Для просмотра документов и файлов в разрезе категорий можно
Можно ли к файлу загрузить с диска файл электронной подписи?
?) можно указать несколько связей с другими документами.
Дела (тома) создаются пользователями в соответствии с
Сколько можно ввести ответных писем у исходящего документа?
В списке "Исполнители ролей" содержится актуальная (текущая) информация о соответствии пользователей
Предусмотрена ли в системе автоматическая вставка штрихкода?
?) становится частично недоступным для редактирования
?) можно редактировать только, если перевести его в состояние "На регистрации"
?) можно редактировать только обладая полными правами
В конфигурации "1С:Документооборот 8" отсутствует бизнес-процесс
В бизнес-процессах, срок которых задается длительностью (например, бизнес-процесс "Согласование"), длительность задается
?) в днях (если включено использование времени в настройках)
?) в днях и часах (если включено использование времени в настройках)
?) в днях, часах и минутах (если включено использование времени в настройках)
?) система предлагает пользователю выбрать, на основании какого шаблона создавать документ
?) система автоматически создает документ на основании шаблона по умолчанию
Демонстрационное правило обмена, включенное в поставку "1С:Документооборот 8", позволяет
Можно ли использовать ролевую адресацию при сложном согласовании договора?
?) уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи
?) уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи)
Шаблон составного бизнес-процесса "Обработка входящего документа" состоит из цепочки простых шаблонов
?) "Рассмотрение", "Исполнение\Ознакомление", "Списание в дело"
?) "Согласование", "Исполнение\Ознакомление", "Списание в дело"
Помимо ручного отнесения документов и файлов к той или иной категории существует возможность создания правил, по которым категории будут автоматически назначаться
При настройке связи можно ли указать конкретный вид документа в качестве вида документа, из которого может быть установлена связь?
?) ограничения прав доступа пользователей к внутренним документам и их файлам
?) ограничения прав доступа пользователей к входящим, исходящим, внутренним документам и их файлам
?) ограничения прав доступа пользователей к входящим, исходящим, внутренним документам
Общие категории в "Списке всех документов и файлов по категориям" обозначаются
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
?) Уставом или Положением об организации, Положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями до
?) Уставом или Положением об организации, Положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроко
?) Уставом или Положением об организации, Положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями до
В отчетах по бизнес-процессам и задачам пользователь может самостоятельно
На мой взгляд, это не сложная конфигурация. Здесь работается только со справочниками и регистрами сведений. Дерево метаданных конфигурации содержит около 105 справочников, около 150 регистров сведений, а всего 7 документов и один регистр накопления оборотов для учета рабочего времени пользователей. Любая конфигурация из линейки ERP решений ( УТ 11,, ЗУП 3.0, БП 3., КА 2.0 и т. д) на порядок сложнее.
В этой статье я рассматриваю работу с функционалами подсистем НСИ и Учет времени , Документы и файлы, Настройка и администрирование , ( См рис 1).
Рис 1 Подсистемы конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1
1. Объекты подсистемы ( раздела) НСИ
Из всех объектов раздела Нормативно- справочной информации (НСИ) , показанных на рис 2 интерес представляют по своей функциональности следующие объекты:
2. Объекты раздела Документы и файлы
Объекты раздела этого раздела ( Рис 3), функциональность которых представляют для меня интерес таковы :
В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов. Например, при открытии карточки внутреннего документа можно узнать о том, когда используется выбранный документ и как его составить. При создании процесса программа подскажет, как правильно сформулировать его название, как изложить текст, напомнит о необходимости указать срок. Инструкции помогают выработать единый стандарт работы с документами в организации.
3. Обработка Установка типовой методики документооборота
Из всех обработок подсистемы Настройка и администрирование интерес представляет обработка Установка типовой методики документооборота. Все остальные остальные являются стандартными из БСП ( Библиотека стандартных подсистем) .
Обработка рекомендуется запускать в пустую базу для ее наполнения. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми. Данная обработка ускоряет процесс настройки базы данных. По данным партнеров фирмы «1С» , в среднем настройка и наполнение информационной базы на внедрении требуют 100 часов работы квалифицированного специалиста . Благодаря запуска этой обработки самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.
Описание загружаемых данных в информационную базу при запуске обработки можно посмотреть в документации , например, структура предприятия, справочники попок, ролей и рабочих групп с настроенными правами доступа, 62 шаблонов документов, соответствующим требованиям ГОСТов и т. д
4 . Порядок работы с документами
4.1 Виды документов
Вид документа – это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого входящего, исходящего или внутреннего документа. Виды используются:
- для генерации регистрационных номеров,
- ограничения доступа к документам,
- настройки дополнительных реквизитов документов,
- назначения шаблонов процессов (видам документов).
Деление видов документов на входящие, исходящие и внутренние весьма условно. Согласно типовой методике документооборота Внутренними документами являются акты, договоры, соглашения, заявления, приказы, жалобы и т д. Хотя. могут быть также входящие заявления и коммерческие приложения.
4.2. Настройка вида документа
Установка настроек вида документа выполняется на закладке Вид документа – Настройки карточки вида документа. В справочной информации можно прочитать описание общих настроек для всех видов документов на примере видов внутренних документов.
Рис 4 Закладка Настройка формы справочника ( карточка) вида документа
Особое внимание имеет параметр Является договором – настройка означает, что документы этого вида являются договорами и при установке этой настройки автоматически устанавливаются без возможности отключения другие настройки, как показано на рис. 4
4.3. Настройка нумерации документов
Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов. Нумератор привязывается к одному или нескольким видам документов и предусматривает гибкие настройки формата регистрационного номера. Формат номера и другие настройки нумераторов определяются правилами делопроизводства, принятыми на предприятии.
Для создания и настройки правил формирования нумераторов предусмотрен справочник Нумераторы . Справочник открывается по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация ((см рис 5)
Рис 5 Форма элемента справочника Нумераторы
На закладке Формат номера можно выбрать одно или несколько служебных полей для отображения. Формат регистрационного номера может включать в себя различные служебные поля, отмеченные квадратными скобками, и разделители (например, тире, косая черта). Если разделитель помещен в квадратные скобки, внутри которых указано служебное поле, то он будет добавлен к номеру только в том случае, если будет добавлено служебное поле.
После создания и установки формата нумератора необходимо привязать его к одному или нескольким видам документов. Это можно сделать как в карточке нумератора (на закладке Действует для ( рис 5 ), так и в карточке вида документа на закладке Нумерация ( рис 4) .
Для одного вида документа можно указать независимую нумерацию на закладке независимая нумерация по следующим по разрезам как показано на рис 6
Рис 6 Настройка независимой нумерации
Независимая нумерация по организации позволит документам вида, которому назначен этот нумератор, иметь регистрационный номер одного формата, но с индивидуальной нумерацией по каждой организации.
4.3.1 Независимая нумерация по связанному документу
Этот функционал имеет очень практическое применение. Независимая нумерация по связанному документу необходима, например, если в программе регистрируется договор, а затем несколько Дополнительные соглашения или акты к нему и нужно, чтобы доп соглашения или акты имели нарастающую нумерацию в пределах этого договора.
Для установки нумерации по связанному документу необходимо:
- Открыть карточку нумератора на закладке Независимая нумерация .
- Выбрать разрез По связанному документу .
- В открывшемся окне выбора типа связи указать или создать необходимый тип связи. Например, если нумератор настраивается для вида документа Акта на оказание услуг , который должен иметь нумерацию договора, необходимо выбрать тип связи Относится к договору .
4.4. Настройка шаблонов документов
При создании документа в программе предусмотрена возможность автоматически заполнить его реквизитами и присоединить файлы по заранее настроенному шаблону.
При создании вида документа удобно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Эти настройки доступны в карточке вида документа на закладке Шаблон документа ( см рис 8)
Накладке Реквизиты документа можно создавать наименование документа по шаблону
Рис 8 Создание шаблона наименования документа
При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.
Настройка автозаполнения шаблона выполняется в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Файлы по ссылкам Не настроено или Открыть .
Рис 9 Настройка автоматического заполнения файла
При настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата Doc , Docx , Dot , Dotх в открывшейся карточке достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты , и программа автоматически создаст их в файле.
Рис 10 Выбор реквизитов для автоматического заполнения файла
Помимо основных и дополнительных реквизитов для замены можно указать любые другие данные. Для этого на закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результаты которых будут заменены выбранные поля файла.
Рис 11 Настройка скриптов для автозаполнения файла
Обратите внимание на некоторые особенности настройки скриптов:
- Выражение обязательно должно присваивать значение переменной РезультатОбработки. В противном случае результат его выполнения не будет вставлен в файл.
- Для автозаполнения ФИО пользователей в шаблоне необходимо выбрать реквизит ПредставлениеВДокументах. Если заполнения реквизита ПредставлениеВДокументах не произошло, необходимо проверить, заполнено ли соответствующее поле в карточке пользователя.
Приведем еще несколько примеров выражений на встроенном языке для настройки скриптов.
Для заполнения должности контактного лица получателя:
Для заполнения почтового адреса контрагента-получателя:
Для склонения автозаполняемых ФИО можно обратиться к функции Просклонять.
Функция Просклонять расположена в модуле СклонениеПредставленийОбъектов и для работы использует подключение к внешней библиотеке namedecl.dll.
При этом результат скрипт будет выглядеть следующим образом:
Рис 12 Выражение для склонения ФИО пользователя
4. 5 Настройка учета сторон и учета внутренних документов по контрагентам
В программе есть возможность вести учет внутренних документов по контрагентам или вести учет сторон. Для этого в карточке вида внутреннего документа предусмотрены взаимоисключающие настройки Вести учет по контрагентам и Вести учет сторон .
Вести учет по контрагентам – если настройка включена, то в реквизитах карточки документа можно указать одного или нескольких контрагентов. Для этого в карточке документа этого вида появятся поля Контрагент (обязательное для заполнения), Контактное лицо контрагента , Подписал
В повседневной жизни любой организации ежедневно появляется множество документов, которые хранятся в программе 1С:Документооборот в виде файлов. В системе можно хранить информацию по четырем основным типам:
Для хранения файлов используются различные подходы в построении структуры папок, например:
- в соответствии с организационной структурой (Администрация, Бухгалтерия, Отдел персонала и т.д.)
- по тематике (Рекламные материалы, Проекты, Библиотека, Шаблоны документов и т.д.)
- по уровню доступа (Общие, Личные, Конфиденциальные и т.д.)
Существует возможность ограничить доступ к папкам с помощью «Настройки прав» (правой клавишей на папке).
На каждый файл в 1С:Документооборот заводится учетная карточка, которая содержит основную информацию и обеспечивает его поиск в системе.
Чтобы открыть карточку документа, необходимо нажать F2 или правой клавишей выбрать команду «Изменить». Если кликнуть два раза на документ, то система откроет документ тем приложением, которое ассоциировано с его расширением.
1. 1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему
2. Технология Drag&Drop позволяет перенести один или сразу несколько выделенных файлов в 1С:Документооборот в определенную папку. Перенос в обратную сторону этой технологией не поддерживается. Невозможно добавить файл сразу в раздел «Все файлы», возможен перенос только в определенную папку раздела «Файлы» или прикрепление к карточке внутреннего, входящего или исходящего документа.
В системе доступен перенос файлов этой технологией между объектами системы, при этом файл копируется.
3. Кнопка «Создать файл» (при выборе команды «Создать по шаблону» программа дает выбрать файлы, расположенные в папке «Шаблоны файлов»).
Для папки «Шаблоны файлов» необходимо дать доступ всем пользователям на Чтение, а ответственному за НСИ, который будет поддерживать бланки организации в актуальном состоянии, дополнительно предоставить доступ на редактирование.
4. Групповая загрузка – правой клавишей в папке раздела «Файлы», в которую необходимо загрузить→ Загрузить (возможен выбор их двух вариантов: «Загрузить файлы с диска» и «Загрузить папку с диска»).
!Важно: нельзя загрузить папку с диска сразу в корневую папку. Необходимо вначале загрузить в какую-то подчиненную папку, например, «Тест», а потом уже перенести в корневую папку.
При загрузке файлов в 1С Документооборот создаются копии добавляемых файлов. Связь между файлами на диске и файлами в системе не сохраняется, поэтому если изменить файл на диске, то в системе не произойдет автоматического обновления копии этого файла.
Для сохранения папки из программы 1С:Документооборот на диск, необходимо стать на нее и правой клавишей выбрать команду «Сохранить папку на диск».
2. Программа 1С:Документооборот - редактирование файлов
Работа с файлами возможна кнопками «Посмотреть» и «Редактировать». Если файл занят пользователем для редактирования, то он подсвечивается зеленым и становится недоступным для редактирования. При этом другие пользователи у себя видят этот файл серым цветом. Если пользователь забыл закончить редактирование, то Администратор может «Отменить редактирование», выбрав правой клавишей соответствующую команду.
Для сохранения отредактированного файла в 1С:Документооборот (помимо кнопки «Сохранить» в самом файле), необходимо закончить редактирование файла в системе и указать внесенные изменения – для дальнейшего упрощения работы с документом. Только после этого файл становится доступным для редактирования другим пользователям.
Открыв карточку файла (F2) и выбрав «Версии», видим версии файла с комментариями.
Чтобы увидеть разницу между активной версией файла (выделена жирным шрифтом) и версией для сравнения, необходимо в списке выделить две версии файла и правой клавишей выбрать «Показать отличия» и «Способ сравнения версий файлов» - выделение в режиме рецензирования в документе покажет разницу между двумя файлами. Если последние изменения, внесенные в файл ошибочны, то всегда можно вернуться к любой из версий, выбрав правой клавишей команду «Сделать активной». Если пользователь менял активные версии файлов, то представление «Вида списка версий» лучше сделать Деревом, тогда неверные версии файлов будут видны, как подчиненные.
В программе 1С:Документооборот существует команда «Занять файл». Для этого необходимо встать на файл и через кнопку «Еще» выбрать команду «Занять». Это также не дает другим пользователям редактировать данный файл, а пользователь, занявший файл, может приступить к его редактированию позже. Чтобы снять пометку о занятости файла, необходимо правой клавишей выбрать команду «Отменить редактирование».
Для сохранения конфиденциальности документов необходимо поставить галочки «Удалять файлы при завершении редактирования» и «Очищать при завершении работы» («Настройка и администрирование» → Персональные настройки → Файлы → Настройка основного рабочего каталога). Тогда файлы, открытые для редактирования на локальном компьютере, будут удаляться из кэша сразу же после завершения редактирования, а файлы, открытые на просмотр, будут удаляться после завершения работы в программе.
Настройки 1С:Документооборот дают возможность пользователю подписаться на важные для него файлы (Документы и файлы → Файлы → выбираем файл → F2 → Еще → Подписаться). Уведомления возможны и по почте, и всплывающим окном.
Очень удобно использовать уведомление об освобождении файла, если, например, необходимо внести корректировки, а документ в данный момент занят.
3. Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота
Создание файлов по шаблонам способствует стандартизации документооборота в организации и упрощает составление сотрудниками типовых документов.
Для корректной работы с автозаполнением файлов необходимо установить в системе первоначальные настройки - Настройка и администрирование → Настройка программы → Работа с файлами.
Шаблоны документов в 1С:Документооборот с автозаполнением, начиная с версии 2.1, целесообразно заполнять в самом виде документа (Нормативно-справочная информация → Виды документов). Выбираем необходимый вид документа, переходим на закладку «Шаблон документа». Если необходимо, то устанавливаем ограничение на изменение реквизитов из шаблона.
Если добавить [Подготовил] в поле «Наименование», то при создании документа в данное поле подставится ФИО сотрудника, подготовившего документ – Заявление на отпуск Иванова Е.Н.
На закладке «Файлы» добавляем файл для автозаполнения. В настройке заполнения нажимаем «Не настроено» (если настройка делается впервые) или «Открыть» (если вносим корректировки). На закладке «Реквизиты» правой клавишей выбираем «Расширенный просмотр» и отмечаем галочками реквизиты, которые будут заполняться автоматически из данных в карточке документа.
Если в шаблоне документа в Word назвать поля для автозаполнения таким же образом, как они называются в системе, то местоположение реквизита программа определит сама. Если расположение не определилось автоматически, то при корректировке шаблона переносим реквизит в ручном режиме в необходимое место документа.
После окончания настроек необходимо на любом уже введенном в систему документе данного вида.
Если на закладке «Реквизиты» в настройке заполнения файла нет возможности выбрать поле, которое необходимо заполнять автоматически данными из системы, добавляем его заполнение через Скрипт, например:
Автозаполнение в 1С:Документооборот поддерживается для файлов со следующими расширениями:
- Doc – документ Microsoft Word 2003 и более ранних версий
- DocX – документ Microsoft Word
- Dot – шаблон документа Microsoft Word 2003 и более ранних версий
- DotX – шаблон документа Microsoft Word
- Txt – текстовый документ
- Odt – документ Open Office Writer
Для поддержания шаблонов документов в 1С:Документооборот в актуальном состоянии необходимо выделить ответственного сотрудника, который будет своевременно обновлять шаблоны файлов, что значительно сэкономит время на оформление документов и приведет все документы организации к единообразию.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.
Файлы в 1С Документооборот
Системой предусмотрены следующие варианты хранения:
1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.
Преимущества этого варианта:
- Все файлы в одном месте (в ИБ);
- Безопасность данных;
- Резервное копирование осуществляется стандартным способом.
- Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
- Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.
2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.
Преимущества такого хранения:
- Объем ИБ значительно уменьшается;
- С ИБ быстрее работать;
- Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
- Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.
К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.
Настройки хранения в ИБ
Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».
Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.
До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.
Тома хранения файлов в 1С Документооборот
Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.
Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.
При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».
Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».
Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.
Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.
Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».
В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.
После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.
Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.
При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.
Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.
В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.
При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.
Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот
Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».
В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.
Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.
Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.
Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».
Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.
При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.
В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.
Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».
Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.
Читайте также: