Как файл сделать доступным
С файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.
Делясь файлами на Google Диске, вы можете решать, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать. На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы в отношении запрещенного контента.Шаг 1. Выберите объекты
Как предоставить доступ к одному файлу
- Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите "Настройки доступа" или "Открыть доступ" .
- На компьютере откройте страницу drive.google.com.
- Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
- В правом верхнем углу экрана нажмите на значок "Открыть доступ" .
Настройки доступа к формам Google отличаются от настроек для других типов файлов.
Шаг 2. Выберите аудиторию
Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам
Вы можете сделать файл доступным по ссылке. Ваше имя пользователя и адрес электронной почты будут видны всем, кому вы отправите ссылку.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Получить ссылку.
- Под надписью "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз .
- Выберите, у кого должен быть доступ к файлу.
- Укажите, какие права вы хотите предоставить пользователям вместе со ссылкой. Для этого выберите вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Нажмите Копировать ссылкуГотово.
- Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.
- Выберите нужный файл.
- Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Копировать ссылку.
- В окне "Скопируйте ссылку" нажмите Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка.
- Выберите роль: Читатель, Комментатор или Редактор.
- Нажмите Готово.
- Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.
Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее…
Совместная работа над файлом при участии более 100 человек
В Google Документах, Таблицах и Презентациях просматривать, редактировать и комментировать файл могут до 100 человек одновременно. Если пользователей будет больше, изменять открытый файл смогут только его владелец и некоторые редакторы.
Если вы хотите привлечь к работе более 100 человек, можно сделать следующее.
Опубликуйте файл
- Чтобы множество пользователей могло просматривать файл одновременно, опубликуйте его и создайте ссылку для доступа. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о процедуре публикации…
- Учтите, что опубликованный файл виден всем в Интернете. Следите за тем, чтобы случайно не предоставить доступ к личной или конфиденциальной информации не тем людям. Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено просматривать опубликованные файлы. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в Интернете.
- Чтобы удалить файл из Интернета, отмените его публикацию. Подробнее…
- Если вы хотите отменить доступ к файлу для соавторов, прочитайте о том, как изменить настройки совместного доступа.
Создайте сайт на платформе Google
-
, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно просто предоставить информацию большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять на сайт документы…
- Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации…
Организуйте сбор отзывов с помощью Google Форм
- Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте доступ к таблице только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке. Подробнее о процедуре публикации…
Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей
Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:
- Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора отзывов. Подробнее о том, как создать форму Google…
- При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл…
- Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
- Попросите читателей не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
- Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
- Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
- Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.
Настройка прав доступа
При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.
- Читатель может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-то ещё.
- Комментатор может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
- Редактор может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.
Вы можете выбрать, кому файл будет доступен по ссылке. Эти параметры зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.
Если вы хотите поделиться файлом, вы можете:
Сохраните его в облаке и предоставьте ссылку, чтобы пользователи могли просматривать или редактировать ее.
Приглашение людей для просмотра или изменения файла
Откройте файл, нажмите значок Общий доступ, а затем коснитесь Пригласить других людей.
Совет: В первую очередь следует сохранить файл в облаке. В противном случае команда Пригласить других людей будет недоступна.
Если вы хотите, чтобы они могли редактировать документ, включите разрешение Может вносить изменения.
Отправка ссылки на файл
Нажмите значок Общий доступ, а затем коснитесь пункта Копировать ссылку.
Совет: В первую очередь следует сохранить файл в облаке. В противном случае команда Копировать ссылку будет недоступна. Если файл находится на сайте SharePoint Online, перейдите в раздел Управление доступом в области сведений , чтобы предоставить другим пользователям разрешение на доступ к файлу.
Отправка файла в виде вложения
Отправка ссылки
Откройте файл и коснитесь элемента Общий доступ.
Укажите, разрешаете ли пользователям вносить изменения в файл или только просматривать его.
Выберите службу электронной почты, а затем введите адреса электронной почты пользователей, с которыми нужно поделиться файлом.
Отправка файла в виде вложения
Откройте файл и коснитесь элемента Общий доступ.
Нажмите поделиться как вложением.
Выберите пункт Документ или PDF.
Если вам будет предложено разрешить приложению Word преобразовать файл, нажмите кнопку Разрешить.
Выберите службу электронной почты, а затем введите адреса электронной почты пользователей, с которыми нужно поделиться файлом.
Приглашение людей для просмотра или изменения файла
Откройте файл и коснитесь элемента Общий доступ.
Если файл находится в облачном расположении, вы можете пригласить пользователей, добавив их адреса электронной почты в поле пригласить пользователей .
Отправка файла в виде вложения или отправка ссылки по электронной почте
Откройте файл и коснитесь элемента Общий доступ.
Используя команду Получить ссылку общего доступа, можно создать ссылки двух типов: для редактирования и для просмотра. Ссылка для редактирования позволяет изменять файл, а ссылка для просмотра — просматривать его без внесения изменений.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
Недопустимо | Реально |
Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» - «Личная настройка» - «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» - «Исправления» - «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» - стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
Предоставление общего доступа к папкам – необходимая процедура для создания локальной сети. Если нужно организовать обмен данными между несколькими компьютерами, без этого не обойтись. Задача несложная, однако у начинающих пользователей часто возникают трудности.
В сегодняшнем руководстве я на пальцах объясню, как создать, настроить и открыть общий доступ к папке в Windows 10.
Настраиваем общий доступ в Windows 10
Прежде чем переходить к настройке общего доступа, для начала нам потребуется установить частный сетевой профиль – в таком случае компьютер будет виден прочим устройствам и может быть открыт для совместного использования файлов.
Изменяем профиль сети:
Теперь можем спокойно переходить к настройке общего доступа.
Способ №1
Открываем доступ к папке:
Папка для общего доступа открыта, и теперь в нее можно войти с другого компьютера, подключенного в ту же локальную сеть.
Способ №2
Данный способ подойдет не только для расшаривания папок, но и дисков. Например, вы можете предоставить доступ к локальному диску С. Сделать это можно следующим образом:
- Открываем папку «Этот компьютер» и выбираем диск, который нужно расшарить. Кликаем по нему правой кнопкой мыши и переходим в его свойства.
- Далее открываем подраздел «Доступ» и выбираем «Расширенная настройка…».
- Отмечаем галочкой пункт «Открыть общий доступ к этой папке». Также можно настроить разрешения – для это откроем соответствующее окно.
- В отобразившемся окне мы можем настроить различные права. Доступны такие параметры, как полный доступ, изменение и чтение. По умолчанию должна отображаться группа «Все». Если ее нет, то выбираем «Добавить…».
- В нижнее поле вводим «Все» без каких-либо кавычек и жмем «ОК».
- Теперь мы можем настроить права доступа. Достаточно выбрать группу и в нижней части отметить нужные пункты.
- После этого сохраняем все внесенные изменения кнопкой «ОК». В результате в свойствах локального диска будет указано, что общий доступ предоставлен.
Аналогичным образом можно предоставить доступ для любого другого диска или папки.
Как подключиться к общей папке в Windows 10
Дело за малым – запустить компьютер из локальной сети и всего в несколько кликов перейти в общую папку. Не забудьте, что данный ПК также должен использовать частную сеть, о чем я говорил в начале.
Подключаемся к общей папке:
При успешной попытке мы подключимся к другому компьютеру и увидим все файлы, к которым предоставили доступ.
Как включить анонимный доступ без ввода данных
Ранее мы получали доступ к папке через авторизацию – вводили логин и пароль. Иногда в подобных манипуляциях нет необходимости, и их можно избежать. Работает, к сожалению, данный способ только на Windows 10 Pro и Enterprise. Если на вашем компьютере домашняя версия, то активировать анонимный доступ не получится.
Подключаем анонимный доступ:
- Снова переходим к предоставлению общего доступа для папки, как мы это делали в самом начале. Добавляем нового пользователя – теперь это будет группа «Все».
- Следующим шагом переходим в редактор локальной групповой политики – для этого зажимаем на клавиатуре комбинацию клавиш «WIN+R» и вводим запрос gpedit.msc.
- Переходим в «Конфигурация компьютера» -> «Параметры безопасности» -> «Локальные политики» -> «Параметры безопасности». Затем находим строку «Сетевой доступ: разрешать применение “Для всех” к анонимным пользователям» и кликаем по ней двойным щелчком мыши.
- Выбираем «Включен» и жмем «ОК».
- Возвращаемся к нашей папке и заходим в ее свойства – там переходим в раздел «Доступ» и в нижней части кликаем по кнопке «Центр управления сетями и общим доступом».
- Раскрываем пункт «Все сети» и в самом низу отмечаем пункт «Отключить общий доступ с парольной защитой». После нажимаем «Сохранить изменения».
На этом все. Теперь мы можем спокойно получить доступ к папке с другого компьютера без ввода логина и пароля.
В случае с диском все немного иначе:
Вот так мы можем предоставить доступ к локальному диску без логина и пароля. Обязательно в конце примените внесенные изменения, по желанию добавьте нужные разрешения. Настройка редактора групповых политик аналогична той, что мы проводили выше.
Устранение неполадок при настройке общего доступа
Теперь можете снова подключиться к папке – все должно заработать. В некоторых случаях может потребоваться перезагрузка устройства.
Заключение
Получение общего доступа к папке или диску – простая задача, но со своими нюансами. Важно, чтобы оба устройства были подключены к одной сети – это может быть как проводное соединение, так и через Wi-Fi роутер. Если все учтено, но ошибки до сих пор не дают подключиться, то стоит отключить антивирусное средство либо воспользоваться вышеуказанной инструкцией.
Читайте также: