Минфин департамент проектного управления и развития персонала телефон
Телефонный справочник аппарата Губернатора и Правительства Хабаровского края,
министерств края, иных органов исполнительной власти края
РУКОВОДСТВО ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
И.о. министра БАЛЕЗИНА
Елена
Эдуардовна 40-20-29 (1029)
32-97-24
Приемная 32-50-80
Помощник БУРДАК
Лариса
Викторовна 40-20-00 (3117)
т/ф. 37-87-74
Первый заместитель министра СТРЕЛЬНИКОВ
Андрей
Леонидович 32-56-88
СЕКТОР ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ И ФИНАНСОВОГО АУДИТА
И.о. заместителя начальника управления,
заведующий сектором КОРЯКИН
Игорь
Васильевич т/ф. 30-82-63
УПРАВЛЕНИЕ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ
Заместитель министра – начальник управления
природных ресурсов ТРЕТЬЯКОВ
Константин
Дмитриевич 32-92-64
32-76-17
Отдел земельных ресурсов
Заместитель начальника управления –
начальник отдела КАНАКОВА
Елена
Владимировна т/ф. 37-87-73
Отдел водных ресурсов
Заместитель начальника управления – начальник отдела
Генеральный директор ШХАЛИЕВ
Рафик
Шхали оглы 30-51-15
Приемная т/ф. 30-51-15
Заместитель генерального директора РАЗМАХНИНА
Алёна
Валерьевна 30-41-16
Заместитель генерального директора
по административно-хозяйственной части УДАЛОВ
Алексей
Александрович 30-47-04
ЦЕНТР КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ
И ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ФОНДОВ
Главный хранитель фондов КОВАЛЕВ
Олег
Александрович 30-51-69
Сектор комплектования и экспертизы ценности документов
(ул. Запарина, 76, 680000)
Заведующий сектором 75-42-30
ЦЕНТР ДОСТУПА К АРХИВНЫМ РЕСУРСАМ
(ул. Нагишкина, 4а, 680000)
Директор центра САМЫНИНА
Марина
Витальевна 21-00-42
Сектор научного использования документов
Заведующий сектором САЛЕЕВА
Лариса
Владимировна 30-53-00
Сектор по работе с пользователями архивной информации
Заведующий сектором КАПИТОНЕНКО
Людмила
Николаевна 22-76-14
ЦЕНТР НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ РАБОТЫ И РАЗВИТИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
(ул. Запарина, 75, 680000)
Директор центра ЛЯХОВ
Денис
Алексеевич 30-47-04
Сектор научно-методической и образовательной работы
(ул. Запарина, 75, 680000)
Заведующий сектором ФЕДОРЯКА
Жанетта
Николаевна 32-66-97 (103)
Сектор автоматизированных архивных технологий, защиты информации и НСА
Заведующий сектором ТИМАКОВА
Инга
Григорьевна 45-20-25
2. Проектный офис Министерства сформирован на базе Отдела государственных программ, проектного управления и мониторинга деятельности Министерства Департамента проектного управления и развития персонала Министерства, в том числе с полной занятостью сотрудников и возложением на них задач по организации проектной деятельности.
Руководителем проектного офиса Министерства является директор Департамента проектного управления и развития персонала Министерства.
3. Проектный офис Министерства в соответствии с разделом V функциональной структуры проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2018 г. N 1288 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 45, ст. 6947):
в части федеральных проектов, по которым руководителем определен заместитель Министра:
а) осуществляет мониторинг реализации соответствующего федерального проекта, а также анализирует информацию, содержащуюся в отчете по данному федеральному проекту, на предмет ее достоверности, актуальности и полноты;
б) предоставляет по запросу проектного офиса Правительства Российской Федерации аналитические и иные материалы о реализации соответствующего федерального проекта;
в) осуществляет проверку и свод информации о реализации соответствующего федерального проекта участниками федерального проекта;
г) участвует в контрольных мероприятиях, организованных проектным офисом Правительства Российской Федерации, в отношении соответствующего федерального проекта;
д) анализирует информацию, содержащуюся в запросах на изменение паспорта соответствующего федерального проекта, на предмет ее достоверности, актуальности и полноты;
е) представляет руководителю федерального проекта предложения по оценке ключевых показателей эффективности деятельности участников федерального проекта, осуществляет свод и проверку данных по итогам такой оценки;
ж) обеспечивает учет участников национальных проектов и участников федеральных проектов, а также учет их уровня занятости в соответствующих национальных проектах и федеральных проектах;
в части ведомственных проектов:
а) согласовывает предложения по ведомственным проектам, паспорта ведомственных проектов;
б) осуществляет мониторинг реализации ведомственных проектов;
в) анализирует информацию, содержащуюся в отчетах о реализации ведомственных проектов, на предмет ее достоверности, актуальности и полноты;
г) анализирует информацию, содержащуюся в запросах на изменение паспортов ведомственных проектов, на предмет ее достоверности, актуальности и полноты, а также согласовывает указанные документы;
д) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Министерстве, в том числе оказывает консультационно-методическую поддержку по применению методических рекомендаций;
е) обеспечивает деятельность Координационного органа;
ж) организует проверку и свод информации о ходе реализации ведомственных проектов;
з) инициирует рассмотрение вопросов реализации ведомственных проектов на заседаниях Координационного органа (при необходимости);
и) обеспечивает учет участников ведомственных проектов, а также учет их уровня занятости в соответствующих ведомственных проектах;
к) согласовывает проекты актов федеральных органов исполнительной власти, регламентирующих организацию проектной деятельности в федеральных органах исполнительной власти, находящихся в ведении Министерства;
л) обеспечивает создание и развитие порядка стимулирования государственных гражданских служащих Министерства, участвующих в проектной деятельности;
м) формирует требования, участвует в создании и развитии автоматизированной информационной системы проектной деятельности;
н) осуществляет при наличии соответствующего решения Координационного органа функции администратора ведомственного проекта;
о) выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Министерстве финансов Российской Федерации, являющимся приложением N 1 к настоящему приказу (далее - Положение), и нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности;
п) осуществляет иные функции и полномочия, определенные приказами Министерства.
4. Проектный офис Министерства курирует назначенный приказом Министерства заместитель Министра, ответственный за организацию проектной деятельности в Министерстве, который:
а) обеспечивает системное развитие проектной деятельности в Министерстве;
б) оказывает содействие успешной реализации ведомственных проектов;
в) организует проведение самостоятельных контрольных мероприятий в отношении ведомственных проектов;
г) осуществляет контроль соблюдения требований, установленных нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности;
д) утверждает методические рекомендации;
е) выполняет иные функции, предусмотренные Положением и нормативными правовыми актами в сфере проектной деятельности.
Проектное управление в Минфине России: от внедрения до лучших практик
«Метод» № 3 • 2019
Сергей Юрьевич ГОРБАЧЁВ, начальник отдела государственных программ, проектного управления и мониторинга деятельности Министерства финансов РФ.
Ведомственный проектный офис входит в состав Департамента проектного управления и развития персонала, который возглавляет О. С. Мухина. Организацию проектной деятельности курирует статс-секретарь — заместитель министра Ю. И. Зубарев. Функции проектного офиса возложены непосредственно на отдел государственных программ, проектного управления и мониторинга деятельности министерства.
Организационная структура проектной деятельности в Минфине России представлена на рисунке 1. Высший орган управления этой деятельностью — Координационный орган возглавляет первый заместитель председателя Правительства РФ — министр финансов А. Г. Силуанов. В состав органа также входят все заместители министра и ряд руководителей департаментов.
Таким образом, руководство министерства напрямую заинтересовано в реализации ведомственных проектов и непосредственно контролирует их исполнение. Организационная структура проекта позволяет определить взаимосвязи между основными участниками и сформировать эффективные коммуникации. Мы начнем с этапов формирования проектного управления, потом поговорим о ресурсах проектного офиса и его основных сервисах, а в конце остановимся на лучших практиках, которые могут заинтересовать другие ведомства.
ПЕРЕХОД НА ПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ: ОСНОВНЫЕ ШАГИ
Проектные подходы к организации деятельности в Минфине России сформировались задолго до того, как было анонсировано системное внедрение проектных принципов управления в федеральных и региональных органах власти.
Например, в целях конкретизации, приоритизации и непосредственно реализации ключевых показателей эффективности были внедрены отдельные, применимые к условиям работы министерства элементы проектной деятельности. Среди них: ежегодное планирование с указанием конкретного результата, мониторинг контрольных точек внутри каждой задачи, рассмотрение предложений и статуса реализации на коллегиальном органе, возглавляемом министром, премирование по итогам выполнения поставленных задач. Отдельный спектр этих задач включается в ежегодную публичную декларацию для их освещения, общественного и экспертного обсуждения.
Проектный метод как инструмент позволяет идентифицировать наиболее актуальные направления деятельности. Мониторинг деятельности отличается широким применением средств визуализации (среди них одним из наиболее популярных инструментов являются календарно-сетевые графики (диаграмма Ганта)).
В 2017 году в Минфине России был сформирован ведомственный проектный офис и проведена стратегическая сессия по проектному управлению, на которой были определены оптимальные форматы проектной деятельности в министерстве.
В целях дальнейшего сопровождения проектной деятельности, в том числе определения параметров и приоритетов для формирования портфеля ведомственных проектов, был создан Координационный орган проектной деятельности. На него возложены функции по одобрению проектных предложений, утверждению паспортов ведомственных проектов, определению кураторов и руководителей проектов, а также полномочия по координации управления реализацией государственных программ Российской Федерации, по которым министерство является ответственным исполнителем.
На следующем этапе была сформирована необходимая правовая и методологическая база, в том числе положение об организации проектной деятельности и комплект методических рекомендаций. Последний охватывает все стадии жизненного цикла проекта, начиная от стадии его инициирования до завершения и постпроектного мониторинга.
КАКИЕ РЕСУРСЫ ЕСТЬ У ПРОЕКТНОГО ОФИСА
В проектном офисе работают 12 человек, но его структура несколько шире формальной: развивать проектную культуру в министерстве и обучать сотрудников других подразделений необходимым навыкам нам помогает отдел профессиональной подготовки и развития персонала нашего департамента. Отдел проводит тренинги, семинары и другие обучающие мероприятия, помогает организовывать обмен опытом с органами власти и организациями, в том числе в формате межведомственных партнерских визитов.
Синергия проектного управления, государственных программ, а также обучения и развития персонала в одном структурном подразделении позволяет сформировать методологическую часть и по возможности синхронизировать все инструменты стратегического планирования. Кроме того, за счет этой синергии удается обеспечить развитие компетенций всех участников проектной деятельности.
Только за годы обучение и сертификацию по проектному управлению в разных организациях, в том числе в Центре проектного менеджмента РАНХиГС, прошли 357 сотрудников министерства (в 2017 году — 190 человек, в 167). Кроме того, все сотрудники проектного офиса и большинство участников ведомственных проектов подтвердили уровень квалификации и включены в единый реестр проектных специалистов в государственном секторе. Некоторые из наших сотрудников также сертифицированы по международным стандартам проектного управления. Таким образом, в Министерстве финансов РФ сформированы компетентный проектный офис и сильная команда проектных специалистов в департаментах, участвующих в реализации ведомственных проектов.
Постановка SMART-задач
SMART (СМАРТ) — это англоязычная аббревиатура. Она расшифровывается как specific (конкретный), measurable (измеримый), achievable (достижимый), relevant (значимый), time bound (ограниченный во времени). Цели, поставленные в рамках методики, должны соответствовать этим пяти критериям.
СЕРВИСЫ ПРОЕКТНОГО ОФИСА
Проектный офис сопровождает реализацию всех ведомственных проектов (рисунок 2) сразу по нескольким направлениям. Мы ведем ежемесячный мониторинг исполнения контрольных событий проектов, консультируем их участников и руководителей, рассказываем о применении различных технологий управления задачами, в том числе гибких методологий (аgile, scrum, канбан и т. д.), а также самостоятельно администрируем ряд проектов. Кроме того, мы предлагаем кураторам и руководителям проектов делегировать нам некоторые функции, например это может быть подготовка отчетов, запросов на изменения и так далее.
Теперь перейдем к самой, наверное, интересной части — лучшим практикам. Мы начнем с ежегодного плана деятельности, о котором как об отдельном элементе проектного управления уже упоминалось ранее.
ЕЖЕГОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ: КАК ЭТО РАБОТАЕТ
План представляет собой перечень приоритетных задач, которые министр ставит в начале года перед курирующими заместителями министра и департаментами. Каждая задача формулируется по методологии SMART и предусматривает ряд контрольных точек, которые она проходит в течение года. Такой план включает в себя ежегодно около 200 пунктов, которые проходят контроль на уровне министра.
Для стандартизации мониторинга проектный офис подготовил предложения по типовым контрольным точкам. Это получилось сделать еще и потому, что большинство продуктов, которые создаются внутри Минфина, имеют много общего между собой. Как правило, это решения, направленные на создание или изменение систем регулирования: распоряжения и постановления Правительства, федеральные законы, приказы министерства, другие регулирующие акты.
Мы обеспечиваем регулярный автоматизированный мониторинг реализации задач с применением средств визуализации (среди которых календарно-сетевые графики, в том числе диаграмма Ганта). Орезультатах мониторинга мы докладываем министру и кураторам направлений.
Итоги реализации годового плана и планирование на следующий год рассматривает коллегиальный орган с участием министра, его заместителей и директоров департаментов.
ДРУГИЕ ЛУЧШИЕ ПРАКТИКИ
Стратегическая сессия. Целью установочной стратегической сессии было разработать оптимальный формат внедрения проектной деятельности в ведомстве. Участие в мероприятии приняли министр, его заместители, директора департаментов, руководители подведомственных федеральных служб. Мы привлекли международные консалтинговые компании и российских экспертов, специализирующихся в сфере методологии проектного управления и имеющих опыт его успешного практического применения.
В ходе сессии руководители министерства сформулировали единое видение внедрения проектного управления в ведомстве и еще раз убедились в полезности данного инструмента в управлении комплексными задачами. Масштабные стратегические сессии — важный инструмент целеполагания. Однако для их успеха необходима вовлеченность первых лиц.
Глоссарий терминов проектной деятельности. Этот инструмент кажется очевидным и простым, однако он очень важен. Единый словарь помогает участникам процесса говорить на одном языке. Наличие единой терминологии создает благоприятные условия для кросс-функционального взаимодействия в рамках проектной деятельности.
Диагностика вовлеченности персонала. Это анонимный автоматизированный опрос сотрудников министерства, который мы организуем вместе с отделом профессиональной подготовки и развития персонала. Его цель — понять готовность сотрудников к внедрению новых моделей управления, оценить вовлеченность в проектную деятельность, выявить культурные и мотивационные аспекты уровня зрелости проектной деятельности, проанализировать удовлетворенность сотрудников существующей системой планирования, постановки и контроля задач. На основании полученных результатов мы меняем схемы работы, вносим изменения в существующую методологическую базу.
Гибкие методологии управления. Проектный офис организовал внедрение в заинтересованных департаментах гибких методов управления проектами на основе методологии канбан. Это сделано для того, чтобы визуализировать потоки приоритетных задач и повысить эффективность управления ими. Канбан — это метод визуализации с помощью карточек, которые располагают на доске, размеченной специальным образом. Саму доску делят на части в зависимости от целей и сложности решаемых задач. Например, наиболее простым вариантом может быть «что нужно сделать, что находится в работе и что уже сделано».
Тематические мероприятия. Проектный офис организовывает внешние тематические мероприятия, цель которых — популяризация подходов к проектной деятельности, обсуждение с профессиональным сообществом перспектив развития проектного управления в государственном секторе.
Кроме того, октября 2018 года мы провели ведомственную конференцию «Проектная деятельность: региональный аспект». На ней с докладами и презентациями по применению проектного управления в госсекторе выступили ведущие российские эксперты в этой сфере. Цель конференции — развитие диалога с регионами по актуальным вопросам проектной деятельности, информационная и методологическая поддержка финансовых органов субъектов РФ.
Мы призываем коллег из регионов и муниципалитетов принимать активное участие в подобных мероприятиях, обмениваться опытом и изучать лучшие практики проектного управления.
Читайте также: