Как разобраться на столе
В этой статье предлагаю обсудить своеобразной чек-лист уборки на рабочем столе, с помощью которого можно навести и поддерживать порядок. Порядок на рабочем пространстве служит одновременно и мотивацией, и комфортными условиями для высокой продуктивности.
1. СОРТИРОВКА ДОКУМЕНТОВ
Первое, с чего я начинаю уборку на рабочем пространстве - это организация хранения документов .
Продуманная логика и система способны значительно облегчить труд по наведению порядка, поскольку не надо будет каждый раз отдельно решать, куда надо положить эту бумажку, а у каждой вещи и документа будет свое место. Останется только внедрить в привычку класть все документы на отведенное для них место.
Для себя я разработала такую систему хранения документов:
- документы, которые нужны на регулярной основе всегда - в отдельной папке на расстоянии вытянутой руки;
- документы по конкретным проектам, которые необходимо хранить, но которые не нужны в повседневной деятельности - в подписанных папках и спрятаны либо в стол, либо в шкаф;
- документы, которые нужно в ближайшее время подписать, разобрать, на них ответить или передать кому-либо (то есть что-то с ними дальше сделать) - также в отдельном лотке на расстоянии вытянутой руки на столе с подписанным листочком, что это "требует внимания".
Таким образом на столе не должно лежать ни одной одинокой бумажки. Отдельно здесь надо упомянуть об использовании черновиков в офисной работе. С целью оптимизации использования бумаги, сокращение расходов, сокращение избыточного потребления я всегда использую бумагу, на одной стороне которой напечатали что-то не нужное, как черновик для записей. На столе или на тумбочке возле стола всегда стоит специальный лоток, куда складывается эта бумага.
Если различных бумаг в работе используется очень много, то я бы рекомендовала купить объёмный органайзер для документов . Я использую такой, как на фото ниже. Покупала его на AliExpress за 542 руб. по этой ссылке.
2. КАНЦЕЛЯРИЯ
Прежде всего необходимо очертить круг тех предметов, которыми именно вы пользуетесь в своей повседневной деятельности для того, чтобы не нагромождать на столе множество ненужных предметов.
Также я рекомендую обязательно под рукой всегда держать блокнот или черновик для записей . Это делается для того, чтобы всегда можно было записать какую-либо мимолетом брошенную фразу или зафиксировать быстро пришедшую идею, мысль, к которой обязательно надо вернуться позже, чтобы разобрать её подробнее.
Обращаться к ежедневникам в таком случае зачастую бывает довольно сложно, потому что нужно найти место для записи. а если есть продуманная система, то нужно не нарушить эту систему. и так далее. А если пытаться записывать такие быстрые вещи в телефон, то есть риск полениться его доставать, или всё же записать и забыть.
А если всё фиксировать в блокноте на столе и взять за правило в конце рабочего дня убирать его в шкаф или тумбочку, предварительно разобрав все записанные мысли за день , то ни одна мысль не пропадет даром.
Кроме того, многим для работы обязательно нужен календарь перед глазами . Конечно можно обращаться к календарю на телефоне, планшете или ноутбуке, однако удобно, когда цифры всегда перед глазами, особенно если работа связана со множеством различных встреч и мероприятий.
Для того, чтобы избежать неловких моментов и дурацких ситуаций, когда в самый нужный момент под рукой нет ни ручки, ни карандаша или, например, клея, я предлагаю зафиксировать регулярность обновления канцтоваров. Каждый из нас примерно знает, насколько ему хватает того или иного предмета. Я, например, понимаю, что мне нужны гелевые ручки в достаточно большом объёме, потому что пишу только гелевыми. Следовательно каждые 3 месяца мне необходимо закупать по 10 синих или чёрных гелевых ручек. Можно составить себе такой небольшой список с указанием дат совершённых и следующих планируемых покупок и отслеживать всё по этому списку.
3. СРЕДСТВА ДЛЯ УБОРКИ
Для того, чтобы поддерживать порядок на рабочем столе всегда было легко, необходимо обеспечить себе для этого все условия . И прежде всего надо позаботиться о том, чтобы в зоне свободного доступа были все необходимые предметы, необходимые для уборки.
Для меня в список этих вещей входят следующее:
- влажные салфетки для уборки пыли,
- влажные салфетки для очистки техники,
- сухие салфетки для того, чтобы убрать, если пролилась какая-либо жидкость,
- тряпка для доски (поскольку часто использую доску во время мозгового штурма или для фиксации важных задач),
- мусорное ведро, чтобы выбрасывать лишнее и ненужное сразу, не накапливать на столе. Поскольку мусор по большей части офисный, "сухой", то можно обойтись без сменных мешков.
4. ДОСТУП К ЭЛЕКТРОПИТАНИЮ
Думаю со мной согласятся многие, что разрозненные провода, в хаосе разбросанные под столом и на столе, способны убить любой порядок на любом рабочем пространстве. Поэтому отдельно в нашем чек-листе стоит грамотная расстановка заряжающих и зарядных устройств.
Для того, чтобы содержать их в порядке можно воспользоваться различными помощниками и органайзерами, которые фиксируют провода на месте (пример на фото ниже). Купить такие крепежи можно на вездесущем Aliexpress :) Например, ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ .
Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее
Рабочее место — это персональный ЦУП. От того, насколько рационально оно организовано, зависит производительность. Мы расскажем, как навести порядок на рабочем столе и стать продуктивнее.
На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.
Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.
Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.
Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.
Правило 1. Расставьте всё правильно
Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.
Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.
Правило 2. Используйте канцтовары рационально
Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.
Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.
Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.
Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма
Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.
Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.
Правило 4. Не переборщите с личными вещами
Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.
Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.
Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.
Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой
Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.
Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.
Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.
Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы
Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.
Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.
Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы
Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:
- важные и срочные;
- срочные и неважные;
- важные и несрочные;
- несрочные и неважные.
Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.
Правило 8. Наводите порядок как можно чаще
Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.
На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?
Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.
Как навести и поддерживать порядок в компьютере, чтобы быстро находить всё необходимое
Компьютер превратился в помойку? Найти нужный файл почти нереально? Разобрать запасы, удалить ненужное и систематизировать важное не так уж и сложно.
Как упорядочить содержимое компьютера
Сначала нужно провести генеральную уборку: разобраться со всеми файлами, документами и закладками, организовать их и упорядочить.
Документы
- Просмотрите файлы, удалите ненужные.
- Каждый важный документ переименуйте так, чтобы его можно было найти по ключевому слову, дате, теме.
- Рассортируйте документы по папкам.
- Общую папку с важными документами необходимо сохранить где-нибудь ещё. Например, на отдельной флешке, но лучше — в облачном хранилище.
- Убедитесь в том, что дубликаты ваших документов:
- упорядочены не хуже оригиналов;
- надёжно защищены.
Фотографии и картинки
- Просмотрите все фотографии и обязательно удалите повторяющиеся, неудавшиеся и случайные снимки. Избавьтесь от тех, которые не хочется пересматривать.
- Рассортируйте фото по датам. Я также предпочитаю после даты вписывать локацию или название события в название папки. Например, «02.09.2015. Львов». Это помогает не только организовать папки, но и найти потом нужную по ключевому слову.
- Как раз сейчас самое время достать флешку. Когда разбираешь фотографии, всегда найдутся те, которые нравятся особенно сильно. Так как мы наводим порядок раз и навсегда, вы вряд ли будете перебирать все снимки снова. Так что это идеальный момент для того, чтобы скопировать любимые фото на флешку и распечатать их позже. Если хочется, конечно.
- Как и в случае с важными документами, папки с самыми дорогими сердцу фотографиями дополнительно скопируйте в облачное хранилище. Следите за тем, чтобы и в облаке все снимки были упорядочены.
- Для изображений из интернета, рисунков, иллюстраций создайте отдельную папку. Систематизируйте файлы внутри так же, как и фотографии, только распределяйте по папкам с названием-тегом.
Другое
- Наибольшее количество мусора обычно скапливается в папках загрузок — там, куда автоматически отправляются файлы после скачивания. Найдите такие папки и хорошенько их разберите.
- Не забывайте о рабочем столе. Сюда мы часто сохраняем файлы, которые понадобятся в ближайшее время, а удалить забываем. Разберите то, что накопилось, и избавьтесь от ненужного.
Электронная почта
В ящиках скапливается столько писем, что сложно найти нужное. Вам понадобится время и терпение, чтобы разобраться с почтой, но это того стоит.
Упростить разбор почты поможет Gmail offline. Все изменения, которые вы сделаете, вступят в силу после подключения к интернету. Письма уйдут к адресатам, ненужная корреспонденция удалится. Пользуйтесь, когда выдастся минутка без интернета.
Закладки
- Пересмотрите все страницы, сохранённые как закладки.
- Сайты, на которые возвращаетесь ежедневно, сохраните на стартовой странице или на панели закладок.
- Статьи, которые вы собираетесь прочитать позже, скачайте в виде документа или перенесите в отдельную папку.
- Остальные закладки группируйте по тематическим папкам.
Пользуйтесь сервисами для закладок: с ними будет удобнее и сортировать сохранённые страницы, и добавлять новые. Вот несколько интересных решений:
Как избежать бумажного кошмара в офисе: 10 советов
Когда много работы, времени на уборку стола и сортировку бумажных отчетов-счетов-договоров (список можно продолжать бесконечно) катастрофически не хватает. Мы откладываем все это на более благоприятный период, который все никак не наступает. И в итоге иногда среди гор бумаг можно просто потеряться.
1. Скорость прибывания количества документов превышает скорость их обработки.
2. Нет отработанной системы обработки и хранения бумаг.
3. Решение о том, что делать с бумагами откладывается и в итоге они скапливаются в огромные горы.
4. Человек не может решить, какие документы нужно сохранить, а какие можно выбросить.
5. Человек не может выделить достаточное количество времени на то, чтобы разобраться с бумажным потоком.
Что же нужно сделать для того, чтобы работа с документами не превратилась в сплошной кошмар?
Выделите специальное время для работы с бумагой (обработка, сортировка, хранение). Хотя бы раз в неделю обрабатывайте входящие документы и откладывайте в папки те, которые все-таки стоит сохранить.
Избавляйтесь от таких документов, как бюлетени из церкви, рекламные проспекты, взятые на выставках или у страховых агентов, если точно знаете, что не собираетесь воспользоваться их услугами. Не складируйте их у себя на столе — это только запутает вас и добавит горам документов солидности.
Избавляйтесь от тех журналов, в которых вы читаете только некоторые статьи. Оставляйте только те, которые прочитываете от корки до корки.
Установите для прочитаных журналов и газет конечный срок хранения. Когда срок истечет, выбрасывайте без сожаления.
Храните неподалеку от рабочего стола только те документы, с которыми вы будете работать. Или которые будут использованы в ближайшее время.
Создайте свою систему хранения бумаг, чтобы при необходимости вы могли найти нужный документ без переворачивания вверх дном всех папок и ящиков.
На своем рабочем столе держите только те бумаги, с которыми будете работать в ближайшее время. Причем срочные бумаги должны лежать ближе к вам, чем те, с которыми можно поработать немного позже.
Храните бумаги, которые должны быть прочитаны не срочно, подальше от рабочего стола. Это может быть полка, столик возле дивана или ваш портфель, чтоб читать по дороге домой или в самолете. «Должны быть прочитаны, но не срочно» означает, что если вы не прочтете эти бумаги в ближайшее время, это не повлечет за собой негативных последствий. Бумаги для чтения не стоит совмещать с бумагами, которые требуют неотлагательных действий.
Бумаги, с нужностью и срочностью которых вы еще не определились, лучше скалдывать в отдельную папку с названием «Возможности». И положите ее подальше от стола. Периодически просматривайте эту папку — возможно некоторые документы могут быть как раз кстати. Выделяя для таких бумаг отдельное место не на вашем рабочем столе, вы избавляетесь от бумажных завалов и облегчаете себе работу.
Читайте также: