила начисления баллов по каждому из критериев.

Правила

Правила начисления баллов

Функционал СЭД

При анализе функционала учитывалось наличие следующих модулей:

1. Совместная работа с документами
2. Единый структурированный архив
3. Конструкторы карточек и бизнес-процессов
4. Поддержка ЭЦП разных типов
5. Автоматическое распознавание документов
6. Аналитические отчеты
7. Платформа Low-code

За каждый модуль компаниям начислено по 30 баллов.

Формат поставки

СЭД поставляются в трех основных форматах, за каждый из которых начислено следующее количество баллов:

Наличие тестового периода и его особенности

СЭД является важным видом программного обеспечения для любой компании. Прежде чем довериться тому или иному поставщику требуется некоторое время для проверки решения. Тестовые варианты поставщиков условно можно разделить на 3 группы:

1. Бесплатный период пользования той конфигурацией системы, которая впоследствии будет нужна компании.
2. Бесплатный тариф с ограниченным функционалом.
3. Демо-стенд, на базе которого можно учиться пользоваться системой, но нельзя вести реальный документооборот.

По мнению редакции, для конечного заказчика гораздо важнее тестировать ту конфигурации, которая будет работать в “боевом” режиме, причем тестировать её как можно дольше. Поэтому предпочтение отдавалось первому варианту. За первые 14 дней тестового периода компаниям начислено по 20 баллов, за каждую следующую неделю баллы начислялись с понижающим коэффициентом.

За неограниченную по времени, но ограниченную по функционалу тестовую версию начислялось 25 баллов. За демо-стенд без возможности вести реальный документооборот - 10 баллов.

При отсутствии тестовой версии баллы не начислялись.

Совместимость с другими СЭД

Совместимость с системами передачи электронных документов напрямую влияет на удобство работы с контрагентами. За первые два прямых модуля совместимости компаниям начислялось по 10 баллов. За наличие API-интеграции - 20 баллов.

Количество уровней доступа к документам

Важный параметр СЭД - возможность настроить уровни доступа к документам и роли для управления ими. За каждый такой уровень компаниям начислялось по 1 баллу, но не более 10 баллов в сумме.

Количество юридических лиц на одном аккаунте

Крупные компании (холдинги) включают несколько юридических лиц. Если СЭД поддерживает работу нескольких юрлиц на одном аккаунте, компаниям начислялось по 10 баллов, если нет, то 0 баллов.

Наличие маркетплейса, количество модулей и шаблонов на нем

Возможность скачать и установить готовые модули и шаблоны для СЭД существенно упрощают работу и расширяют возможности системы. За наличие маркетплейса компаниям начислялось по 10 баллов плюс 1 балл за каждые 2 решения на маркетплейсе, но не более 40 баллов в сумме.

Параметры техподдержки

Для удобства работы с продуктом и решения возникающих вопросов важно наличие квалифицированной и, по возможности, бесплатной техподдержки. За такой подход компаниям начислялось по 40 баллов.

Если техподдержка бесплатна лишь первое время или же обеспечивается только на платной основе, то компаниям начислялось 20-25 баллов.

Наличие подробной документации о продукте

Любое представленное на рынке решение должно быть подробно задокументировано, причем документация должна быть представлена онлайн с удобным поиском по ней. За такой подход компаниям начислено по 50 баллов.

Если какое-либо из требований не выполнено, например, документация представлена только в виде PDF-файла или доступ к ней ограничен или нет перевода на русский язык, компаниям начислялось меньшее количество баллов.

Анализ стоимости СЭД производился для двух конфигураций:

1. Для небольших компаний – СЭД на 5 пользователей.
2. Для крупных организаций – СЭД на 200 пользователей с полным набором модулей.

Итоговый балл равен сумме баллов по двум конфигурациям. Более подробные сведения приведены в таблице 1.

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Контур.Диадок

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).

Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.

Synerdocs

Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.

Сфера Курьер

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).

4. Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Контур.Диадок

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Taxcom/1С: ЭДО

Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.

Synerdocs

Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Всё, как в Taxcom.

Сфера Курьер

Платная – от 6 000 руб. в год.

Платная – от 12 500 в год.

И еще немного об интеграции:

5. Мобильное решение

Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.

6. Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.

И немного от себя

Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.

Активная позиция налогового регулятора и быстрый рост крупнейших игроков на различных рынках привели к тому, что всё больше компаний — от фармацевтики до телекома, от операторов связи и IT до энергетики и логистики — переходят на электронный документооборот (ЭДО). Как определиться с оператором ЭДО и на какие критерии в этом случае ориентироваться?

Интерес компаний к ЭДО понятен. Он позволяет значительно сократить денежные и временные затраты на работу с документами. Электронные документы обладают юридической силой и их можно представлять в суд, а сама процедура безопасна и не допускает утечки данных. Более подробно об особенностях и возможностях ЭДО мы рассказывали в статье «Зачем бизнесу нужен электронный документооборот».

Чтобы перейти на ЭДО, для начала нужно правильно выбрать оператора ЭДО в зависимости от потребностей компании.

Вопрос о выборе оператора ЭДО встает в следующих ситуациях:

• У вас много контрагентов, которым нужно готовить большое количество документов. С такой проблемой, в частности, сталкиваются логистические компании.
• Вам часто приходится дублировать счета-фактуры, потому что документы теряются.
• Процессы получения и отправки документов в компании непрозрачны для руководства.
• У вас большие затраты на документооборот (включают стоимость формирования документов, печать, отправку, получение, хранение и уничтожение бумаг).

Список организаций — операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС. При этом существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора:

• безопасность;
• интеграционные возможности;
• развитость системы;
• количество контрагентов, роуминг;
• опыт, реализованные проекты в отрасли;
• сервис;
• стоимость.

Рассмотрим некоторые критерии подробнее.

Насколько безопасен переход на ЭДО?

Через оператора ЭДО проходит консолидированная коммерческая информация, поэтому при переходе на ЭДО у компаний возникает ряд вопросов:

• Насколько безопасно работать с электронными документами?
• У кого будет доступ к этим документам?
• Как можно получить к ним доступ в будущем?

Сопутствующая проблема — обладают ли электронные документы юридической силой?

В отличие от обычной электронной почты сервис электронного документооборота не дает третьим лицам доступа к документам. Сервисом ЭДО можно пользоваться с помощью логина и пароля, которые администратор сервиса передает менеджеру, или с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это сильно ограничивает круг людей, у которых есть доступ к документам, и повышает контроль согласования и подписания документов.

Оператор ЭДО должен обеспечить безопасность передачи и хранения данных. Это можно проверить с помощью независимой экспертизы. К примеру, сервис Диадок дважды прошел независимый аудит безопасности системы в компании «Информзащита».

Компании может быть важно, где и как будут храниться документы и в течение какого времени к ним можно будет получить доступ. Обратите внимание на то, обещает ли оператор хранить все документы в системе и после расторжения договора. Некоторые документы нужно хранить по четыре-пять и даже до 30 лет, чтобы в случае необходимости представить их в контролирующие органы.

Диадок хранит данные клиентов в двух дата-центрах на трех независимых серверах в Москве и обеспечивает трехкратное резервирование всех документов и данных. В договоре клиентов указано, что документы хранятся на серверах бессрочно и без ограничения по объему. Если клиент перестает работать с системой, доступ к документам по логину и паролю у него остается, и он сможет найти документы для налоговой проверки быстрее, чем в папке с бумагами.

Как интегрировать ЭДО в свою учетную систему?

После того, как компания убедилась в безопасности и способности оператора обеспечить юридическую силу электронных документов, стоит узнать, какие интеграционные возможности он предлагает. Интеграция ЭДО для разных учетных систем делает работу с документами удобной и позволяет клиенту работать в привычном интерфейсе.

Чем больше у оператора было клиентов, тем больше у него опыта настройки сложной интеграции под различные учетные системы, тем проще ему будет адаптировать ЭДО под вашу учетную систему.

Оператор может предложить пользователю готовое решение для популярных учетных и билинговых систем (1С, SAP), возможность доработки готового модуля, исходя из запросов клиента, — например, модуль можно кастомизировать под нестандартную учетную систему 1С или создать индивидуальное решение.

Индивидуальное решение полезно при той интеграции, для которой готовых инструментов не существует. Если компания использует самописный биллинг, в Диадок его можно интегрировать двумя способами — с помощью Диадок.Коннектора или полнофукционального API.

Коннектор может сам перемещать документы из определенной папки и отправлять их в черновики в Диадок или даже сразу подписывать и отправлять их контрагенту с заданной периодичностью. Точно так же Коннектор может брать входящие документы из Диадока и перемещать их по заданному маршруту в определенную папку.

Если Коннектор не закрывает все потребности и бизнес-процессы компании, можно сделать бесшовную интеграцию с учетной либо биллинговой системой и создать собственные решения на базе API c учетом бизнес-процессов компании.

У Диадока есть опыт разработки решений для более чем 1,4 млн компаний разного уровня, мобильные приложения для Apple и Android и протокол передачи документов, который пригодится в суде.

Как удобно работать в системе?

Итак, мы убедились в том, что сама по себе система безопасна, техническое решение может быть найдено — пора приступать к работе с электронными документами. Но для этого важно понять, как эффективно систематизировать документы, чтобы можно было удобно и быстро находить нужные и представлять их в контролирующие органы.

В Диадоке каждый документ сопровождается протоколами, технологическими файлами, которые подтверждают, что одна сторона передала контрагенту документ в определенное время. Протокол помогает еще раз структурировать статусы по документам. Документ, его технологические файлы, файлы подписи, печатные формы и протоколы хранятся в архиве, который можно скачать в любой момент.

Визуально документ не отличается от печатной версии. Это важно, например, в случае представления документов в суд при разногласиях с контрагентами. Передача электронных документов в суд возможна, и уже есть соответствующая судебная практика — подробнее изучить этот вопрос можно, прослушав вебинар, на котором в частности рассматривается ситуация с представлением документов в суд в качестве доказательств.

Простота поиска документов в системе ЭДО зависит от того, какие фильтры поиска документа предусмотрены системой. Удобный поиск позволяет делать это с учетом различных критериев: ИНН и названия контрагента, суммы сделки, даты передачи документа.

Иерархию работы с документами можно настроить внутри системы, — например, создать подразделения для Москвы, Санкт-Петербурга и Екатеринбурга, добавить к ним сотрудников и дать им право подписывать или просматривать документы.

В числе преимуществ Диадока: комфортный интерфейс, история согласования документа, возможность скачать документооборот целиком, информативная синяя печать, протокол передачи к каждому документу, фиксация даты подписания и подписантов, проверка действительности КЭП, нумерация страниц документа, единый идентификатор документа и технологических файлов.

Как подключать контрагентов и использовать роуминг?

Если компания работает с разными контрагентами через разных операторов, ей пригодится роуминговое соединение — оно позволяет отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора. Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Альтернативный вариант — зарегистрировать контрагента в вашей системе. Так как в Диадоке нет абонентской платы, контрагент может использовать КЭП, которая у него уже есть, и отправлять документы в системе без настройки роуминговых соединений.

Чтобы извлечь из ЭДО максимальную эффективность, нужно понимать, со сколькими клиентами вы хотите обмениваться документами в электронном виде и сколько контрагентов нужно подключить.

Лучше всего найти оператора, который обеспечивает наибольший охват контрагентов за счет большого количества клиентов. Диадок работает более чем с 1,5 млн клиентов и наибольшим количеством роуминговых соединений.

Если вы обмениваетесь с контрагентами счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), вам нужно соглашение об ЭДО, которое составляется в свободной форме. В Диадоке вместо него используется пользовательское соглашение, которое каждая компания подписывает при запуске работы. Оно легитимно с точки зрения суда и предусматривает согласие компании на обмен документами с контрагентами.

Прежде всего нужно определить, зачем вашей компании документооборот, какой бизнес-процесс вы хотите перевести в электронный вид в первую очередь (входящий или исходящий документооборот, документооборот между дочерними предприятиями), обозначить планируемый результат и определить ответственного за проект.

Логистика, энергетика, авиаотрасль и фармацевтика отличаются по формату документов и процессам их передачи, поэтому оператор, у которого уже есть опыт в конкретной отрасли, запустит ЭДО быстрее и эффективнее.

В любом случае ЭДО — это конкурентное преимущество, которое влияет на экономическую эффективность компании и совершенствует ее бизнес-процессы.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также:

  
• Nero 2014 full repack что это
  
• Как сделать компьютер в craftsman
  
• Могут ли воровать интернет с модема
  
• Чем открыть файл are геодезия
  
• Как включить плагин в хроме