Как сделать паспорт архива суда
Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?
Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.
Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ
Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).
Архив организации
В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:
- документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
- если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
- структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
- если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.
Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.
Архивируют документы поэтапно:
- Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
- Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
- Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
- Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
- Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.
Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:
- индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
- заголовок;
- число единиц хранения;
- срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
- примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.
Архивирование без архива
Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.
Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).
Прежде всего, рекомендуем изучить:
- документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
- одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.
В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.
Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:
- срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
- текущие документы, используемые в работе.
На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.
Нужно ли привлекать специалистов со стороны
Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:
- объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
- организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
- документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.
Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.
Читайте также: