Что значит залинковать в экселе
Существует несколько способов прокрутки лист. Для перемещения между ячейками и быстрого перемещения по различным областям можно использовать клавиши со стрелками, полосы прокрутки или мышью.
В Excel вы можете воспользоваться увеличенной скоростью прокрутки, простой прокруткой до конца диапазонов и подсвечивающих подсвечивающих подсвечивать о том, где вы находитесь на этом экране. Для прокрутки диалогов с списками с полосами прокрутки также можно использовать мышь.
Использование клавиш со стрелками для перемещения между таблицамиДля перемещения между ячейками на сайте щелкните любую ячейку или используйте клавиши со стрелками. При переходе к ячейке она становится активная ячейка.
Необходимые действия
Нажимайте клавиши CTRL+клавиша со стрелкой для прокрутки до начала и конца каждого диапазона в столбце или строке перед остановкой в конце.
Чтобы перейти к началу и концу каждого диапазона, прежде чем останавливаться на конце, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+клавиша со стрелкой.
На одну строку вверх или вниз
Нажмите клавишу SCROLL LOCK, а затем используйте клавиши СТРЕЛКА ВВЕРХ и СТРЕЛКА ВНИЗ для прокрутки на одну строку вверх или вниз.
Один столбец влево или вправо
Нажмите клавишу SCROLL LOCK, а затем используйте клавиши СТРЕЛКА ВЛЕВО и СТРЕЛКА ВПРАВО для прокрутки одного столбца влево или вправо.
На одно окно вверх или вниз
Нажмите page UP или PAGE DOWN.
Одно окно влево или вправо
Нажмите клавишу SCROLL LOCK, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО.
Нажмите клавишу SCROLL LOCK, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL и клавишу со стрелкой, можно быстро перемещаться между большими областями.
Примечание: Когда scroll LOCK в положении SCROLL LOCK, scroll LOCK отображается в панели состояния в Excel. При нажатии клавиш со стрелками при нажатии клавиши SCROLL LOCK будет прокручиваться на одну строку вверх или вниз либо на один столбец влево или вправо. Для перемещения между ячейками с помощью клавиш со стрелками необходимо отключить scroll LOCK. Для этого нажмите клавишу SCROLL LOCK (ScrLk) на клавиатуре. Если клавиатура не содержит эту клавишу, вы можете отключить режим SCROLL LOCK с помощью экранной клавиатуры. Чтобы открыть экранную клавиатуру, нажмите кнопку Начните на рабочем Windows и введите Экранная клавиатура. Чтобы отключить режим SCROLL LOCK, нажмите клавишу ScrLk и закроете экранную клавиатуру.
Перемещение по прокрутке с помощью полос прокруткиЕсли полосы прокрутки не отображаются, для их отображения выполните следующее:
Выберите Файл > Параметры.
В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Excel параметры.
В таблице ниже описаны различные способы использования полос прокрутки для перемещения по таблице.
Необходимые действия
На одну строку вверх или вниз
Щелкните стрелки прокрутки или на вертикальной панели прокрутки, чтобы переместить лист на одну строку вверх или вниз.
Один столбец влево или вправо
Щелкните стрелки прокрутки или на горизонтальной полосе прокрутки, чтобы переместить лист на один столбец влево или вправо.
Прокрутка с увеличенной скоростью прокрутки
Чтобы увеличить скорость прокрутки во время прокрутки, удерживайте указатель мыши в самом далеком конце экрана более 10 секунд.
Перемещение мыши в обратном направлении замедляет скорость прокрутки.
На одно окно вверх или вниз
Щелкните над или под линией прокрутки вертикальную.
Одно окно влево или вправо
Щелкните слева или справа от области прокрутки на горизонтальной полосе прокрутки.
Удерживая на удержании shift, перетаскивание панели прокрутки .
При использовании полос прокрутки для перемещения по книге в Excel отображается экранная подсылка, которая показывает номера строк или буквы столбцов (или цифры, если для книги задан стиль ссылок R1C1), чтобы вы знали, на чем вы находитесь.
Размер ручека указывает на пропорциональную часть используемой области листа, которая отображается в окне. Положение ручека указывает на относительное расположение видимой области на нем.
Улучшенная прокрутка (Microsoft 365 только для Microsoft 365)Чтобы просмотреть все данные, можно без привязки к левой верхней ячейке на экране. Даже если вы перестанете прокручивать строку или столбец частично, Excel не будет перемещаться дальше, что особенно полезно для больших ячеек. Эти улучшения работают с мышью, колесиком мыши, сенсорной панелью, сенсорным экраном или перетаскиваниями ручеев.
По умолчанию прокрутка зависит от высоты одной Excel строки. Если у вас есть точечная мышь или сенсорная панель, вы можете прокручивать их по одному пикселю. Однако если для Windows мыши установлено перемещение одной строки текста для каждого щелчка мыши, она будет Excel поведением.
Совет: Если вам нужно прикрепить к левой верхней ячейке, используйте кнопки со стрелками на панели прокрутки или используйте клавиши со стрелками на клавиатуре, чтобы изменить выбор ячейки, пока лист не будет иметь нужное положение.
Некоторые устройства с мышью и другие указатели, такие как указатель Microsoft IntelliMouse, имеют встроенные возможности прокрутки и масштабирования, которые можно использовать для перемещения и увеличения или уменьшения на лист диаграммы. Для прокрутки диалогов с списками с полосами прокрутки также можно использовать мышь. Дополнительные сведения см. в инструкциях для указывающих устройств.
Необходимые действия
Прокрутка вверх или вниз по нескольким строкам за один раз
Поверните колесико вперед или назад.
Прокрутка влево или вправо Windows
Нажмите и удерживайте нажатой CTRL+SHIFT и поверните колесико вперед или назад.
Прокрутка с увеличенной скоростью прокрутки
Чтобы увеличить скорость прокрутки во время прокрутки, удерживайте указатель мыши в самом далеком конце экрана более 10 секунд.
Перемещение мыши в обратном направлении замедляет скорость прокрутки.
Панорамирование на разных таблицах
Удерживая нажатой кнопку колесия, перетащите указатель от знака в нужном направлении. Чтобы ускорить прокрутку, переместили указатель от знака начала. Чтобы замедлить прокрутку, переместить указатель ближе к знаку начала.
Автоматическое протаскирование на разных концах таблицы
Увеличение и уменьшение масштаба
Удерживая на удержании CTRL, поворачивать IntelliMouse колесико вперед или назад. Процент увеличенного изображения отображается в панели состояния.
Показывать подробности в структуре
Навести указатель на ячейку, которая суммирует данные в структуре, а затем, удерживая на удержание shift, поворачивать колесико вперед.
Скрытие подробностей в структуре
Наводя указатель на любую ячейку с подробными данными, поворачивать колесико назад, удерживая на этом месте shift.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Вы применяли функцию ВПР, чтобы переместить данные столбца из одной таблицы в другой? Так как в Excel теперь есть встроенная модель данных, функция ВПР устарела. Вы можете создать связь между двумя таблицами на основе совпадающих данных в них. Затем можно создать листы Power View или сводные таблицы и другие отчеты с полями из каждой таблицы, даже если они получены из различных источников. Например, если у вас есть данные о продажах клиентам, вам может потребоваться импортировать и связать данные логики операций со временем, чтобы проанализировать тенденции продаж по годам и месяцам.
Все таблицы в книге указываются в списках полей сводной таблицы и Power View.
При импорте связанных таблиц из реляционной базы данных Excel часто может создавать эти связи в модели данных, формируемой в фоновом режиме. В других случаях необходимо создавать связи вручную.
Убедитесь, что книга содержит хотя бы две таблицы и в каждой из них есть столбец, который можно сопоставить со столбцом из другой таблицы.
Вы можете отформатировать данные как таблицу или импортировать внешние данные в виде таблицы на новом.
Присвойте каждой из таблиц понятное имя: На вкладке Работа с таблицами щелкните Конструктор > Имя таблицы и введите имя.
Убедитесь, что столбец в одной из таблиц имеет уникальные значения без дубликатов. Excel может создавать связи только в том случае, если один столбец содержит уникальные значения.
Например, чтобы связать продажи клиента с логикой операций со временем, обе таблицы должны включать дату в одинаковом формате (например, 01.01.2012) и по крайней мере в одной таблице (логика операций со временем) должны быть перечислены все даты только один раз в столбце.
Щелкните Данные> Отношения.
Если команда Отношения недоступна, значит книга содержит только одну таблицу.
В окне Управление связями нажмите кнопку Создать.
В окне Создание связи щелкните стрелку рядом с полем Таблица и выберите таблицу из раскрывающегося списка. В связи "один ко многим" эта таблица должна быть частью с несколькими элементами. В примере с клиентами и логикой операций со временем необходимо сначала выбрать таблицу продаж клиентов, потому что каждый день, скорее всего, происходит множество продаж.
Для элемента Столбец (чужой) выберите столбец, который содержит данные, относящиеся к элементу Связанный столбец (первичный ключ). Например, при наличии столбца даты в обеих таблицах необходимо выбрать этот столбец именно сейчас.
В поле Связанная таблица выберите таблицу, содержащую хотя бы один столбец данных, которые связаны с таблицей, выбранной в поле Таблица.
В поле Связанный столбец (первичный ключ) выберите столбец, содержащий уникальные значения, которые соответствуют значениям в столбце, выбранном в поле Столбец.
Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel
Примечания о связях
Вы узнаете, существуют ли связи, при перетаскивании полей из разных таблиц в список полей сводной таблицы. Если вам не будет предложено создать связь, то в Excel уже есть сведения, необходимые для связи данных.
Создание связей аналогично использованию VLOOKUP: вам нужны столбцы, содержащие совпадающие данные, чтобы Excel могли ссылаться на строки в одной таблице с строками из другой таблицы. В примере со временем в таблице Customer должны быть значения дат, которые также существуют в таблице аналитики времени.
В модели данных связи таблиц могут быть типа "один к одному" (у каждого пассажира есть один посадочный талон) или "один ко многим" (в каждом рейсе много пассажиров), но не "многие ко многим". Связи "многие ко многим" приводят к ошибкам циклической зависимости, таким как "Обнаружена циклическая зависимость". Эта ошибка может произойти, если вы создаете прямое подключение между двумя таблицами со связью "многие ко многим" или непрямые подключения (цепочку связей таблиц, в которой каждая таблица связана со следующей отношением "один ко многим", но между первой и последней образуется отношение "многие ко многим"). Дополнительные сведения см. в статье Связи между таблицами в модели данных.
Типы данных в двух столбцах должны быть совместимы. Подробные сведения см. в статье Типы данных в моделях данных.
Другие способы создания связей могут оказаться более понятными, особенно если неизвестно, какие столбцы использовать. Дополнительные сведения см. в статье Создание связи в представлении диаграммы в Power Pivot.
Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании
Вы можете узнать о связях обеих таблиц и логики операций со временем с помощью свободных данных на Microsoft Azure Marketplace. Некоторые из этих наборов данных очень велики, и для их загрузки за разумное время необходимо быстрое подключение к Интернету.
Нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace. В мастере импорта таблиц откроется домашняя страница Microsoft Azure Marketplace.
В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).
В разделе Category (Категория) нажмите Science & Statistics (Наука и статистика).
Найдите DateStream и нажмите кнопку Subscribe (Подписаться).
Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).
Чтобы импортировать данные, выберите BasicCalendarUS и нажмите Готово. При быстром подключении к Интернету импорт займет около минуты. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 73 414 строк. Нажмите Закрыть.
Чтобы импортировать второй набор данных, нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace.
В разделе Type (Тип) нажмите Data Данные).
В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).
Найдите US Air Carrier Flight Delays и нажмите Select (Выбрать).
Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).
Нажмите Готово для импорта данных. При быстром подключении к Интернету импорт займет около 15 минут. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 2 427 284 строк. Нажмите Закрыть. Теперь у вас есть две таблицы в модели данных. Чтобы связать их, нужны совместимые столбцы в каждой таблице.
Убедитесь, что значения в столбце DateKey в таблице BasicCalendarUS указаны в формате 01.01.2012 00:00:00. В таблице On_Time_Performance также есть столбец даты и времени FlightDate, значения которого указаны в том же формате: 01.01.2012 00:00:00. Два столбца содержат совпадающие данные одинакового типа и по крайней мере один из столбцов ( DateKey) содержит только уникальные значения. В следующих действиях вы будете использовать эти столбцы, чтобы связать таблицы.
В окне Power Pivot нажмите Сводная таблица, чтобы создать сводную таблицу на новом или существующем листе.
В списке полей разверните таблицу On_Time_Performance и нажмите ArrDelayMinutes, чтобы добавить их в область значений. В сводной таблице вы увидите общее время задержанных рейсов в минутах.
Разверните таблицу BasicCalendarUS и нажмите MonthInCalendar, чтобы добавить его в область строк.
Обратите внимание, что теперь в сводной таблице перечислены месяцы, но количество минут одинаковое для каждого месяца. Нужны одинаковые значения, указывающие на связь.
В списке полей, в разделе "Могут потребоваться связи между таблицами" нажмите Создать.
В поле "Связанная таблица" выберите On_Time_Performance, а в поле "Связанный столбец (первичный ключ)" — FlightDate.
В поле "Таблица" выберите BasicCalendarUS, а в поле "Столбец (чужой)" — DateKey. Нажмите ОК для создания связи.
Обратите внимание, что время задержки в настоящее время отличается для каждого месяца.
В таблице BasicCalendarUS перетащите YearKey в область строк над пунктом MonthInCalendar.
Теперь вы можете разделить задержки прибытия по годам и месяцам, а также другим значениям в календаре.
Советы: По умолчанию месяцы перечислены в алфавитном порядке. С помощью надстройки Power Pivot вы можете изменить порядок сортировки так, чтобы они отображались в хронологическом порядке.
Таблица BasicCalendarUS должна быть открыта в окне Power Pivot.
В главной таблице нажмите Сортировка по столбцу.
В поле "Сортировать" выберите MonthInCalendar.
В поле "По" выберите MonthOfYear.
Сводная таблица теперь сортирует каждую комбинацию "месяц и год" (октябрь 2011, ноябрь 2011) по номеру месяца в году (10, 11). Изменить порядок сортировки несложно, потому что канал DateStream предоставляет все необходимые столбцы для работы этого сценария. Если вы используете другую таблицу логики операций со временем, ваши действия будут другими.
"Могут потребоваться связи между таблицами"
По мере добавления полей в сводную таблицу вы получите уведомление о необходимости связи между таблицами, чтобы разобраться с полями, выбранными в сводной таблице.
Хотя Excel может подсказать вам, когда необходима связь, он не может подсказать, какие таблицы и столбцы использовать, а также возможна ли связь между таблицами. Чтобы получить ответы на свои вопросы, попробуйте сделать следующее.
Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи
Если ваша модель содержит всего лишь несколько таблиц, понятно, какие из них нужно использовать. Но для больших моделей вам может понадобиться помощь. Один из способов заключается в том, чтобы использовать представление диаграммы в надстройке Power Pivot. Представление диаграммы обеспечивает визуализацию всех таблиц в модели данных. С помощью него вы можете быстро определить, какие таблицы отделены от остальной части модели.
Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблице к другой
После того как вы определили, какая таблица не связана с остальной частью модели, пересмотрите столбцы в ней, чтобы определить содержит ли другой столбец в другом месте модели соответствующие значения.
Предположим, у вас есть модель, которая содержит продажи продукции по территории, и вы впоследствии импортируете демографические данные, чтобы узнать, есть ли корреляция между продажами и демографическими тенденциями на каждой территории. Так как демографические данные поступают из различных источников, то их таблицы первоначально изолированы от остальной части модели. Для интеграции демографических данных с остальной частью своей модели вам нужно будет найти столбец в одной из демографических таблиц, соответствующий тому, который вы уже используете. Например, если демографические данные организованы по регионам и ваши данные о продажах определяют область продажи, то вы могли бы связать два набора данных, найдя общие столбцы, такие как государство, почтовый индекс или регион, чтобы обеспечить подстановку.
Кроме совпадающих значений есть несколько дополнительных требований для создания связей.
Значения данных в столбце подстановки должны быть уникальными. Другими словами, столбец не может содержать дубликаты. В модели данных нули и пустые строки эквивалентны пустому полю, которое является самостоятельным значением данных. Это означает, что не может быть несколько нулей в столбце подстановок.
Типы данных столбца подстановок и исходного столбца должны быть совместимы. Подробнее о типах данных см. в статье Типы данных в моделях данных.
Подробнее о связях таблиц см. в статье Связи между таблицами в модели данных.
Связанные таблицы в Excel, как их сделать? Простые советы
Как сделать связанные таблицы в Excel? В статье будет раскрыт ответ на вопрос. С помощью простой инструкции мы соединим таблицы.
Связанные таблицы в Excel, что это такое и зачем с ними работать
Здравствуйте друзья! Во время работы с таблицами Excel приходится их связывать. Что такое связанные таблицы в Эксель? Их называют Эксель таблицами, с помощью которых переносится информация с одной таблицы на другую таблицу.
С помощью связанных таблиц, можно легко работать с большими таблицами. Например, быстро проводить по ним поиск нужных Вам данных, менять различные значения, добавлять в них символы, текст и так далее. А слишком большая таблица, занимает много времени в работе, когда в ней пишешь или ищешь какую-нибудь информацию.
Связанные таблицы могут разделяться на несколько листов и работа с ними будет проходить гораздо быстрее. Далее, будем разбирать инструкцию, которая поможет в создании связанных таблиц.
Как связать две таблицы в Excel, варианты
Разберём два эффективных варианта создания связанных Эксель таблиц. В начале работы, создайте на своём компьютере две таблицы. Например, первая таблица будет с таким названием, как «Даты», а вторая таблица пустая.
Вместе с тем, запускаете на компьютере ещё одну таблицу – «Даты» и записываете в неё значения. Например, «0.1.11.2019» Январь и так далее. Выделяете столбцы в таблице с любой информацией и нажимаете правой кнопкой мыши – «Копировать» (Скрин 1).
Запускаем второй лист таблицы Excel. Затем, нужно кликнуть в любую ячейку таблицы компьютерной мышкой и кликните кнопки – «Вставить» и «Вставить связь» (Скрин 2).
После их нажатия, в Вашей таблице появятся данные из другой таблицы (Скрин 3).
Таким образом она приобретёт связь с другой таблицей. Это способ одиночный. Вам придётся несколько раз нажимать на рассмотренные выше кнопки. Поэтому, рассмотрим ещё один метод, как связать две таблицы в Excel по пошаговой инструкции.
Запустите на своём компьютере пустую Excel таблицу. Далее, в ней нажмите кнопку – «Вставка» затем, «Объект» (Скрин 4).
Выбираете из появившегося окна раздел – «Из файла». Далее, нажимаете кнопку «Обзор» и загружаете другую таблицу Эксель нажатием кнопки «Вставить». После этого, Вы сможете соединить сразу две таблицы.
Заключение
В статье мы научились создавать связанные таблицы в Excel. Мы разобрали два способа, которые наиболее эффективны для новичков. Конечно, есть и другие варианты. Например, вставить таблицу в Эксель, через кнопки «Файл» и «Открыть» или с помощью формул. Эти практические советы Вам должны помочь в соединении двух таблиц Excel. Спасибо за внимание, удачи Вам!
С уважением, Иван Кунпан.
P.S. Практические статьи по работе с Excel-таблицами:
Переносы строк внутри одной ячейки, добавляемые с помощью сочетания клавиш Alt + Enter - дело весьма частое и привычное. Иногда их делают сами пользователи, чтобы добавить красоты длинному тексту. Иногда такие переносы добавляются автоматически при выгрузке данных из каких-либо рабочих программ (привет 1С, SAP и т.д.) Проблема в том, что на такие таблицы приходится потом не просто любоваться, а с ними работать - и вот тогда эти невидимые символы переноса могут стать проблемой. А могут и не стать - если уметь правильно с ними обращаться.
Давайте-ка мы разберёмся в этом вопросе поподробнее.
Удаление переносов строк заменой
Если нам нужно избавиться от переносов, то первое, что обычно приходит в голову - это классическая техника "найти и заменить". Выделяем текст и затем вызываем окно замены сочетанием клавиш Ctrl + H или через Главная - Найти и выделить - Заменить (Home - Find&Select - Replace) . Одна неувязочка - не очень понятно, как ввести в верхнее поле Найти (Find what) наш невидимый символ переноса строки. Alt + Enter тут, к сожалению, уже не работает, скопировать этот символ непосредственно из ячейки и вставить его сюда тоже не получается.
Поможет сочетание Ctrl + J - именно оно является альтернативой Alt + Enter в диалоговых окнах или полях ввода Excel:
Обратите внимание, что после того, как вы поставите мигающий курсор в верхнее поле и нажмёте Ctrl + J - в самом поле ничего не появится. Не пугайтесь - это нормально, символ-то невидимый :)
В нижнее поле Заменить (Replace with) либо ничего не вводим, либо вводим пробел (если хотим не просто удалить переносы, а заменить их на пробел, чтобы строки не склеились в единое целое). Останется нажать на кнопку Заменить всё (Replace All) и наши переносы исчезнут:
Нюанс: после выполнения замены введённый с помощью Ctrl + J невидимый символ остаётся в поле Найти и может помешать в дальнейшем - не забудьте его удалить, установив курсор в это поле и несколько раз (для надёжности) нажав на клавиши Delete и Backspace .
Удаление переносов строк формулой
Если нужно решить задачу именно формулами, то можно использовать встроенную функцию ПЕЧСИМВ (CLEAN) , которая умеет очищать текст от всех непечатаемых символов, включая и наши злополучные переносы строк:
Такой вариант, однако, не всегда бывает удобен, т.к. строки после этой операции могут склеиваться между собой. Чтобы этого не происходило, нужно не просто удалять символ переноса, а заменять его на пробел (см. следующий пункт).
Замена переносов строк формулой
А если хочется не просто удалить, а именно заменить Alt + Enter на, например, пробел, то потребуется уже другая, чуть более сложная конструкция:
Чтобы задать невидимый символ переноса мы используем функцию СИМВОЛ (CHAR) , которая выводит символ по его коду (10). А потом функция ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) ищет в исходных данных наши переносы и заменяет их на любой другой текст, например, на пробел.
Деление на столбцы по переносу строки
Знакомый многим и очень удобный инструмент Текст по столбцам с вкладки Данные (Data - Text to Columns) тоже может замечательно работать с переносами строк и разделить текст из одной ячейки на несколько, разбив его по Alt + Enter . Для этого на втором шаге мастера нужно выбрать вариант пользовательского символа-разделителя Другой (Custom) и использовать уже знакомое нам сочетание клавиш Ctrl + J как альтернативу Alt + Enter :
Если в ваших данных может встречаться несколько переносов строк подряд, то можно их "схлопнуть", включив флажок Считать последовательные разделители одним (Treat consecutive delimiters as one) .
После нажатия на Далее (Next) и прохождения всех трёх шагов мастера мы получим желаемый результат:
Обратите внимание, что до выполнения этой операции необходимо вставить справа от разделяемого столбца достаточное количество пустых колонок, чтобы образовавшийся текст не затёр те значения (цены), которые были справа.
Деление на строки по Alt+Enter через Power Query
Ещё одной любопытной задачей является деление многострочного текста из каждой ячейки не на столбцы, а на строки:
Вручную такое делать долго, формулами - сложно, макросом - не каждый напишет. А на практике подобная задача встречается чаще, чем хотелось бы. Самым простым и лёгким решением будет использовать для этой задачи возможности надстройки Power Query, которая встроена в Excel начиная с 2016 года, а для более ранних версий 2010-2013 её можно совершенно бесплатно скачать с сайта Microsoft.
Чтобы загрузить исходные данные в Power Query их нужно сначала преобразовать в "умную таблицу" сочетанием клавиш Ctrl + T или кнопкой Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home - Format as Table) . Если по каким-то причинам вы не хотите или не можете использовать "умные таблицы", то можно работать и с "глупыми". В этом случае просто выделите исходный диапазон и дайте ему имя на вкладке Формулы - Диспетчер имен - Создать (Formulas - Name Manager - New) .
После этого на вкладке Данные (если у вас Excel 2016 или новее) или на вкладке Power Query (если у вас Excel 2010-2013) можно жать на кнопку Из таблицы / диапазона (From Table/Range) , чтобы загрузить нашу таблицу в редактор Power Query:
После загрузки выделим столбец с многострочным текстом в ячейках и выберем на Главной вкладке команду Разделить столбец - По разделителю (Home - Split Column - By delimiter) :
Чтобы всё разделилось на строки, а не не столбцы - не забудьте переключить селектор Строки (By rows) в группе расширенных параметров.
Останется только нажать на ОК и получить желаемое:
Готовую таблицу можно выгрузить обратно на лист с помощью команды Закрыть и загрузить - Закрыть и загрузить в. на вкладке Главная (Home - Close&Load - Close&Load to. ) .
Важно отметить, что при использовании Power Query необходимо помнить о том, что при изменении исходных данных результаты автоматически не обновляются, т.к. это не формулы. Для обновления нужно обязательно щёлкнуть правой кнопкой мыши по итоговой таблице на листе и выбрать команду Обновить (Refresh) или нажать кнопку Обновить всё на вкладке Данные (Data - Refresh All) .
Макрос для деления на строки по Alt+Enter
Для полноты картины давайте упомянем решение предыдущей задачи ещё и с помощью макроса. Откройте редактор Visual Basic с помощью одноимённой кнопки на вкладке Разрабочик (Developer) или сочетания клавиш Alt + F11 . В появившемся окне вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда нижеприведённый код:
Вернитесь в Excel и выделите ячейки с многострочным текстом, который надо разделить. Затем воспользуйтесь кнопкой Макросы на вкладке Разработчик (Developer - Macros) или сочетанием клавиш Alt + F8 , чтобы запустить созданный макрос, который и проделает за вас всю работу:
Вуаля! Программисты - это, на самом деле, просто очень ленивые люди, которые лучше один раз как следует напрягутся, чтобы потом ничего не делать :)
Функция ВПР в Экселе – это то, что позволит вам экономить десятки часов рабочего времени. При помощи функции ВПР вы ускоритесь буквально в разы и будете вспоминать с ужасом о сравнении таблиц вручную.
Так было со мной. На моей первой официальной работе, мне приходилось раз в несколько дней сравнивать два списка. Списки были относительно небольшие, около 100 строк каждый. Но сравнивал я их при помощи ручки и линейки. Это было мучение, более того это было неэффективное мучение, которое каждый раз, занимало у меня (по меньшей мере) пол рабочего дня.
Продолжался этот мазохизм ровно до тех пор, пока однажды коммерческий директор не увидел, как я безжалостно орудую линейкой над двумя листиками.
Он очень удивленно поинтересовался чем это я занимаюсь. Потом, весьма выдержанно сел за мой компьютер, открыл эти два файла и за несколько минут сравнил их при помощи функции ВПР в Экселе.
Сказать, что я был удивлён – это значит ничего не сказать. Я лицезрел настоящее чудо.
Это была потрясающая демонстрации силы автоматизации.
Функция ВПР в Экселе одинаково нужна и маркетологом, и логистам, и закупщикам – всем тем, кто работает с таблицами данных, это просто Must Have.
Функция ВПР в Экселе – быстрый перенос данных
Самое простое применение функция ВПР это быстрый перенос данных из одной таблицы в другую.
Например, у вас есть большой прайс на 500 позиций и запрос от покупателя, скажем на 50 позиций (в реальности и прайс и запрос могут быть гораздо больше, но принцип от этого не меняется).
Вам нужно быстро найти цены на эти 50 позиций. Разумеется, можно отдельно искать каждую позицию в большом прайсе и потратить на это 30 – 60 минут, а можно сделать это менее чем за минуту при помощи функции ВПР.
Итак, у нас в прайсе 500 позиций. Позиции обозначаются следующим образом, буквами обозначается вид позиции, а цифрами модификация.
Например, «Стул_1» и «Стул_21» это два совершенно разных стула.
Цены в прайсе указаны для примера и вряд ли имеют отношение к реальным ценам.
В ООО «ЫкэА» пришел запрос от «Петровича».
Петрович человек простой, любит всё делать быстро, но не очень чётко. Поэтому его запросы отличаются особым сумбуром в позициях.
Однако это нас не страшит, во-первых, у нас есть ВПР, во-вторых мы и не такое видали.
Вот собственно и сам запрос:
Петрович требует, чтобы мы очень быстро проставили цены в его запросе. Ждать он намерен максимум 5 минут. Ведь другие поставщики уже завалили его предложениями.
Нам не хочется терять такого клиента и мы практически мгновенно открываем прайс:
Получается у нас должно быть открыто два файла (две книги в Эксель). Запрос от Петровича и Прайс.
Это как раз то что необходимо, осталось только перенести цены из прайса в запрос.
Для этого перейдем в таблицу запроса и в первой ячейке столбца «Цены» (D4) введем «=впр» и два раза кликнем на значок функции:
Сразу же после этого, в строке формулы нужно поставить курсор внутри надписи ВПР и нажать Fx, перед вами появится окно с аргументами функции ВПР:
В аргументах функции вы говорите Экселю что и где нужно искать:
Искомое значение — это значение (в данном случае наименование), цену которого вы хотите найти в прайсе. Соответственно кликайте на первую ячейку столбца «Наименование».
Далее, сразу переходите в «Прайс»:
Теперь в аргументах функции заполните следующие поля:
Таблица — выделяете столбцы, которые содержат искомые наименования и цены, таким образом, чтобы наименования были крайним левым столбцом.
Так работает функция ВПР — ищет искомые значения в крайнем левом столбце (для ВПР это столбец №1). Когда ВПР находит искомое значение он начинает смотреть правее, в тот столбец, который вы указали в «Номере столбца».
Там вы должны указать столбец, содержащий необходимые для переноса данные. В нашем случае это цены и в нашем случае это столбец под номером два, относительно той таблицы, которую вы указали в аргументах.
Интервальный просмотр — ставьте 0. Ноль обозначает точное соответствие.
После заполнения аргументов функции нажимайте «Ок» и если всё сделано верно, то в столбце «Цена» (файл «Запрос от Петровича»), появится цена.
Вам нужно протянуть цены на оставшиеся ячейки:
Коллеги, вот и всё, вы овладели функцией ВПР.
Очень важное замечание!
Обратите внимание на то, что сейчас мы работали в двух разных файлах (книгах).
Когда работа идёт в двух разных книгах, Эксель автоматически закрепляет таблицу в функции ВПР:
Делает это он при помощи значка $, который проставляет перед столбцами и строками таблицы.
Это позволяет не съезжать формуле когда вы протягиваете её вниз. Это очень актуально когда вы работаете в рамках одного листа или одной книги (в этом случае Эксель автоматически Не закрепляет ячейки).
Давайте посмотрим что получиться если протянуть формулу «без закрепления»:
Посему, если не хотите чтобы от вас уезжали, закрепляйте диапазон.
Очень важное замечание №2
Как вы заметили, формулы ссылаются на определённые ячейки, другими словами между формулами и исходными данными есть связь. Стоит изменить исходные данные и значения в формулах сразу изменятся.
Особенно остро это чувствуется в ВПР. Если вы вдруг забудетесь и в исходной табличке добавите лишний столбец в «неположенном месте», то в формула ВПР выдаст совсем неожиданные значения.
Поэтому, если вам не нужна связь между таблицами, рекомендую формулы превратить в данные.
Для этого нужно выделить столбец с формулами, нажать Ctrl+C и в левом верхнем углу выбрать «Вставить» — «Вставить значения».
Для тех кто не любит изучать картинки, я записал небольшое видео в котором показываю всё то, что мы проговорили выше (кроме вставки значений):
Видео — «Быстрый перенос данных с помощью функции ВПР в Экселе»
Перенос данных при помощи ВПР, можно использовать не только для того, чтобы быстро получать данные из одной таблицы в другой, но и для того, чтобы сравнивать две таблицы.
Это очень актуально для тех кто работает в закупках и отправляет заказы поставщику.
Обычно происходит следующая ситуация. Вы отправляете заказ поставщику, через некоторое время получаете ответ в виде счёта и сверяете заказ с счётом.
Всё ли есть в счёте, в нужном ли количестве, по правильным ли ценам и т.д.
Функция ВПР в Экселе – сравнение двух таблиц
Итак, у вас есть «Заказ поставщику» (1) и ответ поставщика в виде «Счёта на оплату» (2).
Для удобства восприятия я разместил их на одном листе:
Ваша задача сверить количество позиций и их цены.
Для начала проверим все ли позиции и по правильной ли цене указал в счёте поставщик.
Для этого нужно из Счёта перетянуть данные в Заказ при помощи функции ВПР.
Перед «перетяжкой», в таблицу «Заказ поставщику» нужно добавить два «сравнительных» столбца:
После добавления столбцов, нужно перетянуть соответствующие данные при помощи ВПР:
Обратите внимание, я закрепил диапазоны ячеек.
Теперь когда данные перенесены, нужно их сравнить, для это необходимо добавить еще два столбца (Разница 1 и Разница 2):
В столбце «Разница 1» нужно вычесть от исходного количества (D4) количество в счёте (E4).
В столбце «Разница 2» нужно вычесть от исходной цены (G4) цену в счёте (H4).
Таким образом мы сможем увидеть разницу и в количестве и в цене.
Если значение «0», то значит всё хорошо и данные одинаковые.
Если значение плюсовое (например «+3»), то это значит что в счёте не хватает 3 штук.
Если значение отрицательное, это значит, что нам пытаются «впихнуть» лишнее.
Тоже самое и с ценами, если значения в плюсе, значит нам сделали скидку, а если значения в минусе — значит нам пытаются продать по завышенной цене.
Таким образом нужно просканировать всю таблицу и выяснить о причинах расхождения у поставщика:
Друзья, вот так мы проверили насколько соответствует Заказ, полученному Счёту и казалось бы что это всё что необходимо для счастливой жизни. Однако это не совсем так.
Нужно еще проверить соответствие Счёта, отправленному заказу, на предмет лишних позиций.
Вдруг хитрый поставщик, среди сотни позиций решил нам скрытно что-то «допродать».
Для этого в «Счёт на оплату» нужно добавить столбец «Кол/во в заказе» и «отвепээрить» туда значения из столбца «Количество» Заказа поставщику.
Теперь всё тоже самое продемонстрирую в небольшом видео.
Видео — «Сравнение двух таблиц с помощью функции ВПР в Экселе»
Эпилог
Коллеги, поздравляю, с этого момента ваша работа с данными значительно упростится и ускорится, ведь теперь вы «почтигуру» по применению функции ВПР в Экселе.
Читайте также: