Выходные дни не совпадают с плановыми показателями явка в 1с

Обновлено: 07.01.2025

Дата публикации 22.11.2021

Использован релиз 3.1.19

Для сотрудников, которые в нерабочие оплачиваемые дни работают, особенностей по учету и оплате труда нет. Учет времени и оплата производятся в обычном порядке. Если сотрудник вышел на работу в праздничный день (4 ноября) или в выходной по своему графику, то оплатить эти дни следует согласно законодательству, то есть в двойном размере либо в одинарном с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ).

Для сотрудников, которые в нерабочие дни не работают, есть особенности учета и оплаты труда. Рассмотрим.

пример, когда в период нерабочих дней работает только часть сотрудников организации, при этом работающим и не работающим сотрудникам назначен один и тот же график работы. Также эту методику можно применить, если часть периода нерабочих дней сотрудники привлекались к работе, а другую часть нет.

Если методика, реализованная в программе, не подходит пользователю, то организация принимает самостоятельно решение, как отражать нерабочие оплачиваемые дни. В зависимости от принятого решения в программе эти дни можно отразить по-разному. Рассмотрим несколько вариантов:
- пример, когда в период нерабочих оплачиваемых дней вместо регулярных основных начислений для сотрудников назначается какое-либо отдельное самостоятельно созданное начисление;
- пример, когда период нерабочих оплачиваемых дней регистрируется как отсутствие с сохранением оплаты.

Производственный календарь

Независимо от того, какая методика используется в программе, производственный календарь должен быть обновлен. После обновления производственного календаря нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября 2021 года будут отмечены как нерабочие (выделены цветом) (рис. 1). Календарь должен быть обновлен как для организаций, которые работают и которые не работают. Перенос сроков уплаты НДФЛ в программе производится по производственному календарю. Как обновляется производственный календарь в программе, см. здесь.

Региональные нерабочие оплачиваемые дни в календаре не отражаются! Такие дни регистрируются графиками работы сотрудников, индивидуальным графиком или документом Табель.

Методика реализованная в программе

Настройки для учета нерабочих оплачиваемых дней

Если сотрудники организации в период нерабочих оплачиваемых дней не работают (или часть сотрудников не работает), то для того чтобы рабочее время по графику таких сотрудников, совпадающее с нерабочими днями было оплачено им полностью (как будто они работали), необходимо в настройках расчета зарплаты установить флажок Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника (раздел Настройка – Расчет зарплаты) (рис. 2). В табличной части в строках с нерабочими периодами установите флажок с периодом 30.10.2021 по 07.11.2011. При установке флажка дни отмеченного периода не будет уменьшать норму рабочего времени при расчете зарплаты.

Если сотрудник не работал в нерабочие оплачиваемые периоды и получал за это зарплату, то ни такое время, ни его оплату не нужно включать в расчеты среднего заработка (письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-1-В-585). Для этого в настройках расчета зарплаты должен быть снят флажок Учитывать оплачиваемое нерабочее время и суммы в среднем заработке. Об учете нерабочих оплачиваемых дней в среднем заработке смотрите статью.

Настройка графиков работы

После изменения производственного календаря, графики работы сотрудников будут обновлены автоматически (при установленном в таких графиках флажке Автоматическое обновление по производственному календарю).

Для графиков работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников), которые не работают в нерабочие периоды (но рабочее время им будет оплачено полностью (как будто они работали), необходимо установить флажок При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни. Далее при заполнении графика вместо вида времени Явка рабочее время в период нерабочих дней заполняется как Оплачиваемые нерабочие дни (код ОН) (рис. 3).

Если в организации решено региональные нерабочие дни учитывать как федеральные, то нерабочие дни в график работы можно добавить вручную - проставив часы работы в строке с видом времени Оплачиваемые нерабочие дни, а по строке с видом времени Явка часы убрать.

При расчете зависящих от времени начислений вид времени Оплачиваемые нерабочие дни рассчитывается наравне с обычной Явкой: включается и в норму, и в фактически отработанное время (рис. 4). В табеле рабочего времени нерабочие дни будут отмечены кодом ОН, но такое время не включается в отработанное. Например, в табеле за ноябрь будет указано, отработано 17 рабочих дней (136 часов) (при норме за ноябрь для этого графика – 20 рабочих дней (159 часов). А зарплата за месяц будет начислена такая же, как будто сотрудники работали целый месяц - за 20 рабочих дней.

В графиках работы сотрудников, которые действительно работают в нерабочие дни, флаг При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни устанавливать не нужно. В этом случае рабочее время заполнится в графике так, как это было раньше – видом времени Явка (рис. 5). В табеле рабочего времени рабочие дни будут отмечены кодом Я и будет указано реальное количество отработанных дней и часов.

Пример, когда в период нерабочих дней работает только часть сотрудников организации, при этом работающим и нет сотрудникам назначен один и тот же график работы

Также эту методику можно применить, если часть периода нерабочих дней сотрудники привлекались к работе, а другую часть нет.

Часть сотрудников подразделения "Администрация" согласно приказу руководителя организации работает в период нерабочих дней с 1 по 3 ноября 2021 года. При этом сотрудникам этого подразделения, которые работают и не работают в эти дни, назначен при приеме на работу один и тот же график работы – Пятидневка. В настройках графика установлены флажки Автоматическое обновление по производственному календарю и При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни (рис. 3).

По условию нашего примера необходимо части сотрудников период с 1 по 3 ноября 2021 года обозначить по виду времени Оплачиваемые нерабочие дни (код ОН), а для остальных – обычные рабочие дни по виду времени Явка, Ночные и т. д. Сделать это можно несколькими способами: перевести часть сотрудников на другие графики работы в этом месяце или создать для сотрудников индивидуальные графики (раздел Зарплата – Индивидуальные графики). Если в организации по каким то причинам ведется табельный учет начисления зарплаты, то заполняется документ Табель (раздел Зарплата - Табели).

Так как в настройках графика Пятидневка установлены флажки Автоматическое обновление по производственному календарю и При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни, то этот график можно оставить большинству сотрудников, которые не будут работать в период нерабочих дней. Остальных сотрудников, которые будут работать в это период, необходимо перевести на другой график, в котором не будет оплачиваемых нерабочих дней. Для этого необходимо создать новый график (раздел Настройка – Графики работы сотрудников). Например, Пятидневка (без оплачиваемых нерабочих дней). В настройке графика необходимо снять флажок При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни (рис. 6), тогда в дни с 1 по 3 ноября будет указан вид времени Явка.

Далее переведем сотрудников, которые будут работать в период нерабочих дней, на созданный ранее график работы. Удобнее массовый перевод сотрудников на другой график работы производить с помощью документа Изменение графика работы списком (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Изменение графика работы списком) (рис. 7).

В результате таких действий в ноябре 2021 года по сотрудникам, которые действительно работали, в табеле дни с 1 по 3 ноября будут отмечены как Явка (код Я), всего за ноябрь по графику 20 рабочих дней (159 часов). Для сотрудников, которые не работали, дни в период с 1 по 3 ноября будут отмечены как Оплачиваемые нерабочие дни (код ОН) (3 дня (23 часа), остальные дни будут отмечены как Явка (17 дней (136 часов)) (рис. 8).

При начислении зарплаты за ноябрь 2021 года сотрудники, которые действительно работали, так и сотрудники, которые не работали, получат полностью свою зарплату (если не было никаких отклонений от графика: невыходов по болезни, отпусков и т. д.) (рис. 9).

При втором варианте сотрудников не надо переводить на другой график работы, а создать для каждого из них на ноябрь 2021 года индивидуальный график работы. Создадим индивидуальный график для сотрудников, которые действительно работали. Для остальных сотрудников график будет тот же – Пятидневка с установленным флажком При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни (рис. 3).

Для создания индивидуального графика создайте документ Индивидуальный график (раздел Зарплата – Индивидуальные графики) (рис. 10). В документе в дни с 1 по 3 ноября укажите вид времени Явка (код Я) вместо автоматически загруженного кода ОН (Оплачиваемые нерабочие дни).

Расчет зарплаты, заполнение табеля учета рабочего времени для сотрудников, действительно работавших с 1 по 3 ноября 2021 года и не работавших в эти дни, будет таким же, как и в первом варианте (рис. 9, рис. 8).

Пример, когда в период нерабочих оплачиваемых дней вместо регулярных основных начислений для сотрудников назначается какое-либо отдельное самостоятельно созданное начисление

Организация не работает в период нерабочих оплачиваемых дней. Но приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, которые будут обеспечивать функционирование с 01.11.2021 по 03.11.2021.

Выполняются следующие действия.

Назначение графика работы сотрудникам

Сотрудникам, которые не работали, необходимо назначить график работы с видом времени ОН. Если в организации в нерабочие дни часть сотрудников работала, а часть нет, то им назначаются разные графики. В нашем примере в организации в настройках графиков установлены флажки Автоматическое обновление по производственному календарю и При заполнении учитывать оплачиваемые нерабочие дни (рис. 3). Поэтому оставим эти графики большинству сотрудников, которые не будут работать в период нерабочих дней. Остальных сотрудников, которые будут работать в это период, необходимо перевести на другой график или создать по ним индивидуальные графики, в которых не будет оплачиваемых нерабочих дней (код ОН). См. пример выше.

Создание нового вида планового начисления для сотрудников, которые не работают

Для основного начисления сотрудника, рассчитываемого за полные смены в пределах нормы времени, потребуется настроить заменяющее начисление, рассчитываемое за нерабочее время. Для создания нового вида начисления можно скопировать ранее назначенное сотрудникам начисление, которое используется при начислении зарплаты, или создать новое начисление (раздел Настройка – Начисления). Если основным начислением сотрудника является, например, оплата по окладу по дням, то заменяющее ее начисление для расчета сохраняемой заработной платы за нерабочие дни может быть настроено так:

на закладке Основное в поле Назначение начисления выберите Прочие начисления и выплаты;
в поле Начисление выполняется укажите Ежемесячно;
формула будет такой же, какая была для начисления Оплаты по окладу;
на закладке Учет времени укажите, что начисление выполняется За работу полную смену в пределах нормы времени и укажите вид времени – Оплачиваемые нерабочие дни.

Назначение нового вида планового начисления сотрудникам и отмена ранее назначенного планового начисления

Назначить новый вид планового начисления сотрудникам Оплата по окладу (нерабочие дни), которые не будут работать в нерабочие оплачиваемые дни, можно с помощью документа Изменение плановых начислений (раздел Кадры – Изменение оплаты сотрудников) (рис. 14, рис. 15). В документе укажите период назначения нового начисления в полях Дата изменения (поле по: становится доступно, если установлен флажок Срочное изменение начислений). Для добавления нового планового начисления нажмите на кнопку Начисления. – Добавить начисление всем сотрудникам и выберите Оплата по окладу (нерабочие дни), а затем по кнопке Начисления. – Удалить начисление всем сотрудникам выберите Оплата по окладу (плановое начисление, которое было назначено ранее сотрудникам, будет отменено).

Начисление заработной платы за месяц

При начислении заработной платы за месяц в документе Начисление зарплаты и взносов оплата за нерабочие дни отражена отдельной строкой, как и оплата за обычные рабочие дни (рис. 16).

Пример, когда период нерабочих оплачиваемых дней регистрируется как отсутствие с сохранением оплаты

Выполняются следующие действия.

Назначение графика работы сотрудникам

Отдельно создавать график не нужно. В графиках работы сотрудников может быть указано и вид времени Я и ОН. Причем один и тот же график может быть применен к работающим сотрудникам, так и к не работающим.

Создание нового вида начисления (как отсутствие) с сохранением оплаты

Для основного начисления сотрудника, рассчитываемого за полные смены в пределах нормы времени, потребуется настроить заменяющее начисление, рассчитываемое за нерабочее время. Для создания нового вида начисления можно скопировать ранее назначенное сотрудникам начисление, которое используется при начислении зарплаты или создать новое начисление (раздел Настройка - Начисления). Если основным начислением сотрудника является, например, оплата по окладу по дням, то заменяющее ее начисление для расчета сохраняемой заработной платы за нерабочие дни может быть настроено так:

на закладке Основное в поле Назначение начисления выберите Оплата времени сохраняемого среднего заработка;
формулу необходимо прописать, ту, которая была для начисления Оплаты по окладу;
на закладке Учет времени укажите, что используется время Целодневное неотработанное время и командировки и укажите вид времени – Оплачиваемые нерабочие дни.

Начисление заработка за нерабочие оплачиваемые дни

Зарегистрировать период нерабочих дней можно с помощью документа Отсутствие с сохранением оплаты для регистрации по одному сотруднику или Отсутствие с сохранением оплаты списком для нескольких сотрудников (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников) (рис. 20):

в поле Вид времени выберите Оплачиваемые нерабочие дни;
заполните табличную часть по кнопке Подбор или Добавить;
по кнопке Заполнить период укажите период нерабочих оплачиваемых дней (если он одинаков для всех сотрудников);
по ссылке Оформить отсутствия создайте сразу для всех сотрудников из табличной части индивидуальные документы Отсутствие с сохранением оплаты;
по ссылке Оформить отсутствие. введите для каждого сотрудника документ Отсутствие с сохранением оплаты.

В документе на закладке Оплата уточните вид начисления, в нашем примере это Оплата по окладу (нерабочие дни) Неявка. Оплата за нерабочие дни рассчитается на закладке Начислено (подробно) (рис. 21).

Начисление заработной платы за месяц

Дата публикации 26.10.2021

Использован релиз 3.0.103

Для сотрудников, которые в нерабочие оплачиваемые дни работают, особенностей по учету и оплате труда нет. Учет времени и оплата производятся в обычном порядке. Если сотрудник выйдет на работу в праздничный день (4 ноября) или в выходной по своему графику, то оплатить эти дни следует согласно законодательству, то есть в двойном размере либо в одинарном с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ).

Для сотрудников, которые в нерабочие дни не работают, есть особенности учета и оплаты труда. Рассмотрим их в статье.

Для учета нерабочих оплачиваемых дней нужно:

1. Обновить производственный календарь

После обновления производственного календаря нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября 2021 года отмечены как нерабочие (выделены цветом) (рис. 1). Как обновляется производственный календарь в программе, см. здесь.

Данные производственного календаря влияют на основной график работы, который используется в программе (график совпадает с производственным календарем при 40-часовой рабочей неделе) (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - ссылка Порядок учета зарплаты - закладка Зарплата - раздел График работы) (рис. 3).

Организациям, которые не работают в эти дни, дополнительных настроек производить не нужно. Зарплата за месяц, в нашем примере ноябрь, будет начислена такая же, как будто сотрудники работали, но отработано за месяц будет указано 17 дней (136 часов) (при норме за ноябрь для этого графика – 20 рабочих дней (159 часов) (рис. 2). В табеле рабочего времени нерабочие дни будут отмечены кодом В (Выходной).

Сотрудники организаций, которые выходят на работу в нерабочие дни, необходимо для организации настроить график работы. По умолчанию график работы в нерабочие дни заполнен выходными днями. Необходимо изменить такие дни рабочими. Для этого дважды щелкните левой кнопки мыши, чтобы изменить день на рабочий (окошко с числом станет серого цвета) (рис. 3). Кнопка Записать и закрыть.

При начислении зарплаты за ноябрь будут указаны отработанные дни и часы за месяц - 20 рабочих дней (159 часов) (норма за ноябрь для этого графика). В табеле рабочего времени нерабочие дни будут отмечены кодом Я (Явка) (рис. 4).

Если сотрудники в период с 30 октября по 7 ноября 2021 года не работали, то сохраненная оплата труда за этот период не учитывается при расчете среднего заработка (письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-1-В-585). В программе данная ситуация не автоматизирован а . Необходимо следить за начислением отпускных в программе и при необходимости корректир овать сумму вручную.

Если же сотрудники не освобождались от работы и в табеле учета рабочего времени у них указаны рабочие дни, то этот период и оплата за него включаются в расчет среднего заработка.

Читайте также: