Как сделать список студентов в excel

Обновлено: 08.01.2025

Выпадающий список в Excel (или раскрывающийся список) — это список в ячейке Excel, из которого можно выбрать одно из нескольких заранее заданных значений. Это удобно для быстрого и правильного заполнения данных: не вбивать руками, а просто выбрать. Тут же можно настроить контроль, чтобы пользователи не могли вносить значения, не предусмотренные в списке.

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

Источником данных может быть:

Связанные выпадающие списки

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

Справка:

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

Столбец таблицы: = Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами - во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
[высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
[ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

искомое_значение – значение, которое ищем. Может быть числом, текстом, логическим значением или ссылкой на ячейку;
просматриваемый_массив – диапазон ячеек, где будем искать нужное значение;
[тип_сопоставления] — число -1, 0 или 1, которое показывает, как сравнивать искомое значение с ячейками просматриваемого массива. Не переживайте, если не поняли, когда и что ставить, потому что 90% случаев нужно выбирать ноль.

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

Шаг 2. Создайте две сводные таблицы – одну с названиями групп, вторую — со статьями.

Создайте первую сводную таблицу с группами статей.
Выделите любую ячейку таблицы с исходными данными, перейдите в меню Вставка -> Сводная таблица. Добавьте сводную таблицу на существующий лист и поместите группы в область строк.

Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.

Форматируем сводную таблицу со статьями и придаем ей вид справочника.
Выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор -> Макет отчета -> Показать в табличной форме. У нас получится почти та таблица, которая нам нужна, но в ней автоматом появятся промежуточные суммы. Чтобы их отключить, идем: Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные суммы.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.

Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.

- $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
- Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
- СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
- Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.
Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.
- Точно так же создайте в диспетчере имен список статей.
  Введите имя ГруппыСтатей, а для диапазона – формулу:
  =СМЕЩ($C$1;ПОИСКПОЗ($G2;$C:$C;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$G2);1)
Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.

Шаг 4. Создайте выпадающие списки.

То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи

В программе Microsoft Excel есть возможность создать выпадающий список – то есть сделать так, чтобы одна ячейка содержала несколько значений, между которыми может переключаться пользователь. Это очень удобный инструмент для работы с таблицами, в частности, если речь идёт о проверке введённых данных. Поэтому если вы не знаете, как сделать в экселе выпадающий список, то вам помогут приведённые в статье инструкции.

Создание выпадающего списка

Для начала рассмотрим самый простой способ, который поможет вам сделать раскрывающийся список. Чтобы осуществить его, делайте всё как в инструкции ниже:
На заметку! Чтобы не вводить диапазон ячеек вручную, достаточно левой кнопкой мышки выделить первую ячейку со значением, поставить двоеточие и выделить мышью последнюю ячейку со значением.

После того, как вы воспользуетесь любым из способов и укажете имя диапазона значений, вы получите такой результат, как на картинке ниже.

На заметку! Есть ещё один способ указать значение в источнике – написать в поле ввода имя диапазона. Этот способ самый быстрый, но прежде чем прибегать к нему, нужно создать именованный диапазон. О том, как это сделать, мы поговорим позже.

Видео — Создание выпадающих списков в Excel

Раскрывающийся список с подстановкой данных

Если ваша таблица предполагает постоянные изменения, и вы не хотите, чтобы это повлияло на содержимое вашего выпадающего списка, то вам поможет следующий способ. Воспользуйтесь им, и тогда редактирование данных ячеек будет автоматически отображено в выпадающем списке. Для этого проделайте следующее:

Итак, список готов. Выглядеть он будет вот так.

На заметку! У этого способа есть принципиальное отличие от первого – в качестве списка используется готовая таблица, а не диапазон значений. Это значит, что любые изменения в таблице будут отображаться и в выпадающем списке.

Зависимые раскрывающиеся списки

Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:

Видео — Связанные выпадающие списки: легко и быстро

Создание ниспадающих списков позволяет не только экономить время при выборе варианта в процессе заполнения таблиц, но и оградить себя от ошибочного внесения некорректных данных. Это очень удобный и практичный инструмент. Давайте выясним, как активировать его в Excel, и как им пользоваться, а также узнаем некоторые другие нюансы обращения с ним.

Использование выпадающих списков

Ниспадающие, или как принято говорить, раскрывающиеся списки чаще всего применяют в таблицах. С их помощью можно ограничить круг вносимых в табличный массив значений. Они позволяют выбирать для внесения значения только из заранее подготовленного перечня. Это одновременно ускоряет процедуру внесения данных и оберегает от ошибки.

Процедура создания

Если выбран ввод вручную, то каждый списочный элемент требуется вписать в область через точку с запятой (;).

Ещё один вариант установки связи – это присвоение массиву с перечнем имени. Выделяем диапазон, в котором указаны значения данных. Слева от строки формул находится область имён. По умолчанию в нём при выделении диапазона отображается координаты первой выделенной ячейки. Мы же для наших целей просто вписываем туда наименование, которое считаем более подходящим. Главные требования к имени состоят в том, чтобы оно было уникальным в пределах книги, не имело пробелов и обязательно начиналось с буквы. Теперь именно по данному наименованию будет идентифицироваться тот диапазон, который мы до этого выделили.

Выполнение операций

Теперь давайте разберемся, как работать с тем инструментом, который мы выше создали.

Таким способом при необходимости заполняем всю таблицу.

Добавление нового элемента

Но что делать, если требуется все-таки добавить новый элемент? Действия тут зависят от того, как именно вы сформировали перечень в окне проверки данных: введен вручную или подтягивается из табличного массива.

Но что делать, если перечень значений подтягивается не из отдельной таблицы, а был внесен вручную? Для добавления элемента в этом случае тоже есть свой алгоритм действий.

Удаление элемента

Удаление списочного элемента проводится по точно такому же алгоритму, что и добавление.

Что же делать, если значения добавлялись в окно проверки данных вручную, а не при помощи дополнительной таблицы?

Полное удаление

В то же время, существуют и ситуации, когда выпадающий список нужно полностью удалить. Если вам не важно, чтобы введенные данные были сохранены, то произвести удаление очень просто.

Кроме того, если пользователю не нужно сохранять введенные данные, то существует ещё один вариант удалить ниспадающий перечень.

При желании таким же образом можно вставить не пустой диапазон, а скопированный фрагмент с данными. Недостаток ниспадающих списков как раз состоит в том, что в них нельзя вручную вписать данные, отсутствующие в перечне, но их можно скопировать и вставить. При этом проверка данных не сработает. Более того, как мы выяснили, сама структура выпадающего списка будет уничтожена.

Зачастую, требуется все-таки убрать выпадающий список, но при этом оставить те значения, которые с помощью него были введены, и форматирование. В этом случае следует произвести более корректные действия по удалению указанного инструмента заполнения.

Как видим, ниспадающий список может значительно облегчить введение данных в таблицы, а также предотвратить введение некорректных значений. Это позволит сократить количество ошибок при заполнении таблиц. Если же какое-нибудь значение нужно добавить дополнительно, то всегда можно провести процедуру редактирования. Вариант редактирования будет зависеть от способа создания. После заполнения таблицы можно удалить выпадающий список, хотя делать это и не обязательно. Большинство пользователей предпочитают его оставлять даже после окончания работы по заполнению таблицы данными.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

В данной задачи создадим автоматически заполняемые списки с помощью табличного процессора Excel. Все данные вводятся в один большой список и которого записи автоматически группируются по новым спискам.

Результат автоматического распределения записей по спискам

Реализуем такие, автоматически заполняемые списки, подробно объясняя этапы решения задачи.

Суть решения

Видеоверсия

Текстовая версия

Принцип действия

Пользователи, которые уже поработали в Excel, очевидно заметят, что принцип действия таких динамических списков очень схож с таковым у функции ВПР, либо более продвинутого аналога данной функции – связки ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Соответственно, нам нужно сделать реализации чего-то на подобие множественного ВПР, когда значения будут выбираться все значения, а не только первое.

Основная идея реализации

Данную функции еще часто используют в связке с другой полезной функцией ПОИСКПОЗ, однако, сейчас нам нужна не связка, поскольку номер строки (а именно за поиск номера строки в функции ИНДЕКС отвечает функция ПОИСКПОЗ) мы найдем отдельно.

Решение:

Теория:

Видеоверсия

Текстовая версия

Принцип работы данной формулы становится понятен, если взглянуть на следующий рисунок:

Поиск номера строки

В заголовках записываем значений, которые соответствуют маркерам в первом столбце неупорядоченного списка, в нашем случае это: список1, список2, список3, затем сравниваем значение из заголовка с текущим маркером (в сравнении используются смешанные ссылки, чтобы не записывать одну и туже формулу для трех столбцов, а просто автозаполнением растянуть ее для 2-го и третьего списка), если условие выполняется, тогда возвращаем номер строки из первоначального неупорядоченного списка, если условие ложно, формула вернет ошибку.

Видеоверсия

Текстовая версия

Мы получили номера строк, которые разбросаны по всему диапазону вычислений, нам нужно их собрать и для этого, во-первых, следует построить простой номерной ряд, банально пронумеровав один столбец, а, во-вторых, с помощью функции НАИМЕНЬШИЙ, собрать все значения по каждому столбцу, отсортировав по возрастанию.

Функция НАИМЕНЬШИЙ похожа на вычисление минимального, т.е. функцию МИН, за тем исключением, что позволяет найти не только минимальное, но и 2-е, 3-е и т.д. наименьше значение после минимального.

Как можно догадаться, вспомогательный числовой ряд будет использоваться для указания того, какое наименышее значение по порядку следует вернуть. Таким образом, конечная формула, сортирующая найденные номера строк будет выглядеть вот так:

Общая картина вычислений выглядит так:

Упорядочивание чисел с помощью функции НАИМЕНЬШИЙ

Как и предполагалось, мы просто записали ранее разбросанные значения с вычислением номера строки.

Видеоверсия

Текстовая версия

Если вы раньше работали с функцией ИНДЕКС, то построение финальной формулы не вызовет абсолютно никаких трудностей, фактически нам нужно вернуть значение для ячейки, когда у нас известен и номер строки, и номер столбца (он изначально был известен, т.к. всего один столбце со значениями).

Таким образом, пишем:

Здесь мы, как и с упорядочиванием, используем ссылку на столбец, однако, делаем его абсолютной ссылкой, поскольку формулу будем растягивать вправо и нужно чтобы столбец не менялся (в случае поиска наименьшего нам нужно было, чтобы столбец менялся).

В конечном итоге получаем вот такой результат:

Результат применения функции ИНДЕКС

И вот такой результат:

Результат использования функции ЕСЛИОШИБКА для перехвата ошибок

Видеоверсия

Текстовая версия

Когда мы заполняем неупорядоченный диапазон, левый столбец, по сути, может принимать фиксированные значения (список1, 2, 3 и т.д.), с целью исключения ошибки и ускорения ввода первоначальных данных, для левого столбца можно создать выпадающий список из допустимых значений.

Вообще будет хорошей идеей в одном месте записать допустимые значения (например, пускай это будут заголовки упорядоченных списков), а в остальных местах, где они должны использоваться просто ссылаться на них.

Процесс создания выпадающего списка в Excel детально рассмотрен в этой статье, здесь мы заострять внимание на этом не будем.

Файл с примером

Читайте также: