Что должно быть на столе у бухгалтера
Давно прошли те времена, когда под словом «бухгалтер» люди подразумевали занудную особу неопределенного пола и возраста с балансовой ведомостью поверх очков. Сегодня бухгалтер — мозг предприятия, сосредоточивший в себе множество компетенций, ангельское терпение и усердие, заложенное на клеточном уровне. Но как заставить мегамозг работать без сбоев? Ответ на этот вопрос ищем в недрах офисного фэн-шуя – комплекса мероприятий в поддержку жизненной энергии. Улыбнулись? А теперь о серьезном.
Обустройся по фэн-шую: 5 советов для бухгалтера
Перекресток всех дорог
Рабочее место бухгалтера – это перекресток важных дорог: вопросы по финансам, отчеты по налогам, зарплатные нюансы… Управлять ими, проворачивая в голове хитроумные комбинации и сводя цифры – задача не из легких. Правильно организованное пространство и удобное рабочее место бухгалтера могут «притянуть» финансовые потоки, а могут стать источником смуты и серьезных «неполадок».
Тайное оружие — на службе у бухгалтеров
Можно ли облегчить жизнь загруженному на все извилины теменной доли бухгалтеру? Офисный фэн-шуй уверен, что да. Воплотите в офисную жизнь 5 креативных приемов и получайте успешные балансы и довольных жизнью сотрудников. Ну что, по с читаем?
Совет 1. Эргономизируйся! Или как правильно организовать рабочее пространство
Наша цель — оптимально организовать рабочее место. Чтоб сидеть удобно, ходить недалеко и ничего не терять, в том числе, здоровье. Звучит скучно? Поверьте фэн-шую: усилия окупятся с лихвой.
Какие правила должны соблюдаться для достижения максимальной продуктивности в «офисном» бухучете:
- не допускайте «китайской» скученности. На одно рабочее место отводите минимум 4,5 метра, а лучше все 6. До соседнего стола – не менее 2 метров;
- обзаводитесь «картотеками» – в ячейках или органайзерах приятно хранить договоры, расчетные листки, первичную отчетность;
- ищите лучшее. Компьютер желательно иметь «скоростной», с кучей ядер и новым софтом; компактный и маневренный. Отличное решение – моноблок, идеальное – сенсорная модель, которая управляется без клавиатуры и мышки. И долой все провода. С рабочего стола точно;
- присаживайтесь поудобнее. Мягкий стул или компьютерное кресло – фэн-шуй разрешает и то, и другое. Главное – правильные «настройки» по поддержке спины.
Внимание! Креатив! А вы знаете, что уже придумали компьютер в форме сенсорного 30-дюймового дисплея, встроенного в милый кофейный столик?
Совет 2. Светить всегда, светить везде! Или как впустить на работу солнце
Вы удивитесь, но иногда уют и удовольствие в рабочий процесс способны внести…лампы. Плохое освещение губительно для позитивной энергии. Фэн-шуй настойчиво призывает добавить максимальное количество света, пусть он будет слева и сверху, прямо и за спиной. Неважно, какой дизайн светильников вы предпочтете: строгость классических линий или неоновый хай-тек. Их главная задача – дарить тепло и… эндорфины.
Хорошим решением для рабочего места бухгалтера станут поворотные светильники на штанге, либо настольные аналоги, имеющие систему крепления к столу. Хотите защитить от попадания бликов в монитор? Выбирайте специальные лампы с отражателями конусообразной формы.
Внимание! Креатив! Если вы не считаете, что всякие мимимишные штуковины снижают градус солидности бухгалтера, то приобретите эксклюзивную лампу, отражающую ваш яркий внутренний мир.
Совет 3. Не думай о минутах свысока! Или как сберечь драгоценное время
Бухгалтер – человек настолько загруженный, что кипы счетов-фактур, авансовых отчетов и «черновых» таблиц могут заполонить его стол раньше, чем он запланирует первый «перекур» на новом рабочем месте. Выход – организовать работу с документами так, чтобы они не складировались. А заодно наладить процесс планирования, внутреннего контроля и собственной «перезагрузки». Здесь нам не обойтись без умных помощников.
- заведите электронный бератор. Компактный мобильный советчик в тонком стильном корпусе будет всегда под рукой. Спросить можно что угодно и где угодно: уточняйте изменения в законодательстве, порядок расчета налогов, тонкости оформления документа;
- не пренебрегайте электронным планировщиком дел. Технологии приходят в нашу жизнь даже быстрее, чем повышение зарплаты. Существуют специальные программки, которые сохранят ваши мысли, напомнят о делах и даже поблагодарят за пунктуальность. Не знаете, что это? Попробуйте электронный деловой органайзер типа LiderTask;
- еще не ушли устанавливать новый софт? Тогда раскроем один важный секрет: не держите в офисе часы! В смысле, совсем. Фэн-шуй знает, что часы заставляют нас нервничать и постоянно отвлекаться. Лучше доверить напоминания о дедлайнах вашему компьютеру.
Внимание! Креатив! Установите на рабочую «машину» мотивирующий скринсейвер – экранную заставку, которая в нужный момент взбодрит вас и вернет в рабочее русло.
Совет 4. Зри не только в монитор! Или как не превратиться в «очкарика»
«Слабое» место у любого офисного работника, а тем более, скрупулезного и щепетильного (не занудного) бухгалтера – глаза. Как сберечь зрение и орлиную зоркость, даже став главбухом? Фэн-шуй дает точные рекомендации:
- предпочтите большой, 20-23 дюймов, монитор с матовым покрытием. Глянцевый «аналог» бликует и слепит глаза;
- своевременно обновляйте видеодрайвера;
- каждые 20-30 минут делайте короткий перерыв (но не глазейте на экранную заставку или в телефон). Напомнят о плановом «брейке» специальные бесплатные приложения;
- про гимнастику для глаз – это, конечно, из разряда посмеяться. Но наблюдение за удаленными объектами (коллега в новом костюме, например) в течение короткого времени пойдет на пользу не только глазам, но и мозгу.
Внимание! Креатив! А почему бы не повесить табличку для разминки глаз на кабинет директора?!
Совет 5. Глаголь истину! Или как повысить личную эффективность
Глянцевые и профессиональные журналы словно сговорились и сыплют на бедных бухгалтеров кучей новомодных словечек. Одно из них – нетворкинг – означает умение налаживать и поддерживать деловые контакты. Бухгалтеру это умение сослужит хорошую службу. Итак, что надо делать в перерывах между отчетами? Обрастайте связями и новыми контактами, предлагайте помощь, благодарите за совет, просите о поддержке и восхищайтесь людьми! Даже строгим налоговым агентом.
Внимание! Креатив! А вы знаете, что на вопрос, какой бухгалтер идеальный, налоговые инспекторы во время опроса ответили: который никогда не появляется лично. Промолчим, правда?
Все будет турбо!
Хотите спросить, какие из приведенных советов реально действенные? Офисный фэн-шуй работает там, где его принимают и поддерживают. Не исключено, что уже в скором будущем появится еще одна необходимая для бухгалтера программа, например, какая-нибудь «Турбо бух фэн-шуй». Ой, а вы ее уже, оказывается, устанавливаете?
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Безопасное рабочее место бухгалтера: обзор гаджетов
Подготовили обзор полезных технических штук для бухгалтеров. Тех, что повышают работоспособность и берегут здоровье. Расспросили у практикующих бухгалтеров, какие гаджеты облегчают им работу. Мы, как программа «Контрольная закупка», тоже не сотрудничаем с производителями. Просто хотим облегчить вам поиск полезных устройств.
ИТ-службы многих компаний снабжают бэк-офисы по остаточному принципу – лучшая техника отправляется на столы творческим сотрудникам, а в бухгалтерию, HR и юристам отдают устаревшие остатки, от которых портится зрение, осанка и проявляется аллергия.
Разбираемся, как правильно организовать рабочее место сотрудника бэк-офиса или даже бухгалтера на фрилансе, чтобы не страдала эффективность, и не ухудшалось здоровье ценных кадров.
Плохое оборудование «посадит» здоровье любого человека меньше, чем за год – от плохих экранов портится зрение и повышается усталость, устает спина. Перезаправленные картриджи для принтеров портят нервы грязью на чистовых документах, старые компьютеры на столах сушат воздух и гоняют по офису пыль.
Если компания настроена иметь работоспособную бухгалтерию, стоит один раз позаботиться о создании комфортных рабочих мест. Постоянная умственная нагрузка, повышенная внимательность и неотрывный взгляд в экран – это уже стресс, ни к чему усиливать его плохой техникой. И главное – только качественные решения за малую стоимость. Минимизируем траты на закупку и последующее обслуживание.
Компактный моноблок – замена настольному ПК
Лучший компьютер для рабочего места – моноблок. Компьютер, совмещенный с монитором, занимает мало места на столе, не собирает пыль и в целом радует взгляд.
Acer Aspire Z24 не только радует, но и бережет глаза – 24-дюймовый экран получил набор технологий для защиты зрения. Экран не мерцает, а также умеет уменьшать интенсивность синего света, от которого устают глаза и ухудшается внимание при долгой работе с таблицами или текстом.
Моноблок создан с запасом мощности: процессор Intel 7-го поколения и очень быстрый Wi-Fi 802.11ac 2x2, а также россыпь интерфейсов для подключения любой периферии, накопителей и мобильных устройств. Это компьютер класса SOHO – его можно поставить как в офис, так и для домашней работы, чтобы после трудового дня включить детям мультфильмы или даже немного поиграть.
Большой монитор с четкой картинкой
Большой монитор – это не обязательно инструмент для дизайнера. 24 дюйма в наше время – отличная диагональ для любого сотрудника, ведь на ней можно разместить одновременно рядом два документа или таблицы, причем не придется напрягать глаза, пытаясь разглядеть мелкие цифры. Как минимум, главному бухгалтеру такой экран строго необходим.
За монитором Philips 242B7QPTEB можно провести полный рабочий день и к вечеру не чувствовать усталости глаз. 24-дюймовый экран имеет повышенное разрешение 2560х1440 точек, поэтому очень мелкие символы и буквы будут четкими. Технология LowBlue снижает яркость синего света, Flicker-free исключает усталость от мерцания картинки (которого тут нет), а хитроумная подставка SmartErgoBase позволяет настроить высоту и положение экрана под любое рабочее место и любой рост. Правильная настройка экрана снижает нагрузку на спину и избавляет от болей в ней. Такой монитор станет отличным подспорьем для обладателя ноутбука, став вторым (и лучших из двух) экраном.
Настольное МФУ с низкой стоимостью печати
Если в компании ежемесячно печатают сотню страниц, то не имеет значения, какой принтер закупать, лишь бы дешевле.
Для офисов с активным документооборотом, где от принтера требуют тысячи страниц в месяц, нужно специально устройство. Ricoh MP 305+SP – это очень компактный лазерный принтер/сканер/копир с поддержкой печати формата А3 и картриджем, который меняется за две секунды. Устройство простое и понятное, управляется через большой 10-дюймовый сенсорный экран, почти не шумит. Но главное – туба тонера стоит всего 1900 рублей, ее хватает более чем на 14000 отпечатков. Стоимость каждого отпечатка (с учетом расходников) составляет примерно 35 копеек против примерно 1,3 рублей в более дешевых моделях.
За 5 лет активной печати обычный офисный лазерный принтер потребует более 400 тысяч рублей на тонер и расходники, а Ricoh MP 305+SP при том же объеме печати – чуть более 100 тысяч рублей. Даже при своей немалой стоимости, этот МФУ за пятилетку окупится несколько раз.
Планшет с поддержкой 1С
Планшет – не самый необходимый рабочий инструмент для бухгалтерии. Но в некоторых случаях сотруднику в командировке категорически нужно иметь доступ к инфраструктуре на 1С.
Проблема в том, что официальных полноценных мобильных версий «1С Бухгалтерии» не существует, пакет работает только с настольными операционными системами. Поэтому планшет нужен с настоящей Windows.
Acer Aspire Switch 10 V работает на полноценной Windows 10, а потому полностью совместим с любыми продуктами 1С и Microsoft Office. Устройство имеет 10.1-дюймовый сенсорный экран высокого разрешения, 64 Гбайт памяти и даже подсоединяемую клавиатуру, которая превращает планшет в ноутбук. С таким устройством можно организовать полноценное рабочее место для бухгалтера даже в поезде или торговом центре с Wi-Fi.
Планшет Acer Aspire Switch 10 V 64Gb: 21 000 рублей.
Емкая недорогая флешка
Для частников или тех компаний, где не используют собственное корпоративное облачное хранилище, вопрос хранения и переноса документов на флешках всегда актуален. Иметь в отделе одну-две служебных флешки с копией документов, инструкций, статей из законодательства и шаблонов очень удобно. А если приходится то и дело лично посещать налоговые или различные фонды, то без флешки не обойтись.
Toshiba TransMemory U301 – это простой недорогой накопитель от надежного японского бренда. Флешка поддерживает скоростной интерфейс USB 3.0, который будет особенно актуален, если надо скопировать многогигабайтный архив.
Флешка сделана из прочного упругого пластика и имеет отверстие для шнурка – рекомендуем к любому накопителю привязывать шнурочек, так его легче будет найти на столе или в сумке.
USB-флешка Toshiba TransMemory U301 64Gb: 1790 рублей.
Гарнитура для обучения и переговоров
Без наушников не обойтись даже в бухгалтерии – мало ли что. Тем более, если сотрудникам нужно принимать участие в онлайн-совещаниях, смотреть обучающие вебинары по новым законам, общаться с удаленными подразделениями. В таком случае нужна гарнитура, оптимизированная для голосового общения.
Plantronics, один из самых известных производителей офисных гарнитур, имеют в своем портфолио интересную и очень недорогую модель .Audio 355. Это полноценные наушники с микрофоном и регулятором громкости, чье звучание оптимизировано под четкую передачу голоса. Наушники очень мягкие, приятно облегают голову – даже от двухчасового вебинара слушатель не испытает дискомфорта. Гарнитуру можно подсоединить как к компьютеру/моноблоку, так и к ноутбуку/смартфону с одним универсальным аудиоразъемом. Но главное – очень низкая цена за качественный продукт от известного бренда.
Качественная рабочая среда бережет ваши кадры. При работе за хорошим компьютером повышается мотивация и ощущение собственной ценности, значит, сотрудник работает с большей отдачей. Хороший экран с защитой зрения не только сохраняет здоровье, но и снижает усталость при работе, а это также увеличивает продуктивность и снижает шанс ошибок. Правильно подобранная печатная техника существенно экономит средства в периоде нескольких лет.
Кадры, несомненно, решают всё. А правильное рабочее место помогает кадрам «решать» месяцы и годы, без усталости, болезней, жалоб и увольнений по собственному.
Что лежит на столе у бухгалтера: кипы бумаг или аккуратные папочки
В современных офисах рабочее пространство сотрудника — его письменный стол. Если это персональное место, а не свободный угол в воркшопе, можно попытаться установить некоторую связь между характером человека, его рабочими и бытовыми привычками и состоянием рабочего стола.
Идеальный порядок на столе
Это наводит на мысль, что человек аккуратен, педантичен, очень организован. Руководители любят таких и часто говорят: «Порядок на столе — порядок в голове». Однако аккуратное рабочее место не является показателем эффективности работы. Возможно, человек хочет произвести правильное впечатление, демонстрируя окружающим атрибуты организованности, но при этом относится к своим обязанностям весьма прохладно. Еще одна причина идеального порядка на рабочем месте — скрытность. Человек не хочет давать пишу для разговоров, оставляя на столе личные вещи и таким образом закрывается от посторонних вторжений в его личное пространство.
Рабочее пространство организовано
Папки стопкой, документы в контейнерах, визитки в холдерах, книги на полке, канцелярия в ящике. Стремление упорядочить хаос говорит о желании держать ситуацию под контролем. Скорее всего, перед вами «многозадачник», ведущий несколько проектов одновременно. Такие люди регулярно разбирают бумаги на столе, стремясь не столько навести порядок ради порядка, сколько «актуализировать» рабочую среду: документы, требующие немедленной обработки положить поближе, «под руку», файлы по задаче с низким приоритетом, убрать «в дальний ящик».
Творческий беспорядок
Со стороны рабочее место выглядит ужасающе: документы и пачки печенья, ежедневники и бутылки с водой, приглашения, билеты и тысячи маленьких «напоминалок». Кажется, что в этом просто невозможно разобраться. Но «хозяин хаоса» прекрасно в нем ориентируется, с легкостью находя нужный файл в пухлой стопке или маленькую записку с номером телефона среди тысячи мелочей. Это динамичная, креативная натура, которой чужды рамки и ограничения, это человек «потока». Ему безразлично мнение окружающих, важен личный комфорт и удобство.
Подавляющий беспорядок
Рабочее место выглядит неопрятно, и человек прекрасно это понимает. Сам страдает от своей неорганизованности: постоянно все теряет, путает, сам не знает, в каком ящике искать договоры, в каком квитанции. Часто документы «залегают слоями» и ориентироваться можно только по хронологии событий. Можно предположить, что человек не справляется с информационным потоком, интенсивностью событий. Часто не может организовать не только рабочее пространство, но и рабочее время.
Важные мелочи
Обилие витаминов и лекарств может указывать на озабоченность здоровьем или наличие серьезных проблемы в этой сфере. Фотографии друзей или семьи — важность эмоциональной связи с этими людьми. Фото «себя любимого» на отдыхе, в дорогом ресторане, с новой машиной — демонстрация достижений, давление на окружающих, эгоцентризм. Наличие на столе растений или аквариумов — потребность в связи с природой, желание сохранить эмоциональное равновесие и баланс.
О правилах выбора мебели в кабинет главного бухгалтера
Главный бухгалтер компании – лицо, по степени значимости не уступающее другим представителям руководящего состава. Поэтому и рабочее место человека, ответственного за бухгалтерию, должно быть максимально комфортным, чтобы в процессе работы в документацию не смогла вкрасться ни одна, даже самая незначительная ошибка. Хотя в бухгалтерии вообще никаких ошибок быть не должно.
Шкафы для бумаг
Итак, первое, что отличает кабинет главного бухгалтера, это много шкафов с бумагами. Такая работа, ничего не попишешь, поэтому шкафная группа для папок с документацией – главное, что должно быть в бухгалтерском кабинете.
Не секрет, что есть такие папки, которыми в течение рабочего дня надо пользоваться постоянно. Шкафы с ними надо располагать в пределах рабочей зоны, составляющей не более двух шагов. В идеале до ячеек или полок можно докатиться на кресле с колесиками, не вставая.
Тумбочка для 1 000 необходимых мелочей
Бухгалтеру, как никому другому, нужно место для разных канцелярских принадлежностей. Это ручки, карандаши, чистая бумага, устройства для скрепления листов. Они также должны быть под рукой. Поэтому мобильная или стационарная тумба будет кстати. Наряду с принадлежностями в её ящиках можно хранить документы и личные вещи.
Стол – главное поле битвы
Просторный стол. Специфика работы такова, что многие из этих папок постоянно должны быть на столе. Поэтому выбирать нужно стол с просторной столешницей, на которой найдется место как для большого количества бумаг, так и для компьютера или ноутбука.
Офисные кресла и стулья: высота важнее всего!
Кресло или стул. Высота рабочей поверхности стола – примерно на уровне солнечного сплетения, то есть 70-75 см. Высота офисного кресла – от 40 до 45 сантиметров. Соответственно регулируемое по высоте сиденье просто необходимо. Для комфортной работы с бумагами также желательно, если спинка настраивается по наклону. Кресло должно быть устойчивым и подвижным одновременно – на пятилучевой опоре с вращающимися колесиками. Валик под поясницу очень желателен.
Более сидячей работы, чем бухгалтер, не придумаешь. Его работа связана с постоянным статическим напряжением мышц, поэтому на кресле обязательны ещё и тщательно закрепленные подлокотники.
Дизайн тоже важен!
Дизайн мебели. Если для некоторых сотрудников это не играет особой роли, то в кабинет бухгалтера стоит подбирать мебель спокойных оттенков. Варианты: слоновая кость, светло-желтый, светло-голубой, светло-зеленый, светло-бежевый. Это позволяет сосредоточиться на кропотливой работе с цифрами.
Где заказать мебель в кабинет бухгалтера?
Всю необходимую офисную мебель в кабинет бухгалтера вы всегда можете отыскать в федеральном гипермаркете «Экспресс офис». Тут вы найдете большой ассортимент мебели и аксессуаров по максимально выгодным ценам. На сайте магазина можно ознакомиться с характеристиками товара и воспользоваться консультацией менеджера.
Читайте также: