Как сделать формуляр
Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы после унификации реквизитов и определения площадей, необходимых для размещения. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов или описание реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов. Формуляр-образец должен устанавливать: формат бумаги, конструкционную сетку, служебные поля, расположение частей, зон и реквизитов с учетом двухсторонней печати.
Формат бумаги определяют исходя из свойства и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа с учетом размера полей для подшивки. Рекомендуется использовать форматы А3, А4, А5 и А6 (по ГОСТу 93.27). Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного порядка. Расстояние между соседними линиями определяется техническими характеристиками печатных устройств: между вертикальными линиями – 2,6 мм (=пробел в пишущей машинке), между горизонтальными – 4,25 мм (=интервал в пишущей машинке) (в теперешних стандартах этого нет, берется из старых стандартов). Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера. Конструкционным элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка конструкционной сетки – это поле для размещения одного знака документа, включая пробел. Конструкционным элементом может быть базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной стеки, разделенными точками.
¶55. Методы содержательной и формальной унификации документов.
При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.
К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
Методами формальной унификации являются: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.
Содержательная унификация соответствует логическому уровню, когда пользователя интересует только семантический аспект, расположение информации не имеет значения. Формальная унификация соответствует физическому уровню.
Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. Направления работ при содержательной унификации.
- установление ограничительных номенклатур действующих форм;
- создание типовых форм;
- построение единой модели док-тов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
- унификация и стандартизация информац. элементов и используемых показателей.
При содержательной унификации вырабатываются основные положения УСД и определяется требования к составу и содержанию УСД, задачи, сферы, уровни ее применения, порядок заполнения форм.
В процессе формальной унификации рассматриваются типы носителей документов, типы форм документов и их статусы, разрабатываются формально-логические правила представления и расположения информации на носителе. К формальной унификации также относятся разработка единых методов контроля достоверности информации и определения порядка придания документам юридической силы. В результате формальной унификации определяются: типовые структуры реквизитов и требования к оформлению документов на машинных носителях и при передаче по каналам электронной связи.
1.1.1. Формуляр, паспорт и этикетка являются эксплуатационными документами, отражающими техническое состояние изделия после его изготовления, в процессе эксплуатации и ремонта.
1.1.2. Ответственность за состояние (хранение) и правильное ведение формуляра, паспортов и этикеток несут лица, уполномоченные вести их при эксплуатации, ремонте, хранении и транспортировании изделия, знающие правила их ведения.
1.1.3. Формуляр, паспорта и этикетки должны следовать вместе с изделием при его передаче из одной эксплуатирующей организации в другую, в ремонт и из ремонта и т.п.
1.1.4. Записи в формуляре, паспортах и этикетках необходимо вести чернилами (шариковой рукой) четко, без помарок и подчисток. Записи карандашом не допускаются. Ошибочную запись необходимо аккуратно зачеркнуть и сделать правильную запись.
Исправление оговаривают на той странице, на которой введено исправление, заверяют подписью соответствующего должностного лица и печатью. Запрещается вводить в формуляр, паспорта и этикетки отдельные листы, изготовленные от руки и не соответствующие установленным формам.
1.1.5. В каждый раздел (подраздел) формуляра, паспорта и этикетки должны быть внесены только те записи, которые предусмотрены формой конкретного раздела (подраздела). Произвольные записи и записи от руки допускаются в предусмотренных разделах (подразделах).
1.1.6. При ведении записи даты вне граф и в графах формуляра, паспорта и этикетки проставляют число, месяц и год арабскими цифрами, по две цифры в каждой группе (год - четыре цифры), разделенные точками.
1.2. Ведение формуляра
1.2.1. Раздел 1 "Правила ведения формуляра, паспортов и этикеток" является обязательным. Особенности ведения некоторых разделов формуляра установлены в настоящем подразделе.
В подразделе 4.1 "Комплектующие изделия и изменения в комплектации" перечисляют комплектующие изделия (комплексы), устанавливаемые на авиационную и воздухоплавательную технику, имеющие формуляры, паспорта и этикетки, ресурсы и сроки службы которых равны или больше установленных для основного изделия. Эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия при замене комплектующего изделия в процессе эксплуатации и ремонта основного изделия производят запись в подразделе о вновь установленном изделии, указывая дату его установки и заводской номер.
В подразделе 4.2 "Запасные части, инструмент, принадлежности и контрольно-проверочная аппаратура" производят записи предприятия - изготовители основных изделий.
В подразделе 4.3 "Изделия с ограниченным ресурсом (сроком службы)" записывают только те изделия, ресурс и срок службы до первого ремонта которых меньше установленного для основного изделия.
Эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия должны следить за выработкой ресурса (срока службы) этих изделий и после выработки (или по другим причинам) ресурса (срока службы) снимают эти изделия и производят запись в подразделе 4.3 о вновь установленном изделии, его ресурсе и сроке службы до первого ремонта, указывая дату и причину снятия ранее установленного изделия. Значение показателей записывают дробью: в числителе - ресурс до первого ремонта изделия (часы, циклы, посадки и т.п.), в знаменателе - срок службы до первого ремонта согласно паспорту (этикетке) на это изделие.
Если в процессе эксплуатации техники поступают бюллетени по изменению (увеличению или продлению) ресурса и срока службы, лица, ответственные за ведение формуляра, записывают в подразделе 4.3 новый ресурс и срок службы (графа 7), а в графе 8 проставляют дату и номер бюллетеня, который допускает увеличение или продление ресурса и срока службы комплектующего изделия.
1.2.3. В разделе 6 "Ресурсы, сроки службы и сроки хранения" эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия ведут учет изменений ресурсов и сроков службы (подраздел 6.2) на основании поступающих бюллетеней по изменениям ресурсов и сроков службы.
1.2.4. Раздел 8 "Консервация и расконсервация" заполняют предприятия-изготовители, эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия при проведении работ по консервации и (или) расконсервации изделий. При проведении работ по расконсервации в графе 3 делают прочерк.
В графе 4 указывают, на основании какого документа произведена консервация изделия или его расконсервация.
1.2.5. Раздел 9 "Движение изделия в эксплуатации" заполняют эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия при передаче изделия из одной эксплуатирующей организации в другую и (или) из эксплуатирующей организации в ремонтное предприятие и наоборот.
В графе "Состояние изделия" указывают его состояние: исправное, неисправное, требует ремонта и т.п. Подписи сдавшего и принявшего изделие должны быть заверены печатью установленного образца. Допускается ставить печать на подпись принявшего изделие по прибытии формуляра в организацию, принявшую изделие.
1.2.6. Раздел 10 "Учет работы" заполняют эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия согласно установленной форме, приведенной в формуляре на конкретное изделие.
Суммарную наработку изделий (по налету, посадкам, включениям и т.п.) записывают с нарастающими итогами. По истечении каждого месяца и года под итогами проводят линию и записывают: "Итого за _______" (указывают месяц, год, за который подсчитывают наработку, количество посадок, включений и т.п.) и в каждой графе проставляют суммарные данные наработки изделия (в том числе после последнего ремонта и с начала эксплуатации).
1.2.7. В разделе 11 "Выполнение регламентных работ" ведут записи о выполненных работах в соответствии с регламентом технического обслуживания основного изделия и его оборудования, при этом в графе 1 содержание работ не перечисляют, а записывают только вид регламентных работ, например: "Выполнены 200-часовые регламентные работы" и т.п.
В графе 3 записывают суммарные числовые значения показателя (часы, дни, месяцы и т.п.), в графе 4 указывают: "Регламент технического обслуживания". Выполнение регламентных работ подтверждается подписями выполнившего и проверившего.
1.2.8. Раздел 12 "Выполнение работ по бюллетеням и указаниям" заполняют в эксплуатирующих организациях и ремонтных предприятиях в соответствии с установленными формами подразделов 12.1 и 12.2. Все бюллетени и работы, выполненные по ним, учитываются в подразделе 12.1 и в формулярах других изделий.
Поступающие указания записывают в подраздел 12.2. При выполнении работ по бюллетеням представителями предприятия-изготовителя о проделанной работе по бюллетеню производят запись в разделе 12. За выполненные работы расписываются: уполномоченный представитель предприятия - исполнителя работ и ответственный представитель эксплуатирующей организации (принявший работу) или ОТК ремонтного предприятия. Допускается в подразделе 12.2 вести учет работ, выполняемых по бюллетеням, не имеющим единых номеров.
1.2.9. Раздел 13 "Проведенные работы и текущий ремонт" состоит из подразделов:
13.1 "Учет выполненных работ", который служит для записей эксплуатирующими организациями и ремонтными предприятиями всех проведенных работ и текущего ремонта, включая замену отдельных комплектующих изделий и двигателей;
13.2 "Техническое освидетельствование специальными контрольными органами", в котором первую запись в графах 1 - 4 производит предприятие-изготовитель, а последующие графы заполняют эксплуатирующие организации и (или) ремонтные предприятия после очередного освидетельствования, проводимого уполномоченными организациями;
13.3 "Поверка средств измерения", в котором графы 1 - 4 заполняет предприятие - изготовитель основного изделия на основании паспортов на средства измерения, а графы 5 - 11 заполняют эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия на основании данных о поверке средств измерений соответствующими метрологическими службами в сроки, установленные регламентом технического обслуживания;
13.4 "Снаряжение и расснаряжение пиросредствами", который служит для учета снаряжения пиросредствами, устанавливаемыми на изделия. Порядок записи сведений в формуляр - согласно приведенной форме в формуляре изделия.
Установка и снятие пиросредств оформляется подписью ответственных лиц за установку и снятие, а также проверившего правильность проведенных операций.
1.2.10. Раздел 14 "Сведения о контрольных испытаниях" заполняют эксплуатирующие организации при проведении испытаний самолета после замены двигателей или отдельных изделий, когда принимают решение о контрольном полете самолета, в том числе после выполнения регламентных работ, устанавливающих контрольные полеты и т.п.
Решение о контрольном испытании в полете принимает должностное лицо эксплуатирующей организации или ремонтного предприятия.
Раздел 14 "Контроль параметров" служит для проверки параметров двигателя и специзделия, устанавливаемой регламентом технического обслуживания на это изделие. Раздел заполняют эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия.
1.2.11. Раздел 15 "Ремонт" заполняют ремонтные предприятия (исполнитель ремонта) при производстве капитального или среднего ремонта изделия.
Раздел 15 состоит из подразделов:
15.1 "Краткие записи о произведенном ремонте", в котором ремонтное предприятие (исполнитель ремонта) указывает наименование, шифр и номер изделия, поступившего в ремонт, наработку этого изделия с начала эксплуатации (после последнего ремонта), причину поступления и краткие сведения о произведенном ремонте;
15.2 "Данные приемо-сдаточных испытаний", в котором подтверждают, что результаты приемо-сдаточных испытаний соответствуют действующей нормативно-технической документации.
Для двигателей подраздел 15.2 выполняют в виде таблицы с указанием проверяемых параметров, режимов и полученных значений при приемо-сдаточных испытаниях;
15.3 "Свидетельство о приемке", которое заполняет предприятие - исполнитель ремонта (ремонтное предприятие или предприятие - изготовитель изделия).
1.2.12. В разделе 16 "Заметки по эксплуатации и хранению" приводят при необходимости сведения об особых условиях хранения, транспортирования и эксплуатации изделия, а также предупреждения о мерах предосторожности для изделий, имеющих радиоактивные вещества, и т.п.
1.2.13. Раздел 17 "Контроль состояния изделия и ведения формуляра" ведут эксплуатирующие организации при осмотрах изделия должностными лицами.
1.2.14. В разделе 18 "Перечень приложений" записывают приложения, прикладываемые к формуляру, и вкладывают их в карман задней крышки формуляра.
1.2.15. Когда в формуляре использованы все листы раздела (подраздела), допускается заводить продолжение формуляра или его частей по форме и содержанию соответствующего раздела (подраздела) формуляра.
На титульном листе использованного формуляра должна быть надпись: "См. продолжение".
В продолжение формуляра должны быть внесены все итоговые данные о наработке изделия, оборудования и т.п.
Итоговые данные в продолжении формуляра заверяют подписью ответственного должностного лица и печатью.
Продолжение формуляра являются обязательным приложением к использованному формуляру и без него не имеет силы официального документа. Продолжение формуляра должно быть прошнуровано, опломбировано и заверено подписью и печатью ответственного должностного лица эксплуатирующей организации или ремонтного предприятия. На продолжение формуляра распространяются настоящие правила ведения.
1.3. Ведение паспорта и этикетки
1.3.1. Комплектующие изделия, устанавливаемые на авиационную и воздухоплавательную технику, должны иметь паспорт или этикетку.
Паспорта и этикетки и карточки-заместители должны быть уложены в папки по принадлежностям к службам эксплуатации.
1.3.2. Сведения о работах, выполненных на изделии в процессе эксплуатации и ремонта, должны быть записаны эксплуатирующими организациями или ремонтными предприятиями в соответствующих разделах (подразделах) паспорта или этикетки.
1.3.3. Результаты контроля параметров, проводимого при выполнении регламентных работ, заносят при необходимости в раздел 1 паспорта.
1.3.4. Записи в раздел 2 "Комплектность" эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия производят при замене комплектующего изделия, входящего в комплект поставки, при этом указывают дату установки и номер вновь устанавливаемого изделии.
1.3.5. Записи в раздел 4 "Консервация и расконсервация" эксплуатирующие организации и ремонтные предприятия производят, если в процессе эксплуатации и ремонта возникла необходимость в проведении работ по консервации (расконсервации) и переконсервации изделия. После проведения консервации изделия в графе "Срок действия" записывают срок действия консервации, а после расконсервации в этой графе ставят прочерк.
1.3.6. Раздел 6 "Движение изделия в эксплуатации" заполняют эксплуатирующие организации или ремонтные предприятия при снятии или установке изделия в процессе эксплуатации и ремонта техники, записывая изменения в соответствующих графах раздела, дату и причину снятия изделия, а также наработку сначала эксплуатации.
Раздел 6 эксплуатирующие организации при отправке изделия в ремонт заполняют обязательно.
1.3.7. Раздел 7 "Ремонт и выполнение работ по бюллетеням и указаниям" состоит из подразделов:
7.1 "Капитальный или средний ремонт", в который предприятие - исполнитель ремонта записывает сведения о проведенном капитальном или среднем ремонте:
в графе "Дата" - дату окончания ремонта,
в графе "Порядковый номер и вид ремонта" - номер и вид ремонта, например: "1-й капитальный" и т.п.,
в графе "Исполнитель ремонта" - предприятие - исполнитель ремонта, например: "Ремонтное предприятие" или "Предприятие-изготовитель",
в графе "Ресурс" - числовое значение ресурса до очередного ремонта,
в графе "Срок службы" - числовое значение срока службы до очередного ремонта.
Сведения о проведенном ремонте подписывает начальник ОТК, подпись которого заверяют печатью "Для формуляров и паспортов";
7.2 "Текущий ремонт и выполнение работ по бюллетеням и указаниям", в которой эксплуатирующие организации, ремонтные предприятия и (или) представитель предприятия-изготовителя записывают сведения о проведенных на изделии работах по текущему ремонту, выполнению бюллетеней и указаний, при этом указывают дату окончания работ, причину выполнения ремонта, единый номер бюллетеня или номер указания, предприятие - исполнитель работ.
Если в бюллетене предусмотрено изменение ресурса и (или) срока службы, записывают:
в графе "Изменение ресурса" - числовое значение ресурса,
в графе "Изменение срока службы" - числовое значение срока службы.
За выполненные работы расписывается уполномоченный представитель эксплуатирующей организации (ОТК ремонтного предприятия).
1.3.8. В раздел 8 "Заметки по эксплуатации и хранению" записывают в произвольной форме все существенные случаи, происходящие при эксплуатации и хранении изделия, не охваченные разделами 1 - 7 (результаты проведенных осмотров, состояние изделия, дату осмотра силикагеля-индикатора и т.п.). Записи об осмотрах должны быть подписаны должностными лицами.
1.3.9. Раздел 9 "Работа и поверка" включают при составлении паспорта:
на НСК, СНОСП, в процессе эксплуатации которых необходимо производить учет наработки и технического обслуживания,
на НСК, СНОСП, являющиеся средством измерения,
на средство измерений, входящее в состав КПА, КСК (НАСК).
Раздел 9 состоит из подразделов:
9.1 "Учет технического обслуживания", в котором эксплуатирующие организации производят записи о проведенном техническом обслуживании по форме, указывая дату, наименование работ (в том числе регламентных) и причину выполнения. Данные о выполнении работ должны быть заверены подписями выполнившего и проверившего;
9.2 "Учет работы", в котором эксплуатирующие организации записывают сведения о наработке изделия за каждый месяц и год, при этом наработку в графе "С начала эксплуатации" записывают с нарастающим итогом;
9.3 "Поверка средств измерений", в котором метрологические службы производят записи о поверке средств измерения, предусмотренной в технической документации и выполненной в соответствии с ПР 50.2.006-94 ГСИ.
1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие Общие сведения о реквизитах, требования к их оформлению.
2. Бланки документов, их виды.
1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.
При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.
Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.
Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).
Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.
Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:
Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.
При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.
При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.
При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.
При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.
2. Бланки документов , их виды
Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.
При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.
Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.
При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.
На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.
Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица используются, как правило, для руководителя и его заместителей.
На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:
Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:
Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.
Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.
Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.
Что такое формуляр на медицинское оборудование?
Формуляром на оборудование называется документ, который содержит информацию, удостоверяющую гарантии производителя, основные свойства и параметры изделия, сведения о его техническом состоянии, сертификации, утилизации, а также данные, вносимые в период эксплуатации: условия и длительность функционирования, техобслуживание, ремонт и другие сведения.
Формуляры должны быть приложены производителем медицинского оборудования при поставке, такие требования содержатся в письме Минздрава РФ № 293-22/233 от 27.10.2003 года. В случае отсутствия формуляра медицинского оборудования, ЛПУ может разработать его самостоятельно.
Какие разделы должен содержать формуляр?
Формуляр на медицинское оборудование представляет собой пакет документов, содержащих данные об изделии в соответствии с паспортом изделия и эксплуатационной документацией.
Согласно ГОСТа 2.610-2006 (раздел 7) формуляр должен иметь:
Раздел "Общие указания"
Раздел "Основные сведения об изделии"
Раздел "Основные технические данные"
Раздел "Индивидуальные особенности изделия"
Раздел "Ресурсы, сроки службы и хранения, гарантии изготовителя (поставщика)"
Раздел "Свидетельство об упаковывании"
Раздел "Свидетельство о приемке"
Раздел "Движение изделия при эксплуатации"
Раздел "Учет работы изделия"
Раздел "Учет технического обслуживания"
Раздел "Сведения об утилизации"
Раздел "Сведения о цене и условиях приобретения изделия".
На какое оборудование составляются формуляры?
Как правило, формуляры составляются на:
- все медицинское оборудование, имеющееся в учреждении здравоохранения;
- дорогостоящее современное оборудование;
- оборудование для лучевой диагностики, для лабораторной диагностики или определенных видов исследования;
- оборудование, которое в медицинское учреждение предоставлено в рамках государственных проектов в сфере охраны здоровья;
- оборудование, которое предоставлено в медучреждение в рамках программы модернизации здравоохранения.
Перечень оборудования, на которое ведется формуляр, определяет министерство здравоохранения, так, например, в Распоряжении того же министерства от 04 апреля 2017 г. № 506 присутствует четкий перечень оборудования, подлежащего мониторингу эффективности использования, на которое необходимо вести формуляр.
Формуляр на медицинское оборудование является подтверждением качества изделия, соответствия его требованиям нормативной документации, возможности его законного и безопасного использования, а также отражает техническое состояние оборудования в период эксплуатации. Именно его запрашивают сотрудники Росздравнадзора при проверке.
Возможно ли ведение формуляра в электронном виде?
ГОСТом 2.610-2006 ведение формуляра в электронном виде не запрещается, существует лишь запрет на внесение в распечатанные с электронного носителя формуляры данных от руки. Это означает, что те Лечебно-профилактические учреждения (ЛПУ), кто ведет формуляры в электронном виде имеют право распечатать его, например, в период проверки или запроса проверяющих органов.
Может создаться впечатление, что заполнение формуляра кроме дополнительных затрат времени ничего не дает, но давайте посмотрим на него внимательнее. Что мы видим: перечень всего оборудования ЛПУ с полными паспортными данными и техническими характеристиками; перечень расходных материалов, необходимых для использования оборудования; комплектующие на изделия; информацию о наработках за периоды эксплуатации и пр. Эта информация может быть очень полезной для принятия таких управленческих решений как:
- прогнозирование эксплуатационных расходов (закупка расходных материалов, замены комплектующих, поверка оборудования);
- планирование работ сотрудников
- заключение контрактов с внешними обслуживающими организациями;
- формирование большого круга отчетных форм.
В связи с масштабными госпрограммами обеспечения учреждений оборудованием и его модернизации, от Минздрава и Росздравнадзора поступает большое число запросов на предоставление различных отчетов об эксплуатации оборудования. Зачастую они разноплановые, имеют много вариативные формы, большой объем исходных данных и короткий срок предоставления. Но как было отмечено ранее все эти данные присутствуют в разных разделах формуляра. Если формуляр ведется в электронном виде и информация хранится структурировано, то решение такой сложной задачи как формирование аналитической отчетности можно возложить на специальную автоматизированную систему учета оборудования (ТОРО).
Автоматизированная система для учета медицинского оборудования. Чем полезна?
Таких программ достаточно много, это специализированные системы управления производственными активами из класса EAM. Мы подробно остановимся на одной из таких систем — это Олимп-ТОРО и расскажем, для чего нужны подобные системы медицинским учреждениям.
Если в вашем ЛПУ имеется лечебное оборудование и его достаточно много, то первое, чем вам может помочь система – это иметь под рукой полный структурированный список всех моделей и марок, которые у вас используются:
Для каждой марки система покажет перечень оборудования, находящегося в эксплуатации:
Наличие такого списка позволяет понимать, в каком подразделении находятся изделия, сколько их, какие у них характеристики и в каком они состоянии.
Также вы можете получить из программы и другие разделы формуляра, которые в обязательном порядке должны вестись лечебно-профилактическими учреждениями.
Давайте рассмотрим, как информация вносится в систему, а далее попадает в формуляр:
1. При поступлении оборудования в ЛПУ в системе ответственным специалистом формируется карточка учета куда вносятся все паспортные данные об изделии:
3. По аналогичной схеме, создавая в системе Акт выполненного обслуживания, эти данные автоматически попадают в соответствующий раздел формуляра.
Получение формуляра из программы — это всего лишь результат ежедневной работы специалистов, которые в программе делают заявки на обслуживание, формируют акты о техническом состоянии изделий, заключают договора с обслуживающими организациями, фиксируют факты перемещений, наработки, простои, списание оборудования. Другими словами, вся деятельность, связанная с эксплуатацией оборудования, ведется в программе.
Читайте также: