Электронная трудовая книга посмотреть как
Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?
Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?
Этот материал обновлен 24.08.2021
Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.
В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД . Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.
По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:
- Фамилия, имя, отчество работника.
- Место работы.
- Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.
- Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
- Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
- Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
- Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
- Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.
В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.
И помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьиГде посмотреть сведения из электронной трудовой
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.
Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.
При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.
Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р . В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР , где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.
Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.
Плюсы электронной трудовой книжки
Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.
Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.
Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.
Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Плюсы бумажной трудовой книжки
Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.
Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.
Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.
Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД .
Минусы бумажной трудовой книжки
Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.
Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.
Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.
Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.
Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.
Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.
В 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки. С этого момента сведения о трудовой деятельности гражданина хранятся в ПФР в цифровом виде. ЭТК обеспечивает возможность постоянного доступа к этой информации.
Какие сведения хранятся в ЭТК
В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:
данные о работнике;
даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
вид поручаемой работы;
дата, номер и вид документа;
причины прекращения трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2020 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.
Где можно ознакомиться с ЭТК
Ознакомиться с информацией, которая хранится в электронной трудовой книжке можно четырьмя способами:
в отделении МФЦ;
с помощью запроса в ПФР.
Данные предоставляются в формате выписки в электронном или бумажном формате. МФЦ выдают только бумажный вариант, «Госуслуги», работодатель и ПФР могут выдавать как бумажную, так и электронную выписку.
Работодатель может предоставить сведения из электронной трудовой книжки своего сотруднику только о текущем месте работы. Информацию о работе в других организациях таким способом получить нельзя.
Как получить сведения
Госуслуги
Для получения услуги необходимо проделать следующие шаги:
Зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на портале «Госуслуги».
Проверьте сведения о застрахованном лице и при необходимости измените их.
Нажмите «Подать заявление».
Выписка о трудовой деятельности будет готова через несколько минут. Ознакомится с результатом можно будет в разделе «Мои заявления».
ПФР
Чтобы получить услугу, предварительно нужно зарегистрироваться на «Госуслугах». После этого нужно выполнить следующие шаги:
Перейдите на страницу получения выписки.
Сведения будут предоставлены в течение нескольких секунд в формате PDF. При необходимости документ можно скачать и использовать в качестве справки.
Также гражданин может лично посетить территориальное отделение ПФР для получения бумажной выписки.
Работодатель
Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по текущему месту работы. Однако, работодатель не обязан предоставлять эти данные, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.
Для того чтобы получить информацию из ЭТК, работник должен подать письменное заявление, в котором будет указан формат предоставления данных: бумажный или электронный.
Важно: работник может получить данные от работодателя в электронном формате, только при наличии КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Информацию работодатель предоставит в течение 3-х рабочих дней в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности.
МФЦ
Работник может получить информацию из электронной трудовой книжки в отделении МФЦ. Для этого ему необходимо иметь при себе паспорт и заполнить заявление, которое выдаст сотрудник многофункционального центра. В этом случае ответ от ПФР поступает сразу.
Получить сведения о трудовой деятельности можно в цифровом и бумажном виде. Быстрее всего получить услугу на сайте ПФР или «Госуслугах», однако выписку также выдают в отделениях МФЦ и ПФР и на месте работы.
В конце 2020 закончился переход на электронные трудовые книжки. В связи с чем у работников и работодателей появляется много вопросов. Что будет с бумажной версией документа? Обязателен ли переход? В этой статье ответим на все часто задаваемые вопросы.
Электронная трудовая книжка
Введение трудовой книжки в электронном виде состоялось 1 января 2021 года . Благодаря ей любой работающий россиянин может без особых проблем посмотреть свой трудовой стаж. В то же время, для работодателей открываются новые возможности в кадровом учёте. Стоит отметить, что переход на электронный документ добровольный, и можно продолжать пользоваться бумажной версией трудовой книжки. Так всё-таки, что даёт электронная трудовая книжка.
Что это такое?
По своему назначению и наполнению электронная и бумажная трудовая книжка не сильно отличается. В ней можно найти следующую информацию:
- ФИО;
- Место, где работает человек;
- Какую должность он занимал, его профессия, специальность и квалификация;
- Структурное подразделение;
- Даты, когда человек был принят на работу, когда его переводили в другое подразделение, а также дата увольнения. Вместе с этим пишутся номера соответствующих приказов;
- Информация о присвоении новой квалификации;
- Если человек был судим и суд постановил, что человек не может занимать какую-либо должность, то это будет отмечено в электронной трудовой книжке;
- Основания, по которым были разорваны предыдущие трудовые договоры.
Преимущества
Главное преимущество электронной трудовой книжки – это удобство. Не нужно будет относить её работодателю, он сам обратиться куда нужно и получит к ней доступ. Кроме того, в электронном документе работодатель может найти и СНИЛС, который привязывается к трудовой книжке.
Пенсионный фонд России, если у человека есть этот документ, не будет требовать дополнительные бумаги.Также намного проще будет с оформлением выплат. Так как вся информация из трудовой книжки будет храниться в интернете, то никаких документов гражданину приносить не надо будет. Используя межведомственную связь, организация сама найдёт нужную информацию.
Не стоит забывать, что электронная трудовая книжка более надёжная. Бумажный документ может сгореть, порваться или просто потеряться, а электронный сохранён на сервере и с ним ничего не случится.
Недостатки
Главным минусом можно считать отсутствия в документе некоторой важной информации. Например, данные о полученных работниками наградах. Также туда не вносится информация о работе вахтовым методом. Вместо этого такая информация предоставляется отдельными документами.
В новом документе не будет учитываться трудовой стаж до 2020 года. То есть, чтобы подтвердить свой стаж, сразу выкидывать бумажную трудовую не стоит , так как с её помощью можно будет подтвердить трудовой стаж.В интернете нет ничего очень надёжного. Поэтому, несмотря на то что документ будет защищён от огня, но опытные хакеры могут украсть личную информацию гражданина. Кроме того, не исключены и ошибки со стороны Пенсионного фонда, которые могут просто что-то потерять.
Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде
Для того, чтобы посмотреть на этот документ, нужно воспользоваться одним из следующих способов.
Сайт ПФР
Чтобы посмотреть на свою электронную трудовую книжку, можно использовать официальный сайт Пенсионного фонда России.
Шаг 1. Для этого, прямо со стартовой страницы ПФР нужно зайти в уже существующий аккаунт через Госуслуги или создать новый.
Шаг 2. В разделе «Электронная трудовая книжка» кликнуть на надпись « Заказать справку о трудовой деятельности ».
Шаг 3. Ставим галочку, после чего автоматически заполняется адрес электронной почти (из Госуслуг) и жмем « Запросить ».
Шаг 4. Информация появится на экране в течении 5 минут. Файл можно скачать на компьютер. Помимо этого, документ будет отправлен вам на эл. почту (проверьте).
У работодателя
Понятно, что вся информация об электронной книжке храниться в Пенсионном фонде России, но как эти данные туда попадают?
От работодателя. Поэтому вполне логично, что информацию из электронной ТК можно узнать у него. Однако, есть один нюанс – никто не имеет доступа к полной информации на книжке, кроме её владельца. Работодатель может предоставить данные только за тот период, в который гражданин работал именно у него, так как он просто не имеет доступа к другой информации.
Поэтому любой гражданин может решить – либо собирать выписки от всех работодателей по очереди, либо сразу получить выписку из Пенсионного фонда.Получение электронной трудовой книжки
Получить электронные версии книжки может любой гражданин начиная с 1 января 2020 года. При этом переход на эту версию документа полностью добровольное. Исключением являются люди, которые начинают работать с 2021 года. Они смогут владеть только электронной версией документа.
Процедура перехода
Все граждане, которые имеют бумажную версию документа, имели возможность до 31 декабря 2020 года подать заявление, в котором нужно было изъявить желание о переходе с бумажной версии документа на электронную. В то же время от бумажной версии после перехода избавляться ни в коем случае нельзя, ведь это единственный документ, с помощью которого можно будет подтвердить свой трудовой стаж до 2020 года.
Также работодатель, после того как работник получит ЭТК, не избавляется от бумажной версии. Кроме того, он продолжает его заполнять, наравне с ЭТК. Если работник за весь 2020 год не решится перейти на электронную ТК вместо бумажной, то работодатель должен будет продолжать заполнять бумаги.
Данные о том, что работник подал заявление, включают в книжку. Эта информация сохраняется в базе данных Пенсионного фонда Российской Федерации.Также работник имеет право подать заявление с просьбой, чтобы работодатель продолжал вести и бумажную книжку. Это можно сделать как на старом, так и на новом месте работы.
Если гражданин не смог подать заявление до 31 января 2020 года , то он может это сделать в любое другое время. Нужно будет просто сообщить об этом своему работодателю. Сделать это могли люди, которые по каким-либо причинам не работали в этот промежуток времени.Например, они были в отпуске или не могли выполнять свои обязанности по каким-либо причинам. Также, если человек был отстранён от работы на законных основаниях, он также имеет право подать заявление.
Заявление
Всего есть два заявления, которые можно подать своему работодателю – о сохранении бумажной трудовой книжки, или использовании только электронной.
На самом деле точно никто не может сказать, какой вариант лучше выбрать. Всё зависит от ситуации. Например, если у работника большой стаж и есть шанс выйти на досрочную пенсию, то лучше не рисковать и отказаться от ЭТК, так как при переходе на этот документ учитывается только стаж, начиная с 2020 года. Будет сложно доказать, что на самом деле стаж больше, чем указано в ЭТК.
В то же время, если ничего из этого нет, и стаж всё равно слишком маленький, то можно перейти без рисков для пенсии.
Изначально в законе об электронной трудовой книжке было положение, согласно которому в России должны отказаться от обычной версии документов к 2027 году. В принятой версии этого положения не было, но нет никаких гарантий, что его не вернут позже.
Подать заявление на трудовую книжку в электронном виде можно с помощью инструкций работодателя.Популярные вопросы
Естественно, все привыкли к обычной версии ТК, поэтому по поводу перехода на ЭТК у них возникает много вопросов. В этой части статьи будут рассмотрены самые главные вопросы.
Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?
Это всё зависит от конкретной ситуации. Если гражданин считает, что так ему будет удобнее, да и никаких рисков пострадать от того, что трудовой стаж будет насчитываться только с 2020 года, то тогда можно будет переходить на ЭТК.
Нужно смотреть на плюсы и минусы. Если положительные стороны ЭТК для гражданина перевешивают отрицательные, то тогда стоит подать заявление на замену.
У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?
Только двое лиц имеют доступ к электронной трудовой книжке – сотрудник и его работодатель. При этом у первого имеется полный доступ – он может узнать полную информацию – когда, где и сколько времени он работал, и так далее. У работодателя уровень доступа ограничивается только периодом времени, в котором гражданин работал на него. Он не может узнать, где человек работал раньше, если работник ему об этом не скажет.
Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?
На сайте Пенсионного фонда России можно найти две услуги, которые очень похожи друг на друга:
- Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР. Эта услуга существует уже очень давно.
- Выписка из электронной трудовой книжки. Эта услуга появилась совсем недавно.
Извещение о состоянии лицевого счёта в ПФР представляет собой длинную бумагу с таблицей, в которой собрана информация обо всех перечислениях в Пенсионный фонд от всех работодателей гражданина. Разобраться в огромном количестве цифр сложно, однако благодаря этому можно будет примерно наметить размер будущей пенсии.
Выписка о состоянии лицевого счёта ничем не отличается в обеих версиях трудовой книжки. Форма и суть остаются такими же в обоих вариантах.Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?
Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно знать, перешёл гражданин на ЭКТ или нет.
- Если не перешёл и продолжает пользоваться обычной бумажной трудовой книжкой, то в его жизни вообще ничего не меняется. Он продолжит жить как жил, работать, получать зарплату, набирать стаж. Книжка продолжит храниться у работодателя и не нужно будет ни о чём волноваться.
- Если перешёл, то книжка возвращается своему владельцу. Обычно так делают в тех случаях, когда работника увольняют, но в этот раз всё будет по-другому. То есть, трудовая книжка вернётся назад к работнику, но вместо записи об увольнении будет запись о переходе на ЭТК.
Насчёт пенсии тоже волноваться не стоит. Все данные о переводах сохраняются в Пенсионном фонде и продолжают там храниться даже после замены. Единственным исключением являются случаи, когда в ПФР происходят ошибки.
Заключение
Как можно понять, электронная трудовая книжка – это не что-то страшное. Наоборот, она намного удобнее бумажной. При этом человек, который хочет перейти с одной версии на другую, ничем не рискует.
Если вы нашли ошибку
Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter
Закон о переходе на электронные трудовые книжки вступил в силу в январе 2020 г. Но до сих пор не все люди понимают, как эта система работает. «ТВК Красноярск» ответили на самые распространенные вопросы.
Все данные об электронных трудовых хранятся в Пенсионном фонде, а не у кадровиков, как это было раньше. У такого формата есть преимущества: быстрый доступ работников к данным, минимальная вероятность ошибок и дополнительные возможности для устройства на работу дистанционно. Но узнать данные об образовании и поощрениях из трудовых нового формата невозможно.
Ведение электронной трудовой обязательно для всех работников в 2021 году?
Работодатель в обязательном порядке заводит электронную трудовую книжку тем, кто впервые устраивается на работу в 2021 г. и позже.
Если на предыдущем месте работы человек вел бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется право и дальше вести ее в таком формате. В таком случае работодатель продолжает вносить данные в оба варианта трудовой. В любой момент работник может перейти на электронную версию, но вернуться обратно уже не получится, говорят на сайте Пенсионного фонда.
Что происходит с бумажной трудовой после перехода на электронную?
После перехода на электронную трудовую бумажная версия выдается работнику на руки с соответствующей пометкой. Но выкидывать ее нельзя: данные о стаже за предыдущие годы сохраняются только в бумажной трудовой книжке.
Если работник захочет перенести данные о предыдущем стаже в электронную трудовую, ему необходимо прийти в отделение Пенсионного фонда с бумажной трудовой и попросить перенести сведения, сообщается на госуслугах.
Как отследить, какие данные вносит работодатель в трудовую книжку?
В федеральном законе о трудовой деятельности в электронном виде сказано, что получить информацию можно в двух форматах: бумажном (у работодателя, в местном органе пенсионного фонда, в МФЦ) и в электронном (на сайте пенсионного фонда и госуслугах).
Работодатель обязан предоставить данные в течение трех дней с дня подачи заявления. При увольнении – в день прекращения трудового договора.
Что делать, если работник обнаружит неверные данные в электронной трудовой?
В какой срок работодатель обязан передавать данные в Пенсионный фонд?
В случае приема на работу или увольнения – не позднее суток со дня соответствующего приказа. Сведения о других кадровых изменениях передают не позднее 15-го числа месяца следующего за отчетным.
Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на новую работу?
Информацию из электронной книжки новому работодателю можно передать в двух видах. В электронном – необходимо сделать выписку из трудовой на госуслугах (должна присутствовать цифровая подпись). Либо в распечатанном виде через запрос у предыдущего работодателя. Далее на новом месте работы данные переносят в свою систему кадрового учета.
Читайте также: