Требования к архивным шкафам
4.3. Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
4.3.1. Световой режим
4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
4.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
4.3.3. Санитарно-гигиенический режим
4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
4.3.4. Охранный режим
4.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
4.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).
Требования к архивным шкафам
ГОСТ Р 56513-2015
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ШКАФЫ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ АРХИВНЫЕ
Metal cabinets for archives. Specifications
Дата введения 2016-05-01
1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "Промет" (ООО "Промет")
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 135 "Мебель"
4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
1 Область применения
Настоящий стандарт распространяется на металлические архивные шкафы (далее - шкафы) для хранения документов.
Настоящий стандарт определяет требования к конструкции шкафов, обеспечивающие безопасность эксплуатации и устойчивость к взлому, и устанавливает методы испытаний.
Требования, обеспечивающие безопасность шкафов при эксплуатации, изложены в 5.1.9, 5.1.15, 5.1.16, 5.2.2, 5.3.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 9.032-74 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия лакокрасочные. Группы, технические требования и обозначения
ГОСТ 9.301-86 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования
ГОСТ 9.303-84 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования к выбору
ГОСТ 12971-67 Таблички прямоугольные для машин и приборов. Размеры
ГОСТ 16371-93 Мебель. Общие технические условия
ГОСТ 16523-97 Прокат тонколистовой из углеродистой стали качественной и обыкновенного качества общего назначения. Технические условия
ГОСТ 19195-89 Мебель. Методы испытаний крепления дверей с вертикальной и горизонтальной осью вращения
ГОСТ 19882-91 Мебель корпусная. Методы испытания на устойчивость, прочность и деформируемость
ГОСТ Р 51053-2012 Замки сейфовые. Требования и методы испытаний на устойчивость к несанкционированному открыванию
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 шкаф металлический архивный: Изделие с запирающимися дверцами, предназначенное для хранения документов.
3.2 антресоль металлическая: Шкаф высотой не более 1000 мм, который может быть использован как самостоятельное изделие, так и в виде надстройки на шкаф.
3.3 полка: Элемент шкафа, на котором размещают грузы.
3.4 запирающий механизм двери: Механизм (замок и ригельный механизм), предназначенный для блокирования дверей в запертом состоянии.
3.5 эксплуатационная нагрузка на полку: Нагрузка на полку, установленная изготовителем изделия, позволяющая безопасно эксплуатировать шкаф.
3.6 эксплуатационная нагрузка на шкаф: Нагрузка на шкаф, установленная изготовителем изделия и позволяющая безопасно эксплуатировать шкаф.
3.7 пломбировочное устройство: Персонально идентифицируемое устройство одноразового действия, обеспечивающее защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.
3.8 несанкционированный доступ: Нарушение регламентированного доступа к объекту защиты.
4 Классификация
4.1 В зависимости от устойчивости к взлому шкафы подразделяют на классы: Б0, Б1, Б2. Класс шкафа, тип и количество замков, входящих в комплектацию шкафа, определяют в соответствии с таблицей 1.
20 мая 2020 года,
регистрационный N 58396
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального
архивного агентства
от 2 марта 2020 года N 24
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
I. Основные положения
1.1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19) (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации (далее - научные организации), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.
1.2. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее - архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами.
1.3. В настоящих Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе N 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3448; 2019, N 12, ст.1221) (далее - Федеральный закон N 149-ФЗ).
1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности, архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.
1.5. Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:
учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования;
статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.
II. Организация хранения документов в архиве
2.1. Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов - архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.
2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
2.3. В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:
объединенного архивного фонда - из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций, правопредшественников и правопреемников, а также двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями;
архивной коллекции - из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).
2.4. Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов.
2.5. Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.
Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.
2.6. Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.
Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем.
Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы.
2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.
2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы:
представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;
коллегиальных органов организации;
образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации - должнику;
созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях";
Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 20, ст.2231; 2017, N 52, ст.7927.
назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).
2.9. При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях:
изменения профиля ее деятельности;
изменения формы собственности ее имущества.
Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.
III. Требования к зданию и помещениям архива
3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:
рабочие помещения работников архива;
помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);
помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
помещения для хранения учетных документов;
помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения - рабочая комната архива;
помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).
3.2. Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.
Не допускается размещение архива:
в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;
в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;
в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.
3.3. Архивохранилище должно:
быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;
быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;
ГОСТ Р 56356-2015
СТЕЛЛАЖИ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ ДЛЯ АРХИВОВ
Metal shelvings for archives. Specifications
Дата введения 2016-01-01
Предисловие
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Октябрь 2019 г.
Настоящий стандарт распространяется на металлические стеллажи, состоящие из секций высотой не более 3100 мм и эксплуатационной нагрузкой на секцию не более 1000 кг, предназначенные для ручной обработки грузов, используемые в архивах, складах, офисных, производственных и торговых помещениях.
Настоящий стандарт устанавливает требования к металлическим стеллажам и методам их контроля.
Требования, обеспечивающие безопасность стеллажей при эксплуатации, изложены в 5.1.9-5.1.11.
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 9.032 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия лакокрасочные. Группы, технические требования и обозначения
ГОСТ 9.301 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования
ГОСТ 9.303 Единая система защиты от коррозии и старения. Покрытия металлические и неметаллические неорганические. Общие требования к выбору
ГОСТ 166 (ИСО 3599-76) Штангенциркули. Технические условия
ГОСТ 9500 Динамометры образцовые переносные. Общие технические требования
В Российской Федерации действует ГОСТ Р 53223-2012* "Динамометры. Общие метрологические и технические требования".
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: ГОСТ Р 55223-2012. - Примечание изготовителя базы данных.
ГОСТ 12971 Таблички прямоугольные для машин и приборов. Размеры
ГОСТ 30255 Мебель, древесные и полимерные материалы. Метод определения выделения формальдегида и других вредных летучих химических веществ в климатических камерах
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3.1 стеллаж металлический: Стеллаж с металлическими стойками и полками или балками.
3.2 стойка: Вертикальный грузонесущий элемент стеллажа.
3.3 балка: Горизонтальный грузонесущий элемент стеллажа, крепящийся к стойкам стеллажа.
3.4 полка стеллажная: Грузонесущая поверхность, применяемая совместно с балками или вместо них, металлическая или из другого материала.
3.5 секция стеллажа: Один вертикальный ряд полок ограниченный четырьмя стойками или двумя боковыми стенкам.
3.6 эксплуатационная нагрузка на полку: Допустимый общий вес всех единиц груза, размещенных на полке стеллажа.
3.7 эксплуатационная нагрузка на секцию: Допустимый общий вес всех единиц груза размещенных на полках секции стеллажа.
3.8 деформируемость стоек: Отклонение к горизонтальной поверхности.
4.1 Классы стеллажей устанавливают в зависимости от величин эксплуатационной нагрузки на полку и количества полок в стеллаже и указаны в таблице 1.
4.4. Размещение документов в хранилище
4.4.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
4.4.2. Средства хранения
4.4.2.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.
4.4.2.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.
4.4.2.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;
микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
4.4.2.4. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.) .
В соответствии с "Примерным положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий" (М., 1990).
4.4.2.5. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:
наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;
обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.
По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.
4.4.2.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
4.4.2.7. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
4.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
4.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
4.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).
4.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.
Читайте также: