Как загрузить файл в конфлюенс
Помимо официальных документов, программа ведет учет и автоматизирует работу с обычными файлами, которые возникают в ходе рабочего процесса любого предприятия. Это могут быть:
- проектные материалы,
- черновики,
- результаты обсуждений,
- изображения,
- книги,
- аудио- и видеофайлы,
- архивы,
- файлы систем проектирования,
- другие файлы.
«1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов. Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования. Файлы открываются ассоциированными с ними приложениями, например: Microsoft Office, Open Office и т. д.
Файлы хранятся в структуре папок. Для каждой папки можно настроить права доступа пользователям или группам пользователей. Список папок расположен в Документы и файлы → Файлы
В информационную базу можно загрузить как отдельные файлы, так и каталоги файлов.
Для этого есть несколько способов:
- перетащить в программу с помощью Drag&Drop,
- загрузить из указанного каталога локальной сети,
- загрузить из электронной почты,
- создать по шаблону (с возможностью автозаполнения),
- создать новый файл на основании существующего,
- загрузить со сканера,
Загруженные файлы можно тут же включить в рабочие процессы: привязать к любому объекту программы, создать на их основании документ и т. п.
Файлы можно перемещать из одной папки «1С:Документооборота 8» в другую с помощью Drag&Drop. Также есть способ перемещения файлов из карточки одного объекта в карточку другого. На командных панелях карточек документов и других объектов есть команды копирования и вставки файлов.
Повседневную работу с файлами удобно вести с помощью списка Файлы и виджета Я редактирую в окне Текущие дела , где отображаются файлы, занятые текущим пользователем для редактирования. Часто используемые файлы рекомендуется добавлять в Избранное .
Программа предоставляет возможность совместной работы с файлами. При редактировании файл блокируется от изменений другими пользователями, что позволяет избежать коллизий и потери данных. При сохранении внесенных изменений создается новая версия файла. Из карточки файла можно посмотреть список всех версий, сравнить их средствами Microsoft Word и др. даже вернуться к одной из прошлых версий.
Просмотреть версии файла можно по команде F2 либо нажатие правой кнопкой мыши - Открыть карточку.
Далее переходим в Версии
Здесь зафиксированы версии файла.
Есть возможность отрыть версию (1), Открыть карточку файла (2), Сделать активной карточку файла (переход к другой версии файла) (3), Показать отличия (метод сравнения версий с помощью Word)(4)
Загрузка и выгрузка файлов
Под загрузкой подразумевается перенос файла из файловой системы (то есть с диска компьютера, съемного носителя и т. п.) в информационную базу, под выгрузкой – обратная операция.
Обратите внимание, что при загрузке файла в «1С:Документообороте 8» создаются копии добавляемых файлов. Связь между файлами на диске и файлами в информационной системе не сохраняется. Это значит, что если изменить файл на диске, то автоматического обновления копии файла в информационной системе не произойдет.
Поэтому, чтобы не запутаться, где сохранена последняя версия файла, рекомендуется работать с файлом только в «1С:Документообороте 8», удаляя его исходник с диска после загрузки.
Перетаскивание файлов Drag&Drop
Самый простой способ добавить файлы в программу – перетащить их из проводника Windows. При этом можно перетащить как отдельный файл, так и несколько файлов или папку.
Для загрузки файлов с жесткого или сетевого диска достаточно выделить на локальном компьютере нужные файлы (и/или папки) и перетащить их в список Файлы .
Примечание
Далее описано стандартное поведение программы при загрузке файлов любым из нижеописанных способов.
Если переносится отдельный файл, то программа сразу добавляет его в информационную базу. При этом открывается карточка файла, чтобы можно было тут же начать работу: внести необходимые изменения в название, назначить папку для хранения, назначить категории и проект, подписать ЭП, создать на основании файла процесс, документ, мероприятие и т. д.
При переносе нескольких файлов или папки открывается полный перечень загружаемых данных.
Загрузка файла с диска
В информационную базу можно загрузить один или несколько файлов, расположенных на локальном компьютере. Для этого в списке файлов предусмотрена команда Создать файл .
Для загрузки достаточно нажать кнопку Загрузить с диска и выделить на локальном компьютере один или несколько файлов
Многие уже давно или активно используют или смотрят в сторону модели хранения и публикации документации как кода, это значит применять к документации все те же правила, инструменты и процедуры, что и к программному коду, например, хранить в репозитории, прогонять тесты, собирать и релизить в CI/CD. Этот подход позволяет поддерживать документацию актуальной к коду, версионировать и отслеживать изменения, используя привычные инструменты разработки.
Однако в то же время во многих компаниях годами существуют также и вики-системы, в которых к документации получают доступ другие команды и сотрудники, например, менеджеры проектов. Что если вам захотелось привести хранение и публикацию к единому виду, то есть наряду с HTML публиковать доки и в Confluence? В этой статье я дам обзор решений задачи публикации документов из репозитория в Confluence.
Одно решение я давно активно использую сама в команде разработки интерфейсов (связка RST-Sphinx+sphinxcontribbuilder), а остальные представлю в качестве альтернативы, сразу оговорюсь, что на практике я их не пробовала, только изучила конфигурацию.
Sphinx doc+sphinxcontribbuilder
Sphinx (не путать с одноименным поисковым индексом) — это генератор документации, написанный на Python и активно используемый сообществом, он вполне хорошо работает также и в других средах.
На его настройке мы останавливаться подробно не будем, оговорюсь лишь, что из коробки он умеет генерировать статический HTML, man, pdf, и еще ряд форматов, а для корректной сборки и публикации в репозитории должны быть файлы index.rst (разметка главной страницы), conf.py (файл конфигурации) и Makefile (файл, описывающий процесс генерации форматов, вот его вполне можно зашить в докер и запускать sphinx-build команду там).
Из коробки Sphinx умеет генерировать доки из легковесной разметки формата *.rst (RestructuredText), но мы добавили возможность писать и в Markdown (CommonMark flavor) для тех разработчиков, кому это удобнее (в этом нам помогло расширение m2r, которое конвертирует MD в RST).
У нас все окружение для Sphinx уже было настроено, а сборка документации зашита в отдельный стейдж в пайплайне в Jenkins, поэтому мы пошли дальше и использовали расширение sphinxcontrib.confluencebuilder, которое умеет собирать доки в нативном для Confluence формате, а затем публиковать их. Confluence в данном случае является одним из форматов вывода документации, наряду с HTML.
Чтобы это заработало, вам нужно подключить расширения в conf.py, ниже фрагмент конфигурации.
А затем конфигурировать расширение, у него есть набор настроек:
Важный момент, в том, что даже если страница (исходник в .rst) не указана в toc и не добавлена в exclude_patterns, то она все равно будет опубликована, но вне иерархии.
Названия страниц в Confluence будут соответствовать первому title страницы, например, если у вас в файле example.rst указан заголовок Example, подчеркнутый знаками равно, он станет названием страницы в Confluence.
Правило гигиены, довольно очевидное, но все же: создайте бота с авторизационными данными которого будете публиковать документы, их можно передавать в виде переменных окружения в docker compose, использовать в пайплайнах.
Конечно, есть и подводные камни. Во-первых, не весь синтаксис RST поддерживается для публикации в Confluence (╯°□°）╯︵ ┻━┻), это неудобно, если вы хотите из одного исходника собирать HTML и Confluence. Не поддерживаются директивы сontainer, hlist, почти все атрибуты директив, например, подсвечивание строк в код блоке, нумерация в оглавлении, align и width для listtable. Список того, что поддерживается, он довольно неплох.
Из приятного, поддерживаются includes, это позволяет переиспользовать фрагменты контента между разными документами, autodoc для сборки документации из кода, math для математических формул, отрисовка тикетов и фильтров из jira (для этого придется в конфигурации прописать еще и Jira сервер), нумерованные заголовки и многое другое, буквально 3 января закатили большое обновление.
Кстати, поддержка Jira появилась и в мультиконвертер Pandoc, начиная с версии 2.7.3 Pandoc поддержал соответствующую confluence wiki разметку.
Для тех макросов и элементов Confluence, которые не поддерживаются есть грязный хак. В RST есть директива … raw::, и у нее есть атрибут сonfluence, она принимает conf разметку, если вам очень нужен какой-то макрос — можно скопировать его в режиме редактирования страницы в Confluence (режим исходного кода доступен по иконке <>) и вставить его «сырой» код туда. Но я вас этому не учила.
Результат получается такой:
Почему нам понадобилось настраивать публикацию из локального репозитория на тестовую страницу, а не сразу на «прод»? Дело в том, что при публикации все страницы каждый раз публикуются заново и перетирают изменения, сделанные вручную или комменты в строке (inline). Поэтому, когда документ находится в работе, мы решили публиковать его в какую-то отдельную страницу, этакий dev mode, чтобы добавлять опубликованные версии в ревью и собирать комментарии.
На CI публикация реализована в виде отдельного стейджа в пайплайне в Jenkins, внутрь этого стейджа зашит запуск docker образа на удаленном реджистри, в котором реализован запуск sphinx-build с нужной конфигурацией. Лучше сразу сделать этот шаг пропускаемым.
Внутри стейджа по факту запускается docker-compose -p release-branch-name run sphinx-doc confluence. В свою очередь Jenkinsfile описывает зависимости и среду, в которой будет выполняться шаг, процесс сборки и обновления информации в таргете. Из тестов пока есть только проверка синтаксиса .md и .rst с помощью doc8 и markdownlinter.
Еще один нюанс: при каждой публикации сабсета страниц Sphinx обновляет все дерево, каждую страницу. То есть, даже если контент не менялся, создается изменение, если у вас настроены уведомления в канал, то он будет засоряться множеством уведомлений.
Еще несколько способов
Foliant с Confluence в качестве бэкэнда
Инструмент для генерации документации Foliant с Mkdocs и множеством препроцессоров под капотом и бэкэндом в виде Confluence. Подробнее можно почитать тут, но если кратко, то он использует pandoc для конвертации md в HTML, а затем публикует его в Confluence. Нужно только сконфигурировать бэкэнд и установить pandoc в окружение в качестве зависимости.
Выгодные отличия от первого решения: он умеет восстанавливать inline комментарии в тех же местах, что они были до перепубликации страницы, позволяет создавать страницы, задав их в конфиге, редактировать их названия, а также вставлять контент внутрь уже существующей страницы, для этого нужно вручную задать якорь foliant на странице в Confluence.
Работает только с исходником на Markdown.
Metro
Мультитул, который публикует самые разные форматы источников в Confluence, от Google Docs до Salesforce Quip, и в Markdown тоже умеет.
Gem md2conf
Ruby gem md2conf, он конвертирует Markdown в нативный для Confluence XHTML. Дальше можно написать Rake таску, которую в свою очередь можно вызывать через Gitlab CI/Jenkins по пушу в master, затем дергать Confluence API, чтобы опубликовать страницу. Чтобы не заносить к себе Ruby окружение, заверните зависимости для этого gem в контейнер.
Как отсылать запросы в Confluence API описано тут.
Работает только с исходником на Markdown.
Из найденного в Github
На самом деле таких скриптов или cli-инструментов в сообществе уже наделали некоторое количество, но экспериментировала я только с md2conf, все они делятся на две группы.
Те, что просто конвертируют форматы (md, asciidoc, rst -> confluence/xhtml):
И те, что сразу реализовывают в себе и запросы к Confluence API, нужно только указать API ключ в конфиге:
Confluence от Atlassian прекрасно справляется с организацией всех бизнес процессов и документов, и мы предлагаем 5 простых лайфхаков, которые помогут еще больше упростить работу с ним.
Confluence от Atlassian прекрасно справляется с организацией всех бизнес процессов и документов, и многие его поклонники уверены, что с его помощью работа в команде становится более эффективной и творческой, ведь все члены команды могут создавать, делиться и обсуждать созданный контент в едином пространстве интранета. Вас не будет смущать количество всей доступной информации, поскольку контент организован по специфической иерархии, так что каждый сотрудник найдет нужный документ и отредактирует его с помощью встроенных шаблонов. Поэтому управление знаниями значительно упрощается, а совместная работа с другими сотрудниками становится более прозрачной.
Несмотря на то, что Confluence, основанный на принципах вики-системы, очень хорош для организации всей имеющейся информации, многие удобные и простые в использовании функции в Confluence часто остаются без внимания. Мы предлагаем несколько простых лайфхаков для пользователей Confluence, которые помогут в редактировании страниц и работе в Confluence в целом:
Как пользоваться готовыми шаблонами страниц
Как изменить стиль текста (если ничего не меняется)
Это решение подойдет для текстовых элементов в Confluence, особенно для ссылок, к которым не удается применить различные стилевые настройки.
В таком случае нужно найти, какой именно встроенный CSS элемент управляет ими, и затем создать новый стиль для выбранных элементов в Global Stylesheet.
Вы можете установить в браузер код вьювер, с помощью которого можно определить какой именно CSS стиль управляет отображением гиперссылок в Confluence. Можно также найти всю необходимую информацию на официальном сайте Atlassian Confluence.
Как убрать страницу из дерева страниц (page tree)
Если страница в Confluence должна входить в другую категорию, ее можно скрыть из дерева страниц. Для этого найдите Space tools и кликнете по Content tools. В списке инструментов выберите Reorder Pages. Теперь перетащите страницу, которую вы хотите скрыть в позицию “над” вашей домашней страницей (Space homepage). Все ссылки по-прежнему будут работать, а страница будет скрыта из дерева страниц.
Как редактировать прикрепленные файлы
Как упомянуть кого-то с помощью @
Как и в Facebook, Instagram и Twitter, можно использовать знакомую из социальных сетей функцию и в Confluence. Это отличный способ привлечь внимание других членов команды к необходимому вопросу или контенту. Чтобы упомянуть кого-то, поставьте перед именем пользователя знак “@”, и все. Таким образом вы получите ответ намного быстрее, чем если бы вам пришлось писать человеку на почту. И наоборот, в куче входящих писем пользователь может потерять нужную ему информацию. Упомяните пользователя через “@”, и он быстрее найдет нужное письмо. Упоминая таким способом ваших сотрудников , можно также поручать им новые задания.
Надеемся, что после прочитанных советов, вы узнали что-то новое о Confluence, и теперь будете пользоваться им с большей уверенностью. Если вам необходима дополнительная консультация по работе с Confluence, основным принципам Agile и ITSM, эксперты Polontech всегда рады вам помочь. Мы предлагаем различные онлайн и оффлайн тренинги по Confluence, на которых вы получите практические навыки по работе с этим вики инструментом.
Наши авторы
Профессионалы, работающие с Sony, NASA, Сбербанк, МТС, Nokia и многими другими компаниями. Спикеры на конференциях, авторы статьей
2. Перетащите файл презентации в поле или нажмите "или выберите файл" и откройте нужный файл. Нажмите Загрузить.
3. Если Вы хотите разрешить участникам скачивать презентацию, нажмите "Разрешить скачивание презентации".
4. Дождитесь окончания обработки файла.
5. Чтобы делать пометки во время демонстрации презентации, воспользуйтесь панелью инструментов справа. Вы можете выбирать инструмент, толщину линии, цвет, отменить или удалить пометки, а также включать многопользовательский режим для совместной работы с презентацией.
→
6. Для переключения слайдов воспользуйтесь кнопками в нижней части презентации.
7. Кнопки в правом нижнем углу презентации позволяют менять масштаб, подогнать по ширине и развернуть презентацию на весь экран.
8. Вы можете свернуть презентацию, нажав на кнопку в правом верхнем углу презентации и развернуть ее, нажав на в правом нижнем углу окна.
Читайте также: