Как сделать служебное задание на командировку
Командировки в 2020 году: оформляем и оплачиваем
В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:
- по проезду;
- по найму жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.
Перечень документов
Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:
Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.
Правила оформления приказа несложны:
- в шапке указывается полное наименование организации;
- вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
- точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
- определяются сроки служебной поездки;
- указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).
Необязательные документы
Первичная документация
- Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
- Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.
Оплата расходов сотрудника
К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.
Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.
Служебное задание на командировку — это внутренний документ компании, в котором работодатель указывает цель, место и сроки рабочей поездки своего сотрудника. Он не является обязательным, однако работодатель может его использовать в своем документообороте. Узнать, как он оформляется, и скачать бланк служебного задания на командировку вы сможете в материале ниже.
Образец задания на командировку
Стоит отметить два момента:
- Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
- В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.
Общие сведения о том, как заполняется служебное задание
Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:
- Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
- Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).
Образец служебного задания на командировку
Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.
Первый этап. Создание служебного задания
Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.
Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.
Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.
Теперь переходим к заполнению основных столбцов.
В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.
Во второй вписывается должность этого сотрудника.
В третий заносится наименование страны и города назначения.
В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.
В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.
В шестой заносится дата окончания деловой поездки.
В седьмом ставим общее количество дней поездки.
В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).
В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.
В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).
В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.
После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.
Вот так выглядит образец заполнения служебного задания для направления в командировку, по возвращению из которой наступает второй этап заполнения.
Алгоритм второго этапа
После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.
Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником. Работник может сам написать, выполнена ли поставленная задача, как и в каком объеме. Все отметки заносятся в бланк командировочного задания.
Начальник в соответствующей графе документа делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.
Образец командировочного задания — это документ, в котором фиксируется вся ключевая информация о деловой поездке. Требование формировать такой документ часто предусмотрено в локальных нормативных актах. Расскажем, как правильно его составить. В статье можно скачать бланк служебного задания на командировку и заполненный образец.
Трудовое законодательство и положение, которое регулирует правила отправки работников в служебные поездки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), не обязывают формировать задачу для командировочного в письменной форме. Но следует принимать во внимание, что ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ дают право издать локальный распорядительный акт, который сделает обязательным формирование служебного задания, а также установить образец и порядок его оформления. Особенно широко это распространено в бюджетных учреждениях.
Однако для того чтобы оформить подобный документ, можно использовать не только установленный нанимателем бланк командировочного задания в свободной форме, но и формуляр, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — унифицированная форма т-10а, служебное задание, образец заполнения которой мы и рассмотрим в статье.
Бланк формы т-10а
Инструкция: до начала командировки
Итак, рассмотрим по шагам заполнение документа для направления в командировку на примере унифицированной формы Т-10а. Установленный Госкомстатом или нанимателем бланк оформляется в целях правильного учета и оплаты командировочных расходов.
Шаг 1. Заполняем шапку
Начинаем заполнять образец задания на командировку с внесения информации общего характера:
- название учреждения;
- номера форм по ОКУД и ОКПО;
- номер по порядку;
- дата формирования.
Шаг 2. Заполняем персональные данные работника
Образец служебного задания на командировку (скачать бланк служебного задания форма т-10а вы смогли выше) содержит информацию личного индивидуального характера:
- Ф.И.О. сотрудника должны быть указаны в центре формы;
- номер по табелю фиксируется в этой же части.
Шаг 3. Заполняем таблицу
Заполнив первые 11 граф, оформление можно прервать до момента, когда работник возвратится из поездки.
Шаг 4. Подписываем
Процесс следует завершить, обеспечив подпись начальника структурного подразделения, где трудится уезжающий. В целом документ нужно утвердить у руководителя учреждения (уполномоченного руководителем лица).
Инструкция: по окончании служебной командировки
По возвращении из поездки следует завершить заполнение документа. Сделать это можно следующим образом.
Шаг 1. Заполняем отчет
Вернувшись из поездки, сотрудник (графа 12) вносит информацию по ее итогам, то есть дает в краткой форме отчет по выполнению служебных поручений.
Шаг 2. Подписываем
- подпись вернувшегося из поездки сотрудника;
- оценка начальником подразделения результативности поездки в строке, предусмотренной для дачи заключения по командировке;
- подпись руководителя подразделения, дата отчета.
Шаг 3. Сдаем
Оформленный надлежащим образом документ следует сдать в бухгалтерию учреждения.
Обязательно ли заполнять
Документ фактически включает два раздела: поручения начальника и отчет о результатах исполнения. С 2015 года его применение прекратило носить обязательный характер: составлять его нужно в том случае, когда данная процедура установлена локальным нормативным актом учреждения.
Образец
Образец заполнения служебного задания для направления в командировку.
В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении
Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий. Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели. Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.
Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году
С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.
Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.
Теперь в обязательном порядке администрация должна составить приказ на командировку. Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать положение о командировках, либо иной внутренний локальный акт.
При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.
Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в командировку, в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.
Кто составляет служебное задание
Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.
Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.
В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.
В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.
Внимание! Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.
Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.
- Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
- Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
- В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. — обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.
Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как командировочное удостоверение, так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.
Читайте также: