Как заверить эцп копию документа
Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, человек сможет оформить доверенность, договор или другой документ не только на бумаге, но и в электронном виде, а затем передать получателю за считанные минуты.
В каких случаях нужна нотариальная доверенность в электронной форме
Преимущество электронных документов прежде всего заключается в скорости их передачи и удобстве хранения. К нотариальному заверению электронных документов обращаются, чтобы:
Как проходит процедура удостоверения
Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:
- Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
- Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
- К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
- Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
- Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.
Какие документы можно заверять у нотариуса?
Закон запрещает переводить в электронный вид только те документы, которые удостоверяют личность, например:
- паспорт,
- водительское удостоверение и т.д.
Все остальные документы можно заверять, например:
- свидетельство о рождении,
- лицензии,
- страховые документы,
- доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.
Такой электронный документ разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.
Только планируете перейти на электронный документ, но не знаете, как заверить документы электронной цифровой подписью? В таком случае рекомендуем ознакомиться с азами использования удобного и очень эффективного инструмента, который является полноценной заменой собственноручному автографу и имеет аналогичную юридическую силу.
При помощи ЭЦП обычно заверяют договора и отчетности, а также регистрируются на торговых площадках с целью участия в электронных торгах и аукционах. Учитывая тот факт, что электронный документооборот в настоящее время является привычным процессом во всех сферах и отраслях, популярность электронных подписей чрезвычайно высока.
Если вопрос, как заверить документ электронной подписью, для чайников очень актуален, то опытные пользователи давно оценили все преимущества использования данного инструмента в процессе взаимодействия с государственными и коммерческими структурами.
Для того чтобы ответить на вопрос как заверить документ электронной подписью, необходимо разобраться с типами ЭЦП, которые могут быть:
Простые ЭЦП чаще всего применяются при осуществлении внутрикорпоративного электронного документооборота, и используются для визирования писем. Такие подписи подтверждаются паролями и кодами.
Второй тип электронных подписей генерируются путем криптографического шифрования и использования закрытого ключа. Такие подписи содержат зашифрованные персональные данные о своем владельце, поэтому позволяют точно установить автора документа, а также гарантируют подлинность подписанного файла.
Усиленная квалифицированная ЭЦП аналогична предыдущей, однако при ее создании используется криптозащита, сертифицируемая ФСБ России. Усиленные цифровые подписи оформляются исключительно в уполномоченных удостоверяющих центрах.
Далее мы коротко ответим на часто задаваемые вопросы и расскажем, как заверить тот или иной электронный документ электронной подписью.
Как заверить электронной подписью документ Word?
Независимо от того, какой документ вы планируете заверить электронной подписью, у вас должно быть установлено специальное программное обеспечение по типу КриптоПро. Прежде чем изучать, как заверить документ ворд ЭЦП, нужно создать сам документ.
К примеру, для работы с версией Word 2007, необходимо выбрать надстройку «Файл», далее нажать на кнопку «Подготовить». Теперь выбираем ссылку «Добавить цифровую подпись» и выбираем из списка необходимый документ.
Как заверить ЭЦП документ в формате PDF?
Для тех, кто работает с файлами PDF, разработчики предлагают специальное ПО, после инсталляции которого вы сможете подписывать файлы так же просто, как и в случае с Word.
Если у вас еще остались вопросы относительно оформления и использования ЭЦП для подписания электронных документов, обращайтесь во всероссийский центр сертификации «Гарант».
Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. ЭЦП используется в следующих случаях:
- подача налоговой декларации в ФНС;
- подтверждение авторства текстового документа;
- заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
- подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
- ведение внутренней документации;
- согласование включённых в документ данных группой лиц.
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании документа. Как только нанесена ЭЦП, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть документ, внести в него правки и затем подписать документ электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП.
Порядок работы с документом под ЭЦП:
- Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
- В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
- На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию.
- Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.
Подпись наносится не только на документ, созданный в специализированной программе. ЭЦП ставится на продукты AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа документа свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader поможет подписать приложение «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, позволяющий перенести ЭЦП в ПДФ формат. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписание ЭЦП было возможно, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. С подписанием документ распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить подпись:
- Заходите на онлайн портал «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на ПК.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Современные бизнес-процессы требуют возможности решать проблемы быстро и дистанционно. Поэтому возникает много вопросов, как подписывать документы и другие файлы электронной подписью (ЭЦП) — лучше вставить в текст или прикрепить отдельно, какой софт использовать. Рассказываем подробно обо всех возможных вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный формат работы с документооборотом компании.
Что это такое
До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.
Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.
На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.
- высокий уровень надежности и защиты от подделки;
- можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
- доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.
Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.
Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)
В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.
Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.
Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:
- «Криптопро CSP»;
- Signal-com CSP;
- «Лисси CSP»;
- Vipnet CSP.
Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.
Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.
Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office
Для формата Word и Excel
Большинство предприятий до сих пор ведут документооборот именно в этом формате. Например, договоры или исковые заявления, бланки в государственные органы и много другое. Если используется этот формат, потребуется специальное обеспечение, имеющее совместимость с конкретной версией. Также стоит иметь в виду, что если заверять бумаги, которые создавались в Word 2007, то проверить подлинность можно будет только в аналогичной программе.
В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», однако он не придает юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например, КриптоПро Office Signature или любую другую КСЗИ.
Сначала скачать прогу и установить ее, затем загрузить специализированный модуль для Office. Когда все сделано, в самом Word и Excel перейти во вкладку «Сервис», далее выбрать «Параметры», затем «Безопасность» там уже будет «Цифровые подписи». В них останется только указать, что подписывать через конкретное ПО и сертификат.
Как расписаться в электронном документе формата PDF
Если требуется удостоверить PDF-док, то здесь подойдет отдельный модуль. Для начала важно, чтобы на компьютере были установлены Adobe Reader или Acrobat, которые позволят работать с файлами такого типа. Затем устанавливается специальный совместимый с этим ПО плагин, например, КриптоПро PDF. Модуль идет совместно с Reader-ом, его использование бесплатно. В других случаях придется купить лицензионную версию по окончании тестового периода.
Читайте также: