Как рассчитать компенсацию за использование личного компьютера
Многие образовательные учреждения в период эпидемии коронавируса перешли на дистанционный формат обучения. Педагоги, переведенные на «дистанционку», зачастую используют для работы личные компьютеры и другие технические средства. Кроме того, в целях обеспечения постоянной взаимосвязи с учениками и работодателем возрастает объем интернет-трафика и услуг телефонной связи. Работодатель возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества в служебных целях, путем выплаты соответствующей компенсации. О порядке выплаты такой компенсации расскажем в статье.
Как оформить компенсацию?
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) такого имущества (в частности, оборудования и других технических средств), а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В отношении дистанционных работников особенности организации и охраны труда регламентируются трудовым договором о дистанционной работе. В частности, в договоре прописываются порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (ст. 312.3 ТК РФ).
Исходя из того, что в период эпидемии перевод работников на дистанционную работу является временным, такой перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В нем целесообразно закрепить и условия выплаты компенсации за использование личного имущества работника.
Выплата компенсации назначается в соответствии с приказом руководителя учреждения. Примерный образец такого приказа представлен ниже.
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
«Школа № 47»
ПРИКАЗ
О выплате компенсации за использование личного имущества
30.03.2020 г. Москва
Назначить Ивановой Марине Сергеевне ежемесячную компенсацию за использование ее личного компьютера в служебных целях в размере 500 (пятьсот) рублей с 1 апреля 2020 года. Выплату осуществлять одновременно с выплатой заработной платы.
Основание: дополнительное соглашение от 30.03.2020 № 25.
Директор Морозов Морозов И. П.
С приказом
ознакомлена: Иванова Иванова М. С.
Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, освобождаются от обложения:
страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
По каким КБК отражается выплата компенсации?
Выплата сотрудникам компенсации за использование личного компьютера в служебных целях, которая рассчитана с учетом износа такого имущества, отражается по подстатье 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ.
При этом возмещение расходов на оплату дополнительного интернет-трафика, используемого для работы на компьютере (отправки электронных документов, просмотра учебных онлайн-ресурсов), следует отражать по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.
Возможность выплаты компенсации за использование личного компьютера в служебных целях, а также возмещения иных расходов, связанных с работой на таком компьютере, прописывается в соглашении между работником и работодателем. Указанная компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.
В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.
Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.
При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).
В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.
Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):
- инструмента,
- личного транспорта,
- оборудования,
- других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,
Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.
При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).
В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.
НДФЛ с сумм компенсаций
Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ следующие виды доходов физических лиц:- все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.
Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.
При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.
Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:
- стоимость имущества,
- что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
- факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.
Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:
«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.
Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»
Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:
- условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
- работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
- организация оформляет маршрутные листы.
«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.
Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»
Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:
«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»
Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.
Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.
Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.
Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.
В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.
Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.
Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.
Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:
«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.
При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.
Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92.»
Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:
«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).
Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»
Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.
Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.
Страховые взносы
На основании пп.«и» п.2 ч.1 ст.9 Федерального закона от 24.07.2009г.№212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» ипп.2 п.1 ст.20.2 Федерального закона от 24.07.1998г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»:- не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.
Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»
Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:
- Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
- Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.
«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…
…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.
Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»
Налог на прибыль
Согласно пп.11 п.1 ст.264 НК РФ, для целей налогового учета по налогу на прибыль расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92.В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):
- легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно - 1200 рублей,
- свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
- мотоциклы – 600 рублей.
Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.
При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.
Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:
«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»
С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете
Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества
Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:
- автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.
С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:
- работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
- размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.
Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.
В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.
- Должен ли работодатель компенсировать сотруднику затраты на интернет и повышенный расход электричества? — подробно вы узнаете из статьи «Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика».
Налогообложение компенсации
При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.
Налог на прибыль
Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).
Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.
Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:
- 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
- 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)
Помните про ст. 252 НК РФ:
- организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).
Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:
- взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
- для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.
Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.
Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.
Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.
ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).
Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.
Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».
Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.
- Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
- Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
- Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
- Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
- Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.
Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.
Правила такие же, как при учете налога на прибыль:
- не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).
Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.
Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).
Страховые взносы
Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.
Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.ШколеЭтот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:
- в строке 040 подраздела 1.1;
- в строке 040 подраздела 1.2;
- в строке 030 подраздела 1.3.1;
- в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
- в строке 030 Приложения 1.1;
- в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).
Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).
Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.
Как показывает практика, работодатели все чаще стали переводить сотрудников на дистанционную работу. При этом в трудовых договорах предусматривается условие о возмещении работникам износа компьютерной техники, расходов на Интернет, телефон, электроэнергию, затрат на бумагу и иные необходимые для работы материалы. Как учесть суммы возмещения в расходах по налогу на прибыль? Нужно ли их облагать НДФЛ и страховыми взносами? Ответы - в нашем материале.
Правила удаленной работы
Особенности регулирования труда дистанционных работников установлены в главе 49.1 Трудового кодекса. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Таковой считается работа, выполняемая вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. При этом необходимым условием является выполнение работы и взаимодействие с работодателем через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет (ст. 312.1 ТК РФ).
На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.
Если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя в порядке, установленном Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
В трудовом договоре о дистанционной работе помимо дополнительных условий, не ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, может предусматриваться условие об обязанности дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.
В статье 312.3 ТК РФ сказано, что трудовым договором о дистанционной работе определяются:
- порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
- порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов.
Напомним, что за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрена административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей размер штрафа составляет от 1 000 до 5 000 руб., а для организаций - от 30 000 до 50 000 руб.
Как видите, в ситуации, когда работник использует для осуществления дистанционной работы свою технику, работодатель обязан возмещать ему понесенные расходы.
Дистанционные расходы в налоговом учете
По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поскольку компания возмещает работникам их затраты в связи с выполнением трудовых функций, такие расходы связаны с производственной деятельностью компании, направленной на получение дохода.
Но как и любые другие затраты, учитываемые в составе расходов, суммы выплачиваемой компенсации работникам должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Рассмотрим подробнее отдельные виды расходов, которые компании возмещают своим удаленным работникам.
Компьютерная техника
Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах своего имущества работнику выплачивается компенсация, в частности, за износ (амортизацию) оборудования и других технических средств.
Как мы уже сказали, на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Поэтому к ним применимы и положения ст. 188 ТК РФ.
С точки зрения налога на прибыль данная компенсация будет являться выплатой, произведенной в соответствии с требованиями трудового законодательства. А значит, выплата компенсации за износ (амортизацию) используемого работником оборудования будет экономически обоснованной.
Для целей налога на прибыль амортизация определяется с учетом срока полезного использования оборудования, установленного Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Таким образом, чтобы у налоговиков не возникало претензий по поводу обоснованности суммы компенсации, при расчете ее размера целесообразно использовать этот документ.
Так, согласно Классификации персональные компьютеры и печатающие устройства относятся к коду ОКОФ 330.28.23.23 "Машины офисные прочие" и включены во вторую амортизационную группу как имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно. Соответственно, срок полезного использования компьютерной техники работника для расчета размера компенсации должен укладываться в этот предел.
Но здесь возникает одна проблема. Она заключается в том, что, как правило, работник использует свой компьютер и другую технику не только в рабочих, но и в личных целях. Следовательно, если компания будет выплачивать ему компенсацию в сумме рассчитанной амортизации, то возникнет вопрос об экономической обоснованности расходов.
На наш взгляд, компенсироваться должна только амортизация техники, приходящаяся на рабочее время. Покажем расчет размера компенсации на конкретном примере.
Пример. Стоимость компьютера работника составляет 25 000 руб. Для расчета суммы компенсации компания установила срок полезного использования компьютера равным 36 месяцев. Сумма ежемесячной амортизации в этом случае будет равна 694 руб. (25 000 руб. : 36 мес.).
Определим размер компенсации, полагающейся работнику за июль 2019 г. В этом месяце 31 день, из которых 23 дня рабочие (при пятидневной рабочей неделе). Соответственно, общее рабочее время за месяц, когда компьютер используется для выполнения трудовых функций, составит 184 часа (8 часов x 23 дня).
Доля рабочего времени в общем объеме времени за месяц равна 0,25 (184 часа : (24 часа x 31 день)).
Следовательно, сумма амортизации компьютера, подлежащая возмещению работнику, будет равна 173,5 руб. (694 руб. x 0,25).
Компенсация прочих расходов
Конечно же, одними расходами на компьютерную технику при дистанционной работе не обойтись. Сотрудники на "удаленке" несут расходы на оплату Интернета, мобильной связи, электроэнергии. Как возмещать такие расходы?
Мы считаем, что здесь целесообразно руководствоваться тем же принципом, что и при возмещении расходов на компьютерную технику. Ведь и в этом случае работник использует Интернет, телефонную связь, электроэнергию не только для рабочих, но и для личных целей. Поэтому компания должна из счетов на оплату этих услуг, представленных работником, вычленить сумму, приходящуюся на рабочее время.
Допустим, работник платит за Интернет 500 руб. в месяц. Следовательно, возмещению за июль 2019 г. подлежит 125 руб. (500 руб. x 0,25).
По расходам на бумагу, картриджи и иные материалы, необходимые для выполнения трудовых функций, компенсацию, на наш взгляд, можно установить в фиксированной сумме, рассчитанной с учетом производственной необходимости в расходовании данных материалов. Если в какие-то моменты понадобится большее число материалов, затраты работника на их приобретение (согласованные с работодателем) будут компенсироваться на основании представленных им документов.
По какой норме учесть компенсацию
Для целей налога на прибыль в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).
Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях - это требование законодательства РФ и она обязательно должна быть записана в трудовом договоре, данная выплата учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором.
Документальным подтверждением будут трудовой договор и документы, представленные работником в обоснование понесенных расходов.
Отметим, что специалисты Минфина России допускают учет компенсации за использование работниками личного имущества в служебных целях на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. В письме от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186 финансисты указали следующее.
Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Расходы на компенсацию за использование иного личного имущества работника главой 25 НК РФ не предусмотрены.
Вместе с тем перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим. Поэтому суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легкового автотранспорта), поименованного в ст. 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ.
Таким образом, расходы в виде компенсации за использование личной компьютерной техники работника (приобретение картриджа для принтера, текущий ремонт), используемой им исключительно для выполнения служебных заданий, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии, что указанные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены.
Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 15.08.2005 N 03-03-02/61.
НДФЛ и страховые взносы
Среди выплат, не облагаемых НДФЛ, значатся все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Поскольку выплата компенсации дистанционным работникам предусмотрена трудовым законодательством (ст. 312.3 ТК РФ) и связана с исполнением ими трудовых обязанностей, она не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Минфин России это подтверждает. В письме от 27.11.2015 N 03-04-06/69014 финансисты рассмотрели ситуацию, когда организация заключила с физическим лицом трудовой договор о дистанционной работе. В целях выполнения работником своих обязанностей организацией передан работнику сервер, а также возмещены расходы работника по подключению двух линий сети Интернет.
Специалисты финансового ведомства указали, что, если подключение двух линий сети Интернет обусловлено технической необходимостью обеспечения работы предоставляемого организацией работнику сервера в целях выполнения им трудовых обязанностей и это зафиксировано в трудовом договоре о дистанционной работе, суммы возмещения работнику подключения к сети Интернет не подлежат обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Аналогичная норма есть и в главе 34 "Страховые взносы" НК РФ. Так, в подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Следовательно, компенсации дистанционным работникам в связи с использованием их имущества и возмещением понесенных ими расходов облагать страховыми взносами не нужно.
Данный вывод подтверждается разъяснениями чиновников, которые они давали в части компенсаций за использование личного имущества работников, выплачиваемых в соответствии со ст. 188 ТК РФ (письма Минфина России от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Так, финансисты в письме от 12.09.2018 N 03-04-06/65168 отметили, что оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Обратите внимание, что в ст. 188 ТК РФ речь идет о возмещении расходов с использованием личного имущества работника. В связи с этим чиновники в вышеуказанных письмах отмечают, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, только если используемое имущество принадлежит работнику на праве собственности. В отношении же дистанционных работников ст. 312.3 ТК РФ прямо предусмотрено, что им компенсация выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного оборудования. Поэтому она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами и в случае, если используемое дистанционным работником оборудование не является его личным имуществом.
Читайте также: