Вкладка рецензирование в excel где найти

Обновлено: 23.01.2025

С помощью примечаний можно добавлять в таблицы Эксель комментарии к содержимому ячеек, чтобы сделать таблицу боле информативной, и, в то же время, более компактной. Чаще всего, такая необходимость возникает, когда не хочется загружать основную таблицу второстепенными данными, которые, все же, могут быть полезны. Либо потребность в примечаниях появляется, когда нужно добавить важную информацию, но нет возможности изменить структуру таблицы (добавить столбец или строку), чтобы внести нужные данные.

Работаем с примечаниями

Самый распространенный вид примечаний – текстовый. Однако у пользователя, также, есть возможность вставлять фотографии в виде примечаний. Давайте разбираться по-порядку, как создавать, просматривать, редактировать и удалять комментарии к ячейкам в Excel.

Создаем

Алгоритм действий для создания примечаний следующий:

Альтернативный способ создания примечания:

Примечание: Если добавленный комментарий занимает слишком много места и не помещается в стандартном поле примечания, его границы можно расширить. Для этих целей можно воспользоваться одной из 8 точек, расположенных по периметру (4 по углам и 4 – в середине сторон). Зажав левую кнопку мыши, тянем одну из точек, тем самым растягивая область примечания.

В результате мы получим область большего размера, в которой, соответственно, может отобразиться больше полезной информации. Аналогичным образом можно сжать границы примечания, если лишнее пространство больше не нужно.

Для того, чтобы изменить местоположение примечания, наводим курсор на любую границу поля с ним (например, верхнюю). Когда курсор сменит вид на четыре стрелки в разные стороны, зажав левую кнопку мыши перемещаем область примечания в нужное место.

Просматриваем

Чтобы увидеть содержимое примечания достаточно просто навести указатель мыши на ячейку с ним, и оно автоматически всплывет. Нажимать на какие-либо кнопки и значки в данном случае нет необходимости. Чтобы завершить просмотр примечания, просто перемещаем курсор за пределы ячейки с ним.

Редактируем

Как и при работе с данными в ячейках, иногда возникает необходимость изменить содержимое ранее добавленных примечаний. Данное действие выполняется достаточно легко:

Правой кнопкой мыши щелкаем по ячейке с комментарием. В открывшемся перечне кликаем по команде “Изменить примечание”.
В результате появится поле, в котором мы можем отредактировать информацию согласно нашим пожеланиям, а также изменить его размеры, если потребуется.
Когда все необходимые корректировки выполнены, щелкаем в любом месте документа за пределами примечания, как и при его создании, чтобы завершить редактирование.

Альтернативный способ редактирования примечания:

Для корректировки примечания можно воспользоваться кнопкой “Изменить примечание”, которая расположена в группе инструментов “Примечания” (вкладка “Рецензирование”).

Как и при использовании контекстного меню, появится поле с комментарием, содержимое и границы которого мы можем изменить на свое усмотрение.

Добавляем картинку

Как мы упомянули в начале данной статьи, в примечания к ячейкам Эксель можно добавлять не только текст, но и изображения. Вот как это делается:

Удаляем

Удалить примечания можно также, как и создать или отредактировать их.

Заключение

Таким образом, благодаря нехитрым действиям можно легко и просто создавать, редактировать и удалять примечания в таблице Excel. Причем, в качестве комментария к ячейке можно использовать не только текст, но и изображение.

Microsoft Excel предоставляет пользователю несколько, условно выражаясь, уровней защиты — от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла шифрами крипто-алгоритмов семейства RC4. Разберем их последовательно…

Уровень 0. Защита от ввода некорректных данных в ячейку

Самый простой способ. Позволяет проверять что именно пользователь вводит в определенные ячейки и не разрешает вводить недопустимые данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату октябрьской революции вместо даты заключения договора и т.п.) Чтобы задать такую проверку ввода, необходимо выделить ячейки и выбрать на вкладке Данные

(Data)

кнопку Проверка данных

(Data Validation)

. В Excel 2003 и старше это можно было сделать с помощью меню Данные — Проверка </p>

. На вкладке Параметры из выпадающего списка можно выбрать тип разрешенных к вводу данных:

(Input Message)

(Error Alert)

Уровень 1. Защита ячеек листа от изменений

Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю менять содержимое ячеек любого заданного листа. Для установки подобной защиты следуйте простому алгоритму:

не надо защищать

(Format Cells)

. На вкладке Защита

(Protection)

снимите флажок Защищаемая ячейка

Все ячейки, для которых этот флажок останется установленным, будут защищены при включении защиты листа. Все ячейки, где вы этот флаг снимете, будут доступны для редактирования несмотря на защиту. Чтобы наглядно видеть, какие ячейки будут защищены, а какие — нет, можно воспользоваться этим макросом.

(Tools — Protection — Protect worksheet)

, а в Excel 2007 и новее — нажмите кнопку Защитить лист

(Protect Sheet)

на вкладке Рецензирование

(Reveiw)

. В открывшемся диалоговом окне можно задать пароль (он будет нужен, чтобы кто попало не мог снять защиту) и при помощи списка флажков настроить, при желании, исключения:

Т.е., если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо установить первых три флажка. Также можно разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные средства работы с таблицами.

Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей

Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, причем каждый из них должен иметь доступ в свою область листа, то можно установить защиту листа с разными паролями на разные диапазоны ячеек.

Чтобы сделать это выберите на вкладке Рецензирование

(Review)

кнопку Разрешить изменение диапазонов

(Allow users edit ranges)

. В версии Excel 2003 и старше для этого есть команда в меню Сервис — Защита — Разрешить изменение диапазонов </p>

(Tools — Protection — Allow users to change ranges)

В появившемся окне необходимо нажать кнопку Создать

и ввести имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон и пароль для доступа к этому диапазону:

Повторите эти действия для каждого из диапазонов разных пользователей, пока все они не окажутся в списке. Теперь можно нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включить защиту всего листа.

Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка, Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать «в своем огороде».

Уровень 3. Защита листов книги

Если необходимо защититься от:

удаления, переименования, перемещения листов в книге
изменения закрепленных областей («шапки» и т.п.)
нежелательных изменений структуры (сворачивание строк/столбцов при помощи кнопок группировки «плюс/минус»)
возможности сворачивать/перемещать/изменять размеры окна книги внутри окна Excel

то вам необходима защита всех листов книги, с помощью кнопки Защитить книгу

(Protect Workbook)

на вкладке Рецензирование

(Reveiw)

или — в старых версиях Excel — через меню Сервис — Защита — Защитить книгу

(Tools — Protection — Protect workbook)

Уровень 4. Шифрование файла

При необходимости, Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги, используя несколько различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Такую защиту проще всего задать при сохранении книги, т.е. выбрать команды Файл — Сохранить как

(File — Save As)

, а затем в окне сохранения найти и развернуть выпадающий список Сервис — Общие параметры

(Tools — General Options)

. В появившемся окне мы можем ввести два различных пароля — на открытие файла (только чтение) и на изменение:</p>

Ссылки по теме

Как обезопасить отдельные ячейки?

Excel 2007 и последующие версии позволяют устанавливать пароль на файл, чтобы открыть его могли только вы. К примеру, вы хотите дать возможность другим пользователям свободно открывать и просматривать книгу. Но при этом не желаете, чтобы они вносили какие-либо изменения в ячейки с итоговыми значениями или в определенный столбец.

В таких случаях действия для excel 2010 и любого другого будут одинаковы:

Сначала выделите все содержимое клавишами Ctrl+A.
Щелкните в любом месте правой кнопкой мыши.
Появится меню, где следует выбрать «Формат ячеек».
Откроется новое окно, в котором нам понадобится вкладка «Защита».
В самой верхней строке снимите галочку с пункта «Защита ячеек». Не волнуйтесь, мы убираем ее лишь на время :).
Теперь выделите только тот диапазон в таблице, который вы хотите обезопасить.
Повторите для него первые 4 пункта и верните флажок на место.

Таким образом, защита от изменений установлена лишь для отдельных ячеек.

Но это еще не все.

Следующий этап

Сейчас мы запаролим лист, чтобы только вы могли в дальнейшем вносить коррективы:

Включение блокирования ячеек

В Экселе не существует специального инструмента, предназначенного для блокировки отдельных ячеек, но данную процедуру можно осуществить с помощью защиты всего листа.

Способ 1: включение блокировки через вкладку «Файл»

Для того, чтобы защитить ячейку или диапазон нужно произвести действия, которые описаны ниже.

Выделите весь лист, кликнув по прямоугольнику, который находится на пересечении панелей координат Excel. Кликните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню перейдите по пункту «Формат ячеек…».

Откроется окно изменения формата ячеек. Перейдите во вкладку «Защита». Снимите галочку около параметра «Защищаемая ячейка». Нажмите на кнопку «OK».</li>

Выделите диапазон, который желаете заблокировать. Опять перейдите в окно «Формат ячеек…».</li>

Во вкладке «Защита» поставьте галочку у пункта «Защищаемая ячейка». Кликните по кнопке «OK».

Но, дело в том, что после этого диапазон ещё не стал защищенным. Он станет таковым только тогда, когда мы включим защиту листа. Но при этом, изменять нельзя будет только те ячейки, где мы установили галочки в соответствующем пункте, а те, в которых галочки были сняты, останутся редактируемыми.</li>Переходим во вкладку «Файл».</li>

В разделе «Сведения» кликаем по кнопке «Защитить книгу». В появившемся списке выбираем пункт «Защитить текущий лист».</li>Открываются настройки защиты листа. Обязательно должна стоять галочка около параметра «Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек». При желании можно установить блокирование определенных действий, изменяя настройки в параметрах, находящихся ниже. Но, в большинстве случаев, настройки выставленные по умолчанию, удовлетворяют потребностям пользователей по блокировке диапазонов. В поле «Пароль для отключения защиты листа» нужно ввести любое ключевое слово, которое будет использоваться для доступа к возможностям редактирования. После того, как настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».</li>Открывается ещё одно окно, в котором следует повторить пароль. Это сделано для того, чтобы, если пользователь в первый раз ввел ошибочный пароль, тем самым навсегда не заблокировал бы сам себе доступ к редактированию. После ввода ключа нужно нажать кнопку «OK». Если пароли совпадут, то блокировка будет завершена. Если они не совпадут, то придется производить повторный ввод.</li></ol>

Теперь те диапазоны, которые мы ранее выделили и в настройках форматирования установили их защиту, будут недоступны для редактирования. В остальных областях можно производить любые действия и сохранять результаты.

Способ 2: включение блокировки через вкладку «Рецензирование»

Существует ещё один способ заблокировать диапазон от нежелательного изменения. Впрочем, этот вариант отличается от предыдущего способа только тем, что выполняется через другую вкладку.

Снимаем и устанавливаем флажки около параметра «Защищаемая ячейка» в окне формата соответствующих диапазонов точно так же, как мы это делали в предыдущем способе.
Переходим во вкладку «Рецензирование». Кликаем по кнопке «Защитить лист». Эта кнопка расположена в блоке инструментов «Изменения».
После этого открывается точно такое же окно настроек защиты листа, как и в первом варианте. Все дальнейшие действия полностью аналогичные.

Урок: Как поставить пароль на файл Excel

Как снять защиту ячеек Эксель от редактирования содержимого

Если попытаться банально отредактировать ячейку, немедленно появляется диалоговое окно, предупреждающее о том, что лист защищен. Что же можно сделать, чтобы убрать блокировку содержимого ячеек или целого листа?

Найти вкладку «Рецензирование» на панели меню в верхней части экрана. Там можно найти интересующую нас кнопку.
После внесения изменений нужно проверить, изменив содержимое разных ячеек этой книги, расположенных на различных листах. Например, можно попробовать переименовать лист в качестве теста. Если нажать правой кнопкой мыши по названию, появится контекстное меню, но все возможные опции будут серые, и по ним нельзя кликнуть. Это говорит о том, что они не активны.

Чтобы снять защиту в этом случае, нужно проделать те же действия, только наоборот. Системой будет предложено окно для ввода пароля, который был назначен в первом пункте.

Защита ячейки Excel от изменения

Как поставить защиту на ячейку в Excel? По умолчанию все ячейки в Excel защищаемые. Это легко проверить: кликаем на любую ячейку правой кнопкой, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК – ЗАЩИТА. Видим, что галочка на пункте ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА проставлена. Но это еще не значит, что они уже защищены от изменений.

Зачем нам эта информация? Дело в том, что в Excel нет такой функции, которая позволяет защитить отдельную ячейку. Можно выбрать защиту листа, и тогда все ячейки на нем будут защищены от редактирования и другого вмешательства. С одной стороны это удобно, но что делать, если нам нужно защитить не все ячейки, а лишь некоторые?

Рассмотрим пример. Имеем простую таблицу с данными. Такую таблицу нам нужно разослать в филиалы, чтобы магазины заполнили столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО и отправили обратно. Во избежание внесения каких-то изменений в другие ячейки, защитим их.

Для начала освободим от защиты те ячейки, куда сотрудники филиалов будут вносить изменения. Выделяем D4:D11, правой кнопкой вызываем меню, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК и убираем галочку с пункта ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА.

Теперь выбираем вкладку РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ – ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ. Появляется такое окно, где будут проставлены 2 галочки. Первую из них мы убираем, чтобы исключить любое вмешательство сотрудников филиалов, кроме заполнения столбца ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Придумываем пароль и нажимаем ОК.

Внимание! Не забудьте свой пароль!

Теперь в диапазон D4:D11 посторонние лица смогут только вписать какое-то значение. Т.к. мы ограничили все остальные действия, никто не сможет даже изменить цвет фона. Все средства форматирования на верхней панели инструментов не активные. Т.е. они не работают.

Как скрыть формулу заблокированной ячейки

В верхней строке всегда указывается формула, даже если в ячейке демонстрируется результат. И если ячейка заблокирована, может потребоваться скрыть ее от просмотра. Особенно если формула сложная, и она является секретом. Чтобы выполнить эту задачу, необходимо поставить флажок возле меню «Скрыть формулы» на вкладке «Защита» окна «Формат ячеек».

После того, как мы нажмем кнопку «Защитить лист», формула будет автоматически скрыта от просмотра.

Есть еще один метод – просто запретить пользователю выделение ячеек. Для этого нужно защитить лист способом через меню «Рецензирование». В настройках в окне ввода пароля следует снять флажок возле опции «Выделение заблокированных ячеек». После этого подтверждаем свои действия и вводим пароль повторно.

После этого человек не сможет даже выделить ячейку, что автоматически защищает ее от просмотра формулы.

Сегодня мы подробно обсудим то, что такое примечания в Excel, для каких целей они используются и как их вставить. Как понятно из названия, это инструменты, с помощью которых пользователь может помечать важные фрагменты какой-то информации, давать комментарии и другую побочную информацию, которая используется для сопровождения электронных таблиц и при этом не является первой по важности.

Примечания могут быть очень полезными, когда работа с электронными таблицами осуществляется совместно с другими людьми или же часть данных передается другому специалисту для того, чтобы предотвратить большое количество ненужных вопросов. Примечания также являются эффективным инструментом анализа вычислений в электронных таблицах.

Еще одна сфера, в которой может быть полезным использование примечаний – это объяснение сложной формулы. Особенно это нужно, когда пользователь хочет создать обучающий документ по Excel или же объяснить другому человеку, который также работает с этим документом, как работает эта таблица.

На самом деле, сфер использования этого инструмента значительно больше, именно поэтому примечания являются поистине бесценной функцией. Но для начала нужно разобраться с механизмами, по которым примечания вставляются в документ.

Как вставить примечание в Excel

Есть 2 метода, позволяющих добавить примечание в электронную таблицу:

Сначала мы выделяем ячейку, для какой будет создаваться примечание. Затем делаем правый клик мышью, с целью открытия контекстного меню, в котором нам нужно найти пункт «Добавить примечание». Затем программа покажет поле ввода внутри будущего примечания, в которое и вводится содержимое комментария к данным. Контекстное меню – это универсальное меню, которое формируется исходя из того, где пользователь его вызывает. Поскольку примечание добавляется к ячейке, то необходимо его вызывать из ячейки.
Также можно использовать раздел «Рецензирование», которое позволяет более гибко настраивать примечания. В этой вкладке есть кнопка «Создать примечание». Нажав на нее, пользователь может ввести текст и добавить таким образом примечания.

Каждый пользователь вправе сам выбирать, какой метод более предпочтительный для него. В целом, вариант с контекстным меню гораздо более скоростной и удобный в подавляющем числе случаев. Но в некоторых ситуациях лучше пользоваться вкладкой «Рецензирование» в целом, потому что через нее можно сразу ввести настройки для комментариев, не тратя лишнее время на вызов контекстного меню и дальнейший поиск требуемого пункта.

О том, что ячейка теперь с комментарием, можно узнать по красному ярлычку в верхнем правом углу. Чтобы его посмотреть, необходимо навести курсор к этому значку и система отобразит добавленный комментарий.

Давайте посмотрим, как добавление и редактирование примечаний осуществляется на практике, с реальными скриншотами. Для начала нам нужно выделить ячейку, к какой мы добавляем комментарий. Например, пусть это будет ячейка E6.

Давайте для примера воспользуемся вторым методом добавления комментариев к ячейкам Excel. Поэтому нам нужно открыть вкладку «Рецензирование». Далее мы нажимаем на «Создать примечание». Затем появляется поле, в котором надо указать текст. Вводим его, а потом нажимаем на произвольном месте за его пределами. Вот, как это выглядит на практике.

После этого примечание добавляется к ячейке, и любой человек, у кого есть этот документ, может посмотреть его у себя.

После наведения курсора на ячейку, комментарий отобразится автоматом. Огромное преимущество примечаний в том, что не нужно тратить место, чтобы написать побочную информацию.

Как скрыть или показать примечание в Эксель

Примечание, как правило, не сильно заметно, если его не отобразить специально. Это стандартные настройки по умолчанию. Если же необходимо сделать так, чтобы они были постоянно открытыми, это можно сделать также двумя методами. Когда это нужно? Прежде всего, когда документ активно используется несколькими людьми и необходимо, чтобы каждый мог принимать и отклонять правки, а также задавать вопросы другим участникам.

Первый метод – использование контекстного меню. Чтобы его открыть, необходимо сделать клик правой кнопкой мыши по ячейке с примечанием, а потом нажать по пункту «Отобразить или скрыть примечание».

Метод номер 2 – применение специальной функции на ленте во вкладке «Рецензирование». Там нужно найти пункт «Показать все примечания», если вы желаете их отобразить. Если же необходимо скрыть примечания, то надо нажать на кнопку «Показать или скрыть примечание», чтобы включить или выключить отображение комментария.

Зачем может быть необходимым скрытие примечаний? Например, если чрезмерно большое количество информации, а размер экрана того компьютера, на котором вы работаете, не очень большой. Также некоторые примечания понадобится скрыть, если их слишком много. Ведь когда их количество достигает критической массы, пользователю становится сложно работать с документом.

Как изменить примечание в Эксель

Если есть надобность, пользователь может откорректировать примечание так же, как и любое поле для ввода текста. Для этого также есть два метода, как и у любых других операций с примечаниями:

Вызов контекстного меню и выбор «Изменить примечание».
Воспользоваться вкладкой «Рецензирование» на панели управления. Там есть соответствующая кнопка (на скриншоте выделена красным прямоугольником).

После выполнения этих шагов комментарии можно редактировать. О появлении такой возможности свидетельствуют специальные квадратики. После того, как оно будет отредактировано, достаточно нажать на любое место, находящееся за пределами комментария, и изменения будут приняты автоматически.

Как сделать подпись к примечанию

Примечание само по себе является некой подписью. Оно довольно информативное, но в некоторых случаях может понадобиться указывать, кто оставил комментарий. Чтобы это сделать, нужно прописать в настройках приложения. Чтобы это сделать, необходимо сделать клик по меню «Файл» – «Параметры» – «Общие» и указать ваше имя в соответствующем поле ввода.

Поиск примечания в таблице Excel

Время от времени появляется необходимость найти примечание, которое соответствует определенному условию. Почему это может быть, может быть миллион причин, но слава Богу, нет ничего сложного в том, чтобы найти необходимые примечания, даже если их не видно. Для этого необходимо перейти на вкладку «Главная» и там найти пункт «Найти и выделить». После этого делаем клик по кнопке «Параметры» и выбираем пункт «Найти все» в меню «Примечание». После этого появляется перечень ячеек, которые соответствуют тем критериям, которые были введены нами ранее.

Вставка картинки в примечание

Вставка картинки в примечание – особенно интересная функция, которая позволяет значительно расширить возможности комментаторов. В том, чтобы реализовать эту задачу, нет ничего сложного, достаточно просто выполнить определенную последовательность действий.

Сначала нам нужно вызвать контекстное меню, где надо выбрать пункт «Изменить примечание». Как понятно по скриншоту, по одному из его краев стала видна сетка, с помощью, говорящая о том, что пользователь перешел в режим редактирования. После этого надо сделать клик мышью, и тогда появится еще одно контекстное меню, где надо выбрать пункт «Формат примечания». Далее появляется диалоговое окно с большим количеством вкладок. Нас интересует та, которая подписана, как «Цвета и линии».

Здесь можно выбрать цвет, которым будет подсвечиваться комментарий. Собственно, по этому пункту нам и нужно нажать. Но сам цвет не выбирать, а просто нажать на кнопку «Способы заливки…». После этого появится еще одно окно, в котором будет 4 закладки. Нас интересует та вкладка, которая подписана, как «Рисунок» и там нажать на одноименную кнопку.

Затем откроется стандартный проводник, который есть в любой программе под управлением Windows, в котором мы выбираем ту картинку, которую желаем использовать, после чего нажимаем на кнопку «Открыть». Далее в окне предварительного просмотра появится изображение, которое мы выбрали.

После того, как картинка была вставлена и мы довольны результатом, подтверждаем свои действия путем нажатия клавиши «ОК». Потом подтверждаем действия, совершенные в предыдущем окне таким же способом, После этого картинка будет добавлена к комментарию. Оказывается, нет ничего сложного в том, чтобы немного украсить примечание или добавить немного позитива в рабочий процесс.

Также в окне предпросмотра есть флажки «Сохранять пропорции рисунка» и «Вращать заливку вместе с фигурой». Если вам нужны соответствующие параметры, можете нажать по этим чекбоксам.

Мало кто знает, что кроме настройки картинки, можно и другими способами настраивать внешний вид примечания. Например, есть возможность изменить цвет шрифта. Для этого также переходим по пункту «Формат примечания», только выбираем иной пункт. Также можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + 1, чтобы открыть это окно.

Например, можно откорректировать внешний вид окна примечания. Например, изменить фигуру, чтобы оно было круглым, а не прямоугольным.

Удаление примечания в Excel

Как может догадаться наблюдательный читатель, для удаления примечания также есть два метода. Первый – это использование контекстного меню, где надо нажать соответствующую кнопку. Второй – это использование вкладки «Рецензирование», где просто нужно выбрать пункт «Удалить примечание». Далее его не будет, о чем пользователь узнает по исчезновению соответствующего маркера в правом верхнем углу.

Как видим, в том, чтобы добавлять, изменять, корректировать примечания, нет ничего сложного. Достаточно выполнять простейшие действия, и результат не заставит себя долго ждать.

Существует также и набор других действий, которые можно выполнять с примечаниями. Например, чтобы выделить те ячейки, которые содержат комментарий, можно нажать на кнопку «Выделение группы ячеек». Также можно распечатать примечания. Для этого нужно перейти в «Параметры страницы» (кнопка для вызова этого окна находится на вкладке «Разметка страницы»). В появившемся окне нужно найти вкладку «Лист», и там будет раскрывающийся перечень с примечаниями. Нам нужно выбрать один из следующих пунктов в зависимости от того, что нужно в конкретный момент:

Нет. В этом случае примечания не будут печататься.
В конце листа. В этом случае при печати примечания будут располагаться в конце листа.
Как на листе. В этом случае на распечатанной странице примечания будут выглядеть так же, как они показываются на листе.

Теперь мы умеем создавать, редактировать, удалять примечания, выполнять множество других действий с ними. Есть и более продвинутые методы, такие как использование макросов, но чтобы их использовать, нужно научиться выполнять эти же задачи стандартными способами. Но если научиться это делать, то можно автоматизировать добавление примечаний, запрограммировать условия, при которых они будут появляться, скрывать комментарии и редактировать их. Например, можно написать код, который автоматически удаляет примечание, если проблема исправлена.

Или же можно написать код, который добавляет примечание с предупреждением об ошибке или какого-то другого плана в случае, если ячейка содержит такой текст или, например, среднее арифметическое переменных диапазона опускается ниже определенного уровня.

Каждый человек сможет сам найти применение, как это можно сделать. Главное – потренироваться перед тем, как воплощать приведенные выше рекомендации в реальной работе. Это поможет сэкономить кучу рабочего времени в будущем.

Иногда возникает необходимость защитить от изменений окончательный вариант какого-либо документа, например последнюю, согласованную версию бюджета, дабы избежать случайных изменений в нем. Мы очень долго и упорно работали над нашим файлом, и нам очень хотелось бы по прошествии времени застать его в том виде, в котором он был нами сохранен в окончательном варианте, особенно, если файл расположен в общем доступе.

Программа Excel, как всегда, предоставляет нам несколько возможностей сделать это. Каждый из них имеет свои особенности и по этому рассмотрим каждый из них по подробнее.

Психологический

Первый способ, можно назвать «Психологический». Это когда мы даем имя файлу недвусмысленно указывающее на окончательный вариант, например «Имя_файла_финиш», «Имя_файла_окончательно», «Имя_файла_не_изменять_убью. ». По сути дела, нас ничего не удерживает от внесения изменений, кроме психологических сдерживающих факторов. При всех своих очевидных минусах, это достаточно распространенный и информативный вариант.

Окончательный вариант

Этот способ вполне подходит для защиты документа от случайных изменений.

Для того, чтобы пометить файл как окончательный необходимо в меню Файл → выбрать пункт Сведения → элемент Защитить книгу (Разрешения) → команда Пометить как окончательный.

Также, для редактирования книги можно проделать путь аналогичный ее защите, и при повторном нажатии на команду Пометить как окончательный, документ снова будет доступен для внесения изменений.

Как видим, данный способ защиты приемлем только от внесения случайных изменений. Если мы хотим уберечь наш документ от злого умысла, то нам необходимо что-то посерьезнее.

Защита листа

Следующий способ связан с установкой защиты листа от изменений. В Excel 2010 установить защиту листа можно на вкладке Рецензирование → группа Изменения → команда Защитить лист.

Откроется диалоговое окно, в котором можно установить пароль на снятие защиты листа и при необходимости разрешить внесение определенных изменений.

Защиту листа можно установить и через меню Файл → элемент Сведения → группа Разрешения → команда Защитить текущий лист.

Для снятия защиты с листа необходимо проделать тот же самый путь: вкладка Рецензирование → группа Изменения → команда Снять защиту листа. Вводим пароль в появившемся диалоговом окне (если был установлен) и нажимаем ОК. Лист снова доступен для изменений.

Этот способ позволяет гибко подойти к защите данных от изменений на листе Excel. Кроме возможности разрешить определенные виды изменений, существует возможность, защитив только необходимые ячейки, оставить для других возможность редактирования.

Для того чтобы часть ячеек оставить незащищенными, необходимо установить соответствующий параметр для данных ячеек (снять галочку «Защищаемая ячейка»).

Сделать это можно выделив необходимые ячейки, щелкнуть на них правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек. В появившемся диалоговом окне, на вкладке Защита снять галочку Защищаемая ячейка и нажать ОК.

Теперь, при установке защиты листа, выделенные нами ячейки, будут доступны для редактирования.

Защита листа, как мы видим, является надежным способом защиты данных в Excel от изменений. От злого умысла нас теперь оберегает пароль. Даже если файл будет заменен другим, но с таким же именем, мы всегда сможем это понять, вводя наш пароль (если пароль принят, значит, файл не меняли).

Единственным минусом данного способа защиты данных, на мой взгляд, является необходимость защиты каждого листа. И если листов в книге Excel много, то это достаточно длительный процесс.

Есть еще одно ограничение на применение данного способа. Если наш документ имеет структуру (сворачивающиеся строки и столбцы) то при защите листа, она перестает действовать.

Как сохранить работоспособной структуру и в тоже время защитить данные от изменений, мы поговорим в следующих наших встречах на страницах сайта.

Защита книги

При защите всей книги, мы можем одновременно избежать указанных выше недостатков: и сразу защитить от изменений множество листов, и даже сохранить работоспособной структуру на листах книги Excel. Однако, мы не сможем оставить возможность редактирования для некоторых ячеек. Защищено будет сразу все – все данные на всех листах.

Защитить книгу можно следующим образом.

На этапе сохранения книги, в диалоговом окне Сохранение документа, нажимаем на кнопку Сервис и в появившемся меню выбираем пункт Общие параметры.

После этого появляется диалоговое окно Общие параметры, имеющее поля для установления пароля на открытие книги и на внесение изменений. Поскольку нас интересует установление защиты от изменений, то в соответствующем поле вводим пароль (1), нажимаем ОК (2) и в появившемся окне Подтверждение пароля вводим пароль повторно (3), нажимаем ОК (4) и нажимаем кнопку Сохранить (5).

Теперь при открытии сохраненной книги будет появляться диалоговое окно Пароль, которое будет предлагать ввести пароль для открытия книги с возможностью записи (внесения изменений), либо открыть в режиме «Только для чтения». Вводим наш пароль в соответствующее поле и нажимаем ОК.

Следует отметить, что при открытии книги в режиме «Только для чтения» существует возможность вносить изменения в открытую книгу, однако сохранить их не удастся. Программа предложит сохранить файл под другим именем.

Сохранение в формате PDF

Для того чтобы в наш документ уже точно нельзя было внести изменения, а можно было бы только его просматривать и печатать, можно воспользоваться возможностью сохранения файла в формате PDF.

При этом в обратную сторону, из формата PDF в формат Excel, уже никак не перейти, если не использовать специальное программное обеспечение по распознаванию текста.

Если необходимо все же внести изменения в сохраненный в формате PDF файл, то необходимо открыть исходный файл в Excel, внести изменения и заново сохранить его в формате PDF. Но это будет уже другой файл.

Для сохранения документа в формате PDF в меню Файл выбираем пункт Сохранить как, в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в поле Тип файла выбираем PDF (1). Нажимаем кнопку Параметры (2), устанавливаем, что мы будем сохранять: текущий лист или всю книгу (3) и нажимаем кнопку ОК (4) и кнопку Сохранить (5).

Как видите, программа Excel дает достаточно возможностей для защиты данных от изменений. Нужно лишь выбрать способ соответствующий вашим обстоятельствам.

Читайте также: