Как отправить факс с телефона стационарного
Виртуальный факс является одной из наиболее востребованных услуг IP-телефонии, позволяющей обеспечить качественную защиту корпоративной информации и оперативный обмен ею. Воспользовавшись данной опцией, компании могут обеспечить высокоэффективный электронный документооборот, и получать неограниченное количество факсов одновременно.
Что собой представляет виртуальный факс?
Электронный факс — это номер телефона, выделенный для получения/отправки факсов, с их дальнейшей переадресацией на e-mail. Для того чтобы получить факс через интернет, даже не нужно покидать рабочее место. Данная функция работает в автоматическом режиме, и позволяет свести к минимуму влияние человеческого фактора на своевременность приема важной корреспонденции. Кроме того, задействуя отдельную телефонную линию, можно не беспокоиться о занятости основных потоков, по которым поступают важные голосовые звонки.
Принимая факс через интернет на электронный почтовый ящик, в личном кабинете создается его резервная копия. Наличие подобного архива дает возможность не беспокоиться о том, что ценные бумаги могут потеряться в неподходящий момент — требуемый документ всегда будет легко найти и распечатать.
Итак, к основным преимуществам внедрения виртуального факса стоит отнести:
- Простоту подключения и удобство использования;
- Экономию на покупке оргтехники;
- Возможность ведения документооборота в электронном виде;
- Сохранение секретности конфиденциальной информации;
- Демократичные расценки.
Чтобы получение факса через интернет стало реальным, необходимо просто подключить виртуальный номер соответствующего типа и выполнить минимальную настройку параметров.
Принцип работы электронного факса
Целесообразность применения виртуального факса
Установка факсимильного аппарата, регулярная покупка краски и бумаги – все это нежелательные траты для любой компании. К тому же, работая с традиционной оргтехний, сотрудникам приходится томительно ожидать своей очереди, прежде чем получить нужный документ, а затем они вынуждены заполонять бумагами все столы и тумбы. Однако, тем не менее, зачастую в офисе без факса обойтись практически невозможно.
Еще одним безусловным достоинством электронного факса, является отсутствие физической привязки. Независимо от количества переездов и смены офисов, телефонный номер на основе SIP-телефонии всегда будет работать, а факс будет принят.
Некоторые утверждают, что с момента появления электронной почты отправка факсов сокращается. Хотя в этом может быть доля правды, отправка факсов в ближайшее время не исчезнет. На самом деле, исследования показывают, что ежегодно отправляется более 17 миллиардов факсов.
Онлайн факс также становится все более популярным в последние годы. Если вы не находитесь рядом с факсимильным аппаратом, то вам может быть интересно, есть ли какие-либо способы отправки факсов с вашего телефона.
К счастью, этот процесс намного проще, чем вы думаете, и есть несколько различных способов его достижения.
Что такое онлайн факс?
Проще говоря, будущее. Это сочетание старомодной факсимильной связи и передачи голоса по IP. С помощью онлайн-факсимильной связи вы можете прикреплять файлы, такие как PDF-файлы, изображения или документы Word, к электронным письмам или загружать их в специальное приложение для работы с интернет-факсами, а затем отправлять их по факсу на любой стандартный факсимильный аппарат или во входящие.
Отправка факса с телефона проще, чем вы думаете. На самом деле, это всего лишь несколько шагов. Вот официальный контрольный список Virtual-SIM для отправки факса с вашего телефона.
1. Выберите поставщика
Первое, что вам нужно сделать, это загрузить приложение поставщика услуг, которое облегчает факсы. Вы должны выбрать приложение, которое совместимо с операционной системой вашего смартфона и вписывается в ваш бюджет. В большинстве факсимильных приложений есть бесплатная пробная версия, которую вы можете использовать, чтобы протестировать ее, прежде чем расплачиваться наличными.
3. Конвертировать / Загрузить ваш файл
Не все приложения поддерживают все форматы файлов, поэтому вы можете столкнуться с ситуацией, когда вам нужно конвертировать определенный файл из одного формата в другой. Smallpdf идеально подходит для этого, поскольку он поддерживает большинство форматов файлов. Вам даже не нужно загружать его, так как вы можете запустить инструмент из браузера. Проверьте это здесь.
Прикрепите к письму любые необходимые файлы в форматах TXT, DOC, JPG и PDF, а также некоторые другие, щелкнув значок скрепки.
Ведущие провайдеры интернет-факсов
eFax является одной из наиболее широко используемых услуг, когда речь идет об отправке факсов через Интернет. Вероятно, это связано с тем, что это одна из старейших факс-компаний, которая до сих пор существует.
Это позволит вам отправлять и получать до 150 страниц каждый месяц, чего должно быть достаточно для большинства людей. В случае, если вы достигнете своего месячного лимита, с вас будет взиматься 10 центов за каждую страницу, отправленную / полученную из США или Канады.
FaxBurner
После того, как вы создали свою учетную запись, просто запросите временный номер факса, и FaxBurner отправит тот, который вы можете использовать на срок до 24 часов. Вы даже можете перейти на один из их премиальных планов, если решите сохранить этот номер.
Используя FaxBurner, у вас будет номер факса, когда вам это понадобится, без необходимости устанавливать постоянный.
HelloFax
Другим вариантом для рассмотрения является HelloFax. Вы можете использовать его для отправки пяти бесплатных факсов в месяц, даже если у вас нет телефонной линии.
RingCentral
Если у вас нет телефонной линии, но вам нужен местный номер факса, вы можете получить его с помощью RingCentral. Его самый дешевый тарифный план стоит $ 12,99 в месяц, но вы можете использовать 30-дневную бесплатную пробную версию, чтобы оценить его услуги до совершения подписки.
Nextiva vFax
Как выбрать продавца
Отправлять факсы без телефонной линии проще, чем когда-либо, но прежде чем выбрать метод или услугу, вам следует взглянуть на несколько факторов в этом контрольном списке, чтобы убедиться, что это правильный вариант для ваших конкретных потребностей.
Совместим с вашим телефоном
Первое, что вы должны проверить, является ли ваш выбор совместим с телефоном, который вы используете в настоящее время.
В то время как большинство сервисов имеют приложения для iOS и Android, есть некоторые, которые работают только для конкретной операционной системы, поэтому было бы разумно перепроверить перед подпиской на какой-либо план, чтобы убедиться, что вы не тратите свои с трудом заработанные деньги.
Вы также должны протестировать приложение на своем телефоне, чтобы проверить, хорошо ли оно работает, прежде чем платить за подписку. Бесплатная пробная версия, которую предлагает большинство провайдеров, сделает это очень легко для вас.
Вписывается в ваш бюджет
Не увлекайтесь всеми дополнительными функциями конкретной услуги. Все функции в мире не стоят того, если они нарушают ваш бюджет.
Получение годового плана может привести к более выгодным тарифам с некоторыми провайдерами, и поэтому стоит подумать о том, планируете ли вы использовать услугу в долгосрочной перспективе.
Качественная поддержка клиентов
Вы никогда не знаете, когда столкнетесь с проблемой, поэтому стоит выбрать сервис с хорошей поддержкой клиентов, такой как eFax.
Наличие провайдера, предлагающего чат в режиме реального времени, является идеальным, но вы также должны проверить, предлагают ли они поддержку по телефону, поскольку это может быть спасением, когда вы не подключены к Интернету, но должны связаться со своими представителями.
Подготовка к отправке и требования к документам
Необходимо, чтобы документ, предназначенный на отправку, был напечатан очень качественно – в противном случае у получателя могут возникнуть сложности с расшифровкой информации, которая на нём содержится. Если в силу каких-либо причин изображение или текст вышли размазанными, лучше осуществить печать повторно.
Когда подготовка будет выполнена, открывают лоток подачи бумаг в факсе. Обычно он находится где-то с тыльной стороны устройства. Документ вставляется лицевой стороной вниз – это важно.
Как послать несколько листов
Что следует сделать перед отправкой
Переслать документы всегда можно при помощи почтовых отделений. За вполне умеренную плату бумага будет выслана туда, куда это необходимо. Подобные услуги также предоставляются в специальных фирмах: отправка факсов для них – профильная деятельность.
Существуют и более лёгкие варианты: можно заглянуть в какой-нибудь офис и попросить, чтобы они переслали документы, обратиться к знакомым – наверняка есть такие, у кого в распоряжении имеется факсимильный аппарат. Но самый лучший совет: если вам часто приходится пересылать документы, лучше всего просто приобрести факс - и тогда точно не придётся сталкиваться с разными трудностями.
Телефон для приёма и отправки документов
Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер – его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
В период бурного развития интернет-технологий вопрос, как пользоваться факсом, не теряет своей актуальности. Знание основ работы офисной техники сможет стать существенным плюсом при приеме на работу.
При этом компании могут договориться между собой, что факсимильные копии будут иметь такую же юридическую силу, как и оригиналы. Поэтому факс является непременным атрибутом практически любого офиса.Что такое факс? Это аппарат, интегрирующий функции сканера, модема и принтера. В процессе приема документа для отправки он сканирует документ и преобразует его в особые сигналы, шифрует их и отправляет по телекоммуникационным каналам связи. Аналогичное устройство на стороне получателя расшифровывает принятый сигнал (в этот момент он работает как модем), а затем распечатывает его на специальной бумаге.
Как получить факс
Непосредственное участие сотрудника требуется только при ручном приеме.
Алгоритм получения документов в этом случае будет включать следующие этапы:
Иногда дополнительно требуется сообщить свою Ф.И.О и должность.
Для автоматического получения факсимильных документов необходимо первоначально настроить устройство. На аппарате нужно установить то количество гудков, после которых он будет самостоятельно осуществлять прием.
Если вы увидите красные полосы в получаемом документе, это означает, что в ближайшее время может закончиться термобумага.
Стоит своевременно заменить рулон, чтобы не столкнуться с невозможностью получения важной информации.
А как пользоваться факсом для отправки документа? Для начала включите факс и дождитесь его полной загрузки.
Если ваш собеседник получил пустой факс, возможно, вы вставляете документ не той стороной.
Если факс работает в автоматическом режиме, то стартовать отправку можно минуя общение с сотрудником.
После отправки документа уточните у собеседника, насколько читабелен полученный документ. После чего можно разъединяться.
Иногда могут возникнуть сбои на линии связи, и факс будет отправлен не полностью. Тогда попытку отправки нужно повторить.
При отправке факса возможны и другие сложности. Например, аппарат может зажевать бумагу, закончилась термобумага, приходит черный или пустой лист и пр. В некоторых случаях потребуется обратиться к специалистам по офисной технике для устранения проблемы.
Читайте также: