Как сделать отменяющую форму сзв м на одного сотрудника

Обновлено: 09.01.2025

В соответствии с пунктом 2.2 статьи 11 Закона №27-ФЗ – страхователь обязан представлять сведения о каждом работающем у него застрахованном лице, с которым в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, в том числе заключенные на коллективной основе.

Обращаем Ваше внимание, что страхователи, не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, обязаны представлять ежемесячную отчетность по форме СЗВ-М на застрахованных лиц, с которыми заключены трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, в том числе на учредителя организации, если он является единственным руководителем.

Срок представления отчетности

Сведения на работников необходимо представлять ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем.

Общие правила и порядок заполнения и представления документов

Отчетность может быть представлена в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя или через уполномоченного представителя, при наличии соответствующих Соглашений.

Страхователи с численностью работающих застрахованных лиц 25 и более (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) обязаны представлять отчетность только в электронном виде.

На застрахованных лиц, признанных в установленном законодательством Российской Федерации порядке безработными, сведения по форме СЗВ-М представляются органами службы занятости населения.

Форма СЗВ-М представляется на неограниченное количество застрахованных лиц и не сопровождается описью.

В одной пачке могут бут документы одного типа – исходные, отменяющие или дополняющие.

В реквизитах страхователя указывается:

краткое наименование страхователя, его ИНН и КПП как налогоплательщика.

Отчетным периодом для формы СЗВ-М признается месяц, который отражается путем проставления соответствующего значения: 01-январь и т.д.

Исходная – форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период. Если представленная исходная форма СЗВ-М не принята из-за содержащихся в ней ошибок (не прошла форматно-логический контроль) и возвращена страхователю, то взамен нее представляется также исходная форма.

Дополняющая – форма, подается с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах, на которых не были представлены сведения за данный отчетный период, либо взамен принятых исходных форм, в которых содержались ошибки.

Отменяющая – форма, подается с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период. Форма представляется только на тех застрахованных лиц, по которым необходимо отменить сведения, принятые ПФР в исходных и (или) дополняющих формах. Все реквизиты, содержащиеся в форме, обязательны к заполнению.

Фамилия, имя, отчество указываются в именительном падеже (обязательный реквизит).

Страховой номер указывается в строгом соответствии со страховым свидетельством обязательного пенсионного страхования. (ФИО и СНИЛС должны соответствовать ФИО и СНИЛС из страхового свидетельства) (обязательный реквизит).

ИНН заполняется при наличии данных у страхователя об ИНН физического лица.

Ответственность страхователя:

За представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета (в том числе, сведений по форме СЗВ-М), с нарушением установленных сроков, а также в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрено:

За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов штраф в размере 1000 рублей (абз.4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996г. №27-ФЗ).

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Сроки сдачи СЗВ-М

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Инструкция по заполнению СЗВ-М утверждена тем же Постановлением Правления ПФ РФ. Она содержится в Приложении № 2. Ранее подсказки по заполнению располагались на самом бумажном бланке формы. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, регулярно сверяйтесь с календарем бухгалтера.

Кто сдает

Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора. Единственный учредитель-директор тоже должен быть включен в отчет.

Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.
ИП, адвокаты, частные детективы и нотариусы без наемных работников не отчитываются по данной форме.

Форму СЗВ-М нужно сдавать в электронном виде, если в нее включили 25 и более человек. В остальных случаях можно выбрать между бумажной и электронной формой. Если вы отчитываетесь электронно, изучите порядок документооборота с ПФР.

Экстерн поддерживает отправку СЗВ-М и других отчетов в ПФР.

Состав СЗВ-М

реквизиты страхователя;
отчетный период;
тип формы;
сведения о застрахованных лицах.

Порядок заполнения раздела 1

В данном разделе должны быть заполнены все поля. Впишите наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП. Предприниматели вместо названия организации пишут свои ФИО, а поле КПП оставляют пустым.

Порядок заполнения раздела 2

Порядок заполнения раздела 3

В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.

Порядок заполнения раздела 4

Этот раздел представлен в виде таблицы. В него включаются все застрахованные лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование.

Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Если в компании трудится не один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).

Нулевой отчет СЗВ-М

В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.

Обратите внимание, что руководитель организации — единственный учредитель тоже является застрахованным лицом.

Вопрос-ответ

Это ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд РФ для работодателей. Ее сдают все организации и ИП с работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам сотрудниками.

Этот момент не отражается в законе, поэтому ответственное за сдачу отчета лицо назначает руководитель предприятия. На практике установлено: удобнее формировать СЗВ-М специалистам отдела кадров, так как они обладают максимально полной информацией о всех работниках компании и об их документах.

Что это за отчет СЗВ-М?

СЗВ-М кто сдает: кадры или бухгалтерия?

Как заполнить дополняющую форму СЗВ-М?

Как заполнить отменяющую форму СЗВ-М?

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Содержание

Форма СЗВ-М
Законодательное регулирование вопроса
Тип формы
В каких ситуациях может понадобится СЗВ-М отменяющая
Как оформить
Способы подачи
Выводы
Часто задаваемые вопросы

Сдавать ежемесячную отчетность в Пенсионный Фонд обязана каждая организация или предприниматель, у которого есть оформленные сотрудники. Иногда возникают ситуации, когда нужно скорректировать отправленные данные. В такой ситуации нужно использовать отменяющую форму СЗВ-М.

Форма СЗВ-М

Законом РФ предусмотрено представление сведений по каждому работнику или лицу, работающему на основании договора ГПХ, в Пенсионный фонд. В состав данных сведений включены:

Имя, Отчество и Фамилия застрахованного лица;
СНИЛС;
ИНН застрахованного.

Для этих целей была введена форма СЗВ-М, которую нужно сдавать ежемесячно не позднее пятнадцатого числа месяца, следующего за отчетным.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса представлено несколькими документами, среди которых — Постановление правления ПФ России номер 83П от 1 февраля 2016 года, в котором утверждена форма сведений о застрахованных. А также обязанность подавать сведения о застрахованных введена Федеральным законом РФ от 01 апреля 1996 N 27-ФЗ.

Тип формы

Форма сведений может быть подана с тремя типами:

Пример 1.

Пример 2.

Пример 3.

В каких ситуациях может понадобится СЗВ-М отменяющая

Отменяющая форма данного отчета необходимо, чтобы убрать сведения о каком либо одном или нескольких сотрудниках, на которых была подана исходная форма. То есть корректировки для этого отчета не предусмотрены — если Вы кого то хотите довнести, то подаете дополняющую форму только с этим сотрудником, если Вы хотите кого то убрать из отчета — нужно подать отменяющую форму конкретно на этого сотрудника.

Как оформить

Оформить форму СЗВ очень не трудно. Она представляет собой два раздела — один с данными по предприятию, второй — в виде таблицы, в которой перечислены данные по сотрудникам, а конкретно ФИО, СНИЛС и номер налогоплательщика. Рассмотрим как заполнять отчет:

Реквизиты фирмы, которая подает отчет — название, ИНН, регистрационный номер в пенсионном, КПП организации (если сведения подает предприниматель, то поле КПП он должен оставить пустым);
Период, за который подаются сведения — имеет цифровое выражение (цифра обозначает номер месяца, за которых подается отчет);
Тип отчета — здесь ставится краткое обозначение отменяющая, дополняющая или исходная форма.
Непосредственно сведения о сотрудниках — их ИНН, номер лицевого счета в пенсионном и ФИО;
Данные о руководителе предприятия — его должность, фамилия и инициалы, подпись;
Заверяется отчет печатью предприятия, а в случае если документ сдается индивидуальным предпринимателем, печать может отсутствовать.

Саму форму можно скачать здесь:

Способы подачи

Существует несколько способов подачи этого отчета:

На бумаге при личном визите директора предприятия или индивидуального предпринимателя в Пенсионный фонд (также отчет может быть сдан по доверенности, которую нужно предъявить сотруднику Пенсионного фонда);
На бумаге, отправив по почте ( в таком случае нужно сделать опись вложения, чтобы у Вас остался один экземпляр и опись как подтверждение, что отчет Вы отправили);
Электронно — подписав документ электронной цифровой подписью.

Важно! Для всех способов подачи действует единый срок — до 15 числа месяца, следующего после отчетного месяца.

Выводы

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Как подать корректирующую форму СЗВ?

Ответ: Для данного отчета корректирующая форма не предусмотрена, чтобы скорректировать сведения нужно подать либо отменяющую (чтобы удалить сведения о ком то), либо дополняющую (чтобы добавить сведения о ком то).

Вопрос 2: Будет ли начислен штраф Пенсионным фондом при подаче отменяющей формы.

Ответ: Штраф за недостоверные сведения равняется 500 рублей за каждого сотрудника, однако при подаче отменяющей формы сотрудники Пенсионного фонда утверждают, что не будут начилять штрафы.

Вопрос 3: Можно ли подать отменяющую форму, если ошибка была найдена в прошлом отчетном году?

Инструкция 1: работника забыли включить в СЗВ-М

Если вы забыли отразить человека в СЗВ-М, следует оформить корректировочную форму отчета. Для этого возьмите обычный бланк СЗВ-М, утв. постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п, и заполните его так:

Заполненную форму корректировочного СЗВ-М отдайте на подпись руководителю и затем отправьте в ПФР.

Пример

Как применять инструкцию, описанную в предыдущем разделе, покажем на примере.

Что делать? Срочно нужна корректировка СЗВ-М по одному сотруднику.

Посмотрите на примере, как выглядит корректировка СЗВ-М, если забыли одного сотрудника:

Будет ли штраф?

Первый вопрос, который волнует работодателя при выявлении ошибок в исходном СЗВ-М: можно ли добавить сотрудника корректировкой СВЗ-М без штрафа?

Если вы успеете подать в ПФР корректировочный СЗВ-М по забытому сотруднику быстро — до окончания установленного законом срока для представления исходного СЗВ-М штрафа не будет. Напомним, что СЗВ-М за отчетный месяц должен подаваться в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если же законные отчетные сроки прошли, отбиваться от штрафа придется в суде. ПФР в любом случае выпишет его на компанию (500 руб. за каждого забытого сотрудника) и на ее руководителя (300-500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Специалисты фонда только зафиксируют нарушение в протоколе, а рассматривать его будет суд (п. 4 ч. 5 ст. 28.3, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Причем для ПФР не имеет значения, что компания самостоятельно выявила и исправила ошибку (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Фонд считает, что корректировать без штрафа можно только те сведения, которые уже были отражены в исходном СЗВ-М. А забытый сотрудник — это набор новых данных, который в исходном отчете отсутствовал.

Шансы на судебную отмену штрафов

Отменить штраф, выписанный на руководителя, не получится даже в суде (постановление ВС РФ от 19.07.2019 № 16-АД19-5).

Инструкция 2: убираем лишнего сотрудника из СЗВ-М

Если в СЗВ-М включили лишнего сотрудника, тоже потребуется корректировка исходного СЗВ-М.

Подобная ситуация решается по следующему алгоритму:

В результате сдачи отменяющей формы СЗВ-М ранее представленные данные обнулятся (по тем сотрудникам, которых вы укажете в разделе 4 корректировочного СЗВ-М).

В исходном СЗВ-М за март 2021 года, отправленном в ПФР 15.04.2021, по ошибке отражены сведения по двум сотрудникам, трудовые договоры с которыми в марте 2021 года не действовали.

Лишние сотрудники в СЗВ-М (мартовском отчете) обнаружились только в мае — при оформлении очередного СЗВ-М.

Как с помощью корректировки СЗВ-М убрать сотрудников, смотрите на примере:

Итоги

Форма СЗВ-М бывает исходной, дополняющей или отменяющей. Правильно проставляя код типа формы в разделе 3 и формируя верные (исправленные, дополненные, подлежащие отмене) персональные сведения сотрудников в разделе 4, можно корректировать сведения исходного отчета. Если ПФР решит оштрафовать работодателя за подачу корректирующего отчета, можно попытаться оспорить его в суде.

БУХУЧЕТ КАРДИНАЛЬНО ПОМЕНЯЛСЯ! ВЫ ГОТОВЫ?

Как правильно внедрить в работу сразу 5 новых ФСБУ? Когда и какие сделать проводки?

Читайте также: