Как после заполнения гугл формы отправить файл

Обновлено: 25.01.2025

Google Forms — это бесплатный инструмент для сбора информации с помощью опросов, форм обратной связи и тестирования. Разобраться в интерфейсе не составит никакого труда, а для создания формы нужен только аккаунт Google.

C помощью данного инструмента вы можете:

открыть онлайн-регистрацию для участников мероприятия;
организовать голосование — например, каким будет следующий дизайн нового продукта или какой будет тема следующего обучающего курса;
создать анкету для тестирования кандидатов на должность;
проводить онлайн-исследования — узнать мнение и предпочтения вашей аудитории;
создать бриф (техническое задание) и удаленно согласовывать все детали проекта с заказчиком/исполнителем;
собрать отзывы о проведенном мероприятии или качестве обслуживания.

Сервис Google Forms обладает рядом преимуществ:

удобство в использовании: опрос не нужно скачивать, пересылать в виде файла респондентам, а им заново отправлять ответы;
уникальность дизайна: вы можете использовать галерею шаблонов или собственные изображения;
доступность: форма хранится на Google Диске, поэтому можно работать с ней с разных устройств и не бояться, что вы забудете нужный файл на рабочем компьютере;
адаптивность: можно создавать, просматривать, редактировать форму на мобильных устройствах без потери функциональности;
эффективные настройки доступа: возможно совместное редактирование с другими членами команды;
удобство анализа: результаты опроса автоматически формируются в таблицы и графики.

Начало работы с Google Forms

Перейти к созданию гугл-форм можно несколькими способами.

Из адресной строки браузера

Чтобы автоматически создать новую пустую форму, впишите forms.new в адресную строку любого браузера и нажмите Enter.

Из почты Gmail и стартовой страницы Google

Нажмите на иконку «Приложения Google» и в появившемся меню выберите значок «Формы». В некоторых аккаунтах может не быть этого значка по умолчанию, в таком случае необходимо выбрать пункт «Диск».

Переход к созданию файла из почты Gmail и стартовой страницы Google

Из Google Диска

Нажмите в левом углу на кнопку с плюсиком «Создать» и в раскрывающемся меню выберите нужный пункт.

Из сервисов офисного пакета Google

Ссылка на Google Forms есть в документах, таблицах и презентациях: нажмите Файл → Создать → Форма, чтобы создать новую пустую форму.

Если вы уже работаете с таблицей Google и вам необходимо создать форму, которая будет автоматически с ней связываться, просто нажмите Инструменты → Создать форму. Ответы формы будут сохраняться в этой таблице отдельным листом без дополнительных настроек.

Панель инструментов в Google Forms

Давайте создадим гугл-форму с нуля, используя пустой шаблон.

Интерфейс у сервиса простой, приятный и интуитивно понятный. В верхней панели находятся элементы, с помощью которых можно задать основные настройки:

1. Настройки темы

Сделайте индивидуальным дизайн для гугл-формы, выбрав цвет вашего корпоративного стиля или воспользовавшись предложенными шаблонами. В Google Forms есть возможность выбирать изображение для верхнего колонтитула, изменять цветовую схему и шрифт.

Обложка — это первое, на что обратит внимание респондент при открытии вашей формы. Вы можете добавить собственную тематическую фотографию или брендированное изображение: логотип компании, баннер с промоакцией, названием и датой проведения мероприятия. Также можно воспользоваться галереей изображений, где они удобно распределены по темам.

После того, как вы выберете изображение для верхнего колонтитула, Google Forms автоматически подберет под него гармоничную цветовую схему. При желании тему можно изменить, нажав на иконку с плюсиком:

Что касается шрифтов, то выбор их тут невелик, а также отсутствует возможность добавить кастомные шрифты. Вы можете сохранить свой индивидуальный стиль в письме, установив пользовательские шрифты в емейл-редакторе eSputnik.

2. Предпросмотр

Полезная функция, которая пригодится перед отправкой формы. Позволяет увидеть форму такой, какой ее увидят ваши респонденты. Воспользоваться предпросмотром, чтобы оценить форму визуально, проверить все ли правильно работает и заметить все недочеты, можно на любом этапе ее создания.

3. Настройки

Вкладка «Общие»

Если вы хотите собирать адреса электронной почты ваших респондентов, нажмите галочку «Собирать адреса электронной почты». При выборе этого пункта появится обязательное для заполнения поле «Адрес электронной почты» в начале формы. Пока пользователь не введет адрес email, ему будут недоступны для просмотра остальные разделы формы.

Также в этой вкладке можно задать, сможет ли респондент отправлять форму более одного раза. Эта функция поможет избежать искусственной накрутки показателей: если поставить галочку, пользователь должен будет авторизоваться в своем аккаунте Google и сможет ответить только один раз.

Здесь же можно настроить, могут ли респонденты изменять ответы после отправки формы и видеть другие ответы.

Вкладка «Презентация»

Добавляет некоторые визуальные штрихи вашему опросу: здесь вы можете вставить индикатор заполнения формы, выбрать функцию перемешивания вопросов, а также добавить текст, который будет показан респонденту после заполнения формы.

Вкладка «Тест»

Если вы создаете форму для тестирования, включите опцию «Тест» в этой вкладке. Это позволит назначать количество баллов за ответы и сделать оценивание автоматическим. Также здесь можно установить, что будет показано респонденту при прохождении теста:

Google Forms предлагает несколько удобных способов для отправки формы: в виде электронного письма, ссылки, как публикацию в Facebook и Twitter, а также в виде HTML-кода для вставки на сайт.

Ниже в этой статье мы расскажем подробнее, как вставить опрос в электронное письмо.

5. Дополнительные настройки

В этой вкладке вам доступны различные действия с формой: копирование, удаление, печать, создание шаблона для заполнения, настройка доступа и некоторых параметров по умолчанию для всех новых форм.

Для опытных разработчиков вся необходимая информация о скриптах собрана в справочных материалах, а обычный пользователь найдет нужный ему инструмент в Дополнениях.

Конструктор форм

Приступим к созданию самого опроса. В Google Forms есть возможность не только создавать вопросы, а и вставлять изображения, видео и делить форму на разделы. Сделать это можно при помощи панели инструментов, которая находится справа от блока с вопросом:

Пункт меню «Импортировать вопросы» позволяет повторно использовать вопросы из ранее созданных форм, причем вы можете выбрать, какие именно вопросы перенести. Это удобно для тех, кто часто работает с Google Forms.

Добавить изображение можно прямо с устройства, с камеры, по ссылке, с Google Диска или через поиск Google. Видео встраиваются с YouTube: вы можете указать ссылку либо найти видео на данной платформе, не покидая своей формы.

Добавление разделов удобно использовать, если опрос получается слишком длинным или содержит вопросы, которые можно объединить в одну тему. Длинный опрос, разбитый на разделы, визуально воспринимается проще. Вы можете добавить название и краткое описание для каждого раздела, а также копировать разделы для создания похожих.

Типы вопросов

краткие;
развернутые;
выбрать один вариант из предложенных;
выбрать несколько вариантов и т. д.

Для выбора типа ответа щелкните раскрывающееся меню рядом с полем вопроса:

Текст (строка)

Текст (абзац)

Этот тип аналогичен предыдущему, но предполагает более подробный ответ из одного или нескольких абзацев. Подходит для случаев, когда пользователю нужно описать свое мнение или рассказать ситуацию.

Один из списка

После этого станет доступен выбор возможных переходов в зависимости от ответа пользователя: он может быть перенаправлен в другой раздел формы либо после определенного ответа опрос будет завершен, а форма отправлена:

Несколько из списка

У респондента есть возможность выбрать несколько вариантов из предложенных, в том числе вариант «Другое» для короткого текстового ответа.

Раскрывающийся список

Загрузка файлов

Позволяет респонденту загружать в качестве ответа собственные файлы. Тип и максимальный размер файла вы можете задать в настройках.

чтобы загрузить свой файл, пользователь должен авторизоваться в своем Google-аккаунте;
загружаемые файлы используют пространство Google Диска владельца опроса;
данный тип вопроса невозможно использовать, если гугл-форма хранится на общем диске или включена функция «Защита от потери данных».

Технически возможно, чтобы файлы смогли загружать пользователи и без использования учетной записи, но в таком случае необходимо будет использовать дополнительные скрипты Google.

Шкала

Вариант, который отлично подходит для оценивания какого-либо показателя. Респонденту предлагается выбрать оценку в определенном числовом диапазоне. Вы можете установить метки от 0 до 1 для начала и от 2 до 10 для конца шкалы, а также задать подписи для начала и конца шкалы, например, в виде эмоджи.

Сетка (множественный выбор)

У респондента есть возможность оценить различные параметры по предложенной шкале. При данном типе вопроса создается сетка, в которой можно выбрать один ответ для каждой строки. Дополнительные функции предлагают возможность ограничить ответы одним выбором для каждого столбца, требовать заполнение всех строк и перемешать строки.

Сетка флажков

Респондент оценивает разные параметры по нескольким критериям. Тип ответа аналогичен предыдущему, но при этом есть возможность выбрать один или несколько предложенных вариантов из строки.

Респонденту предлагается выбрать дату из календаря. При необходимости можно включить выбор года или добавить время в настройках.

Время

Респондент может ввести значение времени в часах и минутах, либо указать продолжительность в часах, минутах, секундах. Выбрать нужный вариант можно в меню «Ещё» в правом нижнем углу. Этот тип ответа удобно использовать, например, при почасовом бронировании, уточнении времени встречи, доставки и т.д.

Создание и редактирование форм в конструкторе сделано удобно для пользователя: можно как продумать последовательность разделов и вопросов заранее, так и упорядочить их в процессе создания. Любой элемент формы — раздел, вопрос, изображение или видео — можно легко переместить, потянув за шесть точек вверху блока. Возможность копирования значительно упрощает добавление похожих разделов и вопросов в вашу форму, а отменить нежелательное действие можно привычными сочетаниями клавиш CMD+Z или Ctrl+Z.

Кроме этого, как и во всех приложениях офисного пакета Google, вы можете сотрудничать в формах с другими соавторами. Для этого перейдите в дополнительные настройки в правом верхнем углу и выберите пункт «Настройки доступа». Здесь вы можете указать редакторов из списка электронных адресов, а также возможность изменять разрешения и параметры доступа.

Добавляем форму в письмо

Настроить автоотправку через Google гораздо быстрее и проще, чем подключать сторонние сервисы и настраивать интеграцию. Суть метода в том, что вы просто вставляете готовый код через редактор скриптов. Это сможет сделать любой пользователь без опыта программирования.

Расскажем по шагам. Создаем анкету через Google формы.

Не забываем настроить проверку данных для пункта Email.

Заходим во вкладку ответы и создаем таблицу (жмем на зеленую иконку).

Таблица появится в той же папке, что и созданная анкета. Открываем таблицу и заходим в редактор скриптов.

function sendFormByEmail(e)
// instance of Active Spreadsheet:
var responceSheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

// number of rows in responce form:
var rows = responceSheet.getLastRow();

// range of names, e-mails:
var namesRange = responceSheet.getRange(rows, 2, 1, 1);
var emailsRange = responceSheet.getRange(rows, 3, 1, 1);

Обращаем внимание на строку, которая отвечает за адрес подписчика:

var emailsRange = responceSheet.getRange(rows, 3, 1, 1);

Цифра 3 соответствует номеру столбца. Это значит, что в таблице в третьем столбце сохраняется емейл. Если в вашей таблице емейл стоит в другом столбце, впишите в код номер этого столбца.

По такому же принципу работаем со строкой, которая отвечает за имя:

var namesRange = responceSheet.getRange(rows, 2, 1, 1);

Имя будет прописано в тексте письма, так мы обратимся к подписчику персонально.

В строке VarBody прописываете текст письма:

Чтобы письмо уходило сразу после того, как участник закончил заполнять анкету, настраиваем триггер.

Google формы — один из облачных сервисов Google, связанный с облаком и таблицами. Как и для использования любых других продуктов Google, для авторизации достаточно просто иметь почтовый ящик на Gmail.

Гугл-формы — простой, удобный и надёжный инструмент. Он интуитивно понятный, лёгкий в освоении, быстро внедряется и, что немаловажно, бесплатный.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Важно отметить простой, лаконичный дизайн и высокий уровень юзабилити . Кроме того, внешний вид можно кастомизировать в соответствии с предложенными темами и даже создавать темы самостоятельно. Для этого просто нужно загрузить лого или шапку, и алгоритм автоматически подберёт соответствующую палитру интерфейса.

Сервис имеет много тонких настроек. Вопросы могут содержать от текстовых полей до чекбоксов.

При оформлении можно использовать картинки и видео.

Структура опроса может быть не линейной, а вариативной. Отвечая на вопросы, люди будут попадать на разные страницы, в зависимости от того, какие ответы они дают. Это существенно расширяет потенциальные сферы применения и создаёт простор для творчества.

Сервис кроссплатформенный — использовать его можно на ПК, планшетах и смартфонах. Данные корректно синхронизируются.

Работа с формами предусмотрена как для одного специалиста, так и для команды.

Сферы применения

Проводить опросы;
Регистрировать участников мероприятий;
Сегментировать клиентов;
Брифовать клиентов;
Получать обратную связь;
Собирать отзывы;
Проводить тестирования и викторины;
Собирать контакты для рассылок.

Помимо этого, можно применять Google Forms для лидогенерации , используя их в качестве посадочной страницы.

Результаты пользователей записываются в Google-таблицы.

Области применения: от образования до решения бизнес-задач.

Куда попадают ответы

Статистику и ответы можно просматривать как непосредственно в самих Google-формах, так и в отдельной таблице, которая создаётся автоматически по умолчанию. Можно указать и ранее созданную.

В личном кабинете доступна общая сводка и ответы отдельных пользователей.

При нажатии на зелёную иконку открывается соответствующая Google-таблица со всеми ответами.

У раздела «Ответы» есть своё меню, которое позволяет управлять уведомлениями о новых ответах по email, настраивать, в какую именно таблицу нужно сохранять ответы, отключать связь с формой, скачивать ответы в формате CSV, печатать ответы и удалять их.

Обзор функционала

Создание формы

Начать работу с сервисом можно, выбрав один из предложенных шаблонов по различным тематикам.

В большинстве случаев работа начинается с чистого листа под определённый формат. Создаётся пустая форма, которая настраивается, к ней раздаются права доступа. После чего оформляется внешний вид и конструируются блоки вопросов.

Настройки формы

Данный раздел имеет три подраздела

Рассмотрим подробнее каждый из них.

Общие настройки позволяют:

В подразделе «Презентация» настраивается:

Внешняя визуализация прогресса при заполнении формы — понимание пользователями того, на какой стадии они находятся и сколько осталось. В большинстве случаев повышает их вовлечённость и процент тех, кто заполнил форму до конца.
Выдача вопросов в случайном порядке.
Включение и отключение ссылки для повторного заполнения.
Редактирование текста подтверждения, который высвечивается после записи ответа.

Подраздел «Тесты» позволяет оценивать ответы и начислять за них баллы. Респонденты могут видеть оценку сразу после отправки формы или после ручной проверки.

Настройки доступа

Также в данном окне находится ссылка для настроек доступа.

Прямую ссылку можно сократить, отметив соответствующий чек-бокс.

При генерации HTML-кода есть возможность менять размеры будущего блока с формой для корректного отображения на сайте.

Конструктор форм

Это основная часть функционала сервиса, поэтому рассмотрим его максимально подробно.

У конструктора есть своё лаконичное, но вполне функциональное меню, которое позволяет:

Добавить вопрос;
Вставить видеоролик из YouTube по прямой ссылке или найдя его в поиске;
Отредактировать название и описание блока;
Импортировать вопросы;
Добавить раздел.

Разделы

У каждого раздела есть своё меню, позволяющее копировать, перемещать и удалять его, а также объединять с разделом выше.

Изменять порядок вопросов можно привычным перетаскиванием.

Изображения можно загрузить непосредственно с устройства, а также сделать фотографию в моменте, подгрузить картинку по прямой ссылке, из Google-диска или найти через поиск.

Рассмотрим детально возможности при формировании вопросов.

Ответы могут быть представлены в виде обычного текста, в виде одной строки или абзаца.

Проверка по числу позволяет выбрать одно из предложенных логических условий и необходимые значения.

Вариант «Текст» проверяет валидность вводимого адреса электронной почты и веб-ссылки, а также оценивать содержимое на предмет содержания или отсутствия в нём определённого слова или выражения.

Пункт «Длина» регламентирует минимальное или максимальное количество символов, из которых должен состоять ответ.

«Регулярное выражение» может содержать или не содержать, полностью совпадать или не совпадать с указанным шаблоном.

Имеется привычный многим выпадающий список. В него добавляется описание, настраивается выбор дальнейшего действия после каждого варианта ответа и возможность их перемешивания в случайном порядке.

Необходимость загрузки пользовательских файлов ощущалась достаточно давно — к примеру, фото, видео, документов. С недавнего времени в Google-формах появилась такая опция. Пользователю доступна загрузка файлов общим объёмом до 1Гб на одну форму. Также можно определить типы файлов, которые можно загружать:

Таблицы;
PDF;
Видео;
Презентации;
Изображения;
Аудио.

Помимо этого можно ограничить количество загружаемых файлов и их размер.

В меню вопроса доступно только добавление и редактирование его описания.

В случаях, когда важна визуальная наглядность, можно предложить пользователям взаимодействовать со шкалой, к которой добавляется описание, а также подписи в начале и конце шкалы.

Для респондентов шкала выглядит следующим образом:

Ещё один сложный формат — сетка с множественным выбором. Помимо описания можно задать произвольное количество строк и столбцов, включить ограничение — не более одного ответа на столбец — и возможность рандомизации порядка столбцов и строк.

Сетка отображается подобным образом:

Сетка флажков тоже полезна в случаях, когда необходимо предложить пользователям множественный выбор. Дополнительные опции данного формата аналогичны сетке с множественным выбором.

При необходимости добавляется блок для ввода даты. Он может иметь произвольное описание, возможность включения и отключения ввода года, а также поля для ввода точного времени.

Блок «Время» позволяет пользователю добавлять время, а если в меню вопроса переключить тип ответа на «Продолжительность», то формат меняется на часы : минуты : секунды .

Собирать данные, опрашивать сотрудников, проводить голосования регулярно приходится в каждом бизнесе. Это тот случай, когда не нужно придумывать велосипед, ведь Google Формы закрывают основные потребности, связанные с опросами.

Рассказываем, как работать с этим инструментом и получить нужную информацию.

В чем преимущество Google Форм

Главное преимущество — это онлайн, благодаря чему ответы можно получать из любой точки мира. Инструмент удобный и интуитивно понятный — с простым дизайном и юзабилити на максимальном уровне.

Гугл опросы можно настроить до мельчайших деталей — выбрать вариант единичного ответа или чекбоксы, создать вариативную структуру вопросов, вставить картинку или видео. А еще вы можете загрузить лого компании, и алгоритм автоматически настроит цветовую гамму. Работать с Формами может и команда, и отдельный пользователь.

Google Формы совместимы с другими продуктами компании, корректно синхронизируются между разными гаджетами и операционными системами. Форма автоматически помещается в облако, поэтому за сохранность данных можно не переживать.

Татьяна Лукинюк,
B2C-директор в Kyivstar

Наталья Павлова,
HR-директор Visa в СНГ и Юго-Восточной Европе

Для чего нужны Google Формы

Инструмент дает возможности:

организовать регистрацию на мероприятие (например, онлайн-конференцию или тренинг).
провести исследование (определить приблизительный уровень спроса на продукт).
собрать фидбек (например, отзывы о продукте).
создать голосование (куда поедем отдыхать командой на зимние праздники).
забрифовать клиента (задать вопросы о будущем продукте).
провести опрос (что нравится или не нравится в работе).
создать тест (проверить знания после курса).

Как создать гугл форму

Зайдите на Google Drive, кликните на New и выберите Google Формы из выпадающего списка.

В «Настройках» определите тип Google Формы: общие, презентация или тесты. Здесь вы можете в деталях настроить, как будет происходить сбор данных.

В разделе «Общие» настраивается:

В разделе «Презентация» настраивается:

визуализация прогресса заполнения формы — пользователь видит, сколько осталось до конца опроса (такой прием повышает вовлеченность, и большее число пользователей заполняют форму до конца).
выдача вопросов в случайном порядке.
показ ссылки для повторного заполнения формы.
текст подтверждения, который высвечивается после отправки формы.

В разделе «Тесты» настраивается:

Затем выберите название для своего опроса в гугл формах и расскажите о нем детальнее.

Вот как выглядит меню, которое поможет вам добавлять вопросы и структурировать их:

Текст (строку) удобнее всего применять, когда нужно получить короткую информацию — электронную почту, номер телефона, адрес, ссылку на соцсети или портфолио.

Текст (абзац) подойдет, если необходимо написать длинный ответ на вопрос.

Один из списка — можно выбрать единственный ответ.

Раскрывающийся список — варианты можно просмотреть, открыв список. Это помогает экономить место.

Загрузка файлов — если нужно загрузить файл (документ или фото) в качестве ответа.

Шкала — когда необходимо что-то оценить по шкале, например, качество обслуживания. Максимальный балл — 10, но можно создавать и шкалу поменьше.

Сетка (множественный выбор или флажки) — пользователь может выбрать один или несколько вариантов из сетки.

Дата — используют, когда нужно указать дату, год и время.

Время — позволяет указывать время или продолжительность.

Когда вы выбрали тип вопроса, укажите, обязательно ли на него отвечать:

Когда вы нажимаете на три точки возле пункта «Обязательный вопрос», высвечиваются дополнительные функции: выбрать описание к вопросу, выбрать действие для каждого варианта ответа и перемешать ответы.

Дизайн

При создании формы можно сразу выбрать шаблон, который подходит вам по назначению и дизайну. Но поскольку готовых образцов не очень много, можно сделать свой дизайн Google Форм.

Шаблоны есть в трех категориях: работа (заявка на вакансию, форма заказа, запрос на выходной, отзыв клиента), учеба (оставить отзыв о курсе, задать вопросы, создать викторину), личные цели (приглашение на вечеринку, форма для контактной информации, регистрация на ивент).

Если готовые шаблоны вам не подходят, в верхнем меню нажмите на «Настроить тему»:

Вы сможете выбрать цветовую палитру темы, цвет фона и поменять верхний колонтитул, например, вставить лого своей компании или выбрать иллюстрацию.

Типы доступов в Google Формах

Есть несколько типов доступа:

только для себя
для отдельных пользователей
для всех, у кого есть ссылка

Чтобы открыть доступ к опросу отдельным пользователям, кликните «Настройки доступа» и добавьте электронные адреса людей, которые смогут редактировать опрос, просматривать и удалять ответы респондентов.

Безопаснее всего открывать доступ через электронную почту — так вы будете уверены, что посторонние люди не смогут изменять данные.

Как открыть доступ респондентам

Дополнительно вы можете собирать электронные адреса тех, кто отправил заполненную форму.

Анализ результатов

После отправки формы вы увидите две появившиеся вкладки — «Вопросы» и «Ответы».

Во вкладке «Ответы» отображаются:

общая статистика
статистика по конкретному ответу
ответы конкретного человека

получать уведомления о новых ответах по электронной почте (удобно, когда респондентов не очень много).
сохранять ответы.
удалить связь с формой (если вы удалили ответы из таблицы, но они вам по-прежнему нужны, удалите связь с формой, а затем восстановите ее — так ответы снова появятся в таблице).
скачать ответы в CSV-формате.
распечатать все ответы.
удалить все ответы.

Дополнения

У Google Форм существуют дополнения, позволяющие оптимизировать работу. Чтобы найти их, нажмите на «Дополнения» в функциях:

Когда вы устанавливаете дополнения, на верхней панели появляется значок, через который можно ими управлять:

Делимся самыми полезными.

Сначала нужно выбрать вопросы, которые необходимо проанализировать, и приложение сформирует статистику:

QR Code Maker — преобразует ссылку на Google Форму в QR-код. Полезно, если опрос нужно распространить на большую аудиторию.

Читайте также: