Я вел базу в excel как мне перенести данные в amocrm
В начале необходимо упомянуть, система amocrm не сможет найти дубли, при условии, что один контакт располагается в файле, а другой непосредственно в системе. Мониторинг дублей осуществляется исключительно в самом, импортируемом файле. При условии, что в самом файле располагается некоторое количество одинаковых компаний или же контактов, программа объединит их. Но объединения не произойдет, даже если различие будет всего лишь в одном столбце. Это повлечет за собой создание дубля.
Предлагаю более подробно рассмотреть некоторые случаи, в который будет описано, при каких условиях дубли будут обнаружены, и при каких обстоятельствах – нет.
Первое, о чем хочется сказать, это – при условии, что в импортируемом файле, в двух разных строках, располагаются одинаковые компании, либо это могут быть одинаковые контакты, а непосредственно в самой сделке информация отличается, то в таком случае вовремя импортирования будут занесены всего лишь один контакт, одна компания и две сделки, при этом, они будут закреплены за конкретным контактом и компанией.
Второе, о чем стоит рассказать, это – при условии, что непосредственно в файле, его разных строках располагаются одни и те же контакты, но информация по сделкам и компаниям различается, то вовремя импортирования будут занесены: - две компании, два контакта и две сделки, потому что к одному контакту не могут быть прикреплены две различных компании.
Третий пункт в нашем списке гласит:
- при условии, что мы берем за основу вышесказанную ситуацию, но при этом произвести удаление столбцов непосредственно с компанией, а данные которые связанны со сделкой и контактом оставить, в таком случае будут сгенерированы: две сделки и всего один контакт.
Далее, четвертым пунктом поговорим о том, что при условии когда контакты разные, но записана одинаковая компания, в таком случае во время импортирования, будут образованны: два контакта, которые объединяет одна компания.
Пятым пунктом упомянем – при условии, что компания с контактом различаются, а непосредственно сделка у них одна, в таком случае будут занесены в систему: две компании, два контакта и так же две сделки.
Под шестым номером находится вариант:
- при условии, что контакты различаются, но сделка, а так же компания одинаковые, то будет произведена загрузка, всего одной компании, одной сделки, но двух контактов.
Следующая ситуация которую разберем, под номером семь:
- при условии что сделка с контактом одни и те же, а компании различаются, то система произведет загрузку: двух компаний, контактом, а так же и двух сделок.
Восьмой номер в списке и такой вариант:
- при условии, что абсолютно все данные одни и те же, но занесены в две разные строчки, то в таком случае будут занесены: одна компания, один контакт, всего лишь одна сделка. (Лишняя информация попросту будет удалена непосредственно во время проверки на существующие дубли).
Далее скажем о том, если у вас, получилась ситуация, в которой вы два раза произвели импортирование одного и того же файла и были созданы множество дублей, каким же образом их можно удалить?
- Непосредственно после произведенного импортирования, всем новым компаниям, контактам и сделкам будет назначен соответствующий тег – импорт «такой-то», где в место кавычек, будет записана время и конкретная дата импортирования. В таком случае, вам не составит труда отыскать все нежелательные дубли опираясь на данную информацию и отсортировав их по конкретному тегу, и при помощи массовых действий, произвести удаление.
В каждом из разделов Сделки, Контакты, Компании, Покупатели, Справочники в amoCRM предусмотрен импорт. Причем вы можете импортировать одновременно несколько сущностей, к примеру, импортируя сделки вы можете сразу импортировать и связанные с ними контакты или компании.
Давайте проимпортируем Сделки, а также связанные со сделками Контакты и Компании одновременно. Для это необходимо перейти в раздел Сделки, кликнуть на три точки рядом с кнопкой"Настроить" и выбрать импорт. Мы подготовили пример файла для импорта, вы можете скачать его и загрузить, а после тестового импорта удалить эти данные. Также скачать пример файла можно при выборе импорта, соответствующая кнопка будет рядом с кнопкой "Загрузить файл".
Разделитель для данных определяется автоматически после загрузки файла. Если вам нужно указать разделитель вручную, то вы можете выбрать: Запятая, Точка с запятой или Табуляция. Если неправильно выбрать разделитель, тогда все столбцы будут объединены в один столбец.
Флаг “не импортировать первую строку (содержит имена полей)” позволяет разрешить или запретить импорт шапки таблицы.
Рассмотрим некоторые столбцы примерного файла для импорта:
- Название сделки - здесь могут быть указаны просто номер заявок
- Бюджет сделки - например 15000, в данном поле не могут быть указаны копейки
- Ответственный за сделку - тот, кто отвечает за данную сделку
Имя менеджера необходимо написать так же, как оно есть в пользователях и правах, если не указать данное поле, то ответственным будет администратор. Обратите внимание, вам необходимо поменять в файле имена менеджеров на ваши.
- Колонка воронки, которая вам необходима только, если у вас несколько воронок
- Статус сделки - этап продажи, на котором находится сделка
Если вы хотите импортировать закрытые сделки, то ваш файл должен содержать дату создания и дату закрытия и быть сохранен в формате сsv.
Если вы хотите разделить сделки или выделить сделки из числа других, то вы можете задать им тег, можно также задать тег карточке контакта. Обратите внимание, что при импорте всем загруженным сделкам, контактам, компаниям и покупателям автоматически присваивается тег “импорт_дата_время” (отменить его создание невозможно).
Вы также можете импортировать информацию о связанных со сделкой контактах и компаниях:
- Полное имя контакта
- Ответственный за контакт
- Телефон
- Название компании
Теперь самый важный шаг - верно сопоставить поля. Все поля разделены по сущностям, обратите внимание, если вы импортируете данные сделки, то "Название сделки" является обязательным полем. Когда вы будете загружать пример файла, то вы заметите, что часть полей система подсказывает сама.
Если вы работаете с периодическими покупками, то вам возможно стоит импортировать покупателей и связанные с ними контакты и компании. Проимпортировать информацию о дате следующей покупки по каждому и ожидаемой сумме продажи вы можете в разделе "Покупатели", нажав на три точки в правом верхнем углу.
Если вы работаете с холодной базой и у вас нет ни сделок, ни контактов, то вы можете проимпортировать контакты и связанные компании в разделе справочников. Для этого необходимо выбрать раздел "Списки"и перейти к импорту. Но при этом вы все равно можете задуматься об импорте сделок, так как именно создав сделки для каждого контакта вы сможете получить максимальные возможности в виде цифровой воронки с автоматическими продажами и аналитики.
Также перед любым импортом мы советуем сразу завести менеджеров отдела продаж, для того, чтобы верно проставились ответственные за каждую сделку, контакт, покупателя.
Если вы используете дополнительные поля и еще не создали их в amoCRM, вы можете создать их прямо во время импорта. Для этого необходимо при сопоставлении полей выбрать соответствующую функцию.
А если вы хотите запомнить настройки сопоставления полей для следующих импортов - сохраните их как шаблон. Это сэкономит вам время при следующем импорте информации.
Если вы импортируете большие объемы информации, то вы можете затем найти загруженные данные по системному тегу. Для этого необходимо перейти в тот раздел, куда вы загружали информации и с помощью фильтра, отфильтровать данные по тегу, в названии которого указана дата импорта. Таким образом вы сможете легко найти загруженные Сделки, Контакты, Компании или Покупателей.
В случае, если вы загрузили дублирующую информацию, вы можете воспользоваться поиском дублей, если это были сделки. Для этого необходимо зайти в раздел "Сделки", три точки и выбрать функцию поиск дублей. Обратите внимание, данная функция доступна пользователям с максимальными правами. Вы также можете воспользоваться объединением, если были загружены дублирующие контакты или компании. Перейдите в раздел списки, выберете Контакты или Компании, отметьте необходимые вам галочкой и объедините их.
Давайте теперь зайдем в сделки и с помощью переключателя в левом верхнем углу выберем вид сделок списком. Теперь нам необходимо настроить таблицу. Нажмём на три точки, выберем "Настройки таблицы".
Здесь вы можете выбрать поля, информацию по которым хотите видеть. Давайте выберем поле "Телефон контакта" и перенесем его в таблицу, а поле "Компания сделки" наоборот уберем. Вы можете отредактировать ширину полей, для этого необходимо навести курсор на край поля и потянуть в нужную сторону.
Нажимаем кнопку готово. Если вы хотите, чтобы данная настройка распространилась на всех пользователей, необходимо выбрать галочку "для всех пользователей аккаунта". Теперь давайте посмотрим, какая информация у нас проимпортировалась.
В систему CRM можно загрузить сделки, контакты и компании из amoCRM.
Для загрузки данных в систему CRM необходимо в amoCRM настроить интеграцию.
Для этого в разделе «Настройки — Интеграции» выполнить команду Создать интеграцию.
В открывшемся окне:
В системе CRM в настройке импорта данных из amoCRM необходимо заполнить следующие данные (Настройки → Сервис → Импорт данных из amoCRM):
- Секретный ключ: из личного кабинета amoCRM.
- ID интеграции: из личного кабинета amoCRM.
- Ссылка для перенаправления. Ссылка должна на 100% совпадать со ссылкой, указанной при создании интеграции (вплоть до символа «/» в конце ссылки).
Настройка импорта данных из amoCRM
Настройка импорта данных из amoCRM
Затем необходимо сделать авторизацию.
Авторизацию можно выполнить двумя способами:
- В окне настройки импорта данных из amoCRM выполнить команду Авторизация и осуществить вход в личный кабинет amoCRM, указав логин, пароль и разрешить доступ к аккаунту. При данном способе авторизации интеграция с amoCRM выполняется от имени пользователя, под которым была выполнена авторизация.
Авторизация в amoCRM
В результате появится окно об успешной авторизации.
Авторизация в amoCRM
- в окне настройки импорта данных из amoCRM указать код авторизации вручную. При данном способе авторизации интеграция выполняется от имени пользователя, под которым в личном кабинете получили код авторизации.
Авторизация в amoCRM
В окне настройки импорта данных из amoCRM в поле «Код авторизации» указать код из личного кабинета.
Выполнить команду Авторизация.
Затем в форме импорта данных из amoCRM выполнить команду Проверить подключение.
Настройка импорта данных из amoCRM
При успешном подключении над командой Проверить подключение появится соответствующая надпись.
Настройка импорта данных из amoCRM
Далее нужно выбрать параметры загрузки данных и выполнить команду Далее.
Настройка импорта данных из amoCRM
На следующем шаге указано имя пользователя из amoCRM и текущий пользователь.
Нужно выполнить команду Далее.
На следующем шаге необходимо сопоставить поля по реквизитам справочника Клиенты и установить галку «Переносить компании», если необходимо. Выполнить команду Далее.
Настройка импорта данных из amoCRM
Далее необходимо сопоставить поля по реквизитам справочника Контактные лица партнеров и установить нужные параметры загрузки. Выполнить команду Далее.
Настройка импорта данных из amoCRM
На шаге импорта сделок необходимо заполнить сопоставление полей и видов взаимодействий. Выполнить команду Далее.
Настройка импорта данных из amoCRM
На следующем шаге необходимо выполнить команду Импорт данных из amoCRM.
Настройка импорта данных из amoCRM
По завершению загрузки можно открыть отчет по созданным объектам или посмотреть лог загрузки.
По завершению загрузки также создается задача на ответственного пользователя для проверки загруженных данных.
Как мы делали миграцию и настройку базы данных из одной CRM-системы в другую.
“Ависта модуль” - сибирская компания, оказывающая комплексные услуги по проектированию, строительству и комплектации быстровозводимых зданий административно-бытового и промышленного назначения, обратилась в RocketSales с задачей построения новой CRM-системы, в основе чего был переход из “Битрикс24” в amoCRM.
Преимущества amoCRM – удобная CRM-система с множеством возможностей:
- Ведение базы клиентов
- Управление и анализ продаж;
- Система напоминаний о задачах.
Основной претензией к битриксу были ошибки при обработке входящих лидов, отсутствие контроля по текущим сделкам, просрочки по обязательствам перед клиентами. Эти проблемы возникали из-за ручного учета, неправильно настроенной воронки продаж и отсутствия интеграции входящих каналов - в первую очередь телефонии.
Переход из одной CRM-системы на другую подразумевал миграцию базы контактов, компаний и сделок из “Битрикс24” в amoCRM за последние два года. Также заказчику требовался перенос базы телефонных контактов и истории взаимоотношений с клиентами за все время работы.
При переходе на новую CRM необходимо было повторить все бизнес-процессы, скопировать сущности таким образом, чтобы менеджеры компании не испытали дискомфорта.
Задачи внедрения в “Ависта модуль”
Аудит отдела продаж
С помощью доработки получилось достичь корректности всех передаваемых данных - заявки автоматически попадали в amoCRM с указанием точки входа. Если были UTM-метки указанные в адресной строке сайта при переходе по рекламной ссылке, то данные метки попадали в специальные поля в CRM-системе.
Миграция данных из “Битрикс24” в amoCRM
Проведена миграция контактов, компаний и сделок из “Битрикс24” в amoCRM с прикрепленными событиями. При переносе базы данных были сохранены взаимосвязи сущностей. Настройка импорта всей информации из карточек заявок, клиентов (это было необходимо для того, так как в карточках старой CRM у клиента были свои, вручную созданные поля), проверено, чтобы такие же поля были созданы в настройках карточки лида/сделки в новой системе.
Настройка воронки продаж
Бизнес-процесс был проработан вместе с сотрудниками заказчика. На определенных этапах воронки продаж создаются автоматические задачи, которые упрощают работу менеджера и позволяют достичь высокой эффективности.
Интеграция CRM с веб-сайтом
С помощью доработки получилось достичь корректности всех передаваемых данных - заявки автоматически попадали в amoCRM с указанием точки входа. Если были UTM-метки указанные в адресной строке сайта при переходе по рекламной ссылке, то данные метки попадали в специальные поля в CRM-системе.
Установка и настройка виджетов
Клиенту был установлен виджет-пак "Интерфейс" от RocketCRM - комплекс виджетов, который делает работу с интерфейсом amoCRM быстрее и удобнее.
IP-телефония
Интеграция amoCRM с OnlinePBX позволила настраивать схему звонков. Если в отдел продаж звонит новый клиент, телефоны по очереди звонят у менеджеров, пока один из них не ответит. Если клиент уже общался с компанией, он всегда попадает на своего менеджера. Заказчику была настроена автоматическая отправка SMS на мобильный номер менеджера с номером телефона клиента при недозвоне клиента.
Подготовка к перемещению базы данных
Заказчику требовалось, чтобы процесс переноса базы данных представлял собой миграцию сущностей “Сделка”, “Контакт”, “Компания” из “Битрикс24” в amoCRM с прикрепленными событиями и с сохранением взаимосвязей сущностей при переносе базы.
Перед перемещением базы данных из “Битрикс24” в amoCRM была проведена подготовка которая отвечала на следующие вопросы:
- Как будут импортироваться уже накопленные данные о клиентах в систему?
- Сколько времени займет весь процесс?
- Насколько он будет эффективен?
- Не потеряются ли связи между данными о клиентах?
- Где располагаются исходные данные и куда их необходимо перемещать?
- Существует ли разница в форматах исходных данных и данных места назначения?
- Подлежат ли импорту объекты базы данных?
Всего из “Битрикс24” в amoCRM необходимо было перенесли порядка 8 тысяч контактов и компаний, около 1,5 тысяч сделок, а также все истории сделок, лиды и звонки.
Перемещение базы данных
После выполнения всех подготовительных действий, программистами RocketSales был написан скрипт, - с его помощью из “Битрикс24” клиента в amoCRM была скопирована и перенесена база данных.
Скрипт сопоставлял сущности двух систем, копировал их, распределяя по заданным алгоритмам: контакты к контактам, сделки к сделкам, бюджеты, телефоны, точки входа и т.п.
Для успешного импорта были выбраны обязательные поля, - Имя, Фамилия, Отчество были объединены в единое поле, всем остальным полям в порядке очередности выставили соответствие, после чего данные из “Битрикс24” загрузились в amoCRM по заданному алгоритму.
Скрипт перенес все сделки на те же этапы воронки продаж на которых с ними работали менеджеры отдела продаж «Ависта модуль» до миграции базы данных. По просьбе заказчика в карточки сделок была импортирована переписка, благодаря чему удалось сохранить более чем двухлетнюю историю взаимодействий с клиентами.
По просьбе заказчика в карточки сделок была импортирована переписка, благодаря чему удалось сохранить более чем двухлетнюю историю взаимодействий с клиентами.
Настройка перенесенной базы данных
В процессе миграции аналитики RocketSales совместно с клиентом проработали бизнес-процессы компании и настроили воронку продаж (в новой системе были настроены полностью аналогичные шаги воронки, названия шагов исправлены), благодаря чему в CRM появилась автоматическая постановка задач и выгрузка новых заявок на почту. Это позволило компании избавиться от рутинных действий, которые отнимали у менеджеров рабочее время.
Важной задачей в миграции базы из битрикса в amoCRM было сохранение телефонной базы. При работе в старой CRM-системе телефония в компании клиента была настроена таким образом, что в “Битрикс24” не фиксировалась вся история общения с клиентом. Менеджеры компании использовали мобильные телефоны, что не позволяло вернуться к записи переговоров и вести статистику звонков.
В качестве решения мы предложили использовать телефонию OnlinePBX - это офисная АТС, работающая с несколькими SIP-операторами и CRM-системами.
В результате миграции вся телефонная база из “Битрикс24” была перемещена в amoCRM. Также была сохранена история телефонных звонков в истории сделки.
Итоги переноса базы данных из “Битрикс24” в amoCRM
Причина неудобства CRM-системы далеко не только в интерфейсе, - основная проблема в специфике бизнеса. Одинаковых компаний не существует, поэтому, если система не учитывает ваши особенности - вы не сможете автоматизировать рутину процессов, или получать нужную информацию в нужной форме это повлечет за собой убытки.
Когда система не адаптирована под специфику бизнеса - сотрудники начинают искать альтернативы, и со временем этого поиска они постепенно уходят во что-то другое, заполняя базу данных в CRM для галочки, в таких случаях руководству нужно принять волевое решение и поменять CRM уже с учетом всех бизнес-процессов и присущей им специфики.
При переносе базы компании “Ависта модуль” из “Битрикс24” в amoCRM все данные клиента были сохранены.
Сам процесс миграции базы данных занял около 12 часов. Менеджеры стали работает в одном окне, в том числе звонить по IP-телефонии. Сотрудники стали быстрее обрабатывать запросы клиентов.
Читайте также: