Чем отличается семинар от круглого стола
В помощь молодому организатору. Типичные ошибки при организации форума или круглого стола, детали, на которые необходимо обращать внимание и советы, которые сделают ваше мероприятие правильным.
Для тех, кому лень читать большой пост вкратце расскажу о чем я тут повествую.
О маленьких нюансах больших мероприятий. О том, как правильно обращаться с журналистами, как сделать ваше событие незабываемым благодаря правильному кофе-брейку. В чем разница между посадками "театральная и "кабаре". И еще пару секретов.
На моем опыте много мероприятий, которые приходилось организовывать самому. Рассчитывать на отели или event-агентства не приходится, так как никто лучше вас не знает каким должно быть мероприятие.
Однажды ко мне обратились из одного министерства, с просьбой помочь организовать форум. Со временем было туго, принять предложение не мог, поэтому договорились что буду консультировать их по email. Получая по 5 писем в день с вопросами типа "какие лучше цветы поставить?" или "как расположить проектор?" я решил написать одно большое письмо и закрыть ряд организационных вопросов. Хотел бы поделиться этими записями с вами, дорогие начинающие организаторы. Возможно, вы всё уже знаете и даже где-то лучше меня. Пишите в коментах дополнения из вашего опыта.
Текст ниже - это как-бы чек-лист для одного конкретного мероприятия, которое организовывали в Алматы и задавали мне вопросы по орг.моментам.
1. Аренда зала
Тут подробничать не буду. Вы сами все знаете
Основные этапы: отправка запроса, бронирование зала, отправка гарантийного письма, заключение договора, оплата счета, закрытие бухгалтерских договоров.
В части организации – нет ничего лучше чем *****отель с конференц-залами. Там всегда есть event-команда, которая организует мероприятие лучше чем любое агентство.
Вот залы в Астане, где точно могут предоставить оборудованный конференц-зал:
- Radisson Blu Astana (большие залы)
- Park Inn By Radisson (есть специальный конференц-этаж)
- Rixos President Astana (большие залы)
- Solux Hotel (большие залы)
- Diplomat Hotel (залы и комнаты переговоров)
- Marriott Astana (с марта 2013 г.)
2. Парковка на территории
Необходимо предусмотреть наличие парковочных мест и беспрепятственный допуск автомобилей участников на территорию отеля. Однажды, приглашенного министра не впускали на территориию отеля, мотивируя это тем, что шлагбаум можно открывать только для машин ЧС и пожарной службы. Был скандал.
3. Рассадка
Если на столах будут стоять таблички/ кувертки - желательно, чтобы перед началом события в зале находилось 3-4 человека в деловой одежде, с бейджами. Их задача - предложить помощь гостям в поиске своего места (если за столом сидит более 30 человек).
Для журналистов необходимо предусмотреть отдельные места. Это не всегда должно быть в углу или в последнем ряду, как у нас любят делать. Лучше журналистам дать хорошие места, ведь они будут транслировать общественности ваши месседжи.
Ниже приведу примеры самых популярных рассадок в Казахстане.
Классический "Круглый стол". Как вариация - можно буквой "П".
Посадка "Театральная". Можно полукругом.
Никогда не ставьте стулья сплошной линией. Всегда оставляйте проход, иначе бывает неудобно как в кинотеатре - когда опаздываешь, приходится тревожить других "пассажиров". Еще эти проходы удобны для передвижения видеокамер и фотографов.
Типичная посадка для семинаров, обучений или лекций. За столами уместны блокноты, раздаточный материал, ручки и вода со стаканами. Еще забыл пририсовать маркерную доску и флипчарт;
Редко используемая в корпоративном мире Казахстана посадка "Кабаре". Она больше привычна для тоев или свадеб. Когда предполагается работа группами - очень удобно посадить эти группы по отдельности.
4. Микрофоны и звук
Если есть конгресс-система (настольные микрофоны с динамиками) - необходимо их проверить за час до начала мероприятия. Важно, чтобы звук был достаточной громкости. Часто у нас на это не обращают внимание. И как это полагается - закон подлости срабатывает исключительно в самые ответственные моменты – микрофон свистит, шипит или вообще не работает прямо у самого главного спикера.
Если это беспроводная конгресс-система, где-то рядом должны быть приготовлены запасные батареи с хорошим уровнем заряда.
5. Климат в зале
До начала мероприятия необходимо охладить/обогреть зал (при необходимости), а во время мероприятия - отключить кондиционирование (кроме случаев, когда оно бесшумное). Микрофоны камер и диктофоны часто больше слышат шум кондиционеров, чем голос спикера. Во время кофе-брейков или перерывов охлаждение/обогрев можно снова включить. Идеальная температура +22/+23 C
6. Освещение
Если программой мероприятия предусмотрена демонстрация презентации, то во время показа слайдов освещение в зале нужно убавлять, чтобы сконцентрировать внимание участников встречи на презентации. При этом, рядом с докладчиком (будь он за столом или за кафедрой) должен быть включен светильник/ лампа. В итоге внимание будет сконцентрировано на презентации и на докладчике.
Если в зале будут присутствовать видео-камеры и фотографы - эта рекомендация снимается. Более того, для создания комфортных условий съемки необходимо позаботиться о включении полного освещения.
И пожалуйста, не пишите на слайде 100500 слов. Хуже нет, когда копируют текст с word-документа и без разбору вставляют в презентацию. Когда нибудь напишу об этом пост. Обещаю.
7. Работа с журналистами
В нашей стране организаторы даже небольших мероприятий любят устраивать показательные аккредитации журналистов. При этом не все знают что это такое и для чего делается. Если у вас одноразовое мероприятие, вы не госорган, не нац.компания и вы просто хотите "зарегистрировать" журналистов, планирующих посетить ваше мероприятия - не называйте это аккредитацией, ибо за этим словом кроется много нюансов, описанных в ст.22 гл. 6 Закона РК о СМИ. А вообще, правила аккредитации журналистов описаны тут.
При организации форумов, конференций, круглых столов и пр. подобных мероприятий аккредитация журналистов нежелательна, так как во время мероприятия можно всех аккредитовать (в обмен на пресс-кит). Что такое пресс-кит? См. здесь
Обычно в Казахстане делают так: предварительно аккредитовывают по телефону/ email, а потом снова отмечают/ записывают пришедших журналистов (двойная работа). Как правило журналисты/ координаторы при предварительной аккредитации дают одни имена, а приходят другие, и все равно надо все заново проверять и записывать.
Мое мнение, главная цель госорганов предварительно аккредитовывать СМИ - это предотвращение появления на мероприятиях оппозиционных СМИ или планирование уход своего шефа через черный ход, минуя толпу камер, среди которых есть оппозиционные или нежелательные.
И вот еще что смешно: когда со страшной силой стараются не пускать на мероприятия оппозиционные СМИ. Они что, думаю от этого в неугодном СМИ не выйдет материал? Открою секрет. Оппозиционный журналист просто, и без паники передаст свой диктофон другому "брату по перу". А потом заберет его. Проблема решена.
Перед началом мероприятия, за столом регистрации должен быть выделен один человек (пресс-регистратор), который будет аккредитовывать журналиста и передавать ему пресс-кит (или как минимум пресс-релиз). Важно, чтобы пресс-релиз был на 2-х языках. Не рассылайте пресс-релиз до начала мероприятия. Пресс-регистратор должен уведомить журналиста о том, что по завершению мероприятия ему на email будет выслан ряд материалов, а также подсказать где расположены места, предназначенные для СМИ.
7.3 Рассылка материалов
- Пресс-релиз в электронной версии на двух языках;
- Списки участников в электронной версии (чтобы не коверкали имена и должности);
- Презентации с мероприятия (в PDF);
- Ссылку на фотографии в высоком качестве (минимум 7-10 фото - крупного плана, общего плана и пр.). Как правило, некоторые журналисты используют эти фото в своих материалах, особенно интернет-издания. Если вы направите эти фото позднее чем через 10 минут - многие редакции их использовать не будут, так как новость в е-изданиях выходит мгновенно, или даже во время мероприятия.
В теле письма нужно написать сопроводительный текст. Писать email без приветствия, введения в тему и подписи - признак дурного тона. Поблагодарите журналиста за посещение вашего мероприятия. Спросите, не нужны ли ему дополнительные материалы и пр.
7.4 Вопрос казахского языка (если основной язык мероприятия – русский)
Часто казахские редакции/ журналисты просят казахоязычного спикера, который может дать интервью по завершении мероприятия. Необходимо продумать - кто это будет.
Если в начале мероприятия предполагается вступительная/ вводная часть или приветствие - его необходимо озвучить на двух языках. Вначале на казахском, затем на русском (журналистам нужен этот момент для использования в видео-сюжетах).
В идеале, все материалы, направляемые журналистам должны быть на 2-х языках.
О синхронном переводе – вы все знаете сами. Когда он нужен, для кого, как это дорого и геморно.
7.5 Колонка для диктофонов
Все время обижают наших журналистов.
Обязательно предусмотрите одну колонку для диктофонов: на низком столике выставляется колонка и место для записывающих устройств. Чтобы журналисты не искали эту колонку сделайте кувертку с текстом "Звук для диктофонов" и поставьте ее рядом с колонкой. Весь звук с конгресс-системы должен транслироваться в эту колонку. Журналисты будут вам благодарны.
Если вы этого не сделаете будет так: журналисты будут бегать по залу, то и дело переставляя диктофон от одного спикера к другому. Либо будут искать колонку, потом цеплять на нее свои микрофоны/ петлички/ диктофоны на скотч или на жвачку. А самое страшное, это когда журналисты выбирают одну жертву за круглым столом (обычно сидящим в углу), бесцеремонно включают его конгресс-систему (микрофон с динамиком) и прямо перед его лицом кладут свои гаджеты.
7.6 Условия для съемки
Когда будете планировать рассадку проследите, чтобы для передвижения видеооператоров было достаточно места. Они часто перемещаются по залу, ищут хороший видео-план. Для этого им нужен "коридор" шириной минимум 1,5 метра.
В тоже время, места для журналистов должны быть определены так, чтобы хорошо просматривались кувертки (когда кто-то выступает - они с кувертки записывают имя и компанию/ организацию). Тоже самое по операторам и фотографам - выступает спикер - все перемещаются напротив его лица для съемки.
И еще - не забудьте позаботиться о WiFi без пароля. Если он есть - поставьте табличку на столе регистрации СМИ с изображением символа WiFi Zone
7.7 Свободный микрофон
Если будет театральная рассадка, либо того требует формат мероприятия - позаботьтесь о "свободных" микрофонах и людях, которые будут их подносить (желательно с бейджами, в деловой одежде).
9. Баннер
Вне зависимости от того, будет театральная рассадка или круглый стол - баннер всегда украшает мероприятие.
Проследите, чтобы в дизайне баннера была предусмотрена имиджевая камер-зона (это часть на баннере, которая попадает в объектив камер во время съемки спикеров). Обычно, в этой зоне пишут спонсоров или организаторов или сайт или социальные сети. На ваш выбор. По дизайну баннера - чем дальше спикеры сидят спиной к баннеру - тем крупнее камер-зона и текст в ней. И наоборот.
Чем больше размером будут лого спонсоров, на баннере, тем неохотнее будут фотографировать и снимать СМИ. Мало какой редактор пропустит в эфир картинку с лого спонсоров, кроме случаев, когда это оговорено заранее или есть заказ на материал ("джинса").
Показываю для примера "правильный", на мой взгляд, баннер. (первое что нашел в почте по слову "баннер"). В синей зоне можно было-бы написать название мероприятия. Ничего лишнего.
10. Кофе-брейк и питание
Логика по меню кофе-брейков должна быть такой: если мероприятие начинается утром, до 10 утра, то скорее всего участники не успели позавтракать. Поэтому welcome coffee break должен быть немного с оттенком завтрака (кофе, соки, круассаны и пр.)
Если мероприятие идет до обеда, то в середине мероприятия кофе-брейк должен быть с оттенком обеда - чай, тарталетки с овощами или рыбой, мини-сэндвичи и пр.) Ближе к 12 часам людей начинает одолевать голод.
Если мероприятие предполагает долгое нахождение в зале (более 3-х часов), можно предложить концепцию "обновляемый чайный стол", это когда в самом зале накрывается стол, и в ходе мероприятия любой участник может налить себе чай и взять закуску.
В этом случае важно, чтобы в начале мероприятия спикер объявил о таком формате (иначе, участники постесняются подходить к столу). Буквально "Коллеги, гости (это обращение к журналистам, обязательно!) предстоит долгая работа, поэтому мы постарались создать все условия для комфортного пребывания в зале. Вы всегда можете налить себе чай или перекусить прямо во время мероприятия. Не стесняйтесь."
Как выглядят отельные кофе-брейки вы знаете. Скучно, невкусно, мало и дорого.
Я по возможности заказываю выездной кейтеринг, которые не экономят на продуктах и делают все вкусно.
Это работа одной маленькой кейтеринговой компании в Астане (ИП из трех человек). На удивление - намного вкуснее чем в пятизвездочных отелях, сытнее и краше, а главное - дешевле;
Спросил владельца этой компании - откуда такие знания в закусках. Как оказалось - владелец компании любит путешествовать по миру. Был в и в Европе и в Азии, смотрел где как делают;
Хорошее питание на мероприятии - залог успеха. Большинство мероприятий однообразны и предсказуемы. Накрыв хороший брейк можно запомниться вашим гостям надолго;
Брейк, фотографии которого вы видите стоил мне 1600 тг./чел (там еще было 2 горячие закуски и фрукты с напитками).
11. Приятные дополнения
Здесь я предложу то, что Вам может показаться слишком смелым или нестандартным.
Живые цветы в нижней части стола президиума (флористы знают где и как их расположить). На деловых мероприятиях - это нормально. Зал благоухает ароматом свежих цветов.
Перед началом события, также как и во время перерывов или кофе-брейков пока участники кучками общаются в кулуарном режиме будет уместным включить фоновую классическую музыку. Она должна быть живой и светлой. Например, некоторые произведения В.А. Моцарта (не симфонии, а легкие произведения для фортепиано). Если Ваше мероприятие имеет торжественный оттенок (подведение итогов, подписание меморандума и пр.) – классический струнный квартет будет в самый раз.
Если на вашем мероприятии нет живых цветов: в крупных магазинах электроники продаются ультразвуковые ароматизаторы (стоит копейки). Это такие приборы, куда наливаешь воду, капельку ароматического масла из аптеки и он раздает аромат по всему залу. Конечно есть риск что у кого-нибудь случится приступ от аллергии на аромат.. может поискать ароматизаторы гипоаллергенные.
Чем отличается семинар от круглого стола
Подготовка конференции довольно трудоемка. Планируется полная программа конференции. Многое зависит от состава приглашаемых специалистов, что определяется, прежде всего выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы. За этим следует приглашение специалистов и почетных гостей. Подготовка включает в себя также выбор места проведения, размещения приезжих участников, обеспечение питания, организацию досуга. Хотя конференции и считаются самым формализованным видом приема, ее успех и интерес к ней участников во многом определены прежде всего именно возможностью неформального общения. Важным моментом является также издание материалов по итогам конференции, которые сами по себе являются материалом, используемым впоследствии в целях PR. [16, c. 336]
Конкретная подготовка конференции (семинара, круглого стола) предполагает решение ряда задач:
Ш Определение целей и задач планируемой конференции (семинара, круглого стола).
Ш Определение состава потенциальных участников.
Ш Определение тематики конференции.
Ш Определение круга выступающих, докладчиков и прочих спикеров. Предварительные контакты по e-mail'у, факсом, по телефону.
Ш Определение необходимого материально-технического обеспечения.
Ш Составление предварительного бюджета затрат.
Ш Выбор места проведения (в помещении фирмы, аренда зала, выездной вариант).
Ш Определение возможностей размещения приезжих участников.
Ш Приглашение журналистов.
Ш Разработка сценария, определение времени перерывов на кофе, обед. Опыт показывает, что теоретические вопросы (лекции, доклады, обзоры и т.п.) лучше планировать на первую половину рабочего дня. Послеобеденное время лучше посвятить знакомству с практическим опытом, обмену мнениями, дискуссиям.
Ш Подготовка видео- или мультимедийной презентации, стендовых докладов.
Ш Подготовка неформального общения: культурная программа, приемы, фуршеты, товарищеский ужин.
Ш Подготовка оформления конференции: баннеры, флаги, логотип.
Ш Изготовление приглашений, программ.
Ш Разработка анкеты участников.
Ш Подготовка раздаточных материалов для участников.
Ш Рассылка приглашений.
Ш Уточнение окончательного списка участников.
Ш Телефонный обзвон накануне конференции.
В день проведения:
Ш прибытие организаторов не позже, чем за час до начала;
Ш подготовка помещения;
Ш регистрация участников;
Ш проведение конференции, семинара строго по регламенту.
Ш Подготовка и рассылка пресс-релиза;
Ш Рассылка информационных материалов участникам, которые не смогли принять участия;
Ш В течение недели - рассылка благодарственных писем всем участникам конференции, семинара;
Ш Обработка данных анкетирования;
Ш Подготовка брошюры с материалами конференции, семинара, круглого стола.
PR-отдача от таких мероприятий очень велика. Фирма-организатор конференций, круглых столов, семинаров резко повышает планку своего имиджа, обеспечивается выход на достаточно высокий уровень контактов. СМИ обычно обращают внимание на такие события. От этих мероприятий остаются материалы долговременного использования в целях PR: фотографии, видеоматериалы, брошюры и т.п.
Повышает статус таких мероприятий участие в них крупных специалистов, руководителей, в обозначенной теме конференции [19]
Сложнее всего изучать то, о чем ты знаешь больше всего. Казалось бы, о круглых столах уж кому-кому, а некоммерческим организациям, проводящим чаще всего пресс-конференции и круглые столы, должно быть известно все. Но на поверку оказывается, что провести четкую границу даже между круглым столом и пресс-конференцией могут не все.
В чем основное отличие круглого стола от всех других форм мероприятий? Совсем не в рассадке его участников по кругу, а в наличии проблемы, вопроса для обсуждения. В этом случае как раз уместно устраивать дискуссию, представлять разные точки зрения, можно привлекать к обсуждению журналистов. Поэтому круглый стол как форма мероприятия для СМИ привлекательна для журналистов по своей сути. «Люди только тогда сообщают нам интересные сведения, когда мы им противоречим», - говорил Бернард Шоу. Умело срежессированная дискуссия позволит «развернуть» ваш материал максимально широко, предоставить журналистам возможность выбора ракурса для раскрытия темы.
Конечно, при выборе этой формы мероприятия следует избежать ошибок, «симметричных» тем, которые описаны в разделе «Пресс-конференция». Не стоит ориентировать ваш круглый стол на оперативные СМИ и информационные отделы средств массовой информации. Рассмотрите выносимую на обсуждение проблему с «тематической» точки зрения: какому отделу газеты, какой программе телевидения или радио будет интересна эта информация? Например, дискуссия вокруг вопроса детского экологического образования может дать материал отделу СМИ или одному журналисту, освещающему как проблемы образования, так и детские, и экологические проблемы.
Какие риски возможны при выборе этой формы мероприятия? Во-первых, вы должны быть уверены в компетентности ведущего круглого стола - не только как умелого модератора, но и как «человека в теме». В спорте есть такой термин -- «противоход». Например, когда в большом теннисе игрок «на опережение» отправляет мяч в то место, с которого противник только что сделал удар и начал отбегать на исходную позицию. Ведущему круглого стола, по сути, нужно уметь не только управлять складывающейся ситуацией (а это значит, прежде всего, свободное владение материалом по обсуждаемой проблеме), но и постоянно играть «на опережение» - вовремя подставлять ракетку, чтобы дискуссия не свернула в другую сторону, не превратилась в «междусобойчик» или нескончаемый спор. Верно же говорят: дискуссия - это обмен знаниями, спор - обмен невежеством. Использовать «противоход» -- поставить участников на место, особенно, если это люди авторитетные, сможет не всякий. По возможности, соблюдайте паритет при подборе ведущего и участников круглого стола.
Кроме того, вы ни на секунду не должны забывать, что специалисты, высказывающие свои мнения, говорят не просто так, а для СМИ, что цель мероприятия -- не обменяться мнениями, а представить палитру позиций, «проиграть» конфликт. А значит, никаких заявлений «не для прессы» - только в ответ оппоненту, никакого обсуждения не заявленных в программе тем, по которым вы не сможете предоставить СМИ достаточного материала, быть не может. Для обсуждения проблемы в кругу специалистов есть другие формы мероприятий. Круглый стол тоже может быть исключительно экспертным, но в нашем случае требование публичности должно быть соблюдено.
В отличие от «новостных» мероприятий, круглый стол может проводиться в течение длительного времени -- полтора, два часа, иногда даже больше. Вы приглашаете журналистов, пишущих обзорные, аналитические материалы, чтобы дать им максимально широкую картину, предоставить возможность получить комментарии у экспертов, взять эксклюзивное интервью. Но затягивать мероприятие тоже не надо. Если программа выступлений укладывается в час, лучше оставить больше времени на свободное общение.
Кстати, о форме круглого стола. Вы уверены, что он должен быть круглый? То есть в зале, где проводится это мероприятие, должны быть замкнутым кругом поставлены столы? На самом деле, совсем не обязательно кругом и уж точно не замкнутым. Расстановка столов и стульев должна соответствовать, как это ни странно, целям мероприятия. И, кроме того, быть удобной для журналистов. Поставьте себя на место фотографа или оператора, которым придется бегать вокруг замкнутых столов и через головы выступающих пытаться сделать удачную съемку. А как журналисты будут ставить свои микрофоны и диктофоны перед выступающими -- передавая их по кругу, как трубку мира? И где при этом «повиснут» провода от микрофонов -- на плечах участников круглого стола? Между столами обязательно должен быть проход, т.е. круга как такового быть не должно, должна быть подкова или же два полукруга.
В любом случае сначала задумайтесь, удобна ли выбранная расстановка для вашего сценария. О том, как надо расставлять стулья, начали задумываться гораздо раньше, чем появились специальные книги по пиар. В зале заседаний Генерального штаба в секретном бункере Сталина в Самаре вы и сейчас можете наблюдать пример такой «продуманной» расстановки. Центральное место главнокомандующего, две длинные параллели столов для членов генштаба и отдельная линия столов, стулья за которыми развернуты спиной к «генеральным» линиям. За ним сидели секретари, всегда спиной к выступающим, чтобы не видеть, чьи слова они записывают. Так в расстановке мебели была подчеркнута особая секретность заседаний и важность выступающих персон.
Постарайтесь не потерять из виду «внешних» факторов при организации вашего мероприятия и скорректировать расстановку мебели в соответствии с вашими целями. Если в программе круглого стола запланированы выступления экспертов от властей, научных институтов, высказывающих разные точки зрения по проблеме, а последующая дискуссия, допустим, вводит «новых игроков» -- представителей НКО, надо постараться не создавать дополнительных барьеров для их общения, в том числе физических. Расставив столы подковой, особенно если подкова получается маленькая, и, посадив за них экспертов, вы их заранее отгородите, поставите «по другую сторону баррикад». Тогда и дискуссия будет жестче, роль приглашенных представителей некоммерческих заранее будет занижена. Выход -- «расширить» подкову, посадив за стол и представителей третьего сектора, либо же вообще отказаться от расстановки полукругом. Если же вы планируете, что журналисты тоже примут участие в обсуждении, следует предусмотреть места «на равных» для всей аудитории, ограничившись выделением позиции выступающих.
Материалы в прессе после проведения круглого стола не обязательно выйдут быстро. Поэтому не планируйте этот вид мероприятия на конец грантового периода, если оценка результатов проекта предполагается, в том числе по публикациям в СМИ, или же заранее предупреждайте грантодателей о долгосрочном эффекте. «Долгие» публикации зависят не только от периодичности СМИ (например, ежемесячный журнал), которых вы позовете на круглый стол, но и от самого вида мероприятия. Многие журналисты, особенно обозреватели, на круглом столе только собирают информацию «про запас», для будущих материалов или для раскрытия гораздо более широкой темы, которую они планируют осветить в своем издании, допустим, через полгода. Хотя проведение круглого стола и не гарантирует вам срочности выхода публикаций, оно наверняка повысит качество освещения проблемы, которую вы выносите для обсуждения в СМИ.
Об истинном значении круглого стола
В этой статье автор делает попытку раскрыть значение круглого стола и правил круга по интегральной методике. Автор показывает эффективность правил при решении любых задач и проблем и подчеркивает, что круглый стол по интегральной методике неизбежно в будущем станет необходимым инструментом взаимопонимания.
Понятие «круглый стол» звучит для нас привычно, оно в обиходе давно. В современном мире публичные обсуждения, многие конференции, семинары, собрания частного и общественного характера стали называть «круглыми столами». Откуда вообще произошла такая форма переговоров как круг, и почему это признано всем мировым сообществом?
Из истории
В преданиях английского народа есть значительная фигура – король бриттов Артур, авторитетный вождь. Согласно легенде, король Артур в окружении своих доблестных рыцарей проводил пиршества именно за большим круглым столом. Все присутствующие за столом время от времени передвигались с места на место по часовой стрелке, дабы не было мыслей и споров о том, чье место более почетно. Благодаря этому все оказывались в равном положении.
В истории кочевых народов также фигурирует круглый стол. К примеру, у казахов и других среднеазиатских народов принять любого путника из дальних стран или соседнего аула – древний обычай, существующий до сих пор. При этом гостя не принято было спрашивать, кто он, откуда, друг или недруг, пока гость не утолит жажду и голод. Всегда учитывалось, что гостем был проделан немалый путь, и он устал. Проводились неторопливые беседы за низким, круглым столом, где можно было сидеть или полулежать на подушках. Такой стол объединял даже незнакомых людей, вмещалось за ним достаточное количество людей и все отлично видели друг друга. Также круглый стол был удобен в конструкции: легко собрать, разобрать, укатить, прислонить, это всегда имело значение для кочевников.
В книге «Я счастливый» известного киноактера и певца китайского происхождения Джеки Чана есть такие интересные строки: «Всем известно, что прямоугольный стол вовсе не способствует беседе, поэтому я считаю, что величайшим изобретением китайского народа является круглый обеденный стол, за которым видно всех, и все могут разговаривать между собой».
Широко известна история индейцев Америки, когда трубка мира пускалась по кругу. Еще немало интересных фактов о пользе круглой формы стола можно было бы найти у разных народов мира, но нет никаких сомнений в том, что это имело особое значение. И к решению использовать именно круглые столы они приходили исключительно сами, придавая этому определенный глубокий смысл.
Круглые столы в современном мире
Сегодня выражение «встреча за круглым столом» также означает встречу на равных условиях; его часто применяют, говоря о международных встречах государственных деятелей. Но соблюдается ли тот смысл и то намерение, которое вкладывалось в изначальном его назначении?
Сегодня круглые столы стали нести чисто формальный характер. Когда предварительные переговоры уже прошли в кулуарах по два-три человека, в переписках, звонках, когда все стороны-участники приняли решение в свою пользу, и на официальной круглой встрече остается только озвучить свою позицию. Именно поэтому все вопросы мирового масштаба, все проблемы и конфликты решаются годами, откладываются от встречи к встрече за круглым столом.
А в это время из-за не принятых вовремя решений, из-за проблемы прийти к единому мнению на улицах стран и городов мира творятся беспорядки, шествия, митинги, войны, насилие и даже оккупация. Вроде бы страны объединились в различные коалиции, союзы и организации, вроде бы преследуют самые гуманные и мирные цели. Почему же нет никакого толку? Почему нет общих точек соприкосновения? Неужели формат круглого стола, когда все на равных, означает биться на равных за свои интересы? И только сильнейший участник, обладатель огромных финансовых возможностей, будет ставить финальную точку на всех так называемых «круглых столах». То есть за круглым столом действительно есть места «покруглее»?
Причина разногласия
Причина разногласия известна – эгоизм человека, принимающего решение. Он не дает ничего увидеть дальше собственного носа и собственной значимости. Это в его власти – во власти эгоизма – человек думает, что принимает самое благое для себя и своих сторонников решение. Это он нашептывает, что уступить – значит проиграть. Это он дает иллюзию того, что человек принял решение самостоятельно, а не под властью и давлением эгоизма.
Есть анекдотическая фраза, которая как нельзя точно подходит к нынешним круглым столам: «За круглым столом сидят, как правило, с квадратными глазами». Действительно, настолько порой бывает нестерпимо противоположно мнение другого участника, что, ну, просто ни в какие ворота! Оно понятно и вполне объяснимо: когда ты долго и упорно шел к поставленной цели, сделал все, что было в твоих силах, терпел и надеялся, как мог, подготовился к данной встрече за круглым столом, ожидая, что все будут с большим вниманием слушать и кивать головами. И вдруг получаешь звонкую пощечину в виде глухого непонимания, да еще с предложением, прямо противоположным твоим целям! Естественно, это приводит к шоку, ярости, злости, гневу и ненависти. Далее остается только месть – то есть, держать позиции и не уступать ни в чем, и если выпадет возможность – навредить, отомстить.
Как же вообще можно вместе принять единое на всех решение, если – сколько людей, столько же мнений?
Круглый стол в формате семинара
На самом деле, круглый стол является местом примирения любых разногласий. Это место, где есть возможность всем вместе подняться над эгоизмом и в едином, объединяющем всех энергетическом поле, войти в особый общий раж, который действует на всех одинаково положительно и помогает принять устраивающее всех решение. Это и означает войти в гармонию с физическим законом природы и получить от природы положительную силу. С первого раза такого эффекта достичь трудно. Этому методу нужно долго и упорно учиться и практиковать постоянно до формирования абсолютной привычки.
Проводятся такие круглые столы как семинар. Т.е. задача – нужно создать теплую и дружескую атмосферу. Для этого обязательно каждый должен по-очереди сердечно приветствовать всех участников и выразить уверенность, что это объединение важнее итогового решения. Каждый из участников, садясь за круглый стол, просто обязан для себя определить: чем я могу быть полезным в этом мероприятии. Задаться вопросом, каким должен быть мой вклад, чтобы дружеская, добрая атмосфера не покидала всех нас на время круглого стола.
Очень важно держать в фокусе ощущение общности. А поскольку эгоизм любого человека будет отчаянно сопротивляться, то показывать это можно наигранно, искусственно. В итоге можно увидеть, что это было очень верно и предусмотрительно.
Цель круглого стола
Целью любого круглого стола является принятие правильных решений. Ведь именно для этого и была организована встреча и вложено немало усилий со стороны организаторов и участников. Также цель состоит в разрешении конфликтов. Если точно и серьезно подходить к данной методике, то можно очень грамотно и безболезненно разрешить больные, спорные вопросы.
Следующая часть цели это расширение общей картины мира. Когда к своему мнению по очереди присоединяешь мнения других, то вырисовывается единая картина из пазлов. И можно явно ощутить, что каждое мнение – это важный и необходимый пазл.
Очень важная составляющая цели – смена мотивации с внешней на внутреннюю. То есть заострить внимание и добиваться того, чтобы здесь, сейчас, в этом кругу возник и сохранялся дух единства, и понимать, что только в этом заключается вся проблема. А внешняя сторона вопроса, внешние проблемы, с которыми пришел каждый – это второстепенно, и обязательно разрешится, если всеми будет составлена общая картина мира.
Важные условия для образования круга
Необходимо соблюдать важные условия проведения круглого стола. Первое – это проверять внешние условия: выключить мобильники, не покидать свое место в процессе обсуждения (только при острой необходимости), не присоединять в круг людей опоздавших и неподготовленных (не знающих правил круга).
Второе – обсуждать одну общую тему, отвечать на вопросы ведущего, не отклоняясь. То есть назначенный ведущий с большим уважением ко всем участникам ведет круглый стол, задает заранее намеченный вопрос из повестки встречи. И непременно каждый дает свой ответ только на заданный ведущим вопрос, не уводя в сторону свою речь и всех участников.
Третье – каждый высказывает свое мнение. Это значит, что каждый должен непременно высказать свое мнение по тому или иному вопросу. От этого зависит полнота всей картины, справедливость и правильность решения. Каждый, кто уклонился и промолчал, мешает образованию между всеми поля единства и разрушает круг.
Условие четвертое: если участник не чувствует расположения и не говорит в круге, надо дать время на адаптацию. То есть человек должен понять, что он обязан участвовать в этом кругу. Это искусство ведущего – правильно включить человека в круг, создать подходящую атмосферу.
Круг идет по строго регламентированному времени, не растягивается до неопределенного часа. Заранее определяется время начала и конца круглого стола. Это концентрирует всех на главную мысль.
О правилах круга
Правила круга понятны для любого человека, но не достигаются быстро и просто. Одно из правил – слушать и слышать других. Этого можно достичь путем «вживления» себя в говорящего в круге, как будто он продолжает мое мнение, мою мысль. К этому правилу есть мотивация – я хочу прийти к правильному решению проблемы, и только это является важным. В данный момент я не вспоминаю об источнике проблемы, потому что мне уже сейчас дают решение из разных уст и важно собрать это воедино. Поэтому нужно быть сосредоточенным на других.
Все равны вне зависимости от того, какое мнение выражает каждый. Это помогает создать атмосферу единства, положительное природное поле. Если это поле создано, то в правильности решения нет сомнений.
Не раздражаться и не отталкивать никого. Для этого применяется игра «Принимать всех такими, какие они есть». Если в это не сыграть, то негативные мысли человека могут отбросить его далеко из круга. И тогда пропасть между всеми будет только увеличиваться.
В случаях возникновения непонимания и спорных ситуаций нет места спорам, но можно выяснять дотошно, почему оппонент так чувствует – выяснить его точку зрения. Необходимо продолжать выяснять, пока стороны не придут к общему знаменателю. И если не пришли к единому решению, то все вместе приходят к тому, что появилось 2-3 решения. Ведущий всегда начеку: в случаях претензий друг к другу и взаимных обвинений только он может сделать замечание всем.
«Круглая» встреча не должен заканчиваться чьим-то одним мнением, иначе теряется само значение круглого стола. Вполне можно оставить 2-3 решения, найти объяснение этому и завершить круглый стол. И далее вне круга решать, как быть дальше, но ни в коем случае не лоббировать чьи-то интересы.
Говорить честно, стараться избегать шаблонных фраз и избитых мнений. Честное выражение мнения – очень важное правило, т.к. все внимательно слушают друг друга, впитывают информацию и готовятся к принятию решения. А чтобы в дальнейшем не вести всех по ложному пути, для принятия правильного решения нужно быть честным.
В конце провести итоговый круг, где каждый обменивается полученным впечатлением. Тоже важное правило, когда происходит осмысление пройденного процесса, образуется и выстраивается общая картина. Каждому необходимо подумать, понять, осознать, выразить свои чувства и мысли.
За методикой круглого стола – будущее
Уникальность методики круглого стола настолько эффективная и здравая, что в будущем станет необходимым инструментом взаимопонимания. Будет применяться повсеместно и на всех уровнях. Сейчас пока мы наблюдаем за конфликтами, войнами и беспорядками и даже не понимаем, что можем дойти до крайней точки невозврата. Такими темпами мы доведем себя до полной невозможности общаться и понимать друг друга.
Рано или поздно мы придем к пониманию необходимости внедрения правил обсуждения, где единство станет главное целью. А трепетное отношение ко всем сторонам переговоров будет в преимуществе относительно своих собственных выгод. Поэтому есть смысл сегодня начинать искать точки соприкосновения друг с другом, держаться за них, расширять и высоко их ценить. Необходимо повсеместно обучать новым правилам обсуждения, тренировать и получать навык. Потому что внедрение правил круглого стола это постепенный и длительный процесс – возможно, потребуются годы тренировок.
Однако если мы научимся правильно выстраивать отношения за круглым столом, то, по законам природы, мы непременно сможем прийти к порядку и гармонии, как в одной маленькой семье, так и во всем мире.
Категории мероприятий
При составлении календарных планов очень часто возникает вопрос «А какие мероприятия бывают?». Ответ на этой странице. Здесь в алфавитном порядке перечислено около 50 различных категорий мероприятий с расшифровкой. Если кликнуть на каждую категорию, то появятся перечни предстоящих и прошедших мероприятий этой категории.
Если Вы считаете, что каких-то категорий не хватает, то пишите их в комментариях вместе с расшифровкой. Мы их обязательно добавим.
Акция – это большое комплексное мероприятие, продолжительность которого зависит от поставленных задач. Чтобы придать важность акции, получить от нее не только общественный резонанс, но, прежде всего, эффективный результат, необходимо четко продумать цели, содержание и организацию проводимых в рамках акции мероприятий.
Бизнес завтрак – отличная форма для решения деловых вопросов одновременно с отдыхом. Как говорится – совмещение приятного с полезным. Серия бизнес завтраков — это возможность в полуофициальной обстановке решать важные вопросы, зачастую, довольно таки эффективно!
Выездной лагерь – в отличие от тренингов, более продолжительное по времени образовательное или деловое мероприятие, нацеленное не только на обучение, но и на достижение участниками решения определенных задач.
Заседание — это совещание или собрание, посвящённое обсуждению каких-либо вопросов и решению проблем. Заседание отличается от совещания. «Совещание» — ближе к «обсуждение», «совместный поиск решения», «встреча, с целью обсуждения чего-либо». Заседание — более серьёзное мероприятие, потому что обычно проводиться в государственных органах и серьёзных кампаниях. Это профессиональное совещание по решению организационных вопросов.
Конгресс — съезд, который охватывает большую географию участников из многих стран. Обычно, конгресс включает в себя другие мероприятия: семинары, круглые столы, совещания…
Конкурс — состязание, имеющее целью выделить лучших участников, лучшие работы. Как правило состоит из нескольких этапов или последовательных событий: начало приема заявок, окончание приема, экспертная оценка, подведение итогов, награждение победителей.
Консультация — предоставление клиенту информации, рекомендаций о конкретных действиях, необходимых ему для преодоления трудной жизненной ситуации.
Конференция – обычно многолюдное собрание представителей организаций, индустрии… Конференция носит практический характер решения определенных задач и обмена наработками.
Круглый стол – создается для дискуссии, обсуждения определенной темы, проблемы, события… Стороны на круглый стол приглашаются на условиях равноправных участников. Название этой категории не следует понимать буквально: сам стол может быть и прямоугольным, и овальным.
Мастер-класс — урок, даваемый мастером — экспертом в данной области; отличие от обычного класса заключается в методике: мастер-класс дает возможность учиться, наблюдая, как мастер обучает других; обычно проводится признанным мастером, имеющим значительные достижения, собственные труды, последователей, школу и т.п.; сегодня — один из основных способов быстрого освоения новых технологий и повышения профессионального мастерства; в последнее время стало популярным проведение мастер-классов мастерами бизнеса и многих других профессий: педагогика, медицина, кулинария, косметика, мода и т.д.
Митап – это неформальная встреча, на которую собираются гражданские активисты, сотрудники НКО и профильные специалисты для обсуждения или решения конкретной задачи. Русскоязычный аналог этой категории — «посиделки».
Онлайн-мероприятие — это проведение вебинаров, онлайн-встреч и презентаций через Интернет в режиме реального времени. Онлайн-мероприятие позволяет Вам, не выходя из офиса или дома активно участвовать в мероприятии.
Паблик-ток (Public talk) буквально переводится как «разговор на публике», это формат публичных встреч и интервью с известными людьми или с специалистами в какой-либо отдельной области. Спикером может быть и певица, и врач-диетолог. У зрителей всегда есть возможность вести диалог с ведущими встречи и задавать им любые вопросы.
Презентация – выездная презентация организовывается для того, чтобы ознакомить партнеров или клиентов с новинкой – выходом нового продукта, услуги…
Радиопрограмма — правовое просвещение социально незащищенных категорий граждан: людей с инвалидностью, пожилых людей, детей и взрослых с тяжелыми заболеваниями, многодетных и приемных семей, выпускников интернатных учреждений, бывших заключенных, бездомных, беженцев, людей с разными формами зависимости и т.п. Для людей, оказавшихся в трудной жизненной ситуации, самым ценным оказывается информация об их правах, о том, кто поможет их отстоять, и о существующих в России бесплатных ресурсах помощи.
Семинар – групповое занятие практической направленности. Организовывается для обмена опытом, подготовки и повышения квалификации в рамках определенной отрасли. Количество участников семинара обычно ограничено.
Симпозиум – деловое мероприятие по определенному научному вопросу. Предполагает наличие узких специалистов и профессиональной аудитории. Симпозиумы проводятся для налаживания деловых отношений и обмена опытом.
Совещание – в отличие от круглого стола, более обыденная форма решения определенных задач. В последнее время все чаще проводится в онлайн формате.
Консультации по Конкурсу Фонда президентских грантов 2023-1 проводятся в онлайн-формате. Результаты высылаются в виде текстов на электронную почту. Количество консультаций ограничено. Заканчиваются консультации в день подачи заявки.
Консультации соответствуют разделам подготовки заявки на конкурс и включают:
- проектную часть
- организационную часть (руководитель, команда, организация-заявитель и календарный план)
- бюджет
Появилась возможность самостоятельно размещать свои мероприятия.
Сопровождение президентского гранта с выездами на мероприятия
Сопровождение президентских грантов от заключения договора до выезда на мероприятия (в пределах Москва, Химки, Зеленоград). Подготовка фотоотчетов и написание постов для Интернета.
Подготовка финансового и аналитического отчета (промежуточного или итогового).
Удаленное сопровождение президентского гранта
Помогаем от заключения договора и до подготовки финансового и аналитического отчета из первичных документов, фотоматериалов и текстов предоставляемых грантополучателем по заранее согласованному графику.
Для НКО, подающим заявки на президентский грант, предлагаем бесплатные услуги по подготовке заявки на грант. Услуга оказывается в рамках социального наставничества.
Читайте также: