Как сделать подпроцесс в bizagi
Разговаривать о процессном подходе, методологии BPM и нотации BPMN невозможно без понятия бизнес-процесса.
Управление процессом – вот что предполагает методология BPM. Существует множество определений, что такое бизнес-процесс, и выбрать какой-то один сложно. Но можно выделить ключевые свойства бизнес-процесса:
Методология BPM позволяет выстроить работу компании с помощью бизнес-процессов. Содержит в себе набор основных принципов и подходов к построению нотации BPMN, что решает поставленную задачу.
Нужно уметь реагировать на изменчивую сущность бизнес-процессов. Прежде всего, это связано с давлением внешней среды (изменение законодательства, стандартов и норм, растущие требования клиентов, недремлющие конкуренты, слияния и поглощения компаний), прогрессом в информационных технологиях, стремлением к совершенствованию внутри компании (сокращение издержек, увеличение продаж за счет повышения качества для потребителя, улучшение финансовых показателей). Поэтому говорить о внедрении как о разовом процессе – сделали и забыли как это позиционирует классический реинжиниринг, не приходится.
В методологии BPM рассматриваются следующие понятия:
- Видение – образ глобального будущего. Это мир условно через 5 лет.
- Миссия – глобальные шаги Компании. Что нужно делать Компании, чтобы соответствовать этому будущему миру. Место в этом мире.
- Стратегия – конкретные шаги для достижения миссии.
- Процессы – детализированные шаги стратегии.
В век цифровой трансформации методология BPM как никогда становится востребованной. Те компании, кто способен гибко и во время перестраивать свои бизнес-процессы повышают эффективность своего бизнеса.
Каким компаниям подходит использование BPM
Не все компании готовы к BPM. Трудно представить необходимость внедрение такой технологии для компании в 5 человек, так как все процессы понятны сотрудникам, а главное легко поддаются управлению. Поэтому на разных этапах зрелости компании должны применяться разные технологии:
11.12.2020 | Регина Пруткина, г. Екатеринбург | 0
Практически каждому из нас в работе когда-нибудь приходилось описывать какие-либо процессы, включающие в себя взаимодействие нескольких участников со специфическими ролями, находящихся в разных подразделениях или на разных территориях, использующих разнообразные способы коммуникации и передачи данных, документов и других артефактов. Если процесс достаточно простой, его можно описать в текстовом виде, разделяя по пунктам. Но если процесс сложный, с большим количеством участников, промежуточных задач и подпроцессов, имеющий разные варианты прохождения (ветвления), то для его понимания требуется дополнительная визуализация, т. е. построение схемы. Как правило, под схемой процесса мы подразумеваем блок-схему. При этом схема должна быть интуитивно понятной неподготовленному человеку. Для этой цели необходимо наличие стандартизованного набора условных обозначений, понятных всем пользователям: аналитикам, менеджерам, техническим специалистам и др. На сегодняшний день существует несколько стандартов спецификаций для моделирования бизнес-процессов. Одним из них является BPMN (Business Process Model and Notation) — модель и нотация(описание) бизнес-процесса. Стандарт BPMN получил широкое распространение благодаря нескольким факторам:
— Наличие небольшого перечня интуитивно понятных условных обозначений, позволяющих описывать широкий спектр сложных процессов.
— Переносимость схемы. BPMN-схема, созданная в одном редакторе, может быть загружена и обработана в любом другой редакторе или системе, поддерживающей BPMN стандарт.
— Так как концепция BPMN предъявляет строгие требования к XML-описанию модели, BPMN может быть интегрирована с разными BPM — системами (Business Process Management System), позволяющими управлять и анализировать созданные модели и даже автоматически создавать исполняемые приложения.
Итак, мне необходимо описать задачу формирования и отправки уведомлений клиентам о состоянии их депозитов.
Краткое описание процесса: по заданному расписанию происходит запуск сервиса нотификации клиентов из базы данных либо о состоянии всех их депозитов, либо о депозитах с истекающим и/или завершенным сроком.
Начнем создание BPMN — диаграммы.
Сначала определим список участников процесса. В моем случае – это 3 сервиса:
Участники (роли) указываются на диаграмме Пулами и Дорожками. Создаю пул задачи, перетаскивая соответствующий значок из набора инструментов, и делю его на 3 дорожки по числу участников. Подписываю дорожки (для входа в режим подписи – двойной клик на области подписи дорожки).
Определю начальные события, в моем случаи их два. На диаграмме начальное событие отображается окружностью с тонкой границей. Начальные события у меня работают по расписанию, т. е. являются таймером, что можно отобразить на диаграмме. Для этого в контекстном меню объекта — начального события нажимаем на иконку с гаечным ключом и выбираем нужный тип начального события – таймер.
Подписываю эти события (помните? -Дабл-клик на объекте).
Добавляю завершающее событие в случае ошибки – круг с толстой границей. Подписываю его. Также добавляю комментарий к задаче выбором соответствующего значка из контекстного меню.
Следующий шаг – создаю новую задачу и использую еще один элемент – артефакт – значок Базы данных, показывающий, откуда беру данные. Аналогично предыдущему шагу протягиваю стрелки – связи от БД к нужным объектам.
А вот следующим шагом мне надо добавить большой повторяющийся блок действий, т.е. подпроцесс, в котором будут задействованы два участника (2 сервиса). Выбираю на панели инструментов значок подпроцесса, растягиваю его на обе дорожки. Чтобы показать, что процесс повторяющийся, в контекстном меню можно выбрать несколько вариантов:
- параллельное выполнение действия несколько раз
- последовательное выполнение действия несколько раз
- цикличное выполнение действия, пока верно некоторое условие
-добавила артефакты – документы, т.е. данные, которые передаются между задачами.
— в последнем ветвлении указала ветку по умолчанию, т.е. процесс, соответствующий основному сценарию. Выбирается как обычно из контекстного меню нажатием на гаечный ключ.
Обратите внимание: задачи и объекты расположены на разных дорожках в соответствии с тем, какой процесс исполняет тот или иной этап процесса или подпроцесса.
Нажимаю и получаю результат – 7,4 балла из 10. Приемлемым считается 8 баллов из 10. Получилось не так уж плохо (самая первая моя попытка была оценена в 0 баллов из 10). Ошибки подсвечиваются разными цветами, определяющими их критичность:
Важное замечание об отсутствии потока по умолчанию в ветвлении исправлять не буду: мои потоки (ветки) равнозначны, и выбор ветки зависит от переданного параметра.
Пожалуй, оставлю вою диаграмму в таком виде. Остальные непринципиальные замечания исправлять не буду (наличие нескольких стартовых событий и предложение не использовать дорожки).
Скачиваю и сохраняю свою диаграмму в разных форматах, нажав на соответствующий значок из панели в верхнем левом углу:
Можно сохранить схему как картинку в растровом (.jpg) или векторном (.svg) формате, а также в формате. bpmn
Теперь у меня есть диаграмма, которую я могу использовать, как мне удобно: вставлять в презентацию или другие приложения, пересылать по почте, а при необходимости ее можно будет закачать и отредактировать в любом редакторе, работающем с BPMN.
Начинаем цикл обучающих материалов по моделированию бизнес-процессов в BPMN 2.0 с помощью разных инструментов.
Начнем с Bizagi
- 00:00. Что такое Bizagi? Где скачать программу?
- 01:13. Bizagi. Элемент нотации BPMN 2.0 – событие
- 02:27. Bizagi. Элемент нотации BPMN 2.0 – активность (задача и подпроцесс)
- 03:27. Bizagi. Элемент нотации BPMN 2.0 – развилка (шлюз)
- 04:41. Bizagi. Элемент нотации BPMN 2.0 – поток управления
- 05:21. Bizagi. Элемент нотации BPMN 2.0 – пул и ролевая дорожка
- 06:05. Использование возможностей Bizagi при моделировании бизнес-процесса
- 08:35. Пример моделирования бизнес процесса в нотации BPMN 2.0 в Bizagi
- 11:59. Где можно научиться работать с нотацией BPMN 2.0?
Теперь рассмотрим, как публиковать бизнес-процессы из Bizagi в web
Некоторые стратегии email-маркетинга похожи на сценарии Дэвида Линча: если не объяснить, что к чему относится и как работает, не разберёшься.
Что такое нотация
Нотация — это набор графических элементов для отображения элементов системы. Проще говоря, нотация определяет правила, по которым мы обозначаем на схеме процессы, операции и события и соединяем их между собой.
Как мы выбирали нотацию
Существуют десятки нотаций: как простых, так и очень сложных, которые используются в программировании, логистике, бизнес-анализе — везде, где нужно описать процесс. Разберёмся, какие из них нам подходят.
Наша цель — описать, как мы встраиваем email-маркетинг в существующую систему коммуникации бренда с покупателями или, что реже, как выстроить эту систему с нуля.
Задача — выстроить цепочки взаимодействия между участниками и показать, когда и при каких условиях мы будем отправлять рассылки.
Плюс у нас есть свои требования к нотации:
- Простота изучения . Нотация должна быть простой, иначе на её изучение потребуется много времени и это затормозит работу.
- Простота восприятия. Схема должна быть понятна неподготовленному человеку, который не знаком с языком нотации.
Нотации, которые подходят нам, в проектировании бизнес-процессов относятся к классу workflow. Это так называемые диаграммы потоков работ, которые отображают последовательность выполнения действий во времени.
Грамотно и без космических обещаний
Рассмотрим основные элементы этих нотаций на примерах простой блок-схемы, известной с уроков информатики, популярной нотации ARIS eEPC и более сложной современной нотации BPMN.
Список базовых элементов
Теперь попробуем описать простую стратегию в каждой из нотаций.
1. Простая блок-схема
Схема получается действительно простой и интуитивно понятной и вполне подойдёт для описания небольших стратегий. К тому же она нестрогая, а это значит, что вы можете создать собственные элементы и комбинировать их на своё усмотрение.
Важно помнить, что, если вы хотите внедрить методику построения схем в компании, вам нужно заранее разработать внутренний стандарт её использования. Иначе мы получим много разных схем, в которых будет сложно ориентироваться.
2. ARIS eEPS
При построении схемы в нотации ARIS eEPC нужно учитывать основные правила:
— каждой функции должно предшествовать событие;
— каждая функция должна завершаться событием;
— в каждую функцию может входить и выходить только одна стрелка, связывающая её с событием-причиной или с событием-следствием.
Основной недостаток этой нотации, как и простой блок-схемы, в том, что она не отражает взаимодействие участников процесса. В остальном она довольно удобная и понятная как для построения, так и для чтения.
3. BPMN
Об этой нотации стоит рассказать подробнее. Она основана на методологии BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). Схема в нотации BPMN моделирует поведение участников бизнес-взаимодействия во времени.
BPMN выбирают профессионалы управления бизнес-процессами, которым нужно выстроить стратегию бизнеса, выявить недостатки и модернизировать. Эта нотация позволяет и отразить детали, и взглянуть на бизнес-процесс с высоты птичьего полёта.
Язык нотации BPMN сложный, он требует специального изучения. Однако не обязательно использовать все элементы: можно выбрать такие, которые подходят именно вам.
Особенности элементов нотации BPMN
| Зоны ответственности | Элемент |
 | Пул . Отображает участника взаимодействия, выполняющего ту или иную роль в процессе. Под участником может пониматься не только человек, но и система — сервис рассылок, сайт. |
| Элементы потока | Элемент |
 | Задачи и подпроцессы . Операции в BPMN могут быть простыми (задача) и составными (подпроцесс). Подпроцессы нужны, чтобы упростить вид схемы. |
Задачи и подпроцессы могут иметь маркеры. Например, силуэт человека — пользовательская операция (выполняет сотрудник), шестерёнка — сервисная (выполняется сервисом автоматически).
Так, параллельный шлюз (И) обозначает ветвление процесса на параллельные потоки, когда действия выполняются одновременно.
Неэксклюзивный шлюз (И/ИЛИ) обозначает условие, в результате которого могут выполняться параллельные действия или только одно действие.
Комплексный шлюз означает, что действие произойдёт при выполнении каждого из действий в ветвлении.
Например, письмо-подтверждение подписки отправится, если лид подписался на рекламную рассылку и с pop-up, и в личном кабинете, и при оформлении заказа.
| Данные | Элемент |
 | Объекты данных. Отображают информацию, которая нужна для выполнения операции (входящие данные) или появляется в результате действия (исходящие данные). |
Например, после того, как банк проверит кредитную историю клиента, появятся дополнительные данные, которые нужно передать в ESP для оповещения об одобрении кредита или отказе.
| Соединяющие элементы | Элемент |
 | Потоки управления. Используются для связи элементов потока (событий, задач, шлюзов). Если нужно, над стрелкой можно прописать текст. |
Если вы не хотите нагромождать на схеме шлюзы между задачами, можно обозначать условия специальным маркером на конце стрелки:
- если действие на одной из веток начнётся после того, как будет выполнено действие, от которого идёт разветвление, рисуем линию с ромбом;
- если нужно выделить ветку, по которой будет идти поток при невыполнении всех прочих действий, рисуем линию с косой чертой.
| Артефакты | Элемент |
 | Сноска, или текстовая аннотация. Используется для уточнения значения элементов схемы, чтобы она была понятна неподготовленному человеку. |
Как работать с нотацией BPMN
При работе с BPMN необходимо соблюдать стандарты. Нельзя по своему усмотрению менять вид графических элементов и расставлять связи между ними, если вы действительно хотите научиться говорить на языке BPMN.
Как быстро нарисовать схему
Создавать схемы несложно, главное — понимать суть процесса, продумать механизм его реализации и следовать алгоритму создания схемы.
- Задайте границы . На схеме нужно отразить события начала и конца процесса.
- Нарисуйте основные блоки . Представьте, что процесс идёт идеально, и составьте цепочку задач, выполняя которые вы придёте к результату.
- Добавьте ветвления. Обозначьте варианты развития событий. Так работать проще, чем ставить их с самого начала и путаться в стрелках.
- Добавьте недостающие данные. При необходимости разместите на схеме важные документы, базы данных, текстовые комментарии.
Какие инструменты использовать
Сейчас существует много платных и бесплатных инструментов для моделирования бизнес-процессов. Среди бесплатных нам нравятся BizAgi Modeler и онлайн-сервис Draw.io . У них простой и понятный интерфейс, встроенные нотации, а схемы можно сохранять в виде изображений jpg, png и svg.
Нам этого хватает, поэтому платными инструментами мы не пользуемся. Но, если очень хочется, можете купить Visual Paradigm. По подписке он стоит от 6 до 89 долларов в месяц, полная лицензия — от 99 до 1 999 долларов. Также популярен Microsoft Visio (по подписке — от 5 до 15 долларов в месяц).
Самая интересная возможность в платных версиях — проверка процессов. Когда вы построите схему, программа проверит, нет ли логических ошибок.
Для нас самый удобный из сервисов — BizAgi, потому что именно в нём у каждого элемента есть удобное меню с атрибутами. То есть вам не нужно тратить время на то, чтобы выбрать подходящую длину стрелки между блоками. А ещё он на русском языке.
Пока всё. В следующей статье мы расскажем, как составить полную графическую схему email-коммуникаций в нотации BPMN.
Читайте также: