Как подписать документ с помощью эцп казахстан
Данный вопрос может возникнуть у тех, кто имеет сертификат электронной подписи, если требуется подписать цифровой подписью документы без применения привычных систем, в которые встроены специализированные модули. В этой статье разберемся с вариантами заверения ЭД любых типов при помощи известных программ.
Какие документы необходимо подписывать ЭЦП?
На данный момент электронную подпись возможно ставить под любые документы. Вопрос нужности этого действия решается договоренностями между сторонами, являющимися отправителем и получателем документа.
Если можно не использовать бумажные аналоги, советуют подписать файл при помощи цифровой подписи. Отправителями и получателями могут быть как граждане, так и организации, а также государственные структуры.
Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.
Выделяют несколько случаев, когда нужна цифровая подпись:
- ЭДО. Наиболее распространенная область использования электронных подписей. В зависимости от договоренностей между участниками, документы можно подписывать простой (к примеру, при обмене внутри фирмы) или квалифицированной цифровой подписью.
- Передача отчетов в органы надзора. Многие службы рекомендуют пользоваться обменом информацией в электронном варианте. Чтобы подать отчетность таким методом, необходимо заверить документацию ЭЦП. Безбумажная отчетность облагает множеством достоинств. Например, автоматизированной проверкой ошибок и отсутствием ручного ввода.
- Отправка заявлений на сайте «Госуслуги». С помощью портала россиянам можно обращаться в разные государственные ведомства, не посещая их лично.
- Арбитражные разногласия в суде. ЭД, удостоверенный усиленной подписью - это аналог стандартно подписанных бланков. Документы с ЭЦП обладают законной силой и служат в суде доказательствами.
Что требуется, чтобы подписать документ электронной подписью?
2. Актуальный сертификат ЭЦП. С его помощью можно определить, кто подпишет документ. По сравнению с сертификатом простой подписи, он придает документу законную силу. Очень важно правильно выбирать вид сертификата, если у пользователя он не один.
3. Программы, обеспечивающие взаимодействие с механизмами ЭП и криптографии. Они отвечают за работу с владельцами цифровых подписей, чтение, проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. С помощью данного ПО функционируют программы и плагины, предназначенные для формирования и проверки ЭЦП. Примером такого продукта является КриптоПРО CSP.
4. Программы и плагины, необходимые, чтобы проверять и создавать ЭП. Чтобы заверить документы подписью в формате Word и PDF, могут применяться плагины для известных редакторов. Также многие пользуются отдельными программами, с помощью которых можно подписывать и проверять файлы всех форматов.
ПО для подписания ЭД
Подписание документов осуществляется благодаря специальному ПО. К примеру, при помощи плагинов для уже существующих программ либо отдельных приложений. Основные отличия самых востребованных решений отражены в таблице.
Самый известный производитель ПО для взаимодействия с ЭП на отечественном рынке - фирма КриптоПро. Продукты данной компании поддерживают любые носители, виды подписей и предоставляют возможность получить заверенный файл любого вида. Рассмотрим средства, которые требуются для формирования ЭЦП.
КриптоПРО CSP
Основное приложение, обеспечивающее деятельность программ и плагинов от КриптоПРО. ПО нужно скачать на устройство пользователя, желающего работать с ЭП в программах этой компании.
Прямое взаимодействие с этим ПО для получения подписанного документа не предусмотрено. ПО применяется, чтобы настраивать работу с ЭП на компьютере и служит для поддержания следующих возможностей:
- Настройка считывателей закрытых ключей;
- Настройка видов носителей;
- Установка и просмотр сертификатов;
- Настройка параметров алгоритмов шифрования;
- Установка криптопровайдеров по умолчанию;
- Настройки безопасности.
Как правило, настройка производится IT-специалистами, но последующая работа пользователя осуществляется в одном приложении и предполагает несложные однотипные действия.
КриптоАРМ
Приложение для подписи документов, проверки сертификатов и шифрования информации. У стартовой версии ограниченный функционал и бесплатное применение возможно лишь в течение определенного срока. Базовая и стандартная версии имеют ключевые и дополнительные опции.
Для подписания документа ЭЦП в данной программе необходимо осуществить такой алгоритм действий:
Запустить ПО и в верхнем мен кликнуть «Подписать».
Прочитать инструкцию и кликнуть «Далее».
Кликнуть «Добавить файл», если необходимо подписать один файл либо «Добавить папку», если требуется подписать все документы определенного каталога.
В представленном окне выбрать файл и кликнуть «Открыть».
Если нужно, повторить данную процедуру, потом кликнуть «Далее».
На странице дальнейшего шага необходимо выбрать кодировку и расширение в том случае, если значения по умолчанию не подходят и указать каталог для выходных файлов. В нем будут сформированы новые файлы. После установки всех настроек кликнуть «Далее».
На последующей странице кликнуть «Выбрать». Откроется вкладка хранилища сертификатов. Из их перечня выберите тот, которым подпишете документ или папку. После этого кликните «Далее».
Откроется страница с заключительным этапом. Если вы будете применять эти параметры, чтобы поставить подпись в другом документе, можете сохранять профиль, установив галочку. После этого кликните «Готово».
Ключ сертификата ЭП создаётся методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. ЭЦП используется в следующих случаях:
- подача налоговой декларации в ФНС;
- подтверждение авторства текстового документа;
- заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
- подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
- ведение внутренней документации;
- согласование включённых в документ данных группой лиц.
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании документа. Как только нанесена ЭЦП, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть документ, внести в него правки и затем подписать документ электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП.
Порядок работы с документом под ЭЦП:
- Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
- В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
- На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию.
- Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.
Подпись наносится не только на документ, созданный в специализированной программе. ЭЦП ставится на продукты AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа документа свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader поможет подписать приложение «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, позволяющий перенести ЭЦП в ПДФ формат. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписание ЭЦП было возможно, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. С подписанием документ распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить подпись:
- Заходите на онлайн портал «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на ПК.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Только планируете перейти на электронный документ, но не знаете, как заверить документы электронной цифровой подписью? В таком случае рекомендуем ознакомиться с азами использования удобного и очень эффективного инструмента, который является полноценной заменой собственноручному автографу и имеет аналогичную юридическую силу.
При помощи ЭЦП обычно заверяют договора и отчетности, а также регистрируются на торговых площадках с целью участия в электронных торгах и аукционах. Учитывая тот факт, что электронный документооборот в настоящее время является привычным процессом во всех сферах и отраслях, популярность электронных подписей чрезвычайно высока.
Если вопрос, как заверить документ электронной подписью, для чайников очень актуален, то опытные пользователи давно оценили все преимущества использования данного инструмента в процессе взаимодействия с государственными и коммерческими структурами.
Для того чтобы ответить на вопрос как заверить документ электронной подписью, необходимо разобраться с типами ЭЦП, которые могут быть:
Простые ЭЦП чаще всего применяются при осуществлении внутрикорпоративного электронного документооборота, и используются для визирования писем. Такие подписи подтверждаются паролями и кодами.
Второй тип электронных подписей генерируются путем криптографического шифрования и использования закрытого ключа. Такие подписи содержат зашифрованные персональные данные о своем владельце, поэтому позволяют точно установить автора документа, а также гарантируют подлинность подписанного файла.
Усиленная квалифицированная ЭЦП аналогична предыдущей, однако при ее создании используется криптозащита, сертифицируемая ФСБ России. Усиленные цифровые подписи оформляются исключительно в уполномоченных удостоверяющих центрах.
Далее мы коротко ответим на часто задаваемые вопросы и расскажем, как заверить тот или иной электронный документ электронной подписью.
Как заверить электронной подписью документ Word?
Независимо от того, какой документ вы планируете заверить электронной подписью, у вас должно быть установлено специальное программное обеспечение по типу КриптоПро. Прежде чем изучать, как заверить документ ворд ЭЦП, нужно создать сам документ.
К примеру, для работы с версией Word 2007, необходимо выбрать надстройку «Файл», далее нажать на кнопку «Подготовить». Теперь выбираем ссылку «Добавить цифровую подпись» и выбираем из списка необходимый документ.
Как заверить ЭЦП документ в формате PDF?
Для тех, кто работает с файлами PDF, разработчики предлагают специальное ПО, после инсталляции которого вы сможете подписывать файлы так же просто, как и в случае с Word.
Если у вас еще остались вопросы относительно оформления и использования ЭЦП для подписания электронных документов, обращайтесь во всероссийский центр сертификации «Гарант».
Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.
Что потребуется для подписания электронного документа?
- Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
- Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
- Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически. Ознакомьтесь с информацией о технических требованиях к рабочему месту для работы с электронной подписью
- Программа для создания электронной подписи — они будут рассмотрены далее. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.
Вариант 1. Установить плагин для Office
Для документов формата Word и Excel
Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:
- трудовой или хозяйственный договор,
- иск в арбитраж,
- заявление в вуз и т.д.
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.
Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:
В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».
В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.
С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Что учесть при использовании плагина:
- Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
- Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
- Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.
Для документов формата PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpg и *.jpg,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.
У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
- Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
- Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
- Сертификат, которым нужно подписать документ.
Что учесть при использовании программы:
- В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).
Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.
Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.
Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:
Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
Читайте также: