Порядок хранения ключей от сейфов металлических шкафов и помещений
Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.
Помещения подразделения конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах. Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированы от затопления.
Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.
Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки.
Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к конфиденциальным документам.
Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспроизведения и передачи конфиденциальной документной информации используются электронно-вычислительные машины, электронные множительные аппараты, средства аудио-, видеозаписывающей и воспроизводящей техники и другие технические средства, создающие электромагнитные излучения, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват электромагнитных сигналов, несущих конфиденциальную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные технические средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите конфиденциальной информации от ее утечки, а средства иностранного производства предварительно подвергать спецпроверкам на предмет выявления возможных специальных электронных и программных закладок.
Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей.
Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов.
Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в графы 1—6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами. Журнал может иметь следующую форму (рис. 2.49):
Рис. 2.49. Журнал передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами
При получении пенала из охраны заполняются графы 7—9. Получение пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений должно осуществляться только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственными за хранение конфиденциальных документов. При их отсутствии для вскрытия помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая составляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрывших помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны помещения. Комиссионно с составлением акта вскрываются и сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответственного за хранение находящихся в них документов.
Для обеспечения выдачи конфиденциальных документов исполнителям (пользователям) помещения должны быть оборудованы специальными окошками, не выходящими в общий коридор.
Исполнители могут работать с конфиденциальными документами или в специально выделенных помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства, или в своих служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям обеспечения сохранности и конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф (металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных документов и номерную металлическую печать.
При возникновении чрезвычайной ситуации сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства должны немедленно вызвать пожарную команду или соответствующую аварийную службу, уведомить руководителя предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при невозможности ликвидации обеспечить охрану документов собственными силами, а также силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию документов в заранее определенное место.
Порядок хранения ключей от сейфов металлических шкафов и помещений
7. Хранение денег и других ценностей
7.1. Наличные деньги операционной кассы и другие ценности кредитной организации хранятся в хранилищах ценностей.
Ключи от хранилища ценностей находятся у должностных лиц, на которых по письменному распоряжению руководителя кредитной организации возложена ответственность за сохранность ценностей.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 30.12.1997 N 121-У)
(см. текст в предыдущей редакции)
Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, производят опечатывание хранилищ ценностей. Для опечатывания хранилищ используется сургуч.
В течение рабочего дня при временном отсутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, хранилище может опломбировываться.
7.3. Хранилища ценностей могут не опечатываться, если их охранная сигнализация сдается на пункт централизованной охраны, оборудованный системой охраны на базе ПЭВМ с круглосуточным режимом работы.
7.4. Хранилища ценностей должны иметь дубликаты ключей, которые с подробной описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью и опечатываются печатями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.
Пакет с дубликатами ключей при сопроводительном письме, подписанном должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, сдается на хранение в один из ближайших филиалов кредитной организации или на договорных условиях в другую кредитную организацию, о чем кредитной организации, сдавшей пакет, выдается квитанция 0402004. В сопроводительном письме указывается, что обратная выдача пакета с дубликатами ключей допускается при наличии письменного требования кредитной организации, подписанного должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и заверенного печатью кредитной организации.
Квитанция о сдаче дубликатов ключей на хранение филиалу или другой кредитной организации вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранится в сейфе руководителя кредитной организации.
Пакет с дубликатами ключей, принятый на хранение филиалом или другой кредитной организацией, помещается в хранилище ценностей.
В случаях изъятия из мест хранения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, пакета с дубликатами ключей составляется и подписывается акт с указанием причин изъятия. Акт приобщается к мемориальному ордеру.
Дубликаты ключей от металлических шкафов, стеллажей, сейфов, тележек внутри хранилища, предназначенных для хранения ценностей кассовыми работниками, а также не используемые в работе и неисправные ключи от средств хранения, упакованные и опечатанные должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, хранятся вместе с описью в хранилище ценностей.
Хранение печатей, пломбиров, клише, именных и других штампов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.
7.5. Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.
В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, на ключи. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.
7.6. В хранилище деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.
Рублевая денежная наличность, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, другие ценности хранятся раздельно.
Предварительно подготовленные денежная наличность и другие ценности для выдачи клиентам на следующий рабочий день хранятся отдельно от наличных денег и ценностей операционной кассы.
7.7. Банкноты Банка России хранятся упакованными в пачки по годам образца и достоинствам, монета - упакованной в мешки по достоинствам.
7.8. Иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте - по наименованиям валют и достоинствам.
7.9. Ценности на хранении хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему (выдаче) ценностей 0402102 (приложение N 28) с указанием в нем: владельца ценностей, рода и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Драгоценные металлы, принятые в залог в качестве обеспечения выданных кредитов, хранятся в вышеуказанном порядке упакованными в инкассаторские сумки, мешки, ящики, контейнеры и т.д.
(в ред. Указания ЦБ РФ от 23.04.2001 N 960-У)
7.10. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и достоинствам (где они имеются).
7.11. Все бланки строгой отчетности хранятся упакованными по их видам в пачки.
По мере вскрытия кассовым работником отдельных пачек с чековыми и квитанционными книжками в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, или специально выделенного кассового работника проверяется количество книжек в каждой пачке, количество листов (чеков или квитанций) в каждой книжке и последовательность их номеров. На чеках и квитанциях книжек проставляется штамп с наименованием кредитной организации, банковским идентификационным кодом и номером корреспондентского счета (субсчета).
7.12. Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитываются в книге учета денежной наличности и других ценностей. Учет наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, а также ценных бумаг может осуществляться в отдельных книгах.
Книги ведутся заведующим кассой.
7.13. До закрытия хранилища ценностей производятся записи общих остатков ценностей на начало следующего дня в книгах учета ценностей по каждому счету.
Правильность остатков, выведенных в книгах, ежедневно удостоверяется подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Оговорки и исправления в книгах заверяются подписями трех должностных лиц.
Книги в течение дня хранятся у заведующего кассой, по окончании дня - в хранилище ценностей.
7.14. Перед закрытием хранилища должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, проверяют:
- все ли ценности, книги и документы внесены в хранилище;
- соответствует ли фактическое наличие операционной кассы и других ценностей данным бухгалтерского учета и остаткам, указанным в книгах учета ценностей.
Остатки ценностей, записанные в книгах учета ценностей, главный бухгалтер сверяет с данными остатков соответствующих счетов бухгалтерского учета;
- все ли металлические шкафы, стеллажи, сейфы и тележки, используемые для хранения ценностей, по окончании операций, независимо от наличия в них ценностей, закрыты на ключ.
7.15. Хранилище закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны, который расписывается в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей в приеме хранилища под охрану. Контрольный журнал хранится у заведующего кассой.
Порядок хранения и выдачи ключей
Порядок хранения ключей от помещений: общая информация
Крупные предприятия, учебные заведения и компании располагают большим количеством помещений. Практически все они должны закрываться, а доступ в некоторые – строго регламентироваться.
Как правило, ключи от комнат сдаются под охрану. Делается это по разным причинам, чаще всего в целях защиты от пожара или обеспечения быстрого доступа. Кроме того, сдача комплектов значительно упрощает жизнь тем, кто в этих комнатах работает. Ведь установленный порядок хранения и выдачи ключей от помещений защищает, прежде всего, самих сотрудников. Ответственным за хранение запирающих приспособлений должностным лицам можно не переживать о том, что они забудут ключи дома, или что в случае форс-мажорных обстоятельств коллеги не смогут попасть на рабочее место.
На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено несколько различных приспособлений для хранения ключей. В их число входят:
- специально отведенная комната, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты; на несколько единиц;
- специальный шкаф;
- стенд за стойкой охраны.
Занимаясь оборудованием места, в котором будут храниться комплекты, руководство здания обязано в полной мере соблюдать положение о хранении ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго регламентирован и производится по специальному распоряжению. Обычно это электроустановки, котельные, хозяйственные блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.
В каждой компании имеется приказ о хранении и выдаче ключей. В нем описаны основные аспекты процедуры. Выдача комплектов производится:
- только тем лицам, которые имеют на это право и внесены в специальный журнал;
- под роспись с указанием даты и времени;
- в строго установленных временных рамках.
В аналогичном порядке производится и сдача запирающих приспособлений.
Хранение и выдача ключей от электроустановок
В каждом здании имеется помещение со спецоборудованием – электроустановками. От них зависит полноценная деятельность учреждения, поэтому доступ к комнате, в которой они располагаются, ограничен. Кроме основного комплекта ключей от такого помещения, должен существовать запасной, хранящийся в опечатанном шкафу или тубусе.
Порядок доступа в помещения со спецоборудованием регламентирует приказ о хранении ключей от электроустановок. Комплект можно выдавать только ответственному лицу, имеющему специальную квалификацию и прошедшему инструктаж.
Каждому ключу присваивается порядковый номер, после чего он упаковывается в тубус или специальный пенал с пломбой. Также следует поступить с запасным комплектом.
Общие положения процедуры сдачи/выдачи комплектов к помещениям с ограниченным доступом следующие:
- двери в помещение должны быть закрыты;
- запирающие приспособления выдаются под роспись и только тем лицам, которые имеют на то соответствующее разрешение;
- комплект необходимо ежедневно возвращать под охрану в конце рабочего дня;
- в обязательном порядке следует фиксировать выдачу и сдачу комплектов в книге учета.
Если оборудование выведено из строя в результате несанкционированного доступа в помещение по вине ответственного лица, на него налагается взыскание, установленное соответствующим дополнением к приказу. Но при строгом соблюдении всех инструкций и процедур, проникновение посторонних в специальные помещения исключено.
Особый регламент выдачи
Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности. В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги.
Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:
- руководитель;
- главный бухгалтер;
- лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).
В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу.
Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.
Правила и инструкции по хранению ключей
Многочисленные офисные здания, гостиницы и крупные учебные заведения располагают большим количеством помещений, не подлежащих опечатыванию, а закрывающихся на ключ. Для того чтобы в комнаты не проникли посторонние, все запирающие устройства в обязательном порядке должны сдаваться под охрану. Также это делается на случай болезни сотрудника, отвечающего за комплект, срабатывания сигнализации и прочих непредвиденных обстоятельств.
Существуют определенные правила хранения ключей, которые нужно знать и соблюдать каждому сотруднику. Рассмотрим их подробнее.
Офисные здания и гостиницы
Регламент хранения ключей в офисных зданиях и отелях предписывает наличие специальной ключницы со стеклянной панелью. С ее помощью можно быстро определить, сдан комплект или нет. Ответственным за сохранность лицом в гостинице выступает дежурный администратор, в офисном помещении – вахтер или охранник.
Правила хранения и выдачи ключей в гостинице практически не отличаются от офисного варианта. Процедура выдачи комплектов от отельного номера выглядит следующим образом:
В офисном здании регистрироваться не нужно, достаточно предъявить пропуск. Внутренний распорядок уже знаком, оплата не требуется, но выдача запирающих приспособлений происходит под роспись и только определенному установленному лицу.
Также предусмотрены некоторые условия:
- все комплекты должны иметь бирки с номером комнаты;
- их следует оставлять на вахте или рецепции, покидая пределы здания, не забыв при этом запереть помещение;
- запрещено передавать комплект посторонним.
Инструкция по хранению ключей прописана для каждого учреждения отдельно, поскольку она составляется, исходя из индивидуальных особенностей и типа деятельности. Ответственность за ее выполнение несет дежурный администратор и руководство.
Правила и инструкции для помещений со спецоборудованием
Правила хранения и выдачи ключей от электроустановок определяются специальным распоряжением руководящего состава. Комплект, обеспечивающий доступ в определенное помещение, должен находиться на учете у ответственного лица, в роли которого может выступать один из руководителей технического персонала.
Все запирающие приспособления следует пронумеровать и хранить в специальном пенале или тубусе. Не менее важно наличие запасного комплекта, который также необходимо изготовить.
Инструкция о порядке хранения и выдачи ключей от помещений с электрооборудованием включает в себя следующие пункты:
- все двери в помещениях должны быть закрыты;
- выдача запирающих приспособлений производится под расписку лицам, имеющим право доступа по специальному распоряжению и ответственным за обеспечение безопасности работ;
- ключи должны ежедневно возвращаться под охрану в конце рабочей смены;
- каждая выдача и сдача комплектов в обязательном порядке заносится в журнал учета.
Если правила хранения и выдачи ключей от электроустановок были нарушены, и это привело к серьезным последствиям, например, повреждению оборудования, ответственность за случившееся несет лицо, допустившее нарушение. Порядок начисления и размер взыскания прописаны в дополнении к инструкции или в специальном распоряжении руководства.
При соблюдении всех правил, вероятность несанкционированного проникновения посторонних лиц в помещения сводится к минимуму. Но в случае систематических нарушений или отсутствия установленного порядка процедуры сдачи комплекта, возможность порчи оборудования значительно возрастает.
Где должны храниться ключи от сейфа?
Часто люди обзаводятся сейфами, чтобы ограничить доступ посторонних лиц к материальным ценностям, деньгам или оружию. Причем многие предпочитают устанавливать в доме металлические хранилища, оборудованные сувальдными (механическими) замками. В связи с этим возникает закономерный вопрос – где хранить ключ от замкового механизма? Куда его поместить, чтобы предупредить попадание в руки злоумышленников и избежать хищения своего имущества?
В каком месте необходимо хранить ключ от сейфа?
На сегодня не существует ни одного документа, регламентирующего правила хранения ключей от сейфов в домашних условиях. Между тем открытый доступ к хранилищу может повлечь за собой массу неприятных последствий – и не только со стороны злоумышленников. В частности, если в доме имеется оружие, оно может попасть в руки детей, а это представляет опасность для их жизни и окружающих.
Кроме того, участковый, который приходит на дом для проверки надлежащего хранения охотничьего ружья, имеет полное право изъять ствол, если хозяина нет дома, а ключи от оружейного ящика ему предоставляют ближайшие родственники. В дополнение владелец оружия привлекается к административной ответственности – ему грозят немалые штрафы.
Оптимальным решением в такой ситуации является постоянное ношение ключика при себе. К примеру, его можно прикрепить к общей связке, где находятся другие ключи – от квартиры, машины, дверей на работе. Главное – обеспечить условия, при которых он ни при каких обстоятельствах не попадет в чужие руки.
Помимо ношения при себе, его можно размещать в специальных металлических ящиках, выполненных по типу депозитной ячейки. Такие ключницы изготавливаются из высокопрочного металла с износостойким покрытием и имеют надежные крепежи, предназначенные для их закрепления на стене. Ящики оснащаются электронными кодовыми замками, что позволяет открывать дверцы только при наличии кода. Цифры кода желательно хранить в памяти и не доверять другим лицам, в том числе собственным домочадцам.
В ассортименте компании «Сейф-видео» можно найти широкий выбор ключниц, обеспечивающих надлежащее хранение ключей и их защиту от злоумышленников. Покупателям предлагаются ящики с механическими и кодовыми замками, в том числе оборудованные системой Master-Lock для аварийного открывания в экстренных ситуациях.
Где лучше не хранить ключи?
В большинстве случаев правонарушители способны быстро найти ключи – даже там, где, по мнению хозяев, они надежно спрятаны от постороннего глаза. По этой причине крайне не рекомендуется располагать их в следующих местах:
- В комнате, в которой стоит металлический шкаф. При проникновении в жилище грабители первым делом обыскивают помещение, где находится сейф, поэтому такое место считается ненадежным.
- За вентиляционной решеткой. Это известный тайник, который злоумышленники осматривают в первую очередь.
- В бачке унитаза. Многие считают, что если поместить ключ в герметичный пакет и спрятать в бачке, то он не будет обнаружен. Это не так. Как и вентиляция, унитаз часто проверяется ворами при попытке унести материальные ценности.
- Емкости с сыпучими продуктами. Тоже ненадежное место, которое хорошо знакомо грабителям.
Помимо того, не стоит держать его в письменном столе, под стопками постельного белья, на вешалке в прихожей. Опытные преступники хорошо знают, где обычно хозяева прячут ключи, поэтому открыть взломостойкий сейф для них не составляет никакого труда. Ношение при себе или размещение в ключницах с кодовыми замками – наиболее оптимальный способ защититься от неприятностей и уберечь свои ценности от хищения.
Читайте также: