Схема стола для переговоров
«Вам чай или кофе. » – робко спрашивает посетителя секретарь. Казалось бы, нет ничего проще – исполнить просьбу гостя, но сколько историй в офисной жизни связано с этой маленькой церемонией! Зачастую именно такой, казалось бы, привычный момент гостеприимства вызывает дрожь в руках и коленях, на лице появляется гримаса ужаса из-за предательски разлитой жидкости, а шеф… можете сами догадаться. В общем, зачеркиваются жирной, неблагодарной чертой все ваши достижения, знание двух языков, делопроизводства и многое, многое другое. И этот кошмар, как мексиканский сериал, никак не заканчивается…
Руководствуясь советами и рекомендациями по ресторанному обслуживанию, а также собственными наблюдениями и практическим опытом многих секретарей, с которыми я часто общаюсь на семинарах, постараюсь рассказать об основных тонкостях офисного гостеприимства.
Обязанность или удовольствие?
Самое главное при угощении любым напитком – не забывать, что это для вас не тяжкая повинность, а радость. Да-да, именно так, ведь этот жест гостеприимства – подача чая, кофе, напитков – не обязательный момент в деловой жизни, но желательный. Демонстрируя внимание и доброжелательность в незнакомой гостю среде, вы создаете для него атмосферу комфорта и безопасности, а все это, как показала практика, приносит немалую пользу и организации, и вам – хотя бы в виде благодарной улыбки в ваш адрес. Поскольку чаще всего организацией угощения в офисе занимается секретарь, думаю, не лишним будет напомнить некоторые истины, касающиеся именно вашей профессии.
Секретарь, независимо от образования, внешности и всего остального, прежде всего – правая рука руководителя, помощник, который всегда создает необходимые условия для его работы, освобождает шефа от рутинных и мелких дел. Если вы не обладаете артистизмом, трудолюбием, стрессоустойчивостью и хорошими манерами в сочетании с элегантной внешностью – ничего не получится. Есть еще одно качество, которое было присуще секретарям с давних времен (обладающие им могли рассчитывать на прощение руководителем многих своих промахов), – «угодить с удовольствием», то есть не рассматривать свое положение в офисе как положение официантки (хотя это тоже достойная профессия) или «девочки на побегушках». Ведь вы – хозяйка офиса, и именно вы на правах гостеприимной хозяйки всегда, невзирая на свою сверхзанятость, рады любому гостю. Именно здесь нужно искать причины неуклюжего, по мнению руководителей, непрофессионального обслуживания во время угощения напитками или чаем. Ваши муки на лице, напряженные жесты и молчание (страх перехватывает горло) заставляют любого гостя испытывать неудобство и жалость к вам. У вас всегда должно быть приветливое выражение лица, улыбка, внимательный взгляд (готовность общаться), предупредительные жесты, движения и, конечно же, приятный и доброжелательный голос. Вы всем своим видом должны демонстрировать, что вас совсем не раздражает уже десятый посетитель за последние два часа.
«Чайная церемония» в офисе
Чтобы было меньше суеты, лучше заранее приготовить все необходимое. Сразу же хотелось бы обсудить те моменты, которые могут помешать вам правильно и красиво организовать угощение.
Ваша обувь не должна стучать, так что набойки лучше заменить на более «тихие». Волосы, если они у вас ниже плеч, следует подобрать, какими бы они роскошными ни были – это просто негигиенично. Руки тщательно (даже не скрывая от присутствующих, можно и нарочито) протирайте влажными салфетками (постоянно бегать к умывальнику может быть не всегда удобно): у гостей не должно возникать сомнений по поводу чистоты ваших рук. Посуда для гостей всегда должна быть чистой, чтобы не пришлось второпях мыть ее, и сотрудники офиса ею пользоваться не должны.
Очень важная, чуть ли не главная деталь – поднос. Сервировочные передвижные столики производят много шума и, как показала практика, редко используются. Вся надежда на поднос. Но не пытайтесь взять все сразу за один заход. И не покупайте вместо подноса огромное блюдо из нержавеющей стали или серебра с утолщенным дном – это блюдо используют для подогрева мясных или рыбных блюд (а сколько раз я такие видела в руках секретарей!). Выберите круглый или квадратный 30 х 30, 25 х 30, 30 х 40 поднос. А как красиво его можно нести! Чтобы посуда на подносе не стучала и предательски не скользила, обязательно покрывайте его салфеткой, полотенцем, а еще лучше – прорезиненной кружевной салфеткой. Она легко моется, но желательно иметь их несколько.
Cледите, чтобы у вас всегда было в ассортименте достаточное количество чая, кофе, напитков, сухофруктов, печенья, конфет. Если угощение происходит в переговорной или в кабинете шефа, желательно заваривать натуральный чай и кофе. Их в последнее время заваривают в специальной пресс-кружке. Это замечательная и просто незаменимая помощница для секретаря: пока вы расставляете чашки с блюдцами, чай заваривается. Затем вы надавливаете на крышку пресс-кружки – и заварка оказывается на дне, а вам остается только разлить по чашкам свежий чай. Лучше иметь несколько таких кружек разного объема – не все пьют черный или ваш любимый чай с бергамотом или жасмином.
Пакетированный чай можно подавать гостям только в том случае, если каждый мешочек с чаем упакован в бумажный пакетик. Чайные пакетики лучше поставить в коробке на стол или блюдце – это гигиеничнее.
Лимон подают на отдельной тарелочке, к нему прилагается двузубая небольшая вилка или к каждой дольке шпажка как для канапе.
Воду для угощения в офисе приобретают только в бутылках емкостью не больше 0,5 л. В последнее время используются вода и газированные напитки в пластиковых бутылках, хотя лучшей считается в стеклянных. Возле бутылок всегда должен быть ключ для их откупоривания. Если вы будете сами наливать воду в стакан, старайтесь держать бутылку поближе к стакану. Наполнив его на 2/3, не отрывайте бутылку резко, а сначала поверните ее над стаканом по часовой стрелке – последние капли упадут не на стол, а в стакан.
Если поток посетителей большой, можно использовать одноразовые стаканы. А для кабинета руководителя, совещаний и переговоров – только стеклянные. При этом практичнее использовать не бокалы или фужеры ,а именно стаканы. Стоять они должны обязательно в перевернутом виде – это свидетельство их чистоты. Стаканы смотрятся эстетичнее, если они не выше бутылок с водой.
В офисе лучше использовать не сахар-песок, а рафинад. Подавать его нужно обязательно в сахарнице, из расчета 1 сахарница на 2–3 персоны. С рафинадом подаются щипчики. Если их нет, сахар берут руками, но не ложкой. Выдавать порционно по два кусочка на блюдце – не эстетично и не гигиенично. Даже сахарные палочки или пакетики с сахаром-песком ставят в розетках или сахарницах.
Для кондитерских изделий и выпечки желательно приобрести лопатки, щипчики, нож-пилку, а также салфетницы, блюда для торта, фруктов, вазочки для цветов. Лучше, если чайный и кофейный наборы были иметь одного цвета и дизайна.
Конфеты в коробках подают, снимая крышку, плиточный шоколад – снимая бумажную обертку, но оставляя фольгу и разламывая. Печенье, торты, выпечку – только на тарелках, даже если упаковка очень красивая. Желательно на дно тарелок или блюд положить кружевные салфетки.
В офисе необходимо иметь достаточное количество салфеток различного предназначения. Стол обычно накрывают тканевой скатертью или салфетками. Можно использовать твердые салфетки, рисунок лучше выбирать нейтральный: пробка, дерево, орнамент. Никогда в офисах не ставят посуду на стол без салфеток – она стучит и оставляет пятна на офисных столах. Очень хорошо для этих целей подходят однотонные, круглые с кружевными краями бумажные салфетки. Лучше запастись такими салфетками разной величины: большие подойдут под наборы питьевой воды, для оформления стола на переговорах и совещаниях, а маленькие – под стаканы и блюдца с чашками.
В комнате для переговоров и в кабинете руководителя обязательно должна быть тумба-шкаф. В ней обычно хранится чистая посуда, салфетки, сахар. Такой шкаф послужит также столиком для предварительной подготовки. Все это поможет вам быть более организованной.
Когда можно предложить напитки?
Чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки секретарь может предложить в таких случаях:
- если возникла необходимость подождать руководителя или сотрудника в приемной (в этом случае предлагают дважды, вторично – через 5–7 минут);
- перед началом деловой встречи в кабинете руководителя или в комнате переговоров;
- в середине длительной беседы – по просьбе руководителя или, если дверь открыта, – через 1–1,5 ч после первого угощения;
- в перерыве на переговорах, совещаниях.
Обязательно предлагайте угощение руководителю, когда вы видите его впервые в этот день, сразу же после приветствия. Затем в течение всего дня, проявляя инициативу, а также руководствуясь своим опытом и здравым смыслом.
Многое зависит от места
Угощение в приемной проходит по упрощенному варианту. Для начала выясните, что предпочитает гость – кофе или чай. Желательно использовать обычную посуду, но здесь все зависит от статуса организации, и вполне приемлемо, если посуда будет одноразовой, особенно если идет большой поток посетителей. На салфетку перед гостем ставят на расстоянии согнутой руки сахар в сахарнице, лимон на блюдце, затем чай или кофе. Между чашкой и блюдцем салфетка отсутствует, она может быть рядом с чашкой в виде треугольника, если нет салфетницы. Чашка и блюдце всегда ставятся с левой стороны от сидящего или перед ним. При этом старайтесь как можно меньше касаться пальцами поверхности блюдца, а о чашке вообще не может быть и речи. Расстояние от края стола до чайной пары – 2 см. Чашка выставляется ручкой к правой руке сидящего, а за ней кладется чайная или кофейная ложка, краями вверх, ручкой перпендикулярно правой руке сидящего. Если вы подаете чай в пакетиках, не забудьте поставить соответствующую посуду – маленький стаканчик или розетку, блюдце для использованного пакета или чайного мешочка.
Соблюдение всех этих тонкостей позволит посетителю избежать лишних движений, суеты и, соответственно, неприятностей вроде пролитой чашки чая.
Если чай подается на переговорах или во время деловой встречи, а на столе находятся документы, необходимо проявлять особую осторожность и собранность. При большом количестве гостей обязательно обратитесь сначала к самому высокому по статусу гостю и запишите его пожелания в блокнот, где заранее есть пункты «кто», «что», сахар (сколько?), сливки, лимон – не стоит надеяться на свою светлую память. Как показывает практика, в этом случае угощение лучше подавать в готовом виде. Не забывайте о порядке обслуживания: прежде всего вы подаете угощение старшему по статусу гостю и своему руководителю, затем всем женщинам со стороны гостей, мужчинам со стороны гостей и после этого в таком же порядке обслуживаете сотрудников вашей организации. При этом посуда подается всем из одного сервиза.
При подаче угощения старайтесь двигаться плавно и бесшумно, сохраняйте красивую осанку, корпус держите прямо, почти не наклоняя.
Иногда по просьбе руководителя чай сервируется на отдельном столе или оставляется на подносе, сервировочном столике. Гости в этом случае сами себя обслуживают. Ваша задача – все предусмотреть и в случае необходимости, по желанию руководителя, что-то добавить или убрать. Это удобно также для угощения сотрудников своей фирмы.
Несколько слов об уборке. Не забывайте, что убирают сначала неиспользованную посуду и приборы, а затем все остальное. Никогда на одном подносе не уносят использованную грязную посуду с продуктами или сахаром, с салфетками и конфетами.
Обратите внимание
- Чай и кофе наливают в чашки, не доливая на 1 см до края чашки.
- Чай, натуральный кофе, растворимый кофе заваривают из расчета 1 полная чайная ложка на 200–250 г жидкости.
- Игристые, газированные напитки наливают под наклоном, негазированные – в стоящую на столе посуду.
- Для алкогольных напитков существует такое правило: заполнять бокалы на 2/3, при этом чем крепче напиток, тем меньше емкость посуды. Исключением является коньяк. Если он подается в коньячном, тюльпанообразном бокале с толстой ножкой, тогда заполняют 1/3 бокала, если в водочную рюмку – 2/3 рюмки.
- Все бокалы с ножками держат за самую тонкую часть, коньячный бокал – четырьмя пальцами, согревая напиток в ладони.
«Маршрутный лист»
Составьте подробный план-список «что за чем» для угощения чаем, кофе, прикрепите его на внутренней двери кухонного шкафчика офиса – это для вас «маршрутный лист», хорошая подсказка, особенно для того случая, когда вы одной рукой отправляете факс, а другой пытаетесь приготовить чай. Возможно, эта инструкция станет ценным путеводителем для самого руководителя в случае вашего отсутствия, и он будет вам очень признателен.
И последнее напоминание: всегда мило улыбайтесь, демонстрируйте радушие и гостеприимство, особенно когда ставите чашки. Тогда, поверьте, простят любые погрешности. Это и называется «угодить с удовольствием», то есть предупредить, предусмотреть все желания и стать незаменимой. Постарайтесь выработать в себе это качество – и все получится. Тогда вам не придется думать о повышении зарплаты – об этом задумается ваш руководитель.
Варианты рассадки за столом переговоров
Рассадка за столом переговоров осуществляется в соответствии с общепринятыми нормами этикета и служебным положением каждого участника. Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров.
Рис. Последовательная рассадка за столом переговоров
Переговоры – диалог равноправных участников, предполагающий равную активность и право сторон на отстаивание своей позиции.
Рис. Встречная рассадка за столом переговоров
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке. На первом заседании председательствует руководитель принимающей стороны, а далее – по очереди.
Рис. Круговая рассадка за столом переговоров
Психологическое значение имеет форма стола переговоров. Квадратный стол может вызвать атмосферу соревновательности и может затруднить ход переговоров. Чаще всего используют прямоугольный стол. Круглый стол снимает статусные различия, уравнивая между собою все делегации и их членов.
Размеры стола тоже имеют значение. Чем больше стол, тем заметнее дистанция между участниками, тем труднее добиться согласия и легче не соглашаться с мнением собеседника. Учитывая национальные особенности и особенности правил этикета разных стран, на переговорах следуют тем правилам, которые приняты в стране проведения.
Стол накрывают заранее. Расставляют бутылки со столовой минеральной водой или другими прохладительными напитками. Бутылки должны быть с наклеенными этикетками, небрежный их вид недопустим. Ставят их таким образом, чтобы ости видели этикетку напитка. Бутылки заранее не открывают, поэтому рядом следует положить ключ для открывания. Стаканы всегда ставят дном вверх, фужеры – ножкой вниз. На столе раскладывают листы бумаги или блокноты, ручки или карандаши с учетом количества участников встречи. Хозяин кабинета должен встречать гостей на полпути от письменного стола к двери, но не за рабочим столом. Справа от него может стоять заместитель, слева – переводчик. Гости входят в таком же порядке. Глава делегации должен находится на полшага впереди. Переводчик принимающий стороны представляет делегацию гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев. После приветствия руководитель принимающей стороны приглашает гостей пройти к столу переговоров и занять места лицом к окну (исключения составляют окна, выходящие на солнечную строну). Разговор должен начинаться с нескольких общих вопросов: «Как вы доехали?», «Как вы разместились в гостинице?». Воспитанный человек при этом не станет жаловаться на все неприятности случившиеся с ним. Достаточно ограничиться фразой: «Спасибо. Все прошло благополучно». Затем хозяин встречи передает свою визитную карточку руководителю группы гостей (японцам и южнокорейцам визитные карточки передаются двумя руками, как и принимаются). Если участников немного обмениваться визитными карточками могут все участники.
После представления начинается беседа. Ее всегда начинает руководитель принимающей стороны. Беседа не должна продолжаться более двух часов. Через 30 минут после начала секретарь может предложить чай или кофе. Чашки подаются ручкой к правой руке гостя. Ложка должна лежать перпендикулярно руке гостя. На стол можно поставить сахар рафинад и конфеты в коробках.
Если по завершению встречи планируется подарить подарки, то следует учесть, что не следует дарить одинаковые сувениры руководителю группы и остальным участникам.
Когда встреча закончена, первым из-за стола встает руководитель принимающей стороны и проходит на то место, где он встречал гостей, прощаясь с каждым. Выходить из дверей кабинета не рекомендуется.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
2.1. Профессиональная подготовка. Цели переговоров. Определение областей совпадения и расхождения интересов. Предмет переговоров. Кто Ваши партнеры? Понимание мотивации и интересов партнера. Подготовка плана переговоров
2.1. Профессиональная подготовка. Цели переговоров. Определение областей совпадения и расхождения интересов. Предмет переговоров. Кто Ваши партнеры? Понимание мотивации и интересов партнера. Подготовка плана переговоров Стадия подготовки переговоров включает
7. Варианты приватизации
7. Варианты приватизации Мысль о приватизационной лотерее впервые появилась после реальной приватизации в России. Когда она прошла, то, конечно, каждого честного человека она задела за живое, если сказать очень мягко.И появилась мысль: а вообще говоря, что могло бы быть
Варианты автоответчиков
За столом переговоров
За столом переговоров Сталин был трудным соперником, партнером по переговорам. Об этом говорят многие видные политические деятели, дипломаты той эпохи, прежде всего Черчилль. Сталин в большинстве случаев достигал того, чего он хотел достичь, на переговорах. Л. Белади, Т.
Примеры рассадки
Примеры рассадки Как можно организовать один и тот же зал? Существует множество вариантов рассадки. Давайте рассмотрим их подробнее. При рассадке «Класс» участники сидят за столами/партами и смотрят в одну сторону (рис. 14). Обычно перед ними находится
Международные обычаи и правила поведения за столом
Международные обычаи и правила поведения за столом О главном Этот раздел рассказывает• О ТОМ, КАКИМИ ВИДЯТ АМЕРИКАНЦЕВ ПРЕДСТАВИТЕЛИ ДРУГИХ КУЛЬТУР• О ТОМ, КАК ПРИВЕТСТВОВАТЬ ЗАРУБЕЖНЫХ ГОСТЕЙ• О ТОМ, КАК РАЗЛИЧАЕТСЯ ЯЗЫК ТЕЛА В РАЗНЫХ КУЛЬТУРАХ• О РЕГИОНАЛЬНЫХ
6. Что говорить за столом переговоров
6. Что говорить за столом переговоров Движущие силы переговоров: вопросы Как же прекратить заниматься самообманом на переговорах? Как не допустить непонимания или устранить его, если оно все же возникло? Как выявить реальные трудности и проблемы? Как сделать так, чтобы
7. Как говорить за столом переговоров
7. Как говорить за столом переговоров Движущие силы переговоров: «горючее» системы Кэмпа Умение задавать хорошие вопросы — самое качественное наше «горючее». Это — основная поведенческая цель. Остальные четыре из пяти других поведенческих целей, которые я называю
Бизнес за столом
Бизнес за столом В последнее время стало достаточно распространенным явлением проведение переговоров или встреч за обеденным столом. Что необходимо учитывать и обязательно соблюдать:Приступайте к еде только после того, как это сделал пригласивший человек или главная
Джентльменский набор для переговорки: как оборудовать удобную переговорную комнату
Начать встречу из дома, продолжить в машине, а закончить в офисе за чашкой крепкого кофе с коллегами? Почему бы и нет. Конечно, если функционал переговорной комнаты позволяет проводить такие собрания. На примере переговорок, оборудованных сотрудниками STEP LOGIC для сотрудников STEP LOGIC, рассказываем, как без потери качества коммуникаций объединить офис с удаленными рабочими местами и заказчиками и создать комфортную атмосферу для проведения встреч.
Три года назад перед компанией встала задача оборудовать в офисе удобные для совместной работы переговорные комнаты. Во многом это помогло нам спокойно пережить локдаун, потому что после перевода сотрудников на удаленку буквально все бросились выстраивать системы ВКС, а у нас они успешно применялись уже не первый год. В этой статье подробно расскажем о технологиях, которые были использованы при строительстве.
Cisco как основа
Так как инфраструктура офиса преимущественно построена на оборудовании Cisco, в качестве платформы видеоконференций в переговорных комнатах мы взяли Webex. Именно благодаря этому наши сотрудники могут подключаться с различных персональных устройств без установки ПО через браузер.
Выбор видеотерминала был основан на двух критериях – удобстве использования и возможности автоматического трекинга камеры на выступающего. Казалось бы, эта опция, скорее, приятное дополнение, но именно за счет нее у удаленных участников встречи формируется эффект присутствия. Обычные камеры снимают все помещение, поэтому тем, кто подключается дистанционно, тяжело распознать выступающего. Трекинг эту проблему решает – изображение «говорящей головы» выводится на экран крупным планом.
Механика трекинга может быть разной. Например, на рис.1 эту функцию выполняет Cisco Quad Camera — четырехобъективный блок камер с одной широкоугольной камерой и тремя телекамерами с разрешением 5К, который имеет встроенный микрофонный массив для точного определения направления голоса. За счет высокого разрешения камер алгоритм трекинга “вырезает” выступающего из всего изображения и показывает его в разрешении 2К. Другие камеры тоже задействованы в процессе — они постоянно находятся «начеку», готовятся к поиску и отображению следующего активного говорящего.
Рис.1. Видеотерминал Cisco Room Kit Plus
На рис. 2 за автоматический трекинг отвечает система Cisco SpeakerTrack. Она имеет две PTZ камеры с разрешением 2К и встроенный микрофонный массив. В то время как одна из камер находит активного говорящего и показывает его крупным планом, другая — пребывает в активном поиске следующей «говорящей головы».
Рис. 2. Система видеоконференцсвязи Cisco TelePresence MX800
Кстати, в первом случае комплект мы собирали самостоятельно, а во втором — все оборудование было «под ключ», включая ТВ, сенсорные панели и тд.
Дополнительные детали
Естественно, система видеоконференцсвязи — это лишь часть комплексного проекта. Для того, чтобы паззл сошелся, мы включили в него дополнительные решения для создания комфортной среды при совместной работе.
Для отображения контента в переговорных используется Crestron AirMedia. AirMedia — это презентационный сервер, принимающий и передающий данные с пользовательских устройств — смартфоны, планшеты, ноутбуки — по беспроводному каналу. Решение примирило служителей сект пользователей Windows и Mac OS, так как к нему можно подключать устройства на обеих операционках. Система также совместима с Apple IOS и Android, поддерживает передачу изображений и документов в формате PowerPoint, Excel, Word и PDF, а также звук и видео. В режиме Quad View на общий экран можно одновременно вывести до четырёх источников. AirMedia интегрируется в корпоративную сеть, что избавляет наших коллег от необходимости переключаться между сетями Wi-Fi.
Управление видеокомплексом осуществляется с сенсорной панели. С помощью нее можно включить комплекс, начать звонок, отрегулировать громкость звука, найти абонента в записной книжке компании, управлять микрофоном и в случае необходимости применить «mute».
Для совместной работы наши коллеги используют интерактивную доску (Smart) — дисплей, который может работать как обычная маркерная доска: на ней «пишут» с помощью стилуса и электронных чернил и стирают ладонью. Сохраняются записи во внутренней памяти нажатием одной кнопки. На панели расположен QR-код. Отсканировав его, можно синхронизировать панель со своим устройством и все написанное на дисплее сразу отображается на нем и наоборот. Предоставить доступ к просмотру и внесению записей на панели в режиме реального времени можно одновременно 250 пользователям. Для этого достаточно выслать им ссылку на email, по СМС, в WhatsApp, через AirDrop или любым другим удобным способом.
Узнать о загруженности переговорных комнат помогает система бронирования Crestron, которая напрямую интегрируется с Microsoft Exchange (для пользователей Outlook и Office 365), приложением календаря Google Calendar, включая G Suite. Решение поддерживает программное обеспечение для планирования CollegeNET 25Live и Ad Astra, а также IBM Notes через локальный сервер.
Организация пространства
Еще одной важной деталью является правильная организация пространства переговорной. Сотрудники должны комфортно себя в ней чувствовать, в то же время нужно выполнить все требования по установке оборудования: правильно выставить свет и сделать правильную акустику.
Чтобы избавиться от нежелательных призвуков и эхо в переговорках была выполнена специализированная отделка. Добиться оптимального уровня RT60 помогли мягкие звукопоглощающие панели. Они имеют комфортный для глаз цвет и в то же время не отвлекают внимание участников при обсуждении животрепещущих вопросов.
Коммутация всего оборудования выполнена на основе технологии HDBaseT. Благодаря этому цифровые видеосигналы передаются на расстояние без помех и артефактов по кабелю витая пара.
Если встреча затянулась, а телефону или ноутбуку срочно требуется подзарядка, то можно воспользоваться беспроводной зарядкой и розеткой 220 В, спрятанными в лючок на столе. Также в нем можно найти входы HDMI и USB C для передачи картинки и звука в высоком качестве.
Еще год назад этого функционала было вполне достаточно, чтобы обеспечить удобную совместную работу. Но пандемия внесла свои коррективы и привела к осознанию, что для упрощения удаленных коммуникаций желательно иметь возможность подключения нескольких сервисов видеоконференций. Поэтому в ближайшее время мы планируем реализовать в переговорных комнатах поддержку Microsoft Teams и Skype.
Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?
Рис. Последовательная рассадка за столом переговоров.
Рис. Встречная рассадка за столом переговоров.
Рис. Круговая рассадка за столом переговоров.
Техническое оснащение переговорной комнаты (митинг рум)
Данный материал рассчитан на то, чтобы любой пользователь или покупатель понимал, какие факторы влияют на правильное и эффективное оснащение или оформление любой переговорной комнаты (митинг рума). И являясь заказчиком, могли всё предварительно обдумать, а затем сформулировать поставщику (изготовителю мультимедийного комплекса) четкую инструкцию, что и как должно быть организованно и функционировать. При этом многократно улучшая последующую совместную работу с инсталляторами инженерного комплекса.
Данная публикация будет разбита на пять тематических частей, где подробно будут расписаны все важные элементы технического оснащения переговорных комнат.
Также хотим обратить внимание на то, что в этих статьях речь пойдет о небольших размеров митинг румов, с количеством участников не более 6-8 человек, где для их общения можно обойтись без звукоусиления речи. Залы для переговоров больших делегаций мы подробно опишем в следующих сериях обзоров «Как оборудовать конференц-зал». Так как их техническая организация существенно отличается от информации в данной публикации.
Что такое комната для переговоров
Малая переговорная комната это специализированное помещение, которое предназначено для встречи с клиентами или партнёрами, корпоративных заседаний, презентаций, обучения, собеседований. Важно заметить, что правильно скомпонованная мебель, интерьер и техническое оформление митинг рума воспринимаются гостями и сотрудниками как лицо компании, формируя позитивные имидж и отношение к предприятию.
В небольших залах для совещаний обеспечивается максимальная эффективность встречи, предполагая удобную и комфортную работу для всех ее участников. Где правильно подобранная техника, установленный специальный стол, мягкие кресла для присутствующих, мебель и общий декор комнаты должны создавать ощущение уюта и комфорта.
Одно из преимуществ данного типа помещений это небольшие размеры, позволяющие вести беседу делегатов без усердного и длительного повышения голоса, собственно избавляя от приобретения микрофонных систем. Однако последние могут присутствовать в виде общих настольных плоских широконаправленных микрофонов, например «микрофонов-лягушек», или подвесных потолочных микрофонов (1-2 на помещение), если предусмотрена запись обсуждения.
Рассматривая техническую часть оснащения комнаты, зачастую используют средства для отображения различных дополнительных информационных аудио- и видеоматериалов, облегчающих восприятие и анализ данных. Аппаратуру протоколирования хода обсуждения, техника для привлечения к обсуждению лиц, находящихся в удалённых местах, вспомогательные системы, например, регулируемое зашторивание окон, освещение, климат-контроль. Как правило, для удобного и оперативного управления многозадачным комплексом, применяется интегрированная система управления по типу «Умного Дома» или выражаясь профессионально «Коммерческая автоматизация инженерных систем».
Коммутация сигналов и выбор отображающих средств осуществляется так, чтобы можно было использовать как штатное оборудование, имеющееся у хозяина переговорной, так и источники или записи, доставленные партнёром. При использовании мультимедийного проектора, уровень яркости должен быть достаточно высоким – таким чтобы не требовалось полное затемнение помещения, которое лишит возможности во время переговоров делать различные заметки или записи. Разрешение отображаемой информации (проектор, LCD панель или монитор) должно соответствовать максимальным стандартам (не меньше 1920х1080 пикселей), чтобы получить отличную детализированность изображения.
При большой насыщенности аппаратурой, в частности, при наличии видеоконференц-системы, в митинг руме может быть организовано отдельное рабочее место оператора-ассистента.
Состав аудиовизуального комплекса для комнаты переговоров
В общем виде в комплекс технических средств могут входить:
- функциональная мебель, а именно: стол для переговоров той или иной формы и кресла для сидящих за этим столом
- дополнительно могут присутствовать специальные конструктивы переднего фронта с вмонтированными в него телевизионными экранами, акустическими системами, камерой видеоконференцсвязи, консоль (стол) оператора-ассистента и несколько кресел (стульев) для приглашённых на переговоры или пришедших вместе с партнёрами
Функциональная мебель для переговорной комнаты
Стол для переговоров представляет собой предмет улучшенного дизайна. Его конструктив, как правило, не простой прямоугольный, а как минимум имеет скруглённые углы или овальные очертания. Столешница утолщена, опоры (тумбы) стола утоплены, предусмотрено большое свободное пространство для ног (вплоть до возможности их распрямить). В стол может быть интегрирован специальный закрывающийся модуль (коммутационный люк) для внешних соединений, к которому подключаются общий настольный широконаправленный микрофон (или два микрофона), переносной ноутбук или другие источники сигнала участников заседаний. На столе располагается беспроводная клавиатура и мышь для работы со стационарным компьютером, а также беспроводный сенсорный пульт автоматизированного управления (зачастую iPad), который может передаваться от одного пользователя к другому.
В зависимости от количества мест за столом, он выполняется либо цельным, либо секционным.
Схема рассаживания участников и соответственно его форма, принимаются с учётом расположения экранов для коллективного показа и камеры видеоконференц-системы. Наиболее распространённый вариант – участники сидят вдоль длинных сторон стола напротив друг друга, а экран находится напротив одного из торцов стола. Этот вариант простой и очевидный, но если видеоконференцсвязь используется часто, то организовать схему «телеприсутствие» в нём затруднительно.
Другая схема сводится к тому, что участники переговоров располагаются вдоль трёх сторон стола (одной продольной и двух торцевых), а системы отображения и камера видеоконференцсвязи устанавливаются вдоль свободной продольной стороны. Тут поворотная камера сможет качественно показать любого из участников, а если камера неподвижная с широкоугольным объективом, то будут сразу видны все участники. Данный вариант отлично подходит до 5-6 участников.
Также имеются варианты с вмонтированными в стол индивидуальными наклонными компьютерными мониторами с не очень большими экранами – такими, чтобы они не перекрывали видимость лиц сидящих напротив участников. Либо схема с двумя дисплеями большой диагональю, висящими на стенах или потолку напротив друг друга за спинами переговорщиков. В этом случае на экран придётся смотреть поверх голов.
Еще возможен вариант с трапециевидным столом, расширяющимся в сторону торца, у которого находятся экран и видеокамера.
Габаритные размеры стола выбираются из расчёта того, что все участники деловых бесед будут сидеть в подвижных креслах, должны иметь значительный «собственный» участок столешницы, чтобы можно было работать с бумагами. Стол получается большим - ширина зоны приходящегося на одного участника принимается равной 670…750 мм или более, глубина столешницы – не менее 600…650 мм на сторону. Если в столе будут встроены индивидуальные мониторы, его габариты могут ещё увеличиться. Уровень столешницы принимается равным 750…760 мм.
Консоль оператора-ассистента используется в митинг румах с большим количеством оборудования и широкими коммутационными возможностями. Это может быть стол, в котором установлена абсолютно вся аппаратура (на полках или во встроенном рэке) и на котором стоят монитор (мониторы), документ-камера, лежат клавиатура и мышь оператора, микшерный пульт и многое другое. Так как ассистент находиться не далеко, все просьбы или команды отдаются просто голосом.
Место ассистента может быть «спрятано» в нишу комнаты или представлять собой что-то вроде закрываемого шкафа. Ведь далеко не на всех переговорах будут широко использоваться аппаратные средства, где необходима техническая поддержка ассистента.
В комплексах, где место оператора не предусматривается, но развита автоматизированная система управления, компьютер, источники сигналов, коммутаторы, усилитель и т.п. помещаются в отдельную монтажную стойку (рэк). На верху стойки устанавливается монитор компьютера (если позволяет высота рэкового шкафа) и может предусматриваться выдвижная полочка для клавиатуры и мыши, что удобно, даже если используются беспроводные клавиатура и мышь (работа стоя). В собственно стол для переговоров никакая аппаратура, кроме упоминавшейся ранее, не прячется.
Также будет интересно ознакомиться:
Техническая консультация и приобретение
Для консультации, заказать расчет или купить мультимедийное оборудование для переговорной комнаты в Киеве свяжитесь с нашими специалистами по телефону или воспользуйтесь экспресс-заявкой:
☎ +38 (044) 594-39-60
☎ +38 (095) 512-12-34
☎ +38 (097) 772-12-34
☎ +38 (063) 012-12-34
✉ Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Читайте также: