Как можно украсить папку с файлами
Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы.
Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?
Наши мысли и идеи - точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).
На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.
Хороший Архив соответствует следующим критериям:
- быстрое сохранение
- быстрый доступ
- надежность
Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.
Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).
Хорошая новость - сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.
Есть два способа:
- папочный или древовидный
- ассоциативный
Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.
- Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.
- Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
- Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.
Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.
Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным. Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).
- Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” - это не важно. Главное - нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
- Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа:
1. Тип документа – договор.
2. Тип договора – договор на получение гранта.
3. Предмет документа – соц.проект.
4. Сторона договора – фонд Т.
Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.
Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.
Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней. При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова - в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д. Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.
Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:
Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:
Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты. Но, все-таки, если перед нами стоит цель - организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования. В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню. Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).
Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации - Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца :)
Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош. Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы. Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его. Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.
После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.
Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.
Notion в ней еще нет, но у него есть все те же функции + несколько других.Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению - приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).
У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:
- красивый минималистичный дизайн
- большой функционал - при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
- быстрый поиск - необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
- веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
- контент страницы можно смотреть в разных вариантах - в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
- возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
- бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)
Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга. С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля. Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.
Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.
А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту :)
Всем доброго дня и плодотворных выходных!
Здесь Вы найдете пошаговый мастер-класс как сделать, а точнее переделать, обычную канцелярскую папку с файлами под ставшее сейчас очень актуальным, так называемое портфолио для школьника.
Такую оригинальную папку Вы сделаете всего за пару часов!
Для этого Вам понадобяться:
- папка с файлами,формат А4
- коврик для резки
- 2 листа кардстока 30*30 или тонкий цветной картон, или 2 листа плотной бумаги для скрапбукинга для форзацев
- 2 листа бумаги для скрапбукинга 30*30см для обложки
- тематические картонные наклейки (чипборд) или любые картинки на школьную тему
- клей Момент Кристалл, большой тюбик ( маленького Вам не хватит)
- любая акриловая краска подходящего цвета
- переплетный картон толщиной 2мм для обложки
-простой карандаш (возможно)
- небольшой отрез ткани, подходящий по цвету
-лист тонкого картона А4
-клей-карандаш или густой ПВА (немного)
Первый этап: отрезаем у пластиковой папки крышки- обложку, оставляем по 1.5-2 см.
В итоге у Вас получится вот так:
отрезаем по размеру наших файлов ( 22* 30см) два листа для форзацев
( у меня это веселенький зелененький кардсток- плотный, но тонкий картон размером 30*30, поэтому я отрезала только по одной стороне, на фото видна разметка коврика 22 см.)
3. Наносим на оставшиеся " крылышки" нашей папки клей и приклеиваем форзацы.
Для верности можно прострочить на швейной машинке. К тому же машинная строчка очень украшает. Если у Вас нет швейной машинки, ничего страшного! Значит будете приклеивать хорошенько:)))
Вот так будут выглядеть будущие форзацы. Их можно также оформить в технике скрапбукинга, но уже в самом конце.
4. Теперь берем переплетный картон. Он продается в любом магазине для художников. Бывает разного размера, я беру большие листы 70*100 и нарезаю нужного формата. В данном случае я вырезала две крышки размером 22,5см* 31 см, так как обложку лучше делать немного больше, чем основные листы.
Потом я крашу торцы и боковины крышек акриловой краской подходящего цвета, чтобы наша обложка выглядела красиво и эстетично.
5. Листы бумаги для скрапбукинга нарезаем под нашу обложку. 30*22см
Теперь понятно почему мы покрасили торцы и боковины обложки? Бумага для скрапбукинга выпускается в основном максимально формата 30*30, формат А4 пока еще достаточно редкий. Если Вы будете использовать дизайнерскую бумагу, которая обычно большого формата, то, естесственно, можете вырезать листы ровно по размерам обложки.
Листы для обложки тоже можно прострочить для красоты по периметру и приклеить к картону.
Я выбрала озорные зигзаги.
6. Теперь нам надо сделать корешок, соединяющий обложку.
У стандартной папки с 20 файлами размер корешка 1.5см. Если у Вас папка побольше, то измерьте корешок и начертите на тонком картоне такую схему. Корешок Х см + припуски с обеих сторон по 5 мм для свободного облегания ( как выразились бы по швейной терминологии). Пробовала сделать припуск 7мм, оказалось большеват.
7. Берем лоскут хлопчатобумажной ткани ( я выбрала светлый желтый цвет) чуть больше по высоте, чем Ваш корешок.
8. С помощью клея-карандаша приклеиваем ткань к заготовке корешка.Можно также приклеить густым ПВА-клеем, нанесенный тонким слоем.
Припуски ткани загибаем и приклеиваем на изнаночную сторону.
9.Когда ткань хорошо просохнет, прострочите корешок и припуски на машинке через каждые 5мм.
10. Приклеиваем по разметке крышки вот таким образом, снаружи. Клей лучше нанести 2 раза по инструкции, подождать пока чуть подсохнет и приклеить, сильно прижимая.
Обложка почти готова. Осталось соединить с форзацами.
11. Теперь довольно обильно, но равномерно наносим клей на всю поверхность форзаца и приклеиваем к обложке по очереди. Сначала одну сторону, потом вторую, когда первая сторона хорошо схватится! Причем надо довольно хорошо придавливать и проглаживать рукой всю поверхность, особенно у корешка.Не торопитесь, дождитесь хорошего высыхания одной стороны. Потому что, если поторопитесь, то форзац отойдет от основания.
Одна сторона приклеена. Начинаем приклеивать вторую.
Вот так выглядит приклееный форзац.
12. Осталось самое приятное- оформление обложки!
Берем обрезки скрап-бумаги, тематические наклейки, украшения и красиво группируем декор))))
Не разбрасывайте элементы по всей странице. У Вас должен быть центр папки, обычно в центре формируется надпись.Это может быть рамочка с надписью.
В итоге получилось так:
Осталось вставить в файлы грамоты и сертификаты, достижения Вашего ребенка.
Надеюсь, мастер-класс Вам пригодится! Спасибо за внимание и творческого Вам настроения!))))
Довольно скучное и примитивное стандартное оформление папок в Windows можно изменить как средствами самой системы, так и с помощью программ. Поставив значок-иконку на папку Вы не только сделаете ее красивее, но и быстро будете находить нужную папку среди других, так как картинку быстрей замечаешь чем текст
Что-бы сменить значок папки средствами Windows щелкните на ней правой клавишей мыши и выберите свойства, на вкладке Настройка можете выбрать рисунок для папки или сменить значок. Иконку-значок можно выбрать как из стандартных, которые уже есть в системе, так и указать путь к собственной иконке, которая вам больше нравится
Если надоест, то иконку папки можно всегда сменить таким-же способом
Внешний вид папок - цвет, фон, иконки и значки так-же можно поменять с помощью программы для смены оформления папок в Windows FolderMagic 2.0
Внутренне оформление папок
Изменить внутренний вид (дизайн) папки стандартными средствами Windows в XP, Висте и семерке нельзя, такая функция была доступна в более ранних версиях операционной системы, но возможно с помощью специальных программ для украшения папок. Одна из них бесплатная FolderFon 4.0, которая может изменить цвет шрифта папки, поставить "обои" на определенную папку при открытии которой появится рисунок или фотография которую Вы укажите, кроме этого имеет собственные, встроенные текстуры для смены стиля папок. Ранше FolderFon работала только в XP, теперь работает во всех версиях Windows
Еще одна бесплатная программа для украшения папок - Windows 7 Folder Background Changer 1.1. Она то-же изменяет внутренний фон и цвет шрифта в папках и каталогах папок.
Windows 7 Folder Background Changer не требует установки на жесткий диск, портативная утилита, позволяет поставить обои на открытие папки - любой файл в формате в формате BMP, JPG или PNG. Минус только один - программа работает в Windows 7 и более ранние версии ОС не поддерживает.
Вот такими нехитрыми способами можно изменить внешнее и внутреннее оформление папок в ОС Windows, поменять цвет шрифта и сделать их красивее.
Diseño De La Plantilla Carpeta Azul De La Identidad Corporativa Con Flechas Blancas Y Amarillas. Conjunto Del Papel Ilustraciones Vectoriales, Clip Art Vectorizado Libre De Derechos. Image 41422236.
Branding, proyecto de diseño de imagen corporativa Bincom | LN
Diseño de carpeta corporativa Bimcon, como parte del proyecto de papelería corporativa, branding global o proyecto de imagen corporativa
New Brand Identity for Crosskey by Kurppa Hosk - BP&O
Black folder for banking systems and solutions firm Crosskey designed by Kurppa Hosk.
le depliant est tres intéressant, il est original, et nous reconnaissons bien cette palette de couleur qui a souvent été réutilisé.
Mosquito by Glasfurd & Walker Design. - a grouped images picture
New Branding, Visual Identity and Logo Design Examples | Design | Graphic Design Junction
Black is more than bold, dark, and gloomy. Black is truly an iconic hue navigating through bright and dark colors. Whatever or whenever black is expose it exemplifies both rich and pure. What a hue and how new does it make an outstanding corporate identity stands out, well just visualize.
by Symbiont Prague, Czech Republic Lasvit – corporate materials The words shine, light and glass. Glass is transparent and light goes through. There is so impressive and endless game of images, consisting of the basic element of the puzzle of a single visual style Lasvit company, which is a yellow triangle, a piece of broken glass, sunrise or beam of light.
Creative Presentation Folder Designs - Creatives Wall
unique layout, opens up and out, cool layered circles, closure would need to be magnetic
Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я пишу о том, где лучше хранить идеи, заметки и файлы.
Какие бывают способы организации хороших архивов? И как получать максимум пользы от новых идей, используя Zero Inbox?
Наши мысли и идеи - точно такая же поступающая к нам информация, как и электронные письма. Зачастую, мы не воспринимаем их, как что-то ценное и новое, что нужно подчинить общему закону обработки. Но наши мысли также новы и важны. Если не относиться к ним правильно, то мы рискуем потерять драгоценную информацию, созданную нашим сознанием (забыть).
На что похожи архивы многих из нас? На свалку всех файлов. У всех есть место, где хранятся файлы, и может даже заметки, но состояние этого места часто оставляет желать лучшего. Если вы не можете найти нужный вам документ или заметку в течение 15 секунд, значит у вас очень плохой архив.
Хороший Архив соответствует следующим критериям:
- быстрое сохранение
- быстрый доступ
- надежность
Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. Мы сохраняем файлы куда попало и под каким угодно именем. Все же помнят ту самую “папку с папками”, которая была у всех на рабочих столах в нулевых.
Мы совершаем известную когнитивную ошибку, выбирая крохотный комфорт сейчас (бросить файл в первое попавшееся место), чтобы получить большую боль позже (долгий поиск файлов). Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли).
Хорошая новость - сейчас не придется выбирать даже маленькую боль, достаточно следовать простому правилу, чтобы навести полный порядок в архивах.
Есть два способа:
- папочный или древовидный
- ассоциативный
Практически все из нас пользуются именно таким методом. На всех курсах по компьютерной грамотности учат создавать дерево каталогов с папками и подпапками. Я сама всегда использовала его. Сначала у меня были очень не систематизированные папки и та самая “Папка с папками”, но со временем я создала четкую структуру вложенности папок по проектам и сферам жизни.
- Все в вашем архиве выглядит очень организовано и чисто. Каждый файл разложен по папкам, папка имеет свои подпапки, и все находится в порядке.
- Чем дольше «живет» ваша система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужный файл, приходится идти вглубь папок на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл. Например, фото с путешествия нужно сохранять в папку фото или в папку путешествия?
- Процесс поиска нужных файлов занимает большое количество времени. Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с фото из путешествий), место, куда их можно сохранить, будет только одно. А вот искать их мы станем по всем папкам, где они могут быть. Если искать 5 файлов в день по всем похожим папкам, тратя на каждый в среднем 3 минуты, то в год на это у нас уйдет 90 часов.
Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы объединяем вещи в категории по по общим признакам, расставляя все на мысленные полки. Нечто подобное можно организовать и в электронном архиве, если опираться на ассоциативные связи.
Нам придется отказаться от привычного представления Архива, как чего-то организованного по папкам или полкам. При использовании этого метода, то, как выглядит Архив становится неважным. Важными остаются только три критерия хороших Архивов: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Безопасность достигается хранением файлов и заметок на облачных носителях (в специальных программах).
- Хранить все файлы в общих папках. Это не значит, что надо свалить все файлы в кучу. Нужно просто отсортировать файлы по нескольким общим папкам. То есть, у нас не должно быть нескольких, разбросанных по Архиву папок, в которых лежат куски одного целого: документы, рисунки, фото, договоры. Все, что относится к общему делу/проекту должно быть в одной папке. Можно назвать эту папку с файлами “Мои документы”, можно “Работа” - это не важно. Главное - нужна общая материнская папка. Она нужна для того, чтобы удобно перемещать файлы между разными архивами (с компьютера в облако) и удобно находить файлы, с которыми вы недавно работали (если сделать сортировку файлов по дате изменения).
- Давать файлам очень подробные названия. Например, название «Договор на получение гранта для соц.проекта от фонда Т.» содержит 4 ассоциативных ключа:
1. Тип документа – договор.
2. Тип договора – договор на получение гранта.
3. Предмет документа – соц.проект.
4. Сторона договора – фонд Т.
Это 4 ассоциации, по которым его можно найти за пару секунд. Если к названию прибавить дату, или имя ответственного человека, то мы приблизимся на 90% к тому, чтобы хранить и искать информацию также, как это делает наша память.
Алгоритм поиска такой: Нужно найти договор? С кем? С фондом Т. Открываем поиск по системе (есть во всех современных компьютерах и программах для заметок) и пишем “договор с фондом”. Даже можно не писать ключи полностью, вам моментально покажется список всех файлов с такими словами в названии.
Минус такого подхода может быть в том, что нельзя посмотреть все наработки по какому-то проекту в одной папке. Например, иногда мне хотелось почитать что я писала в папке отношения про них, я заходила в соответствующую папку и смотрела все заметки по ней. При сквозном поиске в системе это можно сделать двумя способами: либо оставить материнскую папку по какому-то важному проекту, либо искать через ключевые слова - в данном случае отношения, любовь, доверие и т.д. Но подозреваю, что не всегда получится найти все мысли на эту тему.
Под файлами я подразумеваю все документы, фото, видео, и другие форматы данных, которые у вас есть. Что нужно сделать, чтобы упорядочить ваши файлы:
Облачных хранилищ для файлов существует большое количество. Какое-то время я пользовалась Дропбоксом, но потом перешла на бесплатную версию Гугл Драйв, так как мне хватает 45гб ( по 15гб на каждом аккаунте) для всех моих файлов. Вот табличка сравнения разных сервисов:
Если вы всегда записывали мысли в бумажные блокноты, я рекомендую перейти в диджитал. Да, я тоже люблю запах бумаги, я люблю рисовать, писать от руки и листать исписанные блокноты. Но, все-таки, если перед нами стоит цель - организовать архивы эффективно, так чтобы в них можно было в любой момент удобно найти нужное, то от бумажных носителей, по понятным причинам, придется отказаться. Для себя я придумала другую функцию блокнотам, чтобы совсем не лишать себя радости от их использования. В них я рисую или пишу короткие мысли, когда у меня появляется творческое настроение или я нахожусь в дороге, и хочу запечатлеть момент. Потом, я могу листать блокноты ради эстетического наслаждения или воспоминания приятных моментов жизни, но никакой информации я никогда там не храню. Если мысли, которые я туда записала, мне важны, то я сразу же переношу их в электронный архив. Совет, как перенести в Архив все, что копилось годами на бумаге: делайте сканы/фото в вашей программе хранилища (эта функция доступна почти во всех сервисах), а затем ищите информацию через поиск (да, программы считывают текст с фото, даже рукописный).
Моя история с хранением заметок развивалась таким образом: сначала я писала все в блокнотах, потом поняла неудобность этого и начала записывать все в одну папок заметок на телефоне, потом сделала папки по сферам жизни и проектам, и совсем недавно решилась на “переезд” в оптимизированную систему хранения информации - Notion. Важно понимать, что любой переезд (даже ваших данных) требует ресурсов: времени и сил. Поэтому, решение о переезде должно быть обдумано. У меня на обдумывание ушло четыре месяца :)
Предпоследний вариант, когда я хранила все в папочной структуре обычного приложение Notes от Apple, тоже был достаточно хорош. Но в какой-то момент мне захотелось организовать более сложную структуру своих мыслей ( а заметки, если их вести регулярно, и являются структурированной моделью наших мыслей). Мне хотелось найти способ, который помог бы сделать эту модель больше похожей на реальную структуру моей головы. Я делала ресерч разных сервисов и способов в течение пары месяцев, потом еще два месяца решалась на переезд, и буквально на днях сделала его. Важно: я всегда говорю, что важна система организации чего-либо, а не программа для организации, так как в любом сервисе можно использовать почти любую систему. Но в случае заметок, между сервисами есть разница: некоторые поддерживают только папочный метод организации, т.к. в них отсутствует сквозной поиск по всей системе.
После переезда в новых архив, я приняла решения переорганизовать систему и уйти от бесконечных папок. Я все еще оставила папки важных проектов и вложенность информации, но теперь я всегда пишу подробные заголовки заметкам и файлам, и провожу поиск по ключевым словам. Также, я начала пользоваться тегами и создала отдельную систему для хранения идей и моих цитат.
Вот таблица сравнения самых популярных сервисов для ведения заметок.
Notion в ней еще нет, но у него есть все те же функции + несколько других.Так как я только начинаю пользоваться Notion, я не могу говорить о долговременных результатах, но по многочисленным отзывам и моему первому впечатлению - приложение действительно очень удобное и качественное (это не реклама, а мои искренние мысли).
У Notion есть сильные преимущества перед другими программами:
- красивый минималистичный дизайн
- большой функционал - при желании там можно вести списки задач, и назначать события в календаре, и хранить файлы, и создавать таблицы, но пока мне кажется неудобным хранить все в одном месте
- быстрый поиск - необходимая вещь, если вы склоняетесь к ассоциативному методу организации информации
- веб-клиппер, с помощью которого можно сохранять статьи/ссылки за секунды прямо из браузера
- контент страницы можно смотреть в разных вариантах - в виде таблицы, в виде канбан доску, в виде календаря и др.
- возможность интеграции различных медиа-файлов и с большим количеством сервисов
- бесплатная версия для студентов (и еще несколько удобных тарифов)
Кроме того, в Notion есть большая коллекция шаблонов разных вариантов использования сервиса: от конспектов лекций до организации брендинга. С помощью шаблонов можно научиться работать с сервисом и подстроить каждый шаблон “под себя”, чтобы не создавать страницу с нуля. Не вижу смысла писать о разных советах по использованию этой программы, так как их большое множество в интернете, и на сайте самого Notion.
Любое приложение можно использовать неэффективно, если не иметь системы, которая работает для вас. Изучайте себя и вы найдете самый удобный для вас метод организации информации. Но, старайтесь всегда иметь папку входящих и папку временных файлов.
А архивы организуйте так как считаете нужным: по древовидной структуре или по ассоциативной. Или замиксуйте их по вашему личному рецепту :)
Читайте также: