Как работать на удаленке на компьютере если отслеживают
Из-за коронавируса многие остаются работать дома. Вот о чем нужно помнить, чтобы и свою компанию не подвести, и себя не подставить.
Коронавирус COVID-19 стал главным событием последних месяцев. Страны закрывают границы, производства останавливаются, а многие работодатели переводят сотрудников на удаленную работу. Это разумно: компания продолжит функционировать, при этом вам никуда не надо ездить, так что вероятность подхватить заразу или передать ее другим снижается.
Однако работать в офисе и работать дома — это совершенно разные вещи. И не только потому, что в офисе рабочая атмосфера, а дома хочется полежать на диване и погладить кота. Компании тщательно защищают свои сети и устройства, а вот приехать к вам в гости и настроить все по стандартам бизнеса корпоративные сисадмины, скорее всего, не смогут. Между тем, если с вашего домашнего компьютера утекут конфиденциальные документы, отвечать придется именно вам. Мы подготовили десять простых советов, которым стоит следовать при удаленной работе, чтобы таких недоразумений избежать.
1. Защищайте антивирусом устройства, с которых работаете
Компании, как правило, принимают сразу целый комплекс мер для защиты компьютеров от вредоносных программ: используют мощные защитные решения, запрещают сотрудникам самим устанавливать приложения, ограничивают доступ в Интернет с неавторизованных устройств. Дома такой уровень защиты обеспечить сложно, но и оставлять уязвимым компьютер, на котором вы храните рабочие документы, — не вариант, ведь если их украдут или уничтожат, проблемы вам обеспечены.
Чтобы этого не случилось, на все устройства, с которых вы работаете с корпоративными данными, обязательно нужно установить надежное защитное решение. Если вам жалко денег, ставьте бесплатный антивирус. Это уже существенно снизит риск заразиться — и вляпаться в серьезные неприятности по работе.
2. Обновите программы и ОС
В приложениях и операционных системах постоянно находят уязвимости. А злоумышленники очень любят их использовать, чтобы проникнуть на чужие устройства. Нередко они рассчитывают как раз на тех, кто не обновляет софт, ведь в свежих версиях программ уязвимости обычно исправляют. Поэтому лучше регулярно обновлять все, что установлено на устройствах, с которых вы работаете.
3. Настройте шифрование Wi-Fi
Защита компьютера не поможет, если злоумышленник подключится к вашему Wi-Fi или поселится у вас в роутере. В этом случае он сможет перехватывать все, что вы отправляете в Интернет, — например, пароль для удаленного доступа к рабочему компьютеру или учетные данные корпоративной почты. Поэтому очень важно как следует настроить подключение к Сети.
В первую очередь убедитесь, что соединение зашифровано: шифрование нужно для того, чтобы в пределах локальной сети никто не мог заполучить передаваемую информацию. Если ваш Wi-Fi запрашивает пароль для подключения, значит, соединение шифруется и человек с улицы за вашей работой не подсмотрит. Однако стандартов для шифрования Wi-Fi существует несколько, и некоторые из них уже устарели. Оптимальный выбор — стандарт WPA2. Изменить тип шифрования можно в настройках роутера. Также помните, что пароль от Wi-Fi не должен быть простым, иначе толку от него будет немного. На всякий случай — вот ссылка на пост, в котором рассказано, что такое надежный пароль.
4. Поменяйте логин и пароль от роутера
Если вы раньше не меняли логин и пароль для входа в настройки роутера, то стоит и его поменять. Пароли по умолчанию у многих моделей не только слишком простые, но еще и известны всему Интернету. Злоумышленники нередко просто прописывают их в коде вредоносных программ, и если пароль подходит, роутер захватывают и превращают в бота. А заодно могут и подсматривать за вами, ведь все, что вы отправляете в Интернет, проходит через роутер. Поменять логин и пароль для входа в настройки можно — и это довольно логично — в настройках роутера.
5. В коворкингах и кафе работайте через VPN
Вы не боитесь эпидемии коронавируса и работаете в коворкинге или уютной кафешке недалеко от дома? Будьте вдвойне бдительны. Общественные сети Wi-Fi часто не шифруются вовсе, а если и шифруются, то пароль для подключения может получить любой желающий. В самом крайнем случае ему придется оплатить час работы в коворкинге или чашечку кофе — невысокая цена за секреты вашей компании.
Чтобы недобросовестные посетители заведения не шпионили за вами через местный Wi-Fi, работайте через VPN. Тогда все ваши данные будут шифроваться независимо от настроек сети, и посторонние не смогут их прочитать.
6. Блокируйте устройство, когда отходите
Подсмотреть вашу рабочую переписку могут и когда вы просто отлучились в туалет или за чаем. Поэтому важно блокировать экран каждый раз, когда отходите от него. Это добавит немного мороки, зато корпоративные тайны точно не попадут не в те руки.
Блокировать устройство стоит, даже если вы работаете дома и посторонние к нему подойти не могут. Вряд ли вы хотите, скажем, чтобы ваш ребенок послал вашему начальнику десяток двусмысленных смайликов. Или чтобы проходившая по клавиатуре кошка отправила бы недописанное письмо совету директоров. Собрались отойти — заблокируйте экран. Про то, что компьютер должен быть защищен паролем, мы и не говорим — это само собой разумеется.
7. Используйте корпоративную почту, мессенджеры и другие инструменты
Наверняка у вашей компании есть некий набор ИТ-сервисов, которыми пользуются сотрудники. Например, Microsoft Office 365, какой-нибудь корпоративный мессенджер вроде Slack или HipChat, ну и уж как минимум корпоративная почта. Их настраивает ИТ-служба вашей компании, и она несет ответственность за то, насколько правильно они настроены.
Поэтому используйте для обмена документами и прочей информацией только корпоративные ресурсы. Те же облачные диски, но для бизнеса, настроены, как правило, куда более тщательно, чем бесплатные пользовательские. А в корпоративной почте обычно меньше спама и рассылок и нет вашей личной переписки — значит, ниже риск пропустить важное письмо или переслать что-нибудь не по адресу. Да и коллегам не придется гадать, вы им пишете или кто-то притворяется вами.
8. Будьте внимательны
Особенно подозрительно стоит относиться к письмам со ссылками. Если ссылка на якобы документ не ведет на корпоративный ресурс, лучше ее игнорировать. Если же все выглядит правдоподобно и по ссылке открывается сайт, похожий на, скажем, OneDrive, — не вводите на нем свои учетные данные. Лучше вбейте адрес OneDrive в браузере вручную, залогиньтесь и попробуйте открыть файл еще раз.
9. Следите за отчетностью
Также старайтесь работать в рабочее время, чтобы коллегам было проще с вами связаться. Справедливо, впрочем, и обратное: не надо растягивать рабочий день на весь день. Когда не приходится ехать в офис и потом домой из офиса, довольно часто получается так, что садишься за дела сразу после завтрака и отрываешься от них только к ночи. Так вы быстро утомитесь, поэтому лучше ограничьте свой рабочий день стандартными рабочими часами.
10. Позаботьтесь об удобном рабочем месте
Конечно же, не стоит забывать и о собственном здоровье и удобстве. Если вы работаете на ноутбуке, вам может показаться, что валяться с ним на диване — отличная идея, раз уж теперь так можно. Но ваша спина вам за это спасибо не скажет, поэтому постарайтесь найти себе стол и удобный рабочий стул.
Организуйте хорошее освещение на рабочем месте. Если комнатного света не хватает, поставьте настольную лампу, чтобы не сажать зрение по вечерам. И не забывайте о важных для здоровья вещах: периодически вставайте из-за компьютера, пейте воду, не пропускайте еду и сон.
Год назад, с началом пандемии коронавируса, компании по всему миру оказались вынуждены перевести миллионы своих специалистов на работу из дома. Это привело к тому, что и без того мощный тренд на удалённую занятость стал одним из доминирующих. Рассказываем о том, как новые реалии изменили работу руководителя – и о том, как работодатели следят за работающими из дома сотрудниками.
Что вообще можно сделать?
В абсолютном большинстве случаев удалённый сотрудник работает за компьютером, а значит, вы можете отслеживать практически любую его активность и узнать, чем занимается сотрудник на удалёнке. Широко используются следующие функции:
- Автоматический мониторинг действий специалиста, совершённых за компьютером. Когда зашёл на рабочую учётную запись, когда делал перерывы, насколько долгие, какими приложениями пользовался, какие вкладки в браузере открывал и т. д. Детализация зависит от того, какой программой отслеживания вы пользуетесь – продвинутые системы учёта рабочего времени буквально регистрируют каждый клик мышки, составляя подробнейшие отчёты;
- Скриншоты и запись видео с рабочего стола. Как правило, программы можно настроить так, чтобы запись включалась со случайным интервалом времени, без предварительного уведомления сотрудника;
- Удалённый просмотр экрана или контроль над компьютером. Эти средства обычно использует техподдержка, но они могут быть полезны и руководителю, который предпочитает наблюдать за подчинёнными в реальном времени;
- Модули самоконтроля. Интерфейс самоконтроля, который позволяет сотруднику следить за собственной продуктивностью и самоорганизовываться без участия начальника.
Важно: сразу отметим, что все перечисленные функции отслеживания должны активироваться только в рабочее время – и только на рабочей учётной записи. Избегайте самой возможности получения доступа к личным данным работника, чтобы застраховать себя от проблем с законом (по этой же причине мы не рассматриваем такие инструменты, как контроль над камерой и микрофоном).
Как организовать удалённый рабочий процесс?
Важно понимать: какие бы инструменты слежки за работающими из дома сотрудниками работодатель ни использовал, они всё равно остаются лишь инструментами. Об этом мы писали в статье о плюсах и минусах мониторинга сотрудников. Кроме контроля, вам нужно позаботиться о следующих моментах:
- Техническое оснащение. У каждого специалиста должно быть всё, что нужно ему для выполнения своих обязанностей. Обычно это компьютер с необходимым ПО, смартфон и стабильный доступ в интернет;
- Чёткое понимание работниками своих задач и сроков по ним. Если в офисе сотрудник постоянно вовлечён в рабочий процесс – он контактирует с начальством и коллегами, участвует в совещаниях и т. д. – то при работе из дома человек оказывается от остальной компании на некоей дистанции. Чтобы эту дистанцию сократить, вам нужно:
- Организовать рабочую среду для команды/отдела/департамента/всей компании – например, использовать сервисы вроде Asana и Trello;
- Позаботиться о коммуникациях – чат в Telegram, конференции в Zoom и т. д.;
- Постоянно держать руку на пульсе. Вы должны внимательно следить за состоянием каждого сотрудника, за его вовлечённостью и мотивированностью (именно поэтому, кстати, сейчас одной из основных компетенций руководителя является эмоциональный интеллект). Чтобы сохранять необходимый для такого контроля контакт, вам нужно общаться со своими подчинёнными – планёрки и коллективные совещания становятся даже более важными, чем при работе в офисе.
Ещё один важный момент – тактичность и деликатность со стороны руководителя. Постоянный микроконтроль (ситуация, когда за 5-минутным чтением новостей в рабочее время сразу следует звонок начальника) демотивирует любого сотрудника, истощает его силы постоянным стрессом и ощущением слежки. Поэтому начальник должен постоянно держать руку на пульсе, но напрямую показывать свою информированность подчинённым только в исключительных случаях.
В остальное время будет достаточно автоматических уведомлений о нарушениях, которые поддерживают все крупные системы учёта рабочего времени. Они деперсонализируют замечание, не создают ощущения «стеклянного колпака» и не вызывают у сотрудника лишнего негатива. Более того, на основе таких уведомлений можно построить новый KPI, простой и понятный.
Например, в системе учета рабочего времени Kickidler есть отчёты по количеству предупреждений, выданных сотруднику системой за определённый период. Объявите работникам, что вы лояльно к ним относитесь, верите в их ответственность и мотивированность, поэтому предлагаете специалистам пользоваться модулями самоконтроля. Но если кто-то получит больше 5 предупреждений за день, вы будете вынуждены уделить ему больше внимания.
Главный вывод, который можно сделать из практики: чем менее заметно наблюдение работодателя за работающими из дома сотрудниками, тем лучше. В идеале вы должны получать полную информацию о каждом чихе своих работников, а они должны об этом знать, но не замечать такого контроля на практике. Собирайте данные, автоматизируйте уведомления о нарушениях и не давите на своих подчинённых – это самый эффективный подход.
Пандемия 2020 года резко изменила рынок труда: работникам пришлось привыкать трудиться на удаленке, даже если они никогда к этому не стремились. Но одно дело — те, кто просто из офиса перебрался за кухонный стол в своей квартире, и совсем другое — те, кому пришлось устраиваться на работу в новых экономических условиях.
Удаленное трудоустройство и оплата труда — заманчивая область для мошенников и недобросовестных работодателей.
Студентка из Москвы Мария Абраменко прошла курсы по копирайтингу, вступила в разные профессиональные группы и чаты в поисках первых заказов: она рассчитывала, что новая профессия прокормит ее как минимум до окончания учебы. Откликалась на разные вакансии, но быстро ответили только по одной: «Вы нам подходите, вот описание проекта, нам от вас нужно 10 текстов, платим 3 тысячи рублей за каждый». Мария обрадовалась: для студентки это хорошее подспорье. И согласилась. В ответ работодатель прислал ей ссылку на один из сайтов для безопасных интернет-сделок. «Мы зарезервировали там 30 тысяч рублей, но мы должны быть уверены, что вы нас не кинете, так как сроки горят. Вы переведете на сайт системы 10 процентов предоплаты, а когда мы подтвердим, что вы выполнили заказ, вам придут и предоплата, и гонорар», — сообщил работодатель. Мария была в восторге, что нашла работу, поэтому быстро отправила деньги. Но задания по текстам так и не дождалась. На том конце провода замолчали. Студентка рассказала об этом в чате для копирайтеров: оказалось, что эта схема всем известна давно и на нее постоянно ловят начинающих.
«Обидно, конечно, что все в курсе, но почему-то никто не рассказывает об этом тем, кто только приходит, — считает Мария. — Возможно, и я бы заподозрила неладное, но я была так рада, что подозрительность просто выключилась: все выглядело вполне солидно и серьезно».
Раба бесплатно
Другая москвичка, Ксения Серегина, в пандемию потеряла работу и пыталась устроиться редактором в бизнес-проект. Откликнулась на одну из вакансий и получила предложение о сотрудничестве. Работу предлагали постоянную, оформить обещали в штат, но «позднее, когда главный по кадрам выйдет из отпуска, а это вот-вот». А пока предложили начать работать: нужно было отредактировать 150 страниц достаточно плотного текста. Ксения все, что от нее требовалось, сделала и отправила работодателю. В ответ ей сообщили, что редактора нанимать передумали, но ее труд оплатят. А потом просто перестали отвечать. «Мне кажется, никто никого не планировал нанимать, просто хотели раба бесплатно, — считает Ксения. — Они знают, что из-за 150 страниц я вряд ли пойду в полицию. А ведь я, наверное, и не одна: точно так же они могли загружать работой других потенциальных сотрудников».
«Администратор на удаленной работе» — так называлась вакансия — должен был после прохождения обучения вручную отфильтровывать сформированные заказы из Китая. За каждый заказ платили 10-20 рублей. В программе отображается счет, но вывести деньги на свою карту можно только при достижении суммы в 2000 рублей. «За 2,5-3 часа я набрала необходимую сумму и попробовала вывести деньги, — говорит девушка. — Забила номер своей карты и получила ответ, что данная операция невозможна, так как необходимо завести свой зарплатный счет именно в этой фирме. Зарплатная карта у меня уже есть, но „техническая служба“ меня убедила, что это разные вещи и что для каждой фирмы надо открывать новый зарплатный счет. Открыть ЗС можно через них (стоимость 286 рублей) или в любом банке (стоимость 290 рублей). Тут я уже начала думать про развод. Поискала отзывы и ничего не нашла. Моё любопытство меня не покинуло, и, чтобы не тратить 3-4 дня на оформление в банке, я решила рискнуть оформить всё онлайн. После перевода должен открыться ЗС, и можно спокойно вывести „свои заработанные“ деньги».
После того как девушка заплатила якобы за зарплатный счет, началась переписка с «технической службой», которая то сетовала на технический сбой, то просила подождать буквально пару часов. Однако вечером телефон «работодателя» уже не отвечал. Девушка получала СМС о том, что абонент в сети, однако перезванивала и слышала короткие гудки. На этом «работа» закончилась.
Люди, обжегшиеся на неоплате труда, общаются на форумах и в соцсетях: в группах можно увидеть отзывы не только обманутых работников, но и работодателей. Истории разводов часто повторяются. Например, Наташа Паламарь из Донецка выкладывает переписку с работодателем, который на протяжении трех недель «кормит ее завтраками» и не оплачивает первую — якобы пробную — статью.
Как не стать жертвой развода
— С одной стороны, сложившаяся ситуация с пандемией ставит нас в жесткие рамки выживания, а с другой — учит новому — дистанционному — ведению бизнеса.
Вот основные требования, которые необходимо предъявлять к работодателю, если вы работаете с ним онлайн:
- Заключение письменного соглашения. Пусть это будет обмен подписями через сканирование и электронную почту, также стоит продублировать это письмом по обычной почте.
- Обязательно общайтесь по видеосвязи, ведите запись переговоров.
- Не бойтесь спрашивать документы, удостоверяющие личность. Вы должны точно понимать, с кем имеете дело и ведете переговоры.
- Хорошо, когда у исполнителя открыт расчетный счет в банке и оплата услуг проходит по реквизитам.
- Зачастую и сами работники — дизайнеры, копирайтеры, пиар-менеджеры и многие другие — не утруждают себя регистрацией в налоговом органе, тем самым нарушают закон и склоняют заказчика к заключению сомнительной сделки. Они сами порой отказываются от заключения договоров, ведь заработок нужно задекларировать.
Но при заключении соглашения вы сможете проверить и заказчика, и исполнителя (в зависимости от того, кто вы в этой сделке) по ИНН, через сайт налоговой службы.
Исследование, проведенное специалистами Всемирного экономического форума, показало, что 98% опрошенных по всему миру людей хотят работать удаленно по крайней мере часть времени. Google и Facebook позволили сотрудникам работать из дома до лета 2021 года, а Microsoft и Twitter и вовсе разрешили некоторым группам работников никогда не появляться в офисах. Миллионы людей по всему миру вынуждены осваивать удаленную работу и примерять к себе концепцию виртуального офиса.
Чтобы понять, как в таких условиях эффективно использовать технологии, необходимы время и опыт. Но уже сейчас ясно, что людям придется принести большие жертвы для того, чтобы вписаться в новый порядок. Особенно в вопросах приватности.
Менеджеры озабочены контролем эффективности
Наемные работники считают главными вызовами удаленной работы «сотрудничество и коммуникацию», «одиночество» и «невозможность отключиться от работы». А вот 80% управляющих менеджеров больше всего опасаются, что удаленная работа плохо скажется на сфокусированности работников и их производительности. Перед управленцами остро встал вопрос о дистанционном контроле за эффективностью.
Несмотря на то, что люди ушли из единого пространства, где их работу контролировали менеджеры, наблюдать за ними на удаленке стало проще. И если наблюдение и контроль в офисе регулировались хоть какими-то трудовыми законами, то в условиях виртуальных офисов надзор над действиями сотрудников пока не ограничен ничем.
Программы контроля сотрудников: цифровой кнут
Один из ведущих изготовителей программ слежки за сотрудниками — Awareness Technologies — заявляет, что уже в первые недели с начала пандемии их клиентская база увеличилась в три раза.
Программы, которые рынок предлагает работодателям для контроля продуктивности сотрудников, поразительно напоминают нелегальные программы для хакинга. Только тут все правомерно: в отличие от хакерского взлома, в условиях виртуального удаленного офиса все происходит по согласию обеих сторон.
Bossware — это общее названия для программ, которые позволяют начальству мониторить работников. Они могут быть предустановлены на устройствах, которые компании выдают сотрудникам, или их могут заставить установить на личные девайсы.
Некоторые bossware-программы могут контролировать сами пользователи. Сотрудники сами их включают, когда берутся за работу, и выключают, когда хотят сделать перерыв или закончить рабочий день.
Но есть и фоновые программы, над которыми у работника нет прямого контроля, — и они пользуются популярностью у работодателей. Такие программы могут быть установлены на компьютерах, которые выдает работодатель. Но их же могут установить на личный компьютер человека без его ведома, попросив изменить настройки безопасности его компьютера.
Безопасность и эффективность
Bossware собирают данные о цифровой активности сотрудника от нажатых клавиш и сделанных кликов до видеозаписи всего, что происходит на его экране. Мониторинг активности сотрудников: отслеживание времени работы, продуктивности, соблюдения информационной безопасности компании, предотвращение разглашения рабочих тайн — основная цель таких программ.
С обеспечением безопасности все более или менее ясно: зная, что его действия записываются, сотрудник с меньшей вероятностью захочет украсть ценные данные или совершить другую махинацию. Однако не все следят за своими сотрудниками в открытую. Некоторые bossware-компании предлагают работодателям программы, которые можно «бесшумно и удаленно установить, чтобы проводить тайные расследования деятельности сотрудников и собирать доказательства нарушений, не оповещая об этом подозреваемого злоумышленника».
Надо еще понимать, что каждый работодатель понимает безопасность по-своему. Например, Amazon разрабатывает собственный bossware, предназначенный в том числе для слежки за попытками работников компании объединиться в группу, чтобы вместе потребовать, например, улучшения условий труда. Формально, профсоюзы не угрожают безопасности компании. Но, судя по всему, владелец Amazon Джефф Безос считает требование повысить зарплаты угрозой.
С повышением эффективности труда все еще сложнее. Например, точный подсчет времени, проведенного за работой, позволяет платить работникам только за активно проведенное в определенных программах время. В реальных офисах работникам часто приходилось чекиниться, когда они пришли и ушли с работы, а цифровые офисы могут проверять их каждые десять минут. Целый ряд программ позволяют веб-камере автоматически снимать сотрудника через определенные — иногда рандомные — промежутки времени. Если в момент снимка работника нет за компьютером — юнит рабочего времени не засчитывается.
Однако не любую продуктивность можно измерить кликами и нажатием клавиш, поэтому в ход идет вся остальная информация: от веб-истории и активности в социальных сетях до сбора личных паролей, слежки за передвижением работников и даже активации камер и микрофонов на их смартфонах.
Глобальный эксперимент
Сейчас мы наблюдаем переоценку норм приватности и в сфере работы. В Германии разрабатывают ряд законов, которые должны сделать опцию работы из дома легальным правом каждого сотрудника. Но пока мы находимся в переходном периоде, когда удаленная слежка за сотрудниками все еще не ограничена законом. Это испытание для всех участников процесса.
Как далеко готовы зайти работодатели в своей слежке за сотрудниками? Сколько прав и свобод готовы уступить работники? Как на это смотрит государство, которое до недавнего времени обладало монополией на такую подробную слежку за гражданами?
Встает и вопрос о том, что работодатели — вообще-то тоже люди, часто конфликтные и тираничные. Даже небольшое различие в должностной иерархии может поставить одного работника (наблюдателя) в позицию власти над другим (наблюдаемым). Нет никакой гарантии, что люди не будут пользоваться инструментами слежки абьюзивно и без надобности.
Компаний, вложившихся в bossware, десятки тысяч. Даже если удаленная работа закончится, и все вернутся в офисы, у них не будет мотивации отказаться от использования такого эффективного инструмента надзора. Так что корпоративная слежка в любом случае станет частью новой нормы.
Но какой станет эта норма — зависит от того, как мы поведем себя в этот переходный период.
Подписывайтесь также на Telegram-канал РБК Тренды и будьте в курсе актуальных тенденций и прогнозов о будущем технологий, эко-номики, образования и инноваций.
Читайте также: