Шкаф для хранения персональных данных

Обновлено: 07.01.2025

Организовать хранение персональных данных работника — обязанность работодателя. Причем само хранение — часть обработки персональных данных работника. И один из элементов защиты таких данных. Поэтому в случаях, установленных законодательством РФ, работодатель должен получить от работника согласие на обработку персональных данных. Информацию о случаях, когда такое согласие не требуется, мы на сайте также раскрыли.

Как организовать хранение персональных данных работника

Согласно ст. 88 Трудового кодекса РФ (глава 14 ТК РФ посвящена обязанностям и правам работника и работодателя в сфере персональных данных) работодатель за свой счет обязан реализовать меры по защите персональных данных. Защищает он их от неправомерного использования или утраты. Работодатель принимает локальные акты (приказ об утверждении положения о персональных данных, о назначении ответственного за обработку данных, устанавливает доступ к персональным данным). Очевидно, что до обезличивания персональных данных или их уничтожения, работодатель обязан хранить данные с учетом требований ограниченного доступа и защиты от несанкционированного использования.

Организация хранения ПД работника работодатель описывает в определенном документе. может Это может быть положение о персональных данных. Или в специальный акт (об организации хранения). На практике, удобно все особенности обработки данных прописать в одном документе. А с его текстом работодатель обязан ознакомить каждого работника. Передача персональных данных работника третьему лицу (вне организации) допускается только с согласия работника.

В каком помещении хранить личные сведения

Закон о персональных данных и Трудовой кодекс РФ не устанавливают требования к помещению, в которых хранятся персональные данные. Работодатель вправе предусмотреть хранение данных в отдельном помещении здания. Может даже организовать туда ограниченный доступ. Однако есть постановление Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687. Оно посвящено особенностям обработки данных, которая осуществляется без использования средств автоматизации. То есть с участием человека.

Этот акт содержит требованием: персональные данные должны быть обособлены от иной информации. В том числе хранятся на отдельных материальных носителях. Причем для каждой категории персональных данных используется свой носитель. Как и для данных, обработка которых связана с разными целями.

Обращаем внимание, что документы воинского учета с персональными данными хранятся только в железных шкафах в специально оборудованных помещениях.

На практике работодатель создает личное дело каждого работника. Его хранят в отдельном шкафу или помещении. Сотрудники кадрового отдела или иные лица, которым работодатель разрешил доступ. Этот шкаф или помещение должны быть обеспечены защитой — замок, опечатывание и т.п. Трудовые книжки следует хранить в сейфе, отдельно от личных дел.

При хранении персональных данных работника можно использовать журнал учета персональных данных.

Требования к помещению для хранения персональных данных

Подборка наиболее важных документов по запросу Требования к помещению для хранения персональных данных (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Требования к помещению для хранения персональных данных

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Кассационное определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 N 88а-14339/2021
Категория: Споры с органами власти в сфере управления и контроля за государственным имуществом.
Требования: О признании незаконными действий (бездействия), возложении обязанностей.
Обстоятельства: Истец указывает на свое право обращаться в уполномоченный орган, знакомиться с документами, касающимися обращения, при этом уполномоченный орган обязан обеспечить всестороннее рассмотрение обращения, принять меры для восстановления или защиты нарушенных прав, дать письменный ответ по существу обращений.
Решение: Удовлетворено в части. Удовлетворяя требования в части необоснованности отказа в ознакомлении с испрашиваемыми административным истцом документами, суд апелляционной инстанции правильно применил положения статей 143.1, 46 Жилищного кодекса Российской Федерации о праве собственника помещений в многоквартирном доме на ознакомление с документами, в том числе с теми, которые испрашивал Л.И. Доводы кассационной жалобы ГЖИ о том, что данный орган является оператором персональных данных, что на ГЖИ возложена только функция по хранению подлинников решений и протоколов общих собраний собственников, что истребуемая Л.И. информация содержит персональные данные субъектов, согласие которых отсутствует, не свидетельствуют о неправильном разрешении судом апелляционной инстанции дела в данной части. Судебной коллегией по административным делам областного суда правильно отмечено, что намерение административного истца ознакомиться с решениями собственников направлено на реализацию его прав, предусмотренных жилищным законодательством, что не противоречит Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Несогласие с этим вызвано ошибочным толкованием административным ответчиком норм материального права.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Требования к помещению для хранения персональных данных

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников 1.2. Требования к помещению, где хранятся персональные данные

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Какие меры по защите персональных данных должны предприниматься лицом, их обрабатывающим?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022) - утверждение требований к помещению, где хранятся персональные данные, в локальном акте организации, издание приказа об определении помещений, где обрабатываются персональные данные, и утверждение перечня лиц, имеющих допуск к ним;

Нормативные акты: Требования к помещению для хранения персональных данных

Хранение персональных данных

Грамотное организованное хранение документов, содержащих персональные данные, — залог того, что конфиденциальная информация о сотрудниках, клиентах и в целом деятельности организации не попадет в руки посторонних лиц. Ответственность за определение правил, места размещения и защиты информации ложится, согласно закону, на работодателя, однако не все четко понимают, о каких нюансах нужно позаботиться. Добавляют сложностей постоянные дополнения и корректировки нормативно-правовых актов, которые приходится отслеживать, чтобы не получить штраф и не попасть в эпицентр скандала, связанного с распространением личных сведений граждан.

Разберемся, как и где хранить персональные данные, чтобы спокойно проходить проверки и поддерживать имидж серьезной компании, которая заботится об информационной безопасности. Более конкретные рекомендации работодатели или их представители могут получить, воспользовавшись услугами наших экспертов, которые проанализируют текущее положение дел и составят список необходимых изменений.

Существуют ли четкие правила хранения персональных данных?

Многие начинающие бизнесмены полагают, что для урегулирования вопросов, касающихся операций с ПДн, есть четкие инструкции, используя которые получится сформировать четкие правила и привести деятельность в соответствии с законодательными требованиями. На практике единого подхода к решению вопроса нет. Это значит, что каждый руководитель или ИП самостоятельно (или делегируя обязательства на заместителя либо руководителя отдела кадров):

разрабатывает регламент хранения персональных данных;
определяет, где они будут находиться;
подбирает и одобряет предпринимаемые меры защиты и ограничения доступа;
назначает сотрудников, которые будут нести ответственность за контроль операций с личными сведениями;
выбирает те или иные виды наказаний за нарушения правил;
подписывает внутренние распоряжения.

Ответственный подход на начальном этапе дает возможность в будущем не вносить радикальных изменений даже при изменении нормативно-правовой базы. Для того, чтобы все сделать правильно, необходимо принимать в расчет актуальные предписания относительно работы архивов, ограничения доступа к информации разных категорий сотрудников, а также ранее установленный порядок сбора и обработки ПДн (он должен быть закреплен в локальном акте или распоряжении). Еще один существенный момент заключается в том, чтобы политика по данному вопросу учитывала способ выполнения операций (в рамках ИСПДн либо на бумажных носителях).

Важные нюансы, связанные с порядком хранения персональных данных

Для того чтобы гарантировать сохранность и секретность ПДн, необходимо:

Четко определить условия хранения персональных данных на бумажных носителях и в электронном виде. Речь идет не только о месте, но и установлении режима доступа туда для разных категорий сотрудников.
Выбрать людей, которые будут отвечать за конкретные аспекты, связанные с сохранением информации.
Провести разъяснительную работу с персоналом, объяснив степень важности ограничений и правил использования ПДн в рамках профессиональной деятельности, а также дав четкие инструкции, как действовать в той или иной ситуации.
Продумать средства защиты для сейфов, шкафов с замками, а также заняться внедрением специализированного программного обеспечения.
Если ведется работа с биометрическими данными, то дополнительно продумать механизмы контроля и ограничения доступа в соответствии с Правительственным постановлением № 512, вступившем в силу в 2008 году.

При урегулировании вопроса хранения личной информации необходимо понимать, что это не однократная работа, а постоянные усилия, направленные на поддержание информационной безопасности. Каждый год появляются новые угрозы и требования, которым приходится соответствовать, чтобы, во-первых, не платить огромные штрафы, а во-вторых, чтобы не быть хуже конкурентов и рассчитывать на доверие со стороны клиентов и партнеров.

Какой должна быть система хранения персональных данных

Основная нагрузка по работе с ПДн ложится на плечи кадрового департамента, поэтому его работники должны иметь точное представление о том, что и как делать для предупреждения несанкционированного доступа. Законодательной базой является Конституция, ФЗ-152, ФЗ-149, Трудовой Кодекс и другие нормативные акты. Особое внимание должно уделяться срокам хранения, передачи и обработки персональных данных. На сегодняшний день правовые нормы определяют следующие требования:

3 года предприятие имеет право и обязано хранить заявления о трудоустройстве либо увольнении, письма с рекомендациями, автобиографии, указы о переводе на другую должность, анкеты;
на протяжении пяти лет сохраняются докладные, служебные записки, командировочные листы, разнообразные справки (которые не включаются в личное дело), а также приказы и выписки;
финансовая информация (связанная с выдачей зарплаты, премиальных, пособий и т.д.) находится в архиве 75 лет.

Существует разница между сроком действия согласия на обработку ПДн и длительностью сохранения самих данных. Хранение персональных данных — это процесс, регулируемый законодательством, решением владельца и целями использования сведений. ФЗ-152 закрепляет обязанность оператора сразу после достижения цели обработки обезличить и уничтожить полученные данные.

Все работники, как штатные, так и внештатные, которые работают с личными сведениями, должны подписать соглашение о неразглашении. Типовой документ необходимо предварительно адаптировать под особенности деятельности фирмы.

Сбор, обработка и хранение персональных данных на бумажных и электронных носителях

Выделяют сведения о субъектах, сохраняемые в бумажном и электронном виде. Каждый вариант есть свои плюсы, минусы и особенности. Нередко информация дублируется для эффективного выполнения рабочих задач и в целях безопасности.

Электронное хранение предполагает создание защищенных ИСПДн, которые в автоматическом режиме фиксируют и обрабатывают большие массивы данных. В таком случае не нужно много места или закупки закрывающихся шкафов и сейфов, а отыскать интересующие сведения можно за пару секунд, к тому же при серьезном подходе к обеспечению защиты нет риска кражи или утечки ПДн. Из недостатков следует отметить наличие затрат на оснащение современным программным обеспечением, потребность в постоянном создании резервных копий, а также регулярное обновление оборудования.
Правила хранения персональных данных на бумажных носителях предполагают размещение личных дел в сейфах в алфавитном порядке в зависимости от регистрационного номера. Остальные сведения размещаются согласно внутреннему регламенту, то есть работодатель может сам выбрать место для папок-накопителей, определить ответственных за безопасность сотрудников и установить ограничение доступа. К плюсам бумажных носителей можно отнести оптимизацию учета ПДн, минимальное время поиска информации. К минусам можно отнести существенные финансовые расходы на сейфы, необходимость дополнительного обучения новых сотрудников отдела кадров, потребность в большом свободном и защищенном пространстве (если фирма большая и личных дел много).

Обработка и хранение персональных данных: составление внутренних правил

Документ преимущественно составляют по шаблону, внося некоторые корректировки в зависимости от формы, способа фиксации ПДн и других особенностей деятельности организации. Основные разделы:

общие положения;
способы выявления и профилактики несанкционированного доступа и распространения ПДн;
цели обработки и содержание хранимой личной информации;
категории субъектов;
сроки обработки и сохранения сведений;
механизм уничтожения информации;
ответственность за нарушение правил.

После внедрения правил хранения персональных данных в информационных системах и на бумажных носителях необходимо убедиться в том, что:

Хранение персональных данных в организации

Для тех, кто намерен заняться бизнесом или организовать работу некоммерческой организации, в том числе заниматься продажей товаров через Интернет, важно продумать, каким образом будет обеспечено правильное хранение и использование персональных данных работников и клиентов. Существуют требования, четко прописанные в ФЗ-152 и других нормативно-правовых актах, но многое остается на усмотрение руководителя компании или предпринимателя. Во втором случае законом прописана необходимость достижения определенного результата, например, предупреждения несанкционированного доступа к физическим и электронным носителям, но как этого достигнуть, придется решать самостоятельно.

Определить порядок хранения персональных данных в организации на начальном этапе функционировании организации требуется по нескольким причинам:

за игнорирование правил в отношении ПДн сотрудников и заказчиков положены внушительные штрафы;
при многократных нарушениях возникает вероятность потери клиентов и партнеров, а также несения не только административной, но и уголовной ответственностей;
не будет возникать трудностей при прохождении проверок контролирующими структурами;
удастся приобрести репутацию надежного партнера и работодателя;
грамотно организованные обработка, хранение и использование персональных данных позволяют сократить время и трудозатраты отдела кадров, то есть можно будет не держать большой штат специалистов;
снизится вероятность получения вызовов с суд по делам о неправомерном получении либо применении конфиденциальной информации граждан;
не будет накапливаться ненужная документация;
процесс поиска нужной информации о сотрудниках будет требовать минимальных усилий.

Какие сведения в организации относятся к ПДн?

Определение понятия «персональные данные» изложено в ФЗ-152 от 27 июня 2006, согласно которому это любые сведения, напрямую или косвенно касающиеся гражданина. Более конкретным является определение, предоставляемое Роскомнадзором, в соответствии с которым к ПДн относится информация, позволяющая произвести идентификацию личности без дополнительных уточнений: Ф.И.О., мобильный номер, серия и номер паспорта, биометрика, СНИЛС, пароли к аккаунтам, ИНН и т.д. Отдельно прописываются операции, которые можно с ней осуществлять. Сведения можно собирать, синхронизировать, обновлять, копировать, передавать, извлекать, удалять, обезличивать, блокировать, использовать и уничтожать.

Все фирмы и учреждения, которые нанимают подрядчиков, формируют штат сотрудников или предлагают клиентам заключить договор на предоставление услуг, а также владельцы сайтов с формами обратной связи являются операторами ПДн. Каждому из них предстоит разобраться, где и как правильно должны храниться персональные данные сотрудников, клиентов и партнеров. С целью минимизации или исключения ошибочных действий, следует сориентироваться в законодательных требованиях, подобрать оптимальный вариант сохранения сведений (на бумажных либо на электронных носителях), определиться с количеством сотрудников в штате и направлением деятельности, а затем приступать к непосредственным действиям по обеспечению защиты конфиденциальной информации. Будьте готовы к тому, что на разработку как технических мер информационной безопасности ПДн, так и приведение бизнес-процессов компании в соответствие с положениями ФЗ-152 придется выделить дополнительные финансовые ресурсы и время.

Хранение персональных данных работников

Работодатель несет ответственность за информацию, которую получает от нанимаемого персонала, причем это касается всех категорий сведений, начиная от семейного положения и образования, заканчивая адресом проживания и прошлыми местами трудоустройства. В список документов, содержащих ПДн, за которые отвечает руководство компании, входят:

удостоверяющий личность документ — гражданский, заграничный паспорт или паспорт моряка;
трудовая книжка, кроме ситуаций, когда речь идет о первом трудоустройстве;
полис государственного пенсионного страхования;
военный билет;
дипломы и свидетельства о получении того или иного образования, повышении квалификации;
разрешения на выполнение узкоспециализированных (в том числе опасных) видов работ;
идентификационный код налогоплательщика.

Для принятия на работу будущий сотрудник должен предоставить документы в бумажном либо электронном виде в установленной законом форме. Обязательным является заполнение формы Т-2, где предстоит указать общие сведения и информацию о приеме на ту или иную должность. В будущем именно в личную карточку вносят пометки о смене департамента или специализации, повышении или понижении в должности, прохождении аттестации, повышении квалификационного уровня, переподготовке, наградах и социальных гарантиях. Дополнительно прописывается контактный телефонный номер и место проживания (формальное и фактическое).

Организация учета и хранения персональных данных в соответствии с законодательными нормативами — зона ответственности работодателя, которому предстоит:

выбрать место для размещения документов;
назначить лиц, которые будут нести ответственность за сохранность носителей информации;
установить режим доступа и круг людей, которые будут иметь право работать с ПДн;
принять профилактические меры от кражи и передачи конфиденциальных сведений третьим лицам;
получить письменное согласие на использование личной информации от каждого сотрудника;
выдать локальные документы, регулирующие операции с ПДн, и позаботиться о том, чтобы их содержание было донесено до персонала.

Естественно, часть вопросов можно переложить на плечи подчиненных, но вот подписывать внутренние положения, приказы и т.д. должен именно руководитель, и ему необходимо четко понимать, как устроен процесс обеспечения безопасности ПДн.

Основные правила хранения и использования персональных данных оператором

В зависимости от сферы деятельности, масштабов организации и других факторов система обработки личной информации может существенно отличаться. Часть компаний предпочитает «по старинке» использовать бумажные носители, другие переходят в полностью электронный формат работы, хотя чаще всего наблюдается комбинированный вариант. ФЗ-152 и правительственными постановлениями предусмотрены общие условия хранения персональных данных в организации, которых должны придерживаться все:

Сохранение любых ПДн осуществляется в течение срока, который прописывается в соглашении либо необходим для достижения целей использования сведений.
Когда исчезает потребность либо достигается цель обработки, информацию нужно обезличить или уничтожить, если иного не предусматривают другие федеральные законы или подзаконные акты.
Любые действия в отношении ПДн не должны противоречить Трудовому Кодексу РФ, Конституции и другим ФЗ.
Полученные через электронные или иные источники сведения о сотруднике не могут быть основанием для принятия начальством фирмы решений, которые затрагивают интересы владельца ПДн.
Для защиты личной информации работодатель должен использовать собственные финансовые и прочие ресурсы.
В случае неправомерных действий со стороны фирмы работник имеет право подать судебный иск, где кроме компенсации (материальной и моральной) потребовать уничтожения ПДн из электронной базы либо с физических носителей.
Порядок обработки, хранения и использования персональных данных работников закрепляется в специальном положении и предусматривает проверку достоверности, предоставленной гражданином информации.
Каждый штатный и внештатный специалист должен получить разъяснения о собственных правах и расписаться в документе, который это подтверждает.
Передавая ПДн, работодатель обязан получить письменное разрешение на осуществляемые действия, кроме ситуаций, когда речь идет о здоровье и жизни гражданина.
Запрещено использовать личные данные для маркетинговых целей без согласия работника.
Все, кто имеет доступ к персональным данным работников, должны знать об ограничениях их обработки и необходимости соблюдения правил их хранения.
Нельзя запрашивать сведения о состоянии здоровья, если эта информации не влияет на способность человека справляться со своими профессиональными обязанностями.
Личные дела и другие ПДн персонала, как правило, хранят в кадровом департаменте в виде бумажных документов (папок с файлами) или на флеш-накопителях, в электронных БД.
Если сведения получены не напрямую от гражданина, то его нужно проинформировать об источнике информации, целях обработки, предполагаемых пользователях и его правах, обеспечиваемых федеральным законом о ПДн.
Доступ к персональным данным должен быть только у представителей отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности предприятия и гендиректора, также частичные права на использование могут быть предоставлены тем, кто работает в секретариате, для выполнения определенных текущих задач.

Инструкция, как организовать хранение и использование персональных данных

И в ФЗ-152, и в ТК РФ четко прописано, что за безопасность личных сведений несет ответственность руководитель организации, которому для выполнения всех правил необходимо:

разработать и выдать внутренний документ, определяющий ключевые аспекты, связанные со сбором, обработкой и хранением конфиденциальной информации о персонале. Каждый работник после выдачи локального акта должен будет с ним ознакомиться под расписку;
составить и утвердить перечень обрабатываемых в организации ПДн, в том числе тех, которые передаются в Пенсионный Фонд, службы статистики, трудовую инспекцию и налоговые органы;
определиться и официально назначить ответственных за операции с ПДн и защиту сведений, идентифицирующих личность;
позаботиться о подготовке заявлений о согласии на обработку персональной информации, журналов учета и проверок — это необходимо на случай неожиданных или плановых проверок со стороны Роскомнадзора, ФСБ или ФСТЭК;
выбрать место, где будут храниться персональные данные сотрудников, зафиксированные на бумажных носителях, и подписать соответствующий приказ. Наиболее ценные бумаги помещаются, как правило, в сейф либо запирающийся шкаф, которые опечатываются, причем личные дела и трудовые книжки положено хранить отдельно друг от друга.

После исполнения всех требований, предъявляемых к операторам ПДн, необходимо осуществлять контроль над соблюдением прописанных в локальных актах правил, а также отслеживать изменения в нормативно-правовой базе. Для того чтобы поддерживать процесс обработки ПДн в организации в соответствие действующим требованиям необходимо периодически проводить независимый аудит, что позволит своевременно выявлять и устранять ошибки и несоответствия в документах, тем самым гарантируя сохранность и защиту персональных данных сотрудников и клиентов.

Как выбрать шкаф для архивного хранения документов в офисе?

Необходимо навести порядок в отчетности в офисе или архиве? Хочется, чтобы можно было в любой момент найти нужные бумаги, не потратив на это много времени? Для этого стоит использовать устройства для хранения документов, а именно металлические шкафы и стеллажи.

Назначение шкафа для хранения документов

Один из самых простых и эффективных способов организации сохранения бумаг - установка архивных стеллажей. Их основное предназначение заключается в комфортном размещении файлов с отчетностью. Они обеспечивают постоянный, удобный доступ к бланкам, систематизацию их расположения. Несмотря на развитие электронных систем хранения документации, от бумажных архивов еще не отказались, так что шкаф для архивного хранения документов в офисе будет отличным приобретением.

Виды сейфов для документов

Системы для сохранения бумаг имеют различия. Их необходимо знать для того, чтобы подобрать систему для архива, которая комфортно разместится в офисе.

По форме

Существуют разные идеи хранения бумаг и документов в офисе. Производители выпускают секретеры, которые отличаются по форме и размерам. Чаще всего картотечные они выпускаются в форме квадрата или прямоугольника. Ящики внутри них расположены друг над другом.

Есть и узкие модели - для хранения данных в небольших помещениях. Перед тем, как покупать стеллаж, убедитесь, что он войдет на предназначенное для него место. Для этого перед покупкой измерьте размеры (ширину, глубину и высоту) места, на которое его планируется установить.

Большую популярность среди покупателей получили широкие и высокие модели стеллажей для архивного хранения. Причина в том, что они позволяют хранить одновременно большое количество информации.

По материалам изготовления

Подбирая шкаф для бухгалтерских документов, необходимо обратить внимание и на то, из какого материала он изготовлен. На практике широко распространены два варианта исполнения таких изделий. Для их создания используют такие материалы, как:

Они обладают качествами, необходимыми для обеспечения достойной защиты сведений, хранящихся на архивном стеллаже. Более широкое распространение получили металлические шкафы для хранения личных дел работников, финансовой отчетности, копий договоров, корреспонденции.

Причина кроется в качествах металла. Изделия, изготовленные из него, более прочны и долговечны. Металлическая конструкция ценится больше, в первую очередь, из-за устойчивости к воздействию огня.

Древесина же обладает высокой степенью пожароопасности. По этой причине конструкции из нее используют для хранения сведений там, где риск возгорания ниже, например, в школах.

Если вы думаете о том, какой шкаф лучше выбрать для хранения бумаги в офисе, то выбирайте вариант из металла - несмотря на более низкие эстетические качества, он долговечнее и надежнее защитит документацию.

По наполнению

Наполнение архивных стеллажей отличается. Разница проявляется в количестве ящиков, их расположении, разновидностях. Многие современные конструкции металлических шкафов предусматривают выдвижные ящики с замком. Это дает дополнительную защиту информации. Для того чтобы понять, где находятся конкретные бумаги, можно нанести маркировку на лицевую сторону выдвижного ящика.

Есть стеллажи без ящиков - в таком случае отчеты хранят в папках. Для большей защиты такие этажерки могут оснащаться стеклянной дверцей.

Отличительная особенность данных изделий - организация вертикального хранения документов. Оно позволяет быстро найти необходимые бумаги, упорядочить их по алфавиту. Такая система сохраняется в конструкциях как с ящиками, так и без них.

Размеры архивного шкафа

При организации хранения документов в офисе выбирайте такие размеры картотечного архивного шкафа, которые вписываются в помещение и являются достаточными для комфортного размещения в нем всех бумаг.

В процессе подбора необходимо ориентироваться на размер бумаг, используемых в организации. Ящики должны вмещать документацию так, чтобы она входила полностью и не сминалась в процессе.

Эксперты советуют выбирать секретеры, в которых есть несколько выдвижных ящиков. При этом размеры сейфов для документов могут варьироваться от формата А0 до формата А5. Если в продаже нет шкафа с необходимыми параметрами, и он не помещается в комнате, можно заказать индивидуальное изготовление или подгонку под нужные параметры.

Минимальное количество ящиков - 2. В большом секретере может находиться 9 выдвижных ящиков или больше.

Преимущества картотечного шкафа

Формат картотечного шкафа позволяет систематизировать документацию и сократить время на ее поиски. Однако их выбирают и из-за иных преимуществ. К ним относят:

Долговечность. Конструкции, выполненные из металла, способны прослужить десятилетия.
Надежность. Металлические изделия сложно повредить - они выдержат даже пожар. Это предусматривают требования ГОСТ к архивным шкафам.
Практичность. Металл, который в основном применяется для создания архивных стеллажей, не нуждается в особом уходе.
Простота сборки. При необходимости данное изделие можно легко разобрать и собрать заново.
Универсальность. С помощью секретеров можно организовать картотеку для личных дел в отделе кадров или хранить иные сведения. При передвижении перегородок можно организовать хранение бумаг нового формата.

Как выбрать и разместить

В процессе подбора изделия опирайтесь на несколько параметров. Первый из них - назначение архивного шкафа. Для картотеки с дипломами или личными делами работников достаточно небольшого, узкого секретера. Для хранения большого количества отчетов потребуется широкий стеллаж с большим количеством разных по размеру ящиков.

При размещении учитывайте размеры помещения и то, какая мебель в нем находится, как часто она используется. Необходимо обеспечить наличие расстояния между шкафами в архиве, достаточное для прохода между ними, если стеллажи размещаются в несколько рядов.

Читайте также: