Как сделать ретроспективный анализ
Определение тенденций, диагностика проблем, факторный анализ
Ретроспективный Анализ - это статистическая обработка и экспертный анализ информации о работе персонала за длительные периоды времени (неделю, месяц, год и т.д.). Целями анализа являются:
- Определение тенденций (трендов). Как сотрудники работали неделю назад, в прошлом месяце, два года назад, что изменилось?
- Диагностика проблем. Что повлияло на ухудшение работы персонала, носят ли эти причины объективный характер?
- Факторный анализ. Какие факторы в наибольшей степени влияют на эффективность работы персонала, характеризуемую KPI (Key Performance Indicators)?
Большинство HR-директоров, будучи гуманитариями, при решении таких задач часто полагаются только на интуицию. Хорошая интуиция - это важно, но лучше, если она подкреплена объективными данными. Такие данные могут предоставить, в частности, средства Ретроспективного Анализа.
С помощью средств Ретроспективного Анализа HR-директор сможет:
- Планировать загрузку (численность) персонала. Если документооборот будет увеличиваться такими же темпами, то через сколько времени потребуется увеличивать численность персонала?
- Оптимизировать затраты на персонал. Сколько мы сэкономим, если вместо приема новых сотрудников перераспределим обязанности между существующими (увеличив им компенсацию)?
- Определять степень влияния на производительность труда различных факторов. Как производительность труда зависит, например, от времени суток, наличия кондиционеров, настроения начальника :) и т.п.?
- Оценивать эффективность управленческих решений. Как изменилась эффективность (производительность) труда в отделе после внедрения гибкого графика, после прихода нового руководителя и т.п.?
- Отделять настоящие "узкие места", от "узких мест", являющихся следствием плохой организации труда.
Ретроспективный Анализ - это работа с данными, характеризующими работу персонала. Такие данные представляются в виде метрик (значение-время), которые условно можно разделить на две категории:
- Метрики, характеризующие результат труда (первая категория).
- Метрики, характеризующие процесс труда (вторая категория).
К первой категории относятся, например, KPI. Ко второй категории, например, Относительное Время Продуктивной Работы с Компьютером (ОВПРК).
Ретроспективный Анализ позволяет, во-первых, контролировать динамику изменения всех метрик. Во-вторых, определять, как метрики, характеризующие процесс, влияют на метрики, характеризующие результат. В-третьих, сопоставлять работу сотрудников и/или подразделений (филиалов) друг с другом и т.п.
Ретроспективный Анализ "из коробки"
Как было сказано выше, Ретроспективный Анализ позволяет решать три важных задачи:
- Сопоставлять метрики, характеризующие результат, с метриками, характеризующими процесс.
- Определять тенденции (тренды) для метрик обеих категорий.
- Сравнивать работу разных сотрудников и разных подразделений.
В методике измерения метрик первой и второй категории есть несколько различий. Если метрики второй категории вычисляются автоматически, то метрики первой категории, как правило, вручную. Метрики второй категории можно оценивать ежедневно, а метрики первой категории целесообразно оценивать не чаще одного раза в месяц или даже в квартал. Поэтому, для решения первой задачи, как правило, необходимо выполнить дополнительные работы: рассчитать значения KPI, импортировать значения KPI в консолидированную базу данных и т.д. В то время как для решения второй и третьей задач, в частности, когда речь идет только о метриках второй категории, никаких дополнительных работ делать не нужно. Поэтому Ретроспективный Анализ, решающий вторую задачу, можно назвать анализом "из коробки".
В рамках анализа "из коробки" обычно анализируются те же метрики, что и при проведении Оперативного Мониторинга. Наибольший интерес представляют метрики, характеризующие Относительное Время Продуктивной Работы с Компьютером (ОВПРК). Это доля рабочего времени, выраженная в процентах, в течение которого сотрудники выполняют определенные (разрешенные) бизнес-операции. ОВПРК рассчитывается экспертной системой на основе данных, полученных с помощью программы SelfTrace и/или импортированных из внешних систем (ERP, CRM и т.п.). При расчете ОВПРК учитывается эффективность использования рабочего времени, характеризуемая значениями BPI (Basic Performance Indicators). Методика расчета ОВПРК приведена в разделе Применение: Экспертиза Фактических Трудозатрат.
Наряду с ОВПРК, Ретроспективный Анализ "из коробки" позволяет также анализировать "сырые данные", т.е. метрики, на основании которых вычисляется ОВПРК. Это может быть, например, скорость работы офисного работника с клавиатурой и мышью, доля времени другой офисной работы (не связанной с компьютером), а также количественные метрики, импортируемые из внешних систем (ERP, CRM и т.п.). Например, сколько обработано документов, сколько сделано или принято телефонных звонков и т.п.
Оценка качества обслуживания и управление лояльностью клиентов
Тахометр Точки Продаж
Контролируйте попытки продажи и повышайте конверсию.
Мы давно знаем компанию ProLAN, как разработчика качественного программного обеспечения и надежного партнера".
Сегодня большинство команд не отрицает, что ретроспективы крайне полезны, но часто игнорируют ее, проводят неправильно или нерегулярно. В итоге команда вновь и вновь наступает на одни и те же грабли, а рабочий процесс не улучшается.
Когда и как не следует проводить ретроспективы
- Команда не видит проблем, считает, что бизнес-процессы поставлены хорошо и не собирается их улучшать.
Проблемы отсутствуют только в том случае, если проект уже завершен или сорвался. Получите обратную связь от клиентов, и они откроют вам глаза на узкие места.
- На совещании говорят только лидеры, а все остальные просто слушают. Идеи для улучшения поступают исключительно от них. Такие решения имеют мало шансов на успешную реализацию, так как в большинстве случаев навязываются.
- Неправильный настрой и оценочные суждения. Одни участники воспринимают ретроспективу как разбор полетов, где ищут виноватого, которому влетает. Другие привыкли работать сами по себе и не согласовывать это с командой, поэтому ретроспективу считают бессмысленным действом. Третьи приходят просто посмотреть на шоу. Когда у участников такой настрой, они не смогут быть откровенными, выдавать дельные мысли, как что улучшить, а будут со всем соглашаться и думать только о том, чтобы побыстрее все это закончилось.
Форматы проведения
- сбор информации
- мозговой штурм
- голосование и составление плана: определение конкретных действий или договоренностей
Существует множество форматов проведения ретроспектив и зависят они от типов рассматриваемых вопросов.
Расскажем про наиболее распространенный и наглядный способ.
Сбор информации
Каждый проект делается несколькими людьми и напрямую зависит от их работы. Скажем, вы планируете доставить мандарины на телеге. Вам нужны колеса, надо подумать о том, как фрукты будут фиксироваться, как поедут, чтобы быть доставленными в целости, сохранности и желательно к указанному сроку.
Если кто-то не доработает правые колеса, а другой перестарается с левой осью, у проекта будут проблемы. Именно после сбора информации о проделанной работе вам станет ясно, чего конкретно не хватило команде правой оси. Станет понятно, чему одни могут научить других, а это одна из гиперцелей ретроспективного анализа — обучение членов команды за счет собственных ресурсов этих же сотрудников.
Итак, первое, с чего необходимо начать, это выписать все положительные и отрицательные моменты.
Поделите лист бумаги или доски на 4 части. В первой колонке напишите, что шло хорошо в прошлой итерации, а во второй — с какими проблемами столкнулись.
Минусы и плюсы возникают не сами по себе, а на основе плана, составленного на предыдущей ретроспективе. Важно, чтобы команда сама определяла, что было сделано успешно, а что потерпело крах.
К примеру, задержка запуска рекламной кампании на первый взгляд — отрицательный момент. Но на самом деле специалист тщательно проработал рекламную кампанию и теперь у неё конверсия выше, чем могла бы быть.
Также необходимо, чтобы все участники высказались о плюсах и минусах прошедшей итерации.
Мозговой штурм
- Создавайте интеллект-карты, совместно или индивидуально. Для развития идей мы используем ментальную карту Flowlu. На ней удобно структурировать мысли и расщеплять идеи на мелкие кусочки, конкретные действия. Записывать идеи на карте участники могут одновременно, совместно в системе.
- Задавайте команде наводящие вопросы, например, чтобы вы сделали иначе, если б пришлось заново это реализовать?
- Поощряйте каждого за идею
- Предлагайте участникам поставить себя на место других и с этой позиции предлагать идеи
- Находите примеры успеха других команд
- Создавайте похожие идеи на основе лучших.
Важно не увлекаться глобальными предложениями, а делить их на конкретные действия.
Составление плана
После сбора идей от всех участников проводится голосование на самые лучшие. В план попадают только те предложения, с которыми согласны все. Не стоит раздувать план и ставить больше целей, чем реально выполнить. Сотрудников это только демотивирует и вселит мнение о том, что ретроспектива - бессмысленное мероприятие.
Итак, в четвертой колонке записываем план конкретных действий: что сделать, изменить, какого результата достичь, кому больше не давать подобные задачи, где подучиться.
Скажем, в этот раз у менеджера недостаточно хорошо проходили согласования проектов или дизайнер не смог вникнуть в определенную тематику. Это значит, что Василий Макаров больше не представляет проекты руководителю-женщине, потому что слишком много шутит, а версткой макетов для сайта женского белья больше не занимается Варвара – женщина хоть и стильная, но в белье, как выяснилось, понимающая мало.
После того как составлен план действий, необходимо назначить ответственных, наблюдателей, установить сроки и контролировать выполнение.
Все это удобно делать в таск-менеджере.
Еще раз отметим, что формат проведения ретроспективы может быть различным. От ретроспективы можно получить результат только в том случае, когда в процесс вовлекается каждый участник рабочего процесса, решения принимаются совместно, а совещания проводятся регулярно. По результатам таких собраний каждый раз создается конкретный план действий и он выполняется.
Если придерживаться этих простых правил, то можно создать благоприятные условия для развития самоорганизующейся команды.
Ретроспективный анализ основан на изучении рядов динамики. Анализ динамических рядов позволяет получить информацию о значимых изменениях в динамике экономических показателей. Кроме того, такой анализ позволяет определить моменты времени, в которые произошли эти изменения. Изменчивость хозяйственной деятельности определяется целым рядом взаимосвязанных и взаимозависимых факторов. Поэтому при изучении динамического ряда выделяют четыре уровня факторов.
- 1. Долговременные факторы, формирующие основную тенденцию развития признака, или тренд (Т).
- 2. Циклические факторы (С), которые формируют колебания анализируемого признака, обусловленные действием циклов экономической природы более одного года.
- 3. Сезонные факторы (S), которые определяют колебания в течение календарного года, и такие колебания повторяются из года в год. Сезонные колебания связываются с ежегодными циклами.
- 4. Случайные факторы (ε), появление которых невозможно предвидеть, а степень воздействия сложно измерить из-за их кратковременности. Этот компонент ряда времени связан с рисками, сопровождающими хозяйственную деятельность, и поэтому является непредсказуемым.
Совершенно не обязательно, чтобы в процессе формирования значений временного ряда участвовали одновременно факторы всех четырех типов. В одних случаях значения временного ряда могут формироваться под воздействием факторов (Т), (S) и (ε), в других – под воздействием факторов (Т), (С) и (ε).
В экономическом анализе более востребованной является модель, выраженная функцией
Взаимосвязь этих компонент выражается аддитивной (1) или мультипликативной (2) моделью:
Аддитивная модель используется тогда, когда сезонные колебания значений изучаемых показателей являются относительно постоянными за период наблюдения. Мультипликативная модель характеризуется постоянством колебаний только по отношению к тренду.
Рассмотрим методы моделирования компонентов динамического ряда.
Выделение тренда может быть произведено методами механического или аналитического сглаживания. Наиболее распространенным методом механического сглаживания является метод скользящей средней.
Сглаживание ряда динамики с помощью скользящих средних заключается в том, что вычисляется средний уровень из определенного числа первых по порядку уровней ряда, затем – средний уровень из такого же числа уровней ряда, начиная со второго, далее – с третьего и т.д. Период скользящей средней может быть четным и нечетным. Если принимается нечетный период, то скользящая относится к середине периода. Если для выравнивания ряда выбирается четный период, то дополнительно проводится центрирование, т.е. нахождение средней из средних для отнесения полученного уровня к определенной дате.
Так, скользящие средние с продолжительностью периода, равной трем, будут иметь вид:
и т.д.
Пример
Необходимо произвести сглаживание динамического ряда показателя объема продаж (млн руб.) методом скользящей средней.
Именно поэтому так важна ретроспектива, часто используемая в различных отраслях – от искусства до науки.
Что такое ретроспектива и как она работает
Термин сформировался в рамках латинского языка и дошел до современности практически в неизменном виде. Слово образовалось путем соединения двух понятийных маркеров:
ретроспектива – это своеобразный анализ, обзор прошлых достижений, обращенность к прошлому (ретроспекция) с целью извлечь уроки, обнаружить логическую цепочку, связывающую те или иные события.
Википедия при этом уточняет, что ретроспектива в искусстве означает демонстрацию произведений какой-либо творческой личности (художника, режиссера и т.п.) по принципу хронологической последовательности их создания.
Говоря упрощенно, любая ретроспекция – это своего рода исследование, последовательный разбор ранее имевших место явлений и/или событий.
Ну и нельзя забывать про рефлексию, ключевую черту достойного и самокритичного человека – успешного ученого, талантливого художника, неординарного писателя.
Умение анализировать ошибки, компилировать и воспроизводить достижения ценилось в любые времена, поэтому ретроспектива находит себе применение практически повсюду:
- в науке – как метод исследования;
- в искусстве – как художественный прием;
- в программировании – как форма контроля и т.п.
Целые жанры выстраиваются вокруг попыток изучить пройденный путь! Это не всегда интересно, зато помогает отточить навыки, раскрывает ранее не очевидные связи.
Ретроспективный анализ
Человечество не способно увидеть будущее в хрустальном шаре, но предсказать его с помощью учебника истории – по силам даже дилетанту. В зависимости от поставленных задач и научной дисциплины специалисты применяют особый ретроспективный метод исследования данных:
- в истории;
- в экономике;
- в кинематографе и т.д.
Благодаря ретроспективному методу, ученые на основе текущей ситуации постепенно разматывают клубок истории. Обладая знаниями о последующих событиях, историк может указать перечень событий, ставших причиной конкретной ситуации.
В данном контексте можно сформировать и сопутствующее определение к этому понятию:
Идеологии действуют по схожему принципу, стараясь взять у предков лучшее, одновременно избавляясь от факторов риска. Новые комбинации то и дело сбоят, сталкиваясь с реальностью, но это позволяет в будущем пополнить базу данных и в очередной раз немного углубить знания и улучшить представления людей о себе и о мире.
Ретроспективный подход особенно актуален для психологии, социологии, экономики – дисциплин, переживающих бурный рост на фоне постоянно изменяющейся действительности: на наших глазах информация о социальных взаимодействиях становится все более структурированной.
Несколько иной контекст наблюдается в творческой сфере. Художественная ретроспектива проявляется в трех ипостасях:
- как жанр;
- как обзор;
- как прием.
С развитием цивилизации эволюционировало и искусство. Если раньше можно было заглянуть на персонализированную выставку, сегодня ценители предпочитают создавать ретроспективы (особенно актуальные для кинематографа).
Обычно это подборки произведений того или иного автора, с участием определенного актера или конкретного жанра в хронологическом порядке, которые помогают лучше увидеть развитие мастерства с течением времени.
Особенно полюбились флешбэки авторам ужасов и детективов, когда вновь открывшиеся обстоятельства помогают глубже зацепить аудиторию.
Рабочая технология
Для программистов есть особая ретроспектива, когда в уже работающем коде они пытаются выявить неточности.
С этой методикой можно не только устранять ошибки, но и улучшать производительность, повышая конкурентоспособность продукта. Впрочем, необязательно работать за компьютером, чтобы извлечь из концепции выгоду!
Художники не стесняются удалять и добавлять штрихи к уже завершенному изображению. Писатели выбрасывают целые главы, вымарывают черновики, переписывают самиздатовские тексты перед публикацией в издательстве.
Вместо заключения
В XXI веке постоянно рассказывают о возможностях и перспективах, даже детей пытаются заставить думать о будущем как можно раньше. Но без ретроспекции, без анализа ошибок и исследования достижений прошлого достичь успеха просто невозможно.
Читайте также: